Dokumentacja Użytkownika Systemu. Obieg Dokumentów

Transkrypt

1 Dokumentacja Użytkownika Systemu Obieg Dokumentów

2 Copyright 2016 COMARCH Wszelkie prawa zastrzeżone Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

3 Spis treści 14 OBIEG DOKUMENTÓW OBIEG DOKUMENTÓW WERSJA DESKTOPOWA KONFIGURACJA I INSTALACJA INSTALACJA PRZYGOTOWANIE BAZ DANYCH KONFIGURACJA APLIKACJI WWW I SERWISÓW NA SERWERZE IIS KONFIGURACJA APLIKACJI STACJONARNEJ INTEGRACJA Z COMARCH ERP XL KONFIGURACJA MENEDŻERA INTERNETOWYCH USŁUG INFORMATYCZNYCH (IIS) TWORZENIE BAZ DANYCH EDYCJA PLIKU WEB.CONFIG I URUCHOMIENIE SKRYPTÓW INTEGRACJA Z SYSTEMEM ERP XL USTAWIENIE POŁĄCZENIA Z SERWISEM LOGOWANIE LOGOWANIE MENU GŁÓWNE OPIS FUNKCJONALNOŚCI OD DOKUMENTY LISTA ELEMENTY OKNA OPIS FUNKCJONALNOŚCI DOKUMENTY SZCZEGÓŁY DOKUMENTU ELEMENTY OKNA KARTA OBIEGU Elementy sekcji karta obiegu Załącznik z dysku Załącznik skan dokumentu PRZEKAZANIE PRZEKAZANIE DOKUMENTU Elementy panelu przekazania Procedura do.ondocumentpropagation PRZEBIEG ETAPÓW DIAGRAM PODGLĄD ZAŁĄCZNIKA DOKUMENT ERP XL Elementy zakładki Dokument ERP XL - nagłówek Elementy zakładki Dokument ERP XL tabelka Elementy zakładki Dokument ERP XL zakładka opis analityczny Generowanie dokumentu w Comarch ERP XL z poziomu aplikacji NOD Wypełnienie formatki dokumentu w aplikacji wartościami z dowiązanego dokumentu z systemu Comarch ERP XL

4 TABELA OBRAZUJE ZACHOWANIE POSZCZEGÓLNYCH IKONEK W ZALEŻNOŚCI OD STANU DOKUMENTU LUB OPERACJI DOKONYWANYCH PRZEZ OPERATORA STRUKTURA ORGANIZACYJNA ELEMENTY OKNA OPIS FUNKCJONALNOŚCI PRACOWNICY Zastępstwa STANOWISKA Stanowisko niepowiązane ze strukturą Stanowisko powiązane ze strukturą FUNKCJONALNOŚĆ IMPORTU PRACOWNIKÓW, DZIAŁÓW I STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ SYSTEMU ERP ELEMENTY OKNA OPIS FUNKCJONALNOŚCI PRACOWNICY DZIAŁ STRUKTURA ORGANIZACYJNA OBIEGI DOKUMENTÓW LISTA TYPÓW OBIEGU DOKUMENTÓW ELEMENTY OKNA I OPIS FUNKCJONALNOŚCI TYP OBIEGU DOKUMENTÓW ELEMENTY OKNA EXPORT I IMPORT TYPU OBIEGU DO PLIKU KARTA OBIEGU Kontrolka typu Liczba całkowita Kontrolka typu Liczba rzeczywista Kontrolka typu Data i godzina Kontrolka typu Lista Kontrolka typu Załącznik Kontrolka typu Dokument elektroniczny Kontrolka typu Tekst Kontrolka typu Wartość logiczna Kontrolka typu Kontrahent Kontrolka typu Towar Kontrolka typu Dokument związany Kontrolka typu Dokument ERP XL Kontrolka typu Etykieta Kontrolka typu Dokumenty w obiegu Kontrolka typu Liczba stałoprzecinkowa Kontrolka typu Właściciel Kontrolka typu Własna akcja GRAFICZNY SCHEMAT OBIEGU USTAWIENIA AUTORYZACJA API SERWER POCZTOWY OBIEG DOKUMENTÓW WERSJA WEBOWA... 99

5 KONFIGURACJA I INSTALACJA LOGOWANIE MENU GŁÓWNE DOKUMENTY LISTA ELEMENTY OKNA OPIS FUNKCJONALNOŚCI DOKUMENTY SZCZEGÓŁY DOKUMENTU ELEMENTY OKNA OPIS FUNKCJONALNOŚCI KARTA OBIEGU PODGLĄD ZAŁĄCZNIKA PRZEKAZANIE Zastępstwa PRZEBIEG ETAPÓW DIAGRAM DOKUMENT ERP XL

6 14 Obieg dokumentów Obieg Dokumentów wersja desktopowa Każda firma, bez względu na rodzaj wykonywanej działalności oraz wielkość, ma do czynienia, na co dzień z dużą ilością pism i dokumentów. Powszechnie stosowane metody przechowywania dokumentów w postaci papierowej sprawiają, że uciążliwe jest przede wszystkim przeszukiwanie zbioru w celu dotarcia do żądanego dokumentu. Dodatkowo, w przypadku dużej ilości dokumentów, ich składowanie staje się problematyczne i wymaga przestrzeni biurowej. Szczególnie trudne zadanie stoi przed pracownikami sekretariatów oraz innych działów administracyjnych, którzy muszą dbać o sprawny przepływ dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą a jej otoczeniem. Wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom powstała aplikacja, która umożliwia elektroniczną archiwizację dokumentów oraz wskazuje ścieżkę obiegu dokumentu począwszy od dostarczenia go do firmy, poprzez wszystkie procesy zachodzące wewnątrz firmy, a skończywszy na przekazaniu do archiwizacji. Oferowana funkcjonalność zapewnia osobom uprawnionym sprawny dostęp do dokumentów. Dla wprowadzonego dokumentu istnieje możliwość określenia zadań do wykonania przez wskazane osoby, a następnie śledzenia stopnia realizacji tych zadań. Przepływ informacji znany, jako Obieg dokumentów jest częścią procesów wewnątrzfirmowych. Są to bardziej lub mniej oficjalne rozporządzenia firmy związane z przepływem dokumentów oraz informacjami im towarzyszącymi. Przykładem może być realizacja zamówienia na zakup dodatkowego sprzętu, w której zasadniczym elementem jest zamówienie, które musi zostać potwierdzone (lub odrzucone) przez kilku kolejnych decydentów, aby mogło trafić do realizacji. Droga kończy się w księgowości niekiedy z całym pakietem dokumentów. Innym przykładem może być proces zatwierdzania podwyżki, który w ogólnej postaci obowiązuje np. w jednym pionie (sektorze), ale w nieznacznie zmienionej formie jest realizowany w określonych działach. Bardziej złożoną sytuacją mogą być procesy rozpoczynające się w kilku miejscach, następnie łączące się lub rozdzielające. Zdecydowana większość tego typu procesów ma ściśle zdefiniowaną drogę, którą nazywamy etapami. Etapy obrazowo możemy porównać do szyn i rozjazdów, po których poruszają się ściśle określone wagoniki. Jest nieuzasadnione, aby wagonik typu podwyżka mógł poruszać się po szynach typu realizacja zamówienia. Dlatego definiując nowy typ procesu Obiegu dokumentów należy zdefiniować informacje i powiązać je z szynami, po których mają się poruszać. Takie podejście to również intuicyjna kolej rzeczy podczas definiowania nowego procesu. W firmach raz zdefiniowany i zatwierdzony proces zazwyczaj obowiązuje przez dłuższy okres czasu. Niemniej jednak ze względu na różne czynniki jak np. zmiany personalne, urlopy, zmiany struktury firmy, itp., co jakiś czas niezbędna jest modyfikacja definicji określonego typu Obiegu dokumentów. Administrator powinien posiadać proste i ergonomiczne narzędzie, w którym takie zmiany będzie mógł wprowadzać. Zapisując zmiany powinien być pewien, że proces będzie działał zgodne z wytycznymi, jakie otrzymał. W dużych firmach zmiany tego typu mogą być wprowadzane często. Podobnie sytuacja wygląda z definicją struktury informacji. Każdy proces jest czymś indywidualnym. W jednym przypadku wystarczy zdefiniować nazwę i jedno pole, a w innym cały pakiet pól. Dlatego ważne jest, aby pola przeznaczone na informacje nie były zaszyte na sztywno. Administrator definiując strukturę informacji powinien móc skonfigurować pola zestawiając je w dowolny sposób tak, aby użytkownik od razu widział to, na co musi zwrócić uwagę.

7 14.2 Konfiguracja i instalacja Do instalacji aplikacji Obieg Dokumentów (OD) wymagane jest posiadanie dodatku Microsoft.Net Framework Instalacja Zestawienie najważniejszych kroków instalacji serwisów (aplikacji WWW i mobile), aplikacji Comarch ERP Obieg dokumentów oraz powiązanie aplikacji z Comarch ERP XL: Uwaga: Do poprawnej pracy aktualna wersja Obiegu Dokumentów wymaga instalacji Comarch ERP XL w wersji , lub System Comarch ERP XL musi być zainstalowany na serwerze IIS, na którym działa aplikacja. Wymagane jest to do generowania dokumentów za pomocą kontrolki Dokument ERP XL oraz kompresji załączników zapisywanych do bazy ERPa o ile takie ustawianie zostało wybrane na danym typie załącznika Przygotowanie baz danych W pierwszym kroku instalacji należy przygotować bazy danych dla aplikacji Obieg dokumentów oraz Comarch ERP XL. Ten punkt to w zasadzie jeden krok: utworzenie nowej bazy. Utworzenie bazy danych dla obiegu dokumentów. Zobacz punkt: Tworzenie baz danych Przygotowanie (wskazanie) bazy danych dla Comarch ERP XL w wersji , lub Konfiguracja aplikacji WWW i serwisów na serwerze IIS Kolejnym krokiem jest skonfigurowanie aplikacji WWW i serwisów. Aplikacja WWW i serwisy stanowią całość (jest to jedna aplikacja). Serwisy to mechanizm (adres URL), dzięki któremu aplikacja stacjonarna łączy się bazami danych. Najważniejsze kroki to: konfiguracja aplikacji na serwerze IIS, instalacja obiektów SQL i ustawienie połączenia z bazami danych w pliku web.config. Konfiguracja serwisów i aplikacji WWW. Informacje na ten temat zostały opisane w punkcie: Konfiguracja Menedżera Internetowych Usług Informatycznych (IIS). Ustawienie połączenia do baz danych oraz instalacja obiektów SQL. Zobacz punkt: Edycja pliku Web.config i uruchomienie skryptów. Uruchomienie aplikacji WWW, zobacz punkt. Nowy Obieg Dokumentów wersja webowa. Obieg Dokumentów 7 Wersja

8 Rys. 1 Okno do logowania w NOD. Poprawność instalacji można zweryfikować logując się do aplikacji poprzez użytkownika administrator (bez hasła) Konfiguracja aplikacji stacjonarnej W tej części instalacji znajdują się dwa kroki: Skopiowanie zawartości katalogu ObiegDokumentow do głównego katalogu Comarch ERP XL oraz ustawienie połączenia do serwisów WWW w pliku ObiegDokumentow.exe.config. Skopiowanie plików obiegu dokumentów do głównego katalogu Comarch ERP XL. Czynności dotyczące tego punktu zostały opisane w rozdziale: Integracja z systemem ERP XL a. Ustawienie połączenia aplikacji z serwisem WWW zostało opisane w punkcie: Ustawienie połączenia z serwisem WWW b. Uruchomienie aplikacji ObiegDokumentow.exe (login: administrator, bez hasła). Po uruchomieniu aplikacji należy wprowadzi nazwę serwera klucza. Nowy obieg dokumentów pracuje na licencji starego obiegu dokumentów Integracja z Comarch ERP XL Obieg dokumentów został zintegrowany z Comarch ERP XL. Między innymi możliwe jest uruchomienie nowego obiegu dokumentów poprzez kliknięcie na przycisk Obieg dokumentów (ze startowej formatki Comarch ERP XL). Integracja z Comarch ERP XL umożliwia wiązanie dokumentów Xl a z dokumentami obiegu dokumentów wykorzystując do tego formatkę Historia związanych. Obieg Dokumentów 8 Wersja

9 Rys. 2 Wiązanie dokumentu ERP XL z dokumentami NOD. Aby zintegrować Obieg dokumentów z Comarch ERP XL należy wykonać dwa kroki: Włączyć obsługę nowego Obiegu Dokumentów w Comarch ERP XL oraz zarejestrować bibliotekę com uruchamiając plik RejestrOD.bat. Włączenie obsługi nowego obiegu dokumentów i uruchomienie RejestrOD.bat opisano w punkcie: Integracja z systemem ERP XL Konfiguracja Menedżera Internetowych Usług Informatycznych (IIS) Przed rozpoczęciem konfiguracji Menedżera Internetowych Usług Informatycznych należy zawartość folderu OD skopiować do katalogu C:\inetpub\wwwroot\OD. Uwaga: Lokalnemu użytkownikowi IUSR należy nadać uprawnienie do katalogu OD! Zawartość katalogu należy skopiować do katalogu głównego, w którym znajdują się pliki programu ERP XL. Obieg Dokumentów 9 Wersja

10 Po uruchomieniu Menedżera Internetowych Usług Informatycznych należy wyświetlić zawartość katalogu głównego i przejść do opcji Ograniczenia ISAPI i CGI. Rys. 3 Okno Menadżer internetowych usług informatycznych (IIS) Dla wpisów z Framework ASP.NetV należy wybrać z menu kontekstowego opcję Zezwalaj. Rys. 4 Okno Ograniczenia ISAPI i CGI W kolejnym kroku należy dodać/wybrać pulę aplikacji, na której będzie uruchamiana aplikacja Obieg Dokumentów. Nową pulę aplikacji dodajemy klikając prawym przyciskiem myszy na kategorię Pule aplikacji. Obieg Dokumentów 10 Wersja

11 Rys. 5 Wybór puli dla aplikacji Pojawi się okno dodawania puli aplikacji. Należy wpisać w nim nazwę ObiegDokumentów i wybrać wersję Net Framework v4.0 lub wyższą, a następnie ustawić Zarządzany tryb potokowy na Zintegrowany i zaznaczyć opcję Uruchom pulę aplikacji natychmiast. Rys. 6 Okno Dodawanie puli aplikacji Na wybranej puli należy zmienić ustawienia zaawansowane. Obieg Dokumentów 11 Wersja

12 Rys. 7 Ustawienia zaawansowane. Pojawi się okno, w którym należy ustawić opcję Włącz aplikacje 32-bitowe (w przypadku systemów 64 bitowych), Tożsamość LocalSystem, a następnie sprawdzić, czy reszta parametrów została ustawiona tak, jak na rysunku nr 8. Obieg Dokumentów 12 Wersja

13 Rys. 8 Ustawienia zaawansowane - wzór. Następnie należy dodać aplikację do puli aplikacji, która została stworzona. Katalog OD konwertujemy na aplikację. Obieg Dokumentów 13 Wersja

14 Rys. 9 Konwertowanie katalogu na aplikację. System otwiera okno, w którym należy wpisać nazwę aplikacji, np. OD, i przypisać stworzoną wcześniej pulę aplikacji ObiegDokumentów, a także wskazać ścieżkę do katalogu (wirtualnego), do którego na początku pracy skopiowano zawartość katalogu OD, czyli C:\inetpub\wwwroot\OD Tworzenie baz danych Rys. 10 Okno dodawanie aplikacji Poniżej została przedstawiona sytuacja dla odrębnej bazy danych dla aplikacji Obieg Dokumentów. Na wstępie należy zaznaczyć, że instalacja procedur Obieg Dokumentów może zostać przeprowadzona na istniejącej bazie programu Comarch ERP XL. W sytuacji, gdy konfigurujemy aplikację na istniejącej bazie programu Comarch ERP XL, w miejscach, w których należy wpisywać dane do bazy Obiegu Dokumentów trzeba wpisać dane do bazy programu Comarch ERP XL. Aby stworzyć nową bazę danych, która będzie używana w aplikacji Obieg Dokumentów, należy uruchomić program Microsoft SQL Server Management Studio i za pomocą opcji New Database wykreować nową bazę. Pojawi się okno, w którym należy podać nazwę bazy danych. Obieg Dokumentów 14 Wersja

15 Rys. 11 Tworzenie bazy w Microsoft SQL Serwer Management Studio Dane w tabeli do.df_conf ( ERPLogin, ERPPassword, ERPDatabase, ERPLicencekeyServer) uzupełniają się po wprowadzeniu wartości w interfejscie aplikacji na zakładce Ustawienia, podzakładka Autoryzacja API. Rys. 12 Tabela od.df_conf Edycja pliku Web.config i uruchomienie skryptów. Należy wprowadzić nazwy baz danych w pliku konfiguracyjnym Web.config dostępnym w katalogu C:\inetpub\wwwroot\OD. Uwaga: Plik Web.config można edytować za pomocą Notatnika. W powyższym pliku należy podać: Obieg Dokumentów 15 Wersja

16 w sekcji ConnctionStrings - Klucz "strconnecterp" serwera, na którym została stworzona baza danych do programu Comarch ERP XL oraz nazwę tej bazy, w sekcji ConnctionStrings - Klucz "strconnecterp" serwera, na którym została stworzona baza danych do aplikacji Obieg Dokumentów oraz nazwę tej bazy. w sekcji appsettings - Nazwę serwera klucza HASP. <add key="licencekeyserver" value="nazwa serwera klucza" /> Rys. 13 Okno Web.config z danymi do wypełnienia. Do automatycznego wykonania skryptów na bazie danych służy plik Install.bat. Plik można wykonać z linii poleceń wpisując: Install.bat<nazwa_serwera> <nazwa_bazy>. Można również wykonać skrypty nie korzystając z wiersza poleceń. Aby to zrobić należy wejść do katalogu Sql, odszukać plik Install.bat, wyedytować go i wprowadzić dane wg poniższego przykładu: nazwę serwera, na którym jest stworzona baza danych do Obiegu Dokumentów, nazwę bazy danych do Obiegu Dokumentów. Po zapisaniu danych należy uruchomić skrypt. Obieg Dokumentów 16 Wersja

17 Rys. 14 Okno Install.bat Analogiczny scenariusz należy wykonać w pliku z katalogu SqlXL. Również w tym przypadku jest możliwość użycia wiersza poleceń (metoda została opisana powyżej). W folderze znajdujemy plik Installxl.bat, edytujemy go i wprowadzamy dane wg poniższego przykładu: nazwę serwera, na którym utworzona jest baza danych do programu Comarch ERP XL, nazwę bazy danych do programu Comarch ERP XL. Po zapisaniu danych należy uruchomić skrypt. Rys. 15 Okno InstallXL.bat Obieg Dokumentów 17 Wersja

18 Integracja z systemem ERP XL Pliki Obiegu Dokumentów należy skopiować do głównego katalogu aplikacji Comarch ERP XL. Następnie należy zarejestrować bibliotekę COM poprzez uruchomienie (z prawami administratora) pliku RejestrOD.bat. Po stornie Comarch ERP XL został zdefiniowany nowy typ dokumentu (Nowy Obieg dokumentów) o gid typie równym: Rejestracja powiązań dokumentów Obiegu Dokumentów z Comarch ERP XL odbywa się w tabelach cdn.obiegnrdok oraz cdn.dokzwiazane. Wprowadzono możliwość wyboru trybu pracy: ze starym i nowym Obiegiem dokumentów. W zależności od wybranej wersji w tabeli cdn.config należy ustawić: --Stary OD update cdn.konfig set kon_wartosc=0 where kon_numer= Nowy OD update cdn.konfig set kon_wartosc=1 where kon_numer=7200 z system Comarch ERP XL lub samodzielnie aplikacji NOD. W zależności od ustawień w pliku Web.config: <add key="workwitherpxl" value="true/false" /> Wyłączenie współpracy z Comarch ERP XL powoduje: brak możliwości importu danych z systemu do aplikacji; brak możliwości dodania importu operatorów Xl owych; brak kontrolek (Dokument elektroniczny, kontrahent, towar, dokument związany, Dokument ERP XL); brak zakładki Autoryzacja API na zakładce Ustawienia; ukrycie pól Dokument i Pole na właściwościach kontrolek. z wykorzystaniem funkcjonalności opisu analitycznego lub bez. W zależności od ustawień w pliku Web.config: <add key="enableanaliticdescription" value="true/false" /> od wersji wprowadzono możliwość współpracy aplikacji z wybraną wersją API. W zależności od ustawień w pliku Web.config: <add key="cdnapiversion" value="20161" /> od wersji wprowadzono możliwość wskazania, do której bazy będą zapisywane załączniki dodawane w aplikacji. W zależności od ustawień Web.config: <add key="usenoddatabaseforattachments" value="false" /> Wartość False (zapis załączników do bazy systemu Comarch ERP XL), wartość True (zapis załączników do bazy aplikacji) W trybie pracy z nowym OD zostaje wyłączona funkcjonalność: Skrzynka nadawcza oraz Moje dokumenty w obiegu. Uwaga: Jeżeli w bazie SQL nie ma pola kon_numer=7200 należy go dodać wykonując poniższy insert: IF NOT EXISTS(select * from cdn.konfig where kon_numer=7200) INSERT INTO [CDN].Konfig (Kon_Numer, Kon_Lp, Kon_System, Kon_Status, Kon_Wartosc, Kon_Komentarz, Kon_Archiwalny) VALUES (7200,0,0,0,1,'Wersja Obiegu Dokumentów, 0 - stary Obieg, 1 - nowy Obieg', Ustawienie połączenia z serwisem WWW Kolejnym krokiem instalacji jest zmiana ustawień w pliku ObiegDokumentów.exe.config. Domyślnie ustawione jest value= <URL>. Wartość tą należy zmienić na adres URL wcześniej skonfigurowanej aplikacji, np. w zależności od konfiguracji serwisów. Obieg Dokumentów 18 Wersja

