Zawartość. Dla Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie. Wersja dokumentu: 1.6 Data dokumentu: Status dokumentu: Zatwierdzony

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Uchwały nr 29/2013 Senatu UPJPII z dnia 17 czerwca 2013 r. Procedura monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII na gruncie założeń reformy szkolnictwa wyższego oraz ramowe zasady gromadzenia, przechowywania i przetwarzania informacji w systemie monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII Dla Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie Wersja dokumentu: 1.6 Data dokumentu: Status dokumentu: Zatwierdzony Zawartość Procedura monitorowania losów zawodowych absolwentów PMLZA/ Cel procedury Zakres procedury Obszar stosowania Definicje Odpowiedzialności i uprawnienia Diagram przepływu procesu zgodnie z notacją BPMN Zasady postępowania... 4 Tryb monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII Metodologia monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII Zasady upubliczniania wyników monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII.. 4 Zasady wykorzystania wyników monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII dla podnoszenia jakości kształcenia w UPJPII Reguły postępowania Ramowe zasady gromadzenia, przechowywania, przetwarzania informacji w systemie monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII Dokumenty Związane

2 Formularz nr - PMLZA/01/F Załącznik nr Procedura monitorowania losów zawodowych absolwentów PMLZA/01 1. Cel procedury Celem procedury jest uzyskanie informacji od absolwentów UPJPII na temat zatrudnienia, charakteru i miejsca wykonywanej pracy, rodzaju umowy z pracodawcą, wynagrodzeń oraz wykorzystania kompetencji zdobytych w trakcie studiów. Dzięki zebranym i przetworzonym informacjom, będzie można dostosowywać Programy Kształcenia do rzeczywistych potrzeb rynku pracy. Monitorowanie losów zawodowych absolwentów UPJPII stanowi instrument, pozwalający na aktywne działania Władz Uczelni w celu rozwijania kierunków studiów poszukiwanych na rynku pracy oraz korygowania profili kierunków, na które zapotrzebowanie na rynku pracy się zmienia. 2. Zakres procedury 1. Zasady monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII. 2. Ramowe zasady gromadzenia, przechowywania, przetwarzania informacji w systemie monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII. A w szczególności: 1. tryb monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII. 2. metodologię monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII. 3. zasady upubliczniania wyników monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII. 4. zasady wykorzystania wyników monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII dla podnoszenia jakości kształcenia w UPJPII. 3. Obszar stosowania Procedura będzie stosowana w Biurze Karier podlegającym Prorektorowi ds. Rozwoju i Polityki Finansowej UPJPII. 4. Definicje UPJPII Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie. Absolwent absolwentów studiów I, II stopnia, jednolitych magisterskich, doktoranckich oraz podyplomowych prowadzonych w Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie. System monitorowania losów zawodowych absolwentów Rozwiązanie informatyczne stosowane do pozyskiwania, gromadzenia, przetwarzania oraz publikowania danych dotyczących monitorowania losów zawodowych absolwentów na Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie. 2

