PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU

Transkrypt

1 PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU Element systemu Nabór Optivum dla szkół ponadgimnazjalnych Kanał: Administrator

2 Producent: VULCAN sp. z o. o. ul. Kazimierska Wrocław tel. (071) vulcan@vulcan.edu.pl Nad programem pracowali: Rafał Figas Autorzy podręcznika: Paulina Nalewajko, Magdalena Wiktorska Projekt okładki: Aleksandra Maj Podręcznik opisuje wersję programu o numerze VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu i wprowadzania do niego zmian. Podręcznik jest chroniony prawem autorskim. Copyright by VULCAN 2007 Wszelkie prawa zastrzeżone

3 Spis treści Wstęp... 7 Informacje ogólne... 8 Co to jest Punkt Naboru?... 8 Kto to jest administrator?... 8 Co to jest lista preferencji kandydata?... 9 Co to jest szkoła pierwszego wyboru?... 9 Praca z systemem Konstrukcja stron Posługiwanie się menu Posługiwanie się narzędziami systemowymi Wyszukiwanie obiektów Dodawanie nowego obiektu Modyfikacja danych obiektu Usuwanie obiektu Sortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej Sortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej Sortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych Sortowanie obiektów w kolejności malejącej ich numerów systemowych Zgłoszenie się do systemu (logowanie) Zakończenie pracy z systemem Moje konto Strona główna - statystyki ogólne

4 4 Statystyki ogólne Modyfikacja danych konta (opcja Moje konto ) Dane podstawowe Zmiana hasła Podręcznik Oświata Organy prowadzące Dodawanie nowego organu prowadzącego do listy Modyfikacja danych organu prowadzącego Usuwanie danych organu prowadzącego Inne informacje o organie prowadzącym Zarządzanie listą kont użytkowników organu prowadzącego Zarządzanie placówkami organu prowadzącego Zarządzanie etapami prac obowiązującymi organ prowadzący Wyświetlanie statystyk Szkoły Dodawanie nowej szkoły do listy szkół Modyfikacja danych szkoły Usuwanie szkoły Inne informacje o szkole Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazjum Wyświetlanie statystyk Nabór do PG Konfiguracja Konfiguracja Przygotowanie wdrożenia Narzędzia zaawansowane Listy kont Punkty Naboru Dodawanie nowego Punktu Naboru do listy Punktów Naboru Modyfikacja danych Punktu Naboru Usuwanie Punktu Naboru Inne informacje o Punkcie Naboru Zarządzanie listą kont użytkowników Punktów Naboru Zarządzanie etapami prac obowiązującymi Punkt Naboru... 86

5 Zarządzanie przypisaniem szkół do Punktu Naboru Wyświetlanie statystyk Oddziały planowane Dodawanie nowego oddziału Modyfikacja oddziału Usuwanie oddziału Inne informacje o oddziałach Wyświetlenie list chętnych, zakwalifikowanych i przyjętych oraz listy rezerwacji Regulaminy Wprowadzanie regulaminu Modyfikowanie regulaminu Etapy prac Zarządzanie globalnymi etapami prac Zarządzanie lokalnymi etapami prac Nadzorowanie etapów prac obowiązujących Punkty Naboru Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja Sprawdziany uzdolnień kierunkowych (SUK) Wprowadzanie wyników sprawdzianów uzdolnień kierunkowych Ustalanie progu punktowego Kandydaci Sekcja pierwsza Sekcja druga Historia kandydata Sekcja trzecia Dokumentacja Sekcja czwarta Opcje Statystyki Raporty Przydział Przygotowanie systemu do przydziału Przeprowadzenie symulacji przydziału Przygotowanie systemu do publikacji wyników Administracja Konta Dodawanie nowego konta Modyfikacja i usuwanie konta Komunikaty Dodawanie komunikatów

6 Modyfikacja komunikatów Usuwanie komunikatów Aktualności Dodawanie nowej aktualności Modyfikacja aktualności Usuwanie aktualności

7 Wstęp KSEON Optivum jest systemem wspomagającym obsługę scentralizowanego procesu naboru. Zapewnia gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie wszelkich informacji niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia rekrutacji uczniów do szkół ponadgimnazjalnych. W centralnej bazie danych gromadzone są dane na temat szkół objętych systemem oraz tworzonych przez nie oddziałów, pełne informacje na temat kandydatów: ich dane osobowe, kontaktowe, preferencje w wyborze szkół i oddziałów oraz wszelkie osiągnięcia. Na podstawie wprowadzonych zasad rekrutacji system automatycznie wylicza kandydatom punkty, a po zakończeniu gromadzenia i weryfikacji wszystkich danych dokonuje optymalnego przydziału kandydatów do oddziałów, z uwzględnieniem uzyskanych przez nich wyników punktowych oraz ich preferencji. System zapewnia pełne bezpieczeństwo gromadzonych i przesyłanych informacji. Wszyscy użytkownicy systemu posługują się nim przy użyciu indywidualnych, imiennych kont, przesyłane dane są szyfrowane, a serwery chronione są specjalnymi systemami zabezpieczeń. W proces naboru może być zaangażowanych kilka typów podmiotów: kandydaci, szkoły ponadgimnazjalne, władze oświatowe, a także gimnazja. W systemie KSEON Optivum każda z tych grup posiada wyodrębnioną część systemu, zwaną dalej kanałem dostępu, służącą komunikacji i obsłudze właściwej grupy. Niniejszy podręcznik opisuje sposób posługiwania się wyodrębnioną częścią systemu, przeznaczoną dla jego administratora systemu. 7

8 Informacje ogólne Co to jest Punkt Naboru? Punktem Naboru jest wyodrębniona organizacyjnie jednostka zajmująca się gromadzeniem i weryfikacją dokumentów oraz obsługą kandydatów do jednej lub więcej szkół objętych systemem. W sytuacji najprostszej każda szkoła objęta systemem jest Punktem Naboru obsługującym kandydatów do niej samej. W przypadku zespołów szkół możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdzie jeden Punkt Naboru powołany w zespole szkół obsługuje kandydatów do wszystkich szkół wchodzących w skład zespołu (np. Liceum Ogólnokształcące, Liceum Profilowane i Zasadnicza Szkoła Zawodowa). Bez względu na przyjętą organizację naboru (w szczególności miejsca dostarczania i weryfikowania dokumentów) pojęcie Punktu Naboru odnosi się wyłącznie do szkół ponadgimnazjalnych. Kto to jest administrator? W systemie KSEON Optivum określenie administrator opisuje dwa rodzaje użytkowników: użytkownicy kanału Admin zajmujący się koordynacją wszystkich działań w systemie w danej lokalizacji użytkownicy poszczególnych jednostek oświatowych zajmujący się koordynacją działań na poziomie własnej jednostki (administratorzy Punktów Naboru i gimnazjów) lub zajmujący się koordynacją działań na poziomie własnej jednostki i jednostek podległych (administratorzy organów prowadzących). 8