19 Rys. 16 Okno ObiegDokumentow.exe.config Obieg Dokumentów 19 Wersja

20 14.3 Logowanie Logowanie Aplikację uruchamia się plikiem ObiegDokumentow.exe. ikona uruchamiająca aplikacje NOD. Aby zalogować się do aplikacji, jako operator należy wypełnić pola: Login: używany do logowania się do programu Comarch ERP XL. Hasło: używane do logowania się do programu Comarch ERP XL. Uwaga: Hasło do logowania to hasło operatora logującego się do systemu, nie jest to hasło ustawiane na karcie pracownika wykorzystywane np. w Pulpicie Kontrahenta. Aplikacja Obieg Dokumentów ma domyślnie wprowadzonego użytkownika Administrator, który ma dostęp do konfiguracji aplikacji. Aby zalogować się po raz pierwszy do aplikacji Obieg Dokumentów w polu Login należy wpisać Administrator, natomiast pole Hasło należy zostawić puste. Po zalogowaniu się do aplikacji istnieje możliwość zmiany hasła dla Administratora. Aby zalogować się do aplikacji w pierwszej kolejności należy ustawić nazwę serwera klucza na stronie Ustawienia. Funkcjonalność Logowanie zawiera również opcję zapamiętywania hasła. Rys. 17 Okno logowania do systemu. Uwaga: Aby zalogować się do aplikacji w pierwszej kolejności należy ustawić nazwę serwera klucza, na stronie Ustawienia. Został wprowadzony komunikat informujący użytkownika podczas logowania, że aplikacja w wersji webowej została nieoprawnie skonfigurowana. Obieg Dokumentów 20 Wersja

21 14.4 Menu główne Menu główne modułu Obieg Dokumentów składa się z poniższych elementów: [Dokumenty] - na tej formatce znajduje się lista wszystkich dokumentów wystawionych w Obiegu Dokumentów. Prezentowana lista dokumentów zbudowana jest z kolumn podstawowych (Numer, Nazwa Obiegu, Nazwa etapu, Status i Etap) oraz dynamicznych, skonfigurowanych na formatce definicji typu obiegu (własnych, zdefiniowanych przez Operatora). Uwaga: Aby pojawiły się dodatkowe kolumny zdefiniowane przez Operatora należy podczas tworzenia schematu obiegu dokumentów zaznaczyć na definicji kontrolki opcję "Pokazuj na liście. [Struktura] na tej zakładce zdefiniowana jest struktura firmy (Dział, Pracownicy, Stanowiska1). Możliwa jest konfiguracja własna lub import ze struktury systemu ERP. Ikonka nie jest widoczna przez Operatorów z innymi uprawnieniami niż Administrator. Strona składa się z trzech części: Firma drzewo struktury organizacyjnej firmy Dział/Pracownicy/Stanowiska miejsce podglądu/dodania nowego elementu poszczególnych struktur. Okno właściwości (edycji) i wprowadzania danych z sekcji Dział/Pracownicy/Stanowiska. Miejsce zdefiniowania np. hasła, roli. [Obiegi dokumentów] lista schematów obiegów dokumentów tworzonych przez Administratora. Ikonka nie jest widoczna dla użytkowników z innymi uprawnieniami niż Administrator. [Ustawienia] zakładka dostępna dla Administratorów systemu. Miejsce wskazania bazy danych, ustawień serwera poczty oraz treści maila kierowanego do operatorów otrzymujących pisemne powiadomienie o przypisanym dokumencie w obiegu. Ikonka nie jest widoczna dla użytkowników z innymi uprawnieniami niż Administrator. Na stronie dostępne są trzy zakładki: Autoryzacja API miejsce wskazania bazy danych zdefiniowanej w menadżerze baz Comarch ERP XL, serwera klucza, domyślnego loginu i hasła administratora systemu. Serwer Poczty - sekcja zawiera formularz do wprowadzenia szczegółowych danych konfiguracyjnych serwera poczty. formatka z treścią wzorca maila (treść i temat) wysyłanego do operatorów, którzy zostali wskazani, jako uprawnieni w danym etapie. Wyloguj się - ikona umożliwiająca wylogowanie z systemu. 1 Funkcjonalność Stanowisk zostanie oprogramowana w następnej wersji aplikacji. Obieg Dokumentów 21 Wersja

22 Rys. 18 Widok menu bocznego 14.5 Opis funkcjonalności OD Dokumenty lista Elementy okna [Dodaj] funkcjonalność dodania nowego dokumentu. Przycisk jest nieaktywny w sytuacji, gdy w kontrolce prezentowany jest schemat: Wszystkie. Po wybraniu konkretnego schematu można dodać nowy dokument. [Usuń] umożliwia usunięcie dokumentu z listy. Zalogowany operator może usunąć tylko aktywne dokumenty przypisane do niego. Prezentacja ikony uzależniona od parametru zaznaczonego na właściwościach operatora. Ikona pojawia się, jeżeli na właściwościach operatora jest w polu usuwanie dokumentów wybrana jest wartość Tak. [Schematy obiegów] rozwijalna lista ze zdefiniowanymi schematami obiegów dokumentów. Schematy definiowane są przez operatorów z uprawnieniami Administratora w sekcji Obiegi dokumentów. Po wybraniu schematu w oknie Dokumenty zostanie wyświetlona lista dokumentów wskazanego typu obiegu. [Szukaj] kontrolka umożliwiająca szukanie dokumentu po wartościach z dowolnej kolumny (za wyjątkiem nazwy obiegu). [Filtry] funkcjonalność do filtrowania dokumentów na liście dokumentów. Przycisk otwiera zakładkę z poniższymi funkcjonalnościami: - kontrolki do wprowadzania zakresu dat, po których filtrowana jest lista dokumentów. Funkcjonalność dostępna dla wszystkich użytkowników. Wprowadzony zakres dat zawęża listę Obieg Dokumentów 22 Wersja

23 prezentowanych dokumentów. Funkcjonalność filtrowania listy po dacie jest kompatybilne z innymi filtrami na tej zakładce. Wprowadzono możliwość usuwania wybranych dat. Po usunięciu daty lista dokumentów jest układana na nowo. [Zakończone] zaznaczenie tego checkbox a spowoduje wyświetlenie dokumentów o statusie Zakończone. [Nieaktywne] zaznaczenie tego checkbox a spowoduje wyświetlenie na liście dokumentów o statusie Nieaktywne. - funkcjonalność exportu danych do arkusza kalkulacyjnego z aktualnie prezentowanej listy dokumentów. Funkcjonalność dostępna dla wszystkich użytkowników. Wymogiem poprawnie działającej funkcjonalności exportu danych jest konieczność posiadania programu z arkuszem kalkulacyjnym. Istnieje możliwość exportu listy do pliku i zapisu ich na dysku, niemożliwa jest natomiast ich edycja i podgląd bez arkusza kalkulacyjnego. Aplikacja nie daje możliwości nazwania pliku wg. uznania operatora. Uwaga: Operator przypisany do etapu nie widzi dokumentu, gdy na przynajmniej jednym z etapów danego dokumentu nie dokonał przekazania dokumentu nie wystarczy by operator był przypisanym do etapu. W następnych wersjach aplikacji taką możliwość będzie dawała funkcjonalność Obserwatora. Rys. 19 Lista dokumentów w OD. Obieg Dokumentów 23 Wersja

24 Opis funkcjonalności Okno zawiera listę dokumentów zdefiniowanych w ramach wszystkich typów obiegów. Dokumenty na liście ustawione są od najnowszego do najstarszego. W pierwszej kolejności prezentowane są następujące dokumenty: Dokumenty aktywne to dokumenty znajdujące się w etapie, do którego uprawnienia ma zalogowany operator, Dokumenty nieaktywne (przekazane) dokumenty przekazane do etapów gdzie przypisany jest inny operator niż zalogowany. Dokumenty zakończone - prezentowane na liście po zaznaczeniu checkbox a Pokaż zakończone. Prezentowane są tylko te dokumenty, z którymi powiązany był zalogowany operator. Prezentowana lista dokumentów zbudowana jest z kolumn podstawowych (Numer, Nazwa Obiegu, Nazwa etapu, Status i Etap) oraz własnych zdefiniowanych przez Operatora. Istnieje możliwość sortowania dokumentów na liście z użyciem wszystkich kolumn. Sortowanie i układnie dokumentów odbywa się za pomocą poniższych założeń: 1. Podczas uruchamiana pierwszy raz listy dokumentów dokumenty ustawiają się w kolejności: Aktywne (przypisane do mnie) Nieaktywna (nieprzypisane do mnie) Zakończone Archiwalne 2. Po kliknięciu na listę dokumentów aplikacja sortuje po kolumnie: Aplikacja układa kolumny po wartościach z kolumny np. po dacie, bez uwzględnienia grupowania (aktywne/nieaktywne, zakończone). 3. Po kliknięciu od razu po inicjowaniu na zakładkę filtry i ustawieniu zakres dat. Aplikacja układa dokumenty w zakresie dat z uwzględnieniem grupowania (aktywne, nieaktywne, zakończone, archiwalne) 4. Powrót na listę dokumentów ze szczegółów dokumentu Aplikacja wraca na listę dokumentów z uwzględnieniem ostatnio zadanych warunków (przed wejściem w szczegóły) 5. Powrót na listę dokumentów z innej części aplikacji Aplikacja ustawia dokument ustawiając je w kolejności: 1. Aktywne (przypisane do mnie), 2. Nieaktywna (nieprzypisane do mnie), 3. Zakończone, 4. Archiwalne 6. Czyszczenie dat: Aplikacja układa listy dokumentów na nowo wg. ustawień, z których trafił na zakładkę listy dat. Numeracja dokumentów odbywa się w obrębie jednego wybranego obiegu. Każdy typ ma unikalną numerację. Na liście dokumentów przycisk Dodaj jest wyszarzany, gdy w polu wybrana jest wartość: Wszystkie. Aby dodać nowy dokument należy wskazać zdefiniowany typ obiegu. Przycisk Usuń jest nieaktywny w sytuacji, gdy operator nie może usunąć dokumentu (dokumenty nieaktywne i ze statusem Zakończone). Przycisk pozostaje nieaktywny dla zalogowanego operatora w sytuacji, gdy na liście dokumentów prezentowane są tylko dokumenty, do których ten operator nie ma praw. System umożliwia podgląd dokumentu w obiegu zakończonym. Od wersji wprowadzono możliwość przekazywania dokumentów do następnego etapu z poziomu listy dokumentów. Na liście dokumentów prezentowana jest na niebiesko nazwa etapu domyślnego, do którego zostanie przekazany dokument. Wybór i określnie, który etap ma być etapem domyślnym, odbywa się podczas tworzenie typu obiegu. Na właściwościach etapu poprzedzającego (w tym wypadku Dział Sprzedaży i Zakupów) wskazuje się etap domyślny. Obieg Dokumentów 24 Wersja

25 Rys. 20 Lista dokumentów w OD przekazywanie dokumentu z listy. Funkcjonalność dział w przypadku przekazywania dokumentu w oparciu o schemat obiegu jak i bez zdefiniowanego schematu Dokumenty szczegóły dokumentu Elementy okna - numer dokumentu obiegu dokumentów. Numer składa się z 4 części: FZE prefix, 1- kolejny numer, 2- miesiąc, w którym wystawiono dokument, 2016 rok. [Nawiguj wstecz (Powrót)] powrót na listę dokumentów. [Zapisz] funkcjonalność zapisu zmian lub zatwierdzenia nowododanej pozycji: przy tworzeniu nowego dokumentu zapisuje wartości kontrolek w sekcji karta obiegu i dokument jest przekazywany do etapu Początkowy. Funkcjonalność Zapis przy modyfikacji danych na utworzonym dokumencie zapisuje tylko zmiany w wartościach kontrolek z sekcji karta obiegu. [Usuń] umożliwia usunięcie wskazanego dokumentu. [Diagram] ikona prezentująca zdefiniowany schemat procesu. [Dodaj] opcja dodania nowego załącznika. [Przejdź do następnego etapu] ikona przenosi dokument do wskazanego etapu. Opis funkcjonalności Formatka podzielona jest na trzy panele. W pierwszym (Karta obiegu) prezentowane są kontrolki wynikające z budowy schematu, które wypełnia się podczas tworzenia dokumentu. Drugi panel (Przebieg) dotyczy graficznego schematu przebiegu etapów, a trzeci (Przeniesienie) zasad przekazywania dokumentu. Istnieje także możliwość podglądu diagramu (Diagram) i podglądu załącznika (Podgląd załącznika). Obieg Dokumentów 25 Wersja

26 Nie można usunąć dokumentu na innym etapie niż przypisany do zalogowanego operatora i dokumentu z zakończonym obiegiem. Dokument może usunąć tylko operator z odpowiednimi uprawnieniami. Dokument po usunięciu znika z interfejsu, pozostaje jednak w bazie, jako archiwalny. Istnieje możliwość przywrócenia takiego dokumentu. Nie ma możliwości cofnięcia dokumentu po zatwierdzeniu etapu. Administrator musi obsłużyć w schemacie wszystkie możliwe scenariusze pracy użytkowników. Podczas usuwania dokumentu pojawia się komunikat informujący operatora o tym, że jest usuwany dokument Karta obiegu Rys. 21 Szczegóły dokumentu - przykład nowego dokumentu. Okno składa się z kontrolek zdefiniowanych na schemacie obiegu dokumentów. Poniższy dokument prezentuje większość możliwych typów kontrolek z OD. Obieg Dokumentów 26 Wersja

27 Rys. 22 Okno szczegółu dokumentu po pierwszym etapie Elementy sekcji karta obiegu - kontrolka typu liczba (rzeczywista/całkowita) z wypełnionymi znakami liczbowymi. System umożliwia wprowadzenie danych ręcznie, a następnie modyfikację za pomocą spinów. liczbowymi i tekstem. - kontrolka typu tekst z wypełnionymi znakami - kontrolka typu data i godzina. Możliwość zmiany daty za pomocą spinów lub rozwijalnej formatki z kalendarzem. Obieg Dokumentów 27 Wersja

28 Rys. 23 Formatka kalendarza z możliwością modyfikacji daty i godziny. - kontrolka typu Dokument elektroniczny z danymi zaczytanymi z programu Comarch ERP XL. Istnieje możliwość modyfikacji. Od wersji zostały dodane nowe dokumenty do listy dokumentów na właściwościach kontrolki: (A)FZ, (A)FS, NM, UNM. - kontrolka typu załącznik ze skanera. Prezentowana jest nazwa załącznika, jego rozmiar oraz ikonka umożliwiająca usunięcie załącznika. - kontrolka typu załącznik z plikiem pobranym z dysku. Prezentowana jest nazwa załącznika, jego rozmiar oraz ikonka umożliwiająca usunięcie załącznika. Za pomocą dyskietki operator może zapisać załącznik we wskazanym przez operatora miejscu na dysku.. Baza, do której zapisywane są załączniki (baza XL owa czy baza aplikacji) weryfikowana jest na podstawie ustawień w web.configu. wartości: Tak/Nie. - kontrolka typu wartość logiczna. Prezentuje definiowane na jej właściwościach. - kontrolka typu lista. Wartości kontrolki - kontrolka typu Dokument związany. Prezentuje wszystkie dokumenty z systemu Comarch ERP XL, do których dowiązany jest aktualny dokument z aplikacji NOD. - kontrolka typu Dokument ERP XL. Prezentuje numer dokumentu w systemie Comarch ERP XL, który został wygenerowany z poziomu aplikacji NOD wraz z opisem analitycznym. Obieg Dokumentów 28 Wersja

29 Załącznik z dysku Za pomocą ikonki Otwiera się okienko: Dodaj można dodać do dokumentu pliki o dowolnym formacie. Następnie otworzy się okno Otwórz plik. Plik zostanie załączony do dokumentu a jego podgląd możliwy będzie w oknie Podgląd załącznika Załącznik skan dokumentu Za pomocą ikonki Dodaj można dodać do dokumentu skan dokumentu bezpośrednio ze skanera. Warunkiem koniecznym jest podłączenie zsynchronizowanego urządzenia skanującego. Otwiera się okienko: Następnie pokazuje się okno wyboru skanera (kamery lub innego urządzenia): Rys. 24 Okno wyboru skanera Należy wskazać urządzenie, wprowadzić właściwości skanu i zatwierdzić. Dokument w formie skanu zostanie załączony do dokumentu a jego podgląd możliwy będzie w oknie Podgląd załącznika Przekazanie przekazanie dokumentu Panel ten dotyczy przekazywania dokumentów pomiędzy etapami. Prezentacja sposobu przekazania dokumentu uzależniona jest od ustawień konfiguracyjnych: Przekazanie ręczne (dowolny etap) lub w oparciu o diagram procesu. Nie można przekazywać dokumentu w stanie usunięty/archiwalny. Przekazanie dokumentu - ręcznie ( Przekazanie ręczne ) nie ma zdefiniowanego schematu przez administratora. Prezentowane są wszystkie zdefiniowane etapy obiegu w formie przycisków. Obieg Dokumentów 29 Wersja

30 Przekazanie dokumentu - automatycznie ( Przekazanie automatyczne ) zdefiniowany przez administratora schemat obiegu dokumentów. Przekazanie jest realizowane na podstawie schematu (algorytmu). Schemat przekazania jest prezentowany w formie przycisków z nazwą dostępnych etapów. Przekazanie czasowe dotyczy przekazywania dokumentów w obu powyższych formach. Polega na ustawieniu (na właściwościach etapu) czasu i następnego etapu, po którym system sam przeniesie dokument dalej, w sytuacji, gdy w zadanym terminie nie wykona tego sam operator przypisany do etapu. Dokument znajdujący się w etapie ze statusem Zakończony może podlegać automatycznemu przekazaniu czasowemu Elementy panelu przekazania Rys. 25 Panel przekazania. - miejsce, w którym pojawiają się dane zdefiniowane we właściwościach etapu w polu Źródło. - miejsce, w którym pojawiają się dane zdefiniowane we właściwościach etapu w polu Postępowanie. Obieg Dokumentów 30 Wersja

31 dokumentu. - uprawnieni pracownicy lub działy do aktualnego etapu danego - kontrolka z rozwijalną listą etapów zdefiniowanych na schemacie obiegu. W przypadku automatycznego przekazania dokumentów prezentowane są przypisane etapy wynikające z diagramu. W drugim przypadku prezentowana jest lista wszystkich etapów zdefiniowanych w danym typie obiegu. [Przejdź do następnego etapu] zatwierdzenie przekazania dokumentu do wskazanego etapu. Uwaga: W pierwszej kolejności należy wybrać następny etap, potem przypisać do niego uprawnione działy/pracowników a na końcu zatwierdzić przekazanie przyciskiem Przejdź do następnego etapu. System nie przewiduje wycofania dokumentu do etapu wcześniejszego. - pole do wprowadzenia komentarza na dokumencie. Komentarz prezentuje wartości, które będzie widział operator logujący się w następnym kroku. Te same dane będą widoczne na Przebiegu etapów dla wszystkich operatorów, którzy są w danym typie obiegu. - funkcjonalność wskazania w następnym etapie: działu lub pracownika. Istnieje możliwość dodania do następnego etapu kilku pracowników lub kilku działów. W pierwszej kolejności na liście uprawnionych prezentowani są operatorzy/działy zdefiniowani w konfiguracji etapu. Pod nimi na dokumencie operator może nadać dodatkowe uprawnienia samodzielnie. Funkcjonalność dodania samodzielnego uprawnionych nie jest możliwa, jeśli na definicji etapu został odznaczony parametr Uprawnienia dodatkowe. - funkcjonalność prezentuje listę osób uprawnionych do następnego etapu. W przypadku, gdy w uprawnieniu powyżej wybrano stanowisko lub dział, na tej formatce zostaną wyświetlone wszystkie osoby przypięte do wybranego działu lub/i osoby, które mają przypisane wybrane stanowisko. Obieg Dokumentów 31 Wersja

