Dokumentacja Użytkownika Systemu Obieg Dokumentów

Transkrypt

1 Dokumentacja Użytkownika Systemu Obieg Dokumentów

2 Copyright 2014 COMARCH Wszelkie prawa zastrzeżone Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

3 Spis treści 14 OBIEG DOKUMENTÓW OBIEG DOKUMENTÓW WERSJA DESKTOPOWA KONFIGURACJA I INSTALACJA INSTALACJA PRZYGOTOWANIE BAZ DANYCH KONFIGURACJA APLIKACJI WWW I SERWISÓW NA SERWERZE IIS KONFIGURACJA APLIKACJI STACJONARNEJ INTEGRACJA Z COMARCH ERP XL KONFIGURACJA MENEDŻERA INTERNETOWYCH USŁUG INFORMATYCZNYCH (IIS) TWORZENIE BAZ DANYCH EDYCJA PLIKU WEB.CONFIG I URUCHOMIENIE SKRYPTÓW INTEGRACJA Z SYSTEMEM ERP XL USTAWIENIE POŁĄCZENIA Z SERWISEM LOGOWANIE LOGOWANIE PRZYPOMNIJ HASŁO MENU GŁÓWNE OPIS FUNKCJONALNOŚCI OD DOKUMENTY LISTA ELEMENTY OKNA OPIS FUNKCJONALNOŚCI DOKUMENTY SZCZEGÓŁY DOKUMENTU ELEMENTY OKNA OPIS FUNKCJONALNOŚCI KARTA OBIEGU Elementy sekcji karta obiegu Załącznik z dysku Załącznik skan dokumentu PRZEKAZANIE PRZEKAZANIE DOKUMENTU Elementy panelu przekazania Procedura do.ondocumentpropagation PRZEBIEG ETAPÓW DIAGRAM PODGLĄD ZAŁĄCZNIKA STRUKTURA ORGANIZACYJNA ELEMENTY OKNA OPIS FUNKCJONALNOŚCI... 29

4 FUNKCJONALNOŚĆ IMPORTU PRACOWNIKÓW, DZIAŁÓW I STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ SYSTEMU ERP ELEMENTY OKNA OPIS FUNKCJONALNOŚCI PRACOWNICY DZIAŁ STRUKTURA ORGANIZACYJNA OBIEGI DOKUMENTÓW LISTA TYPÓW OBIEGU DOKUMENTÓW ELEMENTY OKNA I OPIS FUNKCJONALNOŚCI TYP OBIEGU DOKUMENTÓW ELEMENTY OKNA KARTA OBIEGU Kontrolka typu Liczba całkowita Kontrolka typu Liczba rzeczywista Kontrolka typu Data i godzina Kontrolka typu Lista Kontrolka typu Załącznik Kontrolka typu Dokument elektroniczny Kontrolka typu Tekst Kontrolka typu Wartość logiczna Kontrolka typu Kontrahent GRAFICZNY SCHEMAT OBIEGU USTAWIENIA AUTORYZACJA API SERWER POCZTOWY OBIEG DOKUMENTÓW WERSJA WEBOWA KONFIGURACJA I INSTALACJA LOGOWANIE MENU GŁÓWNE DOKUMENTY LISTA ELEMENTY OKNA OPIS FUNKCJONALNOŚCI DOKUMENTY SZCZEGÓŁY DOKUMENTU ELEMENTY OKNA OPIS FUNKCJONALNOŚCI KARTA OBIEGU PODGLĄD ZAŁĄCZNIKA PRZEKAZANIE PRZEBIEG ETAPÓW DIAGRAM... 65

5 14 Obieg dokumentów Obieg Dokumentów wersja desktopowa Każda firma, bez względu na rodzaj wykonywanej działalności oraz wielkość, ma do czynienia na co dzień z dużą ilością pism i dokumentów. Powszechnie stosowane metody przechowywania dokumentów w postaci papierowej sprawiają, że uciążliwe jest przede wszystkim przeszukiwanie zbioru w celu dotarcia do żądanego dokumentu. Dodatkowo, w przypadku dużej ilości dokumentów, ich składowanie staje się problematyczne i wymaga przestrzeni biurowej. Szczególnie trudne zadanie stoi przed pracownikami sekretariatów oraz innych działów administracyjnych, którzy muszą dbać o sprawny przepływ dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą a jej otoczeniem. Wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom powstała aplikacja, która umożliwia elektroniczną archiwizację dokumentów oraz wskazuje ścieżkę obiegu dokumentu począwszy od dostarczenia go do firmy, poprzez wszystkie procesy zachodzące wewnątrz firmy, a skończywszy na przekazaniu do archiwizacji. Oferowana funkcjonalność zapewnia osobom uprawnionym sprawny dostęp do dokumentów. Dla wprowadzonego dokumentu istnieje możliwość określenia zadań do wykonania przez wskazane osoby, a następnie śledzenia stopnia realizacji tych zadań. Przepływ informacji znany, jako Obieg dokumentów jest częścią procesów wewnątrzfirmowych. Są to bardziej lub mniej oficjalne rozporządzenia firmy związane z przepływem dokumentów oraz informacjami im towarzyszącymi. Przykładem może być realizacja zamówienia na zakup dodatkowego sprzętu, w której zasadniczym elementem jest zamówienie, które musi zostać potwierdzone (lub odrzucone) przez kilku kolejnych decydentów, aby mogło trafić do realizacji. Droga kończy się w księgowości niekiedy z całym pakietem dokumentów. Innym przykładem może być proces zatwierdzania podwyżki, który w ogólnej postaci obowiązuje np. w jednym pionie (sektorze), ale w nieznacznie zmienionej formie jest realizowany w określonych działach. Bardziej złożoną sytuacją mogą być procesy rozpoczynające się w kilku miejscach, następnie łączące się lub rozdzielające. Zdecydowana większość tego typu procesów ma ściśle zdefiniowaną drogę, którą nazywamy etapami. Etapy obrazowo możemy porównać do szyn i rozjazdów, po których poruszają się ściśle określone wagoniki. Jest nieuzasadnione, aby wagonik typu podwyżka mógł poruszać się po szynach typu realizacja zamówienia. Dlatego definiując nowy typ procesu Obiegu dokumentów należy zdefiniować informacje i powiązać je z szynami, po których mają się poruszać. Takie podejście to również intuicyjna kolej rzeczy podczas definiowania nowego procesu. W firmach raz zdefiniowany i zatwierdzony proces zazwyczaj obowiązuje przez dłuższy okres czasu. Niemniej jednak ze względu na różne czynniki jak np. zmiany personalne, urlopy, zmiany struktury firmy, itp., co jakiś czas niezbędna jest modyfikacja definicji określonego typu Obiegu dokumentów. Administrator powinien posiadać proste i ergonomiczne narzędzie, w którym takie zmiany będzie mógł wprowadzać. Zapisując zmiany powinien być pewien, że proces będzie działał zgodne z wytycznymi, jakie otrzymał. W dużych firmach zmiany tego typu mogą być wprowadzane często. Podobnie sytuacja wygląda z definicją struktury informacji. Każdy proces jest czymś indywidualnym. W jednym przypadku wystarczy zdefiniować nazwę i jedno pole, a w innym cały pakiet pól. Dlatego ważne jest, aby pola przeznaczone na informacje nie były zaszyte na sztywno. Administrator definiując strukturę informacji powinien móc skonfigurować pola zestawiając je w dowolny sposób tak, aby użytkownik od razu widział to, na co musi zwrócić uwagę.

