1. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu:

Transkrypt

1 Warszawa, dn ZAPYTANIE OFERTOWE NA: Obsługa medialna kampanii telewizyjnej realizowanej w ramach projektu Kampania na rzecz ochrony różnorodności biologicznej mórz i oceanów Nr postępowania: 02/04/OS/ Nazwa (firma) i adres Zamawiającego Fundacja WWF Polska ul. Wiśniowa Warszawa NIP: Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem niniejszego zamówienia jest: Obsługa medialna kampanii telewizyjnej realizowanej w ramach projektu Kampania na rzecz ochrony różnorodności biologicznej mórz i oceanów, w szczególności: 1. Przygotowanie planu aktywności obejmującego w szczególności koszty i terminy poszczególnych emisji (Media Planu) wg przedstawionych przez Zamawiającego założeń podanych w pkt Zakup czasu antenowego w mediach zgodnie z zatwierdzonym przez Zamawiającego Media Planem 3. Bieżący monitoring wyników kampanii i modyfikacja w celu zapewnienia możliwie największego zasięgu 4. Przedstawienie potwierdzenia liczby emisji spotów przez poszczególne stacje telewizyjne 5. Przygotowanie raportu końcowego prezentującego analizę realizacji celów kampanii po jej zakończeniu w oparciu o wyniki oglądalności na podstawie badań telemetrycznych termin przekazania to 31 sierpnia 2015 roku. 6. Szczegółowe wymagania dotyczące kampanii: a) Termin kampanii: 1 czerwca - 31 lipca 2015 roku b) Emisja 15-sekundowych spotów telewizyjnych c) Media: ogólnopolskie stacje telewizyjne d) Grupa docelowa: Szeroko rozumiani konsumenci ryb, osoby w wieku 25+, z wykształcenie minimum średnim. e) Minimalny zasięg kampanii: 10 mln 1+ (przekaz dotrze do min. 10 mln odbiorców, przy czym każdy z nich zetknie się z nim min. 1 razy) f) Maksymalny założony w projekcie budżet zamówienia wynosi PLN brutto. Kampania na rzecz ochrony różnorodności biologicznej mórz i oceanów korzysta z dofinansowania w kwocie PLN pochodzącego z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii w ramach funduszy EOG.

2 3. Termin wykonania zamówienia Termin realizacji zamówienia wynosi do 31 sierpnia 2015 roku. 4. Warunki udziału w postępowaniu 1. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu: 1) W okresie ostatnich 36 miesięcy odpowiadali za przygotowanie planu oraz zakup mediów min. 3 kampanii telewizyjnych emitowanych w stacjach o zasięgu ogólnopolskim. 2) Przedstawić ofertę, której całkowita wartość nie przekroczy założonego budżetu wskazanego w pkt. 2.6.f. 2. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia nie spełnia. Wykonawca, który nie spełni któregokolwiek z warunków zostanie odrzucony w postępowaniu. 5. Dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełniania warunków Zamawiający w celu potwierdzenia warunków określonych w punkcie 4 oraz właściwej reprezentacji Wykonawcy wymaga przedłożenia następujących dokumentów: Ad 4.1.1) Oświadczenie, w którym będą wskazane 3 kampanie telewizyjne oraz podane: nazwa Klienta, nazwa kampanii, czas trwania/realizacji, media, w których były emitowane spoty, zasięg kampanii. Ad ) Oferta uwzględniająca wszystkie wymagania Zamawiającego i nieprzekraczająca założonego budżetu wskazanego w pkt. 2.6.f Zamawiający zastrzega możliwość sprawdzenia powyższych informacji. 6. Waluta, w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zapytania ofertowego Cena oferty zostanie podana przez Wykonawcę w PLN. 7. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Wymagania podstawowe 1) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2) Oferta oraz wszelkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Oznacza to, iż jeżeli z dokumentu(ów) określającego(ych) status prawny Wykonawcy(ów) lub pełnomocnictwa(pełnomocnictw) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów) upoważnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby. 2