32 Od wersji wprowadzono komunikat informujący użytkownika o tym, że dokument nie spełnia warunków żadnego z dostępnych etapów. Przez co nie można przekazać go dalej, lista dostępnych etapów jest pusta. Należy zweryfikować dane wprowadzone w kontrolkach i poprawić. Komunikat pojawia się w aplikacji w momencie przyciśnięcia ikony wykrzyknika. Rys. 26 Komunikat o dokumencie, który nie spełnia żadnego z warunków etapu Procedura do.ondocumentpropagation Procedura jest wywoływana podczas przekazania dokumentu do następnego etapu. CREATE PROCEDURE as int = as int = as int = as int = as int = as bit = NULL AS BEGIN int END -- Tu można obsłużyć dodatkowe akcje użytkownika Opis - int, id Obiegu Dokumentów - int, id etapu - int, id dokumentu - int, id użytkownika przekazującego dokument int, id właściciela dokumentu (DCD_Id) - przyjmuje zawsze wartość 0, Obieg Dokumentów 32 Wersja

33 @IsAutomaticPropagation bit, wartość prawdziwa, jeśli dokument był przekazany przez propagację czasową Przebieg etapów Trzeci panel szczegółów dokumentu to przebieg dotychczas zrealizowanych etapów. Etap aktualny na schemacie prezentowany jest w kolorze pomarańczowym. Ponadto obok każdego etapu w schemacie graficznym prezentowany jest: czas przekazania dokumentu: Data i godzina login operatora, który przekazał dokument do określonego etapu. komentarz wpisany przez operatora na etapie poprzedzającym etap aktualny. Rys. 27 Okno przebiegu etapów - przykład. Rys. 28 Dokument z zakończonym obiegiem (ostatni etap) - przykład. Obieg Dokumentów 33 Wersja

34 Diagram Przycisk diagramu prezentowany jest tylko na dokumentach gdzie wybrane jest przekazanie automatyczne. Usytuowany jest w prawej części panelu Przebieg etapów. Diagram prezentuje graficzne odwzorowanie schematu (algorytmu) realizacji obiegu dokumentu zdefiniowanego podczas tworzenia schematu obiegu dokumentu. Przycisk Nawigacja wstecz przenosi operatora do widoku karty obiegu i panelu przekazania. Rys. 29 Okno z diagramem przykład. Obieg Dokumentów 34 Wersja

35 Podgląd załącznika Podgląd załącznika prezentowany jest w prawym panelu szczegółów dokumentu obok karty obiegu. Wyświetlany jest po przyciśnięciu nazwy skanu lub pliku załącznika. Załączony podgląd można przybliżać za pomocą przycisków zoom i w poziomie za pomocą pasków przewijania. lub przewijać w pionie Dokument ERP XL Rys. 30 Podgląd załącznika przykład. Formatka Dokument ERP XL prezentowany jest w prawym panelu szczegółów dokumentu obok karty obiegu. Wyświetlany jest po przyciśnięciu funkcjonalności Dodaj lub Pokaż w kontrolce Dokument ERP XL na karcie obiegu. Kontrolka składa się z dwóch zakładek: Dokument i Opis analityczny. Zakładka Dokument umożliwia wprowadzenie elementów dokumentu wraz ze szczegółami (ilość, cena, stawka VAT, jednostka miary) lub wartości całego dokumentu. Jej wygląd uzależniony jest od trybu opisu analitycznego. Zakładka Opis analityczny dotyczy opisu analitycznego dla elementu dokumentu lub dla wartości dokumentu. Przyciski funkcjonalne na tej kontrolce odnoszą się do obydwu zakładek. Mechanizm opisu analitycznego wprowadzony został dla użytkowników, jako funkcjonalność opcjonalna, praca uzależniona jest od ustawień konfiguracyjnych w pliku web.config. Możliwość pracy z opisem analitycznym uwarunkowana jest uprawnieniami operatora: Opis analityczny dokumentów w buforze oraz parametrem ustawionym na definicji dokumentu: Dozwolony opis na dokumentach w buforze. Opis analityczny w aplikacji obejmuje tworzenie opisu analitycznego dla poszczególnych elementów dokumentu oraz dla całej wartości dokumentu. Dotyczy dokumentów nowotworzonych i istniejących w systemie Comarch ERP XL a następnie dowiązanych do aplikacji Obiegu Dokumentów. Obieg Dokumentów 35 Wersja

36 W wersji aplikacji został oprogramowany także opis analityczny w tak zwanym trybie mieszanym, czyli dla poszczególnych elementów dokumentu jak i dla całego dokumentu (nagłówka). Tryb ten zastosowano dla dokumentów FS, FZ, (A)FS, (A)FZ, FSE, NM. Możliwością wprowadzenia opisu analitycznego na dokumencie i wygenerowaniu jego nagłówka w Comarch ERP XL objęte zostały dokumenty: FSK ręczna, FZK ręczna, PA, WZ, WZE, PZ, PZI, RW, PW, FAI, SAD, SSC. Opis analityczny dla tych dokumentów może być wprowadzony tylko w trybie dla nagłówka dokumentu (wartość dokumentu). Możliwością wprowadzenie elementów na dokumentach i wygenerowaniu dokumentu wraz z nimi oraz wprowadzonym opisem analitycznym w Comarch ERP XL dotyczy dokumentów: FS, FZ, (A)FS, (A)FZ, FSE, NM. Opis analityczny dla tych dokumentów może być wprowadzony w trybie dla elementu (wartość elementu) lub dla nagłówka dokumentu (wartość dokumentu). Od wersji możliwy jest także opis analityczny w trybie mieszanym, czyli zarówno dla elementu dokumentu jak i dla całej wartości dokumentu. Tryb mieszany opisu analitycznego nie został wyszczególniony, jako trzeci na właściwościach kontrolki Dokument ERP XL (obok dla nagłówka i dla elementu). Praca z tym trybem możliwa jest, gdy na właściwościach kontrolki wyborna jest wartość Dla elementu. Obecny tryb opisu analitycznego dla elementu umożliwia prace użytkownika w zakresie opisu analitycznego dla elementów dokumentów lub/i dla całości dokumentu. Decyzje podejmuje operator w momencie wprowadzania opisu analitycznego na wybranym dokumencie. Istnieje możliwość wprowadzenie OA na dokument, który jest w buforze warunek, zaznaczenie na jego definicji parametru: Dozwolony opis na dokumentach w buforze. Jeżeli na definicji dokumentu na zakładce Opis analityczny wskazany jest wzór opisu analitycznego (wypełnione kolumny) taki opis wymagany jest do wprowadzenia na dokumencie o takim typie. Sprawdzana jest kontrola poprawności. Zatwierdzanie, odtwierdzania opisu analitycznego administrator musi obsłużyć na zdefiniowanych etapach z wykorzystaniem funkcjonalności znajdujących się na właściwościach etapów, zakładka Kontrolki. Na dokumencie, który został dowiązany z systemu Comarch ERP XL wraz z zatwierdzonym opisem analitycznym po stronie aplikacji nie można nic zmodyfikować. Aplikacja generuje komunikat ostrzegawczy: Zapis danych na kontrolce Dokument ERP XL obejmuje (ikona generowania dokumentu): zapis nowego dokumentu NOD wraz z wypełnionymi danymi w opisie analitycznym. zapis nowego dokumentu NOD wraz z elementami i wypełnionym opisem analitycznym. wygenerowanie nowego dokumentu w Comarch ERP XL. prezentacje numeru dokumentu XL owego w kontrolce Dokument ERP XL na karcie obiegu w aplikacji NOD. Modyfikacja danych na kontrolce Dokument ERP XL obejmuje (ikona update dokumentu): modyfikacje wygenerowanego dokumentu z aplikacji w zakresie zmian na zakładce Opis analityczny modyfikacje wprowadzone zostają na zakładce Opis analityczny w aplikacji i na zakładce Księgowość/Opis analityczny na szczegółach dokumentu w Comarch ERP XL. modyfikacje dowiązanego dokumentu z systemu Comarch ERP XL w zakresie zmian na zakładce Opis analityczny modyfikacje wprowadzone zostają na zakładce Opis analityczny w aplikacji i na zakładce Księgowość/Opis analityczny na szczegółach dokumentu w Comarch ERP XL. Obieg Dokumentów 36 Wersja

37 Rys. 31 Dokument ERP XL formatka z domyślnymi ustawieniami Elementy zakładki Dokument ERP XL - nagłówek [Nawiguj wstecz (Powrót)] powrót na szczegóły dokumentu. [Dowiąż] funkcjonalność pozwalająca na dowiązanie do dokumentu w aplikacji Nowego Obiegu Dokumentów istniejącego dokumentu w systemie Comarch ERP XL. Po tej operacji kontrolki na dokumencie w aplikacji Obiegu Dokumentu zostają wypełnione wartościami z dokumentu pochodzącego z systemu Comarch ERP XL. [Odwiąż] - funkcjonalność pozwalająca na odwiązanie istniejącego dokumentu w systemie Comarch ERP XL od dokumentu w aplikacji. Po tej operacji usunięte zostają wiązania w tabeli cdn.dokzwiazane. Dane na formatkach kontrolki Dokument ERP XL zostają w aplikacji i na ich podstawie można wygenerować kolejny dokument do systemu Comarch ERP XL. [Generuj dokument] ikona umieszczona na formatce kontrolki Dokument ERP XL. Po wypełnieniu wymaganych kontrolek wartościami umożliwia wygenerowanie dokumentu w systemie Comarch ERP XL z poziomu aplikacji NOD. [Modyfikuj opis analityczny] ikona umieszczona na formatce kontrolki Dokument ERP XL. Ikona prezentowana zamiennie z ikoną Generuj dokument XL w zależności od kontekstu działania aplikacji. Ikona jest aktywna, gdy na kontrolce Dokument ERP XL zostały wypełnione wszystkie obowiązkowe kontrolki. Ikona jest nieaktywna na dokumencie, na którym jest zatwierdzony opis analityczny w systemie Comarch ERP XL. Ikona aktywna także na dokumencie, który został wygenerowany z aplikacji. Użycie tej ikony powoduje wprowadzenie opisu analitycznego lub jego zmianę na dokumencie dowiązanym z systemu Comarch ERP XL na dokument w aplikacji Obiegu Dokumentów. Podczas dowiązywania dokumentu z systemu do aplikacji, gdy w kontrolce Dokument ERP XL jest już opis analityczny aplikacja dokona nadpisania danych w aplikacji danymi z opisu będącego na dokumencie w systemie Comarch ERP XL. Obieg Dokumentów 37 Wersja

38 [Usuń] funkcjonalność usuwania danych wprowadzonych na kontrolce Dokument ERP XL. Zakładka Dokument - kontrolka prezentuje listę kontrahentów zdefiniowanych w systemie Comarch ERP XL. Dla wybranego zostanie utworzony nagłówek dokumentu wraz z opisem analityczny. Kontrolka jest oznaczona, jako wymagana do wypełnienia, aby można było wygenerować dokument (aktywować przycisk Generuj dokument). - kontrolka prezentuje domyślnego płatnika kontrahenta głównego. Płatnikiem może być inny kontrahent, kontrahent główny, pracownik, urząd lub bank. Wynika to z ustawień na karcie kontrahenta głównego w systemie Comarch ERP XL. Istnieje możliwość modyfikacji wartości kontrolki poprzez wskazanie innego płatnika z rozwijane listy wartości. Kontrolka jest oznaczona, jako wymagana do wypełnienia (NM), aby można było wygenerować dokument (aktywować przycisk Generuj dokument XL). Uwaga: Aplikacja NOD nie weryfikuje poprawności typu kontrahenta (unijny, pozaunijny, rolnik ryczałtowy, osoba fizyczna, itd.) na dokumentach, które są tworzone w systemie Comarch ERP XL z poziomu aplikacji NOD. w systemie Comarch ERP XL. - kontrolka prezentuje rozwijalną listę walut zdefiniowanych - kontrolka występuje tylko na dokumentach Faktury zakupowej (FZ) i Faktury zakupowej A vista (A)FZ. Prezentuje zdefiniowana w systemie listę rodzaju zakupów: Towar, Koszty, Inwestycje, Nieruchomości, Usługi, Środki transportu, Paliwo. Kontrolka nie jest wymagana. Jeżeli nie zostanie zmieniona wartość domyślna (Towar) to w kolumnie Pozycja na zakładce Opis analityczny obok nazwy elementu lub wyrazu dokument, zostanie zaprezentowana ta wartość. Obieg Dokumentów 38 Wersja

39 Uwaga: Funkcjonalność kontrolki Rodzaj zakupu, niedostępne w wersji i systemu Comarch ERP XL. Uwaga: W kontrolce Rodzaj zakupu domyślnie prezentowana jest wartość Towar, która przyjmuje wartość =1 w procedurze CDN.GetAnaliticalDescriptionNewItem. Aby zmienić domyślną wartość prezentowaną w kontrolce należy zmodyfikować wartość 1 w powyższej procedurze w linii: 1 as DefaultPurchaseTypeId--ID z procedury CDN.GetPurchaseTypes. na: Koszt=2, Inwestycyjny=3, Nieruchomości=4, Usługi =5, Sr. Transportu = 6, Paliwo=7 - kontrolka występuje tylko w sytuacji, gdy dla dokumentu został wybrany tryb pracy OA nagłówkowy. Prezentuje listę stawek VAT dla nowotworzonego dokumentu w systemie Comarch ERP XL. Wartość z tej kontrolki przekazywana jest do nagłówka dokumentu XL i informuje system, jaka stawka podatku będzie na dokumencie. Kontrolka jest oznaczona, jako wymagana do wypełnienia, aby można było wygenerować dokument (aktywować przycisk Generuj dokument). - kontrolka występuje tylko na dokumencie Noty memoriałowej. Kontrolka jest oznaczona, jako wymagana do wypełnienia, aby można było wygenerować dokument (aktywować przycisk Generuj dokument). Prezentuje rozwijalną listę rodzajów dokumentu zdefiniowanych przez użytkownika w module Księgowość - Menu górne Księgowość -> Noty memoriałowe -> Definicje dokumentów. - kontrolka występuje tylko na dokumencie Noty memoriałowej, wskazuje listę serii not memoriałowych zdefiniowanych w systemie. Kontrolka jest oznaczona, jako wymagana do wypełnienia, aby można było wygenerować dokument (aktywować przycisk Generuj dokument). Konfiguracja -> Ogóle -> Słowniki -> Serie not memoriałowych. - kontrolka wartości dokumentu wypełniana na podstawie sumy elementów w tabelce. Możliwość wprowadzenia wartości razem netto w sytuacji, gdy dokument wystawiany jest w trybie pracy OA nagłówkowy. Razem brutto wyliczane jest wtedy na podstawie wartości z kontrolek Razem netto i Stawki VAT - kontrolka prezentowana tylko na dokumentach Not memoriałowych. Wypełniana na podstawie danych z tabelki. W trybie opisu analitycznego dla nagłówka dokumentów istnieje możliwość wprowadzenia wartości Przychodu i/lub Rozchodu ręcznie przez operatora. Obieg Dokumentów 39 Wersja

40 Elementy zakładki Dokument ERP XL tabelka Tabelka prezentowana jest dla dokumentów, które w konfiguracji typu obiegu, dla kontrolki Dokument ERP XL, w polu Tryb pracy OA mają wskazaną wartość Dla elementu. Tabelka przyjmuje wartości i dane w nagłówku w zależności od typu dokumentu. Dla dokumentów FS, FZ, (A)FS, (A)FZ, FSE prezentowane są: Towar, Ilość, Jm, Cena, Stawka VAT, Wartość netto, Wartość brutto. Dla dokumentu not memoriałowych (NM) prezentowane są: Symbol, Przychód, Rozchód, Opis. Towar pole w którym z rozwijalnej listy można wybrać towar. Należy wprowadzić pierwszą literę nazwy/kodu, aby pokazały się wartości. Prezentowane są wszystkie typy towarów: usługi, produkty, koszty, towary i avista. Modyfikacja danych w kolumnie powoduje zmianę wartości w kolumnie: cena, ilość, rabat, wartość netto stawka VAT i wartość brutto Nazwa kolumna pojawia się na dokumentach FS, FZ, FSE i umożliwia prezentację nazwy elementu. Kolumna niedostępna na dokumentach A)FS, (A)FZ. Ilość pole w którym wpisuje operator wpisuje ręcznie wartości. Modyfikacja wartości w polu powoduje zmianę wartości w kolumnie: cena, rabat, wartość netto i wartość brutto Jm pole w którym prezentowana jest jednostka miary zdefiniowana dla wybranego towaru. Domyślnie ustawiona jednostka podstawowa. Modyfikacje wartości powoduje zmianę wartości w kolumnie: ilość, rabat, cena, wartość netto i wartość brutt Cena pole w którym operator wprowadza ręcznie cenę towaru. W systemie będzie to domyślny cennik przypisany do towaru. Modyfikacje wartości powoduje zmianę w kolumnie wartość netto i wartość brutto. Uwaga: Aplikacja NOD nie uwzględnia danych typu: promocje, marża, cenniki, rabaty, upusty, kierunek naliczania VAT, magazyny i stany magazynowe ustawione dla towarów/kontrahentów wybieranych na formatce. Od wersji aplikacja obsługuje wszystkie typu not memoriałowych, czyli: przychodowe, rozchodowe, przychodowe+rozchodowe, nieokreślone. Stawka VAT pole, w którym z rozwijalnej listy można wybrać stawkę Vat dla elementu. Domyślnie ustawiona stawka ustawiona na karcie towaru. Modyfikacja wartości wprowadzi zmianę w wartości brutto. Wartość netto kontrolka z wartością wyliczaną z iloczynu wartości kolumny Ilość, cena. Wartość brutto pole z wartością wyliczaną z iloczynu wartości kolumny Wartość netto i Stawka VAT Symbol element zakładki Dokumenty dla dokumentu Noty memoriałowej. Pole prezentuje rozwijalną listę wartości z listą Symboli kwot. Symbole zdefiniowane w module Księgowość Noty memoriałowe -> Symbole kwot Przychód pole aktywne, gdy typem noty jest Przychód, Przychód+Rozchód lub Nieokreślony. Wymaga wypełnienia, gdy na definicji wartości z kontrolki Rodzaj dokumentu źródłowego o typie Przychód zaznaczone jest pole Wymagany. Rozchód pole aktywne, gdy typem noty jest Rozchód, Przychód+Rozchód lub Nieokreślony. Wymaga wypełnienia, gdy na definicji wartości z kontrolki Rodzaj dokumentu źródłowego o typie Rozchód zaznaczone jest pole Wymagany. Opis pole umożliwia wprowadzanie opisu własnego dla danego elementu. Wartość z tego pola zostanie przeniesiona do pola Pozycja na zakładce opis analityczny. W wersji aplikacji została wprowadzona na dokumentach (A)FZ i (A)FS funkcjonalność wypełnionej wartościami domyślnymi linia elementu. W momencie otworzenia formatki kontrolki Dokument ERP Obieg Dokumentów 40 Wersja

41 XL na zakładce Dokumenty pojawia się wypełniona pierwsza linia elementu. Jest w pełni edytowalna i możliwa do modyfikacji. Na dokumentach typu avista możliwe jest wybranie tylko towarów typu avista, dlatego pola jednostki miary, stawki Vat i Towaru wypełnione są wartościami domyślnymi zdefiniowanymi na karcie towaru A-vista. Widok poniżej: Elementy zakładki Dokument ERP XL zakładka opis analityczny - kontrolka, w której operator może wprowadzić nazwę opisu analitycznego. W systemie Comarch ERP XL wartość zostanie zaprezentowana w polu Opis, na dokumencie na podzakładce Opis analityczny. - kontrolka prezentuje rozwijalną listę dat analitycznych zdefiniowanych na definicji dokumentu. - kontrolka prezentuje rozwijalną listę kategorii finansowych zdefiniowanych Administrator -> Narzędzia -> Kategorie finansowe wraz ze zdefiniowanymi wymiarami. - kontrolka wartości netto całego dokumentu wypełniana na podstawie sumy elementów w tabelce na zakładce Dokumenty lub jak jako wartość z kontrolki Razem netto z tej samej zakładki. Łączna wartość, na jaką ma zostać opisany analitycznie dokument dla trybu nagłówkowego. W trybie elementowym (mieszanym) wartość ta może być opisywana oddzielnie dla całości dokumentu i oddzielnie dla sumy poszczególnych elementów. - kontrolki wartości opisu analitycznego wypełniane, gdy opisywana jest całość wartości dokumentu. Kontrolki mogą być wypełnione wartościami w każdym trybie opisu analitycznego. - kontrolki wartości opisu analitycznego wypełniane, gdy opisywane są poszczególne elementy dokumentu. Kontrolki nie pojawiają się gdy opis dokumentu ma być w trybie nagłówkowym. Elementy tabelki opisu analitycznego są analogiczne jak na zakładce Opis analityczny dokumentu z systemu Comarch ERP XL. Od wersji dla dokumentów FS, FZ, (A)FS, (A)FZ, FSE, NM możliwe jest wprowadzenie opisu analitycznego dla elementów. W trybie pracy OA dla elementu - w kolumnie Pozycja na opisie analitycznym pokazuje się nazwa elementu z liczbą porządkową pochodząca z zakładki Dokument. Zasady wprowadzania opisu analitycznego dla poszczególnych elementów są takie same jak w systemie Comarch ERP XL. Obieg Dokumentów 41 Wersja