9 Co to jest lista preferencji kandydata? Administratorem w drugim znaczeniu jest jedna wyznaczona osoba spośród wszystkich obsługujących system w danej jednostce, która posiada dodatkowe obowiązki i uprawnienia w pracy z systemem. Co to jest lista preferencji kandydata? Lista preferencji kandydata jest to lista wszystkich oddziałów, do których chce on kandydować, uszeregowanych od oddziału, na którym zależy mu najbardziej, do oddziału, na którym zależy mu najmniej. Szeregowanie oddziałów przez kandydata wedle kryterium istotności dla siebie zapobiega zjawisku blokowania miejsc kandydat, któremu wyniki pozwalałyby zostać przyjętym do kilku oddziałów, zostanie umieszczony w tym z nich, który znajduje się najwyżej na jego liście preferencji. Kolejność układania oddziałów na liście preferencji przez kandydata jest dowolna obok siebie mogą znaleźć się oddziały z różnych szkół lub z jednej szkoły, oddziały z różnych szkół mogą się w dowolny sposób przeplatać nie ma tu żadnych ograniczeń. Co to jest szkoła pierwszego wyboru? Szkoła pierwszego wyboru kandydata jest to szkoła otwierająca oddział, który znajduje się na pierwszym miejscu listy preferencji kandydata, czyli ten, na którym zależy mu najbardziej. W klasycznym przypadku Punkt Naboru właściwy szkole pierwszego wyboru zajmuje się obsługą danego kandydata przyjmuje, przechowuje oraz weryfikuje jego dokumenty, a także wykonuje inne czynności związane z obsługą kandydata. W ramach lokalnych modyfikacji rola szkoły pierwszego wyboru, w szczególności w zakresie gromadzenia dokumentów i obsługi kandydatów może ulegać zmianom. Przed przystąpieniem do prac związanych z rekrutacją należy bezwzględnie zapoznać się z obowiązującymi procedurami. 9

10 Praca z systemem System KSEON Optivum obsługiwany jest przez użytkowników w całości przy pomocy Internetu. Do pracy w systemie potrzeba przeglądarki internetowej spełniającej minimalne wymagania oraz aktywnego połączenia z Internetem. Adres internetowy stron systemu przeznaczonych dla administratora został przekazany jego przedstawicielowi wraz z informacjami o koncie. Dla maksymalnego komfortu pracy rekomendujemy przeglądarkę internetową Mozilla Firefox (dostępną pod adresem lub Internet Explorer w wersji co najmniej 6.0 zaktualizowany wszystkimi dostępnymi poprawkami. Konstrukcja stron Wszystkie strony internetowe służące do obsługi systemu KSEON Optivum skonstruowane są według podobnego schematu. Każda strona podzielona jest na trzy kolumny: kolumna lewa zawiera informacje ogólnodostępne, odnośniki do przydatnych stron itp. W lewej kolumnie nie znajdują się żadne odnośniki do funkcji systemu, szeroka kolumna środkowa, która jest zasadniczym obszarem roboczym systemu. Wszelkie informacje wyświetlane przez system w trakcie pracy pojawiają się w kolumnie środkowej. Tu również znajdują się podpowiedzi i instrukcje kolejnych działań, kolumna prawa stanowi menu systemowe tu znajdują się odnośniki do wszystkich dostępnych w danym momencie funkcji systemu. Ponad kolumnami, na samej górze strony znajduje się poziomy pasek tytułowy. 10

11 Posługiwanie się menu Posługiwanie się menu Sposób posługiwania się menu systemu jest identyczny ze sposobem posługiwania się standardowymi stronami internetowymi. Wszelkie opcje systemu dostępne są w postaci odnośników (hiperłączy). Wybór opcji polega na jednokrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na wyróżnionym przez podkreślenie słowie lub słowach. Przy posługiwaniu się systemem nie należy korzystać z przycisków nawigacyjnych przeglądarki internetowej (Wstecz, Dalej). Wszystkie opcje służące poruszaniu się po systemie znajdują się na jego stronach. W przypadku, gdy któraś z funkcji jest niedostępna, bądź jej wybranie powoduje wyświetlenie komunikatu o niedostępności funkcji, oznacza to, że dany użytkownik nie posiada odpowiednich uprawnień lub bieżący etap prac nie pozwala na udostępnienie tej funkcji. Posługiwanie się narzędziami systemowymi Dla ułatwienia pracy z systemem wszystkie narzędzia systemowe zostały zgrupowane w pasku narzędzi pod postacią ikon. Pojawia się on przy rozwijanej liście obiektów. Rysunek 1. Przykład paska narzędzi. Każda z ikon odpowiada konkretnej czynności. Na poziomie narzędzi systemowych po lewej stronie znajduje się nazwa rodzaju obiektu (np.: Organ Prowadzący, Szkoła, Punkt Naboru). Obok nazwy obiektu jest podana w okrągłych nawiasach liczba obiektów dostępnych na rozwijanej liście znajdującej się poniżej nazwy. Wyszukiwanie obiektów Funkcja wyszukiwania umożliwia szybkie i łatwe wyszukanie konkretnego obiektu (organu prowadzącego, Punktu Naboru, szkoły ponadgimnazjalnej, gimnazjum) na liście. 11

12 Praca z systemem Aby użyć tej funkcji, należy kliknąć ikonę wyszukiwania obiektów. Pojawi się obszar, w którym należy wpisać szukaną część nazwy lub numer systemowy obiektu, a następnie kliknąć przycisk Szukaj, znajdujący się po prawej stronie obszaru. Lista dostępnych w systemie obiektów zostanie ograniczona tylko do tych, które spełniają wprowadzone kryterium. Liczba dostępnych obiektów podawana jest w okrągłych nawiasach obok nazwy obiektu powyżej obszaru do wprowadzania kryterium. Rysunek 2. Przykład wyszukiwania obiektu. Pojawienie się ikony usuwania kryteriów wyszukiwania sygnalizuje, że wyszukiwanie zostało zakończone i na liście znajdują się tylko obiekty spełniające kryterium wyszukiwania liczba tych obiektów podana jest w okrągłych nawiasach przy nazwie rodzaju obiektu. Aby wyświetlić pełną listę obiektów, należy kliknąć ikonę usuwania kryteriów wyszukiwania. Rysunek 3. Przykład znalezienia obiektu. Dodawanie nowego obiektu Aby dodać obiekt, należy kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić dane nowego obiektu i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ. Dodawanie obiektu poszczególnych typów do obiektów nadrzędnych zostało opisane w rozdziałach poświęconych obiektom danych typów. 12