3 3) Upoważnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) to do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione. 4) Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem. 5) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2. Forma oferty 1) Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, faksowej lub elektronicznej (skan). 2) Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii. 3) Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości. 4) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3. Elementy oferty Kompletna oferta powinna zawierać: 1) Wypełniony Formularz Oferty z załącznikami. 2) Dokument stwierdzający status prawny Wykonawcy (odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). Wymaganie nie dotyczy osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. 3) Pełnomocnictwo jeżeli upoważnienie do podpisania oferty nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 4) Dokumenty wymienione w punkcie 5 niniejszego Zapytania Ofertowego, tj.oświadczenie, w którym będą wskazane 3 kampanie telewizyjne, w tym podane: nazwa Klienta, nazwa kampanii, czas trwania/realizacji, media, w których były emitowane spoty, zasięg kampanii oraz ofertę. 3

4 8. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami Osobami upoważnionymi przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami są: 1. Paweł Średziński, tel , fax , media@wwf.pl 2. Olga Sarna, tel. (22) wew. 204, fax. (22) , osarna@wwf.pl 9. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty Ofertę należy złożyć w formie zeskanowanego dokumentu drogą elektroniczną, faxem bądź pocztą tradycyjną na adres: WWF Polska, ul. Mahatmy Gandhiego 3, Warszawa; fax. (22) , media@wwf.pl, osarna@wwf.pl w nieprzekraczalnym terminie: do dnia do godz Decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. 10. Kryteria oceny ofert 1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. 2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Kryterium Znaczenie procentowe kryterium Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium Cena ( C ) Zasięg kampanii (Z) Bezpłatne wejścia redakcyjne (udział przedstawicieli Fundacji w programach danej stacji)

5 3. Zasady oceny kryterium "Cena" (C). W przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikającą z działania: Pi (C) = C min Ci Max (C) gdzie: Pi(C) liczba punktów jakie otrzyma oferta "i" za kryterium "Cena"; Cmin najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert; Ci cena oferty "i"; Max (C) maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium "Cena", tj. 40 punktów. 4. Zasady oceny kryterium Zasięg (Z) W przypadku kryterium "Zasięg" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikającą z działania: Pi (Z) = Zi Z max Max (Z) gdzie: Pi (Z) liczba punktów jakie otrzyma oferta "i" za kryterium "Zasięg"; Z max Najwyższy zasięg spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert; Zi zasięg oferty "i"; Max (Z) maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium "Zasięg", tj. 50 punktów. Zasięg mierzony jest przez liczbę odbiorców, minimlany wymagany zasięg to 10 mln osób. 5. Zasady oceny kryterium Bezpłatne wejścia redakcyjne (BWR) W przypadku kryterium Bezpłatne wejścia redakcyjne oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikającą z przewidywanego łącznego zasięgu wejść redakcyjnych, liczonego w taki sam sposób jak w przypadku zasięgu kampanii, czyli wg. wzoru zaprezentowanego w pkt

6 6. Ostateczna ocena punktowa oferty Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych podkryteriach otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą. 11. Tryb oceny ofert i ogłoszenia wyników 1. Wyjaśnienia treści ofert i poprawianie oczywistych omyłek. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców uzupełnień (jeżeli nie naruszy to konkurencyjności) i wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Może również zwracać się z prośbami o poprawienie oczywistych omyłek i błędów rachunkowych. 2. Sprawdzanie wiarygodności ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji. 3. Ogłoszenie wyników postępowania. Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postepowania w formie elektronicznej na adres wskazany w ofercie (a w przypadku jego braku na fax lub adres pocztowy). Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie interenetowej Zamawiającego: Odrzucenie wykonawcy Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania: 1) w przypadku niespełniania warunków udziału w postępowaniu; 2) w przypadku niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem; 3) w przypadku przedstawienie przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych; 4) w przypadku przedstawienia ceny przekraczającej kwotę większą niż PLN brutto. 13. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub poprzez Unieważnienie postępowania Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 6

