WYKORZYSTANIE MODELU KOMPETENCJI W PROCESIE REKRUTACJI I SELEKCJI PRACOWNIKÓW

Transkrypt

1 Strona1 WYKORZYSTANIE MODELU KOMPETENCJI W PROCESIE REKRUTACJI I SELEKCJI PRACOWNIKÓW Wrzesień 2011 Starostwo Powiatowe w Żninie Informacja Kontakt Raport cząstkowy przygotowany w ramach zadania pt. Wdrożenie systemu kompetencji kadr w 6 jednostkach samorządu terytorialnego Powiatu żnińskiego opartego na badaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych urzędników na podstawie zaktualizowanych opisów stanowisk, wdrażanego w ramach projektu Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego realizowanego w ramach priorytetu V Dobre rządzenie, poddziałanie Modernizacja Zarządzania w administracji samorządowej współfinansowanym ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Nowe Motywacje Sp. z o.o. ul. Ehrenberga 15; Kraków tel./fax tomasz.dabrowski@nm.com.pl

2 Strona2 STRESZCZENIE Założeniem niniejszego raportu jest usprawnienie procesu rekrutacji oraz pokazanie, w jaki sposób model kompetencji wypracowany na wcześniejszych etapach projektu może pomóc w doborze nowych pracowników. W raporcie znajdują się wskazówki mające usprawnić proces rekrutacji, pytania selekcyjne, których wykorzystanie pozwoli określić, w jakim stopniu kandydat spełnia oczekiwania Urzędu pod kątem wymaganych kompetencji oraz narzędzia, dzięki którym łatwiej będzie zbierać i porównywać informacje o kandydatach. OPRACOWANIE RAPORTU Raport został przygotowany przez zespół: Tomasz Dąbrowski Patrycja Dychus Podmiot odpowiedzialny: Nowe Motywacje Sp. z o.o. ul. Ehrenberga 15; Kraków

3 Strona3 ZAWARTOŚĆ STRESZCZENIE... 2 OPRACOWANIE RAPORTU... 2 ZASADY NABORU NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE... 4 Wskazówki do procesu rekrutacji... 4 Etap pierwszy- ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze... 4 Etap drugi analiza dokumentów zgłoszeniowych... 5 Etap trzeci- rozmowa kwalifikacyjna... 6 PYTANIA SELEKCYJNE... 8 WPROWADZENIE... 8 Przykładowe pytania selekcyjne wykorzystywane w toku selekcji... 8 Posdtawowe narzędzia w procesie selekcji/ rekrutacji Formularz wywiadu referencyjnego Formularz wywiadu rekrutacyjnego Formularz oceny aplikacji... 26

4 Strona4 ZASADY NABORU NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE Nabór na urzędnicze dokonywany jest na podstawie przepisów zawartych w Ustawie o pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 roku. Ustawa reguluje warunki i kryteria naboru kandydatów na wolne urzędnicze zapewniając przejrzystość procesu rekrutacji w Urzędach. Nabór kandydatów musi odbywać się w sposób otwarty i konkurencyjny, a informacje o jego rozpoczęciu, miejscu,, które ma być obsadzone w wyniku naboru oraz wymaganych od kandydatów kwalifikacjach muszą być zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w jednostce, w której prowadzony jest nabór. W ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko urzędnicze określone są wymagania niezbędne jak i dodatkowe oraz zadania wykonywane na, które ma zostać obsadzone. Wyniki naboru są jawne, a ich upowszechnienie odbywa się za pośrednictwem tablicy informacyjnej znajdującej się w Urzędzie oraz Biuletynu Informacji Publicznej. Ustawa nie określa szczegółowych kompetencji ani kwalifikacji, jakie powinien posiadać pracownik na konkretnym urzędniczym. Umożliwia to dobieranie kandydatów pasujących do specyfiki Urzędu, charakteru, zespołu, w którym będzie pracował etc. Urząd ma możliwość stworzenia zestawu obiektywnych kryteriów, których spełnienia będzie wymagał od kandydatów na oraz kompetencji, które powinni posiadać kandydaci. Na podstawie takiego zestawu można zbudować cały proces rekrutacji używając takich metod i narzędzi, które umożliwią łatwą ocenę poziomu spełnienia wymagań kwalifikacyjnych. WSKAZÓWKI DO PROCESU REKRUTACJI Poniższy rozdział zawiera wskazówki pomagające w skutecznym i efektywnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Przebieg procesu rekrutacji został podzielone na trzy etapy: Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze Analiza dokumentów zgłoszeniowych Rozmowa kwalifikacyjna/ wywiad rekrutacyjny ETAP PIERWSZY- OGŁOSZENIE O NABORZE NA WOLNE STANOWISKO URZĘDNICZE Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze musi jasno określać specyfikę, zadania jakie będą wykonywane na owym oraz, co najważniejsze z punktu osoby przeprowadzającej rekrutację, wymagania jakie kandydaci na dane stanowisko muszą spełnić. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku określa minimalne kwalifikacje na poszczególnych urzędniczych. Pozostałe kwalifikacje powinny zostać ustalone zgodnie ze specyfiką, na które odbywa się nabór. Urzędy mają tutaj dowolność w określaniu tych kwalifikacji, które uważają za niezbędne bądź dodatkowe na danym pracy. Istotne jest przy tym zastrzeżenie, iż każde kryterium rekrutacji powinno być kwantyfikowalne.

