PARLAMENT EUROPEJSKI

Transkrypt

1 PARLAMENT EUROPEJSKI ««««««««««««Sekretarz Generalny 7 grudnia 2004 r. NOTA DO WIADOMOŚCI CZŁONKÓW PREZYDIUM Dotyczy: Potrzeby dotyczące biur i pomieszczeń służących do składowania w Brukseli Budynek 30/50, rue Wiertz - Wynajem dwóch pięter Pomieszczenia podziemne budynku służące do składowania - Nabycie NT\ doc PE /BUR

2 STRESZCZENIE Dla sprostania rosnącym potrzebom udostępnienia biur i pomieszczeń do składowania, Administracja uważa za stosowne: wynajem dwóch pięter budynku mieszczącego się przy rue Wiertz 30/50, obok zespołu budynków ASP; nabycie pomieszczenia do składowania należącego do SEL, sąsiadującego z zespołem budynków ASP; 1. Zapotrzebowanie na biura Befimmo będący właścicielem budynku przy rue Wiertz 30/50 przedstawił ofertę najmu dwóch pięter (II i III piętro) tego budynku, począwszy od 01/01/05, przy czym minimalny okres najmu wynosi 3 lata, według tradycyjnej formuły najmu 3/6/9. 2. Zapotrzebowanie na pomieszczenia do składowania Przedsiębiorstwo SEL jest właścicielem pomieszczeń podziemnych, które odpowiadają potrzebom Parlamentu w zakresie składowania i których zakup umożliwiłby sprawniejsze zarządzanie składem materiałów w Brukseli. W wyniku negocjacji z Parlamentem Europejskim, właściciel przedstawił propozycję sprzedaży, w której cena odzwierciedla wartość tej nieruchomości. Ponieważ jednakże niezbędne są prace dostosowawcze, które umożliwią skuteczne wykorzystanie nieruchomości do celów składowania, ewentualny zakup jest uzależniony od otrzymania zezwolenia na prowadzenie prac. - o - Za pośrednictwem niniejszej noty, członkowie Prezydium są więc proszeni o : zajęcie stanowiska w sprawie wynajmu dwóch pięter budynku przy rue Wiertz 30/50, na okres co najmniej trzech lat, na podstawie umowy najmu typu 3/6/9. zajęcie stanowiska w sprawie nabycia pomieszczeń podziemnych do celów składowania, na podstawie oferty sprzedaży przedstawionej przez SEL; i, w przypadku aprobaty, zobowiązanie Sekretarza Generalnego do 1. podjęcia niezbędnych kroków formalnych w celu otrzymania zezwolenia na przeprowadzenie prac dostosowawczych w pomieszczeniach służących do składowania (permis d'urbanisme); 2. zwrócenia się do Komisji Budżetowej o wydanie opinii w sprawie aspektów finansowych wspomnianych transakcji, zgodnie z art. 179 ust. 3 rozporządzenia finansowego; udzielenia pełnomocnictwa Przewodniczącemu i Sekretarzowi Generalnemu, by mogli oni dokonać wszystkich formalności związanych z podpisaniem umowy najmu dwóch pięter budynku przy rue Wiertz 30/50 oraz umowy zakupu pomieszczeń do składowania, pod wstrzymującym warunkiem uprzedniego otrzymania zezwolenia na przeprowadzenie prac w tych pomieszczeniach. I. Opis PE /BUR 2/7 NT\ doc