7 15. Pozostałe informacje 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego: Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 2. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą oraz który spełni wymogi określone w Zapytaniu Ofertowym. O terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą ową wraz z informacją o wynikach postępowania. 16. Finansowanie Projekt Kampania na rzecz ochrony różnorodności biologicznej mórz i oceanów, w ramach którego będzie prowadząca kampania medialna, której dotyczy niniejsze zapytanie, korzysta z dofinansowania w kwocie PLN pochodzącego z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii w ramach funduszy EOG. Celem projektu jest zwiększenie świadomości społecznej na temat wpływu codziennych decyzji konsumenckich na różnorodność biologiczną mórz i oceanów. 17. Wykaz załączników Załącznikami do niniejszego Zapytania Ofertowego są następujące wzory: l.p. Oznaczenie Załącznika 1) Załącznik nr 1 Wzór Formularza Oferty 2) Załącznik nr 2 Wzór Umowy Nazwa Załącznika 7

8 Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego wzór Formularza Oferty. OFERTA ZŁOŻONA W ZAPYTANIU OFERTOWYM NA Obsługę medialną kampanii telewizyjnej realizowanej w ramach projektu Kampania na rzecz ochrony różnorodności biologicznej mórz i oceanów Nr postępowania: 02/04/OS/ ZAMAWIAJĄCY: Fundacja WWF Polska ul. Wiśniowa Warszawa NIP: WYKONAWCA: Niniejsza oferta zostaje złożona przez: Nazwa: Imię i nazwisko osoby do kontaktu: Adres: Nr telefonu: Nr faksu: Adres NIP Regon 3. Ja (my) niżej podpisany(i) oświadczam(y), że: 1) zapoznałem się z treścią zapytania dla niniejszego zamówienia, 2) gwarantuję wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią Zapytania Ofertowego; 3) Wynagrodzenie za... wynosi brutto (z VAT)... zł (słownie:...). 4) Oferuje zasięg na poziomie.. kontaktów. 5) Akceptuję bez zastrzeżeń wzór umowy stanowiący załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego; 6) W przypadku udzielenia mi(nam) zamówienia zobowiązuję(emy) się do zawarcia pisemnej umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego; 8

9 7) Oświadczam(y), że zapoznałem(zapoznaliśmy) się w sposób wystarczający i konieczny ze szczegółowym zakresem zamówienia zawartymi w Zapytaniu Ofertowym oraz wszystkimi informacjami niezbędnymi do zrealizowania zamówienia. Nieznajomość powyższego stanu nie może być przyczyną dodatkowych roszczeń finansowych. 4. Załącznikami do niniejszej oferty są: a) Dokumenty wymienione w punkcie 5 Zapytania Ofertowego, tj. oświadczenie, w którym będą wskazane 3 kampanie telewizyjne, w tym podane: nazwa Klienta, nazwa kampanii, czas trwania/realizacji, media, w których były emitowane spoty, zasięg kampanii oraz ofertę. b) Media Plan c) Propozycja bezpłatynych wejść redakcyjnych., dnia... (czytelny podpis) 9

10 Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego wzór Umowy UMOWA NR.... zawarta w dniu.201 r. pomiędzy w Warszawie Fundacją WWF Polska z siedzibą w Warszawie, ul. Wiśniowa 38, Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS , NIP , z funduszem założycielskim w wysokości złotych, reprezentowaną, na podstawie odpisu z KRS stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy, przez: Magdalenę Dul Komosińską Dyrektora Naczelnego Fundacji WWF Polska zwaną dalej Zamawiającym a zwaną dalej Wykonawcą została zawarta umowa, zwana dalej Umową, o treści następującej: 1 Przedmiot Umowy 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca podejmuje się obsługi medialnej kampanii reklamowej prowadzonych na rzecz Zamawiającego w ramach projektu Kampania na rzecz ochrony różnorodności biologicznej mórz i oceanów. 2. Przedmiot umowy ma być wykonany zgodnie z wymaganiami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym (i ewentualnymi wyjaśnieniami i zmianami do Zapytania) oraz zgodnie z ofertą złożoną przez Wykonawcę. Kopia Zapytania Ofertowego oraz jego wyjaśnień i zmian stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy, natomiast kopia Oferty wraz z załącznikami stanowi załącznik nr 3 do niniejszej umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się w trakcie wykonywania niniejszej umowy uwzględniać sugestie i życzenia Zamawiającego dotyczące sposobu jej wykonania. 4. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie możliwości osobowe i techniczne konieczne do realizacji przedmiotowej umowy. 10

