Usprawnienie procesu magazynowania przez wdrożenie etykiety logistycznej GS1 2

Transkrypt

1 Aleksander NIEMCZYK 1 Instytut Logistyki i Magazynowania Usprawnienie procesu magazynowania przez wdrożenie etykiety logistycznej GS1 2 Wprowadzenie O poziomie obsługi klienta w magazynowaniu decyduje przede wszystkim bezbłędny przebieg kompletacji. Jednak w wielu przypadkach na cały proces magazynowania decydujący wpływ ma prawidłowe i szybkie przyjęcie do magazynu. Sprzyja temu identyfikowanie jednostek ładunkowych poprzez etykiety logistyczne zgodne z globalnym standardem GS1. Celem artykułu jest przedstawienie wyników badania wpływu wykorzystywania etykiety logistycznej na przebieg i czas realizacji procesu przyjęcia dostawy towaru do magazynu. Przegląd literatury Dostępna literatura związana z procesem magazynowania (patrz Bibliografia poz. 1 i 2 oraz od 4 do 9) nie podaje różnic w realizacji procesów przyjmowania dostaw jednostek ładunkowych do magazynów w przypadku ich znakowania etykietą logistyczną GS1 oraz bez standardowych etykiet. Mimo korzyści ze stosowania etykiety, opisywanych w anglojęzycznych materiałach światowej organizacji GS1, w Polsce etykiety logistyczne z numerem SSCC 3 wykorzystuje zaledwie 6% 4 użytkowników systemu. Brak publikowanych polskich badań korzyści w tym zakresie skłonił autora do wykorzystania prac Instytutu Logistyki i Magazynowania (ILiM), zebrania danych posiadanych przez uczestników łańcuchów dostaw oraz samodzielnego przeprowadzenia badań. Zastosowane metody badawcze Z uwagi na brak publikacji naukowych na temat korzyści z wdrażania etykiety logistycznej GS1, pozwalającej na wykorzystanie automatycznej identyfikacji, niniejszy artykuł oparto na badaniach empirycznych. Badaniami objęto pięć firm producentów i dystrybutorów głównie branży FMCG 5 oraz dodatkowo jednego operatora logistycznego. Dokonując syntezy porównawczej efektów wykorzystywania etykiety logistycznej GS1 autor wykorzystał swoje doświadczenie w zakresie usprawniania procesów magazynowania. Wyniki badań Proces magazynowy to zespół działań operacyjnych związanych z przyjmowaniem, składowaniem, kompletacją i wydawaniem dóbr materialnych w odpowiednio przystosowanych do tego miejscach i przy spełnieniu określonych warunków organizacyjnych i technologicznych. Proces magazynowy składa się z przepływu materiałów i informacji. W procesie tym wyróżnia się cztery podstawowe fazy: przyjmowanie, składowanie, kompletowanie (inaczej nazywane kompletacją) i wydawanie. Powszechnie przyjmuje się, że najbardziej skomplikowaną fazą procesu magazynowania jest kompletacja. Podczas kompletowania tworzy się jednostki ładunkowe zawierające towary zgodnie z przyjętym zamówieniem zewnętrznym (najczęściej klienta) lub wewnętrznym, np. działu produkcji. Jednak w wielu firmach, szczególnie branży farmaceutycznej i FMCG poważne problemy występują w fazie przyjęcia. Wynika to z faktu, że wewnętrzne procesy są dopracowane i monitorowane, ale zależą od bezbłędnego zidentyfikowania towarów i ich parametrów na wejściu do procesu. Błędy powstałe w fazie przyjęcia mogą być związane z niezgodnością: pozycji asortymentowej, ilości, numeru partii (serii), postaci (np. opakowania zbiorczego), oznakowania, daty trwałości. Wykrycie niezgodności na etapie przyjęcia jest kluczowe i bezpośrednio wpływa na jakość kolejnych faz procesu magazynowania. Wyeliminowanie powyższych błędów jest możliwe dzięki automatycznej identyfikacji. Pozwala ona na zeskanowanie większości danych, gdy jednostki ładunkowe są oznakowane etykietą logistyczną GS1. Etykieta logistyczna GS1 musi zawierać numer SSCC wyrażony za pomocą identyfikatora zastosowań (IZ) o numerze 00. Dla jednostek jednorodnych 1 Dr inż. A. Niemczyk, Z-ca Dyrektora ds. Rynku, Instytut Logistyki i Magazynowania. 2 Artykuł recenzowany. 3 SSCC ang. Serial Shipping Container Code Seryjny Numer Jednostki Wysyłkowej. 4 Niepublikowane dane Instytutu Logistyki i Magazynowania organizacji GS1 Polska. 5 FMCG ang. Fast-Moving Consumer Goods produkty szybkozbywalne. 5771