3 A. Zapotrzebowanie na biura W połowie 2003 r., na wniosek Sekretarza Generalnego, grupa robocza złożona z przedstawicieli grup politycznych i Sekretariatu Generalnego dokonała dogłębnej analizy skutków rozszerzenia UE z punktu widzenia zapotrzebowania na dodatkowe biura. Sprawozdanie końcowe zostało przedstawione Sekretarzowi Generalnemu dn. 13 października 2003 r. (załącznik I) W sprawozdaniu tym stwierdzono między innymi, że wynajem budynku przy rue Montoyer 63 (który w tym czasie pozostawał nieużytkowany) i budynku przy rue Montoyer 75 (obecnie zajmowany przez Komisję), odpowiadał zapotrzebowaniu zgłoszonemu wówczas przez wszystkie grupy oraz dyrekcje generalne. W ostatnich miesiącach 2003 r. okazało się, że Komisja Europejska, zajmująca budynek przy rue Montoyer 75, nie była w stanie opuścić go wcześniej niż w połowie 2004 r. Uznano termin udostępnienia budynku za zbyt późny i konieczne okazało się znalezienie zastępczego rozwiązania. Wtedy to PE rozpoczął niezwłocznie negocjacje z właścicielem i najemcą budynku Remard (graniczącym z Atrium II); Parlament Europejski wynajął ten budynek, który został mu udostępniony począwszy od lutego 2004 r. Jednakże, powierzchnia pomieszczeń biurowych w Remard wynosi m², co w porównaniu z m² budynku przy rue Montoyer, stanowi niedobór rzędu stanowisk pracy, nawet, jeśli okazało się, że dane przedstawione w połowie 2003 r. dotyczące wszystkich osób zajmujących budynek znacznie wzrosły. Z końcem listopada 2004 r., obecna sytuacja przedstawia się następująco: Wśród 4000 pomieszczeń biurowych w Brukseli nie ma już biur, które mogłyby być oddane do dyspozycji nowozatrudnionych. Sekretarz Generalny zwrócił się więc do Dyrekcji Generalnej INFI o znalezienie nieruchomości znajdujących się jak najbliżej głównych siedzib Parlamentu, które umożliwiłyby stworzenie około stu stanowisk pracy. W każdym razie, należy dokonać aktualizacji sprawozdania przedstawionego Sekretarzowi Generalnemu w dniu 13 października 2004 r., by zapewnić, iż udostępnienie budynków D4- D5 będzie wystarczy, by uwzględnić wszystkie konsekwencje działań podejmowanych w ramach operacji: "Raising the game" z jednej strony oraz zwiększenie schematu organizacyjnego na rok 2005 z drugiej, a w przeciwnym wypadku należy przeanalizować możliwości i dokonać jak najlepszego wyboru dodatkowych koniecznych budynków. Obecnie dokonuje się tej aktualizacji. B. Zapotrzebowanie na pomieszczenia do składowania Ciągle wzrasta liczba wniosków o udostępnienie pomieszczeń przeznaczonych do składowania różnego rodzaju sprzętu (informatycznego, telekomunikacyjnego, mebli i urządzeń biurowych, itp....) oraz pomieszczeń przeznaczonych na archiwa. Stwierdziliśmy, iż w różnych miejscach budynków, wykorzystywanie korytarzy, jako przestrzeni składowania uniemożliwia prawidłową pracę poszczególnych jednostek, utrudnia kontrolę składowanych materiałów oraz dokumentów, a także może być niebezpieczne dla personelu, w razie konieczności ewakuacji budynków. NT\ doc 3/7 PE /BUR

