Zapytanie ofertowe nr 1/10/POWR/5.2/2017 z dnia 18 października 2017 r.

Transkrypt

1 Szanowni Państwo, Mając na uwadze zachowanie zasad konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców w postępowaniu prowadzonym w ramach projektu pt.: Program rozwoju kadr w ochronie zdrowia kluczem do wzrostu jakości usług medycznych realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś Priorytetowa V: Wsparcie dla obszaru Zdrowia, Działanie 5.2 Działania projakościowe i rozwiązania organizacyjne w systemie ochrony zdrowia ułatwiające dostęp do niedrogich, trwałych oraz wysokiej jakości usług zdrowotnych zapraszamy do złożenia oferty na zapewnienie wyżywienia, cateringu i bufetu kawowego dla słuchaczy studiów podyplomowych w Chojnicach, Pile i Grudziądzu. Zapytanie ofertowe nr 1/10/POWR/5.2/2017 z dnia 18 października 2017 r. (do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych) Wspólny Słownik Zamówień CPV KOD CPV: Usługi dostarczania posiłków Informacje ogólne 1. Zamawiający: Wyższa Szkoła Gospodarki w Bydgoszczy ul. Garbary 2, Bydgoszcz 2. Postępowanie na zamówienie usług zapewnienia wyżywienia, cateringu i bufetu kawowego słuchaczom studiów podyplomowych Zarządzanie Zasobami w Podmiotach Leczniczych prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój. 3. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. 4. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej nazwę i adres Oferenta, opis nawiązujący do specyfikacji zawartej w Zapytaniu, wartość oferty. Wskazane jest, aby oferta zawierała także inne informacje niezbędne do jej oceny z punktu widzenia kryteriów wskazanych w Zapytaniu. 5. Oferta bezwzględnie powinna być złożona wg wzoru formularza ofertowego Załącznik nr Oferta powinna być opatrzona pieczęcią Oferenta, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez osoby upoważnione do działania w imieniu Oferenta. 1 S t r o n a

2 Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie wyżywienia, cateringu i bufetu kawowego słuchaczom studiów podyplomowych Zarządzanie Zasobami w Podmiotach Leczniczych w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z poniższą specyfikacją: 1.1 W studiach podyplomowych weźmie udział: średnio 30 osób w każdej grupie. 1.2 Oferent zobowiązany jest zapewnić wyżywienie, catering i bufet kawowy dla słuchaczy studiów podyplomowych w miejscu wskazanym przez Zamawiającego na terenie Chojnic, Piły i Grudziądza zgodnie z wytycznymi: a) Wyżywienie dla średnio 30 osób w grupie: wyżywienie w ramach każdego zjazdu w formie obiadu w każdy z 2 dni zjazdowych, planuje się realizację 9 zjazdów, średnio 30 osób x 18 dni = 540 posiłków szczegółowe kryteria do obiadu: zupa, II danie (2 rodzaje surówek, 2 rodzaje mięsa do wyboru, dodatek skrobiowy), sok/woda, kawa, herbata, obsługa kelnerska obiad serwowany, b) Catering i bufet kawowy dla średnio 30 osób w grupie: catering w ramach każdego zjazdu w formie przerw kawowych dla średnio 30 osób, planuje się realizację 9 zjazdów, średnio 30 osób x 18 dni = 540 przerw dostęp do napojów gorących kawa, herbata i zimnych woda mineralna, soki oraz dodatków do napojów ciepłych tj. cukier, mleczko do kawy w opakowaniach jednorazowych cytryna, słodzik (wg potrzeb adekwatnie do liczby słuchaczy studiów podyplomowych), drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka. serwis kawowy na bieżąco uzupełniany. 1.3 W przypadku serwisu kawowego: kawa, herbata, ciasteczka kruche, woda, cukier, mleko, produkty posiadać będą datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż na 1 miesiąc przed dniem wykonania usług. 1.4 Dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania. 1.5 Uwzględnianie w ramach menu posiłku specjalnego np. bezglutenowego/wegetariańskiego dla osób uczulonych na poszczególne produkty żywieniowe, w sytuacji udziału w studiach podyplomowych osób o szczególnych potrzebach; Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takiej sytuacji w terminie min. 3 dni przed planowanym spotkaniem. 1.6 Jeśli ciepły posiłek nie będzie podawany na porcelanowej zastawie stołowej, zapewnienie odpowiednich termoizolacyjnych pojemników jednorazowych, w których dostarczone będą posiłki wraz z odpowiednią ilością serwetek i jednorazowych sztućców dla wszystkich uczestników studiów podyplomowych, a także zapewni odbiór zużytych pojemników i innych odpadów po posiłku. 1.7 Estetyczne podawanie posiłków. 1.8 Dostarczanie posiłków na miejsce o czasie wskazanym przez Zamawiającego. 1.9 W związku ze świadczeniem usług cateringu Wykonawca jest zobowiązany do: używania wyłącznie produktów spełniających normy jakościowe produktów spożywczych, przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U nr 136 poz. 914 ze zm.), dbania o to, by wszystkie posiłki były bezwzględnie świeże oraz charakteryzowały się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników, 2 S t r o n a