2 najczęściej podaje się także dane: GTIN 6 pozycji asortymentowej (IZ 02), ilość (IZ 37), numer partii (IZ 10), daty trwałości (IZ 15 lub IZ 17). Aby ocenić korzyści płynące z wdrożenia etykiety logistycznej zgodnej z systemem GS1 przeprowadzono dwa niezależne badania, którymi objęto łącznie sześć przedsiębiorstw. W badaniach analizowano proces w fazie przyjęcia do magazynu. Pierwsze badanie przeprowadzono w czterech przedsiębiorstwach, w tym u: dwóch producentów branży FMCG, występujących dalej pod symbolem P1 i P2, dystrybutora branży FMCG, oznaczonego jako DS, producenta ceramiki budowlanej o symbolu PB. Skoncentrowano się na wpływie wykorzystania etykiety logistycznej GS1 na: identyfikację towarów, jakość procesu, szybkość procesu, zarządzanie zapasami, zarządzanie partią i śledzenie pochodzenia (traceability). Badane firmy w różny sposób monitorowały procesy. Dysponowały różnymi danymi, które proces opisywały. Dlatego wyników badań nie można było jednolicie sparametryzować. Wyniki badań w postaci komentarzy zamieszczono pod tabelą 1. W tabeli podano numer komentarza. Wskazano także wykorzystywany w przedsiębiorstwie system informatyczny. Tab. 1. Wyniki badania korzyści z wdrożenia etykiety logistycznej zgodnej z systemem GS1 Lp. Badana cecha Przedsiębiorstwo / nr komentarza P1 P2 DS PB 1. Identyfikacja towarów 1P1 1P2 1DS 1PB 2. Jakość procesu 2P1 brak komentarza 2DS 2PB 3. Szybkość procesu 3P1 3P2 3DS 3PB 4. Zarządzanie zapasami 4P1 brak komentarza brak komentarza 4PB 5. Zarządzanie partią i traceability 5P1 5P2 5DS 5PB 6. System informatyczny Oracle JD Edwards LFS 400 SAP IFS i Qguar Źródło: opracowanie własne na podstawie danych Instytutu Logistyki i Magazynowania GS1 Polska. Komentarze związane z identyfikacją towarów: 1P1 szybka identyfikacja, 1P2 identyfikowalność towaru, możliwość śledzenia jednostek od fabryki do odbiorcy, 1D1 pełna identyfikowalność, 1PB znakowanie etykietą logistyczną jednostek ładunkowych formowanych na linii produkcyjnej oraz niejednorodnych jednostek ładunkowych tworzonych w magazynie wyrobów gotowych w procesie kompletacji. Komentarze dotyczące jakości procesu: 2P1 automatyzacja i poprawa jakości procesów przyjęcia dostaw, wzrost poziomu realizacji zamówień o 6 7% (osiągnięcie 97 98%), 2D1 pełna i rzetelna wiedza o procesach, zmniejszenie liczby błędów z około 200 do kilkunastu w skali miesiąca, 2PB poprawa jakości wewnętrznych procesów, zmniejszenie poziomu reklamacji poniżej 1% wszystkich transakcji handlowych. Komentarze na temat szybkości procesu: 3P1 natychmiastowe zasilenie produkcji, nawet pięciokrotne skrócenie czasu przyjęcia dostawy zewnętrznej (z min. do min.), wzrost obsługiwanych strumieni o ok. 20% bez zwiększenia poziomu zatrudnienia, 3P2 usprawnienie procesu przyjęcia, 3D1 zwiększenie wydajności o ok %, skrócenie czasu przyjęcia o ok. 40%, 3PB przyspieszenie procesu przyjęcia o minimum 50%. Komentarze związane z zarządzaniem zapasami: 4P1 pełna, bieżąca, zbilansowana informacja o stanach komponentów w całym łańcuchu, dopasowanie przesunięć surowców do faktycznych potrzeb, zmniejszenie zapasów, 4PB pełna informacja o zapasach, zgodność faktycznych stanów magazynowych z danymi w dwóch systemach informatycznych, dostęp dystrybutorów do stanów magazynowych producenta, lepsze prognozowanie produkcji i sprzedaży. 6 GTIN ang. Global Trade Item Number Globalny Numer Jednostki Handlowej. 5772

3 Komentarze, które dotyczą zarządzania partią oraz traceability: 5P1 wiarygodna informacja w ramach traceability, 5P2 możliwość śledzenia jednostek od fabryki do odbiorcy, 5D1 szczegółowe informacje na temat poszczególnych pozycji asortymentowych, partii produkcyjnych i dat trwałości wraz z historią każdej jednostki logistycznej, 5PB zarządzanie partiami, śledzenie partii produkcyjnych nie obciąża dystrybutorów, możliwość uzupełniania zamówienia przez klienta o dodatkową ilość wyrobu tej samej partii produkcyjnej. Drugie badanie przeprowadzono w dwóch przedsiębiorstwach: u operatora logistycznego, u