13 Posługiwanie się narzędziami systemowymi Modyfikacja danych obiektu Jeżeli okaże się, że dane obiektu zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji obiektu znajdująca się na pasku narzędzi. Po wskazaniu przez użytkownika w sekcji Kryterium wyboru danego obiektu do modyfikacji, a następnie kliknięciu ikony modyfikacji system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić zmiany w danych obiektu i zapisać je. Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Usuwanie obiektu Istnieje również możliwość usunięcia obiektu z listy. Aby tego dokonać należy wybrać w sekcji Kryterium wyboru dany obiekt, a następnie kliknąć ikonę usuwania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Sortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej ich nazw, czyli od a do z. Sortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej ich nazw, czyli od z do a. Sortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych, czyli od [1] do najwyższego numeru. 13

14 Praca z systemem Sortowanie obiektów w kolejności malejącej ich numerów systemowych Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w malejącej kolejności ich numerów systemowych, czyli od najwyższego numeru do [1]. Jeżeli którakolwiek z ikon na pasku narzędzi jest wyszarzona, oznacza to, że w danym momencie nie można wykonać odpowiadającej jej czynności, np.. Zgłoszenie się do systemu (logowanie) Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Dokonywanie jakichkolwiek operacji możliwe jest dopiero po podaniu przez użytkownika poprawnych danych identyfikacyjnych (identyfikatora i hasła). Bezpośrednio po wejściu na strony internetowe systemu KSEON Optivum przeznaczone dla administratora pojawia się strona logowania do systemu. Użytkownik proszony jest o podanie identyfikatora oraz hasła do jego konta. Rysunek 4. Zgłoszenie się do systemu. System rozróżnia w hasłach wielkie i małe litery. Należy zatem zwracać uwagę, jakimi literami jest wpisywane hasło (w szczególności, czy w trakcie wpisywania hasła włączona jest na klawiaturze funkcja Caps Lock). Po poprawnym wprowadzeniu w odpowiednie pola identyfikatora oraz hasła należy kliknąć przycisk Zaloguj. System sprawdzi zgodność danych i zaloguje użytkownika, który zostanie przeniesiony na swoją stronę główną systemu. W przypadku błędnie wprowadzonych danych system wyświetli stosowny komunikat. Zawsze w prawym górnym rogu ekranu system wyświetla informację o aktualnie zalogowanym użytkowniku. 14

15 Zakończenie pracy z systemem Rysunek 5. Informacja o aktualnie zalogowanym użytkowniku. Zakończenie pracy z systemem Zakończenie pracy z systemem (tzw. wylogowanie się) następuje po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Wyloguj się. Po wykonaniu tej czynności system wylogowuje użytkownika z systemu, wyświetla komunikat o wykonanej operacji, a następnie powraca na stronę logowania. Kończąc pracę z systemem lub oddalając się od komputera, bezwzględnie należy się wylogować. 15

16 Moje konto Strona główna - statystyki ogólne Statystyki ogólne Statystyki ogólne prezentowane są każdemu użytkownikowi kanału Admin na stronie głównej, w formie przedstawionej na poniższym rysunku. Rysunek 6. Statystyki ogólne. Statystyki ogólne zostały podzielone na dwie grupy. Pierwsza z nich dotyczy kont w systemie, druga dostarczonych świadectw. 16 Część pierwsza tych statystyk ogólnych zawiera następujące informacje: liczba kont z wybranymi preferencjami liczba kandydatów, którzy dokonali wyboru preferencji, liczba zweryfikowanych i przyjętych podań liczba kandydatów, którzy dostarczyli podania do Punktów Naboru i podania te zostały pozytywnie zweryfikowane. Informuje ona, ile zweryfikowanych podań powinno znajdować się we wszystkich Punktach Naboru,

17 Modyfikacja danych konta (opcja Moje konto ) liczba podań do zweryfikowania liczba kandydatów (a dokładnie rzecz biorąc liczba kont w systemie), którzy nie dostarczyli podania do Punktów Naboru bądź ich podania nie zostały jeszcze poddane weryfikacji, liczba odrzuconych podań z listą preferencji liczba kandydatów, których podania w trakcie weryfikacji w Punktach Naboru zostały odrzucone, liczba odrzuconych podań bez listy preferencji liczba kandydatów, których zgłoszenia zostały odrzucone z powodu nie wybrania żadnego oddziału na liście preferencji, liczba kont bez listy preferencji liczba kont kandydatów w systemie z pustą listą preferencji. W części drugiej statystyk ogólnych prezentowane są następujące dane: liczba kont z wypełnionymi osiągnięciami ogólna liczba kont kandydatów z wypełnionym formularzem osiągnięć, liczba zweryfikowanych i przyjętych świadectw ogólna liczba kandydatów, którzy dostarczyli świadectwa oraz zaświadczenia o wynikach egzaminu gimnazjalnego do Punktów Naboru i ich osiągnięcia zostały zweryfikowane pozytywnie, liczba świadectw nierozpatrzonych ogólna liczba kandydatów, obsługiwanych przez wszystkie Punkty Naboru, którzy w centralnej bazie danych systemu mają wprowadzone osiągnięcia, natomiast proces weryfikacji osiągnięć nie został jeszcze przeprowadzony na ich koncie (nie dostarczyli jeszcze świadectwa i zaświadczenia o wynikach egzaminu gimnazjalnego bądź dokumenty te nie zostały jeszcze zweryfikowane przez szkołę), liczba odrzuconych świadectw liczba kandydatów, których osiągnięcia w trakcie weryfikacji w Punktach Naboru zostały odrzucone. Modyfikacja danych konta (opcja Moje konto ) Wszystkie narzędzia potrzebne do modyfikacji danych konta znajdują się w opcji Moje konto w menu po lewej stronie. Formularz danych konta składa się z dwóch sekcji: dane podstawowe, zmiana hasła. 17