3 kontroli aktualnych badań sanitarno-epidemiologicznych pracowników mających kontakt z przygotowaniem, wydawaniem i transportem posiłków, zapewnienia transportu cateringu oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności Zamawiający zastrzega sobie prawo dostępu do wszystkich atestów na surowce i sprzęt, w procesie przygotowania i transportu posiłków oraz wyrywkowej kontroli gramatury potraw. Termin realizacji zamówienia: 1. Wykonawca zobowiązuje się do zrealizowania przedmiotowych usług na potrzeby studiów podyplomowych w terminach: a/ w Chojnicach edycja III - od 28 października 2017 r. do 30 czerwca 2018 r. b/ w Pile edycja IV - od 28 października 2017 r. do 30 czerwca 2018 r. c/ w Grudziądzu edycja V - od 28 października 2017 r. do 30 czerwca 2018 r. 2. Dokładne terminy zjazdów ustalane będą przez Zamawiającego i przekazane Wykonawcy na 7 dni przed pierwszym zjazdem dla danej edycji studiów podyplomowych za wyjątkiem I zjazdu w Grudziądzu, który odbędzie się w dniach października 2017 r. Warunki udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają poniższe warunki: 1. Akceptują treść zapytania bez zastrzeżeń złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania. 2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 3. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5. Złożą oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów niespełniających wymaganych warunków udziału. 3 S t r o n a

4 Opis sposobu przygotowania oferty: 1. Zaoferowane ceny wskazanych usług (wyżywienie uczestników, catering i bufet kawowy) powinny uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych przez okres i na warunkach określonych w ofercie. 2. Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez cały okres trwania umowy. 3. Cenę należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Rozliczenia między Zamawiający, a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 5. W przypadku, gdy osoba podpisująca ofertę nie jest upoważniona do zaciągania zobowiązań w imieniu Oferenta należy dołączyć właściwe pełnomocnictwo. 6. Osobą wyznaczoną do kontaktów z oferentami jest koordynator projektu: Bogumiła Ratajczak, tel , ckpis@byd.pl. Informacje są udzielane również w Biurze Projektu, adres: ul. Garbary 2, bud. C, pok. C001, Bydgoszcz. 7. Wszelkie wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Oferenci przekazują drogą pisemną lub elektroniczną. W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Termin i miejsce składania oferty 1. Oferty należy składać do dnia 25 października 2017 r. do godz. 23:59 osobiście, drogą elektroniczną na adres ckpis@byd.pl lub pocztą w zamkniętej kopercie z dopiskiem: Oferta na Zapewnienie wyżywienia uczestników, cateringu i bufetu kawowego dot. projektu Program rozwoju kadr w ochronie zdrowia kluczem do wzrostu jakości usług medycznych NIE OTWIERAĆ na adres: Wyższa Szkoła Gospodarki w Bydgoszczy ul. Garbary 2, Bydgoszcz bud. C, pok. C O terminie złożenia oferty decyduje data wpływu oferty do siedziby Wyższej Szkoły Gospodarki w Bydgoszczy. 3. Oferent może, przed upływem terminu przesyłania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Kryteria oceny ofert: Zamawiający dokona oceny na podstawie złożonej oferty zgodnie z poniższymi kryteriami: 1. Cena 80% 2. Zobowiązanie do stosowania klauzuli społecznej 20%. Ad. 1. Cena wykonania całości usługi tj. zapewnienie wyżywienia uczestnikom, cateringu i bufetu kawowego zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia w przeliczeniu na słuchacza - 80% 4 S t r o n a