42 Udostępniona została możliwość wprowadzania opisu analitycznego na dokumentach, z wykorzystaniem wymiarów opartych o plan kont lub zapytanie SQL. Wykorzystanie powyższych wymiarów jest możliwe po poprawnym zdefiniowaniu ich w systemie Comarch ERP XL. W aplikacji Nowego Obiegu Dokumentów, wartości wymiarów prezentowane są w kolumnie w formie rozwijalnej listy wartości. Od wersji wprowadzono zawężanie listy prezentowanych wymiarów w kolumnie. Po wprowadzeniu pierwszych liter wymiaru aplikacja prezentuje tylko spełniające warunki. Ponadto można zrezygnować z wprowadzonej wartości wymiaru, wybierając pusta pozycje wymiaru. Uwaga: Materializacja wymiarów w systemie Comarch ERP XL wymusza aktualizację wzoru opisu analitycznego, dodanego na definicji dokumentu zakładka Opis analityczny. Uwaga: Aplikacja NOD wymaga podania pełnej ścieżki wymiaru opartego o plan kont wraz z elementami. Wzorzec dodany jest na definicji dokumentu, zakładka Opis analityczny. W wersji aplikacji została wprowadzona funkcjonalność wypełnionej wartościami domyślnymi linii opisu analitycznego. W momencie otworzenia formatki kontrolki Dokument ERP XL na zakładce Opis analityczny pojawia się wypełniona pierwsza linia opisu. Jest w pełni edytowalna i możliwa do modyfikacji. Wyjątkiem są dokumenty not memoriałowych, na których operator sam wybiera typ symbolu elementu noty. Wypełniona zostaje kolumna Pozycja oraz kolumna Procent. Widok poniżej: Rys. 32 Elementy zakładki Dokument dla dokumentów (A)FS i (A)FZ tryb opisu analitycznego dla elementu Obieg Dokumentów 42 Wersja

43 Rys. 33 Elementy zakładki Opis analityczny dla dokumentów (A)FZ i (A)FS. Rys. 34 Elementy zakładki Dokument dla dokumentów handlowych tryb opisu analitycznego dla elementu. Obieg Dokumentów 43 Wersja

44 . Rys. 35 Elementy zakładki Dokument dla dokumentów handlowych tryb opisu analitycznego dla nagłówka. Rys. 36 Elementy zakładki Opis analityczny dla dokumentów handlowych. Obieg Dokumentów 44 Wersja

45 Rys. 37 Elementy zakładki Dokument dla NM tryb opisu analitycznego dla elementu. Rys. 38 Elementy zakładki Dokument dla NM tryb opisu analitycznego dla nagłówka. Obieg Dokumentów 45 Wersja

46 Rys. 39 Elementy zakładki Opis analityczny dla dokumentów NM. Obieg Dokumentów 46 Wersja

47 Przykład 1. Faktura zakupu zawiera dwa towary, tryb opisu analitycznego dla elementu (mieszany) : T1, 12 szt, cena 120zł/szt, VAT 23% oraz T2, 10 szt, cena 25zł/szt, VAT 8%. Łączna wartość: 1690,00 Netto, 2041,20 brutto. Zakładka Dokumenty: Sytuacja 1. Użytkownik Ope1 dokonuje opisu analitycznego dla całego dokumentów 80%. Aplikacja zaprezentuje łączna wartość dokumentu w kontrole Razem=1690,00zł; wg wzorca 1352,00zł co odpowiada 80% Pozostaje 338,00zł co odpowiada 20% nieopisanym analitycznie Dodatkowo informuje użytkownika ze w tym trybie może opisać analitycznie elementy na łaczną wartość 1690,00zł (druga wartość Pozostaje) Obieg Dokumentów 47 Wersja

48 Sytuacja 2. Na tym samym dokumencie Użytkownik Ope2 dokonuje opisu analitycznego dla poszczególnych elementów po 45% dla towaru T1 i 60% dla towaru T2. Aplikacja zaprezentuje: Razem=1690,00zł; wg wzorca 1352,00zł co odpowiada 80% Pozostaje 338,00zł co odpowiada 20% nieopisanym analitycznie Wg elementów 798,00zł co odpowiada sumie wartości 45% T1 i 60% T2 (648, ,00). Pozostaje 892,00zł co odpowiada pozostałej wartości nieopisanych analitycznie elementów Generowanie dokumentu w Comarch ERP XL z poziomu aplikacji NOD. Jednocześnie została udostępniona funkcjonalność wygenerowania dokumentu w Comarch ERP XL z opisem analitycznym wprowadzonym w aplikacji z poziomu NOD. Funkcjonalność zakłada generowanie w systemie dokumentu z elementami oraz wypełniony opis analityczny na zakładce Księgowość (Opis analityczny). Aplikacja nie utworzy dokumentu (ikona nieaktywna) w sytuacji, gdy: Obieg Dokumentów 48 Wersja

49 niewypełnione są obowiązkowe pola z zakładki Dokument i Opis analityczny, niewypełnione są obowiązkowe pola na karcie dokumentu. nie został wprowadzony opis analityczny jeżeli są błędne dane na powyższych zakładkach. Uwaga: Podczas generowania dokumentu oraz współpracy pomiędzy aplikacja a systemem Comarch ERP XL wykorzystywana jest licencja na moduł sprzedaż musi być ona pobrana na wyłączność. Aplikacja kontroluje limit kredytowy kontrahenta, na którego wystawiane są dokumenty z poziomu aplikacji. Dokumenty są generowane w stanie do bufora. Próba zatwierdzenia takiego dokumentu z poziomu aplikacji kończy się komunikatem: Dla kontrahenta kontrolowany jest limit kredytowy. Termin ostatniego limitu został przekroczony. Opisane działanie ma zastosowanie w sytuacji, gdy na definicji dokumentu w systemie Comarch ERP XL zaznaczone jest radio Zablokuj Wypełnienie formatki dokumentu w aplikacji wartościami z dowiązanego dokumentu z systemu Comarch ERP XL. Od wersji wprowadzona została funkcjonalność dowiązywania istniejącego dokumentu w systemie Comarch ERP XL do dokumentu w aplikacji poprzez kontrolkę Dokument ERP XL. Funkcjonalność dowiązywania dokumentu umożliwia przeniesienie danych z dokumentu w systemie (zakładka Ogólne i zakładka Księgowość/Opis analityczny) na dokument w aplikacji w zakresie wypełnienia kontrolki Dokument ERP XL i niektórych kontrolek na karcie obiegu. Poprawność wypełnienia danych na karcie obiegu uzależniona jest od poprawnej konfiguracji typu obiegu. Idea wiązania dokumentów pomiędzy aplikacją i systemem zakłada, że: o - dla trybu nagłówkowego opisu analitycznego można dowiązać tylko dokumenty, na których nie występują elementy. o - dla trybu elementowego (mieszanego) opisu analitycznego można dowiązać dokumenty zarówno z elementami jak i bez. Funkcjonalność dowiąż zakłada wypełnienie danych na dokumencie w aplikacji, danymi z dowiązanego dokumentu z systemu Comarch ERP XL. Lub wygenerowanego z aplikacji. Funkcjonalność update zakłada aktualizacje danych na zakładce Opis analityczny w aplikacji i danych na zakładce Księgowość/Opis analityczny na dokumencie w systemie Comarch ERP XL. Funkcjonalność odepnij, zakłada możliwość odpięcia wygenerowanego/dowiązanego dokumentu z systemu Comarch ERP XL od dokumentu z aplikacji. Funkcja nie usuwa dokumentu znajdującego się w systemie Comarch ERP XL, zakłada usunięcie danych wskazujących na wiązania tych dokumentów w tabeli cdn.dokzwiązane. Możliwe scenariusze pracy z funkcjonalnością dowiązywania dokumentów z systemu: Dowiązanie dokumentu z systemu ERP XL z wypełnionymi elementami bez opisu analitycznego. o o o Aplikacja nadpisuje dane wprowadzone na dokumencie w aplikacji. Aplikacja przenosi dane z zakładki Ogólne z systemu ERP XL do zakładki Dokumenty w aplikacji. Aplikacja wprowadza dane o wiązaniu pomiędzy dokumentami w tabeli cdn.dokzwiązane o Aplikacja pobiera dane z systemu, które są na kontrolce Dokument ERP Xl i odpowiednio skonfigurowanych (opartych o zapytania SQL) kontrolkach na karcie obiegu. W przypadku tych drugich muszą one mieć wypełnione kontrolki na właściwościach Dokumentu ERP XL pola API. Dowiązanie dokumentu z systemu ERP XL z wypełnionym elementami i opisem analitycznym w trybie elementowym (mieszanym). o o Aplikacja nadpisuje dane wprowadzone na dokumencie w aplikacji. Aplikacja wprowadza dane o wiązaniu pomiędzy dokumentami w tabeli cdn.dokzwiązane Obieg Dokumentów 49 Wersja

50 o o o o o o o o o o Aplikacja przenosi dane z zakładki Ogólne i Księgowość z systemu Comarch ERP XL odpowiednio do zakładki Dokumenty i Opis analityczny w aplikacji. Po dowiązaniu istnieje możliwość modyfikacji tylko zakładki Opis analityczny. Możliwość update danych na zakładce Opis analityczny w systemie Comarch ERP XL, danymi z aplikacji z zakładki Opis analityczny. Dowiązanie dokumentu z systemu ERP XL z wypełnionym elementami i opisem analitycznym w trybie nagłówkowym. Aplikacja nadpisuje dane wprowadzone na dokumencie w aplikacji. Aplikacja wprowadza dane o wiązaniu pomiędzy dokumentami w tabeli cdn.dokzwiązane Aplikacja przenosi dane z zakładki Księgowość z systemu ERP XL do zakładki Opis analityczny w aplikacji. Po dowiązaniu istnieje możliwość modyfikacji tylko zakładki Opis analityczny. Możliwość update danych na zakładce Opis analityczny w systemie Comarch ERP XL, danymi z aplikacji z zakładki Opis analityczny. Odpięcie dokumentu w aplikacji. Aplikacja usuwa połączenie z tabeli cdn.dokzwiazne, Aplikacja nie usuwa danych w kontrolki Dokumenty ERP XL. o Na karcie obiegu znika numer dokumentu, pokazuje się funkcja Pokaż. Wygenerowanie nowego dokumentu z aplikacji po uprzednim odpięciu dokumentu z systemu na podstawie danych wczytanych z systemu ERP XL. o o Dowiązanie dokumentu z systemu ERP XL z wypełnionym elementami i opisem analitycznym. Odpięcie dokumentu za pomocą funkcjonalności Odwiąż aplikacja usuwa dane w tabeli cdn.dokzwiazane, o Wygenerowanie nowego dokumentu z aplikacji do systemu Comarch ERP XL. Dowiązanie innego dokumentu z systemu po uprzednim odpięciu dokumentu z systemu na podstawie danych wczytanych z systemu ERP XL. o o o o Dowiązanie dokumentu z systemu ERP XL z wypełnionym elementami i opisem analitycznym lub wygenerowanie dokumentu z aplikacji. Odpięcie dokumentu za pomocą funkcjonalności Odwiąż aplikacja usuwa dane w tabeli cdn.dokzwiazane, Dowiązanie innego dokumentu z systemu Comarch ERP XL za pomocą funkcjonalności Dowiąż Treść komunikatu generowanego przez aplikacje podczas dowiązywania dokumentu: Wartości wprowadzone na zakładkach kontrolki Dokument ERP XL zostaną nadpisane wartościami z dokumentu z systemu Comarch ERP XL. Zatwierdzenie komunikatu powoduje dowiązanie dokumentu i utratę poprzednich danych w kontrolce w aplikacji. Anulowanie pozostawia dane w stanie niezmienionym. Dokument nie zostanie dowiązany Tabela obrazuje zachowanie poszczególnych ikonek w zależności od stanu dokumentu lub operacji dokonywanych przez operatora. Obieg Dokumentów 50 Wersja

51 Stan dokumentu/operacja na dokumencie Funkcja Dodaj Funkcja Pokaż Ikona odwiąż Ikona dowiąż Ikona generuj dokument XL Ikona update Ikona kosza Pusta zakładka dokument i pusta zakładka Opis analityczny Wypełniona zakładka dokument i pusta zakładka opis analityczny Pusta zakładka Dokumenty i wypełniona zakładka Opis analityczny (Tylko dokument w trybie nagłówek) Wypełniona zakładka dokument bez wygenerowania oraz wypełniona zakładka opis analityczny Opis analityczny zatwierdzony w ERP XL Po usunięciu zawartości zakładek Dokumenty i OA, koszem z kontrolki Dokument ERP XL Po odwiązaniu dokumentu Po wygenerowaniu dokumentu z aplikacji aktywna brak brak brak brak brak brak brak aktywna brak nieaktywna aktywna brak aktywna brak aktywna brak nieaktywna nieaktywna brak aktywna brak aktywna brak nieaktywna aktywna brak aktywna brak aktywna aktywna brak brak nieaktywna nieaktywna aktywna brak brak aktywna nieaktywna brak aktywna brak aktywna brak nieaktywna aktywna brak aktywna brak aktywna aktywna brak nieaktywna aktywna Brak Struktura organizacyjna Elementy okna [Importuj] przycisk umożliwiający import zdefiniowanej struktury organizacyjnej z Comarch ERP XL. [Dodaj] funkcjonalność dodania nowego działu/pracownika. [Dodaj] - funkcjonalność dodania nowego pracownika XL owego. [Zapisz] funkcjonalność zapisu zmian lub zatwierdzenia nowododanej pozycji. [Usuń] umożliwia usunięcie z listy dodanego działu/pracownika. Obieg Dokumentów 51 Wersja

52 Opis funkcjonalności Zakładka dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniami Administratora. Podzielona jest na trzy sekcje: drzewo struktury firmy, działy i pracownicy oraz właściwości działów i pracowników. W panelu firma znajdują się informacje, które mogą zostać zaimportowane z Comarch ERP XL (Struktura organizacyjna). Istnieje możliwość dodania do struktury nowego działu lub pracownika stworzonego w OD. W tym celu należy kliknąć na ikonę Dodaj, a następnie przenieść dział lub pracownika do pierwszej sekcji za pomocą funkcjonalności drag&drop. Usuwanie danych z tego miejsca odbywa się za pomocą PPM (prawy przycisk myszy) klikając na dział lub pracownika do usunięcia. Odświeżanie listy obywa się poprzez kliknięcie na zakładkę (menu) struktury organizacyjnej. Drzewo struktury organizacyjnej nie prezentuje stanowisk poszczególnych pracowników Uwaga: Dział/Stanowisko/Pracownik utworzony w Obiegu dokumentów nie jest przenoszony do struktury bazy Comarch ERP XL. Rys. 40 Przykładowa struktura organizacyjna firmy. Sekcja środkowa służy do definiowania nowych działów, stanowisk w firmie oraz pracowników. Aplikacja w szybki i łatwy sposób pozwala z tego poziomu dodać nowy dział w firmie i przypisać pracownika lub stworzyć nowego z unikalnym loginem Pracownicy Pracownicy tworzeni w Obiegu dokumentów są operatorami natywnymi (nie występują w Comarch ERP XL) lub operatorami występującymi w Comarch ERP XL, dodanymi w aplikacji lub zmigrowanymi z systemu. W prawej sekcji prezentowane są szczegóły (właściwości) sekcji środkowej. Istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień operatora oraz jego hasła. Dla operatorów natywnych można zmienić nazwę, wprowadzić adres Obieg Dokumentów 52 Wersja

53 mailowy oraz hasło. Dla operatorów XL owych możliwa jest tylko opcja dodania adresu mailowego i zmiany nazwy. Zmiany wprowadzane na profilu operatora XL owego nie są zapisywane w bazie Comarch ERP XL. Dla operatorów XL owych obok loginu prezentowane są także imię i nazwisko operatora, jeżeli w systemie został wprowadzony. Od wersji zmodyfikowano funkcjonalność usuwania dokumentów w systemie. Uzależnione to zostało od parametru na właściwościach operatora (uprawnień operatora). Domyślnie ustawiona jest wartość Nie, aby dać możliwość operatorowi usuwania dokumentów należy wybrać wartość Tak i zapisać. Od wersji wprowadzono funkcjonalność, która umożliwia operatorowi z uprawnieniami administratora na podgląd i przekazywanie dokumentu do następnego etapu. Nie jest to uwarunkowane koniecznością przypisana takiego operatora do etapu w danym typie obiegu. Funkcjonalność pożądana w przypadku zastępstw, czyli nieobecności pracownika, który jest odpowiedzialny za decyzje i przekazania dokumentu dalej. Uwaga: Operator z uprawnieniami Administrator może zrobić wszystko z każdym dokumentem w aplikacji: usunąć, przekazać itd. nawet jak na danym dokumencie nic nie zrobił. Gdy do danego etapu uprawnionych jest 3 operatorów a jeden z nich dokonał przekazania to pozostali operatorzy nie będą mogli podejrzeć tego dokumentu, jeżeli nie są upragnieni w dalszych etapach. W wersji aplikacji na formatce pojawiły się elementy dotyczące nowych funkcjonalności Stanowisk i Zastępstw. Formatka została przeorganizowana i podzielona na sekcje poszczególnych funkcjonalności. W sekcji dotyczącej Stanowisk na właściwościach operatora pojawiła kontrolka informująca o tym, jakie stanowisko bądź stanowiska ma przypisany dany operator. Istnieje także możliwość przypisania nowego za pomocą funkcjonalności Dodaj. Administrator może zdefiniować stanowisko o dowolnej nazwie, które może być powiązane ze strukturą lub nie. Dla stanowisk powiązanych ze strukturą, na każdym dokumencie należy wskazać właściciela dokumentu. Operator może być powiązany z kilkoma różnymi stanowiskami. Uwaga: Zmiana ustawień na właściwościach Operatora wymaga zapisu zmian oraz przelogowania się w aplikacji Zastępstwa W chwili obecnej w przypadku nieobecności danego pracownika, do którego przypisany jest dokument nie ma możliwości przekazania go do innej osoby. W celu obsługi takiej sytuacji została stworzona możliwość określenia czasowego (lub stałego) zastępstwa za wyznaczonego do realizacji zadań pracownika. Funkcjonalność umożliwiająca wskazania operatora, który zastępuje pracownika z razie nieobecności. Istnieje możliwość ustawienia zastępstwa bez oznaczania czasu, czyli bez ograniczeń lub w określonym zakresie dat. W sekcji dotyczącej Zastępstw na właściwościach operatora zostały dodane kontrolki z listą pracowników, którzy mogą zastępować danego pracownika oraz daty zastępstw. Jeden pracownik może zastępować kilka osób, natomiast osoba nieobecna może być zastępowana tylko przez jedna osobę. Parametr bez ograniczeń jest domyślnie odznaczony. W momencie wskazania w kontrolce osoby zastępującej aktywują się kontrolki daty i wprowadzana jest domyślnie data bieżąca (warunkiem jest nieaktywny parametr bez ograniczeń ) Obieg Dokumentów 53 Wersja

54 Rys. 41 Właściwości pracownika funkcjonalność zastępstw. Uwaga: Operator zastępujący nie widzi dokumentów osoby zastępowanej po zakończeniu czasu zastępstwa. Operator zastępowany widzi dokumenty zawsze, gdy były w jego imieniu robione nawet, gdy na nich nic nie zrobił ( nie uzupełnił, nie propagował). Operator wskazany, jako zastępca widzi wszystkie dokumenty przypisane do operatora zastępowanego. Czas widoczności dokumentów uzależniony jest od ustawień konfiguracyjnych na właściwościach operatora zastępowanego: jeżeli zastępstwo jest bez ograniczeń użytkownik zastępujący widzi dokumenty zawsze; jeżeli w zastępstwie zostały wskazane daty widzi dokumenty tyko w czasie zastępstwa. Operator zastępujący może propagować i dokonywać wszystkich operacji na dokumentach przypisanych do osoby, którą zastępuje. W przypadku, gdy operator np. Ope1 zastępuje dwóch użytkowników np. Ope2 i Ope3, (których aktualnie nie ma) a Ope2 i Ope3 są uprawnienia do tego samego etapu: przy inicjowaniu dokumentu przez osobę zastępującą pojawi się formatka z prośba o wybranie w imieniu, którego operatora inicjowany jest dokument; przy przekazywaniu dokumentu przez osobę zastępującą - pojawi się formatka z prośba o wybranie w imieniu, którego operatora przekazywany jest dokument do następnego etapu. Analogiczna sytuacja ma miejsce, gdy do tego samego etapu przypisany jest operator zastępowany i operator zastępujący. Obieg Dokumentów 54 Wersja