18 Moje konto Dane podstawowe Zmiana hasła W sekcji Dane podstawowe znajdują się następujące dane: numer SyK (numer systemowy), imię, nazwisko, instytucja, identyfikator, adres , telefony kontaktowe. System automatycznie tworzy identyfikator w postaci imie.nazwisko. Ułatwia to rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu. Użytkownik nie posiada możliwości zmiany swojego identyfikatora. Należy również pamiętać, że adres poczty elektronicznej nie może kończyć się kropką i musi zawierać (pot. małpa). Numer telefonu stacjonarnego powinien być podany według schematu: +48.xx.yyyyyyy, gdzie xx to numer kierunkowy miejscowości, zaś yyyyyyy to numer telefonu. Numer telefonu komórkowego powinien być podany według schematu: +48.xxxxxxxxx, gdzie xxxxxxxxx to numer telefonu. Istnieją dwa sposoby zapisania zmian w danych podstawowych: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Każdy użytkownik ma możliwość zmiany swojego hasła. Można tego dokonać w sekcji Zmiana hasła. W stosownych polach należy podać dotychczasowe hasło oraz dwukrotnie wprowadzić nowe. Istnieją dwa sposoby zapisania zmian w haśle administratora: przy użyciu przycisku Zmień i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, 18

19 Podręcznik przy użyciu przycisku Zmień system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Rysunek 7. Zmiana hasła. Hasło powinno składać się co najmniej z 5 znaków. Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system wyświetli informację, że hasło zostało zmienione. Podręcznik W opcji Podręcznik w menu po lewej stronie dostępny jest podręcznik użytkownika kanału Administrator. Podręcznik zapisany jest w formacie PDF (Portable Document Format). Do odczytania pliku w tym formacie niezbędny jest program Adobe Reader. Aby otworzyć podręcznik w oknie przeglądarki, należy kliknąć Podręcznik lewym przyciskiem myszy. Aby zapisać podręcznik na dysku komputera, należy kliknąć Podręcznik prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać opcję Zapisz element docelowy jako... Rysunek 8. Zapisywanie pliku podręcznika na dysku. 19

20 Oświata Jednym z zadań administratora systemu jest wprowadzenie do systemu danych organów prowadzących. Administrator systemu ma również możliwość zarządzania działaniami szkół w systemie. Organy prowadzące Organem prowadzącym jest podmiot odpowiedzialny za działalność szkół i innych placówek oświatowych. Może nim być: minister, jednostka samorządu terytorialnego lub inna osoba prawna bądź fizyczna. W zakresie prac związanych z rekrutacją do szkół ponadgimnazjalnych do obowiązków organu prowadzącego należy: nadzorowanie zamykania etapów prac, sprawdzanie poprawności wprowadzonej przez szkoły oferty edukacyjnej, zarządzanie kontami użytkowników podległych placówek, korygowanie sieci szkolnej w trakcie symulacji przydziału. Istnieją dwa sposoby zarządzania danymi organów prowadzących w systemie: zaimportowanie danych zgromadzonych wcześniej w arkuszu kalkulacyjnym przy pomocy opcji Importowanie list opis importowania list znajduje się w podrozdziale Importowanie list (Rozdział: Nabór do PG ), 20

21 Organy prowadzące wprowadzanie i korygowanie danych w opcji Organy prowadzące w menu po lewej stronie opis posługiwania się narzędziami dostępnymi w tej opcji znajduje się poniżej. Dodawanie nowego organu prowadzącego do listy Aby dodać organ prowadzący do listy, należy kliknąć ikonę dodawania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić dane nowego organu prowadzącego i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ. Rysunek 9. Dodawanie nowego organu prowadzącego do listy. Formularz podzielony jest na trzy sekcje: dane ogólne, dane adresowe, dane kontaktowe. W sekcji Dane ogólne znajdują się: Nr systemowy jest to liczba przyporządkowana danemu organowi prowadzącemu w systemie. Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu organu prowadzącego. Nazwa należy podać pełną nazwę organu prowadzącego. 21

22 Oświata Typ organu prowadzącego z rozwijanego paska należy wybrać odpowiedni typ organu prowadzącego (minister, jednostka samorządu terytorialnego, osoba fizyczna, osoba prawna). W sekcjach Dane adresowe i Dane kontaktowe należy wpisać standardowe dane teleadresowe wymagane przez poszczególne pola. Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowego organu prowadzącego i przydzieli mu numer systemowy. Modyfikacja danych organu prowadzącego Jeżeli okaże się, że dane organu prowadzącego zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji obiektu znajdująca się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Pojawi się formularz z danymi organu prowadzącego, w którym należy wprowadzić zmiany w danych i zapisać je. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Usuwanie danych organu prowadzącego Istnieje również możliwość usunięcia organu prowadzącego z listy. Aby tego dokonać należy użyć ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Usunięcie organu prowadzącego spowoduje również usunięcie wszystkich kont użytkowników przypisanych danemu organowi oraz pozostawi podległe mu placówki, jako nieprzypisane w systemie. Inne informacje o organie prowadzącym Każdy użytkownik kanału administracyjnego może wyświetlić szczegółowe informacje o organie prowadzącym. Aby tego dokonać, należy wybrać z rozwijanej listy nazwę żądanego organu prowadzącego. Poniżej sekcji Kryteria wyboru znajduje się grupa zakładek. Po wybraniu żądanego organu prowadzącego dostępne są następujące zakładki: Dane OP wyświetlenie danych organu prowadzącego. Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Modyfikacja danych organu prowadzącego, 22

23 Organy prowadzące Lista kont wyświetlenie listy kont przypisanych do danego organu prowadzącego. Aby zarządzać kontami, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie listą kont użytkowników organu prowadzącego, Placówki wyświetlenie wszystkich podmiotów podległych danemu organowi prowadzącemu (gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, Punktów Naboru). Aby zarządzać podmiotami podległymi danemu organowi prowadzącemu, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie placówkami organu prowadzącego. Etapy prac - wyświetlanie etapów prac obowiązujących organ prowadzący. Zawiera nazwę etapu, daty obowiązywania i status. Aby zarządzać etapami prac należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie etapami prac obowiązującymi organ prowadzący. Statystyki wyświetlenie danych statystycznych danego organu prowadzącego. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: Liczbowe lub Graficzne. Statystyki zawierają dane podzielone na cztery grupy: Dane o szkołach zawierają informacje o liczbie szkół ponadgimnazjalnych z rozróżnieniem na poszczególne typy szkół. Dane o ofercie zwierają informacje o: liczbie wpisów o oddziałach, łącznej liczbie miejsc w poszczególnych szkołach ponadgimnazjalnych oraz łącznej liczbie oddziałów w poszczególnych szkołach ponadgimnazjalnych. Kandydaci z dowolnej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandata (samodzielny, przez gimnazjum). Kandydaci z pierwszej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach (kandydatów z pierwszej preferencji) nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Liczba wpisów o oddziałach oznacza liczbę wypełnionych w systemie formularzy wprowadzania informacji o oddziałach, a nie liczbę planowanych oddziałów, np. jeden wpis może dotyczyć oddziału wielokrotnego o liczebnościach: całkowitej 60, podstawowej 30. W przypadku wybrania w Kryteriach wyboru opcji wszystkie organy prowadzące z listy dostępna jest wyłącznie zakładka Statystyki, zawierające dane zestawione dla wszystkich organów prowadzących. 23

