DZIAŁALNOŚĆ CENTRALNEGO ARCHIWUM WOJSKOWEGO W ZAKRESIE WYDAWANIA POŚWIADCZEŃ SŁUŻBY I PRACY W WOJSKU

Transkrypt

1 Henryk Fabijański DZIAŁALNOŚĆ CENTRALNEGO ARCHIWUM WOJSKOWEGO W ZAKRESIE WYDAWANIA POŚWIADCZEŃ SŁUŻBY I PRACY W WOJSKU W zakresie funkcjonowania Centralnego Archiwum Wojskowego, obok prac metodyczno-naukowych, działalność poświadczeniowa stanowi dość istotny wycinek wymagający niemałego wysiłku zespołu pracowników, którzy spełniają ważną i użyteczną rolę społeczną zaspakajającą potrzeby osób zamieszkałych na terenie kraju, a także przebywających za granicą. Wydawanie różnego rodzaju zaświadczeń oraz sporządzanie odpisów i fotokopii z materiałów archiwalnych określić można jako szczególną formę udostępniania akt. Oczywiście nie jest to forma bezpośredniego lecz pośredniego udostępniania. Przeprowadzanie kwerend osobowych stanowi jedno z podstawowych zadań wszystkich archiwów 1. Obowiązkiem tym w sposób szczególny spośród archiwów wojskowych obciążone zostało przede wszystkim Centralne Archiwum Wojskowe. Fakt ten warunkuje niepowtarzalny charakter służby w czasie wojny, a także powoływanie każdego roku setek tysięcy obywateli podlegających powszechnemu obowiązkowi odbywania służby wojskowej. CAW zobowiązane zostało do udzielania informacji oraz wydawania wielkiej ilości wszelkiego rodzaju 1 Por.: ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia r. (Dz. U. nr 33, poz. 173) oraz zarządzenie ministra Obrony Narodowej nr 21/MON z dnia r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów wojskowych, zasad postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi oraz udostępniania tych materiałów (Dz. Rozk. MON nr 25 z r.).

2 zaświadczeń. Obowiązek ten nieznany dawniej w większych rozmiarach spadł na archiwum wojskowe po pierwszej wojnie światowej, a już w nienotowanych rozmiarach obciążył CAW po drugiej wojnie. Szczególnie olbrzymie siły wojska, jakie wzięły udział tak w pierwszej, jak i drugiej wojnie światowej spowodowały obecnie masowy charakter wydawania wszelkiego rodzaju poświadczeń i informacji, które niejednokrotnie przekraczały możliwości wykonawcze całego stanu osobowego instytucji 2. Dodatkowo należy podkreślić, że w minionym dziesięcioleciu, obok poświadczeń służby wojskowej z okresu I i II wojny światowej doszły też ustalenia okresów walki ze zbrojnym podziemiem oraz rozminowania i usuwania niewypałów na całym obszarze kraju. Ostatnio ustalono zasady przyjmowania do ZBoWiD uczestników walk w okresie utrwalania władzy ludowej do końca 1948 roku. Wnioski tych osób są rozpatrywane w trybie indywidualnego uczestnictwa. Przyznano także uprawnienia kombatanckie żołnierzom, którzy w okresie powojennym rozminowywali kraj i którym, wskutek utraty zdrowia, zaliczono inwalidztwo wojenne 3. Odrębnym problemem jest sprawa wydawania zaświadczeń żołnierzom uczestnikom zabezpieczenia referendum ludowego (kwiecień lipiec 1946 rok) oraz wyborów do Sejmu Ustawodawczego (listopad 1946 styczeń 1947 rok), działających w ramach grup ochronno-propagandowych wydzielanych do tych zadań niemal przez wszystkie jednostki na podstawie wytycznych Naczelnego Dowódcy Wojska Polskiego 4. Podstawowym zadaniem grup było prowadzenie pracy agitacyjnopropagandowej (organizowanie wieców, pogadanek, imprez kulturalno-oświatowych) oraz zabezpieczenie lokali wyborczych. Natomiast ograniczony był ich udział w akcjach zbrojnych przeciwko ukraińskim nacjonalistom i zbrojnemu podziemiu. Niemniej były pojedyncze przypadki bezpośredniego udziału żołnierzy tych grup w starciach zbrojnych mających na celu przywrócenie ładu i porządku publicznego w danym rejonie. 2 Problem lawinowego napływu podań i podjęte przedsięwzięcia organizacyjne CAW w tym przedmiocie przedstawiano w BWSA nr 8 9, 1978, s Ustalenia te zapowiedziano w dzienniku Rzeczpospolita nr 184, wyd. C z r. 4 Wytyczne Państwowej Komisji Bezpieczeństwa dla wojewódzkich komitetów bezpieczeństwa z r. CAW, spis 465/264, t. 256, k