5 Strona5 Jako przykład przedstawiamy wymagania zawarte w ogłoszeniu z naboru na wolne stanowisko urzędnicze na stanowisko Inspektora ds. inżynierii ruchu drogowego. Wymagania niezbędne: 1. obywatelstwo polskie, 2. wykształcenie wyższe techniczne, 3. 3-letnie zawodowe, 4. prawo jazdy kat. B, 5. umiejętność obsługi komputera, znajomość obsługi edytora tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, 6. kandydat ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych, 7. kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, 8. nieposzlakowana opinia. Wymagania dodatkowe: 1. wykształcenie wyższe: kierunek budownictwo, specjalność drogi, 2. dyplom ukończenia studiów podyplomowych w zakresie inżynierii ruchu drogowego, 3. umiejętność pracy w zespole, 4. kreatywność i inicjatywa, 5. samodzielność, 6. umiejętność dobrej organizacji pracy. Na podstawie tak określonych wymagań szukamy najlepszego kandydata na wolne stanowisko pracy. ETAP DRUGI ANALIZA DOKUMENTÓW ZGŁOSZENIOWYCH Po dokładnym określeniu naszych oczekiwań względem kandydatów i zebraniu wszystkich dokumentów zgłoszeniowych od osób zainteresowanych konieczne jest wnikliwe przeanalizowanie CV, listu motywacyjnego oraz innych nadesłanych dokumentów osób zainteresowanych pracą na wolnym. Analiza CV, listu motywacyjnego oraz innych nadesłanych dokumentów jest pierwszym etapem selekcji kandydatów, dzięki któremu możemy odrzucić, już na samym początku, osoby nie spełniające wymogów formalnych. W ocenie formularza aplikacyjnego pomocy może być przykładowy arkusz, zamieszczony w załączniku do niniejszego raportu. Analizując CV kandydata w pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na szatę graficzną CV oraz czy zamieszczone w nim informacje mają logiczną strukturę. CV powinno być przejrzyste i czytelne oraz pozbawione wszelakich błędów ortograficznych czy stylistycznych.

6 Strona6 ETAP TRZECI- ROZMOWA KWALIFIKACYJNA Trzecim etapem jest rozmowa kwalifikacyjna/ wywiad referencyjny z osobami, które spełniały podstawowe kryteria naboru. Do rozmowy/ wywiadu należy się odpowiednio przygotować, gdyż jest to moment, w którym możemy się najwięcej dowiedzieć od kandydata. Podstawą do pytań zadawanych w trakcie rozmowy powinny być wymagania, jakie są konieczne na pracy, a które zostały zamieszczone w ogłoszeniu o naborze. Czas rozmowy jest ograniczony więc warto przemyśleć jakie pytania powinny paść w pierwszej kolejności. Urząd dysponuje modelem kompetencji składającym się z sześciu kompetencji wymaganych od wszystkich pracowników oraz dziewięciu kompetencji wymaganych od kadry kierowniczej. Wymagane przez Urząd kompetencje zamieszczone w modelu stanowią dobrą podstawę do selekcji kandydatów na wolne stanowisko pracy. W kolejnym rozdziale zamieszczone zostały pytania do każdej z kompetencji, które można wykorzystać podczas rozmowy kwalifikacyjnej/ wywiadu referencyjnego w celu zdiagnozowania poziomu ich spełnienia przez kandydatów. Warto również poświęcić czas na zebranie informacji na temat poprzednich miejsc pracy, zajmowanego oraz zadań realizowanych przez kandydata na tym. Takie rozpoznanie pozwoli nam zorientować się w obowiązkach, jakie spoczywały na osobie z którą będziemy rozmawiać oraz na weryfikację jak bardzo umiejętności tej osoby mogą się przydać na oferowanym przez nas. W celu weryfikacji danych dotyczących poprzednich miejsc pracy przydatny może być przykładowy formularzy wywiadu referencyjnego, znajdujący się w rozdziale o podstawowych narzędziach w procesie rekrutacji. Do rozmowy nie wystarczy przygotować samego siebie ale także miejsce, w którym ma się odbywać rozmowa. Ze względu na stres, jaki przeżywa osoba przychodząca na rozmowę kwalifikacyjną, należy stworzyć jak najbardziej komfortowe warunki na odbycie tej rozmowy. Nie jest to działanie mające przynieść korzyści tylko kandydatowi, gdyż my również zyskamy na tym, że kandydat będzie w miarę możliwości odprężony. Będzie on wtedy swobodniej odpowiadał na pytania, co da nam możliwość lepszego poznania zarówno jego osoby, jak i uzyskania bardziej rzetelnych i przemyślanych odpowiedzi. W tym celu należy wyłączyć telefony w pokoju w którym będzie przeprowadzana rozmowa oraz poinformować współpracowników o tym, iż będziesz przeprowadzał rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami oraz poprosić o nieprzeszkadzanie w tym czasie. Ciągłe zjawianie się obcych osób w pokoju oraz dzwoniący telefon nie sprzyjają w skupieniu się na rozmowie i precyzyjnym odpowiadaniu na pytania. Istotne jest stworzenie także planu rozmowy. Czas rozmowy jest ograniczony więc należy go jak najlepiej wykorzystać. Układając plan jesteśmy w stanie kontrolować przebieg rozmowy oraz jej czas. Wiedząc jakie chcemy zadać pytania i wiedząc, które z nich są dla nas najważniejsze możemy dostosować pytania do czasu, jaki pozostał nam do końca rozmowy. Rozmowę kwalifikacyjną należy rozpocząć od przedstawienia się, przedstawienia planu rozmowy, oraz czasu jej trwania. Stosownym jest również poprosić o zgodę na robienie notatek w trakcie

7 Strona7 spotkania. Sporządzanie notatek ułatwić może przykładowy formularz rozmowy rekrutacyjnej, znajdujący się w rozdziale o podstawowych narzędziach w procesie rekrutacji. Gdy rozmowa dobiegnie końca należy poinformować rozmówcę o terminie w jakim otrzyma bądź gdzie będzie mógł znaleźć informacje o wyniku rekrutacji. Bardzo ważne jest aby od razu po rozmowie podsumować swoje wrażenia i odczucia oraz uzgodnienia, jakie zostały poczynione z kandydatem, aby żadne ważne informacje nie umknęły. Podsumowanie będzie również pomocne w porównaniu kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacji a przed podjęciem końcowej decyzji.