dystrybutora branży FMCG. Badanie u operatora logistycznego zostało wykonane w jednym Centrum Dystrybucyjnym dla dostaw od kilku klientów. Analiza dotyczyła procesu przyjęcia dostawy paletowych jednostek ładunkowych (pjł) jednorodnych. Obejmowała rozładunek środka transportu zewnętrznego oraz kontrolę ilościową i jakościową towaru z zatwierdzeniem stworzonego dokumentu przyjęcia zewnętrznego Pz. Aby poznać wpływ wykorzystania etykiety logistycznej na czas przyjmowania pjł badania dokonano realizując trzy z czterech różnych sytuacji. Różniły się one występowaniem etykiety logistycznej oraz awizacją dostaw. W praktyce nie występowała sytuacja dostarczania pjł oznakowanych etykietą logistyczną bez awizacji. Wyniki badań zebrano w tabeli 2. Tab. 2. Czasy przyjęcia jednej jednorodnej paletowej jednostki ładunkowej Lp. Etykieta logistyczna Awizacja dostawy Czas przyjęcia [min.] Skrócenie procesu [%] 1. nie nie 2, nie tak 1,68 20,4 3. tak tak 0,98 53,6 Źródło: opracowanie własne na podstawie danych operatora logistycznego. Badanie u dystrybutora branży FMCG wykonano dla losowo wybranej dostawy zawierającej paletowe jednostki ładunkowe jednorodne. Uwzględniono fragment fazy przyjęcia związany z kontrolą ilościową i jakościową oraz stworzeniem i zatwierdzeniem dokumentu przyjęcia zewnętrznego Pz. Dostawa po rozładunku znajdowała się na polach odkładczych w strefie przyjęć. W badaniu nie przeprowadzano sprawdzenia liczby opakowań zbiorczych na pjł. Dostawca nie przesyłał dystrybutorowi elektronicznego dokumentu awiza wysyłki DESADV 7 poprzez EDI 8. Pierwszy scenariusz zakładał przyjęcia dostawy, dla której pjł nie były oznakowane etykietą logistyczną. Pracownik magazynu posiadał terminal radiowy z wpisanymi danymi dotyczącymi kontrolowanej dostawy oraz drukarkę etykiet. Wykonywane czynności obejmowały: sprawdzenie liczby opakowań detalicznych w opakowaniu zbiorczym, wyjęcie opakowania detalicznego z opakowania zbiorczego, skanowanie kodu EAN-13 z opakowania detalicznego, odczytanie i wpisanie do terminala numeru partii, odczytanie i wpisanie do terminala daty trwałości, umieszczenie opakowania detalicznego w opakowaniu zbiorczym, wydrukowanie etykiety wewnętrznej dla przyjmowanej pjł. Po przyjęciu ostatniej pjł z dostawy pracownik zatwierdzał tworzony podczas kontroli dokument Pz. Drugi scenariusz dotyczył przyjęcia dostawy paletowych jednostek ładunkowych, które były oznakowane etykietą logistyczną. Pracownik magazynu posiadał, podobnie jak poprzednio, terminal radiowy oraz drukarkę etykiet. Realizowane czynności pracownika to: zeskanowanie danych z etykiety logistycznej (w tym numeru GTIN, numeru partii i daty trwałości), sprawdzenie liczby opakowań detalicznych w opakowaniu zbiorczym, wydrukowanie etykiety wewnętrznej dla przyjmowanej pjł. Znaczne ograniczenie czynności wynikało z automatycznego wczytywania do systemu informatycznego wymaganych danych z etykiety logistycznej. Na podstawie doświadczenia ze współpracy z dostawcami przyjęto, że umieszczone na etykiecie dane są bezbłędne. Przy przyjmowaniu dostawy zgodnie z pierwszym scenariuszem konieczne dane należało wpisać ręcznie (poza numerem GTIN). 7 8 DESADV ang. DESpatch ADVice message awizo wysyłki. EDI ang. Electronic Data Interchange elektroniczna wymiana dokumentów. 5773

4 Zanotowane czasy przyjęcia jednej jednorodnej paletowej jednostki ładunkowej dla obu scenariuszy przedstawiono w tabeli 3. Tab. 3. Czasy przyjęcia jednej jednorodnej paletowej jednostki ładunkowej Lp. Etykieta logistyczna Czas przyjęcia [s] Skrócenie procesu [%] 1. nie tak 32 42,9 Źródło: opracowanie własne. Analiza wyników badań Analiza wyników przeprowadzonych badań wskazuje na uzyskiwanie korzyści przy stosowaniu etykiet logistycznych GS1 do znakowania jednostek ładunkowych. Zidentyfikowane korzyści występują w procesie przyjęcia do magazynu u odbiorców dostaw. Nie zależą od rodzaju firmy oraz branży badano producentów, dystrybutorów oraz operatora logistycznego. Niekwestionowana jest pełna i szybka identyfikacja towarów