3 W związku z powyższym zaświadczenia o udziale w walkach z bandami dla żołnierzy-uczestników GOP mogą być wydawane na zasadach i w trybie określonym w paragrafie 6 zarządzenia szefa Sztabu Generalnego WP nr 52/Sztab z 7 lipca 1976 roku, uzupełnionym dodatkowymi ustaleniami ogłoszonymi w piśmie Zarządu Uzupełnień Sztabu Generalnego WP nr 526 z 3 maja 1984 roku. Wspomniane zarządzenia w poważnym stopniu odciążyły CAW i skierowały lawinę podań do wojskowych komend uzupełnień. Jednakże okazało się, że zapisy w zachowanej tam ewidencji są niepełne i w licznych przypadkach wymagają uzupełnień i weryfikacji archiwalnej; stąd też nadal masowo napływają podania do CAW. W minionym dziesięcioleciu na skutek licznych ponagleń i skarg indywidualnych petentów do najwyższych władz państwowych i instancji partyjnych, szef Centralnego Archiwum Wojskowego włączył (z krótkimi przerwami) cały stan osobowy instytucji do załatwiania spraw poświadczeniowych, nadając im szczególną rangę społeczną. Jednakże stan taki jest niepokojący i w poważnym stopniu wpływa hamująco na postęp podstawowych czynności metodyczno-archiwalnych. O tym stałym i wysokim dopływie ilości spraw poświadczeniowych załatwianych przez Centralne Archiwum Wojskowe zadecydowały trzy przyczyny: 1) demograficzna najliczniejsze roczniki uczestniczące w wojnie przechodzą na emeryturę; 2) formalno-prawna przechodzenie na wcześniejszą emeryturę oraz nowe zasady naliczania przedwojennej służby zawodowej 5 ; 3) społeczno-polityczna, która wykazuje stały wzrost aktywności Związku Bojowników o Wolność i Demokrację. Największy wpływ podań odnotowano w roku 1976, kiedy to było ich blisko 49 tysięcy. W latach ogólny stan napływu podań od zainteresowanych wynosił W ostatnim dziesięcioleciu prezentował się, jak w poniższej tabeli: Lata Ilość podań Ustawa z r. o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych i ich rodzin. Dz. Rozk. MON nr 27 z r., poz Szczegółową informację o ilościowym stanie napływu podań do CAW ujęto w BWSA nr 8 9, 1978, s. 29.

4 Razem: Ocena napływających spraw Wydział kwerend osobowych Centralnego Archiwum Wojskowego jest komórką wyłącznie usługową, zajmującą się rozpatrywaniem podań i wniosków napływających od uczestników I i II wojny światowej, żołnierzy pełniących służbę czynną i zawodową latach ; powstańców śląskich i wielkopolskich, internowanych na Węgrzech i Szwajcarii oraz pełniących służbę w Polskich Siłach Zbrojnych na Zachodzie. Duży procent podań dotyczy służby w ludowym Wojsku Polskim z lat oraz uczestników utrwalania władzy ludowej, rozminowywania kraju i zagospodarowywania Ziem Zachodnich. Znaczna ilość podań w sprawie ustalenia przebiegu służby wojskowej napływa ze Związku Radzieckiego oraz zakładów ubezpieczeń różnych państw zachodnich. Ukazujące się w ostatnim okresie nowe uregulowania prawne w sprawach kombatanckich nakazują przeprowadzenie weryfikacji i uzupełnienia materiałów dowodowych, co powoduje dodatkowy napływ podań. Petenci proszą o ustalenia uzupełniające związane z pobytem w szpitalach wojskowych oraz z tytułu lecznictwa wojennego i wojskowego, żądają historii chorób, potwierdzenia otrzymanych odznaczeń i nadanych nominacji. Z uwagi na upływ czasu, który w pewnym stopniu zaciera obraz tamtych lat, zwykle w podaniach brak jest podstawowych danych, często są one nieścisłe, wymagają dodatkowych poszukiwań i prowadzenia korespondencji wyjaśniającej. Wiele osób, a także instytucji sądzi, że Centralne Archiwum Wojskowe posiada kartotekę personalną wszystkich żołnierzy niezależnie od wieku i okresu pełnienia służby wojskowej; jest to mylne mniemanie. Opracowanie takiej pomocy

5 ewidencyjnej na obecnym etapie prac archiwalnych jest niemożliwe do wykonania. Typowym przykładem są zakłady ubezpieczeń społecznych, kierujące pisma w imieniu osób przebywających poza krajem. W celu usprawnienia pozyskiwania danych od petentów opracowano w tym celu ankietę, w której ujęto niezbędne dane konieczne do prowadzenia poszukiwań w materiałach źródłowych jednostki macierzystej petenta. Ankieta ta spełnia swoje zadania. Należy podkreślić, iż znacznej części napływającej korespondencji Centralne Archiwum Wojskowe nie może załatwić z uwagi na brak akt. W przypadku stwierdzenia bezspornego faktu, że materiały archiwalne uległy zniszczeniu w czasie działań wojennych, podaje się informacje o niemożności potwierdzenia służby, bądź pracy, co w dalszym trybie postępowania stanowi podstawę uznania wiarygodności zeznań świadków. W razie potrzeby, po częściowym załatwieniu sprawy archiwum kieruje podanie według kompetencji do instytucji wyłącznie na obszarze Polski. Centralne Archiwum Wojskowe nie pośredniczy w załatwianiu spraw poświadczeniowych w archiwach i instytucjach poza krajem. Obok stałych kontaktów w zakresie poświadczeń z komórkami administracji wojskowej CAW ściśle współpracuje z archiwami cywilnymi; Biurem Odznaczeń Państwowych oraz Biurem Informacji i Poszukiwań PCK. W dowód uznania zasług położonych w załatwianiu spraw ofiar II wojny światowej Zarząd Główny Polskiego Czerwonego Krzyża odznaczył Centralne Archiwum Wojskowe Odznaką Honorową II stopnia 7. W minionym dziesięcioleciu głównym przedmiotem ustaleń były i nadal są potwierdzenia służby wojskowej z lat II wojny światowej, uczestnictwo w walce o utrwalenie władzy ludowej i w rozminowywaniu kraju. Szczególne trudności występują przy załatwianiu korespondencji poświadczeniowej w sprawie ustalania uczestnictwa w walce ze zbrojnym podziemiem, utrwalania władzy ludowej w Polsce, a także rozminowywania. Ponieważ udział w tych akcjach był powszechny, a zdarzenia te nie są odnotowane pod kątem dzisiejszych potrzeb, napływające podania są z każdym rokiem trudniejsze zarówno co do treści, jak i formy. 7 Rozkaz Dzienny CAW nr 35/84 z r.