6 14.2 Konfiguracja i instalacja Do instalacji aplikacji Obieg Dokumentów (OD) wymagane jest posiadanie dodatku Microsoft.Net Framework Instalacja Zestawienie najważniejszych kroków instalacji serwisów (aplikacji WWW i mobile), aplikacji Comarch ERP Obieg dokumentów oraz powiązanie aplikacji z Comarch ERP XL: Uwaga: Do poprawnej pracy aktualna wersja Obiegu Dokumentów wymaga instalacji Comarch ERP XL Przygotowanie baz danych W pierwszym kroku instalacji należy przygotować bazy danych dla aplikacji Obieg dokumentów oraz Comarch ERP XL. Ten punkt to w zasadzie jeden krok: utworzenie nowej bazy. Utworzenie bazy danych dla obiegu dokumentów. Zobacz punkt: Tworzenie baz danych Przygotowanie (wskazanie) bazy danych dla Comarch ERP XL w wersji Konfiguracja aplikacji WWW i serwisów na serwerze IIS Kolejnym krokiem jest skonfigurowanie aplikacji WWW i serwisów. Aplikacja WWW i serwisy stanowią całość (jest to jedna aplikacja). Serwisy to mechanizm (adres URL) dzięki któremu aplikacja stacjonarna łączy się bazami danych. Najważniejsze kroki to: konfiguracja aplikacji na serwerze IIS, instalacja obiektów SQL i ustawienie połączenia z bazami danych w pliku web.config. Konfiguracja serwisów i aplikacji WWW. Informacje na ten temat zostały opisane w punkcie: Konfiguracja Menedżera Internetowych Usług Informatycznych (IIS). Ustawienie połączenia do baz danych oraz instalacja obiektów SQL. Zobacz punkt: Edycja pliku Web.config i uruchomienie skryptów. Uruchomienie aplikacji WWW, zobacz punkt. Nowy Obieg Dokumentów wersja webowa. Rys. 1 Okno do logowania w NOD. Obieg Dokumentów 6 Wersja

7 Poprawność instalacji można zweryfikować logując się do aplikacji poprzez użytkownika administrator (bez hasła) Konfiguracja aplikacji stacjonarnej W tej części instalacji znajdują się dwa kroki: Skopiowanie zawartości katalogu ObiegDokumentow do głównego katalogu Comarch ERP XL oraz ustawienie połączenia do serwisów WWW w pliku ObiegDokumentow.exe.config. Skopiowanie plików obiegu dokumentów do głównego katalogu Comarch ERP XL. Czynności dotyczące tego punktu zostały opisane w rozdziale: Integracja z systemem ERP XL a. Ustawienie połączenia aplikacji z serwisem WWW zostało opisane w punkcie: Ustawienie połączenia z serwisem WWW b. Uruchomienie aplikacji ObiegDokumentow.exe (login: administrator, bez hasła). Po uruchomieniu aplikacji należy wprowadzi nazwę serwera klucza. Nowy obieg dokumentów pracuje na licencji starego obiegu dokumentów Integracja z Comarch ERP XL Obieg dokumentów został zintegrowany z Comarch ERP XL. Między innymi możliwe jest uruchomienie nowego obiegu dokumentów poprzez kliknięcie na przycisk Obieg dokumentów (ze startowej formatki Comarch ERP XL). Integracja z Comarch ERP XL umożliwia wiązanie dokumentów Xl a z dokumentami obiegu dokumentów wykorzystując do tego formatkę Historia związanych. Rys. 2 Wiązanie dokumentu ERP XL z dokumentami NOD. Aby zintegrować Obieg dokumentów z Comarch ERP XL należy wykonać dwa kroki: Włączyć obsługę nowego Obiegu Dokumentów w Comarch ERP XL oraz zarejestrować bibliotekę com uruchamiając plik RejestrOD.bat. Włączenie obsługi nowego obiegu dokumentów i uruchomienie RejestrOD.bat opisano w punkcie: Integracja z systemem ERP XL. Obieg Dokumentów 7 Wersja

8 Konfiguracja Menedżera Internetowych Usług Informatycznych (IIS) Przed rozpoczęciem konfiguracji Menedżera Internetowych Usług Informatycznych należy zawartość folderu OD skopiować do katalogu C:\inetpub\wwwroot\OD. Uwaga: Lokalnemu użytkownikowi IUSR należy nadać uprawnienie do katalogu OD! Zawartość katalogu należy skopiować do katalogu głównego, w którym znajdują się pliki programu ERP XL. Po uruchomieniu Menedżera Internetowych Usług Informatycznych należy wyświetlić zawartość katalogu głównego i przejść do opcji Ograniczenia ISAPI i CGI. Rys. 3 Okno Menadżer internetowych usług informatycznych (IIS) Dla wpisów z Framework ASP.NetV należy wybrać z menu kontekstowego opcję Zezwalaj. Obieg Dokumentów 8 Wersja

9 Rys. 4 Okno Ograniczenia ISAPI i CGI W kolejnym kroku należy dodać/wybrać pulę aplikacji, na której będzie uruchamiana aplikacja Obieg Dokumentów. Nową pulę aplikacji dodajemy klikając prawym przyciskiem myszy na kategorię Pule aplikacji. Rys. 5 Wybór puli dla aplikacji Pojawi się okno dodawania puli aplikacji. Należy wpisać w nim nazwę ObiegDokumentów i wybrać wersję Net Framework v4.0 lub wyższą, a następnie ustawić Zarządzany tryb potokowy na Zintegrowany i zaznaczyć opcję Uruchom pulę aplikacji natychmiast. Obieg Dokumentów 9 Wersja

10 Rys. 6 Okno Dodawanie puli aplikacji Na wybranej puli należy zmienić ustawienia zaawansowane. Rys. 7 Ustawienia zaawansowane. Pojawi się okno, w którym należy ustawić opcję Włącz aplikacje 32-bitowe (w przypadku systemów 64 bitowych), Tożsamość LocalSystem, a następnie sprawdzić, czy reszta parametrów została ustawiona tak, jak na rysunku nr 8. Obieg Dokumentów 10 Wersja

11 Rys. 8 Ustawienia zaawansowane - wzór. Następnie należy dodać aplikację do puli aplikacji, która została stworzona. Katalog OD konwertujemy na aplikację. Obieg Dokumentów 11 Wersja

12 Rys. 9 Konwertowanie katalogu na aplikację. System otwiera okno, w którym należy wpisać nazwę aplikacji, np. OD, i przypisać stworzoną wcześniej pulę aplikacji ObiegDokumentów, a także wskazać ścieżkę do katalogu (wirtualnego), do którego na początku pracy skopiowano zawartość katalogu OD, czyli C:\inetpub\wwwroot\OD Tworzenie baz danych Rys. 10 Okno dodawanie aplikacji Poniżej została przedstawiona sytuacja dla odrębnej bazy danych dla aplikacji Obieg Dokumentów. Na wstępie należy zaznaczyć, że instalacja procedur Obieg Dokumentów może zostać przeprowadzona na istniejącej bazie programu Comarch ERP XL. W sytuacji, gdy konfigurujemy aplikację na istniejącej bazie programu Comarch ERP XL, w miejscach, w których należy wpisywać dane do bazy Obiegu Dokumentów trzeba wpisać dane do bazy programu Comarch ERP XL. Aby stworzyć nową bazę danych, która będzie używana w aplikacji Obieg Dokumentów, należy uruchomić program Microsoft SQL Server Management Studio i za pomocą opcji New Database wykreować nową bazę. Pojawi się okno, w którym należy podać nazwę bazy danych. Obieg Dokumentów 12 Wersja