11 2 Zakres świadczonych usług W ramach kompleksowej obsługi medialnej kampanii reklamowej Zamawiającego, o której mowa w 1, Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia następujących usług na rzecz Zamawiającego: 1. Przygotowania planu aktywności obejmującej w szczególności koszty i terminy poszczególnych emisji (media planu) wg przedstawionych przez Zamawiającego założeń podanych w pkt Zakupu czasu antenowego w mediach zgodnie z zatwierdzonym przez Zamawiającego media planem 3. Bieżący monitoring wyników kampanii i modyfikacja w celu zapewnienia możliwie największego zasięgu 4. Przedstawienie potwierdzenia liczby emisji spotów przez poszczególne stacje telewizyjne 5. Przygotowania raportu końcowego prezentującego analizę realizacji celów kampanii po ich zakończeniu w oparciu o wyniki oglądalności na podstawie badań telemetrycznych termin przekazania to 31 sierpnia 2015 roku. 3 Środki reklamy Działania reklamowe realizowane na podstawie Umowy prowadzone będą w oparciu o następujące środki oddziaływania: telewizja. 4 Podstawowe zasady współpracy 1. Wykonawca zobowiązuje się do opracowania planu działań reklamowych w mediach wraz z określeniem środków finansowych potrzebnych na ich realizację, zwanych dalej Media Planem, stanowiący załącznik nr 4 do niniejszej umowy. 2. Wykonawca dokonuje rezerwacji i zawiera umowy z dostawcami mediów na podstawie zatwierdzonego przez Zamawiającego pisemnie kosztorysu/media Planu. 3. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do zawierania umów i podejmowania innych działań w celu wykonania Umowy, w tym w szczególności do zawierania w imieniu własnym, ale na rzecz Zamawiającego umów z dysponentami mediów. W przypadku konieczności zawarcia przez Wykonawcę umowy z dysponentem mediów w imieniu i na rzecz Zamawiającego, Zamawiający udzieli Wykonawcy odpowiedniego, odrębnego pełnomocnictwa do zawarcia takiej umowy. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez dysponentów mediów zobowiązań wynikających z umów, o których mowa powyżej. 11