6 Zasady wydawania poświadczeń Centralne Archiwum Wojskowe wydaje poświadczenia o służbie i pracy w wojsku wyłącznie na podstawie posiadanych materiałów archiwalnych, które przekazały instytucje, zakłady i jednostki wojskowe. Zaświadczenia wydawane są w 30 wersjach, w zależności od potrzeb 8. W wielu przypadkach treść zaświadczenia musi być opracowana indywidualnie. W przypadku służby w jednostkach ludowego Wojska Polskiego archiwum ustala przebieg służby począwszy od pierwszej rejestracji Komisji Ewidencyjno- Poborowej w Sumach z maja 1943 roku, uczestnictwo w walkach wyzwoleńczych, aż po utrwalanie władzy ludowej. W przypadku potrzeby stwierdzenia uczestnictwa w działaniach wojennych ludowego Wojska Polskiego, korzysta się z ewidencji poborowych oraz ogólnych rozkazów demobilizacyjnych 9. W zaświadczeniu dotyczącym poległego na Polu Chwały podaje się ostatni stopień wojskowy oraz pełną nazwę jednostki macierzystej i rejon toczonych walk. Wyjątkowo wymienia się pierwotne miejsce pochowania, ponieważ adnotacje w materiałach archiwalnych w wielu przypadkach są nieaktualne ze względu na przeprowadzoną ekshumację poległych. Ostatnio Wydział Komunalny Ministerstwa Administracji i Gospodarki Przestrzennej opracował i wydał drukiem imienny wykaz mogił żołnierzy poległych w walce o wyzwolenie kraju w latach Wydawane są także odpisy i wyciągi z materiałów źródłowych oraz historie chorób, ranień doznanych w czasie walk, a także dowody lecznictwa wojennego i wojskowego. Sporządzane są ponadto zaświadczenia dla żołnierzy okresu międzywojennego oraz internowanych na Węgrzech i Szwajcarii. Jak ogólnie wiadomo na skutek działań wojennych wiele dokumentów uległo zniszczeniu, co dziś 8 Wszelkie poświadczenia i fotokopie wydaje archiwum bezpłatnie. Wynika to z ustawy o opłacie skarbowej z r. (Dz. U. nr 45, poz. 226). 9 Sprawy te reguluje rozkaz nr 181 NDWP z r. w sprawie częściowej demobilizacji sił zbrojnych. CAW, III-1-625, s Wykaz żołnierzy ludowego Wojska Polskiego poległych w II wojnie światowej pochowanych na cmentarzach, kwaterach i mogiłach wojennych w Polsce, Warszawa 1983.

7 utrudnia ustalanie przebiegu służby. Z okresu przedwojennego zachowały się częściowo jedynie rozkazy dzienne jednostek, w których ogłaszano przybycie i zwalnianie z podaniem tylko nazwiska i imienia. Stąd też przy nazwiskach popularnych są trudności z identyfikacją osoby. Stosunkowo znaczną ilość zaświadczeń wydaje się żołnierzom z Polskich Sił Zbrojnych na Zachodzie. W dokumentach tych zwykle brak adnotacji o zakończeniu służby, jest tylko data powrotu do Polski, co przecież nie jest równoznaczne z demobilizacją. W ostatnim okresie odnotowano znikomy napływ spraw dotyczących udziału w powstaniu wielkopolskim oraz powstaniach śląskich. Kierują je rzadko bezpośredni uczestnicy wydarzeń; w zasadzie żądają tych poświadczeń rodziny nieżyjących już powstańców. W zaświadczeniach wydawanych dla osób cywilnych, na wyraźne życzenie petentów, wymienia się dodatkowo charakter wykonywanej pracy oraz sposób rozwiązania umowy 11. Masowo Wydawane są nadal urzędowe informacje stwierdzające brak akt z wojny obronnej 1939 roku. Dotyczy to w zasadzie wszystkich jednostek uczestniczących w działaniach 1939 roku; rozbita armia nie była w stanie ochronić dokumentów na polu walki, nie było też możliwości, aby odpowiednio zabezpieczyć je w okresie okupacji. Wydawane informacje o braku akt, stanowią wiążącą przesłankę do ubiegania się o uzyskanie uprawnień kombatanckich i wstąpienia w szeregi ZBoWiD. Z informacji tych korzystają przede wszystkim osoby zwolnione z powszechnego obowiązku wojskowego i skreślone z ewidencji wojskowej w wojskowych komendach uzupełnień 12. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ulegają niszczeniu karty ewidencyjne rezerwistów po przekroczeniu 70-roku życia. Na wniosek CAW Zarząd Uzupełnień Sztabu Gen. WP polecił wojskowym Komendom uzupełnień wstrzymać niszczenie ewidencji do końca roku Ostatnio czynione 11 Sposób rozwiązania umowy warunkuje otrzymanie nagrody jubileuszowej określonej w uchwale nr 138 Rady Ministrów z r. (Monitor Polski nr 35, poz. 132). Nagrody te są stosowane do wszystkich grup pracowników cywilnych jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej z wyjątkiem nauczycieli i nauczycieli akademickich (pismo Dep. Fin. MON nr 2725 z r.). 12 Karty ewidencyjne w archiwach WKU przechowywane są do końca roku kalendarzowego, w którym mężczyźni kończą 70 lat życia, kobiety zaś 65 lat życia. Przepisy o prowadzeniu ewidencji szeregowców i podoficerów rezerwy (sygn. Szt. Gen. WP nr 491/70, rozdział XIII, par. 60, pkt 5).