13 Rys. 11 Tworzenie bazy w Microsoft SQL Serwer Management Studio Edycja pliku Web.config i uruchomienie skryptów. Należy wprowadzić nazwy baz danych w pliku konfiguracyjnym Web.config dostępnym w katalogu C:\inetpub\wwwroot\OD. Uwaga: Plik Web.config można edytować za pomocą Notatnika. W powyższym pliku, w sekcji ConnectionStrings należy podać: Klucz - "strconnecterp" serwera, na którym została stworzona baza danych do programu Comarch ERP XL oraz nazwę tej bazy, Klucz - "strconnecterp" serwera, na którym została stworzona baza danych do aplikacji Obieg Dokumentów oraz nazwę tej bazy. Rys. 12 Okno Web.config z danymi do wypełnienia. Do automatycznego wykonania skryptów na bazie danych służy plik Install.bat. Plik można wykonać z linii poleceń wpisując: Install.bat<nazwa_serwera> <nazwa_bazy>. Można również wykonać skrypty nie korzystając z wiersza poleceń. Aby to zrobić należy wejść do katalogu Sql, odszukać plik Install.bat, wyedytować go i wprowadzić dane wg poniższego przykładu: nazwę serwera, na którym jest stworzona baza danych do Obiegu Dokumentów, nazwę bazy danych do Obiegu Dokumentów. Obieg Dokumentów 13 Wersja

14 Po zapisaniu danych należy uruchomić skrypt. Rys. 13 Okno Install.bat Analogiczny scenariusz należy wykonać w pliku z katalogu SqlXL. Również w tym przypadku jest możliwość użycia wiersza poleceń (metoda została opisana powyżej). W folderze znajdujemy plik Installxl.bat, edytujemy go i wprowadzamy dane wg poniższego przykładu: nazwę serwera, na którym utworzona jest baza danych do programu Comarch ERP XL, nazwę bazy danych do programu Comarch ERP XL. Po zapisaniu danych należy uruchomić skrypt. Rys. 14 Okno InstallXL.bat Obieg Dokumentów 14 Wersja

15 Integracja z systemem ERP XL Pliki Obiegu Dokumentów należy skopiować do głównego katalogu aplikacji Comarch ERP XL. Następnie należy zarejestrować bibliotekę COM poprzez uruchomienie (z prawami administratora) pliku RejestrOD.bat. Po stornie Comarch ERP XL został zdefiniowany nowy typ dokumentu (Nowy Obieg dokumentów) o gid typie równym: Rejestracja powiązań dokumentów Obiegu Dokumentów z Comarch ERP XL odbywa się w tabelach cdn.obiegnrdok oraz cdn.dokzwiazane. Wprowadzono możliwość wyboru trybu pracy ze starym i nowym Obiegiem dokumentów. W zależności od wybranej wersji w tabeli cdn.config należy ustawić: --Stary OD update cdn.konfig set kon_wartosc=0 where kon_numer= Nowy OD update cdn.konfig set kon_wartosc=1 where kon_numer=7200 W trybie pracy z nowym OD zostaje wyłączona funkcjonalność: Skrzynka nadawcza oraz Moje dokumenty w obiegu. Uwaga: Jeżeli w bazie SQL nie ma pola kon_numer=7200 należy go dodać wykonując poniższy insert: IF NOT EXISTS(select * from cdn.konfig where kon_numer=7200) INSERT INTO [CDN].Konfig (Kon_Numer, Kon_Lp, Kon_System, Kon_Status, Kon_Wartosc, Kon_Komentarz, Kon_Archiwalny) VALUES (7200,0,0,0,1,'Wersja Obiegu Dokumentów, 0 - stary Obieg, 1 - nowy Obieg', Ustawienie połączenia z serwisem WWW Kolejnym krokiem instalacji jest zmiana ustawień w pliku ObiegDokumentów.exe.config. Domyślnie ustawione jest value= <URL>. Wartość tą należy zmienić na adres URL wcześniej skonfigurowanej aplikacji, np. w zależności od konfiguracji serwisów. Uwaga: Adres URL musi być zakończony slash em / Rys. 15 Okno ObiegDokumentow.exe.config Obieg Dokumentów 15 Wersja

16 14.3 Logowanie Logowanie Aplikację uruchamia się plikiem ObiegDokumentow.exe. ikona uruchamiająca aplikacje NOD. Aby zalogować się do aplikacji jako operator należy wypełnić pola: Login: używany do logowania się do programu Comarch ERP XL. Hasło: używane do logowania się do programu Comarch ERP XL. Uwaga: Hasło do logowania to hasło operatora logującego się do systemu, nie jest to hasło ustawiane na karcie pracownika wykorzystywane np. w Pulpicie Kontrahenta. Aplikacja Obieg Dokumentów ma domyślnie wprowadzonego użytkownika Administrator, który ma dostęp do konfiguracji aplikacji. Aby zalogować się po raz pierwszy do aplikacji Obieg Dokumentów w polu Login należy wpisać Administrator, natomiast pole Hasło należy zostawić puste. Po zalogowaniu się do aplikacji istnieje możliwość zmiany hasła dla Administratora. Aby zalogować się do aplikacji w pierwszej kolejności należy ustawić nazwę serwera klucza na stronie Ustawienia. Funkcjonalność Logowanie zawiera również opcję zapamiętywania hasła. Rys. 16 Okno logowania do systemu. Uwaga: Aby zalogować się do aplikacji w pierwszej kolejności należy ustawić nazwę serwera klucza, na stronie Ustawienia Przypomnij hasło 1 1 Funkcjonalność zostanie oprogramowana w następnej wersji. Obieg Dokumentów 16 Wersja