3 Jednostki Współpracujące - organizacje publiczne i prywatne wspierające lub współuczestniczące w prowadzeniu monitoringu losów zawodowych absolwentów (np. Wojewódzki Urząd Pracy, agencje pośrednictwa pracy). Interesariusze Osoby zainteresowane wynikiem monitoringu w tym - wydziały Uczelni oraz instytucje współpracujące, pracodawcy, absolwenci oraz kandydaci zainteresowani studiami na UPJPII. 5. Odpowiedzialności i uprawnienia Za pozyskanie informacji na temat losów zawodowych absolwentów odpowiada Biuro Karier. Za opracowanie wyników z monitoringu losów zawodowych absolwentów odpowiada Biuro Karier. Za przekazanie rezultatów monitoringu absolwentów do jednostek wykorzystujących wyniki badania na UPJPII oraz jednostek współpracujących w badaniu odpowiada Biuro Karier. Za publikację wyników badań odpowiada Biuro Karier. Za zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych osobowych w systemie monitorowania losów zawodowych absolwentów odpowiada Pracownik Działu Uczelnianej Sieci Komputerowej. Ponadto rezultaty wynikające z wdrożenia i stosowania procedury PMLZA/01 będą wykorzystywane w szczególności przez następujące Działy podległe Prorektorowi ds. Rozwoju i Polityki Finansowej.: 1. Biuro Informacji i Promocji. 2. Biuro do spraw Rozwoju. 3. Biuro do spraw Pozyskiwania Środków Finansowych. 4. Biuro Karier. Wszystkie wyniki monitoringu losów zawodowych absolwentów będą konsultowane przez powyższe jednostki pod kątem: 1. Promowania Uczelni wśród potencjalnych kandydatów na studia oraz wśród pracodawców (Biuro Karier oraz Biuro Informacji i Promocji). 2. Rozwijania właściwych i potrzebnych kierunków studiów (właściwe jednostki). 3. Pozyskiwania środków finansowych na działania związane z poszerzaniem, zmianą lub uzupełnieniem niezbędnych umiejętności i wiedzy przez studentów lub materiałów potrzebnych do dostosowania uczelni do zmieniających się potrzeb rynku pracy (Biuro do spraw Pozyskiwania Środków Finansowych). Ponadto Dziekani Wydziałów Uniwersytetu podlegający Rektorowi UPJPII tj.: Dziekan Wydziału Teologicznego, 3

4 Dziekan Wydziału Filozoficznego, Dziekan Wydziału Historii i Dziedzictwa Kulturowego, Dziekan Wydziału Nauk Społecznych, Dziekan Wydziału Teologicznego Sekcja w Tarnowie, będą konsultować informacje dotyczące rezultatów monitoringu losów zawodowych absolwentów otrzymane z Biura Karier w celu dostosowania Programów Kształcenia oraz Kierunków Studiów do potrzeb zmieniającego się rynku pracy. 6. Diagram przepływu procesu zgodnie z notacją BPMN Diagram przepływ procesu znajduje się w załączniku nr 1 7. Zasady postępowania Założenia ogólne: Tryb monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII. Losy zawodowe absolwentów będą monitorowane zgodnie z Ustawą z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.) to znaczy: w okresie 3 lat po ukończeniu studiów oraz 5 lat po ukończeniu studiów. Losy zawodowe absolwentów będą również monitorowane zgodnie z zapisami porozumień/umów zawartych w tym zakresie przez UPJPII z innymi podmiotami (np. Wojewódzki Urząd Pracy). Ponadto tryb monitorowania będzie każdorazowo uwzględniał zasady współpracy z jednostkami współpracującymi z UPJPII w tym zakresie, w celu jak najlepszego dostosowania do potrzeb zmieniającego się rynku pracy. Metodologia monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII. Próba badawcza wszyscy absolwenci, którzy ukończyli studia począwszy od 2012 roku na poszczególnych Wydziałach UPJPII, którzy wyrazili zgodę na dobrowolne monitorowanie ich losów zawodowych. Badanie będzie prowadzone drogą ankietową z wykorzystaniem następujących typów: Ankieta elektroniczna online - dostępna w Wirtualnym Dziekanacie poprzez indywidualne konto studenta/absolwenta - agregującą bezpośrednio dane w systemie monitorowania losów zawodowych absolwentów, Ankieta drukowana dostępna w Biurze Karier oraz w Dziekanatach poszczególnych wydziałów, Ankieta telefoniczna wykonywana przez Pracownika Biura Karier (opcjonalna). Zasady upubliczniania wyników monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII. Wyniki monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII będą przedstawione w formie wyników statystycznych w formie liczbowej oraz graficznej. 4