24 Oświata Rysunek 10. Dostępne zakładki dla organu prowadzącego. Zarządzanie listą kont użytkowników organu prowadzącego Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Jednym z zadań administratora systemu jest zarządzanie listą kont użytkowników organów prowadzących. Opis zarządzania listą kont użytkowników Punktu Naboru znajduje się w podrozdziale Zarządzanie listą kont użytkowników Punktu Naboru (Rozdział: Nabór do PG ). Opis zarządzania listą kont użytkowników gimnazjum znajduje się w podrozdziale Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjum (Rozdział: Oświata ). Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą kont znajdują się w zakładce Lista kont, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list żądanego organu prowadzącego (Rysunek 10). Dodawanie nowego konta Aby dodać nowe konto użytkownika, należy kliknąć przycisk Dodaj konto. Rysunek 11. Lista kont. Wyświetlony zostanie formularz do wprowadzenia danych osoby będącej użytkownikiem organu prowadzącego oraz przydzielonych jej uprawnień. Dane te będą wykorzystywane podczas zgłaszania (logowania) do systemu. 24

25 Organy prowadzące Po wypełnieniu pól Imię i Nazwisko system automatycznie wygeneruje identyfikator według schematu imie.nazwisko. Taka postać identyfikatora ułatwia rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu. Ponieważ identyfikator musi być unikalny w całym systemie, może się zdarzyć, że wygenerowany identyfikator już istnieje. W takim przypadku system wyświetli odpowiedni komunikat i poprosi o wpisanie innego identyfikatora. Jeżeli zajdzie konieczność utworzenia innego identyfikatora, należy odznaczyć pole znajdujące się po prawej stronie pola zawierającego identyfikator. Umożliwi to wpisanie w tym obszarze nowego identyfikatora. Użytkownikowi organu prowadzącego należy przypisać uprawnienia w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji: Zarządzanie placówkami; Zarządzanie naborem do PG; Zarządzanie OP. Po kliknięciu przycisku Dodaj i zakończ system powróci do ekranu zawierającego listę kont. Rysunek 12. Dodawanie nowego konta. Modyfikacja i usuwanie konta Jeżeli okaże się, że dane konta użytkownika organu prowadzącego zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk e znajdujący się na liście kont po prawej stro- 25

26 Oświata nie identyfikatora (Rysunek 11). System wyświetli zapytanie o chęć dokonania zmian w tym koncie, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Zaprezentowany zostanie ekran Modyfikacja danych konta z polami, w które należy wprowadzić niezbędne zmiany. Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian w danych podstawowych i w uprawnieniach użytkownika organu prowadzącego: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Analogicznie istnieją dwa sposoby zmiany hasła użytkownika organu prowadzącego: przy użyciu przycisku Zmień i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zmień system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Istnieje również możliwość usunięcia konta użytkownika organu prowadzącego przy użyciu przycisku x znajdującego się na liście kont prawej stronie przycisku e (Rysunek 11). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia konta, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Kontakt poprzez pocztę elektroniczną Istnieje możliwość kontaktu poprzez pocztę elektroniczną z konkretnym użytkownikiem organu prowadzącego. Można tego dokonać poprzez kliknięcie znajdującego się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 11).Wykonanie opisanej powyżej czynności spowoduje otwarcie okna nowej wiadomości, w domyślnym czytniku systemowym, z wpisanym adresem użytkownika organu prowadzącego. dostępna jest tylko dla konta użytkownika, którego adres został podany. Zarządzanie placówkami organu prowadzącego Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą placówek organu prowadzącego znajdują się w zakładce Placówki, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list żądanego organu prowadzącego (Rysunek 10). 26

27 Organy prowadzące Przypisywanie placówek do organu prowadzącego Aby przypisać placówkę do organu prowadzącego, należy z rozwijanych list wybrać typ placówki (sekcja Typ placówki ) oraz żądaną szkołę (sekcja Przypisywanie szkół ) i kliknąć przycisk Przypisz. System wyświetli zapytanie o chęć przypisania placówki do organu prowadzącego, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Rysunek 13. Przypisywanie placówki do organu prowadzącego. Po przypisaniu placówki do jednego organu prowadzącego system uniemożliwia przypisanie jej do innego organu prowadzącego (nie jest dostępna na liście placówek w sekcji: Przypisywanie szkół w przypadku przypisywania szkoły ponadgimnazjalnej lub gimnazjum, Przypisywanie Punktów Naboru w przypadku przypisywania Punktu Naboru). Jeżeli na liście placówek nie ma żądanej placówki, a nie została ona wcześniej wprowadzona do systemu, istnieje możliwość jej dodania. Dodawanie szkoły ponadgimnazjalnej i gimnazjum zostało opisane w podrozdziale Dodawanie nowej szkoły do listy szkół (rozdział Oświata ). Dodawanie nowego Punktu Naboru zostało opisane w podrozdziale Dodawanie nowego Punktu Naboru do listy Punktów Naboru (rozdział Nabór do PG ). 27

28 Oświata Ważna jest kolejność przypisywania placówek do placówki nadrzędnej. Najpierw należy przypisać Punkty Naboru i szkoły do organu prowadzącego, następnie szkoły ponadgimnazjalne do Punktów Naboru. Usuwanie przypisania placówki do organu prowadzącego Jeżeli okaże się, że placówka została błędnie przypisana do organu prowadzącego, należy usunąć przypisanie. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk x znajdujący się po prawej stronie nazwy placówki na liście placówek przypisanych do organu prowadzącego (Rysunek 13). Po usunięciu placówki z listy placówek przypisanych do organu prowadzącego system umożliwia przypisanie jej do innego organu prowadzącego (jest dostępna na liście placówek w sekcji): Przypisywanie szkół w przypadku szkoły ponadgimnazjalnej lub gimnazjum, Przypisywanie Punktów Naboru w przypadku Punktu Naboru. Zarządzanie etapami prac obowiązującymi organ prowadzący Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania etapami prac obowiązującymi organ prowadzący znajdują się w zakładce Etapy prac, dostępnej po wybraniu z rozwijanej listy żądanego organu prowadzącego (Rysunek 10). Po wybraniu tej zakładki przez użytkownika wyświetla się ekran podzielony na dwie kolumny: Etap (zawiera nazwę oraz daty otwarcia i zamknięcia etapu), Status. Jeżeli status etapu określony jest jako Oczekuje na otwarcie, oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako Otwarty. Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako Zamknięty. 28