12 4. Wykonawca przy wykonaniu Umowy ma prawo posługiwać się osobami trzecimi, przy czym za działania lub zaniechania tych osób ponosi odpowiedzialność jak za swoje własne działania lub zaniechania, chyba, że posłużenie się daną osobą trzecią nastąpiło na prośbę Zamawiającego. Dysponenci mediów nie są osobami trzecimi w rozumieniu Umowy. 5. Zamawiający i Wykonawca ustalają, że kontakty Stron, w tym w zakresie akceptacji Media Planów, odbywać się mogą za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej. Dla celów Umowy za doręczone na piśmie Strony uznają oświadczenia, a w szczególności akceptacje i zatwierdzenia przewidziane w Umowie, doręczone w formie faksu lub skanu przesłanego za pośrednictwem poczty elektronicznej z podpisem osoby upoważnionej określonej w Odwołanie/przerwanie przez Zamawiającego kampanii reklamowej/działań reklamowych może nastąpić w porozumieniu z Wykonawcą, zgodnie z warunkami określonymi w kontraktach zawartych przez Wykonawcę na podstawie zatwierdzonych Media Planów, a także stosownych, obowiązujących regulaminach mediów. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wynikające stąd koszty. Zamawiający pokryje wszystkie koszty wynikające z przerwania kampanii reklamowej z przyczyn nieleżących po stronie Wykonawcy, w szczególności kary umowne lub odszkodowania naliczane przez dysponentów mediów. 7. Za przerwanie Kampanii Reklamowej zgodnie z ust. 6 uznaje się w szczególności: a) nieterminowe przekazywanie przez Zamawiającego materiałów reklamowych do dysponentów mediów; b) naruszenie przez Zamawiającego ogólnych warunków emisji/publikacji reklam w mediach, których dotyczyła będzie dana emisja/publikacja reklam ( Warunki Ogólne ). 8. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody poniesione przez Zamawiającego będące wynikiem nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem, że w żadnym wypadku odpowiedzialność Wykonawcy nie może przekroczyć kwoty otrzymanej przez Wykonawcę od Zamawiającego w ciągu ostatnich 6 (sześciu) miesięcy tytułem wynagrodzenia (z wyłączeniem kosztów mediowych). 9. Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą w zakresie wykonania Umowy, a w szczególności do terminowego dostarczania własnych materiałów i informacji, niezbędnych do organizacji i prowadzenia działań reklamowych oraz dokonywania terminowych płatności. Zamawiający jest odpowiedzialny za przygotowanie takich materiałów i informacji zgodnie z wymaganymi przez dysponentów mediów parametrami technicznymi i dostarczenie ich do dysponentów mediów w terminach określonych przez Wykonawcę. 10. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki wywołane opóźnieniem Zamawiającego w dokonywaniu akceptacji/zatwierdzeń wynikających z Umowy. 5 Wynagrodzenie 1. Z tytułu świadczenia usług określonych Umową, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie brutto w wysokości. 2. Wynagrodzenie obejmuje wydatki (koszty) oraz prowizję w wysokości.. % od wartości czasu i przestrzeni reklamowej w mediach zakupionych dla Zamawiającego za pośrednictwem Wykonawcy. 12

13 3. Wykonawcy przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości określonej w ust. 1 także w przypadku kampanii reklamowej, zleconej do realizacji, a następnie odwołanej/przerwanej po pisemnym zatwierdzeniu przez Zamawiającego kosztorysu/media Planu. W takim przypadku podstawą do naliczenia prowizji Wykonawcy jest wartość czasu i przestrzeni reklamowej ujęta w kosztorysie/media Planie. 4. Wynagrodzenie szczegółowo jest określone w kosztorysie/media Planie. 6 Zasady płatności i rozliczeń 1. Zamawiający zobowiązuje się pokryć wszystkie koszty poniesione przez Wykonawcę zgodnie z zatwierdzonymi kosztorysami/media Planami. 2. Faktury z tytułu zakupu mediów oraz wynagrodzenia będą wystawiane przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego zgodnie z przyjętym harmonogramem obowiązującym dla danej kampanii reklamowej ujętej w Media Planie z zastrzeżeniem, że jeżeli Strony nie ustalą takiego harmonogramu wtedy stosuje się poniższe zasady: a) rozliczenie usług świadczonych przez Wykonawcę nastąpi po zakończeniu realizacji kampanii objętej danym Media Planem; b) jeżeli kampania, o której mowa w pkt. a), nie zakończy się w ramach danego miesiąca kalendarzowego, wówczas dla celów Umowy przyjmuje się, że kampania ta jest rozliczana odrębnie za każdy miesiąc kalendarzowy jej trwania; c) w każdym przypadku przyjęty sposób rozliczania kampanii musi umożliwić Wykonawcy terminowe wykonywanie zobowiązań wobec mediów z tytułu zapłaty za kampanię; d) w przypadku, o którym mowa w pkt. c), Strony mogą ustalić odmienne zasady rozliczania kampanii. 3. Wszelkie płatności wynikające z faktur będą dokonane w terminie 30 dni licząc od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego, chyba że krótszy termin płatności wynika z przyjętych przez Wykonawcę, za uprzednią zgodą Zamawiającego, zobowiązań wobec mediów. 4. Wszelkie płatności na rzecz Wykonawcy określone Umową będą powiększone o obowiązującą stawkę VAT, która w dniu podpisania Umowy wynosi 23%. 5. Zamawiający zobowiązuje się do wpłacania wymaganych przez dysponentów mediów od Wykonawcy zaliczek lub przedpłat na poczet realizacji kampanii Zamawiającego, w wysokościach i terminach wskazanych przez Wykonawcę w Media Planach. 6. Zamawiający zobowiązuje się, że w razie konieczności zapłacenia przez Wykonawcę odsetek lub kar/odszkodowań wobec dostawców z powodu nieterminowych płatności spowodowanych brakiem współdziałania Zamawiającego, co w szczególności dotyczy zaległości z płatnościami na rzecz Wykonawcy, będzie na wezwanie Wykonawcy dokonywał płatności z tytułu takich odsetek lub kar/odszkodowań. 7 Dbanie o interesy Zamawiającego 1. W ramach i na zasadach zawartych w Umowie Wykonawca oraz jej podwykonawcy zobowiązują się reprezentować stanowisko zabezpieczające interesy Zamawiającego we wszystkich kontaktach z osobami trzecimi. 13