17 14.4 Menu główne Menu główne modułu Obieg Dokumentów składa się z poniższych elementów: [Dokumenty] - na tej formatce znajduje się lista wszystkich dokumentów wystawionych w Obiegu Dokumentów. Prezentowana lista dokumentów zbudowana jest z kolumn podstawowych (Numer, Nazwa Obiegu, Nazwa etapu, Status i Etap) oraz dynamicznych, skonfigurowanych na formatce definicji typu obiegu (własnych, zdefiniowanych przez Operatora). Uwaga: Aby pojawiły się dodatkowe kolumny zdefiniowane przez Operatora należy podczas tworzenia schematu obiegu dokumentów zaznaczyć na definicji kontrolki opcję "Pokazuj na liście. [Struktura] na tej zakładce zdefiniowana jest struktura firmy (Dział, Pracownicy, Stanowiska 2 ). Możliwa jest konfiguracja własna lub import ze struktury systemu ERP. Ikonka nie jest widoczna przez Operatorów z innymi uprawnieniami niż Administrator. Strona składa się z trzech części: Firma drzewo struktury organizacyjnej firmy Dział/Pracownicy/Stanowiska miejsce podglądu/dodania nowego elementu poszczególnych struktur. Okno właściwości (edycji) i wprowadzania danych z sekcji Dział/Pracownicy/Stanowiska. Miejsce zdefiniowania np. hasła, roli. [Obiegi dokumentów] lista schematów obiegów dokumentów tworzonych przez Administratora. Ikonka nie jest widoczna dla użytkowników z innymi uprawnieniami niż Administrator. [Ustawienia] zakładka dostępna dla Administratorów systemu. Miejsce wskazania bazy danych, ustawień serwera poczty oraz treści maila kierowanego do operatorów otrzymujących pisemne powiadomienie o przypisanym dokumencie w obiegu. Ikonka nie jest widoczna dla użytkowników z innymi uprawnieniami niż Administrator. Na stronie dostępne są trzy zakładki: Autoryzacja API miejsce wskazania bazy danych zdefiniowanej w menadżerze baz Comarch ERP XL, serwera klucza, domyślnego loginu i hasła administratora systemu. Serwer Poczty - sekcja zawiera formularz do wprowadzenia szczegółowych danych konfiguracyjnych serwera poczty. formatka z treścią wzorca maila (treść i temat) wysyłanego do operatorów, którzy zostali wskazani jako uprawnieni w danym etapie. Wyloguj się - ikona umożliwiająca wylogowanie z systemu. 2 Funkcjonalność Stanowisk zostanie oprogramowana w następnej wersji aplikacji. Obieg Dokumentów 17 Wersja

18 Rys. 17 Widok menu bocznego 14.5 Opis funkcjonalności OD Dokumenty lista Elementy okna [Dodaj] funkcjonalność dodania nowego dokumentu. Przycisk jest nieaktywny w sytuacji, gdy w kontrolce prezentowany jest schemat: Wszystkie. Po wybraniu konkretnego schematu można dodać nowy dokument. [Usuń] umożliwia usunięcie dokumentu z listy. Zalogowany operator może usunąć tylko aktywne dokumenty przypisane do niego. [Schematy obiegów] rozwijalna lista ze zdefiniowanymi schematami obiegów dokumentów. Schematy definiowane są przez operatorów z uprawnieniami Administratora w sekcji Obiegi dokumentów. Po wybraniu schematu w oknie Dokumenty zostanie wyświetlona lista dokumentów wskazanego typu obiegu. [Szukaj] kontrolka umożliwiająca szukanie dokumentu po wartościach z dowolnej kolumny (za wyjątkiem nazwy obiegu). [Zakończone] zaznaczenie tego checkbox a spowoduje wyświetlenie dokumentów o statusie Zakończone. [Nieaktywne] zaznaczenie tego checkbox a spowoduje wyświetlenie na liście dokumentów o statusie Nieaktywne. Obieg Dokumentów 18 Wersja

19 Rys. 18 Lista dokumentów w OD Opis funkcjonalności Okno zawiera listę dokumentów zdefiniowanych w ramach wszystkich typów obiegów. Dokumenty na liście ustawione są od najnowszego do najstarszego. W pierwszej kolejności prezentowane są następujące dokumenty: Dokumenty aktywne to dokumenty znajdujące się w etapie, do którego uprawnienia ma zalogowany operator, Dokumenty nieaktywne (przekazane) dokumenty przekazane do etapów gdzie przypisany jest inny operator niż zalogowany. Dokumenty zakończone - prezentowane na liście po zaznaczeniu checkbox a Pokaż zakończone. Prezentowane są tylko te dokumenty z którymi powiązany był zalogowany operator. Prezentowana lista dokumentów zbudowana jest z kolumn podstawowych (Numer, Nazwa Obiegu, Nazwa etapu, Status i Etap) oraz własnych zdefiniowanych przez Operatora. Istnieje możliwość sortowania dokumentów na liście z użyciem wszystkich kolumn. Numeracja dokumentów odbywa się w obrębie jednego wybranego obiegu. Każdy typ ma unikalną numerację. Na liście dokumentów przycisk Dodaj jest wyszarzony gdy w polu wybrana jest wartość: Wszystkie. Aby dodać nowy dokument należy wskazać zdefiniowany typ obiegu. Przycisk Usuń jest nieaktywny w sytuacji gdy operator nie może usunąć dokumentu (dokumenty nieaktywne i ze statusem Zakończone). System umożliwia podgląd dokumentu w obiegu zakończonym Dokumenty szczegóły dokumentu Elementy okna - numer dokumentu obiegu dokumentów. Numer składa się z 4 części: ZP prefix, 3- kolejny numer, 11- miesiąc w którym wsytawiono dokument, 2014 rok. [Nawiguj wstecz (Powrót)] powrót na listę dokumentów. [Zapisz] funkcjonalność zapisu zmian lub zatwierdzenia nowododanej pozycji: przy tworzeniu nowego dokumentu zapisuje wartości kontrolek w sekcji karta obiegu i dokument jest przekazywany do etapu Początkowy. Obieg Dokumentów 19 Wersja

20 Funkcjonalność Zapis przy modyfikacji danych na utworzonym dokumencie zapisuje tylko zmiany w wartościach kontrolek z sekcji karta obiegu. [Usuń] umożliwia usunięcie wskazanego dokumentu. [Diagram] ikona prezentująca zdefiniowany schemat procesu. [Dodaj] opcja dodania nowego załącznika. [Przejdź do następnego etapu] ikona przenosi dokument do wskazanego etapu Opis funkcjonalności Formatka podzielona jest na trzy panele. W pierwszym (Karta obiegu) prezentowane są kontrolki wynikające z budowy schematu, które wypełnia się podczas tworzenia dokumentu. Drugi panel (Przebieg) dotyczy graficznego schematu przebiegu etapów, a trzeci (Przeniesienie) zasad przekazywania dokumentu. Istnieje także możliwość podglądu diagramu (Diagram) i podglądu załącznika (Podgląd załącznika). Nie można usunąć dokumentu na innym etapie niż przypisany do zalogowanego operatora i dokumentu z zakończonym obiegiem. Dokument może usunąć tylko Administrator. Dokument po usunięciu znika z interfejsu, pozostaje jednak w bazie, jako archiwalny. Istnieje możliwość przywrócenia takiego dokumentu. Nie ma możliwości cofnięcia dokumentu po zatwierdzeniu etapu. Administrator musi obsłużyć w schemacie wszystkie możliwe scenariusze pracy użytkowników. Podczas usuwania dokumentu pojawia się komunikat informujący operatora o tym, że jest usuwany dokument. Obieg Dokumentów 20 Wersja

21 Karta obiegu Rys. 19 Szczegóły dokumentu - przykład nowego dokumentu. Okno składa się z kontrolek zdefiniowanych na schemacie obiegu dokumentów. Poniższy dokument prezentuje większość możliwych typów kontrolek z OD. Obieg Dokumentów 21 Wersja

22 Elementy sekcji karta obiegu Rys. 20 Okno szczegółu dokumentu po pierwszym etapie. - kontrolka typu liczba (rzeczywista/całkowita) z wypełnionymi znakami liczbowymi. System umożliwia wprowadzenie danych ręcznie, a nastepnie modyfikację za pomocą spinów. - kontrolka typu tekst z wypełnionymi znakami liczbowymi i tekstem. - kontrolka typu data i godzina. Możliwość zmiany daty za pomocą spinów lub rozwijalnej formatki z kalendarzem. Obieg Dokumentów 22 Wersja