29 Organy prowadzące Rysunek 14. Przykładowa lista etapów prac. Zamykanie etapów prac obowiązujących organ prowadzący Aby zamknąć etap, należy kliknąć przycisk Zamknij. System wygeneruje zapytanie o chęć zamknięcia etapu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie wyświetli się ekran akceptacji zamykania etapu. Przed zaakceptowaniem zamknięcia etapu należy zwrócić uwagę na statystyki wyświetlane na ekranie akceptacji zamknięcia etapu. System podaje zbiorczą informację na temat wprowadzonych na danym etapie danych. Ponadto wyświetla informacje o ewentualnych błędach bądź ostrzeżeniach. Błąd zgłaszany jest przez system w sytuacji, gdy w pracach realizowanych w ramach danego etapu znajdują się dane niepoprawne bądź brakuje niezbędnych danych. Wystąpienie błędu uniemożliwia zamknięcie etapu. Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy brakuje niektórych danych, jednak dane te nie są niezbędne dla poprawności dalszego przebiegu rekrutacji, a także wówczas, gdy wprowadzone dane choć poprawne merytorycznie wydają się być mało prawdopodobne. Jeżeli dane są poprawne i prace z zakresu danego etapu zostały zakończone należy zaakceptować zamknięcie etapu klikając przycisk Tak. Rysunek 15. Zamykanie etapów prac. 29

30 Oświata Po wykonaniu operacji zamknięcia etapu, system wyświetli stosowny komunikat. Otwieranie etapów prac obowiązujących organ prowadzący W przypadku konieczności ponownego otwarcia zamkniętego już etapu obowiązującego organ prowadzący, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Nadzorowanie etapów prac obowiązujących organ prowadzący. Wyświetlanie statystyk Otwieranie etapów prac obowiązujących organ prowadzący może nastąpić jedynie poprzez wybranie z menu po lewej stronie opcji Etapy prac i zakładki Organy prowadzące. Wszystkie narzędzia potrzebne do wyświetlania statystyk dotyczących organów prowadzących znajdują się w zakładce Statystyki, dostępnej po wybraniu z rozwijanej listy nazwy organu prowadzącego. Rysunek 16. Wyświetlanie statystyk dla wybranego organu prowadzącego. Aby wyświetlić statystyki dla wszystkich organów prowadzących, należy wybrać z rozwijanej listy opcję wszystkie organy prowadzące z listy. Rysunek 17. Wyświetlanie statystyk dla wszystkich organów prowadzących. Wszystkie statystyki wyświetlane są w wersji liczbowej i graficznej. 30

31 Organy prowadzące Statystyki liczbowe Statystyki liczbowe znajdują się w podzakładce Liczbowe dostępnej po wybraniu zakładki Statystyki. Rysunek 18. Przykładowa statystyka liczbowa. Statystyki graficzne Statystyki graficzne znajdują się w podzakładce Graficzne dostępnej po wybraniu zakładki Statystyki. Statystyki graficzne dostępne są w wersji do druku. Aby z niej skorzystać, należy kliknąć przycisk Wersja do druku znajdujący się ponad wykresami. Jeżeli dane nie zostały jeszcze wprowadzone, wygenerowanie wykresów jest niemożliwe. System wyświetli wtedy komunikat: Wykres niedostępny z powodu braku danych. W systemie wyświetlane są następujące statystyki graficzne: wykres słupkowy, wykres kołowy. Wykres słupkowy Wykres słupkowy składa się z dwóch osi. Na osi pionowej znajdują się nazwy kategorii, a na osi poziomej wartości przypisane tym kategoriom. 31

32 Oświata Rysunek 19. Przykładowy wykres słupkowy. Wykres kołowy Wykres kołowy przedstawia procentowy udział wartości przypisanych do poszczególnych kategorii w stosunku do ich sumy. Kategorie wyróżnione są kolorami. W legendzie wyjaśnione jest znaczenie poszczególnych kolorów. Rysunek 20. Przykładowy wykres kołowy. 32

33 Szkoły Szkoły Istnieją dwa sposoby zarządzania danymi szkół w systemie: zaimportowanie danych zgromadzonych wcześniej w arkuszu kalkulacyjnym przy pomocy opcji Importowanie list opis importowania list znajduje się w podrozdziale Importowanie list (Rozdział: Nabór do PG ), wprowadzanie i korygowanie danych w opcji Szkoły w menu po lewej stronie opis posługiwania się narzędziami dostępnymi w tej opcji znajduje się poniżej. Dodawanie nowej szkoły do listy szkół Aby dodać szkołę do listy szkół konieczne jest wybranie typu szkoły z rozwijanej listy znajdującej się w sekcji Kryteria wyboru. Rysunek 21. Wybieranie typu szkoły. Formularz dodawania nowej szkoły jest różny dla gimnazjum i dla pozostałych szkół. Dodawanie gimnazjum do listy szkół Po wybraniu jako typu szkoły gimnazjum należy kliknąć ikonę dodawania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Wyświetlony zostanie formularz, w którym należy wprowadzić dane nowej szkoły i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ. 33

34 Oświata Rysunek 22. Dodawanie nowego gimnazjum do listy. Formularz podzielony jest na trzy sekcje: dane ogólne, dane adresowe, dane kontaktowe. W sekcji Dane ogólne znajdują się następujące informacje: Nr systemowy liczba przyporządkowana danej szkole w systemie. Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu szkoły. Nazwa nazwa szkoły służąca rozpoznaniu jej przy wyborze nazwy swojego gimnazjum przez kandydata. W przypadku przynależności szkoły do zespołu szkół do nazwy szkoły należy dopisać w nawiasie akronim nazwy zespołu w celu łatwiejszej identyfikacji. Na przykład Zespół Szkół Technicznych Nr 1 powinien zostać włączony do nazwy szkoły w postaci (ZST Nr 1). Rysunek 23. Przykład wypełnienia formularza. 34

35 Szkoły Numer szkoły numer szkoły znajdujący się w nazwie szkoły podany arabskimi cyframi (Rysunek 23). W przypadku braku takiego numeru pole należy pozostawić puste. Rysunek 24. Przykład wypełnienia formularza. Uprawnienia z rozwijanego paska należy wybrać odpowiednie uprawnienie: szkoła publiczna lub szkoła niepubliczna z uprawnieniami publicznej. W sekcjach Dane adresowe i Dane kontaktowe należy wpisać standardowe dane teleadresowe wymagane przez poszczególne pola. Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowej szkoły i przydzieli jej numer systemowy. Dodawanie szkoły ponadgimnazjalnej do listy szkół Po wybraniu jako typu szkoły szkoła ponadgimnazjalna lub któregoś z poszczególnych typów, np. liceum ogólnokształcące należy kliknąć ikonę dodawania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Wyświetlony zostanie formularz, w którym należy wprowadzić dane nowej szkoły i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ. 35