4 Przewiduje się, że w następstwie zwiększenia działalności legislacyjnej zapotrzebowanie na pomieszczenia do składowania i archiwizowania dokumentów wzrośnie w przyszłości. Istniejące pomieszczenia służące do składowania są już obecnie niewystarczające. Budynek podziemny, sąsiadujący z budynkiem ASP, a dokładniej znajdujący się pod podjazdem na płytę przy rue Wiertz, z przeznaczeniem na składowanie lub przechowywanie towarów jest obecnie dostępny. II. Propozycja najmu lub kupna A. Począwszy od września 2004 r. Administracja rozpatrywała możliwości najmu pomieszczeń o powierzchni m², która odpowiada około 100 stanowiskom pracy, w budynkach znajdujących się w pobliżu budynków zajmowanych obecnie przez Parlament Europejski. Proponowanym rozwiązaniem jest wynajem dwóch pięter budynku mieszczącego się przy rue Wiertz 30/50. Budynek ten usytułowany jest w przedłużeniu budynku ASP w kierunku wzniesienia rue Wiertz. Te dwa piętra mogą zostać udostępnione między 1 stycznia, a 1 marca 2005 r. Właściciel nieruchomości, po intensywnych dyskusjach, zgodził się na umowę najmu "3/6/9", co pozwoli PE zrezygnować z najmu po trzech latach lub w momencie oddania do użytku budynków D4/D5. W grę wchodzi powierzchnia m² proponowana w cenie 250 /m² na rok. Jeśli to rozwiązanie zostanie przyjęte, trzeba będzie podjąć jak najszybciej decyzję, które z służb Parlamentu zostaną przeniesione do tego budynku, tak by wstawić ściany działowe oraz wykonać inne prace niezbędne do użytkowania tych pomieszczeń. B. W odniesieniu do pomieszczeń służących do składowania, przedsiębiorstwo SEL przekazało Parlamentowi Europejskiemu w połowie 1999 r. propozycję warunków zakupu pomieszczeń z przeznaczeniem na składowanie i archiwizację, przylegających do budynku D3, w cenie , którą to propozycję Parlament odrzucił, uważając cenę za zbyt wygórowaną. W ramach rozmów toczonych nad projektem budynków D4-D5, właściciel przedstawił nową propozycję sprzedaży w cenie ,70, z wyłączeniem prac dostosowawczych wewnątrz pomieszczeń, których oszacowania zostały przedstawione poniżej (patrz: korespondencja SEL z dnia 19/11/ załącznik 2). W wyniku kolejnych negocjacji Administracji udało się obniżyć cenę sprzedaży do , - z wyłączeniem prac dostosowawczych wewnątrz pomieszczeń, których oszacowania zostały przedstawione poniżej - która to cena odpowiada rzeczywistej wartości tej nieruchomości (patrz: korespondencja SEL z dnia 01/04/ załącznik 3). Budynek, który PE zamierza nabyć ma niezaprzeczalnie wiele zalet, jako miejsce składowania materiałów : - bliskość innych budynków użytkowanych przez Parlament w Brukseli; - łatwy dostęp z zewnątrz przez wejście do parkingu znajdującego się w budynku A. Spinelli, od strony rue Wiertz; - udogodnienia w zakresie bezpieczeństwa (jedno wejście); - możliwość stworzenia przejść do budynków Parlamentu na poziomie parkingów; - znaczna powierzchnia około 2000 m², odpowiadająca potrzebom Instytucji; - możliwość ustanowienia połączenia linią prywatną z zespołem budynków ASP o budynkiem przy rue Wiertz 30/50, jako że budynek służący do składowania znajduje się pomiędzy dwoma wymienionymi budynkami. PE /BUR 4/7 NT\ doc