8 Strona8 PYTANIA SELEKCYJNE WPROWADZENIE Pytania selekcyjne zamieszczone poniżej są przykładowymi pytaniami, za pomocą których można określić, jakim stopniu dana osoba posiada poszczególne kompetencje opisane w modelu kompetencji Urzędu. Zastosowanie ich podczas rozmowy kwalifikacyjnej / wywiadu referencyjnego pozwoli uzyskać informacje, który z kandydatów posiada kompetencje uznawane przez Urząd za najważniejsze. PRZYKŁADOWE PYTANIA SELEKCYJNE ZGODNIE Z MODELEM KOMPETENCJI ORIENTACJA NA KLIENTA 1. Czy lubisz pracować z ludźmi? Dlaczego? 2. W pracy lubisz działać szybko czy wolisz pracę według ustalonego wcześniej przez Ciebie schematu? Dlaczego? 3. Pracując z klientami skupiasz się na osobie klienta czy na sprawie którą chciał załatwić? Uzasadnij. 4. Czy działasz zawsze dokładnie z procedurami? Czy dopuszczasz możliwość odstąpienia od procedur, gdy wymaga tego sytuacja klienta? W jakich przypadkach? 5. Przychodzi do Ciebie klient ze skomplikowaną sprawą, a przepisy niejednoznacznie wskazują, że owa osoba nie ma zbyt dużych szans na pozytywne zakończenie swojej sprawy. Czy podejmujesz inicjatywę znalezienia innego środka/ sposobu na zwiększenie szans pozytywnego zakończenia spraw? Dlaczego? 6. Czy zdarzyło Ci się kiedyś nie dotrzymać danego klientowi słowa (np. nieprzygotowanie dokumentów na ustalony przez Ciebie termin, niesprawdzenie informacji/procedur/przepisów mimo danego słowa)? a. Jeśli tak- dlaczego? b. Jeśli nie- czy jest dla Ciebie ważne aby Twoi klienci czuli, że mogą na Tobie polegać? Dlaczego? 7. Czy zdarzyło Ci się, że w Urzędzie zjawił się trudny klient narzekający na opóźnienia w załatwianiu spraw czy brak kompetencji ze strony pracowników? a. Opisz tę sytuację? b. Jak zareagowałeś? c. Czy uważasz, że postąpiłeś właściwie? d. Czy kolejnym razem postąpiłbyś tak samo? 8. Czy potrafisz dostosować swoje zachowanie/ sposób pracy do klienta? a. W jaki sposób? b. Dlaczego zachowujesz się różnie przy różnych typach klientów? 9. Czy zostałeś kiedykolwiek pochwalony przez klienta za pomoc w załatwieniu sprawy? a. Opisz tę sytuację? b. Czy miało to jakiś wpływ na Ciebie? Twoje podejście do pracy?

9 Strona9 10. Gdy rozmawiasz z klientem starasz się zrozumieć jego sytuację czy koncentrujesz się wyłącznie na sprawie? a. Dlaczego? b. Często angażujesz się emocjonalnie w sprawy swoich klientów? c. Nie obawiasz się, że nadmierne angażowanie się w sprawy klientów wpływa na poprawność i rzetelność Twojej pracy? KOMUNIKACJA BEZPOŚREDNIA 1. Opisz, w jaki sposób przygotowujesz się do wystąpienia. Co uważasz za najważniejsze, aby Twoja wypowiedź była zrozumiała dla innych? 2. Jak często musisz drugi raz wyjaśniać coś co już wyjaśniałeś? a. Czy tłumaczenie czegoś po raz drugi stanowi dla Ciebie problem? b. Z czego wg Ciebie wynika niezrozumienie Twoich wypowiedzi przez innych? 3. Czy powtarzając coś po raz drugi/ powtarzając zmieniasz sposób swojej wypowiedzi? Jeżeli tak- w jaki sposób? 4. Jak ważna jest dla Ciebie kultura języka i co przez nią rozumiesz? 5. Czym różniłyby się Twoje wypowiedzi, gdybyś tę samą skomplikowaną myśl chciał przekazać starszej Pani w urzędzie i prawnikowi w kancelarii prawniczej? 6. Wyobraź sobie, iż jesteś zmuszony odwołać ważne spotkanie. Jak tego dokonasz? 7. Jakim jesteś mówcą? Jak oceniłbyś swoje umiejętności w skali 1-10? Czy obawiasz się wystąpień publicznych? Czy miałeś okazję występować przed większą grupą ludzi? 8. Czy uważasz, że potrafisz precyzyjnie przekazywać swoje myśli? Dlaczego? 9. Gdybyś miał wybór wolałbyś napisać maila czy odbyć rozmowę telefoniczną? Dlaczego? 10. W jaki sposób przygotowujesz się do ważnych rozmów? 11. Czy przed ważną rozmową planujesz jej przebieg? Dlaczego? Jak reagujesz gdy rozmowa traci zaplanowany przez Ciebie przebieg? Dlaczego? 12. Scharakteryzuj skuteczną/ efektywną rozmowę. 13. W gronie ilu osób rozmawia Ci się najlepiej? Dlaczego? 14. Wymień 5 cech idealnej rozmowy. 15. W jaki sposób radzisz sobie z trudnym rozmówcą? Czy wg Ciebie to najlepszy sposób? Dlaczego? 16. Czy w rozmowie z większą ilością osób potrafisz zainteresować ich swoją wypowiedzią? W jaki sposób sprawdzasz czy słuchacze są zainteresowani? 17. Co rozumiesz pod pojęciem aktywnego słuchania? 18. Czy często zdarza Ci się prosić swojego rozmówcę o powtórzenie jego wypowiedzi/ części wypowiedzi? Dlaczego? 19. Czy podczas rozmowy/ czyjejś wypowiedzi zadajesz dodatkowe pytania w celu uzyskania dokładniejszych informacji? 20. Wymień trzy cechy dobrego słuchania. 21. Czy zdarza Ci się przerywać cudzą wypowiedź w celu wypowiedzenia się w poruszanej akurat kwestii? Dlaczego? 22. Uważasz siebie za lepszego słuchacza czy mówcę? Dlaczego? 23. Czy podczas rozmowy podsumowujesz co powiedział Twój rozmówca? Podaj przykład.