zawartych w jednostkach ładunkowych, w tym numeru GTIN, numeru partii i daty trwałości. Jakość realizowanego procesu przyjęcia do magazynu rosła o kilka procent, osiągając od 97 do 99%. W innym przypadku uzyskano zmniejszenie liczby błędów z około 200 do kilkunastu w skali miesiąca. Kolejnym pozytywnym skutkiem jest przyśpieszenie procesu od 2 do 6 razy lub zwiększenie obsługiwanych strumieni o ok. 20% bez zwiększenia poziomu zatrudnienia. Efekt jest znacznie lepszy, jeśli dostawa jest poprzedzona awizem wysyłki, szczególnie dokumentem elektronicznym DESADV. Doświadczenia operatora logistycznego wskazują na duże znaczenie wykorzystywania EDI wspólnie z etykietą logistyczną GS1. Dwa przedsiębiorstwa odnotowały zmniejszenie zapasów, a jedno z nich także korzyść dla dystrybutorów dzięki udostępnieniu informacji o stanach magazynowych producenta. Stwierdzono, że stosowanie etykiet logistycznych GS1 ułatwia zarządzanie partią i śledzenie jednostek ładunkowych od fabryki do odbiorcy zgodnie z wymaganiami traceability. Wnioski Literatura związana z procesem magazynowania nie podaje korzyści wynikających ze znakowania etykietą logistyczną GS1 jednostek ładunkowych. Autor zebrał szereg danych od uczestników łańcuchów dostaw oraz samodzielnie przeprowadził badania. Analiza wyników badań wskazuje na uzyskiwanie korzyści niezależnie od roli firmy w łańcuchu dostaw. Najważniejszymi korzyściami są: pełna i szybka identyfikacja jednostek ładunkowych, w tym numeru GTIN, numeru partii i daty trwałości, wzrost jakości procesu o kilka procent, do 97 99%, przyśpieszenie procesu od 2 do 6 razy lub zwiększenie obsługiwanych strumieni o ok. 20% bez zwiększenia poziomu zatrudnienia, zmniejszenie liczby błędów z ok. 200 do kilkunastu w skali miesiąca, łatwiejsze zarządzanie partią i śledzenie jednostek ładunkowych (traceability). Korzyści rosną przy wykorzystywaniu etykiety logistycznej wspólnie z EDI (awizem wysyłki DESADV). Stosowanie etykiety logistycznej wpływa na zmniejszenie zapasów. Streszczenie Artykuł oparto na badaniach empirycznych, którymi objęto pięć firm producentów i dystrybutorów głównie branży FMCG oraz jednego operatora logistycznego. Dokonano syntezy porównawczej efektów wykorzystywania etykiety logistycznej GS1. Wyniki przeprowadzonych badań upoważniają do sformułowania wniosków wskazujących na korzyści uzyskiwane w procesie przyjęcia do magazynu przy stosowaniu etykiet logistycznych GS1 do znakowania jednostek ładunkowych. Najważniejszymi korzyściami są: pełna i szybka identyfikacja jednostek ładunkowych, wzrost jakości i przyspieszenie procesu (nawet do 6 razy), zmniejszenie liczby błędów, łatwiejsze zarządzanie partią i śledzenie jednostek ładunkowych. 5774

5 LITERATURA / BIBLIOGRAPHY [1] Dudziński Z., Kizyn M., Vademecum gospodarki magazynowej, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk [2] Fijałkowski J., Technologia magazynowania. Wybrane zagadnienia, Politechnika Warszawska, Warszawa [3] Hałas E. (red.), Kody kreskowe i inne globalne standardy w biznesie, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań [4] Kisperska-Moroń D., Krzyżaniak S. (red.), Logistyka, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań [5] Kizyn M., Poradnik przechowywania substancji niebezpiecznych zgodnie z wytycznymi unijnymi REACH i CLP, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań [6] Korzeniowski A. (red.), Magazynowanie towarów niebezpiecznych, przemysłowych i spożywczych, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań [7] Korzeń Z., Logistyczne systemy transportu bliskiego i magazynowania, t. 2, Projektowanie, modelowanie, zarządzanie, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań [8] Krzyżaniak S., Niemczyk A., Majewski J., Andrzejczyk P., Organizacja i monitorowanie procesów magazynowych, wyd. 2, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań [9] Majewski J., Informatyka w magazynie, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań [10] Niemczyk A. Zarządzanie magazynem, wyd. 2 uaktualnione, WSL, Poznań