55 Rys. 42 Formatka wyboru operatora przy inicjowaniu dokumentu, gdy w uprawnieniach do pierwszego etapu jest operator zastępowany i operator zastępujący. Rys. 43 Przebieg etapów na dokumencie inicjowanie dokumentu w imieniu osoby zastępowanej. W przypadku, gdy operator zastępujący inicjuje nowy dokument lub przekazuje do następnego etapu dokument już istniejący (a przypisany do osoby zastępowanej) na przebiegu etapów zaprezentowane zostanie sformułowanie przekazany w imieniu oraz imię i nazwisko osoby zastępowanej i zastępującej. Obieg Dokumentów 55 Wersja

56 Rys. 44 Formatka wyboru operatora przy przekazywaniu dokumentu, gdy w uprawnieniach do następnego etapu jest operator zastępowany i operator zastępujący. Rys. 45 Przebieg etapów na dokumencie przekazanie dokumentu w imieniu osoby zastępowanej. Obieg Dokumentów 56 Wersja

57 Stanowiska Definiowanie stanowisk ma na celu umożliwienie wskazania w definicji typu Obiegu, że dokument ma trafiać np. od pracownika do jego kierownika. W przypadku, gdy przełożonym pracownika zostanie inna osoba, to bez konieczności modyfikacji ustawień po wykonaniu kroku przez pracownika dokument trafi do nowego przełożonego. Zasady wyszukiwania operatorów posiadających uprawnienie typu Stanowisko Stanowisko niepowiązane ze strukturą Ten typ stanowiska jest przeznaczony dla pracowników (operatorów) pełniących takie funkcje jak: sekretarka, magazynier, handlowiec, etc. Tego typu stanowiska nie muszą być powiązane ze strukturą organizacyjną. Nadanie stanowiska operatorowi odbywa się na zasadzie przypisania (powiązania) operatora lub operatorów z wybranym stanowiskiem. Wybór danego stanowiska, jako uprawnienia na wskazanym etapie nada dostęp do dokumentu dla wszystkich operatorów, którzy są powiązani z tym stanowiskiem Stanowisko powiązane ze strukturą Ten typ stanowiska jest przeznaczony dla pracowników (operatorów) pełniących funkcje kierownicze w jednostkach organizacyjnych podpiętych do struktury organizacyjnej np.: dyrektor, kierownik, etc. Podobnie jak w przypadku stanowisk niepowiązanych ze strukturą organizacyjną, operatora wiąże się z określonym stanowiskiem, ale dostęp do dokumentu jest dodatkowo uzależniony od miejsca w strukturze organizacyjnej, w którym znajduje się właściciel dokumentu. Założeniem mechanizmu jest nadanie dostępu jedynie bezpośrednim przełożonym. Aby mechanizm mógł wyszukać taką osobę, konieczne jest wskazanie operatora, który będzie właścicielem dokumentu. Ta osoba jest wyznacznikiem (miejscem), od którego rozpoczynają się poszukiwania bezpośredniego przełożonego (operatora z określonym stanowiskiem). Poszukiwania rozpoczynają się w dziale, w którym znajduje się właściciel dokumentu, a następnie w każdym kolejnym idąc w górę struktury organizacyjnej. Dostęp do dokumentu jest nadawany operatorowi lub operatorom wyszukanym w najbliższym dziale posiadającym określone stanowisko. Zobrazowanie tego opisu zostało przedstawione na przykładach poniżej. Obieg Dokumentów 57 Wersja

58 Przykład 1. Zasady pracy zostaną przedstawione na przykładzie zatwierdzenia faktury sprzedaży. Został tu zastosowana automatyczna zmiana właściciela dokumentu. Na potrzeby przykładu została zdefiniowana struktura organizacyjna. Do wskazanych pracowników zostały przypisane stanowiska (Rysunek 1). Stanowiska: Kierownik i Dyrektor zostały powiązane ze strukturą organizacyjną. Rysunek 1 W konfiguracji typu obiegu poszczególne etapy posiadają uprawnienia opisane na rysunku 2 Rysunek 2 Etap Opisanie faktury nie posiada przypisanych uprawnień. Natomiast ma zaznaczoną właściwość Automatyczna zmiana właściciela dokumentu. Przekazując dokument do tego etapu będzie można wybrać jedynie jedno uprawnienie typu pracownik. Po przekazaniu dokumentu do etapu Obieg Dokumentów 58 Wersja

59 Opisanie faktury nastąpi automatyczna zmiana właściciela dokumentu. Właścicielem dokumentu zostanie wskazany w uprawnieniu pracownik. Rysunek 3 Dodatkowo etap Zatwierdzanie kierownik ma ustawiony warunek na wartość dokumentu [Wartość] < Etap Zatwierdzenie dyrektor [Wartość] >= 1000 and [Wartość] <= Etap Zatwierdzenie prezes [Wartość] > 6000 Generowanie dokumentu: Dostęp do pierwszego etapu Rejestracja, a zarazem możliwość generowania dokumentów typu Faktura sprzedaży posiadają wszyscy operatorzy, którym nadano stanowisko Sekretarka. W tym przypadku dokument może wygenerować Pracownik 2 i Pracownik 3. Rysunek 4 przedstawia szczegóły wygenerowanego dokumentu. Kolejny etap Opisanie faktury posiada ustawioną właściwość Automatyczna zmiana właściciela dokumentu. W takim przypadku w uprawnieniu do tego etapu można podać tylko jednego operatora poprzez uprawnienie typu pracownik. Podczas zmiany etapu dokumentu nastąpi Obieg Dokumentów 59 Wersja

60 automatyczna zmiana właściciela dokumentu. Właścicielem dokumentu zostanie osoba wybrana w uprawnieniu. W przykładzie zostanie wybrany Pracownik 12. Rysunek 5 To, kto będzie miał dostęp w następnym etapie do dokumentu zależy od warunku Wartość w definicji etapów (Zatwierdzenie Kierownik, Dyrektor, Prezes). Rysunek 6 W przykładzie wartość = 4500, dlatego będzie możliwy do wyboru etap Zatwierdzenie dyrektor. W tym etapie zostało ustawione uprawnienie Dyrektor. Najbliższym operatorem, który posiada to uprawnienie jest Pracownik 18 podpięty pod gałąź Handel. Można podglądnąć, kto będzie miał dostęp do kolejnego etapu klikając link Osoby uprawnione do kolejnego etapu - rysunek 7. Rysunek 7 Obieg Dokumentów 60 Wersja

61 Przykład 2. Rozważmy inny przypadek, w którym właścicielem dokumentu zostałby np. Pracownik 8. Pracownik znajduje się w dziale Magazyn, który jest podpięty pod główną gałąź Firma handlowa. Dostęp do dokumentu w kolejnym etapie posiadałby Pracownik 1, podpięty do gałęzi głównej. Jeżeli właścicielem dokumentu zostałby np. Pracownik 4, dostęp do dokumentu w kolejnym etapie zostałby nadany Pracownikowi 19. Jeżeli właścicielem dokumentu zostałby np. Pracownik 19, dostęp do dokumentu w kolejnym etapie zostałby nadany Pracownikowi 19. Rysunek 8 Kolejne kroki (etapy) nie zależą od tego, do kogo trafił dokument w etapie Zatwierdzenie. Każda z tych osób zobaczy dokument, który został pokazany na rysunku 9. Dostęp do dokumentu, po tym jak zostanie przekazany do etapu Księgowość, posiadać będą operatorzy, którym nadano uprawnienie Księgowa. Są to operatorzy Pracownik 6 i Pracownik 7. Obieg Dokumentów 61 Wersja

62 Rysunek 9 Na ostatnim etapie Koniec dostęp do dokumentu będzie posiadać Pracownik 5, któremu zostało przypisane stanowisko Główna księgowa - rysunek 10 Rysunek 10 Obieg Dokumentów 62 Wersja

63 Rys. 46 Przykładowe dane ze struktury firmy. Rys. 47 Przykładowe szczegóły sekcji Działy. Obieg Dokumentów 63 Wersja

64 Rys. 48 Przykładowe Szczegóły sekcji Pracownicy. Rys. 49 Przykładowe szczegóły sekcji Stanowiska. Obieg Dokumentów 64 Wersja

65 Funkcjonalność importu pracowników, działów i struktury organizacyjnej systemu ERP Elementy okna [Odśwież] funkcjonalność odświeża zakładkę z danymi na liście pozycji, jeżeli po stronie Comarch ERP XL lub innej instalacji OD zostały wprowadzone zmiany. [Procedura SQL] okno dialogowe umożliwiające wprowadzenie zapytania SQL w celu migracji danych z systemów ERP. [Zapisz] opcja zapisu danych zaimportowanych z systemu ERP Opis funkcjonalności Pracownicy Funkcjonalność umożliwiająca importowanie listy pracowników lub pojedynczych osób z Comarch ERP XL do OD. Okno zawiera dwa panele (Stan Aktualny, Import): Nat ID numer operatora na liście w Comarch ERP XL i w OD (pole Ope_gidnumer). Nazwa nazwa pracownika przechowywana w Comarch ERP XL w polu Nazwa1 (imię i nazwisko). Jeśli pole to nie zostało uzupełnione w Comarch ERP XL, system prezentuje login Operatora. Nazwa 2 nazwa pracownika prezentowana w Comarch ERP XL w polu Nazwa2 (drugie imię). Nazwa 3 nazwa pracownika wyświetlana w Comarch ERP XL w polu Nazwa3 (najczęściej pusta). Archival określenie czy dany operator jest aktywny czy oznaczony, jako archiwalny. W tabeli ope_karty wartość 1 = archiwalny, wartość 0 = aktywny. Login login operatora definiowany w Comarch ERP XL. Mail adres mailowy z karty pracownika. Typ porównania przyjmuje statusy: Nowy, Bez zmian, Zmieniony, Usunięty. Obieg Dokumentów 65 Wersja

66 Rys. 50 Przykładowe okno Pracownicy z formatki Importuj Dział Funkcjonalność umożliwiająca importowanie listy działów lub pojedynczych działów z Comarch ERP XL do OD. Okno zawiera dwa panele (Stan Aktualny, Import): Nazwa nazwa działu. Nazwa 2 pusta kolumna (w przypadku Comarch ERP XL). Nat ID - numer działu w strukturze organizacyjnej Comarch ERP XL. Archival - określenie czy dany dział jest aktywny czy oznaczony, jako archiwalny. Wartość: 1 =archiwalny, wartość 0 = aktywny. Typ porównania przyjmuje statusy: Nowy, Bez zmian, Zmieniony, Usunięty. Rys. 51 Przykładowe okno Dział z formatki Importuj Struktura organizacyjna Funkcjonalność umożliwiająca importowanie struktury organizacyjnej z Comarch ERP XL do OD. Okno zawiera dwa panele (Stan Aktualny, Import): ID ID dziecka. ID węzła nadrzędnego - ID rodzica. Typ określenie typu wiązania. Wiązanie pracowników 2, wiązanie działów 1. Obieg Dokumentów 66 Wersja

67 Archival - określenie czy dany dział/pracownik jest aktywny czy oznaczony, jako archiwalny. Wartość 1 = archiwalny, wartość 0 = aktywny. Nazwa nazwa pracownika lub działu. ParentName1 - dane z kolumny NAT ID. Typ porównania przyjmuje statusy: Nowy, Bez zmian, Zmieniony, Usunięty Obiegi dokumentów Rys. 52 Przykładowe okno Struktura organizacyjna z formatki Importuj Lista typów obiegu dokumentów Elementy okna i opis funkcjonalności Zakładka dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniami administratora. Okno składa się z listy typów obiegów dokumentów definiowanych przez operatora. Pozycje na liście można sortować po wszystkich kolumnach. Obszar roboczy składa się z trzech kolumn: Nazwa nazwa schematu. Prefix element numeru dokumentu stosowany celem rozróżniania dokumentów w zależności od miejsca powstania dokumentu lub jego typu np. FZ, MAG, itp. Utworzono data i godzina zainicjowania i zapisania dokumentu w systemie. [Dodaj] opcja dodania nowego schematu. [Usuń] od wersji została wprowadzona możliwość uśnięcia zdefiniowanego typu obiegów. Usunięty typ obiegu zostaje zarchiwizowany bez możliwości przywrócenia, znika z listy typów obiegów. Nie zostają uśnięte dokumenty wystawione w ramach tego typu obiegu. Ikona kosza jest nieaktywna w sytuacji, gdy nie ma wybranego typu obiegu. Prefix dokumentu usuniętego można wykorzystać podczas tworzenia nowego typu obiegu. [Importuj] funkcjonalność zaimportowania typu obiegu z pliku xml. Obieg Dokumentów 67 Wersja

68 Typ obiegu dokumentów Rys. 53 Przykładowa lista typów obiegu dokumentów. Typem obiegu jest zdefiniowany w konfiguracji aplikacji szablon na podstawie, którego operatorzy będą tworzyć dokumenty w aplikacji. Na dany szablon składają się kontrolki, które będą wypełniane na karcie obiegu na dokumencie oraz schemat obiegu obrazujący ścieżkę dokumentu w aplikacji. Od wersji wprowadzono organicznie, które uprawnia do inicjowania dokumentu w ramach danego typu, tylko tych operatorów, którzy są dodani w konfiguracji do etapu początkowego. Okno szczegółów Obiegu dokumentów składa się z dwóch zakładek: Karta obiegu miejsce zdefiniowania kontrolek oraz określenia ich właściwości. Schemat obiegu formatka, na której definiuje się poszczególne etapy obiegu dokumentów, ich właściwości i diagram. Obieg Dokumentów 68 Wersja

69 Rys. 54 Okno nowego typu obiegu dokumentów Elementy okna dokumentów. kontrolka do wprowadzenia nazwy schematu obiegu kontrolka do wprowadzenia prefixu, oznaczenia dokumentu, które będzie wyróżniało dokumenty z danego schematu. [Zapisz] - opcja zapisu danych po modyfikacji lub utworzeniu. [Nawiguj wstecz (Powrót)] powrót na listę schematów. [Exportuj] funkcjonalnosc exportu zdefiniowanego typu obiegu do pliku xml. [Dodaj] funkcjonalność dodania nowej kontrolki. [Przesuń do dołu] - funkcjonalność przestawiania kolejności kontrolek na liście. [Przesuń do góry] funkcjonalność przestawiania kolejności kontrolek na liście. [Usuń] umożliwia usunięcie z listy dodanej kontrolki Export i import typu obiegu do pliku. Funkcjonalność umożliwia wyeksportowanie do pliku np. xml zdefiniowanego typu obiegu oraz ponowne zaimportowanie do aplikacji z inną nazwą. Import typu obiegu możliwy jest w ramach tej samej wersji aplikacji. Wprowadzona została weryfikacja zgodności wersji aplikacji, w przypadku różnych wersji aplikacja informuje operatora komunikatem: Wskazany plik jest utworzony w innej wersji aplikacji. Zmigrowany typ obiegu może powodować błędy w działaniu aplikacji. Obieg Dokumentów 69 Wersja

70 Na formatce umieszczony został parametr Importuj zdefiniowane uprawnienia. Aktywność parametru warunkuje czy zaimportowane zostaną uprawnienia zdefiniowane na właściwościach etapu. W przypadku gdy na typie obiegu są uprawnienia których nie ma w aplikacji do której importowany jest plik system generuje komunikat ostrzegawczy oraz nie pozwala zaimportować pliku. Podczas importu użytkownik określa nazwę i prefix nowego typu obiegu. Jeżeli podczas wprowadzania nazwy lub prefixu aplikacja zweryfikuje ze wartości nie są unikalne, wygeneruje komunikat ostrzegawczy i nie pozwoli zapisać nowego typu obiegu. Rys. 55 Formatka importu typu obiegu Export typu obiegu możliwy jest tylko ze szczegółów typu obiegu. Po wybraniu ikony exportu aplikacja otwiera okno systemowe, które umożliwia operatorowi wybranie miejsca, w którym dany plik zostanie zapisany. Po zapisaniu typu obiegu aplikacje nadaje rozszerzenie pliku -.workflow. Rys. 56 Formatka exportu typu obiegu Karta obiegu Okno podzielone na trzy panele: Okno tworzenia nowego typu obiegu, Obieg Dokumentów 70 Wersja

71 Okno listy kontrolek, Okno z właściwościami poszczególnych kontrolek. W sekcji Podgląd karty obiegu prezentowane są kontrolki podglądu karty obiegu. Rys. 57 Okno podglądu karty obiegu przykład. Pierwszym krokiem tworzenia nowego typu obiegu jest dodanie kontrolek, w których wpisywane będą wartości wprowadzanego dokumentu. Kontrolki dostępne w aplikacji Obieg Dokumentów możemy podzielić na dwa typy: Kontrolki proste (Liczba całkowita, Liczba rzeczywista, Data i godzina, Tekst, Lista, Wartość logiczna). Kontrolki elektroniczne (Dokument elektroniczny, Kontrahent, Towar, Dokumenty związane, Opis analityczny) - umożliwiają wiązanie dokumentów, Kontrahenta lub Towaru z programu Comarch ERP XL do aplikacji Obieg Dokumentów. Kontrolka Dokumenty związane prezentuje wiązanie dokumentów pomiędzy aplikacją a systemem Comarch ERP XL. Kontrolka Dokument ERP XL prezentuje numer dokumentu w systemie Comarch ERP XL, który został wygenerowany z poziomu aplikacji NOD wraz z opisem analitycznym lub dowiązany z systemu Comarch EPR XL. Aby dodać kontrolkę do listy należy kliknąć przycisk Dodaj w panelu Kontrolki. Pojawi się formatka, na której z rozwiniętej listy należy wybrać typ kontrolki oraz nazwę. W panelu Podgląd karty obiegu pojawią się właściwości zdefiniowanej kontrolki. Lista kontrolek jest predefiniowana i nie można jej modyfikować. Zawiera następujące elementy: Liczba całkowita Liczba rzeczywista Data i godzina Obieg Dokumentów 71 Wersja

72 Lista Złącznik Dokument elektroniczny Tekst Wartość logiczna Kontrahent Etykieta Towar Dokumenty związane Dokument ERP XL Dokumenty w obiegu Właściciel Liczba stałoprzecinkowa Akcja własna Pełna lista właściwości kontrolek: Nazwa nazwa kontrolki. Rys. 58 Lista zdefiniowanych kontrolek. Obieg Dokumentów 72 Wersja

73 Dokument pole, w którym można wybrać dokument z kontrolki Dokument elektroniczny. Wtedy kontrolka ta będzie prezentować wartość z dokumentu z bazy Comarch ERP XL. Pole - nazwa kolumny z tabeli, z której ma być pobrana wartość do odczytu. Kontrahent przyjmuje wartość brak lub nazwę kontrolki z karty obiegu do mapowania wartości. Wartość netto - przyjmuje wartość Brak lub nazwę kontrolki z karty obiegu do mapowania wartości. Możliwość przypisania kontrolki typu liczba całkowita lub liczba rzeczywista. Załączniki przyjmuje wartość Brak lub nazwę kontrolki z karty obiegu typu załącznik. Funkcjonalność pozwala na podłączenie załączników z aplikacji pod wygenerowany dokument w systemie Comarch ERP XL. Pokaż na liście wybranie wartości Tak spowoduje zaprezentowanie danych tej kontrolki na liście dokumentów. Znaki po przecinku ustalenie ile znaków po przecinku będzie wyświetlane w kontrolce2. Czas aktywacja opcji powoduje, że w kontrolce typu Data i godzina będzie prezentowana dodatkowo godzina. Wartości właściwość kontrolki lista; umożliwia zdefiniowanie słownika pozycji danej kontrolki. Wprowadzenie następuje po kliknięciu klawisza Enter. Typ lista dostępnych typów dokumentów z programu Comarch ERP XL, które zostaną wczytane do aplikacji Obieg Dokumentów: (A)FS, (A)FZ, DP, FSE, FAI, FS, FS VAT UNM, NM,RR, FZ, KK, OS, OZ, PA, MMP, MMW, MP, PW, PM, PZ, RS, RW, TAX FREE, Umowy, DWW, KDZ, WKA, PKA, WM, WZ, WZE, ZS, ZZ, ZOZ, ZOZ. Pole Max długość określa maksymalną długość wprowadzanego tekstu - max 900 znaków. Pole Tekst wielolinijkowy określa ilość wierszy pola tekstowego. Dopuszczalna ilość to 100 linijek. Tryb pracy OA pole dostępne na właściwościach kontrolki Dokument ERP XL. Przyjmuje wartości: dla nagłówka i dla elementu. Określa, w jakim trybie będzie opisywany analitycznie dokument. Określa także czy dokument generowany będzie w tym typie obiegu miał elementy czy nie. Zakładka: Dokument ERP XL zawiera kontrolkę typ dokumentu i listę zdefiniowanych pól ze struktury API dla danego typu. Do każdego pola API można przypisać zdefiniowaną wcześniej kontrolkę na typie obiegu. Poszczególnym polom API odpowiadają wybrane typy kontrolek np. dla pola GidTyp jest to kontrolka typu Liczba całkowita. Plik wykonalny kontrolka, w której należy podać nazwe pliku wykonywanego. Procedura kontrolka, w której należy podać nazwę procedury znajdującej się w bazie Obiegu Dokumentu. Procedura ERP kontrolka, w której należy wprowadzić nazwę procedury z bazy Comarch ERP XL. Niektóre pola API (pogrubione) są oznaczone, jako konieczne do wypełnienia, aby zapisać typ obiegu Kontrolka typu Liczba całkowita We właściwościach tej kontrolki można wybrać pola: Nazwa, Inicjowanie wartości, Dokument, Pole, Pokazuj na liście Od wersji pojawiło się pole Inicjowanie wartości przyjmujące wartość: Brak lub SQL. Gdy wybrana jest wartość Brak, właściwości kontrolki nie ulegają zmianie, działanie samej kontrolki nie zmienia się także, kontrolka działa jak dotychczas. W przypadku wartości SQL ukrywana jest cześć właściwości kontrolki. Pojawia się możliwość zdefiniowania zapytania SQL, za pomocą, którego będą zaczytane wartości do kontrolki na Karcie obiegu w dokumencie. 2 Funkcjonalność zostanie oprogramowana w następnej wersji. Obieg Dokumentów 73 Wersja

