OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług serwisowych dla urządzeń wielofunkcyjnych (kopiarko-drukarka-skaner) wymienionych w Tabeli nr 1 niniejszego dokumentu, polegających na usuwaniu usterek oraz wykonywaniu niezbędnych napraw i przeglądów w/w urządzeń eksploatowanych w jednostkach (lokalizacjach) BGK, w tym wymianie niezbędnych Materiałów Eksploatacyjnych. Wykaz jednostek Zamawiającego, w których będą dokonywane usługi serwisowe, zawarty jest w Tabeli nr 2 niniejszego dokumentu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji urządzeń wielofunkcyjnych pomiędzy posiadanymi lokalizacjami na terenie Polski lub do nowej lokalizacji w trakcie obowiązywania Umowy. Wykonawca zobowiązuje się realizować dostawy i instalacje niezbędnych Materiałów Eksploatacyjnych (w tym tonerów) i Części Zamiennych, których wykaz wraz z cenami jednostkowymi zawarty jest Formularzu cenowym Wykonawcy, jak również części zamiennych nieujętych w Formularzu cenowym. Dostawy odbywać się będą do jednostek Zamawiającego wraz z wniesieniem do pomieszczenia/pokoju wskazanego przez Zamawiającego oraz wykonaniem usługi serwisowej niezbędnej do przywrócenia prawidłowej pracy danego urządzenia wielofunkcyjnego. Wszelkie prace serwisowe będą przeprowadzane na wniosek i przy nadzorze Zamawiającego przez wykwalifikowany personel Wykonawcy/podwykonawcy posiadający odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie serwisowanych urządzeń. Dopuszcza się możliwość samodzielnej instalacji tonerów przez Zamawiającego na wniosek Zamawiającego. Zamawiający wymaga, aby podmiot, który będzie świadczył usługi w zakresie serwisu urządzeń posiadał znajomość budowy, zasady działania oraz specyfikacji urządzeń marki, których wykaz znajduje się w Tabeli nr 1. Wszelkie Materiały Eksploatacyjne oraz Części Zamienne dostarczone przez Wykonawcę muszą być oryginalne (tj. wyprodukowane przez producenta sprzętu, do którego zostały przeznaczone), fabrycznie nowe, wyprodukowane bez naruszenia praw właściciela marki towarowej, którą są sygnowane, nieuszkodzone, nienaprawiane, nieregenerowane, kompletne i wolne od wad fizycznych i prawnych, z nienaruszonymi cechami pierwotnego opakowania. Pod pojęciem fabrycznie nowe należy rozumieć pełnowartościowe Materiały Eksploatacyjne i Części Zamienne, które w całym swoim procesie produkcyjnym są wytwarzane z elementów wcześniej nieużytkowanych, wyprodukowane zostały bez naruszenia praw własnościowych i patentowych ich właścicieli lub za ich zgodą oraz nie noszą jakichkolwiek śladów używania bądź uszkodzenia. Jednocześnie Zamawiający nie dopuszcza Materiałów Eksploatacyjnych posiadających tzw. pojemności startowe. Oryginalne Materiały Eksploatacyjne muszą posiadać znak firmowy producenta, etykiety zawierające numer katalogowy i termin ważności/produkcji. W czasie trwania Umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamówienia wraz z wymianą Części Zamiennych innych niż określone w Formularzu cenowym, tj. np. takich, które mogą ulec awarii bądź zniszczeniu z przyczyn eksploatacyjnych lub niewłaściwej obsługi przez użytkowników. Zamówienia te będą realizowane na podstawie osobnych wycen, przedstawianych przez Wykonawcę. Każda wycena będzie podlegała akceptacji Zamawiającego. Strona 1 z 9