5 Wyniki będą publikowane po opracowaniu i zatwierdzeniu przez Rektora. Miejsce publikacji wyników to media standardowo wykorzystywane przez UPJPII takie jak: Witryna internetowa UPJPII w dziale Biura Karier, Materiały informacyjne dla kandydatów, studentów, doktorantów, słuchaczy studiów podyplomowych oraz pracodawców, Media uzgodnione z jednostkami współpracującymi, Materiały informacyjne sporządzane zgodnie z zapisami porozumień/umów zawartych w tym zakresie przez UPJPII z innymi podmiotami (np. Wojewódzki Urząd Pracy). Zasady wykorzystania wyników monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII dla podnoszenia jakości kształcenia w UPJPII. Dziekani wydziałów Uniwersytetu zobowiązani są na podstawie wyników monitoringu losów zawodowych absolwentów zaktualizować programy kształcenia do potrzeb rynku pracy. Zgodnie z procedurami: PSMP/01 Procedura systemu motywacyjnego dla pracodawców w zakresie podejmowania współpracy przy opiniowaniu programów kształcenia, PWP/01 Procedura gromadzenia i wymiany informacji o zapotrzebowaniu rynku pracy na absolwentów określonych kierunków studiów. Reguły postępowania. 1. Uzyskanie zgody na przeprowadzenie badania ankietowego na podstawie Formularza PMLZA/01/F01 w momencie odbioru dyplomu ukończenia studiów. Dane absolwentów będą pobierane z ich kartotek studenta, jednakże będą poproszeni o aktualizację danych wejściowych. 2. Przeprowadzenie ankiety na podstawie Formularza PMLZA/01/F02 poprzez: a. Wysłanie we wskazanym powyżej czasie do grupy absolwentów w formie elektronicznej zaproszenia do udziału w badaniu oraz zindywidualizowanego linku do ankiety. b. Rozmieszczenie ankiet w wersji drukowanej w Biurze Karier i poszczególnych dziekanatach. c. Odbycie rozmowy telefonicznej z absolwentem i uzupełnienie ankiety (Opcjonalnie). 3. Wprowadzenie danych ankietowych do systemu monitorowania losów zawodowych absolwentów. 4. Przetworzenie i opracowanie wyników. 5. Przekazanie wyników Interesariuszom. 5

6 6. Publikacja wyników. 6

7 Ramowe zasady gromadzenia, przechowywania, przetwarzania informacji w systemie monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII. 1. Gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie informacji o absolwentach UPJPII może odbywać się jedynie w celu monitorowania losów zawodowych absolwentów. 2. Gromadzenie informacji o absolwentach - to wprowadzanie do systemu monitorowania absolwentów (Baza danych) informacji otrzymanych od absolwentów, którzy dobrowolnie wyrazili chęć współpracy z UPJPII. 3. Przetwarzanie informacji to czynności związane z utrwalaniem, przechowywaniem, wyszukiwaniem, analizowaniem i usuwaniem informacji dotyczących losów zawodowych absolwentów UPJPII. 4. Usuwanie informacji oznacza trwałe zniszczenie informacji dotyczących absolwenta w systemie monitorowania absolwentów. 5. Analiza informacji o losach zawodowych absolwentów - to zestawianie cech, części lub składników informacji a także wniosków z nich wynikających przedstawianych w formie statystyk i wniosków ogólnych. 6. Do ochrony danych osobowych stosuje się Zarządzenie nr 19/2012 Rektora Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie z dnia 11 lipca 2012 roku w sprawie ochrony danych osobowych na Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie wraz z załącznikami. 8. Dokumenty Związane 1. Procedura PWP/01- Procedura i narzędzia współpracy UPJPII z pracodawcami. 2. Procedura PPL/01 - Procedura i narzędzia programu lojalnościowego dla absolwentów UPJPII w związku z monitorowaniem ich losów zawodowych. 3. Formularz PMLZA/01/F01 Formularz osobowy i oświadczenie o wyrażeniu zgody na badanie absolwentów UPJPII. 4. Formularz PMLZA/01/F02 - Kwestionariusz ankiety badania losów zawodowych absolwentów UPJPII. 5. PSMP/01 Procedura systemu motywacyjnego dla pracodawców w zakresie podejmowania współpracy przy opiniowaniu programów kształcenia. 6. PZA/01 Procedura gromadzenia i wymiany informacji o zapotrzebowaniu rynku pracy na absolwentów określonych kierunków studiów 7. Zarządzenie nr 19/2012 Rektora Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie z dnia 11 lipca 2012 roku w sprawie ochrony danych osobowych na Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie wraz z załącznikami. 7