74 Rys. 59 Kontrolka Liczba całkowita i jej właściwości Przykład zapytania SQL dla kontrolki typu liczba całkowita: select Kontrolka typu Liczba rzeczywista W kontrolce typu Liczba rzeczywista we właściwościach można ustalić: Nazwa, Inicjowanie wartości, Dokument, Pole, Pokazuj na liście.. Od wersji pojawiło się pole Inicjowanie wartości przyjmujące wartość: Brak lub SQL. Gdy wybrana jest wartość Brak, właściwości kontrolki nie ulegają zmianie, działanie samej kontrolki nie zmienia się także, kontrolka działa jak dotychczas. W przypadku wartości SQL ukrywana jest cześć właściwości kontrolki. Pojawia się możliwość zdefiniowania zapytania SQL, za pomocą, którego będą zaczytane wartości do kontrolki na Karcie obiegu w dokumencie. Obieg Dokumentów 74 Wersja

75 Rys. 60 Kontrolka Liczba rzeczywista i jej właściwości. Przykład zapytania SQL dla kontrolki typu liczba rzeczywista: select 1234 Rys. 61 Formatka Zapytanie SQL wspólna dla wszystkich kontrolek opartych o zapytanie SQL Kontrolka typu Data i godzina We właściwościach kontrolki typu Data i godzina możemy wybrać opcje: Nazwa, Inicjowanie wartości, Dokument, Pole, Czas, Pokazuj na liście. Od wersji pojawiło się pole Inicjowanie wartości przyjmujące wartość: Brak lub SQL. Obieg Dokumentów 75 Wersja

76 Gdy wybrana jest wartość Brak, właściwości kontrolki nie ulegają zmianie, działanie samej kontrolki nie zmienia się także, kontrolka działa jak dotychczas. W przypadku wartości SQL ukrywana jest cześć właściwości kontrolki. Pojawia się możliwość zdefiniowania zapytania SQL, za pomocą, którego będą zaczytane wartości do kontrolki na Karcie obiegu w dokumencie. Kontrolka typu data może być wykorzystywana, jako kontrolka, w której użytkownik wprowadza na karcie obiegu na szczegółach dokumentu np. datę wpływu dokumentu. Jeżeli w konfiguracji tej kontrolki wprowadzone jest zapytanie SQL-owe, można na jego podstawie z bazy pobrać konkretna wartość, którą aplikacja automatycznie wprowadzi do pola kontrolki. Rys. 62 Kontrolka Data i godzina i jej właściwości Przykład zapytania SQL dla kontrolki typu data: select GetDate() Kontrolka typu Lista Kontrolka typu Lista umożliwia wybór jednej pozycji z rozwijalnej listy wartości kontrolki. We właściwościach kontrolki typu Lista możemy wybrać opcje: Nazwa, Inicjowanie wartości, Wartości, Tryb pracy, Pokazuj na liście. Dodatkowo dostępna jest opcja definiowania nowej wartości i ikonka usunięcia jej z listy. Od wersji pojawiło się pole Inicjowanie wartości przyjmujące wartość: Słownik lub SQL oraz pole Tryb pracy przyjmujące wartości: Lista lub Wyszukiwanie. Gdy wybrana jest wartość Brak, właściwości kontrolki nie ulegają zmianie, działanie samej kontrolki nie zmienia się także, kontrolka działa jak dotychczas. W przypadku wartości SQL ukrywana jest cześć właściwości kontrolki. Pojawia się możliwość zdefiniowania zapytania SQL, za pomocą, którego będą zaczytane wartości do kontrolki na Karcie obiegu w dokumencie. Obieg Dokumentów 76 Wersja

77 Wartość Lista prezentuje wartości zdefiniowane na dotychczasowych zasadach - na właściwościach kontrolki. Wartość Wyszukiwanie prezentuje także wartości w formie listy, natomiast dane pochodzą z wartości zapytania SQL np. Lista Kontrahentów z Comarch ERP XL. Kontrolka typu lista może być wykorzystywana, jako kontrolka, z której użytkownik wybiera na karcie obiegu na szczegółach dokumentu zdefiniowane wartości z konfiguracji kontrolki np. formy płatności. Jeżeli w konfiguracji tej kontrolki wprowadzone jest zapytanie SQL-owe, można na jego podstawie z bazy pobrać konkretną listę wartość, którą aplikacja automatycznie wprowadzi do pola kontrolki np. sposoby dostawy zdefiniowane w bazie systemu Comarch ERP XL. Rys. 63 Kontrolka Lista i jej właściwości. Przykład zapytania SQL dla kontrolki typu lista: select 1, 'abcd' union select 2, xyz Kontrolka typu Załącznik Kontrolka typu Załącznik umożliwia załączenie plików z dysku lub bezpośrednio z urządzenia typu Skaner lub z innych urządzeń. Kontrolka posiada możliwość uruchomienia skanera w celu wykonania skanu dokumentu. We właściwościach kontrolki można wybrać: Nazwa. Kontrolka typu Załącznik może być wykorzystywana, jako kontrolka, za pomocą, której użytkownik zaczytuje do dokumentu w aplikacji plik w postaci załącznika, może to być np. Skan dokumentu. Kontrolka pozwala na podłączenie załączników podpiętych do dokumentu w aplikacji pod wygenerowany z kontrolki Dokument ERP XL, dokument w systemie Comarch ERP XL. W systemie załączniki widoczne są na zakładce Załączniki warunek na właściwościach kontrolki Dokumenty ERP XL, podzakładka mapowane wartości w polu Złączniki musi być wskazana kontrolka typ załącznik. Obieg Dokumentów 77 Wersja

78 Rys. 64 Kontrolka Załącznik i jej właściwości Kontrolka typu Dokument elektroniczny Kontrolka typu Dokument elektroniczny służy do wczytywania dokumentów z programu Comarch ERP XL. Po zaczytaniu dokumentu system prezentuje wartość dokumentu. W kontrolce typu Dokument elektroniczny we właściwościach można ustalić: Typ, Nazwa, Pokaż na liście. Kontrolka może być wykorzystywana, jako kontrolka, za pomocą, której użytkownik zaczytuje do dokumentu w aplikacji inny dokument z systemu Comarch ERP XL np. Oferta sprzedaży, Oferta zakupu. W wersji desktopowej aplikacji, z jej poziomu możliwy będzie podgląd takiego dokumentu. Modyfikacja podniesionej formatki uzależniona jest od uprawnień operatora systemowego (Comarch ERP XL). Rys. 65 Kontrolka Dokument elektroniczny i jej właściwości. Obieg Dokumentów 78 Wersja

79 Kontrolka typu Tekst Kontrolka typu Tekst służy wprowadzaniu dowolnych wartości tekstowych zawartych na dokumencie, jak na przykład sposób dostawy, tytuł faktury, nazwa towaru, a także komentarzy lub uwag do dokumentu. W kontrolce typu Tekst we właściwościach możemy wybrać: Nazwa, Inicjowanie wartości, Dokument, Pole, Max długość, Tekst wielolinijkowy, Pokaż na liście. Od wersji pojawiło się pole Inicjowanie wartości przyjmujące wartość: Brak lub SQL. Gdy wybrana jest wartość Brak, właściwości kontrolki nie ulegają zmianie, działanie samej kontrolki nie zmienia się także, kontrolka działa jak dotychczas. W przypadku wartości SQL ukrywana jest cześć właściwości kontrolki. Pojawia się możliwość zdefiniowania zapytania SQL, za pomocą, którego będą zaczytane wartości do kontrolki na Karcie obiegu w dokumencie. Kontrolka typu tekst może być wykorzystywana, jako kontrolka, w której użytkownik wprowadza na karcie obiegu na szczegółach dokumentu dowolne dane np. opis polecenia dla kolejnego operatora lub informacje bardziej szczegółowe dotyczące dołączonego dokumentu (załącznik). Jeżeli w konfiguracji tej kontrolki wprowadzone jest zapytanie SQL-owe, można na jego podstawie z bazy pobrać konkretna wartość, którą aplikacja automatycznie wprowadzi do pola kontrolki. Rys. 66 Kontrolka Tekst i jej właściwości. Przykład zapytania SQL dla kontrolki typu tekst: select 'abc' Kontrolka typu Wartość logiczna Kontrolka typu Wartość logiczna służy do wprowadzenia danych: TAK/NIE. We właściwościach kontrolki typu Wartość logiczna dostępne są takie same opcje jak w kontrolce typu Liczba całkowita. Przykładem użycia kontrolki Wartości logiczna może być każde pytanie, na które możliwa jest odpowiedź w postaci wartości Tak lub Nie. np. Czy przyszedł oryginał dokumentu do sekretariatu? Obieg Dokumentów 79 Wersja

80 Kontrolka typu Kontrahent Rys. 67 Kontrolka Wartość logiczna i jej właściwości. Kontrolka typu Kontrahent umożliwia wczytywanie Kontrahenta z listy kontrahentów zdefiniowanych w programie Comarch ERP XL. We właściwościach kontrolki typu Kontrahent można wybrać opcje: Nazwa, Pokaż na liście. W sekcji Podgląd karty obiegu po dodaniu tej kontrolki, prezentowany jest link Dodaj, który otwiera listę kontrahentów z programu ComarchERP XL. Kontrolka umożliwia przeniesienie wartości kontrolki wypełnianej na Karcie obiegu do pola Kontrahent na kontrolce Dokument ERP XL. Aplikacja sprawdza zgodność tych wartości i w przypadku błędów generuje komunikat ostrzegawczy warunek na właściwościach kontrolki Dokument ERP XL, podzakładka Mapowanie wartości, pole Kontrahent musi być wskazana kontrolka typu kontrahent. Przykładem zastosowania może być oznaczenie pola jako Wystawca dokumentu. Rys. 68 Kontrolka Kontrahent i jej właściwości. Obieg Dokumentów 80 Wersja

81 Kontrolka typu Towar Kontrolka typu Towar umożliwia wczytywanie towaru z listy towarów zdefiniowanych w programie Comarch ERP XL. We właściwościach kontrolki typu Towar można wybrać opcje: Nazwa, Pokaż na liście. W sekcji Podgląd karty obiegu po dodaniu tej kontrolki, prezentowany jest link Dodaj, który otwiera listę towarów z programu ERP XL. Rys. 69 Kontrolka Towar i jej właściwości Kontrolka typu Dokument związany Kontrolka typu Dokumenty związane służy prezentacji numerów dokumentów dowiązanych po stronie systemu Comarch ERP XL. Kontrolka będzie prezentować także numery dokumentów, które zostały dowiązane poprzez kontrolki Dokument elektroniczny i Dokument ERP XL z poziomu aplikacji. Informacje o powiazaniu zapisane są w tabeli Comarch ERP XL Cdn.DokZwiazane oraz tabeli do.df_workcf w aplikacji NOD. W kontrolce typu Dokumenty związane we właściwościach możemy wybrać: Nazwa, Pokaż na liście. Przy dużej ilości kontrolek na karcie obiegu na szczegółach dokumentu może być utrudniona weryfikacja wszystkich dowiązanych dokumentów pomiędzy aplikacja a systemem, Comarch ERP XL. Wprowadzono kontrolkę, która prezentuje wszystkie te wiązania w jednym miejscu. Obieg Dokumentów 81 Wersja

82 Rys. 70 Kontrolka Dokumenty związane i jej właściwości. Warianty wiązania dokumentu Comarch ERP XL z dokumentem wystawionym w aplikacji NOD i prezentacja wiązania w aplikacji NOD: 1. Karta obiegu dokumentu wystawionego w aplikacji NOD zawiera kontrolkę Dokument elektroniczny i jest ona pusta (niewypełniona podczas tworzenia dokumentu w NOD) i ma ten sam typ dokumentu, który chcemy dowiązać Numer dokumentu zostanie zaprezentowany w oknie kontrolki Dokumenty związane i/lub Dokument elektroniczny. 2. Karta obiegu dokumentu wystawionego w aplikacji NOD zawiera kontrolkę Dokument elektroniczny i jest ona pusta lub wypełniona, ale ma inny typ dokumentu, który chcemy dowiązać oraz zawiera kontrolkę Dokument związany Numer dokumentu zostanie zaprezentowany w oknie kontrolki Dokumenty związane. 3. Karta obiegu dokumentu wystawionego w aplikacji NOD zawiera kontrolkę Dokument elektroniczny i jest ona pusta lub wypełniona, ale ma inny typ dokumentu, który chcemy dopisać oraz nie zawiera kontrolki Dokument związany W aplikacji NOD nie będzie widać żadnego wiązania. 4. Karta obiegu dokumentu wystawionego w NOD nie zawiera kontrolki Dokumenty elektroniczny - W aplikacji NOD nie będzie widać żadnego wiązania. Kontrolkę typu Dokumenty związane można zaprezentować tylko raz na danym dokumencie, możliwa jest natomiast prezentacja kilku związanych dokumentów w jednej kontrolce. Kontrolka Dokumenty związane nie ma właściwości Wymagana na właściwościach etapu. Istnieje możliwość odwiązania dokumentu z systemu Comarch ERP XL od dokumentu w aplikacji NOD za pomocą przycisku Odwiąż. Informacje w tabeli cdn.dokzwiazane nie są prezentowane (nie jest prezentowane wiązanie po stronie systemu Comarch ERP XL) Obieg Dokumentów 82 Wersja

83 Kontrolka typu Dokument ERP XL Kontrolka typu Dokument ERP XL służy prezentacji opisu analitycznego wprowadzonego na wygenerowanym z aplikacji dokumencie XL owym lub na dowiązany z systemu Comarch ERP XL. Od wersji dla wybranych typów dokumentów można wprowadzić elementy i opis analityczny dla nich. W kontrolce typu Dokument ERP XL we właściwościach zakładka Ogólne możemy wybrać: Nazwa, Pokaż na liście. Zakładka Dokumenty ERP XL umożliwia wybranie typu dokumentu, dla którego będzie tworzony opis analityczny. Dodatkowo prezentuje tryb pracy opisu analitycznego i pola w strukturze API, które po przypisaniu kontrolek i wypełnieniu wartościami na dokumencie, umożliwią wygenerowanie nagłówka dokumentu w systemie Comarch ERP XL Od wersji zostały wprowadzone modyfikacje na właściwościach kontrolki Dokument ERP XL. Została wprowadzona zakładka Wartości mapowane, na którą zostały przeniesione kontrolki Kontrahent, Załącznik i wartość netto, które wcześniej znajdowały się na zakładce Ogólne. Dodatkowo dodano kontrole Płatnik, Waluta i Opis, które także podlegają mapowaniu z kontrolkami na karcie obiegu. Kontrolka Kontrahent przyjmuje dwie wartości: Wartość Brak lub Wartość <nazwy kontrolki typu Kontrahent>. Funkcjonalność umożliwia przeniesienie wartości kontrolki wypełnianej na Karcie obiegu do pola Kontrahent na kontrolce Dokument ERP XL. Aplikacja sprawdza zgodność tych wartości i w przypadku błędów generuje komunikat ostrzegawczy. Gdy zostanie wybrana wartość BRAK na definicji kontrolki, wtedy aplikacja na tworzony dokument przeniesie dane kontrahenta wskazanego na kontrolce Dokument ERP XL. Kontrolka Płatnik przyjmuje dwie wartości: Wartość Brak lub Wartość <nazwy kontrolki typu Kontrahent>. Funkcjonalność umożliwia przeniesienie wartości kontrolki wypełnianej na Karcie obiegu do pola Płatnik na kontrolce Dokument ERP XL. Aplikacja sprawdza zgodność tych wartości i w przypadku błędów generuje komunikat ostrzegawczy. Gdy zostanie wybrana wartość BRAK na definicji kontrolki, wtedy aplikacja na tworzony dokument przeniesie dane kontrahenta wskazanego na kontrolce Dokument ERP XL. Kontrolka Wartość netto przyjmuje dwie wartości: BRAK lub <nazwa kontrolki typu liczba rzeczywista/liczba całkowita>. Funkcjonalność umożliwia przeniesienie wartości kontrolki wypełnionej na karcie obiegu do pola Razem netto na kontrolce Dokument ERP XL. Przeniesiona wartość traktowana jest przez aplikacje, jako wartość netto całego dokumentu = suma netto wszystkich elementów = łączna wartość opisu analitycznego. Kontrolka Waluta przyjmuje dwie lub więcej wartości: wartość Brak lub wartość <nazwa kontrolki/ek typu Tekst>. Funkcjonalność umożliwia przeniesienie wartości kontrolki wypełnionej na karcie obiegu do pola Waluta na kontrolce Dokument ERP XL. Aplikacja sprawdza zgodność tych wartości i w przypadku błędów generuje komunikat ostrzegawczy. Gdy zostanie wybrana wartość BRAK na definicji kontrolki, wtedy aplikacja na tworzony dokument przeniesie dane kontrahenta wskazanego na kontrolce Dokument ERP XL. Kontrolka Opis przyjmuje dwie lub więcej wartości: wartość Brak lub wartość <nazwa kontrolki/ek typu Tekst>. Funkcjonalność umożliwia przeniesienie wartości kontrolki wypełnionej na karcie obiegu do pola Nazwa na kontrolce Dokument ERP XL. Aplikacja sprawdza zgodność tych wartości i w przypadku błędów generuje komunikat ostrzegawczy. Gdy zostanie wybrana wartość BRAK na definicji kontrolki, wtedy aplikacja na tworzony dokument przeniesie dane kontrahenta wskazanego na kontrolce Dokument ERP XL lub pozostawi pole z pustą wartością. Kontrolka Załączniki przyjmuje wartość Brak lub <nazwę kontrolki z karty obiegu typu załącznik>. Funkcjonalność pozwala na podłączenie załączników podpiętych do dokumentu w aplikacji pod wygenerowany z kontrolki Dokument ERP XL, dokument w systemie Comarch ERP XL. W systemie załączniki widoczne są na zakładce Załączniki. Uwaga: Aplikacja umożliwia wystawianie dokumentów korekt ręcznych tylko wartościowych zarówno z wartościami ujemnymi jak i dodatnimi. Obieg Dokumentów 83 Wersja

84 Rys. 71 Kontrolka Dokument ERP XL i jej właściwości. Przykład zapytania SQL dla kontrolki typu Dokument ERP XL: select Kon_Lp, SUBSTRING(ltrim(Kon_Wartosc),0, CHARINDEX(' <nazwa bazy> ', ltrim(kon_wartosc)) ) from cdn.konfig where kon_numer = Kontrolka typu Etykieta Kontrolka typu Etykieta umożliwia zaprezentowanie danych, które nie podlegają zmianie i wprowadzone zostały podczas tworzenia typu obiegu. We właściwościach kontrolki typu Etykieta prezentowany jest tekst, który na karcie obiegu jest jednocześnie wartością. Kontrolka wykorzystywana do określenia np. nazwy/typu obiegu w ramach, którego wystawiony jest bieżący dokument. Będąc w szczegółach dokumentu czasem bardzo trudne jest określenie, jakiego typu obiegu dotyczy dany dokument, można wykorzystać tutaj kontrolkę nazywając ją Dokumenty Kosztowe zakupowe. Obieg Dokumentów 84 Wersja

85 Kontrolka typu Dokumenty w obiegu Rys. 72 Kontrolka Etykieta i jej właściwości. Kontrolka typu Dokumenty w obiegu służy do prezentacji numeru dokumentów z aplikacji Nowego Obiegu Dokumentów. We właściwościach kontrolki typu Dokumenty w obiegu można wybrać opcje: Nazwa, Dokumenty, Pokaż na liście. Kontrolka Dokumenty przyjmuje wartość Wszystkie i Aktywne. Wartość wszystkie odnosi się do wszystkich utworzonych w aplikacji dokumentów. Wartość Aktywne tylko do tych, które są w stanie innym niż zakończone. W sekcji Podgląd karty obiegu po dodaniu tej kontrolki, prezentowana jest kontrolka, w której należy zacząć wprowadzać znaki (aplikacja zawęża prezentowane wyniki w zależności od wprowadzonych danych) a następnie należy zatwierdzić wybór enterem lub LPM na wybranym towarze. Załączony dokument można usunąć za pomocą kosza. Przyciśnięcie na wybranym numerze dokumentu powoduje jego podniesienie i prezentacje szczegółów. Rys. 73 Kontrolka Dokumenty w obiegu i jej właściwości Obieg Dokumentów 85 Wersja