14 2. Wykonawca nie gwarantuje, że w wyniku działań określonych Umową Zamawiający osiągnie konkretny rezultat marketingowy, ani nie udziela gwarancji ani rękojmi z tytułu wykonywanych działań innych niż wyraźnie sformułowane w Umowie. 8 Własność intelektualna 1. Zamawiający zapewnia, iż przysługują mu/będą przysługiwać wszelkie prawa do informacji i materiałów przekazanych Wykonawcy, w szczególności autorskie prawa majątkowe oraz prawa pokrewne i prawa własności przemysłowej umożliwiające wykorzystanie materiałów w mediach, jak również oświadcza, że ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne naruszenie przepisów prawa i praw osób trzecich, w tym dóbr osobistych, w związku z wykorzystaniem informacji i materiałów w wykonaniu Umowy. 2. Zamawiający oświadcza, iż w wypadku zgłoszenia wobec Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń z tytułu naruszenia przepisów prawa lub praw, o których mowa w ust. 1, zwolni Wykonawcę z odpowiedzialności przejmując realizację roszczeń i prowadzenie sporu. Jeśli okaże się to konieczne i dopuszczalne, Zamawiający przystąpi do postępowania w charakterze strony lub interwenienta. 3. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do składania w umowach z dostawcami mediów oświadczeń o charakterze gwarancyjnym o treści wymaganej przez dostawców mediów, że Zamawiającemu przysługują prawa do informacji i materiałów umożliwiających ich wykorzystanie w związku z realizacją kampanii reklamowej za pośrednictwem Wykonawcy, co obejmuje m.in. prawa na dobrach niematerialnych określane jako tzw. własność intelektualna (np. prawa autorskie, znaki towarowe, patenty, wzory użytkowe) oraz prawa osobiste osób trzecich (np. prawo do wizerunku). 4. Wykonawca jest uprawniona do wykorzystania przekazanych jej informacji i materiałów do informowania o prowadzonych przez Wykonawcę działaniach na rzecz Zamawiającego, promocji i prezentacji jej dorobku, jak również do celów informacyjnoszkoleniowych. 5. W celu uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że o ile inaczej nie uzgodniono w formie pisemnej, Wykonawca zachowuje prawa do programów komputerowych, procedur i metodologii postępowania, wyników badań i analiz rynkowych oraz wszelkich innych przedmiotów praw własności intelektualnej, także jeżeli zostały one udostępnione Zamawiającemu. 9 Poufność 1. Wykonawca zobowiązuje się do nieujawniania informacji dotyczących Zamawiającego i jego produktów przez czas trwania Umowy, jak i bezterminowo po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu, co nie dotyczy działań reklamowych podjętych na zlecenie Zamawiającego. 2. Zamawiający zobowiązuje się do nieujawniania informacji dotyczących Wykonawcy i stosowanych przez nią metod przeprowadzania kampanii reklamowych, strategii medialnej, czy strategii cenowej przez czas trwania Umowy, jak i bezterminowo po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu. 14