8 Formularz nr - PMLZA/01/F01 (proponowana treść) Szanowni Państwo! Dbałość naszego Uniwersytetu zarówno o najwyższy poziom kształcenia jak i dostosowanie programów kształcenia do zmian na rynku pracy sprawia, iż Biuro Karier Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II prosi wszystkich absolwentów o zaangażowanie w powyższe cele, poprzez dobrowolny udział w Badaniu Losów Zawodowych Absolwentów Uniwersytetu. Badanie ma charakter poufny a jego wyniki będą publikowane wyłącznie w formie statystyk oraz wniosków o charakterze ogólnym. Uprzejmie prosimy Państwa o wyrażenie zgody na uczestnictwo w tym badaniu. Celem badania jest zebranie informacji dotyczących efektów kształcenia oraz przebiegu losów zawodowych absolwentów Uniwersytetu w okresie 3 i 5 lat od daty obrony pracy dyplomowej na naszej Uczelni oraz w okresie zgodnym z zapisami porozumień / umów zawartych w tym zakresie przez UPJPII z innymi podmiotami współpracującymi z Uniwersytetem. Wypełnienie formularza jednorazowo zajmie Państwu do 5 minut. Dziękujemy Państwu za wypełnienie/aktualizację formularza osobowego oraz przyszłych ankiet jednocześnie życząc wielu sukcesów zawodowych! 8

9 Formularz osobowy: (pola obligatoryjne zaznaczone*) Imię i nazwisko* Wydział (proszę zaznaczyć) * Wydział Teologiczny Wydział Filozoficzny Wydział Historii i Dziedzictwa Kulturowego Wydział Nauk Społecznych Wydział Teologiczny Sekcja w Tarnowie. Jednostka afiliowana, jaka?... Kierunek* II Kierunek UPJPII II Kierunek (Proszę podać nazwę innej uczelni) Charakter ukończonych studiów* Kierunek... Nazwa uczelni Licencjat Zawodowy Magister Licencjat Naukowy (Kościelny) Doktorat Telefon Adres stałego zameldowania Adres owy * Wyrażam zgodę na: 1) uczestnictwo w badaniach Losy zawodowe absolwentów Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II, prowadzonych drogą elektroniczną, telefoniczną lub tradycyjną w wyżej określonych terminach. 2) gromadzenie, wykorzystanie i przetwarzanie moich danych osobowych przez Biuro Karier Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w celach badawczych, informacyjnych, marketingowych (art. 23 ust. 1 pkt. 1 i 2 oraz ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych j. t. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). Data:. Podpis:. 9

10 Załącznik nr 1 Proces monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII Absolwent Uzupełnienie F-01 Uzupełnienie F-02 drogą tradycyjną Uzupełnienie F-02 online Biuro Karier UPJPII Przyjęcie zgody absolwenta na badanie Rozesłanie F-02 do absolwentów Zgromadzenie danych Przetworzenie danych i opracowanie wyników Interesariusze wewnętrzni Przedstawienie wyników monitoringu Procedura oceny PK w zakresie dostosowania do potrzeb rynku pracy System Monitorowania Absolwentów Wprowadzenie danych do Systemu IT Wprowadzenie danych do Systemu IT Wprowadzenie danych do Systemu IT Interesariusze Zewnętrzni Media (Biuro Karier UPJPII i inne) Przedstawienie wyników monitoringu Publikacja wyników monitoringu 10