36 Oświata Rysunek 25. Dodawanie szkoły ponadgimnazjalnej do listy. Formularz podzielony jest na trzy sekcje: dane ogólne, dane adresowe, dane kontaktowe. W sekcji Dane ogólne znajdują się następujące informacje: Nr systemowy liczba przyporządkowana danej szkole w systemie. Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu szkoły. Nazwa nazwa szkoły służąca rozpoznaniu jej, przy wyborze preferencji, przez kandydata. W przypadku przynależności szkoły do zespołu szkół do nazwy szkoły należy dopisać w nawiasie akronim nazwy zespołu w celu łatwiejszej identyfikacji. Na przykład Zespół Szkół Technicznych Nr 1 powinien zostać włączony do nazwy szkoły w postaci (ZST Nr 1). 36

37 Szkoły Rysunek 26. Przykład wypełnienia formularza. Numer szkoły numer szkoły znajdujący się w nazwie szkoły podany arabskimi cyframi (Rysunek 26). W przypadku braku takiego numeru pole należy pozostawić puste. Rysunek 27. Przykład wypełnienia formularza. Typ szkoły typ szkoły ponadgimnazjalnej, np. liceum ogólnokształcące, Podbudowa typ szkoły, której ukończenie uprawnia do podjęcia nauki w szkole, której dane są wprowadzane, np. gimnazjum, System domyślnie ustawia określoną podbudowę na podstawie wybranego wcześniej typu. Grupa wiekowa określenie wieku przyszłych uczniów szkoły, której dane są wprowadzane, np. młodzież, Uprawnienia z rozwijanego paska należy wybrać odpowiednie uprawnienie: szkoła publiczna, szkoła niepubliczna z uprawnieniami publicznej lub szkoła niepubliczna. W sekcjach Dane adresowe i Dane kontaktowe należy wpisać standardowe dane teleadresowe wymagane przez poszczególne pola. Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowej szkoły i przydzieli jej numer systemowy. 37

38 Oświata Modyfikacja danych szkoły Jeżeli okaże się, że dane szkoły zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, konieczne jest wybranie z sekcji Kryteria wyboru typu i nazwy szkoły, która ma zostać zmodyfikowana, a następnie kliknięcie ikony modyfikacji obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika, system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Pojawi się formularz z danymi szkoły, w którym należy wprowadzić zmiany w danych i zapisać je. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Usuwanie szkoły Możliwe jest zawężenie listy szkół do szkół przypisanych jednemu organowi prowadzącemu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru organu prowadzącego z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół dostępnych w systemie. Istnieje również możliwość usunięcia szkoły z listy. Aby tego dokonać, konieczne jest wybranie z sekcji Kryteria wyboru typu i nazwy szkoły, która ma zostać usunięta, a następnie kliknięcie ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika system wyświetli zapytanie o chęć usunięcia wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Inne informacje o szkole Możliwe jest zawężenie listy szkół do szkół przypisanych jednemu organowi prowadzącemu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru organu prowadzącego z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół dostępnych w systemie. Usunięcie szkoły spowoduje również usunięcie wszystkich kont użytkowników przypisanych danej szkole. Każdy administrator systemu może wyświetlić szczegółowe informacje o szkole. Aby tego dokonać konieczne jest wybranie z sekcji Kryteria wyboru typu i nazwy żądanej szkoły. Możliwe jest zawężenie listy szkół do szkół przypisanych jednemu organowi prowadzącemu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru organu prowa- 38

39 Szkoły dzącego z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół stępnych w systemie. Poniżej sekcji Kryteria wyboru znajduje się grupa zakładek zależna od wybranego typu szkoły. Po wybraniu typu szkoły gimnazjum dostępne są następujące zakładki: Dane szkoły wyświetlenie danych gimnazjum. Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Modyfikacja danych szkoły. Lista kont wyświetlenie listy kont przypisanych do danego gimnazjum. Aby zarządzać kontami, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjum. Etapy prac wyświetlanie etapów prac obowiązujących gimnazjum. Zawiera nazwę etapu, daty obowiązywania i status. Aby zarządzać etapami prac, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazja. Statystyki wyświetlenie danych statystycznych danego gimnazjum. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: Liczbowe lub Graficzne. Statystyki zawierają dane o liczbie uczniów z podziałem na płeć. Rysunek 28. Zakładki dostępne dla gimnazjum. W przypadku wybrania w Kryteriach wyboru opcji wszystkie szkoły z listy dostępna jest wyłącznie zakładka Statystyki, zawierające dane zestawione dla wszystkich szkół gimnazjalnych. Po wybraniu szkoły typu ponadgimnazjalnego dostępne są następujące zakładki: Dane szkoły wyświetlenie danych szkoły ponadgimnazjalnej. Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Modyfikacja danych szkoły. Statystyki wyświetlenie danych statystycznych danej szkoły ponadgimnazjalnej. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnie- 39

40 Oświata je możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: Liczbowe lub Graficzne. Statystyki zawierają dane podzielone na trzy grupy: Dane o ofercie zwierają informacje o: liczbie wpisów o oddziałach, łącznej liczbie miejsc oraz łącznej liczbie oddziałów. Kandydaci z dowolnej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Kandydaci z pierwszej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach (kandydatów z pierwszej preferencji) nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Liczba wpisów o oddziałach oznacza liczbę wypełnionych w systemie formularzy wprowadzania informacji o oddziałach, a nie liczbę planowanych oddziałów, np. jeden wpis może dotyczyć oddziału wielokrotnego o liczebnościach: całkowitej 60, podstawowej 30. W przypadku wybrania w Kryteriach wyboru opcji wszystkie szkoły z listy dostępna jest wyłącznie zakładka Statystyki, zawierające dane zestawione dla wszystkich szkół ponadgimnazjalnych. Rysunek 29. Zakładki dostępne dla szkoły ponadgimnazjalnej. Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Administrator systemu ma możliwość zarządzania listą kont użytkowników gimnazjów. Opis zarządzania listą kont użytkowników Punktu Naboru znajduje się w podrozdziale Zarządzanie listą kont użytkowników Punktu Naboru (Rozdział Nabór do PG ). Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą kont znajdują się w zakładce Lista kont, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 29). 40 Dodawanie nowego konta Aby dodać nowe konto użytkownika, należy kliknąć przycisk Dodaj konto.