15 3. Każda ze Stron podejmie w stosunku do informacji dotyczących drugiej Strony takie same środki ostrożności oraz takie same środki zabezpieczające, jak te stosowane przez nią w stosunku do jej własnych informacji poufnych, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to wymagane obowiązującymi przepisami prawa.. 4. Ujawnianie informacji poufnych ograniczone będzie do tych pracowników, współpracowników, członków organów Strony, którym wiedza taka jest niezbędna dla realizacji Umowy. 5. Wykonawca jest uprawniona do wykorzystania informacji pozyskanych przez Wykonawcę w zakresie w jakim jest to uzasadnione celem realizacji Umowy, w tym w szczególności w zakresie planowania, rezerwowania i zakupu czasu i przestrzeni reklamowej w mediach na rzecz Zamawiającego. W szczególności we wskazanym powyżej zakresie Wykonawca może ujawnić informacje dysponentom mediów, u których dokonuje zakupu przestrzeni lub czasu reklamowego. 10 Zmiany Umowy 1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Strony przewidują możliwość renegocjacji warunków Umowy w przypadku zmiany sytuacji finansowej Strony. 3. Strony przewidują możliwość zmian w zatwierdzonym kosztorysie/media Planie, przesunięć między pozycjami, zmiany kosztów poszczególnych pozycji pod warunkiem, że zmiany nie zwiększą wartości prowizji i całego wynagrodzenia umownego. 11 Zawiadomienia Wszelkie zawiadomienia, żądania bądź akceptacje wymagane w ramach Umowy będą uważane za dokonane, jeśli zostaną dostarczone w formie pisemnej upoważnionemu przedstawicielowi strony osobiście albo dostarczone listownie, faksem, pocztą elektroniczną ( ), czy za pomocą innych środków porozumiewania się na odległości na następujące adresy: dla Zamawiającego: ul. Wiśniowa 38, Warszawa dla Wykonawcy: ul Reprezentacja Osobami upoważnionymi do reprezentowania stron w ramach Umowy są: ze strony Zamawiającego: ze strony Wykonawcy: 15

16 13 Zapobieganie nadużyciom i korupcji 1. W związku z zawarciem niniejszej Umowy Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z treścią dokumentu Polityka WWF International dotycząca zapobiegania nadużyciom I korupcji oraz prowadzenia dochodzeń w sprawach o nadużycia i korupcję w wersji z czerwca 2013 (zwana dalej Polityką), która znajduje się: W języku polskim: W języku angielskim: contractee_version_j un13.pdf oraz, że zrozumiał jego treść i nie wnosi żadnych zastrzeżeń. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się przestrzegać postanowień przedmiotowej Polityki oraz wszelkich zasad etyki i współżycia społecznego oraz zobowiązuje się w każdym czasie działać w sposób zgodny z obowiązującym porządkiem prawnym i nie angażować się w jakiekolwiek działania nieuczciwe lub mogące spowodować szkodę po stronie WWF, w szczególności zobowiązuje się nie podejmować jakichkolwiek działań, które wypełniać mogą znamiona jakichkolwiek przestępstw, w tym oszustwa i korupcji. Wykonawca oświadcza także, że zobowiązanie określone w zdaniu poprzednim obejmuje również wszystkich jego pracowników mających jakiekolwiek zadania związane z realizacją postanowień niniejszej Umowy. Za wszelkie działania bądź zaniechania pozostające w sprzeczności z wyżej przyjętymi na siebie zobowiązaniami Dom Produkcyjny ponosi pełną odpowiedzialność i zobowiązuje się do naprawienia wszelkich wyrządzonych w ten sposób szkód. 2. Załącznik nr 5 Zobowiązanie do przestrzegania Polityki WWF International dotyczącej zapobiegania nadużyciom i korupcji oraz prowadzenia dochodzeń w sprawach o nadużycia i korupcję jest integralną częścią niniejszej umowy. 14 Prawo umowy i rozwiązywanie sporów 1. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa cywilnego. W sprawach emisji/publikacji reklam w Mediach w ramach realizacji Umowy, o ile nie jest to inaczej uregulowane w Umowie, zastosowanie będą miały również Warunki Ogólne obowiązujące u dysponentów mediów, u których prowadzone będą działania w wykonaniu Umowy. 2. Wszelkie ewentualne spory między stronami, wynikające z niniejszej umowy, powinny być rozwiązane bez zbędnej zwłoki, drogą negocjacji między Stronami. 3. W przypadku niepowodzenia negocjacji, spory będzie rozstrzygał sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 16