10 Strona10 KOMINIKACJA PISEMNA 1. Musisz napisać dwustronicowy raport/ protokół/ pismo. Czy byłbyś w stanie napisać go poprawnie (gramatycznie, ortograficznie, interpunkcyjnie) bez pomocy edytora tekstu? Od czego zaczniesz? 2. Jak często zdarzało Ci się przygotować formalne dokumenty (raporty, podsumowania, protokoły)? Jakie to dokumenty? 3. Jakie masz w pisaniu? Jakiego rodzaju dokumenty sporządzałeś, dla jakiej grupy? Czy możesz podać jakiś przykład (czy posiadasz go przy sobie)? Co było istotne w przypadku tej grupy czytelników? Za pomocą jakich środków przygotowałeś się do tego? 4. Jakie techniki stosujesz aby Twój tekst był zrozumiały dla czytającego? 5. Czy potrafisz dobierać styl pisanego przez siebie tekstu do różnych grup odbiorców. Podaj przykład. 6. Czy po odbytej rozmowie z klientem potrafisz podsumować ją w formie pisemnej. Podaj przykład. 7. Opowiedz o etapach przygotowania ostatniego dłuższego tekstu, który wykorzystałeś w pracy. ORGANIZACJA PRACY ZORIENTOWANA NA ZADANIA 1. Jesteś przełożonym zespołu, przed którym stoi nowe wyzwanie. O czym w pierwszej kolejności będziesz informował swoich podwładnych? Od czego zaczniesz? Dlaczego? 2. Dając polecenie swoim podwładnym jak je formułujesz? Podaj przykład. Dlaczego? 3. W jaki sposób należy wydawać polecenia, aby móc rozliczyć pracownika z jego pracy/ zleconych mu zadań? Podaj przykład. 4. W jaki sposób kontrolujesz, czy pracownicy należycie/ terminowo wykonali poszczególne etapy prac/zadań? a. Dlaczego? b. Czy uważasz że to jest najskuteczniejsza metoda? 5. Jakie znasz techniki/ metody kierowania innymi? a. Jak stosujesz je w praktyce? b. Czy zawsze były one skuteczne? 6. Jakie działania podejmujesz aby cały zespół miał ten sam kierunek działania/ dążył do osiągnięcia tych samych celów? a. Dlaczego? b. Czy zawsze były skuteczne? c. Czy zdarzyło Ci się aby Twój podwładny nie wiedział jakie są cele/ kierunki działania? d. Jak postąpiłeś w takiej sytuacji? e. Udało Ci się uzmysłowić pracownikowi dlaczego macie takie cele/ zadania a nie inne? 7. Jak często i w jaki sposób przekazujesz swoim pracownikom informacje o swojej opinii na temat ich pracy? Przykład. a. Z jaką reakcją się to spotyka? b. Czy pracownicy zmieniają pod wpływem Twojej opinii sposób/ styl swojej pracy?

11 Strona11 8. Przed swoimi pracownikami stawiasz cel główny czy cele cząstkowe? a. Dlaczego? b. W jaki sposób rozliczasz swoich pracowników z powierzonych im zadań? 9. Czy jako przełożonego zaskoczył Cię kiedyś problem związany z wypełnianiem zadań przez pracownika? Co się wtedy stało? Jak wtedy postąpiłeś? 10. Czy dałeś kiedyś pracownikowi sygnał, że ma on/ona trudności z wypełnianiem swoich zadań? Jeśli tak, co zrobiłeś? Jak to się zakończyło? 11. Czy zagadnąłeś kiedyś jakiegoś pracownika na temat jego niewystarczającego działania? W jaki sposób to zrobiłeś, co dokładnie powiedziałeś? Jaki miało to skutek? ZORIENTOWANIE NA ROZWÓJ OSOBISTY 1. Czy lubisz wyzwania w pracy? (zadania których nigdy wcześniej nie wykonywałeś) a. Dlaczego? b. Jakie ostatnio wyzwanie spotkało Cię w pracy? c. Jak sobie z nim poradziłeś? d. Czy na podstawie tego doświadczenia odkryłeś swoje mocne albo słabe strony? e. Jeśli tak jakie? 2. Czy z przyjemnością/ chęcią angażujesz się w nowe zadania w pracy? Dlaczego? a. Czy do ich realizacji przygotowujesz się w szczególny sposób? b. Jeśli tak jaki? 3. Czy lubisz wdawać się w dyskusje na temat Twoich zdolności i umiejętności? Dlaczego? 4. Jak reagujesz na krytykę ze strony szefa Twojej pracy? a. Dlaczego? b. Podaj przykład takiej sytuacji? c. Jakie wnioski wyciągnąłeś? 5. Czy lubisz konstruktywną krytykę? Dlaczego? 6. Jak przyjmujesz negatywne opinie na swój temat? Dlaczego? a. Zaprzeczasz im czy traktujesz jako cenną uwagę? 7. Jesteś zadowolony ze swoich umiejętności i kwalifikacji? Dlaczego? a. Czy widzisz u siebie jakieś luki kompetencyjne? b. Jeśli tak- czy zamierzasz zniwelować te luki? 8. Czy zdarzyło Ci się poprosić przełożonego o wysłanie na szkolenie/ kurs aby podnieść swoje kwalifikacje? 9. Czy w każdym nowym wyzwaniu widzisz szansę dla pogłębienia swojej wiedzy? Dlaczego? 10. Czy uważasz że wszystkie informacje/ wiedza jakie możemy uzyskać od innych są cenne i wartościowe? Dlaczego? 11. Czy potrafisz właściwie odczytać niejasny przekaz na temat swojej osoby, mający zwrócić Ci uwagę na Twoje pewne zachowania bądź sposób działania? a. Jak reagujesz na takie uwagi? b. Czy wyciągasz z takich informacji lekcję na przyszłość? 12. Słysząc krytyczne uwagi na swój temat potrafisz szybko wyeliminować wady/ zachowania które nie podobają się innym? Podaj przykład. a. Dlaczego postanawiasz zmieniać się pod wpływem opinii innych?