8 sugestie o dalsze wstrzymanie niszczenia ewidencji tego rodzaju zostały odrzucone ze względu na brak dodatkowych pomieszczeń w wojskowych komendach uzupełnień. Wydawane są też zaświadczenia dla osób stale zamieszkałych za granicą; podania napływają bezpośrednio lub przez polskie placówki dyplomatyczne i konsularne, rozmieszczone na terenie państw, w których zainteresowani zamieszkują. Tryb i sposób postępowania w prowadzeniu korespondencji i przesyłaniu zaświadczeń określa zarządzenie ministra Obrony Narodowej i Spraw Zagranicznych 13. Należy zaznaczyć, że umowa z 9 października 1975 roku pomiędzy PRL a RFN o zaopatrzeniu emerytalnym i wypadkowym zobowiązuje Biuro Rent Zagranicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do załatwiania spraw rentowych we własnym zakresie, z pominięciem zasad postępowania określonych w zarządzeniu ministrów Obrony Narodowej i Spraw Zagranicznych. Metody poszukiwań w zasobie archiwalnym Podstawą do wydawania wszelkiego rodzaju poświadczeń stanowią akta instytucji i jednostek, które w swoim czasie przekazały je do archiwum. W aktach tych nie może być dokonywana żadna poprawka, nawet w razie stwierdzenia błędnego zapisu. Dlatego też ważnym elementem w pracach poszukiwawczych jest wnikliwy i krytyczny stosunek zarówno do podania petenta, jak i dokumentu będącego podstawą załatwianej sprawy. W prowadzeniu poszukiwań związanych z wydawaniem poświadczeń jest konieczna znajomość historii Wojska Polskiego oraz jego struktury organizacyjnej. Ogólnie stwierdzić należy, że w materiałach archiwalnych istnieją poważne luki powstałe głównie w wyniku działań wojennych, są również znaczne ubytki w części zasobu wytworzonego w okresie pokojowym. Charakterystyczne jest to, że akta ludowego Wojska Polskiego stanowią bardzo bogaty zasób przekazów źródłowych niezbędnych do badań dziejów wojska 13 Zarządzenie ministrów Obrony Narodowej i Spraw Zagranicznych z r. w sprawie wydawania dokumentów dotyczących służby wojskowej osobom stale zamieszkałym za granicą (Dz. Rozk. MON nr 13 z 1970 r.).

9 oraz zagadnień politycznych, gospodarczych i kulturalnych. W tej bogatej bazie źródłowej występują jednak ubytki w materiale ewidencyjno-organizacyjnym, spowodowane tym, że szereg jednostek WP znalazło się w okrążeniu lub były nim bezpośrednio zagrożone, co spowodowało przypadkowe, a niekiedy świadome niszczenie dokumentów. Stan taki w wielu przypadkach poważnie ogranicza przeprowadzenie poszukiwań. Nie należy jednak przeceniać strat, jakie nastąpiły w zasobie aktowym.. Wydłuża to wprawdzie drogę poszukiwań poprzez materiały zastępcze, ale w niewielkim tylko stopniu je wyklucza. Dotyczy to głównie niektórych szkół oraz krótkoterminowych kursów, na które w zasadzie powoływano podoficerów. Akta ludowego Wojska Polskiego z okresu II wojny światowej zostały wytworzone przez kancelarie działające na zasadach stosowanych w Armii Czerwonej, na drukach w języku rosyjskim, różniących się znacznie od później wprowadzonych polskich wzorów. Wpłynęło to niewątpliwie na rodzaj zapisanej informacji, które znalazły się w tych dokumentach. W szczególności chodzi tu o zapisy typu ewidencyjno-personalnego, służące za podstawę do wydawania poświadczeń. Obowiązujące instrukcje nakazywały prowadzenie ewidencji żołnierzy od najniższego do najwyższego szczebla. Niestety do naszych czasów przetrwały materiały w stanie mocno uszkodzonym i często prowadzone niezgodnie z przepisami. Duży przepływ żołnierzy związany z rozwojem polskich formacji wojskowych, a także działaniami wojennymi, nie sprzyjał tworzeniu dobrze prowadzonej ewidencji. Brakowało ludzi z odpowiednim przygotowaniem zawodowym. Zastępowanie ich żołnierzami radzieckimi miało też częściowo ujemne skutki. Dokonano wiele błędnych zapisów spowodowanych niewłaściwą transliteracją nazwisk polskich. Obecny stan ilościowy i jakościowy materiałów o charakterze ewidencyjnopersonalnym danej jednostki wymaga prowadzenia wnikliwych poszukiwań, a także dokonywania oceny wartości znajdujących się tam akt uwzględniając stopień przydatności przy załatwianiu konkretnej sprawy. Zwykle dąży się do wyboru najwłaściwszej i najkrótszej drogi dotarcia do potrzebnej informacji. Droga ta nie jest łatwa i wymaga od poszukującego znajomości zawartości zespołu.