86 Kontrolka typu Liczba stałoprzecinkowa Kontrolka liczba stałoprzecinkowa umożliwia wprowadzenie do aplikacji wartości, które wymagają precyzji wartości np. ceny. W kontrolce typu Liczba stałoprzecinkowa we właściwościach można ustalić: Nazwa, Inicjowanie wartości, Dokument, Pole, Pokazuj na liście. Pole Inicjowanie przyjmuje wartość: Brak lub SQL. Gdy wybrana jest wartość Brak, właściwości kontrolki nie ulegają zmianie, działanie samej kontrolki nie zmienia się także, kontrolka działa jak zwykła kontrolka, w której operator może wprowadzić wartość samodzielnie. W przypadku wartości SQL ukrywana jest cześć właściwości kontrolki (Dokument i Pole). Pojawia się możliwość zdefiniowania zapytania SQL, za pomocą, którego będą zaczytane wartości do kontrolki na Karcie obiegu w dokumencie. Kontrolka liczby stałoprzecinkowej może mieć zastosowanie: w prezentacji przelicznika walut, cen, jednym słowem wszędzie tam gdzie ważna jest precyzja wprowadzanych danych. Rys. 74 Kontrolka Liczba stałoprzecinkowa i jej właściwości Kontrolka typu Właściciel Kontrolka właściciel umożliwia określnie, kto jest właścicielem dokumentu. Właścicielem dokumentu może być zarówno osoba inicjująca dokument, jak inny pracownik wskazany w wybranym kroku tworzenia dokumentu (np. właścicielem może być osoba, do której zostaje przypisany dokument przez Sekretariat). Funkcjonalność ta pozwoli na obsługę scenariusza, w którym z określonych przyczyn np. pracownik odpowiedzialny za dokument będzie mógł przerwać pracę nad nim, bądź przekazać go do określonego etapu bez względu na dotychczas uzyskane akceptacje. Przykładowo pracownik, który zgłosił zapotrzebowanie wycofuje je po zatwierdzeniu przez kierownika i dyrektora, a przed rozpatrzeniem przez prezesa. W kontrolce właściciel we właściwościach wybrać opcje: Nazwa, Pokaż na liście. Obieg Dokumentów 86 Wersja

87 Rys. 75 Kontrolka Właściciel i jej właściwości Funkcjonalność Właściciela wprowadzona została w aplikacji na potrzeby funkcjonalności Stanowisk, które są powiązane ze struktura organizacyjną. Operator, który jest właścicielem dokumentu jest zarazem punktem odniesienia w strukturze organizacyjnej, od którego należy zacząć wyszukiwanie najbliższego przełożonego, posiadającego określone uprawnienie Stanowisko powiązane ze strukturą organizacyjną. Np. Kierownik. Właścicielem dokumentu staje się domyślnie operator, który utworzył dokument. Istnieją dwa sposoby zmiany właściciela dokumentu. o Zmiana poprzez kontrolkę Właściciel dokumentu - właściciela dokumentu można zmienić ręcznie na każdym etapie zmieniając operatora w kontrolce typu Właściciel (warunek kontrolka nie podlega w danym etapie właściwościom Tylko do Odczytu, lub jest niewidoczna) o Automatyczna zmiana właściciela dokumentu - właściciel dokumentu może zostać zmieniony automatycznie podczas przekazywania dokumentu do etapu, na którym została ustawiona właściwość Automatyczna zmiana właściciela dokumentu. Musi być tu spełniony jeden warunek Dostęp do dokumentu na tym etapie może posiadać tylko jeden operator. Uprawnienie takie można ustawić w konfiguracji typu obiegu (uprawnienia statyczne) lub wybrać na szczegółach dokumentu podczas przekazywania dokumentu (uprawnienia dynamiczne). Jeżeli na typie obiegu zostanie zdefiniowana kontrolka właściciel, to nie można na żadnym etapie tego typu obiegu zaznaczyć właściwości Automatyczna zmiana właściciela dokumentu i odwrotnie. Błędna konfiguracja typu obiegu skutkuje komunikatem ostrzegawczym przy próbie zapisu.: Uwaga: Dla funkcjonalności Właściciel dokumentu nie ma możliwości zdefiniowania w jednym typie obiegu kontrolki typu właściciel na karcie obiegu oraz aktywowania parametru Automatyczna zmiana właściciela dokumentu, znajdującego się na właściwościach któregokolwiek etapu. Obieg Dokumentów 87 Wersja

88 Jeżeli operator inicjujący nie wskaże w kontrole typu Właściciel (na karcie obiegu na dokumencie) innego operatora to po zapisie zmian wprowadzonych na dokumencie lub po przekazaniu do kolejnego etapu aplikacja wstawi domyślnego operatora (w tym wypadku inicjującego dokument) w okno kontroli Kontrolka typu Własna akcja Rys. 76 Kontrolka Właściciel na dokumencie. Kontrolka typu Własna akcja - umożliwia uruchomienie programu lub procedury SQL. Dzięki tej kontrolce użytkownik może uruchomić aplikacje typu exe. Aplikacja musi znajdować się w katalogu z którego została uruchomiona stacjonarna wersja obiegu dokumentów. Nazwę aplikacji należy wpisać w polu Plik wykonywalny. Należy podać jedynie nazwę pliku. Np. Aplikacja.exe W kontrolce własna akcja we właściwościach prezentowane są opcje: Nazwa, Plik wykonywalny, Procedura. Procedura ERP. Dzięki tej kontrolce możliwe jest również uruchomienia procedury składowanej, znajdujące się w bazie obiegu lub w bazie systemu Comarch ERP XL. Aby uruchomić procedurę znajdująca się w bazie obiegu, nazwę procedury należy wpisać w pole Procedura, w przypadku procedury z bazysystemu nazwę procedury należy wpisać w polu Procedura ERP. Obieg Dokumentów 88 Wersja

89 Rys. 77 Kontrolka Własna akcja i jej właściwości Rys. 78 Przykładowa karta obiegu typu obiegu. Dodatkowo, aplikacja Obieg Dokumentów umożliwia powiązanie kontrolek prostych z kontrolkami elektronicznymi. Dzięki tej funkcjonalności możliwe jest zaprezentowanie wartości pobranej z kontrolki elektronicznej (ze wskazanego pola bazy danych) w kontrolce prostej - rys. 79. W kontrolce elektronicznej należy określić typ dokumentu ( Typ ). W kontrolce prostej należy wypełnić pole Dokument poprzez wybór nazwy wcześniej zdefiniowanej kontrolki elektronicznej oraz wskazać na liście ( Pole ) kolumnę z bazy danych. Obieg Dokumentów 89 Wersja

90 Rys. 79 Powiązanie kontrolki elektronicznej z kontrolką prostą Graficzny schemat obiegu Okno Schemat Obiegu jest podzielone na trzy sekcje: Okno diagram, Okno z listą etapów, Okno z właściwościami poszczególnych etapów. Sekcja diagram Największa sekcja w panelu to diagram, czyli graficzna forma obiegu dokumentów składająca się z etapów połączonych ze sobą strzałkami (zależnościami). Diagram budowany jest za pomocą funkcjonalności drap&drop przenoszącej zdefiniowane etapy z sekcji Etapy, które następnie można połączyć strzałkami. Strzałki określają ścieżkę wędrówki dokumentu w firmie ( przekazanie ). Obieg dokumentów umożliwia dwa rodzaje przekazania : ręczne i automatyczne. Jeżeli nie zostanie utworzony diagram (algorytm) schematów, obieg będzie pracował w trybie ręcznym (będą dostępne wszystkie zdefiniowane etapy). Definicja schematu włącza tryb automatyczny. Na szczegółach dokumentu będą prezentowane kolejne etapy wynikające z konfiguracji schematu. Podczas definiowania schematu istnieje możliwość usunięcia etapu oraz powiązań. Aby to zrobić wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na etap lub połączenie, które chcemy usunąć i wybrać Usuń. Obieg Dokumentów 90 Wersja

91 Sekcja Etapy i właściwości etapów Rys. 80 Przykładowy diagram obiegu dokumentów. Sekcja etapy i właściwości etapów są ze sobą powiązane. W górnej części tworzone są etapy, a w dolnej określane ich właściwości. Zapisane etapy tworzą listę, która będzie wykorzystana do budowy diagramu w przekazaniu automatycznym. W przypadku przekazania ręcznego będzie to rozwijalna lista na dokumencie, z której operator będzie wybierał następny etap obiegu. Etapy dodaje się za pomocą przycisku Dodaj, a usuwa z listy za pomocą ikonki Kosza. Rys. 81 Sekcja Etapy. Obieg Dokumentów 91 Wersja

92 Okno właściwości etapów prezentuje poniższe właściwości: Zakładka Ogólne: nazwa etapów dane powielone z formatki podczas tworzenia etapu z możliwością edycji. kontrolka Źródło dokumentu okno, na którym należy wprowadzić informacje, dlaczego dany dokument w tym etapie trafił do operatora. kontrolka Postępowanie - okno, na którym należy określić sposób postępowania dla operatora w danym etapie. kontrolka Oznaczenie etapu, jako - kontrolka przyjmuje trzy wartości: początkowy, brak i końcowy. Uwaga: Dla każdego schematu obiegu musi zostać określony jeden etap oznaczony, jako początkowy i przynajmniej jeden końcowy. Uwaga: Jeżeli w systemie zostanie zdefiniowany etap, który nie jest określony jako końcowy a nie posiada następnego etapu do przekazania system na dokumencie znajdującym się w tym etapie zaprezentuje okno do przekazania z pustą listą Etapów oraz Uprawnienia z poprawnymi danymi, których jednak nie będzie można zatwierdzić. Aby uniknąć takiej sytuacji, Administrator podczas tworzenia schematu powinien każdy taki etap oznaczyć, jako końcowy. parametr Wyślij maila do osób powiązanych z etapem istnieje możliwość poinformowania operatorów za pomocą maila o przypisanym do niech dokumencie. Funkcjonalność Przekazuj po zadanym czasie (przekazanie czasowe) system dopuszcza przekazanie dokumentu bez udziału operatora. Jeśli ten parametr jest aktywny i określony zostanie czas i etap, do którego ma trafić dokument po zadanym czasie, a operator nie dokona przekazania sam, system przeniesie dokument do wyznaczonego etapu. kontrolka Etap rozwijalna lista etapów, miejsce wskazania etapu do przekazania czasowego. kontrolka Czas - możliwość określenia czasu w przekazania czasowego wyrażona w dniach lub godzinach. parametr Uwzględnij tylko dni robocze parametr w przekazaniu czasowym pozwalający określić odliczanie dni tylko roboczych. kontrolka Etap domyślny kontrolka, w której administrator określa etap, do którego operator przekaże dokument podczas zatwierdzania dokumentów na liście. Etap domyślny wskazuje się na etapie, z którego dokument można przekazać przynajmniej do dwóch etapów. funkcjonalność Definiuj warunki patrz poniżej. parametr Automatyczna zmiana właściciela dokumentu parametr umożliwia automatyczną zmianę właściciela dokumentu wynikającą z ustawień konfiguracyjnych uprawnień (stanowisk) powiązanych ze strukturą organizacyjną firmy. Parametr domyślnie odznaczony. Działanie parametru jest możliwe tylko w sytuacji, gdy na danym typie obiegu nie ma zdefiniowanej kontrolki Właściciel. uprawnienia dodatkowe - domyślnie zaznaczone, jako aktywne. Odznaczenie tego parametru uniemożliwi zdefiniowanie własnych uprawnień do następnego etapu na dokumencie w obiegu. Przy nieaktywnym parametrze muszą być zdefiniowane uprawnienia na definicji etapu by było możliwe przekazanie dokumentu do następnego etapu. sekcja Uprawnienia, w której ustalane jest, którzy z użytkowników mają mieć dostęp do poszczególnych etapów. Wypełnienie tej sekcji nie jest obligatoryjne do przekazania dokumentów. Jest obligatoryjne do zainicjowania nowego dokumentu. Obieg Dokumentów 92 Wersja

93 Typ kontrolka przyjmuje wartość: pracownik, stanowisko lub dział. Wartość kontrolka prezentująca listę zdefiniowanych w strukturze pracowników, stanowisk lub działów. Dodaj umożliwia przypisanie do uprawnień etapu więcej niż jednego działu, stanowiska lub pracownika. Rys. 82 Przykładowe okno właściwości etapu. Funkcjonalność Definiuj warunki służy określeniu warunków, jakie musi spełniać dokument, aby mógł zostać przekazany do następnego etapu. Opcję tę, należy określić warunkami wstępu do etapu. Obieg Dokumentów 93 Wersja

94 Przykład: Schemat ma zdefiniowane 4 etapy. Na właściwościach Etapu 2 i Etapu trzeciego są określone warunki: Etap 2 Wartość <1000, Etap 3 Wartość >1000. Przypisano z Comarch ERP XL za pomocą kontrolki dokument elektroniczny FS o wartości 980zł. Odp: W tej sytuacji system powinien w oknie przekazania umożliwić następującą ścieżkę etapów: Etap 1 -> Etap2 -> Etap 4. Podpowiedź: Jeżeli na liście znajdzie się także Etap 3 należy zweryfikować dane w schemacie obiegu. Uwaga: Dane z dokumentów wprowadzonych do aplikacji nie aktualizują się o zmiany wprowadzone w schemacie. Zmiany zaczynają obowiązywać na nowo wprowadzanych dokumentach. Po kliknięciu na przycisk Definiuj warunki pojawia się okno, w którym definiuje się warunek. Elementy okna: pole edycji warunków, lista kontrolek wprowadzonych do obiegu oraz kontrolek wartości znajdujących się na nagłówku formatki Dokumenty, lista operatorów logicznych, przykład użycia. Opcja definiowania warunków nie jest dostępna dla etapu początkowego. Uwaga: Jeżeli wprowadzony etap nie jest oznaczony, jako początkowy system umożliwia zdefiniowanie warunków dostępu do tego etapu. Obieg Dokumentów 94 Wersja

95 Rys. 83 Okno Definiuj warunki. Zakładka Kontrolki: lista kontrolek lista zdefiniowanych wszystkich kontrolek w danym typie obiegu. Widoczna parametr odpowiadający za widoczność danej kontrolki w konkretnym etapie obiegu. Wymagana parametr odpowiadający za konieczność wypełnienia wartościami danej kontrolki w konkretnym etapie. Brak danych w wymaganej kontrolce uniemożliwia zapis lub przekazanie dokumentu do kolejnego etapu. Tylko do odczytu parametr odpowiadający za możliwość edycji kontrolek w wybranym etapie. Inicjalizacja SQL parametr pojawił się od wersji dotyczy kontrolek, których wartość inicjowana jest zapytaniem SQL. Zaznaczenie właściwości uaktywnia wprowadzone zapytanie SQL. Dotyczy kontrolek typu (Lista, Tekst, Data, Liczba rzeczywista, Liczba całkowita) Obieg Dokumentów 95 Wersja

96 Rys. 84 Właściwości etapu zakładka Kontrolki. Uwaga: Dla kontrolki Dokumenty związane nie ma możliwości wybrania właściwości wymagana Ustawienia Zakładka dostępna tylko dla operatora z uprawnieniami Administratora. Podobnie jak struktura organizacyjna podzielona jest na trzy zakładki Autoryzacja API Zakładka z danymi, dzięki którym operatorzy natywni mogą logować się do Comarch ERP XL i wprowadzać dane. [Zapisz] przycisk służący do zapisu danych wprowadzonych lub zmodyfikowanych. Kontrolka Bazy danych miejsce wprowadzenia nazwy zmapowanej bazy XL. Kontrolka Domyślny login - miejsce wybrania wspólnego domyślnego loginu dla operatorów natywnych dla operacji API (podniesienie formatek listy dokumentów i listy kontrahentów Comarch ERP XL). Kontrolka Hasło hasło do loginu (API) dla operatorów natywnych. Obieg Dokumentów 96 Wersja

97 Serwer pocztowy Rys. 85 Okno autoryzacji API. Nazwa profilu nazwa profilu, na którym wykonywane są operacje wysyłania maili. Dane bez możliwości edycji. Opis dodatkowy opis profilu. Dane bez możliwości edycji. Login i Hasło administratora Serwera MS SQL, na którym znajduje się baza NOD. Włącz wysyłanie wiadomości włącza lub wyłącza wysyłanie maili. Nazwa konta nazwa konta mailowego poczty. (wychodzący) adres mailowy skrzynki pocztowej, z której wychodzi korespondencja. Nazwa wyświetlana prezentowana nazwa konta. Adres zwrotny Opis Nazwa serwera nazwa serwera pocztowego. Typ serwera typ SMTP. Port - 25 Login - dane do logowania do skrzynki pocztowej Hasło hasło do logowania do skrzynki pocztowej. SSL możliwość wybrania szyfrowania maila. , Temat, Treść sekcja pozwalająca na wykonanie testu utworzonego konta pocztowego. Obieg Dokumentów 97 Wersja

98 Rys. 86 Okno Serwer pocztowy. Zakładka z możliwością zdefiniowania wzorca maila. [Zapisz] przycisk służący do zapisu danych wprowadzonych lub zmodyfikowanych. URL Prefix definicja adresu URL na potrzeby maski {WebDocumentUrl}. Temat maila temat maila wysyłanego do pracownika. Treść maila treść maila wysyłanego do pracownika. Rys. 87 Okno . Obieg Dokumentów 98 Wersja

99 14.6 Obieg Dokumentów wersja webowa Pracownicy korzystający z obiegu dokumentów mają możliwość korzystania z wersji webowej oraz mobilnej aplikacji Obieg Dokumentów Konfiguracja i instalacja Wymagana jest instalacja dodatku Microsoft.Net Framework Wersje webową można uruchomić z Menadżera Internetowych usług informatycznych (IIS) podświetlając aplikację Obiegu dokumentów i przyciskając link w czerwonej ramce. Rys. 88 Uruchamianie OD webowego z aplikacji IIS. Drugim sposobem jest wprowadzenie adresu w przeglądarce internetowej podając: localhost/nazwa_katalogu_wirtualnego/ np. Uwaga: W adresie URL aplikacji należy zachować wielkość liter zgodną z wielkością liter katalogu aplikacji www Logowanie Aby zalogować się do aplikacji należy podać login i hasło. Obieg Dokumentów 99 Wersja

100 Rys. 89 Logowanie do OD w wersji webowej Menu główne Menu główne modułu Obieg Dokumentów w wersji webowej składa się z poniższych elementów: [Dokumenty] - na tej formatce znajduje się lista wszystkich dokumentów wystawionych w Obiegu Dokumentów. Prezentowana lista dokumentów zbudowana jest z kolumn podstawowych (Numer, Nazwa Obiegu, Nazwa etapu, Status i Etap) oraz własnych zdefiniowanych przez Operatora (Administratora w konfiguracji obiegu). Wyloguj się - ikona umożliwiająca wylogowanie się z systemu Dokumenty lista Elementy okna Rys. 90 Widok menu bocznego w OD w wersji webowej. [Dodaj] opcja umożliwiająca dodanie nowego dokumentu. Przycisk jest nieaktywny, jeśli w kontrolce obiegów została wybrana wartość: Wszystkie. Obieg Dokumentów 100 Wersja

101 [Typy obiegów] rozwijalna lista ze zdefiniowanymi schematami obiegów dokumentów. Schematy definiowane są przez operatorów z uprawnieniami administratora w sekcji Obiegi dokumentów. Po wybraniu typu obiegu, w oknie Dokumenty prezentowane są dokumenty z nim związane. zadanej frazie. [Szukaj] kontrolka umożliwiająca filtrowanie dokumentów po [Widok Lista] prezentacja listy dokumentów w formie listy. [Widok Kafelki] prezentacja listy dokumentów w formie kafelków :40 [Przekazanie czasowe] ikonka przekazania czasowego. Data i godzina informują, że po zadanym czasie system przeniesie dokument do następnego etapu wskazanego we właściwościach. [Zakończony obieg] ikonka informująca, że obieg tego dokumentu został zakończony. [Menu] ikonka pojawiająca się w aplikacji otwieranej na urządzeniu mobilnym umożliwiająca wyświetlenie menu głównego. [Filtr] ikonka występująca rozwija zakładkę z funkcjonalnościami dodatkowymi, które nie zmieściły się na głównym ekranie. - kontrolki do wprowadzania zakresu dat, po których filtrowana jest lista pracowników. Funkcjonalność dostępna dla wszystkich użytkowników. Przy każdej dacie została wprowadzona funkcjonalność usuwania zawartości daty. [Zakończone] zaznaczenie tego checkbox a spowoduje wyświetlenie dokumentów o statusie Zakończone. [Nieaktywne] zaznaczenie tego checkbox a spowoduje wyświetlenie na liście dokumentów o statusie Nieaktywne. - funkcjonalność exportu danych do arkusza kalkulacyjnego z aktualnie prezentowanej listy dokumentów. Funkcjonalność dostępna dla wszystkich użytkowników. Plik zapisywany jest w folderze plików tymczasowych. Adres do folderu zapisany jest w zmiennej środowiskowej TMP lub TEMP, lub w folderze systemu operacyjnego. Obieg Dokumentów 101 Wersja