12 Strona12 b. Czy prosisz o uzasadnienie opinii wypowiadanych na Twój temat? 13. Jak reagujesz gdy popełnisz gafę w towarzystwie? a. Podaj przykład? b. Dlaczego taka była twoja reakcja? c. Czy starasz się nie popełniać więcej takich błędów czy wychodzisz z założenia że mylić się jest rzeczą ludzką i nie przejmujesz się drobnymi wpadkami? d. Dlaczego? 14. Czy lubisz uzyskiwać informacje na temat tego jakim jesteś współpracownikiem/ podwładnym/ przełożonym? Dlaczego? 15. Czy chętnie uczestniczysz w kursach/ szkoleniach? Dlaczego? 16. Czy potrafisz wykorzystać zdobyta wiedzę w praktyce? Przykład. 17. Czy szkolenia/ kursy w jakich uczestniczyłeś poprawiły jakość/ efektywność Twojej pracy? Przykład. 18. Jaką formę nauki preferujesz indywidualnie czy w grupie? Na szkoleniach czy samodzielnie z książki? Dlaczego? 19. Czy uważasz, że na każdym etapie życia jesteśmy się w stanie czegoś nauczyć? Uzasadnij. 20. Czy uważasz że tylko od osób będących wyżej w hierarchii/ mających wyższe wykształcenie niż /Ty jesteś w stanie się czegoś nauczyć? Dlaczego? 21. Czy dostrzegając luki w swojej wiedzy starasz się je niwelować? Podaj przykład. 22. Czy przy dużym natłoku informacji jesteś w stanie skupić się na tych najważniejszych? Podaj przykład. WYTRWAŁOŚĆ I ODPORNOŚĆ NA STRES 1. Jak radzisz sobie ze stresem? 2. Jakie sytuacje są dla Ciebie stresogenne? 3. Opisz ostatnią sytuację w której musiałeś działać pod presją czasu. 4. Czy podczas konfrontacyjnego spotkania potrafisz bronić swoich racji, gdy inni mają odmienne zdanie od Twojego? a. Przedstaw taką sytuację. b. Jak reagujesz w takiej sytuacja? c. Czy takie sytuacje wywołują u Ciebie stres? d. Jeśli tak- czy mimo stresu potrafisz zachować spokój? 5. Czy w bardzo stresujących sytuacjach jesteś w stanie określić priorytety działania? a. Czym się wtedy kierujesz? b. Czy zdarzyło Ci się podjąć złą decyzję w takiej sytuacji? c. Jeśli tak- jakie wnioski wyciągnąłeś z tej sytuacji? 6. Czy wraz z upływem czasu na wykonanie zadania zmienia się Twoje zachowanie i styl/ sposób pracy? Jeśli tak- jak się zmienia? 7. Czy w stresujących sytuacjach potrafisz panować nad emocjami? Podaj przykład. a. Czy Twoi współpracownicy/ podwładni mogą na Tobie polegać mimo tego że działasz pod wpływem stresu? b. Dlaczego tak uważasz? 8. Czy potrafisz określić priorytety pod presją czasu?

13 Strona13 9. Czy przeciwności losu/ nieoczekiwane sytuacje powodują u Ciebie zniechęcenie do realizacji powierzonych Ci zadań? Dlaczego? a. Podaj przykład sytuacji w której na przekór wszystkiemu dążyłeś do realizacji zadania. b. Jaki był efekt? 10. Czy niechęcenie zespołu w którym pracujesz wpływa na Twoje nastawienie do wykonywanych przez Ciebie zadań? a. Czy starasz się zmotywować zespół? b. W jaki sposób? c. Podaj przykład takiej sytuacji. d. Jak zareagowali Twoi współpracownicy? 11. Czy jesteś w stanie poświęcić swój wolny czas aby osiągnąć założony cel? a. Dlaczego? b. Podaj przykład? c. Czy Twoi przełożeni/ współpracownicy dostrzegli Twój wysiłek włożony w realizację zadania? d. Jaka była ich reakcja? e. Jak się wtedy czułeś? f. Czy stanowiło to dla Ciebie motywację do dalszych działań czy nie miało to dla Ciebie znaczenia? 12. Gdy poniesiesz porażkę w swoich działaniach próbujesz dalej do póki nie osiągniesz swojego celu? Dlaczego? a. Co skłania Cię do tak konsekwentnego postępowania? b. Jak reagujesz na porażki? 13. Masz nadmiar pracy, zostajesz w pracy po godzinach a terminie nieubłaganie zbliżają się do końca. Cały czas działasz licząc że uda Ci się wszystko zrobić niezależnie od tego ile czasu będzie Cię to kosztowało czy wychodzisz z założenia, że najlepszym sposobem jest wyznaczenie zadań priorytetowych i odsunięcie troszeczkę w czasie realizację mniej istotnych działań? a. Dlaczego? b. Podaj przykład. 14. Czy obrałeś konkretne metody/ sposoby pracy? a. Opisz je? b. Uważasz je za najbardziej efektywne? c. Uzasadnij dlaczego właśnie takie metody/ sposoby pracy. d. Czy próbowałeś innych metod/ sposobów? e. Jakich? f. Czemu uważasz je za mniej efektywne?