2 W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca na swój koszt zobowiązany jest także do odbierania, co najmniej raz w miesiącu, na zlecenie Zamawiającego, z miejsc, w których zainstalowane są urządzenia wielofunkcyjne, zużytych Materiałów Eksploatacyjnych (tonery i pojemniki na zużyty toner) celem przekazania ich do utylizacji zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. Zużyte Części Zamienne i Materiały Eksploatacyjne pozostałe po zrealizowanej wymianie bądź naprawie, odbierane będą niezwłocznie przez pracowników Wykonawcy w celu ich utylizacji zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. Odbiór każdorazowo zostanie potwierdzony owo przez Wykonawcę. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca na swój koszt zobowiązany jest do przeprowadzania diagnozy zgłaszanego uszkodzonego urządzenia wielofunkcyjnego przez Zamawiającego w lokalizacji Zamawiającego. Usługi serwisowe świadczone będą bezpośrednio w jednostkach Zamawiającego, a godziny wykonywania usługi na terenie danej jednostki zostaną uzgodnione każdorazowo przez Wykonawcę z jednostką Zamawiającego, na terenie której usługa będzie realizowana. Wykonawca poinformuje Zamawiającego o planowanej wizycie co najmniej z dwugodzinnym wyprzedzeniem wraz ze wskazaniem osoby (co najmniej imię, nazwisko oraz numer telefonu), która będzie realizowała usługę. Usługi serwisowe świadczone będą przez Wykonawcę na podstawie zgłoszeń dokonywanych e- mailowo przez wyznaczonych pracowników Zamawiającego. Zamawiający wymaga, aby przyjęte przez Wykonawcę zgłoszenie awarii lub niesprawności urządzenia posiadało nadany przez Wykonawcę jeden numer przez cały okres jego realizacji, niezależnie od etapu, np. diagnoza, wycena, naprawa. Realizacja zgłoszenia (tj. podjęcia zgłoszenia przez Wykonawcę oraz przywrócenia prawidłowej pracy urządzenia wielofunkcyjnego) musi nastąpić w czasie nie dłuższym niż 48 godzin zegarowych, licząc od dnia roboczego następującego po przekazaniu zamówienia drogą elektroniczną ( ) (termin ten może zostać skrócony przez Wykonawcę w ramach kryteriów oceny ofert). Do czasu realizacji naprawy lub dostawy nie wlicza się dni wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy u Zamawiającego. W przypadku braku możliwości realizacji naprawy Sprzętu w powyższym terminie, Wykonawca poinformuje o tym fakcie Zamawiającego oraz na jego życzenie dostarczy bezpłatnie urządzenie zastępcze o standardzie i parametrach nie gorszych od urządzenia wyłączonego z, w terminie do 24 godzin zegarowych liczonych od momentu upływu ww. 48 godzinnego terminu. Wszelkie nośniki danych, w przypadku ich uszkodzenia, pozostają własnością Zamawiającego i nie podlegają przekazaniu do serwisu. Wykonawca jest zobowiązany sporządzić protokół odbioru Usługi serwisowej każdorazowo po wykonaniu usług, z wyszczególnieniem wymienionych Części zamiennych lub Materiałów eksploatacyjnych/dokonanych czynności oraz dołączyć go do wystawianej faktury VAT (protokół dla swej ważności wymaga podpisu osób ze strony Zamawiającego i Wykonawcy). Wzór protokołu odbioru musi zostać uzgodniony z Zamawiającym po zawarciu Umowy. Wykonawca zobowiązuje się do każdorazowego podania w treści protokołu, co najmniej następujących danych: a. daty i godziny: przyjęcia zgłoszenia, podjęcia naprawy i jej zakończenia, b. model, numer seryjny, aktualny stan licznika, c. czynności serwisowych oraz wszelkich prac związanych z przeglądami, regulacjami i naprawami urządzeń kopiująco drukujących, Strona 2 z 9

3 d. wyszczególnienie wymienionych uszkodzonych części wraz z numerami seryjnymi części która została wymieniona oraz nowej, jeśli posiada takie oznaczenie, e. dokładnych cen poszczególnych usług zgodnych z Formularzem cenowym oraz oddzielnie wycenianych spoza Formularza cenowego oraz łączną cenę usługi Jednocześnie Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania na protokole czytelnego podpisu pracownika Zamawiającego przyjmującego wykonanie usługi, które stanowić będzie podstawę do realizacji zapłaty za naprawę. Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania i przekazywania Zamawiającemu, do 5 dnia kalendarzowego każdego miesiąca, raportu w formie edytowalnej (plik.xlsx) dokumentującego wykonane i dostarczone Usługi serwisowe, ze wskazaniem jednostek Zamawiającego, w których były świadczone te usługi oraz z podziałem ilościowym i wartościowym dla: a. Materiałów Eksploatacyjnych (tonerów i pojemników na zużyty toner); b. Materiałów Eksploatacyjnych (oprócz tonerów i pojemników na zużyty toner), Części Zamiennych, usług, itp. ujętych w Formularzu Cenowym; c. Materiałów Eksploatacyjnych, Części Zamiennych, usług, itp. nie ujętych w Formularzu Cenowym; celem bieżącego monitorowania z wykonania Umowy. Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia za faktycznie świadczone przez Wykonawcę usługi, w tym dostarczone Materiały Eksploatacyjne oraz wymienione Części Zamienne. Maksymalna wysokość wynagrodzenia w ramach realizacji przedmiotu umowy nie może przekroczyć kwoty w łącznej wysokości: ,73 zł brutto. Wskazane powyżej wynagrodzenie, to maksymalna kwota, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania do 50% maksymalnej wartości wynagrodzenia. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z tego prawa, Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia wobec Zamawiającego. Usługi serwisowe urządzeń wielofunkcyjnych mają na celu utrzymanie ich w stałej sprawności operacyjnej, tj. w stanie przydatnym do używania zgodnie z przeznaczeniem urządzeń, przy zachowaniu ich parametrów technicznych. Zamawiający informuje, że część maszyn (,, ) jest podłączona do systemu SafeQ v4 SRA55 firmy YSoft z wgranymi terminalami oraz czytnikami kart dostępu typu Cotag Granta. Zamawiający w trakcie trwania umowy zastrzega sobie możliwość podniesienia wersji systemu SafeQ. Umowa obowiązuje przez okres 24 (dwudziestu czterech) miesięcy od dnia zawarcia umowy lub od dnia r., w zależności które ze zdarzeń nastąpi później, z zastrzeżeniem, iż w zakresie realizacji Usług serwisowych Umowa obowiązuje przez okres 12 (dwunastu) miesięcy od dnia jej zawarcia lub od dnia r., w zależności które ze zdarzeń nastąpi później, lub do dnia, w którym zostanie wyczerpana łączna kwota wynagrodzenia Wykonawcy określona w 6 ust. 1 Umowy, w zależności które zdarzenie nastąpi wcześniej. Zgodnie z przepisami ustawy Kodeks cywilny, Wykonawca udziela Zamawiającemu 12-miesięcznej gwarancji jakości na wykonane usługi serwisu jak i na wszystkie Materiały Eksploatacyjne i Części Strona 3 z 9