10 Zasadniczy i najpełniejszy materiał ewidencyjny zawierają teczki akt personalnych oficerów, podchorążych, podoficerów zawodowych i pracowników cywilnych zatrudnionych w wojsku. W wielu przypadkach brak jest akt personalnych, wówczas ustalenie służby, a przede wszystkim pracy jest bardzo trudne. Spowodowane jest to głównie tym, że nie wszystkie instytucje i jednostki prowadziły akta osobowe, a pracowników cywilnych kontraktowych częściowo wykazywano w rozkazach dziennych, natomiast pracowników sezonowych z zasady w ogóle nie odnotowywano w żadnych trwałych dokumentach. W wielu przypadkach zawartość aktowa pod względem wymogów prowadzenia ewidencji jest niejednolita. Obok oryginalnych dokumentów wystawianych przez władze wojskowe, czy też cywilne, stanowiących podstawę do wystawienia poświadczeń, są też życiorysy, własnoręcznie wypełnione ankiety, oświadczenia, wszelkiego rodzaju odpisy i notatki informacyjne ta ostatnia grupa materiałów nie stanowi podstawy do wystawienia poświadczeń. Należy podkreślić, iż w wyniku dokonywanych w przeszłości weryfikacji dokumentów w teczkach personalnych, w wielu przypadkach usunięto wówczas zbędne, dziś nie do zastąpienia różnego rodzaju oryginalną dokumentację. Szczególną wartość mają wszelkiego rodzaju księgi ewidencyjno-personalne prowadzone przeważnie na szczeblu pułku i w samodzielnych jednostkach. Do części ksiąg zachowały się skorowidze, część wykonano w ramach prac społecznych, ale nie udało się wykonać ich do wszystkich ksiąg ewidencyjnych, co zmusza do żmudnego kartkowania. Ten konieczny system poszukiwań ujemnie wpływa na stan fizyczny akt, a także na zacieranie, szczególnie zapisów w ołówku. Księgi ewidencji personalnej zakładane były dla oficerów i oddzielnie dla podoficerów i szeregowców. Zapisy ewidencyjno-personalne w zasadzie powinny być całościowe i wszechstronne wynika to z rubryk poszczególnych typów ksiąg ewidencyjnych, ale niestety dziś trudno ustalić dlaczego tych rubryk nie wypełniano. Najczęściej brak adnotacji o powoływaniu i zwalnianiu oraz wszelkich zmianach służbowych w jednostce. W takich przypadkach korzysta się z materiałów uzupełniających (listy płacy, karty imienne Komisji Ewidencyjno-Personalnej w Sielcach i Sumach, wykazy demobilizowanych). Poszukiwania w rozkazach

11 dziennych prowadzone są po wyczerpaniu wszelkich dostępnych materiałów archiwalnych, na podstawie których nie zdołano uzyskać poszukiwanych informacji. Taki kierunek poszukiwania warunkuje stan fizyczny papieru, który przy częstym wertowaniu stron powoduje zatarcie zapisów i uszkodzenie kart. Fizyczny stan zachowania akt przedstawia się niezbyt dobrze. Jest to spowodowane stosowaniem papieru złej jakości. Nierzadko jako materiał piśmienny używane były różnego rodzaju druki, odezwy i formularze wykorzystywane na odwrotnych niezapisanych stronach. Dokumenty te niszczeją nie tylko w trakcie ich wykorzystywania, ale także na skutek samego upływu czasu. Taki stan spowodował, że treść niektórych dokumentów jest już obecnie trudna do ustalenia ze względu na zanik pisma. Zanik ten następuje zwłaszcza w dokumentach rękopiśmiennych, wykonanych w ołówku i nieodpowiednim atramentem, w dokumentach przygotowanych maszynowo na skutek użycia kalki złego gatunku. Zanikiem czytelności pism zagrożone są także dokumenty przygotowane na powielaczu i innych urządzeniach powielających. Odrębna grupa akt dotyczy lecznictwa szpitalnego i jednostek sanitarnych, w których znajdują się księgi ewidencji leczonych oraz historie choroby i orzeczenia wojskowych komisji lekarskich. Na żądanie petentów, a także zainteresowanych instytucji dokonuje się kserokopii, w przypadkach mało czytelnych historii chorób wydaje się fotokopie. Tego rodzaju dokumenty stanowią cenny materiał dowodowy i w zasadzie zawierają pełny przebieg służby wojskowej. Nie zawsze jednak nazwiska są czytelne i poprawnie odnotowane, w wielu historiach chorób dane personalne są pisane w języku rosyjskim i często występują w różnym brzmieniu. Szczególną wartość mają wykazy poległych, zmarłych lub zaginionych bez wieści żołnierzy. Informacje zawarte w tych dokumentach w zasadzie są pełne i umożliwiają wystawienie zagubionego zaświadczenia. Dużym ułatwieniem w prowadzeniu poszukiwań w tych materiałach jest wydana drukiem Księga poległych o utrwalenie władzy ludowej w latach Wspomniane wydawnictwa nie mogą być podstawą do wydawania zaświadczeń, a jedynie jako źródło informujące, ułatwiające dotarcie do właściwych dokumentów źródłowych. Występujące luki w materiałach ewidencyjnych lub całkowity ich brak, zmuszają do korzystania z materiałów zastępczych. Jako materiały pomocnicze