5 Biorąc pod uwagę wszystkie te informacje, Instytucja z całą pewnością skorzysta na zakupie tego budynku, gdyż ułatwi to zarządzanie składem materiałów. Należy jednak zaznaczyć, że przeprowadzenie prac dostosowawczych w tych pomieszczeniach jest niezbędne, aby możliwe było ich wykorzystanie do składowania. Natomiast przeprowadzenie tych prac wymaga specjalnego zezwolenia (permis d'urbanisme). Dlatego też, pod warunkiem otrzymania zezwolenia i w przypadku, gdy członkowie Prezydium zaaprobują dokonanie tego zakupu, w pierwszej kolejności trzeba będzie zwrócić się do Komisji Budżetowej, by wydała ona opinię w sprawie aspektów budżetowych tej transakcji. Następnie, należy przeprowadzić zwyczajowe postępowanie w celu podpisania kompromisu dotyczącego warunków sprzedaży oraz notarialnego aktu zakupu. W tym celu niezbędne jest udzielenie Sekretarzowi Generalnemu pełnomocnictwa, by mógł on podjąć wszelkie niezbędne kroki. III. Konsekwencje finansowe A. W ostatniej ofercie przedstawionej przez właściciela budynku przy rue Wiertz 30/50, przedsiębiorstwa Befimmo, której kopia została dołączona do niniejszej noty (załącznik 4), cenę najmu dwóch pięter (II i III piętro) ustalono następująco : Biura m² za 250 rocznie = Archiwa m za 86 rocznie = Parkingi wewnętrzne 59 miejsc za /miejsce rocznie = Za pokrycie kosztów rzeczywistych odpowiada najemca. B. w odniesieniu do pomieszczeń magazynowych, ostatnia oferta przedstawiona przez właściciela opiewa na kwotę , na którą składają się : - Cena budynku : ,00 - Cena gruntów (teren) : 1,00 Dodatkowo koszt analiz technicznych i prac, które zostaną przeprowadzone został oceniony przez służby zajmujące się tą sprawą na kwotę (patrz: sprawozdanie finansowe - załącznik 5), a termin ich wykonania oszacowano na 18 miesięcy. Zwróciliśmy się o opinię do naszych zewnętrznych ekspertów technicznych, stowarzyszenia CAPE, którzy uczestniczą w negocjacjach dotyczących projektu D4-D5, a ich wnioski zostały zamieszczone w załączniku 6. Według naszego eksperta, koszt prac niezbędnych do zrealizowania, by pomieszczenia te mogły być właściwie użytkowane do celów składowania szacuje się na , w porównaniu z przewidzianymi przez służby Administracji. C. Należy podkreślić, iż jeśli Parlament Europejski podejmie decyzję o wynajęciu części budynku przy rue Wiertz 30/50 oraz o zakupie proponowanych pomieszczeń magazynowych, możliwe będzie zainstalowanie połączeń informatycznych i telefonicznych poprzez prywatną linię PE i dzięki parlamentarnym służbom technicznym. Ponieważ trzy wspomniane budynki sąsiadują ze sobą, połączenie to pozwoli na uniknięcie konieczności korzystania z połączeń publicznych, co mogłoby kosztować około za okres trzech lat (co stanowi połowę proponowanej ceny zakupu podziemnego budynku z przeznaczeniem na składowanie. NT\ doc 5/7 PE /BUR

6 IV. Podsumowanie: Biorąc pod uwagę wszystkie przedstawione powyżej informacje, członkowie Prezydium są proszeni o : zajęcie stanowiska w sprawie wynajmu dwóch pięter budynku przy rue Wiertz 30/50, na okres co najmniej trzech lat, na podstawie umowy najmu typu 3/6/9. zajęcie stanowiska w sprawie nabycia pomieszczeń podziemnych do celów składowania, na podstawie oferty sprzedaży przedstawionej przez SEL; i, w przypadku aprobaty, zobowiązanie Sekretarza Generalnego do 1. podjęcia niezbędnych kroków formalnych w celu otrzymania zezwolenia na przeprowadzenie prac dostosowawczych w pomieszczeniach służących do składowania (permis d'urbanisme); 2. zwrócenia się do Komisji Budżetowej o wydanie opinii w sprawie aspektów finansowych wspomnianych transakcji, zgodnie z art. 179 ust. 3 rozporządzenia finansowego; udzielenia pełnomocnictwa Przewodniczącemu i Sekretarzowi Generalnemu, by mogli oni dokonać wszystkich formalności związanych z podpisaniem umowy najmu dwóch pięter budynku przy rue Wiertz 30/50 oraz umowy zakupu pomieszczeń do składowania, pod wstrzymującym warunkiem uprzedniego otrzymania zezwolenia na przeprowadzenie prac w tych pomieszczeniach. Julian PRIESTLEY Lista załączników : Załącznik 1 : Sprawozdanie końcowe z dnia 13 października 2003 r.: Użytkowanie budynków Załącznik 2 : Propozycja sprzedaży przedstawiona przez SEL w dniu 19 listopada 2003 r. Załącznik 3 : Nowa oferta przedstawiona przez SEL w dniu 1 kwietnia 2004 r. Załącznik 4 : Oferta przedsiębiorstwa Befimmo z dnia 22 listopada 2004 Załącznik 5 : Sprawozdanie finansowe Załącznik 6 : Opinia CAPE, zewnętrznego eksperta technicznego PE /BUR 6/7 NT\ doc