14 Strona14 PLANOWANIE I ORGANIZACJA 1. Jak przystępujesz do realizacji nowych zadań? a. Czy realizujesz zadania schematycznie? b. Czy tworzysz listy zadań/ czynności jakie mają zostać wykonane? Dlaczego c. Jeśli tak- w jaki sposób ułatwia Ci to pracę? 2. Czy potrafisz podczas wykonywania swoich obowiązków dostrzegać szansę na minimalizację kosztów bądź skrócenie czasu trwania jakiegoś działania? a. Opisz taką sytuację? b. W jaki sposób minimalizujesz koszty/ skracasz czas trwania działania? c. Czy zawsze podjęcie przez Ciebie takich działań kończyło się zamierzonym rezultatem? d. Zdarzyło Ci się w wyniku podjęcia działań minimalizujących koszty/ skracających czas jednego zadania zaniedbać inne czynności jakie powinieneś wykonać? e. Czy minimalizując koszty/ skracając czas jednego działania potrafisz z równie dużą uwaga zajmować się pozostałymi zadaniami jakie powinieneś wykonać? Przedstaw taka sytuację. 3. Czy potrafisz tworzyć harmonogram działań? a. Jak często musisz wyznaczać dokładny czas działań poszczególnych zadań/ czynności? b. Czy udaje Ci się realnie oszacować czas realizacji danej czynności? c. W jaki sposób szacujesz czas potrzebny na wykonanie zadania? d. Czy zdarzyło Ci się wyznaczyć za krótkie/ długie terminy realizacji poszczególnych zadań? Czy podjąłeś działania korygujące? Jeśli tak- jakie? Jaki był tego skutek? Czy realizacja żadnego z zadań nie ucierpiała z tego powodu? 4. W jaki sposób radzisz sobie ze zorganizowaniem pracy przy pakiecie zadań? a. Opisz sytuację. b. Na jakiej podstawie przydzielasz swoim podwładnym zadania? Dlaczego? 5. Podaj pięć cech dobrze zorganizowanego pracownika. 6. Opisz swój normalny dzień z poprzedniej pracy. W jaki sposób zaplanowałeś i zorganizowałeś swoją pracę? Jak określiłeś priorytety i kolejność czynności? Co się sprawdziło, a co nie? Dlaczego tak się stało? Czy postąpiłbyś ponownie w ten sam sposób? PODEJMOWANIE DECYZJI 1. Twojego przełożonego nie ma w pracy i nie można się z nim skontaktować. Pięcioosobowy zespół w którym pracujesz stoi przed podjęciem ważnej decyzji, którą trzeba podjąć natychmiast. a. Jakie jest Twoje zachowanie? Przejmujesz inicjatywę i z odwaga sugerujesz jaką według Ciebie decyzję powinniście podjąć czy wolisz nie wychodzić przed szereg licząc, że ktoś inny podejmie inicjatywę i weźmie na siebie odpowiedzialność? b. Dlaczego w taki sposób postąpiłbyś? c. Czy byłeś kiedyś w podobnej sytuacji? Jeśli tak- opisz ją. d. Jakie były skutki działania waszej grupy?

15 Strona15 e. Czy kolejnym razem postąpiłbyś tak samo? Dlaczego? 2. Wolisz mieć sporo czasu na podjęcie decyzji aby w spokoju wszystko przeanalizować czy podejmujesz decyzję niemal natychmiast nie marnując czasu? Dlaczego 3. Czy zdarza Ci się mieć problem ze skutecznym rozpoczęciem pracy ze względu na szukanie najwłaściwszego sposobu wykonania zadania? Podaj przykład? a. Czy zawsze tak postępujesz? b. Czy sposób Twojego postępowania zawsze przynosi oczekiwane przez Ciebie efekty? c. Zdarzyło Ci się rozpoczynać jakieś zadanie kilkakrotnie, gdyż nie byłeś przekonany co do właściwości przyjętych przez Ciebie metod/ środków? Opisz taka sytuację. 4. Gdy podejmiesz decyzję odnośnie jakiegoś działania/ zadania jak szybko przystępujesz do jego realizacji? Dlaczego? a. Czy zdarza Ci się szybko podjąć decyzję a potem odwlekać rozpoczęcie realizacji związanych z nią zadań? 5. Podjąłeś wspólnie z grupą swoich współpracowników decyzję o kształcie działań jakie musicie podjąć w ramach zadań jakie macie wykonać w najbliższym czasie. Twoi współpracownicy odwlekają jednak ich realizację ze względu na pilne bieżące sprawy. a. Jak motywujesz/ nakłaniasz współpracowników do realizacji ustalonych przez was działań? b. Czy czujesz odpowiedzialność za realizację tego zadania nie będąc liderem grupy? c. Czy podejmujesz sam działania mające na celu realizację zadania nie czekając na innych członków zespołu? 6. Czy w ramach swojej pracy musiałeś kiedyś podjąć decyzję, co do której byłeś przekonany, że to nie Ty powinieneś ją podejmować? Podaj przykład. 7. Czy kiedyś przepuściłeś dobrą okazję z powodu zbyt długiego zwlekania z podjęciem decyzji? Podaj przykład Co Cię powstrzymało? Jakie były skutki? 8. Czy dzięki podjęciu szybkiej decyzji udało Ci się kiedyś zapobiec powstaniu jakiegoś problemu lub zagwarantować sobie sukces? Opisz dokładnie jak do tego doszło. KIEROWANIE ZORIENTOWANA NA LUDZI 1. Czy zależy Ci jako przełożonemu aby Twoi podwładni Ci ufali? a. Dlaczego? 2. Czy starasz się poznać swoich pracowników jak najlepiej czy preferujesz czysto zawodowe relacje? a. Dlaczego? 3. Potrafisz określić zalety swoich poszczególnych pracowników? a. Na jakiej podstawie wyrobiłeś sobie takie zdanie na temat swoich pracowników? b. Czy swoją opinią na temat pracowników kierujesz się w doborze zadań dla nich? Dlaczego? Podaj taką sytuację? Jaki to miało skutek? c. Czy wiesz jakie luki w kompetencjach mają Twoi pracownicy? Czy starasz się to wyeliminować? W jaki sposób? 4. Często rozmawiasz ze swoimi podwładnymi? a. Decydujesz się częściej na rozmowę aby zwrócić uwagę na niepożądane przez Ciebie zachowania czy po to aby pochwalić pracownika?