102 Rys. 91 Lista dokumentów w OD w wersji webowej - widok Lista. Rys. 92 Lista dokumentów w OD w wersji webwej - widok kafelki. Obieg Dokumentów 102 Wersja

103 Opis funkcjonalności Rys. 93 Lista dokumentów OD - widok na telefonie i z rozwiniętą zakładką Okno zawiera listę dokumentów zdefiniowanych w ramach wszystkich typów obiegów. W pierwszej kolejności wyświetlane są dokumenty: Dokumenty aktywne dokument znajdujący się w etapie, do którego uprawnienia ma zalogowany operator. Dokumenty nieaktywne (przekazane) dokumenty przekazane do etapów gdzie przypisany jest inny operator niż zalogowany. Dokumenty wyświetlane są po zaznaczeniu checkbox a nieaktywne Dokumenty zakończone - prezentowane na liście po zaznaczeniu checkbox a zakończone. Prezentowane są tylko te dokumenty, z którymi zalogowany operator jest powiązany. Prezentowana lista dokumentów zbudowana jest z kolumn podstawowych: Numer dokumentu, Nazwa Obiegu, Nazwa etapu i Data przekazania, oznaczenie przekazania czasowego lub obiegu zakończonego. Lista dokumentów zbudowana z kafelków prezentowana jest według tych samych zasad, co widok Lista. Na kaflu prezentowany jest: Numer dokumentu, Nazwa Obiegu, Nazwa etapu i Data przekazania oraz oznaczenie przekazania czasowego lub obiegu zakończonego. Uwaga: W wersji aplikacji przeznaczonej na telefon widok listy dokumentów wyświetlany jest zawsze w postaci kafelków. Podniesienie dokumentu na liście w postaci kafelków następuje poprzez kliknięcie kafla. W przypadku widoku typu Lista, należy kliknąć na numer dokumentu. Obieg Dokumentów 103 Wersja

104 Dokumenty szczegóły dokumentu Elementy okna - numer dokumentu obiegu dokumentów. Numer składa się z 4 części: FZE prefix, 8- kolejny numer, 9- miesiąc, w którym wystawiono dokument, 2015 rok. [Nawiguj wstecz (Powrót)] powrót na listę dokumentów. [Zapisz] opcja zapisu zmian lub zatwierdzenia nowododanej pozycji: przy tworzeniu nowego dokumentu zapisuje wartości kontrolek w sekcji karta obiegu, a dokument przekazywany jest do etapu Początkowy. funkcjonalność Zapis przy modyfikacji danych na utworzonym dokumencie zapisuje tylko zmiany w wartościach kontrolek z sekcji karta obiegu. [Usuń] umożliwia usunięcie z listy dodanego dokumentu. [Diagram] ikona diagramu w propagacji automatycznej. [Przebieg etapów] ikona funkcjonalności graficznego schematu zrealizowanych etapów. [Dodaj] funkcjonalność dodania nowego dokumentu. [Filtr] ikonka występująca tylko w aplikacji na telefon; rozwija zakładkę z funkcjonalnościami dodatkowymi, które nie zmieściły się na głównym ekranie Opis funkcjonalności Szczegóły dokumentu Formatka podzielona jest na dwa panele: panel lewy, na którym zawsze prezentowana jest karta obiegu z wartościami kontrolek (zdefiniowanych na typie obiegu) oraz panel prawy: Przekazanie, Podgląd załącznika, Przebieg etapów w zależności od potrzeb operatora w danej chwili. Nie można usunąć dokumentu w innym etapie niż przypisany do zalogowanego operatora i dokumentu z zakończonym obiegiem. Dokument może usunąć tylko Administrator. Dokument po usunięciu znika z interfejsu, pozostaje jednak w bazie, jako archiwalny. Istnieje możliwość przywrócenia takiego dokumentu. Nie ma możliwości cofnięcia dokumentu po zatwierdzeniu etapu. Administrator musi obsłużyć w schemacie wszystkie możliwe scenariusze pracy użytkowników. Podczas usuwania dokumentu pojawia się komunikat informujący operatora o tym, że jest usuwany dokument. Obieg Dokumentów 104 Wersja

105 Telefon Rys. 94 Dokument w OD w wersji webowej szczegóły dokumentu. W przeciwieństwie do wersji dedykowanej na przeglądarki Internetowe, na telefonie każda funkcjonalność ma własny Panel. Jednorazowo można prezentować: Kartę obiegu, Przekazanie, Podgląd załącznika, Przebieg etapów lub Diagram. Panel przekazanie wywoływany jest z zielonej belki usytuowanej w prawej części ekranu. Panel Przebiegu etapów można wywołać z formatki Przekazania lub z zakładki dostępnej w panelu karty obiegu. Rys. 95 Dokument w OD w wersji na telefon szczegóły dokumentu. Obieg Dokumentów 105 Wersja

106 Karta obiegu Okno składa się z kontrolek zdefiniowanych w konfiguracji typu obiegu. Poniższy przykład prezentuje kilka dostępnych typów kontrolek z OD. Elementy sekcji karta obiegu znakami liczbowymi i tekstem - kontrolka typu tekst w wypełnionymi - kontrolka typu data i godzina. Możliwość zmiany daty za pomocą spinów lub rozwijalnej formatki z kalendarzem. Rys. 96 Formatka kalendarza z możliwością modyfikacji daty i godziny. - kontrolka typu liczba (rzeczywista/całkowita) z wypełnionymi znakami liczbowymi. System umożliwia wprowadzenie danych ręcznie, a następnie modyfikację za pomocą spinów lub usunięcie ręczne. - kontrolka typu załącznik ze skanera. Prezentowana jest nazwa załącznika, jego rozmiar oraz ikonka umożliwiająca usunięcie załącznika. Obieg Dokumentów 106 Wersja

107 - kontrolka typu załącznik z plikiem pobranym z dysku. Prezentowana jest nazwa załącznika, jego rozmiar oraz ikonka umożliwiająca usunięcie załącznika. Za pomocą dyskietki operator może zapisać załącznik we wskazanym przez operatora miejscu na dysku. Baza, do której zapisywane są załączniki (baza XL owa czy baza aplikacji) weryfikowana jest na podstawie ustawień w web.configu. [Dodaj załącznik] ikona za pomocą, której można dodać plik z dysku lub plik bezpośrednio ze skanera. - kontrolka typu dokument elektroniczny z danymi zaczytanymi z Comarch ERP XL. - kontrolka typu Dokumenty związane prezentująca wiązanie z dokumentami z systemu ERP XL, do których dowiązany jest dokument z aplikacji. - kontrolka opisu analitycznego. W tym statusie dokument w aplikacji nie ma wprowadzonego opisu analitycznego Podgląd załącznika Podgląd załącznika prezentowany jest w prawym panelu szczegółów dokumentu obok sekcji karty obiegu. Wyświetlany jest po kliknięciu na nazwę skanu lub plik załącznika. W przypadku telefonu podgląd załącznika tworzy nowy widok, przysłaniając widok karty obiegu. Załączony podgląd można przybliżać za pomocą przycisków zoom i w poziomie za pomocą pasków przewijania. lub przewijać w pionie Obieg Dokumentów 107 Wersja

108 Rys. 97 Podgląd załącznika OD w wersji webowej. Rys. 98 Podgląd załącznika OD w wersji na telefon Przekazanie Panel dotyczący przekazywania dokumentów pomiędzy etapami. Prezentacja sposobu przekazania dokumentu uzależniona jest od ustawień konfiguracyjnych: Przekazanie ręczne (dowolny etap) lub w oparciu o diagram procesu. Nie można przekazywać dokumentu w stanie usunięty/archiwalny. Przekazanie dokumentu - ręcznie ( Przekazanie ręczne ) brak zdefiniowanego schematu przez administratora. Prezentowane są wszystkie zdefiniowane etapy obiegu w formie przycisków. Obieg Dokumentów 108 Wersja

109 Przekazanie dokumentu - automatycznie ( Przekazanie automatyczne ) schemat obiegu dokumentów zdefiniowany przez administratora. Przekazanie realizowane jest wg schematu. Szczegóły etapu wyświetlany są w formie przycisków z nazwą dostępnych etapów. Przekazanie czasowe dotyczy przekazywania dokumentów w obu powyższych formach. Polega na ustawieniu (na właściwościach etapu) czasu i następnego etapu, po którym system sam przeniesie dokument dalej w sytuacji, gdy w zadanym terminie nie wykona tego operator przypisany do etapu. Dokument znajdujący się w etapie ze statusem zakończony, może podlegać automatycznemu przekazaniu czasowemu. Rys. 99 Sekcja przekazania dokument w aplikacji NOD WEB Obieg Dokumentów 109 Wersja

110 Rys. 100 Przekazanie w OD w wersji na telefon. Elementy sekcji przekazania - komunikat o skutkach przyciśnięcia przycisku Przejdź do następnego etapu lub przycisku z etapem. - miejsce, w którym pojawiają się dane zdefiniowane we właściwościach etapu w polu Źródło. - miejsce, w którym pojawiają się dane zdefiniowane we właściwościach etapu w polu Postępowanie. - pole do wprowadzenia komentarza na dokumencie. Komentarz będzie widoczny na przebiegu etapów i odnosi się do operatora, który zaloguje się w następnym etapie. - funkcjonalność przypisania działu lub pracownika do następnego etapu. Istnieje możliwość dodania do następnego etapu kilku pracowników lub kilku działów. Obieg Dokumentów 110 Wersja

111 Uwaga: W pierwszej kolejności należy przypisać do dokumentu uprawnione działy/pracowników/stanowisko, a potem nacisnąć przycisk wybranego etapu. System nie przewiduje wycofania dokumentu do etapu wcześniejszego. - przyciski z nazwami etapów zdefiniowanymi na schemacie obiegu. W przypadku przekazania automatycznego prezentowane są tu przypisane etapy wynikające z diagramu. W przypadku przekazania ręcznego wyświetlane są wszystkie etapy zdefiniowane w danym schemacie. Pod przyciskami prezentowane są uprawnienia zdefiniowane w konfiguracji typu obiegu. [Osoby uprawnione do następnego etapu] funkcjonalność prezentująca formatkę z listą osób uprawnionych w następnym etapie dla tego dokumentu. W przypadku, gdy w uprawnieniu powyżej wybrano stanowisko lub dział, na tej formatce zostaną wyświetlone wszystkie osoby przypięte do wybranego działu lub/i osoby, które maja przypisane wybrane stanowisko. Rys. 101 Formatka osób uprawnionych do następnego etapu Zastępstwa W chwili obecnej w przypadku nieobecności danego pracownika, do którego przypisany jest dokument nie ma możliwości przekazania go do innej osoby. W celu obsługi takiej sytuacji została stworzona możliwość określenia czasowego (lub stałego) zastępstwa za wyznaczonego do realizacji zadań pracownika. Szczegóły konfiguracji funkcjonalności zostały opisane w części dotyczącej aplikacji Desktopowej. Uwaga: Operator zastępujący nie widzi dokumentów osoby zastępowanej po zakończeniu czasu zastępstwa. Operator zastępowany widzi dokumenty zawsze, gdy były w jego imieniu robione nawet, gdy na nich nic nie zrobił ( nie uzupełnił, nie propagował). Obieg Dokumentów 111 Wersja

112 Operator wskazany, jako zastępca widzi wszystkie dokumenty przypisane do operatora zastępowanego. Czas widoczności dokumentów uzależniony jest od ustawień konfiguracyjnych na właściwościach operatora zastępowanego: jeżeli zastępstwo jest bez ograniczeń użytkownik zastępujący widzi dokumenty zawsze; jeżeli w zastępstwie zostały wskazane daty widzi dokumenty tyko w czasie zastępstwa. Operator zastępujący może propagować i dokonywać wszystkich operacji na dokumentach przypisanych do osoby, którą zastępuje. W przypadku, gdy operator np. Ope1 zastępuje dwóch użytkowników np. Ope2 i Ope3, (których aktualnie nie ma) a Ope2 i Ope3 są uprawnienia do tego samego etapu: przy inicjowaniu dokumentu przez osobę zastępującą pojawi się formatka z prośba o wybranie w imieniu, którego operatora inicjowany jest dokument; przy przekazywaniu dokumentu przez osobę zastępującą - pojawi się formatka z prośba o wybranie w imieniu, którego operatora przekazywany jest dokument do następnego etapu. Analogiczna sytuacja ma miejsce gdy do tego samego etapu przypisany jest operator zastępowany i operator zastępujący. Rys. 102 Formatka wyboru operatora przy przekazywaniu dokumentu, gdy w uprawnieniach do następnego etapu jest operator zastępowany i operator zastępujący. W przypadku, gdy operator zastępujący inicjuje nowy dokument lub przekazuje do następnego etapu dokument już istniejący (a przypisany do osoby zastępowanej) na przebiegu etapów zaprezentowane zostanie sformułowanie przekazany w imieniu oraz imię i nazwisko osoby zastępowanej i zastępującej Przebieg etapów Trzecia sekcja szczegółów dokumentu to przebieg dotychczas zrealizowanych etapów. Etap aktualny prezentowany jest na schemacie w kolorze pomarańczowym. Ponadto, obok każdego etapu w schemacie graficznym wyświetlany są: informacja dla Operatora z pola Źródło we właściwościach etapu. czas propagacji, wyrażony jako data i godzina. dane operatora dokonującego przekazania. Uwaga: Aplikacja umożliwia prezentacje przebiegu etapów na szczegółach dokumentu, do którego zalogowany operator nie posiada prawa. Obieg Dokumentów 112 Wersja

113 Rys. 103 Przebieg etapów w OD w wersji webowej. Rys. 104 Przebieg etapów w OD w wersji na telefon Diagram Obieg Dokumentów 113 Wersja

114 Pod przyciskiem umiejscowionym w prawej części ekranu znajduje się funkcjonalność podglądu diagramu zdefiniowanego w typie obiegu. Okno prezentuje rozkład poszczególnych etapów obiegu wraz z zależnościami je łączącymi (możliwe ścieżki przekazywania dokumentu w obiegu). Rys. 105 Diagram w OD w wersji webowej Obieg Dokumentów 114 Wersja

115 Rys. 106 Diagram w OD w wersji na telefon Dokument ERP XL Formatka Dokument ERP XL prezentowany jest w prawym panelu szczegółów dokumentu obok karty obiegu. Wyświetlany jest po przyciśnięciu funkcjonalności Dodaj lub Pokaż w kontrolce Dokument ERP XL na karcie obiegu. Kontrolka składa się z dwóch zakładek: Dokument i Opis analityczny. Zakładka Dokument umożliwia wprowadzenie elementów dokumentu wraz ze szczegółami (ilość, cena, stawka VAT, jednostka miary) lub wartości całego dokumentu. Jej wygląd uzależniony jest od trybu opisu analitycznego. Zakładka Opis analityczny dotyczy opisu analitycznego dla elementu dokumentu lub dla wartości dokumentu. Przyciski funkcjonalne na tej kontrolce odnoszą się do obydwu zakładek. Mechanizm opisu analitycznego wprowadzony został dla użytkowników, jako funkcjonalność opcjonalna, praca uzależniona jest od ustawień konfiguracyjnych w pliku web.config. Możliwość pracy z opisem analitycznym uwarunkowana jest uprawnieniami operatora: Opis analityczny dokumentów w buforze oraz parametrem ustawionym na definicji dokumentu: Dozwolony opis na dokumentach w buforze. Opis analityczny w obecnej wersji aplikacji obejmuje tworzenie opisu analitycznego dla poszczególnych elementów dokumentu oraz dla całej wartości dokumentu. Dotyczy dokumentów nowotworzonych i istniejących w systemie Comarch ERP XL a następnie dowiązanych do aplikacji Obiegu Dokumentów. W wersji aplikacji został oprogramowany także opis analityczny w tak zwanym trybie mieszanym, czyli dla poszczególnych elementów dokumentu jak i dla całego dokumentu (nagłówka). Tryb ten zastosowano dla dokumentów FS, FZ, (A)FS, (A)FZ, FSE, NM. Możliwością wprowadzenia opisu analitycznego na dokumencie i wygenerowaniu jego nagłówka w Comarch ERP XL objęte zostały dokumenty: FSK ręczna, FZK ręczna, PA, WZ, WZE, PZ, PZI, RW, PW, FAI, SAD, SSC. Opis analityczny dla tych dokumentów może być wprowadzony tylko w trybie dla nagłówka dokumentu (wartość dokumentu). Obieg Dokumentów 115 Wersja

116 Możliwością wprowadzenie elementów na dokumentach i wygenerowaniu dokumentu wraz z nimi oraz wprowadzonym opisem analitycznym w Comarch ERP XL dotyczy dokumentów: FS, FZ, (A)FS, (A)FZ, FSE, NM. Opis analityczny dla tych dokumentów może być wprowadzony w trybie dla elementu (wartość elementu) lub dla nagłówka dokumentu (wartość dokumentu). Od wersji możliwy jest także opis analityczny w trybie mieszanym, czyli zarówno dla elementu dokumentu jak i dla całej wartości dokumentu. Tryb mieszany opisu analitycznego nie został wyszczególniony, jako trzeci na właściwościach kontrolki Dokument ERP XL (obok dla nagłówka i dla elementu). Praca z tym trybem możliwa jest, gdy na właściwościach kontrolki wyborna jest wartość Dla elementu. Obecny tryb opisu analitycznego dla elementu umożliwia prace użytkownika w zakresie opisu analitycznego dla elementów dokumentów lub/i dla całości dokumentu. Decyzje podejmuje operator w momencie wprowadzania opisu analitycznego na wybranym dokumencie. Istnieje możliwość wprowadzenie OA na dokument, który jest w buforze warunek, zaznaczenie na jego definicji parametru: Dozwolony opis na dokumentach w buforze. Jeżeli na definicji dokumentu na zakładce Opis analityczny wskazany jest wzór opisu analitycznego (wypełnione kolumny) taki opis wymagany jest do wprowadzenia na dokumencie o takim typie. Sprawdzana jest kontrola poprawności. Zatwierdzanie, odtwierdzania opisu analitycznego administrator musi obsłużyć na zdefiniowanych etapach w wykorzystaniem funkcjonalności znajdujących się na właściwościach etapów, zakładka Kontrolki. Na dokumencie, który został dowiązany z systemu Comarch ERP XL wraz z zatwierdzonym opisem analitycznym po stronie aplikacji nie można nic zmodyfikować. Aplikacja generuje komunikat ostrzegawczy: Zapis danych na kontrolce Dokument ERP XL obejmuje (ikona generowania dokumentu): zapis nowego dokumentu NOD wraz z wypełnionymi danymi w opisie analitycznym. zapis nowego dokumentu NOD wraz z elementami i wypełnionym opisem analitycznym. wygenerowanie nowego dokumentu w Comarch ERP XL. prezentacje numeru dokumentu XL owego w kontrolce Dokument ERP XL na karcie obiegu w aplikacji NOD. Modyfikacja danych na kontrolce Dokument ERP XL obejmuje (ikona update dokumentu): modyfikacje wygenerowanego dokumentu z aplikacji w zakresie zmian na zakładce Opis analityczny modyfikacje wprowadzone zostają na zakładce Opis analityczny w aplikacji i na zakładce Księgowość/Opis analityczny na szczegółach dokumentu w Comarch ERP XL. modyfikacje dowiązanego dokumentu z systemu Comarch ERP XL w zakresie zmian na zakładce Opis analityczny modyfikacje wprowadzone zostają na zakładce Opis analityczny w aplikacji i na zakładce Księgowość/Opis analityczny na szczegółach dokumentu w Comarch ERP XL. Obieg Dokumentów 116 Wersja

117 Rys. 107 Opis analityczny w OD w wersji webowej zakładka Dokumenty (przed wygenerowaniem dokumentu/dowiązaniem dokumentu) Rys. 108 Opis analityczny w OD w wersji webowej zakładka Dokumenty (po wygenerowaniu dokumentu/dowiązaniu dokumentu) Obieg Dokumentów 117 Wersja

118 Rys. 109 Opis analityczny w OD w wersji webowej zakładka Opis analityczny (przed wygenerowaniem dokumentu/dowiązaniem dokumentu) Rys. 110 Opis analityczny w OD w wersji webowej zakładka Opis analityczny (po wygenerowaniu dokumentu/dowiązaniu dokumentu) Obieg Dokumentów 118 Wersja

119 Rys. 111 Opis analityczny w OD w wersji na telefon - zakładka Dokumenty (1. przed wygenerowaniem dokumentu/dowiązaniem dokumentu; 2. po wygenerowaniu dokumentu/dowiązaniu dokumentu) Rys. 112 Opis analityczny w OD w wersji na telefon zakładka Opis analityczny (1. przed wygenerowaniem dokumentu/dowiązaniem dokumentu; 2. po wygenerowaniu dokumentu/dowiązaniu dokumentu) Obieg Dokumentów 119 Wersja