5 Najwyższą ocenę otrzyma najbardziej efektywna finansowo oferta. Oferent zobowiązany jest podać cenę brutto na słuchacza za przeprowadzenie usługi. Liczba punktów jaką można uzyskać w ramach tego kryterium obliczona zgodnie z następującym wzorem: C= CENA NAJNIŻSZA ( CN) / CENA BADANEJ OFERTY (CBO) x 80% GDZIE: C- liczba punktów oferty wynikających z kryterium ceny CN cena najniższej oferty CBO cena badanej oferty Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium cena 80 pkt. Przez cenę oferty należy rozumieć cenę brutto (suma). Cena wykonania części usługi tj. zapewnienie wyżywienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia w przeliczeniu na słuchacza będzie podlegała ocenie w taki sam sposób jak w przypadku złożenia oferty całościowej. Ad.2 Zobowiązanie do stosowania klauzuli społecznej Liczba punktów jaką można uzyskać w ramach tego kryterium obliczona zgodnie z następującym wzorem: 0 pkt. brak zgody na zobowiązanie się do stosowania klauzuli społecznej 20 pkt. zgoda na zobowiązanie się do stosowania klauzuli społecznej Wśród osób bezpośrednio uczestniczących w wykonywaniu zamówienia zatrudniona będzie co najmniej 1 osoba niepełnosprawna (z orzeczeniem o niepełnosprawności) lub osoba bezrobotna (na podstawie skierowania Urzędu Pracy, zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.), lub na podstawie właściwego dokumentu kierującego bezrobotnych do pracodawcy, wystawionego przez organ zajmujący się realizacją zadań z zakresu rynku pracy. Wykonawca, zobowiązujący się w ofercie do stosowania klauzuli społecznej, w przypadku uznania jego oferty za najkorzystniejszą, zobowiązany jest: a) do zatrudnienia co najmniej 1 osoby niepełnosprawnej lub jej skierowania (z orzeczeniem o niepełnosprawności) lub bezrobotnej (na podstawie skierowania wydanego przez Urząd Pracy), w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty rozpoczęcia realizacji umowy, nieprzerwanie do jej zakończenia, celem uczestniczenia tej osoby w realizacji zamówienia. b) przedłożenia Zamawiającemu w terminie 10 dni, od rozpoczęcia realizacji umowy kserokopii dokumentów potwierdzających wykonanie zobowiązania. c) w przypadku rozwiązania stosunku pracy, Wykonawca będzie obowiązany do zatrudnienia na to miejsce innej osoby niepełnosprawnej lub innego bezrobotnego w terminie do 7 dni od ustania stosunku pracy z poprzednia osobą. d) dokumenty jakie należy przedłożyć aby potwierdzić wykonanie zobowiązania wynikającego z klauzuli społecznej; 1) wniosek do Urzędu Pracy o skierowanie do pracy osoby niepełnosprawnej lub bezrobotnej wniosek należy złożyć nie później niż 3 dni od daty podpisania Umowy (kopia); - zawartą umowę z osobą skierowaną (kopia); - w przypadku braku osób bezrobotnych lub niepełnosprawnych zdolnych do wykonania zamówienia, dokumentu potwierdzającego ten fakt wystawionego przez Urząd Pracy (kopia). W przypadku niezatrudniania przy realizacji zamówienia wymaganej przez Zamawiającego osoby Zamawiający będzie upoważniony do obniżenia Wykonawcy wynagrodzenia w wysokości 500 zł, z tytułu nienależytego wykonywania umowy chyba, że Wykonawca wykaże, że przedstawił zgłoszenie oferty pracy Urzędowi Pracy, a niezatrudnienie osoby nastąpiło z przyczyn nieleżących po jego stronie. 5 S t r o n a

6 Za przyczynę nieleżącą po stronie Wykonawcy będzie w szczególności uznany brak osób bezrobotnych lub niepełnosprawnych zdolnych do wykonania zamówienia na obszarze, w którym jest realizowane zamówienie, i w okresie jego realizacji potwierdzony przez Urząd Pracy. Łączna ocena oferty = liczba punktów kryterium 1 + liczba punktów kryterium 2 Maksymalna liczba punktów do uzyskania przez Oferenta to 100 pkt., w tym: Kryterium 1- cena maks. 80 pkt. Kryterium 2 - Zobowiązanie do stosowania klauzuli społecznej maks. 20 pkt. Opis sposobu obliczania ceny: 1. Cenę oferty należy podać w kwocie brutto uwzględniając zakres zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym. 2. Cena brutto oferty winna być wyrażona w złotych polskich (PLN), w których będą prowadzone również rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 3. Cena brutto określona przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres obowiązywania umowy i nie będzie podlegała zmianom. 4. Ocenie podlegać będzie cena brutto oferty. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Informacje dotyczące wyboru oferty: 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą elektroniczną niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty. 2. Oceny dokona powołana Komisja Oceny Ofert, w skład której wchodzić będą 2 osoby koordynator projektu, Dyrektor Centrum Kształcenia Podyplomowego i Szkoleń. 3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę zgodnie z przedstawionymi wyżej kryteriami. 4. W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego. 5. Zamawiający wybór oferty zamieści na stronie internetowej projektu: 6. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert. Przesłanki odrzucenia oferty: Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1. jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, 2. zostanie złożona po terminie składania ofert, 3. będzie zawierała rażąco niską cenę, 4. będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, 5. występowanie powiązań kapitałowych lub osobowych pomiędzy Oferentem a Zamawiającym. 6 S t r o n a

7 Unieważnienie postępowania: Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy, a także w przypadku zaistnienia innej ważnej przyczyny niezależnej od Zamawiającego. Opis warunków zmiany umowy: Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, jeżeli zmiany te są korzystne dla Zamawiającego lub wynikły z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w szczególności zmiany mogą dotyczyć: terminu obowiązywania umowy, harmonogramu kursów, zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia. O zmianach Zamawiający powiadomi Wykonawcę w terminie nie późniejszym niż 7 dni kalendarzowych. Wszelkich informacji odnośnie zapytania udziela: Koordynator Projektu Bogumiła Ratajczak tel ckpis@byd.pl 7 S t r o n a