16 Strona16 b. Dlaczego? c. Podaj przykład. 5. W jaki sposób motywujesz swoich pracowników? a. Podaj przykład. 6. W jaki sposób skłaniasz swoich pracowników do współpracy? a. Jak ważny i dlaczego jest dla Ciebie dobry poziom współpracy między Twoimi pracownikami? 7. Jako przełożony decyzje podejmujesz samodzielnie czy starasz się angażować swoich podwładnych w proces podejmowania decyzji? Dlaczego? a. Podaj przykład. b. Jakie to miało skutki? c. Czy w wyniku angażowania podwładnych w proces podejmowania decyzji zdarzyło Ci się podjąć decyzję do której wcześniej nie byłeś przekonany? Podaj przykład. d. Dlaczego postanowiłeś podjąć taka decyzję? 8. Czy kiedykolwiek byłeś członkiem grupy (zespołu roboczego), której poszczególni członkowie reprezentowali przeciwstawne interesy? Co zrobiłeś, aby uzyskać jednomyślność? Jak to się zakończyło? 9. Czy byłeś kiedykolwiek w sytuacji, w której dążyłeś do tego, aby cała grupa osób zaakceptowała Twoje pomysły? Co zrobiłeś, aby to osiągnąć? Czy Ci się to udało? 10. Czy mógłbyś opisać sytuację, w której musiałeś umotywować i przekonać pracownika, aby zrobił coś, na co w ogóle nie miał ochoty? W jaki sposób go do tego przekonałeś? 11. W jaki sposób kontrolujesz to, czy pracownicy wiedzą, co mają robić? Czy możesz podać przykład? Co w takiej sytuacji robisz? Jaki jest tego efekt?

17 Strona17 POSDTAWOWE NARZĘDZIA W PROCESIE SELEKCJI/ REKRUTACJI FORMULARZ WYWIADU REFERENCYJNEGO Stanowisko Imię i nazwisko kandydata Data rozmowy Imię i nazwisko osoby przeprowadzającej wywiad Imię i nazwisko osoby, z którą przeprowadzany jest wywiad Przebieg rozmowy Dzień dobry. Nazywam się i zajmuję się rekrutacją i selekcją w.. W ramach procedury rekrutacyjnej sprawdzamy referencje kandydatów. Pana/ Pani numer telefonu otrzymałem od (nazwisko kandydata)., który stara się o pracę w naszym urzędzie. Czy ma Pan/Pani trochę czasu, aby porozmawiać o tym kandydacie? Z informacji, które posiadam był(a) Pan/ Pani zwierzchnikiem (nazwisko kandydata). Czy może Pan/ Pani opowiedzieć, jak układała się współpraca z nim (z nią)? Jak oceniłby (oceniłaby) Pan/Pani jego (jej) wiedzę fachową z zakresu..? Jak według Pana/Pani wiedzy oceniali pracę. jego współpracownicy, podwładni? Dziękuję bardzo za poświęcony czas. Do widzenia.

18 Strona18 FORMULARZ WYWIADU REKRUTACYJNEGO 1. Dane organizacyjne Jednostka organizacyjna Stanowisko, na które prowadzona jest rekrutacja Imię i nazwisko kandydata Osoba przeprowadzająca wywiad (stanowisko, imię i nazwisko) 2. Informacje wstępne NOTATKI Czas przybycia kandydata na spotkanie (punktualność) Czy kandydat łatwo nawiązuje kontakt? Co może Pan(i) powiedzieć o naszym Urzędzie? Co Pana (Panią) zainteresowało w naszej ofercie pracy? W jaki sposób dowiedział(a) się Pan(i) o rekrutacji na to stanowisko?

19 Strona19 3. Wykształcenie Pytania dotyczące wykształcenia Notatki Jaką uczelnię Pan(i) ukończył(a)? Proszę podać wydział, kierunek i specjalizację. Dlaczego wybrał(a) Pan(i) właśnie ten kierunek studiów? Jakimi przedmiotami interesował(a) się Pan(i) szczególnie na studiach? Jaki był temat Pana(i) pracy magisterskiej? Jakie kursy i szkolenia Pan(i) odbył(a)? Jaką wiedzę i umiejętności zdobył(a) Pan(i) w trakcie dokształcania? Czy zamierza Pani/Pan uzupełniać wykształcenie? W jaki sposób? Ocena posiadanego wykształcenia przez kandydata Czy kandydat posiada wykształcenie adekwatne z punktu widzenia pracy (poziom, kierunek)? Tak Nie Komentarz:

20 Strona20 4. Staż pracy, zawodowe Pytania dotyczące stażu pracy Notatki Proszę opisać krótko dotychczasową karierę zawodową, ze szczególnym uwzględnieniem tych doświadczeń, które wydają się Panu(i) ważne na, o które się Pan(i) ubiega. Jakie miejsce zajmował(a) Pan(i) w hierarchii służbowej? Jaki był Pana(i) zakres obowiązków? Co najbardziej lubił(a) Pan(i) w pracy, którą Pan(i) wykonywał(a) do tej pory? Czego nie lubił(a) Pan(i) w tej pracy? Jakie największe osiągnięcie miał Pan(i) w pracy? Jakie były powody Pana(i) odejścia z poprzedniej firmy? Czego nauczył(a) się Pan(i) w ostatnim miejscu pracy? Ocena posiadanego stażu pracy i doświadczenia zawodowego kandydata Czy kandydat posiada wymagany i adekwatny staż pracy /? Tak Nie Komentarz:

21 Strona21 5. Wiedza Wiedza merytoryczna z danej dziedziny Notatki Którymi zagadnieniami z dziedziny (finansów, prawa pracy itd.) Pan(i) się zajmował(a)? Którymi zagadnieniami Pan(i) nie zajmował(a) się? Ocena posiadanej wiedzy przez kandydata Czy kandydat posiada wiedzę merytoryczną z danej dziedziny na wymaganym poziomie? Tak Nie Komentarz:

22 Strona22 Znajomość języków obcych Notatki Jakie języki obce Pan(i) zna? Czy może Pan(i) udokumentować znajomość języków obcych poprzez świadectwa ukończenia lub certyfikaty? Czy obecnie doskonali Pan(i) znajomość jakiegoś języka obcego? Czy Pana(i) znajomość języków obcych jest praktyczna (język używany w ostatnim czasie)? Ocena znajomości języków obcych Czy kandydat posiada znajomość języka (języków) na wymaganym poziomie biegłości? Tak Nie Komentarz: Znajomość obsługi komputera Notatki Które programy komputerowe potrafi Pan(i) obsługiwać? W jakim stopniu? Czy może Pan(i) udokumentować znajomość obsługi programów komputerowych poprzez świadectwa ukończenia lub certyfikaty?