23 Rys. 21 Formatka kalendarza z możliwością modyfikacji daty i godziny. - kontrolka typu Dokument elektroniczny z danymi zaczytanymi z programu Comarch ERP XL. Istnieje możliwość modyfikacji. - kontrolka typu załącznik ze skanera. Prezentowana jest nazwa załącznika, jego rozmiar oraz ikonka umożliwiająca usunięcie załacznika. - kontrolka typu załącznik z plikiem pobranym z dysku. Prezentowana jest nazwa załącznika, jego rozmiar oraz ikonka umożliwiająca usunięcie załącznika. wartości: Tak/Nie. - kontrolka typu wartość logiczna. Prezentuje na jej właściwościach. - kontrolka typu lista. Wartości kontrolki definiowane Załącznik z dysku Za pomocą ikonki Otwiera się okienko: Dodaj można dodać do dokumentu pliki o dowolnym formacie. Następnie otworzy się okno Otwórz plik. Plik zostanie załączony do dokumentu a jego podgląd możliwy będzie w oknie Podgląd załącznika. Obieg Dokumentów 23 Wersja

24 Załącznik skan dokumentu Za pomocą ikonki Dodaj można dodać do dokumentu skan dokumentu bezpośrednio ze skanera. Warunkiem koniecznym jest podłączenie zsynchronizowanego urządzenia skanującego. Otwiera się okienko: Następnie pokazuje się okno wyboru skanera (kamery lub innego urządzenia): Rys. 22 Okno wyboru skanera Należy wskazać urządzenie, wprowadzić właściwości skanu i zatwierdzić. Dokument w formie skanu zostanie załączony do dokumentu a jego podgląd możliwy będzie w oknie Podgląd załącznika Przekazanie przekazanie dokumentu Panel ten dotyczy przekazywania dokumentów pomiędzy etapami. Prezentacja sposobu przekazania dokumentu uzależniona jest od ustawień konfiguracyjnych: Przekazanie ręczne (dowolny etap) lub w oparciu o diagram procesu. Nie można przekazywać dokumentu w stanie usunięty/archiwalny. Przekazanie dokumentu - ręcznie ( Przekazanie ręczne ) nie ma zdefiniowanego schematu przez administratora. Prezentowane są wszystkie zdefiniowane etapy obiegu w formie przycisków. Przekazanie dokumentu - automatycznie ( Przekazanie automatyczne ) zdefiniowany przez administratora schemat obiegu dokumentów. Przekazanie jest realizowane na podstawie schematu (algorytmu). Schemat przekazania jest prezentowany w formie przycisków z nazwą dostępnych etapów. Przekazanie czasowe dotyczy przekazywania dokumentów w obu powyższych formach. Polega na ustawieniu (na właściwościach etapu) czasu i następnego etapu, po którym system sam przeniesie dokument dalej, w sytuacji, gdy w zadanym terminie nie wykona tego sam operator przypisany do etapu. Dokument znajdujący się w etapie ze statusem Zakończony może podlegać automatycznemu przekazaniu czasowemu. Obieg Dokumentów 24 Wersja

25 Rys. 23 Panel przekazania Elementy panelu przekazania - miejsce, w którym pojawiają się dane zdefiniowane we właściwościach etapu w polu Źródło. - miejsce, w którym pojawiają się dane zdefiniowane we właściwościach etapu w polu Postępowanie. dokumentu. - uprawnieni pracownicy lub działy do aktualnego etapu danego - kontrolka z rozwijalną listą etapów zdefiniowanych na schemacie obiegu. W przypadku automatycznego przekazania dokumentów prezentowane są przypisane etapy wynikające z diagramu. W drugim przypadku prezentowana jest lista wszystkich etapów zdefiniowanych w danym typie obiegu. [Przejdź do następnego etapu] zatwierdzenie przekazania dokumentu do wskazanego etapu. Obieg Dokumentów 25 Wersja

26 Uwaga: W pierwszej kolejności należy wybrać następny etap, potem przypisać do niego uprawnione działy/pracowników a na końcu zatwierdzić przekazanie przyciskiem Przejdź do następnego etapu. System nie przewiduje wycofania dokumentu do etapu wcześniejszego. - funkcjonalność wskazania w następnym etapie: działu lub pracownika. Istnieje możliwość dodania do następnego etapu kilku pracowników lub kilku działów Procedura do.ondocumentpropagation Procedura jest wywoływana podczas przekazania dokumentu do następnego etapu. CREATE PROCEDURE as int = as int = as int = as int = as int = as bit = NULL AS BEGIN int END -- Tu można obsłużyć dodatkowe akcje użytkownika Opis - int, id Obiegu Dokumentów - int, id etapu - int, id dokumentu - int, id użytkownika przekazującego dokument int, id właściciela dokumentu (DCD_Id) - przyjmuje zawsze wartość bit, wartość prawdziwa, jeśli dokument był przekazany przez propagację czasową Przebieg etapów Trzeci panel szczegółów dokumentu to przebieg dotychczas zrealizowanych etapów. Etap aktualny na schemacie prezentowany jest w kolorze pomarańczowym. Ponadto obok każdego etapu w schemacie graficznym prezentowany jest: czas przekazania dokumentu: Data i godzina login operatora, który przekazał dokument do określonego etapu. Obieg Dokumentów 26 Wersja

27 Rys. 24 Okno przebiegu etapów - przykład. Rys. 25 Dokument z zakończonym obiegiem (ostatni etap) - przykład Diagram Przycisk diagramu prezentowany jest tylko na dokumentach gdzie wybrane jest przekazanie automatyczne. Usytuowany jest w prawej części panelu Przebieg etapów. Diagram prezentuje graficzne odwzorowanie schematu (algorytmu) realizacji obiegu dokumentu zdefiniowanego podczas tworzenia schematu obiegu dokumentu. Obieg Dokumentów 27 Wersja

28 Przycisk Nawigacja wstecz przenosi operatora do widoku karty obiegu i panelu przekazania. Rys. 26 Okno z diagramem przykład Podgląd załącznika Podgląd załącznika prezentowany jest w prawym panelu szczegółów dokumentu obok karty obiegu. Wyświetlany jest po przyciśnięciu nazwy skanu lub pliku załącznika. Załączony podgląd można przybliżać za pomocą przycisków zoom i w poziomie za pomocą pasków przewijania. lub przewijać w pionie Obieg Dokumentów 28 Wersja

29 Rys. 27 Podgląd załącznika przykład Struktura organizacyjna Elementy okna [Importuj] przycisk umożliwiający import zdefiniowanej struktury organizacyjnej z Comarch ERP XL. [Dodaj] funkcjonalność dodania nowego działu/pracownika. [Dodaj] - funkcjonalność dodania nowego pracownika XL owego. [Zapisz] funkcjonalność zapisu zmian lub zatwierdzenia nowododanej pozycji. [Usuń] umożliwia usunięcie z listy dodanego działu/pracownika Opis funkcjonalności Zakładka dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniami Administratora. Podzielona jest na trzy sekcje: drzewo struktury firmy, działy i pracownicy oraz właściwości działów i pracowników. W panelu firma znajdują się informacje, które mogą zostać zaimportowane z Comarch ERP XL (Struktura organizacyjna). Istnieje możliwość dodania do struktury nowego działu lub pracownika stworzonego w OD. W tym celu należy kliknąć na ikonę Dodaj, a następnie przenieść dział lub pracownika do pierwszej sekcji za pomocą Obieg Dokumentów 29 Wersja