12 wykorzystywane są wszelkiego rodzaju kartoteki ewidencji personalnej, a w tym zakładane na mobilizowanych w Sielcach, Sumach i Żytomierzu, a w okresie późniejszym przez pułki zapasowe oraz punkty przesyłkowe. Przy poszukiwaniach osobowych wykorzystywane są również wykazy demobilizowanych, zawierające często naliczenia wysługi, spisy, wykazy mogił na cmentarzach wojskowych i listy płacy, na podstawie których w wielu przypadkach ustala się przebieg służby. Ogólnie stwierdzić należy, że wojskowe materiały ewidencyjno-personalne, tworzone na przełomie znacznego okresu czasu, obejmują miliony obywateli, którzy pełnili służbę wojskową. Mnogość nazwisk objętych ewidencją, niezależna od komplikujących ją dodatkowo czynników, poważnie utrudnia dotarcie do właściwych materiałów. Ten stan zmusza poszukującego do wykonywania szeregu czynności przed rozpoczęciem właściwych poszukiwań. Prowadzący poszukiwania często korzysta przede wszystkim z dwu istniejących w CAW kartotek idealnej i realnej. Kartoteka idealna pozwala na ustalenie czy i kiedy istniała dana jednostka i ewentualnie jakie przeszła procesy organizacyjne. Korzystanie z niej nie jest trudne, a potrzebne informacje są wszechstronne i można uzyskać je stosunkowo szybko. Kartoteka ta jest uzupełniana i stale doskonalona. Kartoteka realna informuje o aktualnym stanie materiałów danej jednostki. Znaczącą pomoc w prowadzeniu poszukiwań posiada kartoteka sporządzona do zeszytów ewidencyjnych żołnierzy przybyłych do Sielc i wcielonych do 1 Dywizji Piechoty im. Tadeusza Kościuszki, spis książeczek wojskowych żołnierzy narodowości polskiej skierowanych z Armii Czerwonej do nowoformującej się dywizji, wykazy uczestników szturmu Berlina, kartoteka historii chorób z lat , kartoteka rozkazów naznaczeniowych, arkusze weryfikacyjne rannych w czasie walk o utrwalenie władzy ludowej oraz sporządzone przez archiwa okręgowe i rodzajów wojsk wykazy jednostek, których akta znajdują się w ich posiadaniu. W niewielkim stopniu korzysta się z referatów materiałowych, także Noty Biograficzne nie są w pełni wykorzystane. Pomoce archiwalne sporządzone w CAW są szczególnie pomocne w pracach

13 poszukiwawczych, im więcej tych pomocy, tym szybciej i dokładniej trafić można do właściwego źródła. Bardzo efektywnie wzbogacają one system informacji bezpośredniej, jednak prace nad ich sporządzaniem są często przesuwane w związku z dużym napływem podań, które ze względu na ich życiowe znaczenie traktuje się jako sprawy pilne, wykonywane w pierwszej kolejności 14. Przy ustalaniu przebiegu służby wojskowej pełnionej w latach oraz w Polskich Siłach Zbrojnych na Zachodzie konieczny jest odrębny sposób postępowania z uwagi na zróżnicowane formy źródeł, a także z powodu znacznej liczby pomocy archiwalnych i ewidencyjno-personalnych. Zaświadczenia z okresu międzywojennego wydawane są głównie na podstawie dokumentacji aktowej i materiałów odznaczeniowych. Udział w powstaniu wielkopolskim i w powstaniach śląskich potwierdza się na podstawie kartoteki zweryfikowanych w okresie międzywojennym uczestników tych wydarzeń. Ponadto pomocą służą akta Komitetu Krzyża i Medalu Niepodległości. W zespole tych akt w wielu przypadkach znajdują się załączone oryginalne dowody udziału w powstaniach, a także przebieg służby wojskowej osób ubiegających się o odznaczenia. Uczestnictwo w formacjach polskich z okresu I wojny światowej potwierdza się na podstawie akt odznaczeniowych, korzysta się również z akt ewidencyjnopersonalnych danej formacji. Przy ustalaniu służby oficerów podstawę stanowią teczki personalne ludowego Wojska Polskiego. Pomocą służą też akta odznaczeniowe Krzyża i Medalu Niepodległości, Virtuti Militari, Orderu Odrodzenia Polski, Krzyża Walecznych i Krzyża Zasługi. W przypadku braku danego nazwiska w wymienionych partiach akt, należy prowadzić poszukiwania w dziennikach personalnych, w których są informacje o mianowaniu na stopień oficerski oraz kolejnych awansach. Przydatne są też Roczniki Oficerskie z lat W przekazach źródłowych Biura Personalnego Ministerstwa Spraw 14 Kodeks postępowania administracyjnego ogłoszony w Dz. Ustaw nr 9 z r. w art. 35, 3 postanawia: Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym w ciągu jednego miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