4 Zamienne wymienione w ramach Umowy w Sprzęcie. W razie ujawnienia w okresie gwarancji wad fizycznych w użytych podczas napraw/przeglądów technicznych Części Zamiennych, wady te zostaną usunięte na koszt Wykonawcy lub Wykonawca na swój koszt dostarczy i zainstaluje odpowiednie Części Zamienne/elementy wolne od wad. Na wymienione Części Zamienne gwarancja obowiązuje od daty ich zainstalowania. Tabela nr 1 - Wykaz urządzeń wielofunkcyjnych (kopiarko-drukarka-skaner) eksploatowanych w BGK Liczba sprzętu eksploatowanego w BGK / C284e 15 DI351 1 Tabela nr 2 - Wykaz jednostek (lokalizacji) i zainstalowanych w nich urządzeń wielofunkcyjnych Zamawiającego 1 BRJ Gdańsk ul. Targ Rybny 11, lok. 2 ST BRJ Łódź ul. Łąkowa 29 ST BRJ Poznań ul. Murawa ST BRJ Szczecin ul. Tkacka 3a ST BRJ Wrocław ul. Wita Stwosza 15 ST O/Białystok ul. Świętojańska 12a ST O/Białystok ul. Świętojańska 12a ST O/Gdańsk ul. Kowalska 10 ST O/Gdańsk ul. Kowalska 10 DI O/Gdańsk ul. Kowalska 10 ST O/Katowice ul. Podchorążych 1 DI Strona 4 z 9

5 12 O/Katowice ul. Podchorążych 1 ST O/Kielce ul. Zagórska 20 ST O/Kielce ul. Zagórska 20 DI O/Kraków ul. Pilotów 2 ST O/Kraków ul. Pilotów 2 ST O/Kraków ul. Pilotów 2 ST O/Kraków ul. Pilotów 2 DI O/Kraków ul. Pilotów 2 ST O/Lublin ul. Dolna 3-go Maja 3 DI O/Łódź ul. Łąkowa 29 ST O/Łódź ul. Łąkowa 29 ST O/Olsztyn ul. Dąbrowszczaków 21 DI O/Olsztyn ul. Dąbrowszczaków 21 ST O/Opole ul. Żeromskiego 1 ST O/Poznań ul. Składowa 5 ST O/Poznań ul. Składowa 5 ST O/Poznań ul. Składowa 5 ST O/Rzeszów ul. Szpitalna 1 ST O/Rzeszów ul. Szpitalna 1 ST O/Rzeszów ul. Szpitalna 1 DI O/Rzeszów ul. Szpitalna 1 DI O/Rzeszów ul. Szpitalna 1 ST O/Szczecin ul. Tkacka 4 ST O/Szczecin ul. Tkacka 4 ST O/Szczecin ul. Tkacka 4 DI e BIZHUB 283 DI351 e Strona 5 z 9

6 37 O/Toruń ul. Chełmińska 28 ST O/Toruń ul. Chełmińska 28 ST O/Toruń ul. Chełmińska 28 ST O/Toruń ul. Chełmińska 28 DI O/Wrocław ul. Malarska 26 ST O/Wrocław ul. Malarska 26 ST O/Wrocław ul. Malarska 26 ST O/Wrocław ul. Malarska 26 ST O/Zielona Góra O/Zielona Góra ul. Kupiecka 32 c ST ul. Kupiecka 32 c DI Centrala ul. Ludna 2 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Ludna 2 ST Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST Centrala Ul. Ludna 2 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST MInolta e Strona 6 z 9

7 62 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Warecka 11a ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Warecka 11a ST Centrala ul. Ludna 2 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Ludna 2 ST Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Warecka 11a DI Centrala ul. Warecka 11a DI Strona 7 z 9

8 87 Centrala ul. Warecka 11a DI Centrala Al. Jerozolimskie 7 DI Centrala Ul. Ludna 2 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 DI Centrala ul. Ludna 2 ST Centrala ul. Ludna 2 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Ludna 2 ST Centrala ul. Ludna 2 ST Centrala ul. Ludna 2 ST Centrala ul. Ludna 2 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Warecka 11a ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Warecka 11a ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST Strona 8 z 9

9 112 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST * Lokalizacja może ulegać zmianie w trakcie trwania Umowy. e e e e Strona 9 z 9