30 funkcjonalności drag&drop. Usuwanie danych z tego miejsca odbywa się za pomocą PPM (prawy przycisk myszy) klikając na dział lub pracownika do usunięcia. Odświeżanie listy obywa się poprzez kliknięcie na zakładkę (menu) struktury organizacyjnej. Uwaga: Dział/pracownik utworzony w Obiegu dokumentów nie jest przenoszony do struktury bazy Comarch ERP XL. Rys. 28 Przykładowa struktura organizacyjna firmy. Sekcja środkowa służy do definiowania nowych działów w firmie oraz pracowników. Aplikacja w szybki i łatwy sposób pozwala z tego poziomu dodać nowy dział w firmie i przypisać pracownika lub stworzyć nowego. Pracownicy tworzeni w Obiegu dokumentów są operatorami natywnymi (nie występują w Comarch ERP XL) lub operatorami występującymi w Comarch ERP XL, dodanymi w aplikacji lub zmigrowanymi z systemu. W prawej sekcji prezentowane są szczegóły (właściwości) sekcji środkowej. Istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień operatora oraz jego hasła. Dla operatorów natywnych można zmienić nazwę, wprowadzić adres mailowy oraz hasło. Dla operatorów XL owych możliwa jest tylko opcja dodania adresu mailowego i zmiany nazwy. Zmiany wprowadzane na profilu operatora Xl owego nie są zapisywane w bazie Comarch ERP XL. Obieg Dokumentów 30 Wersja

31 Rys. 29 Przykładowe dane ze struktury firmy. Rys. 30 Szczegóły sekcji Pracownicy. Rys. 31 Szczegóły sekcji Działy. Obieg Dokumentów 31 Wersja

32 Funkcjonalność importu pracowników, działów i struktury organizacyjnej systemu ERP Elementy okna [Odśwież] funkcjonalność odświeża zakładkę z danymi na liście pozycji jeżeli po stronie Comarch ERP XL lub innej instalacji OD zostały wprowadzone zmiany. [Procedura SQL] okno dialogowe umożliwiające wprowadzenie zapytania SQL w celu migracji danych z systemów ERP. [Zapisz] opcja zapisu danych zaimportowanych z systemu ERP Opis funkcjonalności Pracownicy Funkcjonalność umożliwiająca importowanie listy pracowników lub pojedynczych osób z Comarch ERP XL do OD. Okno zawiera dwa panele (Stan Aktualny, Import): Nat ID numer operatora na liście w Comarch ERP XL i w OD (pole Ope_gidnumer). Nazwa nazwa pracownika przechowywana w Comarch ERP XL w polu Nazwa1 (imię i nazwisko). Jeśli pole to nie zostało uzupełnione w Comarch ERP XL, system prezentuje login Operatora. Nazwa 2 nazwa pracownika prezentowana w Comarch ERP XL w polu Nazwa2 (drugie imię). Nazwa 3 nazwa pracownika wyświetlana w Comarch ERP XL w polu Nazwa3 (najczęściej pusta). Archival określenie czy dany operator jest aktywny czy oznaczony jako archiwalny. W tabeli ope_karty wartość 1 = archiwalny, wartość 0 = aktywny. Login login operatora definiowany w Comarch ERP XL. Mail adres mailowy z karty pracownika. Typ porównania przyjmuje statusy: Nowy, Bez zmian, Zmieniony, Usunięty. Obieg Dokumentów 32 Wersja

33 Dział Rys. 32 Przykładowe okno Pracownicy z formatki Importuj. Funkcjonalność umożliwiająca importowanie listy działów lub pojedynczych działów z Comarch ERP XL do OD. Okno zawiera dwa panele (Stan Aktualny, Import) : Nazwa nazwa działu. Nazwa 2 pusta kolumna (w przypadku Comarch ERP XL). Nat ID - numer działu w strukturze organizacyjnej Comarch ERP XL. Archival - określenie czy dany dział jest aktywny czy oznaczony jako archiwalny. Wartość: 1 =archiwalny, wartość 0 = aktywny. Typ porównania przyjmuje statusy: Nowy, Bez zmian, Zmieniony, Usunięty. Rys. 33 Przykładowe okno Dział z formatki Importuj Struktura organizacyjna Funkcjonalność umożliwiająca importowanie struktury organizacyjnej z Comarch ERP XL do OD. Okno zawiera dwa panele (Stan Aktualny, Import): ID ID dziecka. ID węzła nadrzędnego - ID rodzica. Typ określenie typu wiązania. Wiązanie pracowników 2, wiązanie działów 1. Obieg Dokumentów 33 Wersja

34 Archival - określenie czy dany dział/pracownik jest aktywny czy oznaczony jako archiwalny. Wartość 1 = archiwalny, wartość 0 = aktywny. Nazwa nazwa pracownika lub działu. ParentName1 - dane z kolumny NAT ID. Typ porównania przyjmuje statusy: Nowy, Bez zmian, Zmieniony, Usunięty Obiegi dokumentów Rys. 34 Przykładowe okno Struktura organizacyjna z formatki Importuj Lista typów obiegu dokumentów Elementy okna i opis funkcjonalności Zakładka dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniami administratora. Okno składa się z listy typów obiegów dokumentów definiowanych przez operatora. Pozycje na liście można sortować po wszystkich kolumnach. Obszar roboczy składa się z trzech kolumn: Nazwa nazwa schematu. Prefix element numeru dokumentu stosowany celem rozróżniania dokumentów w zależności od miejsca powstania dokumentu lub jego typu np. FZ, MAG, itp. Utworzono data i godzina zainicjowania i zapisania dokumentu w systemie. [Dodaj] opcja dodania nowego schematu. Obieg Dokumentów 34 Wersja

35 Typ obiegu dokumentów Rys. 35 Przykładowa lista typów obiegu dokumentów. Okno szczegółów Obiegu dokumentów składa się z dwóch zakładek: Karta obiegu miejsce zdefiniowania kontrolek oraz określenia ich właściwości. Schemat obiegu formatka, na której definiuje się poszczególne etapy obiegu dokumentów, ich właściwości i diagram Elementy okna Rys. 36 Okno nowego typu obiegu dokumentów. dokumentów. kontrolka do wprowadzenia nazwy schematu obiegu kontrolka do wprowadzenia prefixu, oznaczenia dokumentu, które będzie wyróżniało dokumenty z danego schematu. Obieg Dokumentów 35 Wersja

36 [Zapisz] - opcja zapisu danych po modyfikacji lub utworzeniu. [Nawiguj wstecz (Powrót)] powrót na listę schematów. [Dodaj] funkcjonalność dodania nowej kontrolki. [Przesuń do dołu] - funkcjonalność przestawiania kolejności kontrolek na liście. [Przesuń do góry] funkcjonalność przestawiania kolejności kontrolek na liście. [Usuń] umożliwia usunięcie z listy dodanej kontrolki Karta obiegu Okno podzielone na trzy panele: Okno tworzenia nowego typu obiegu, Okno listy kontrolek, Okno z właściwościami poszczególnych kontrolek. W sekcji Podgląd karty obiegu prezentowane są kontrolki podglądu karty obiegu. Rys. 37 Okno podglądu karty obiegu przykład. Obieg Dokumentów 36 Wersja