14 Wojskowych znajdują się listy starszeństwa oficerów poszczególnych rodzajów broni i służb oraz całkowite obsady oficerskie instytucji i oddziałów wojskowych z lat Dla ustalenia zwłaszcza końca służby korzysta się z kartoteki zmian personalnych oficerów w latach , sporządzonej w oparciu o zarządzenia Biura Personalnego Ministerstwa Spraw Wojskowych. Wiele spraw oficerskich dotyczy służby w oddziałach różnych rodzajów broni i służb. W tych przypadkach podstawę do wydania odpowiedniego zaświadczenia stanowią rozkazy dzienne i listy uposażenia, które nie zachowały się jednak w całości. O zawartości poszczególnych zespołów informują specjalne pomoce, a bezpośrednie dotarcie do tych akt umożliwiają inwentarze. W minionym dziesięcioleciu w dużym stopniu ustalano służbę podchorążych. Służba wojskowa podchorążych rezerwy trwała 12 miesięcy, łącznie z 3-miesięczną praktyką w pułku. Szkolenie podchorążych odbywało się na dywizyjnych kursach organizowanych w jednym z pułków danej dywizji. Wykaz pułków, przy których prowadzono kursy podchorążych rezerwy piechoty znajduje się w komunikacie dyslokacyjnym z roku Pracochłonne poszukiwania występują przy ustalaniu służby podoficerom i szeregowym. Podstawę stanowią głównie rozkazy dzienne poszczególnych jednostek. W zasadzie tego rodzaju dokumenty zachowały się częściowo we wszystkich zespołach akt jednostek. Zasady naliczania okresów służby w poszczególnych rodzajach broni i służb oraz służby łączonej w piechocie lub kawalerii i Korpusie Ochrony Pogranicza omówiono w Biuletynie Wojskowej Służby Archiwalnej nr 8 9 z 1978 roku. Tryb i sposób ustalania okresów zatrudnienia pracowników cywilnych przebiega podobnie, jak dla oficerów poprzez akta personalne, rozkazy i listy uposażenia odpowiednich instytucji i oddziałów wojskowych odpowiedniego szczebla organizacyjnego. Do rzędu bardzo licznych, a zarazem trudnych należą sprawy potwierdzania udziału w wojnie obronnej 1939 roku. Dokumenty ewidencyjno-personalne z tego okresu w zasadzie uległy całkowitemu zniszczeniu. Istnieje częściowa możliwość pośredniego potwierdzenia udziału w wojnie obronnej na podstawie rozkazów dziennych jednostek, których akta się zachowały z lipca lub sierpnia 1939 roku.

15 Pełnienie służby w tym okresie stanowi dostateczny dowód udziału w kampanii wrześniowej. Internowanym na Węgrzech uczestnikom wojny obronnej 1939 roku oraz służbę w 2 Dywizji Strzelców Pieszych i internowanie w Szwajcarii potwierdza się na podstawie kartoteki i wykazów imiennych. Stosunkowo najpełniejsze informacje o całościowym przebiegu służby zawierają zeszyty ewidencyjne żołnierzy Polskich Sił Zbrojnych na Zachodzie. Możliwość potwierdzenia służby istnieje tylko dla tych osób, które powróciły do Polski. Mankamentem tej ewidencji jak wcześniej już wspomniano jest brak daty o demobilizacji, są tylko daty powrotu do kraju. Obowiązujący stan prawny w zakresie wydawania poświadczeń Zasadniczym dokumentem wykonawczym w przedmiocie obowiązku wydawania poświadczeń przez archiwa wojskowe jest zarządzenie ministra Obrony Narodowej nr 21/MON z 4 kwietnia 1984 roku w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów wojskowych, zasad postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi oraz udostępniania tych materiałów. Powyższe zarządzenie wydane zostało na podstawie art. 5, ust. 3, pkt 3 oraz art. 29, ust. 3 Ustawy Sejmowej z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. nr 33, poz. 173), o trybie i sposobie wydawania poświadczeń traktuje też pismo nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 8 maja 1974 roku w sprawie przeprowadzenia kwerend osobowych w archiwach państwowych. Następnym z grupy zasadniczych dokumentów jest zarządzenie nr 69/MON z 30 grudnia 1972 roku (Dz. Rozk. MON nr 1, z 1973 roku, poz. 8), w którym minister Obrony Narodowej określił zasady postępowania w sprawie zasad i sposobu zaliczania do wysługi emerytalnej niektórych okresów służby wojskowej w wyższym wymiarze. W ust. 1, pkt 6 tegoż zarządzenia zlecił szefowi Sztabu Generalnego weryfikację wykazu jednostek, które wchodziły w skład czynnych armii w okresie wojny oraz brały udział w walkach ze zbrojnym podziemiem. Szef Sztabu Generalnego zarządzeniem nr 21/Sztab z dnia 2 kwietnia