23 Strona23 6. Uprawnienia Ocena posiadanych uprawnień Notatki Jakie uprawnienia Pan(i) posiada? Do kiedy są ważne? Czy kandydat posiada uprawnienia wymagane na? Tak Nie Komentarz: 7. Ocena kompetencji (zgodnie z profilem kompetencyjnym danego Kompetencje Poziom 1 A Poziom 2 B Poziom 3 C Poziom 4 D Poziom 5 E Wymagany poziom Posiadany poziom

24 Strona24 8. Samoocena kandydata (mocne i słabe strony) Notatki Jak ocenia Pan(i) swoje przygotowanie zawodowe do objęcia? Jakie są Pana (Pani) mocne strony? Jakie są Pana (Pani) słabe strony? 9. Motywacja kandydata i plany zawodowe na przyszłość Notatki Jak, Pana (Pani) zdaniem, będzie przebiegać Pana/Pani kariera zawodowa w ciągu najbliższych 3 5 lat? Jakie cele zamierza Pan(i) osiągnąć? Dlaczego Pan(i) stara się właśnie o tę pracę? Dlaczego chce Pan(i) zmienić pracę? Czego oczekuje Pan(i) od przyszłej pracy? Co na poprzednich dawało Panu(i) satysfakcję z pracy? Czego spodziewa się Pan(i) po nowym?

25 Strona Oczekiwania finansowe i inne Notatki Jakiego wynagrodzenia spodziewa się Pan(i) w naszym Urzędzie?: Jaki ma Pan(i) okres wypowiedzenia? Kiedy dokładnie może Pan(i) rozpocząć pracę? 11. Pytania kandydata do prowadzącego wywiad rekrutacyjny Czy jest coś, o co nie zapytaliśmy, a co chciał(a)by Pan(i) nam powiedzieć?... Osoba przeprowadzająca wywiad Data przeprowadzenia wywiadu (podpis)

26 Strona26 FORMULARZ OCENY APLIKACJI Formularz do oceny aplikacji kandydatów może pomóc w dokonaniu rankingu kandydatów zakwalifikowanych do dalszych etapów rekrutacji oraz w rozstrzygnięciu wątpliwości związanych z wyborem kandydatów, co do których nie mamy pewności. Wypełniając formularz zaznaczanym rubrykom należy przyporządkować punkty od 3 do 1. Zaznaczenie pola,,brak informacji oznacza, że punkty nie są doliczane. Na końcu punkty należy zsumować, możliwe do uzyskanie jest maksymalnie 36 punktów. Zapisane i zestawione rezultaty oceny aplikacji są pomocne w przygotowaniu pytań do rozmów kwalifikacyjnych Osoba wypełniająca formularz Stanowisko, na które prowadzona jest rekrutacja Data wypełnienia Kandydat 1 Kandydat 2 Kandydat 3 Kandydat 4 Kandydat 5 1. Ogólna ocena dokumentów aplikacyjnych a) układ aplikacji wysoka wysoka wysoka wysoka wysoka przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna niska niska niska niska niska b) szczegółowość aplikacji wysoka wysoka wysoka wysoka wysoka przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna niska niska niska niska niska c) adekwatność aplikacji wysoka wysoka wysoka wysoka wysoka przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna niska niska niska niska niska

27 Strona27 Kandydat 1 Kandydat 2 Kandydat 3 Kandydat 4 Kandydat 5 d) konkretność aplikacji wysoka wysoka wysoka wysoka wysoka przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna niska niska niska niska niska 2. Informacje dotyczące wykształcenia i uprawnień a) informacje o wykształceni u wymagań na wymagań na wymagań na wymagań na wymagań na inne niż wymagane na inne niż wymagane na inne niż wymagane na inne niż wymagane na inne niż wymagane na b) informacje o uprawnieniac h wymaganych na danym oraz dodatkowe oraz dodatkowe oraz dodatkowe oraz dodatkowe oraz dodatkowe wymagań na wymagań na wymagań na wymagań na wymagań na

28 Strona28 Kandydat 1 Kandydat 2 Kandydat 3 Kandydat 4 Kandydat 5 c) informacje o odbytych szkoleniach preferowanymi na preferowanymi na preferowanymi na preferowanymi na preferowanymi na preferowany ch preferowany ch preferowany ch preferowany ch preferowany ch inne niż preferowane inne niż preferowane inne niż preferowane inne niż preferowane inne niż preferowane brak informacji brak informacji brak informacji brak informacji brak informacji 3. Doświadczenie zawodowe a) praca w branży praca w tej samej branży praca w tej samej branży praca w tej samej branży praca w tej samej branży praca w tej samej branży praca w branży zbliżonej praca w branży zbliżonej praca w branży zbliżonej praca w branży zbliżonej praca w branży zbliżonej praca w innej branży praca w innej branży praca w innej branży praca w innej branży praca w innej branży b) na na takich samych na takich samych na takich samych na takich samych na takich samych na zbliżonych na zbliżonych na zbliżonych na zbliżonych na zbliżonych na innych na innych na innych na innych na innych

29 Strona29 4. Przebieg kariery zawodowej a) spójność kariery wysoka wysoka wysoka wysoka wysoka przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna niska niska niska niska niska b) częstotliwość zmian miejsc pracy wysoka wysoka wysoka wysoka wysoka przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna przeciętna niska niska niska niska niska 5. Informacje dotyczące deklarowanej znajomości języków obcych Język obcy wymagany na biegła znajomość biegła znajomość biegła znajomość biegła znajomość biegła znajomość przeciętna znajomość przeciętna znajomość przeciętna znajomość przeciętna znajomość przeciętna znajomość słaba znajomość lub jej brak słaba znajomość lub jej brak słaba znajomość lub jej brak słaba znajomość lub jej brak słaba znajomość lub jej brak Suma punktów uzyskanych Uwagi do przygotowania do rozmów kwalifikacyjnyc h