37 Pierwszym krokiem tworzenia nowego typu obiegu jest dodanie kontrolek, w których wpisywane będą wartości wprowadzanego dokumentu. Kontrolki dostępne w aplikacji Obieg Dokumentów możemy podzielić na dwa typy: Kontrolki proste (Liczba całkowita, Liczba rzeczywista, Data i godzina, Tekst, Lista, Wartość logiczna). Kontrolki elektroniczne (Dokument elektroniczny, Kontrahent) - umożliwiają wiązanie dokumentów lub Kontrahenta z programu Comarch ERP XL do aplikacji Obieg Dokumentów. Aby dodać kontrolkę do listy należy kliknąć przycisk Dodaj w panelu Kontrolki. Pojawi się formatka na której z rozwiniętej listy należy wybrać typ kontrolki oraz nazwę. W panelu Podgląd karty obiegu pojawią się właściwości zdefiniowanej kontrolki. Lista kontrolek jest predefiniowana i nie można jej modyfikować. Zawiera następujące elementy: Liczba całkowita Liczba rzeczywista Data i godzina Lista Złącznik Dokument elektroniczny Tekst Wartość logiczna Kontrahent Rys. 38 Lista zdefiniowanych kontrolek. Pełna lista właściwości kontrolek: Nazwa nazwa kontrolki. Tylko do odczytu możliwość zablokowania edycji wartości kontrolki na dokumencie w etapie innym niż początkowy. Obieg Dokumentów 37 Wersja

38 Dokument pole, w którym można wybrać dokument z kontrolki Dokument elektroniczny. Wtedy kontrolka ta będzie prezentować wartość z dokumentu z bazy Comarch ERP XL. Pole - nazwa kolumny z tabeli, z której ma być pobrana wartość do odczytu. Wymagane - włączenie opcji wymusza wprowadzenie wartości kontrolki przed zapisem dokumentu. Kontrolki oznaczone w konfiguracji jako wymagane na szczegółach dokumentów są w kolorze niebieskim. Pokaż na liście wybranie wartości Tak spowoduje zaprezentowanie danych tej kontrolki na liście dokumentów. Znaki po przecinku ustalenie ile znaków po przecinku będzie wyświetlane w kontrolce 3. Czas aktywacja opcji powoduje, że w kontrolce typu Data i godzina będzie prezentowana dodatkowo godzina. Wartości właściwość kontrolki lista; umożliwia zdefiniowanie słownika pozycji danej kontrolki. Wprowadzenie następuje po kliknięciu klawisza Enter. Typ lista dostępnych typów dokumentów z programu Comarch ERP XL, które zostaną wczytane do aplikacji Obieg Dokumentów: DP, FSE, FAI, FS, FS VAT RR, FZ, KK, OS, OZ, PA, MMP, MMW, MP, PW, PM, PZ, RS, RW, TAX FREE, Umowy, DWW, KDZWKA, PKA, WM, WZ, WZE, ZS, ZZ, ZOZ, ZOZ. Pole Max długość określa maksymalną długość wprowadzanego tekstu - max 900 znaków. Pole Tekst wielolinijkowy określa ilość wierszy pola tekstowego. Dopuszczalna ilość to 100 linijek Kontrolka typu Liczba całkowita We właściwościach tej kontrolki można wybrać pola: Nazwa, Tylko do odczytu, Dokument, Pole, Wymagane, Pokazuj na liście. Rys. 39 Kontrolka Liczba całkowita i jej właściwości. 3 Funkcjonalność zostanie oprogramowana w następnej wersji. Obieg Dokumentów 38 Wersja

39 Kontrolka typu Liczba rzeczywista W kontrolce typu Liczba rzeczywista we właściwościach można ustalić: Nazwa, Tylko do odczytu, Dokument, Pole, Wymagane, Pokazuj na liście, Znaki po przecinku Kontrolka typu Data i godzina Rys. 40 Kontrolka Liczba rzeczywista i jej właściwości. We właściwościach kontrolki typu Data i godzina możemy wybrać opcje: Nazwa, Tylko do odczytu, Dokument, Pole, Czas, Wymagane, Pokazuj na liście. Rys. 41 Kontrolka Data i godzina i jej właściwości. Obieg Dokumentów 39 Wersja

40 Kontrolka typu Lista Kontrolka typu Lista umożliwia wybór jednej pozycji z rozwijalnej listy wartości kontrolki. We właściwościach kontrolki typu Lista możemy wybrać opcje: Nazwa, Tylko do odczytu, Wartości, Czas, Wymagane, Pokazuj na liście. Dodatkowo dostępna jest opcja definiowania nowej wartości i ikonka usunięcia jej z listy. Rys. 42 Kontrolka Lista i jej właściwości Kontrolka typu Załącznik Kontrolka typu Załącznik umożliwia załączenie plików z dysku lub bezpośrednio z urządzenia typu Skaner lub z innych urządzeń. Kontrolka posiada możliwość uruchomienia skanera w celu wykonania skanu dokumentu. We właściwościach kontrolki można wybrać: Nazwa, Tylko do odczytu, Wymagane, Pokaż na liście. Rys. 43 Kontrolka Załącznik i jej właściwości. Obieg Dokumentów 40 Wersja

41 Kontrolka typu Dokument elektroniczny Kontrolka typu Dokument elektroniczny służy do wczytywania dokumentów z programu Comarch ERP XL. Po zaczytaniu dokumentu system prezentuje wartość dokumentu. W kontrolce typu Dokument elektroniczny we właściwościach można ustalić: Typ, Nazwa, Tylko do odczytu, Wymagane, Pokaż na liście Kontrolka typu Tekst Rys. 44 Kontrolka Dokument elektroniczny i jej właściwości. Kontrolka typu Tekst służy wprowadzaniu dowolnych wartości tekstowych zawartych na dokumencie, jak na przykład sposób dostawy, tytuł faktury, nazwa towaru, a także komentarzy lub uwag do dokumentu. W kontrolce typu Tekst we właściwościach możemy wybrać: Nazwa, Tylko do odczytu, Dokument, Pole, Max długość, Tekst wielolinijkowy, Wymagane, Pokaż na liście. Rys. 45 Kontrolka Tekst i jej właściwości. Obieg Dokumentów 41 Wersja

42 Kontrolka typu Wartość logiczna Kontrolka typu Wartość logiczna służy do wprowadzenia danych: TAK/NIE. We właściwościach kontrolki typu Wartość logiczna dostępne są takie same opcje jak w kontrolce typu Liczba całkowita. Rys. 46 Kontrolka Wartość logiczna i jej właściwości Kontrolka typu Kontrahent Kontrolka typu Kontrahent umożliwia wczytywanie Kontrahenta z listy kontrahentów zdefiniowanych w programie Comarch ERP XL. We właściwościach kontrolki typu Kontrahent można wybrać opcje: Nazwa, Tylko do odczytu, Wymagane, Pokaż na liście. W sekcji Podgląd karty obiegu po dodaniu tej kontrolki, prezentowany jest link Dodaj, który otwiera listę kontrahentów z programu ERP XL. Rys. 47 Kontrolka Kontrahent i jej właściwości. Obieg Dokumentów 42 Wersja