16 1975 roku zatwierdził wykaz, który jest podstawowym dokumentem w zakresie zaliczania służby w korzystniejszym wymiarze. Zarządzenie ministra Obrony Narodowej nr 43 z 7 lipca 1975 roku jest uzupełnieniem zarządzenia nr 69/MON z roku 1972 i stwierdza, że w wymiarze podwójnym zalicza się okresy rozminowań w czasie pełnienia służby na stanowisku nie wyższym niż dowódcy batalionu, na podstawie ścisłych ustaleń w rozkazach dziennych jednostki (Dz. Rozk. MON nr 11 z 1975 roku, poz. 69). Sprawy poświadczeniowe o służbie i pracy w wojsku dla osób zamieszkałych zagranicą reguluje zarządzenie ministrów Obrony Narodowej i Spraw Zagranicznych z 24 czerwca 1970 roku, w sprawie wydawania dokumentów dotyczących służby wojskowej osobom stale zamieszkującym za granicą (Dz. Rozk. MON nr 13 z 1970 roku). W lipcu 1976 roku ukazało się zarządzenie szefa Sztabu Generalnego WP nr 52/Sztab (Dz. Rozk. MON nr 13 z 30 lipca 1976 roku) w sprawie wydawania zaświadczeń dotyczących okresu pełnienia służby wojskowej W świetle tego zarządzenia wojskowe komendy uzupełnień na terenie całego kraju zobowiązane zostały do wydawania właściwych poświadczeń żołnierzom rezerwy ujętych ewidencyjnie w odpowiedniej komendzie. Wspomniane ustalenia w poważnym stopniu odciążyły wojskową służbę archiwalną. Napływają jednak obecnie sprawy od obywateli i WKU, które są bardzo trudne i wymagają długotrwałych poszukiwań w materiałach archiwalnych. W dniu 23 marca 1983 roku (Dz. Rozk. MON nr 27 z 2 maja 1983 roku) Sejm uchwalił ustawę zmieniającą w sposób zasadniczy przepisy z 1972 roku o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych i ich rodzin. W ramach reformy emerytur i rent wojskowych dokonano niezbędnych zmian wynikających ze specyfiki i warunków służby wojskowej. Opublikowane akty prawne w zakresie emerytur i rent spowodowały intensywny napływ podań osób będących już od szeregu lat w stanie spoczynku, którzy w świetle nowych przepisów żądają dodatkowych ustaleń, a przede wszystkim posiadanych stopni, pełnionych funkcji, nadanych odznaczeń, z uwzględnieniem służby nadterminowej i zawodowej. Szef Sztabu Generalnego WP pismem nr 526/Zarząd Uzupełnień z 3 maja

17 1984 roku uregulował odrębny problem wydawania zaświadczeń żołnierzom, którzy uczestniczyli w zabezpieczaniu referendum ludowego (kwiecień czerwiec 1946 rok) oraz wyborów do Sejmu Ustawodawczego (listopad 1946 styczeń 1947 rok) w ramach grup ochronno-propagandowych wydzielanych do tych celów przez wszystkie jednostki LWP na podstawie rozkazu Naczelnego Dowódcy. W punkcie 5 wspomnianego pisma stwierdza się, iż zaświadczenia dla celów kombatanckich należy wydawać również żołnierzom, którzy po wojnie brali udział w akcjach rozminowania kraju, jeśli z tytułu utraty zdrowia w tych akcjach uzyskali inwalidztwo wojenne lub z tego tytułu zostali wyróżnieni nadaniem odznaczenia bojowego (od brązowego medalu Zasłużonym na Polu Chwały wzwyż). Analogiczny tryb postępowania odnosi się do uczestników grup ochronno-propagandowych. W zakończeniu tegoż pisma stwierdza się, iż we wszystkich zawiłych przypadkach instytucje wojskowe wydające zaświadczenia o służbie wojskowej winny zwracać się bezpośrednio do Zarządu Uzupełnień Sztabu Gen. WP, zaś w sprawach chorążych lub oficerów do Departamentu Kadr MON. * Opisana działalność Centralnego Archiwum Wojskowego wymaga optymalnego i konstruktywnego rozwiązania problemu wydawania zaświadczeń. W okresie ostatnich dziesięciu lat CAW zmuszone było do włączenia jak już podkreślano całego stanu osobowego do tych prac, co niekorzystnie wpływa na postęp podstawowych czynności metodyczno-archiwalnych instytucji. Niemniej jednak CAW załatwianiu wszelkich spraw poświadczeniowych nadaje szczególną rangę. Zdajemy sobie sprawę, że za każdym podaniem kryje się żywy człowiek oczekujący od instytucji wiary publicznej konkretnej pomocy w załatwianiu jego życiowych spraw bytowych. Także niekiedy spełnienia satysfakcji osobistej. Wszystkie wnioski, podania, skargi i zażalenia są wnikliwie rozpatrywane z uwzględnieniem pełnego obiektywizmu i odczuwalnej życzliwości w rozwiązywaniu trudnych ludzkich problemów, a także z zachowaniem porządku prawnego i sprawiedliwości społecznej.

18 Archiwum czyni usilne zabiegi o to, aby wszystkie nałożone obowiązki realizować, tak w zakresie przechowywania i zabezpieczania, jak też opracowania i udostępniania materiałów o wartości historycznej.