17 15 Kary umowne 1. Wykonawcy przysługuje kara w wysokości % wynagrodzenia umownego wskazanego w 5 ust. 1 umowy za każde naruszenie postanowień niniejszej umowy. 2. W przypadku nie wykonania Media Planów przez Wykonawcę w terminie, Wykonawca zapłaci kare w wysokości.. zł. za każdy dzień opóźnienia. 3. W przypadku gdy szkoda przekroczy wysokość kar umownych Zamawiający jest uprawniony do żądania odszkodowania uzupełniającego. 16 Czas trwania Umowy 1. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania i została zawarta na czas określony, tj. do dnia r. 2. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. 3. Załącznikami do umowy stanowiącymi ich integralną całość są: 1) KRS Zamawiającego; 2) zapytanie ofertowe; 3) Oferta Wykonawcy z załącznikami; 5) Zobowiązanie do przestrzegania Polityki WWF International dotyczącej zapobiegania nadużyciom i korupcji oraz prowadzenia dochodzeń w sprawach o nadużycia i korupcję ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

18 Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego Zobowiązanie do przestrzegania Polityki WWF International dotyczącej zapobiegania nadużyciom i korupcji oraz prowadzenia dochodzeń w sprawach o nadużycia i korupcję. Instrukcja dla wszystkich Podwykonawców: Prosimy o zapoznanie się z treścią dokumentu poniżej i jego podpisanie we wskazanym miejscu. Oryginał dokumentu podpisany przez Pracowników należy przekazać do konsultanta HR w celu dołączenia do akt osobowych Pracownika. Oryginał niniejszego dokumentu podpisany przez Podwykonawców stanowi integralną część umowy z Podwykonawcą i powinien, zgodnie z obiegiem dokumentów w WWF Polska być zdeponowany w miejscu, gdzie przechowywane są umowy z Podwykonawcami. Zobowiązanie do przestrzegania Polityki WWF International dotyczącej zapobiegania nadużyciom i korupcji oraz prowadzenia dochodzeń w sprawach o nadużycia i korupcję* Każdy Pracownik WWF ma obowiązek zapoznania się z treścią Polityki dotyczącej nadużyć i korupcji w odstępach rocznych, oraz potwierdzenia na piśmie, że przeczytał i zrozumiał jej treść oraz zobowiązuje się do jej przestrzegania. Ponadto każdy pracownik zobowiązany jest do corocznego wypełnienia formularza Ujawnienia informacji na temat konfliktu interesów. Każdy Podwykonawca ma obowiązek będący jednocześnie warunkiem zawarcia każdego kontraktu z WWF zapoznać się z treścią Polityki WWF dotyczącej nadużyć i korupcji oraz potwierdzić własnoręcznym podpisem, że przeczytał i zrozumiał jej treść oraz zobowiązuje się do jej przestrzegania. Każdy Pracownik WWF oraz Podwykonawca (osoba fizyczna lub organizacja) ma obowiązek przestrzegania w każdej sytuacji postanowień Kodeksu Etycznego WWF International oraz powstrzymania się od działań noszących znamiona nadużycia oraz praktyk korupcyjnych. Potwierdzenie: Niniejszym potwierdzam zapoznanie się w całości z treścią Polityki WWF International dotyczącej zapobiegania nadużyciom i korupcji oraz prowadzenia dochodzeń w sprawach o nadużycia i korupcję w wersji z czerwca 2013; potwierdzam również, że rozumiem swoje obowiązki związane z przestrzeganiem Polityki oraz zobowiązuję się do jej przestrzegania w całości. Podpis.. *Treść Polityki odzwierciedla obowiązujące na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej przepisy prawa i w tym zakresie Podwykonawca zobowiązuje się do jej przestrzegania..,dnia... (czytelny podpis) 18