43 Rys. 48 Przykładowa karta obiegu typu obiegu. Dodatkowo, aplikacja Obieg Dokumentów umożliwia powiązanie kontrolek prostych z kontrolkami elektronicznymi. Dzięki tej funkcjonalności możliwe jest zaprezentowanie wartości pobranej z kontrolki elektronicznej (ze wskazanego pola bazy danych) w kontrolce prostej - rys. 49. W kontrolce elektronicznej należy określić typ dokumentu ( Typ ). W kontrolce prostej należy wypełnić pole Dokument poprzez wybór nazwy wcześniej zdefiniowanej kontrolki elektronicznej oraz wskazać na liście ( Pole ) kolumnę z bazy danych. Rys. 49 Powiązanie kontrolki elektronicznej z kontrolką prostą. Obieg Dokumentów 43 Wersja

44 Graficzny schemat obiegu Okno Schemat Obiegu jest podzielone na trzy sekcje: Okno diagram, Okno z listą etapów, Okno z właściwościami poszczególnych etapów. Sekcja diagram Największa sekcja w panelu to diagram, czyli graficzna forma obiegu dokumentów składająca się z etapów połączonych ze sobą strzałkami (zależnościami). Diagram budowany jest za pomocą funkcjonalności drap&drop przenoszącej zdefiniowane etapy z sekcji Etapy, które następnie można połączyć strzałkami. Strzałki określają ścieżkę wędrówki dokumentu w firmie ( przekazanie ). Obieg dokumentów umożliwia dwa rodzaje przekazania : ręczne i automatyczne. Jeżeli nie zostanie utworzony diagram (algorytm) schematów, obieg będzie pracował w trybie ręcznym (będą dostępne wszystkie zdefiniowane etapy). Definicja schematu włącza tryb automatyczny. Na szczegółach dokumentu będą prezentowane kolejne etapy wynikające z konfiguracji schematu. Podczas definiowania schematu istnieje możliwość usunięcia etapu oraz powiązań. Aby to zrobić wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na etap lub połączenie, które chcemy usunąć i wybrać Usuń. Rys. 50 Przykładowy diagram obiegu dokumentów. Sekcja Etapy i właściwości etapów Sekcja etapy i właściwości etapów są ze sobą powiązane. W górnej części tworzone są etapy, a w dolnej określane ich właściwości. Zapisane etapy tworzą listę, która będzie wykorzystana do budowy Obieg Dokumentów 44 Wersja

45 diagramu w przekazaniu automatycznym. W przypadku przekazania ręcznego będzie to rozwijalna lista na dokumencie, z której operator będzie wybierał następny etap obiegu. Etapy dodaje się za pomocą przycisku Dodaj, a usuwa z listy za pomocą ikonki Kosza. Rys. 51 Sekcja Etapy. Okno właściwości etapów prezentuje poniższe właściwości: nazwa etapów dane powielone z formatki podczas tworzenia etapu z możliwością edycji. kontrolka Źródło dokumentu okno, na którym należy wprowadzić informacje dlaczego dany dokument w tym etapie trafił do operatora. kontrolka Postępowanie - okno, na którym należy określić sposób postępowania dla operatora w danym etapie. kontrolka Oznaczenie etapu, jako - kontrolka przyjmuje trzy wartości: początkowy, brak i końcowy. Uwaga: Dla każdego schematu obiegu musi zostać określony jeden etap oznaczony, jako początkowy i przynajmniej jeden końcowy. Uwaga: Jeżeli w systemie zostanie zdefiniowany etap, który nie jest określony jako końcowy a nie posiada następnego etapu do przekazania system na dokumencie znajdującym się w tym etapie zaprezentuje okno do przekazania z pustą listą Etapów oraz Uprawnienia z poprawnymi danymi, których jednak nie będzie można zatwierdzić. Aby uniknąć takiej sytuacji, Administrator podczas tworzenia schematu powinien każdy taki etap oznaczyć jako końcowy. parametr Wyślij maila do osób powiązanych z etapem istnieje możliwość poinformowania operatorów za pomocą maila o przypisanym do niech dokumencie. Obieg Dokumentów 45 Wersja

46 parametr Wyślij maila do obserwatorów - istnieje możliwość poinformowania obserwatorów za pomocą maila o zmianach etapów dokumentu. 4 Funkcjonalność Przekazuj po zadanym czasie (przekazanie czasowe) system dopuszcza przekazanie dokumentu bez udziału operatora. Jeśli ten parametr jest aktywny i określony zostanie czas i etap, do którego ma trafić dokument po zadanym czasie, a operator nie dokona przekazania sam, system przeniesie dokument do wyznaczonego etapu. kontrolka Etap rozwijalna lista etapów, miejsce wskazania etapu do przekazania czasowego. kontrolka Czas - możliwość określenia czasu w przekazania czasowego wyrażona w dniach lub godzinach. parametr Uwzględnij tylko dni robocze parametr w przekazaniu czasowym pozwalający określić odliczanie dni tylko roboczych. funkcjonalność Definiuj warunki patrz poniżej. sekcja Uprawnienia, w której ustalane jest, którzy z użytkowników mają mieć dostęp do poszczególnych etapów. Wypełnienie tej sekcji nie jest obligatoryjne do przekazania dokumentów. Typ kontrolka przyjmuje wartość: pracownik lub dział. Wartość kontrolka prezentująca listę zdefiniowanych w strukturze pracowników lub działów. Dodaj umożliwia przypisanie do uprawnień etapu więcej niż jednego działu lub pracownika. Rys. 52 Przykładowe okno właściwości etapu. 4 Funkcjonalność zostanie oprogramowana w następnej wersji aplikacji. Obieg Dokumentów 46 Wersja

47 Funkcjonalność Definiuj warunki służy określeniu warunków, jakie musi spełniać dokument, aby mógł zostać przekazany do następnego etapu. Opcję tę, należy określić warunkami wstępu do etapu. Przykład: Schemat ma zdefiniowane 4 etapy. Na właściwościach Etapu 2 i Etapu trzeciego są określone warunki: Etap 2 Wartość <1000, Etap 3 Wartość >1000. Przypisano z Comarch ERP XL za pomocą kontrolki dokument elektroniczny FS o wartości 980zł. Odp: W tej sytuacji system powinien w oknie przekazania umożliwić następującą ścieżkę etapów: Etap 1 -> Etap2 -> Etap 4. Podpowiedź: Jeżeli na liście znajdzie się także Etap 3 należy zweryfikować dane w schemacie obiegu. Uwaga: Dane z dokumentów wprowadzonych do aplikacji nie aktualizują się o zmiany wprowadzone w schemacie. Zmiany zaczynają obowiązywać na nowo wprowadzanych dokumentach. Po kliknięciu na przycisk Definiuj warunki pojawia się okno, w którym definiuje się warunek. Elementy okna: pole edycji warunków, lista kontrolek wprowadzonych do obiegu, lista operatorów logicznych, przykład użycia. Opcja definiowania warunków nie jest dostępna dla etapu początkowego. Uwaga: Jeżeli wprowadzony etap nie jest oznaczony, jako początkowy system umożliwia zdefiniowanie warunków dostępu do tego etapu. Rys. 53 Okno Definiuj warunki. Obieg Dokumentów 47 Wersja