41 Szkoły Rysunek 30. Lista kont. Następnie pojawi się formularz do wprowadzenia danych osoby będącej użytkownikiem gimnazjum oraz przydzielonych jej uprawnień. Dane te będą wykorzystywane podczas zgłaszania (logowania) do systemu. Po wypełnieniu pól Imię i Nazwisko system automatycznie wygeneruje identyfikator według schematu imie.nazwisko. Taka postać identyfikatora ułatwia rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu. Ponieważ identyfikator musi być unikalny w całym systemie, może się zdarzyć, że wygenerowany identyfikator już istnieje. W takim przypadku system wyświetli odpowiedni komunikat i poprosi o wpisanie innego identyfikatora. Jeżeli zajdzie konieczność utworzenia innego identyfikatora, należy odznaczyć pole znajdujące się po prawej stronie pola zawierającego identyfikator. Umożliwi to wpisanie w tym obszarze nowego identyfikatora. Użytkownikowi gimnazjum należy przypisać uprawnienia w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji: Weryfikacja zgłoszeń - użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji (akceptować bądź odrzucać) podania uczniów z danego gimnazjum. Uprawnienie to ma zastosowanie wyłącznie w przypadku prowadzenia rekrutacji według modelu zakładającego dostarczanie podań kandydatów do ich macierzystych gimnazjów. Katalog uczniów użytkownik posiadający to uprawnienie ma dostęp do danych zgromadzonych na temat uczniów właściwych dla danego gimnazjum. Uprawnienie to daje możliwość przeglądania zarówno informacji na temat kandydatury (przebiegu postępowania rekrutacyjnego wobec kandydata), jak i danych osobowych oraz osiągnięć. Pozwala ono również użytkownikowi dokonywać zmiany hasła uczniom pochodzącym z danego gimnazjum. 41

42 Oświata Cofanie operacji użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać operacji: Anulowanie akceptacji zgłoszenia, Anulowanie odrzucenia zgłoszenia, Anulowanie akceptacji osiągnięć, Anulowanie odrzucenia osiągnięć, Wycofanie oryginałów dokumentów dokonanych przez użytkowników danego gimnazjum. Przesyłanie danych - użytkownik posiadający to uprawnienie może wysyłać dane pochodzące z programów Sekretariat Optivum i Rejestr uczniów Optivum do systemu. Uprawnienie to daje możliwość wysyłania zarówno danych osobowych, jak i ocen, wyników egzaminu gimnazjalnego i innych osiągnięć. Zamykanie etapów użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać zamknięcia kolejnych etapów prac w danym gimnazjum. Dla zapewnienia spójności prac uprawnienie do zamykania etapów powinna posiadać jedna osoba, w domyśle administrator gimnazjum lub inna osoba odpowiedzialna za całość prac w danym gimnazjum. Uprawnienia szczególne (dostęp do katalogu kont oraz prawo do cofania operacji) powinny być przydzielane roztropnie, jak najmniejszej liczbie osób. Dostęp do statystyk użytkownik posiadający to uprawnienie może przeglądać szczegółowe statystyki rekrutacji. Zarządzanie kontami użytkownik posiadający to uprawnienie może dodawać, usuwać oraz modyfikować (w tym zmieniać hasła) konta użytkowników danego gimnazjum. Po kliknięciu przycisku Dodaj i zakończ system powróci do ekranu zawierającego listę kont. 42

43 Szkoły Rysunek 31. Dodawanie nowego konta. Modyfikacja i usuwanie konta Jeżeli okaże się, że dane konta użytkownika gimnazjum zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk e znajdujący się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 30). System wyświetli zapytanie o chęć dokonania zmian w tym koncie, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Zaprezentowany zostanie ekran Modyfikacja danych konta z polami, w które należy wprowadzić niezbędne zmiany. Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian w danych podstawowych i w uprawnieniach użytkownika gimnazjum: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Analogicznie istnieją dwa sposoby zmiany hasła użytkownika gimnazjum: przy użyciu przycisku Zmień i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zmień system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. 43

44 Oświata Istnieje również możliwość usunięcia konta użytkownika gimnazjum przy użyciu przycisku x znajdującego się na liście kont po prawej stronie przycisku e (Rysunek 30). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia konta, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Kontakt poprzez pocztę elekroniczną Istnieje możliwość kontaktu poprzez pocztę elektroniczną z konkretnym użytkownikiem gimnazjum. Można tego dokonać poprzez kliknięcie znajdującego się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 30).Wykonanie opisanej powyżej czynności spowoduje otwarcie okna nowej wiadomości, w domyślnym czytniku systemowym, z wpisanym adresem użytkownika gimnazjum. dostępna jest tylko dla konta użytkownika, którego adres został podany w systemie. Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazjum Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania etapami prac obowiązującymi gimnazjum znajdują się w zakładce Etapy prac, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 29). Po wybraniu tej zakładki przez użytkownika wyświetla się ekran podzielony na dwie kolumny: Etap (zawiera nazwę oraz daty otwarcia i zamknięcia etapu), Status. Jeżeli status etapu określony jest jako Oczekuje na otwarcie, oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako Otwarty. Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako Zamknięty. Rysunek 32. Przykładowa lista etapów prac. 44

45 Szkoły Zamykanie etapów prac obowiązujących gimnazjum Aby zamknąć etap, należy kliknąć przycisk Zamknij. System wygeneruje zapytanie o chęć zamknięcia etapu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie wyświetli się ekran akceptacji zamykania etapu. Przed zaakceptowaniem zamknięcia etapu należy zwrócić uwagę na statystyki wyświetlane na ekranie akceptacji zamknięcia etapu. System podaje zbiorczą informację na temat danych wprowadzonych do systemu w danym etapie. Ponadto wyświetla również informacje o ewentualnych błędach bądź ostrzeżeniach. Błąd zgłaszany jest przez system w sytuacji, gdy w pracach realizowanych w ramach danego etapu znajdują się dane niepoprawne, bądź brakuje niezbędnych danych. Wystąpienie błędu uniemożliwia zamknięcie etapu. Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy brakuje niektórych danych, jednak dane te nie są niezbędne dla poprawności dalszego przebiegu rekrutacji, a także wówczas, gdy wprowadzone dane choć poprawne merytorycznie wydają się być mało prawdopodobne. Jeżeli dane są poprawne i prace z zakresu danego etapu zostały zakończone, należy zaakceptować zamknięcie etapu klikając przycisk Tak. Rysunek 33. Zamykanie etapów prac. Po wykonaniu operacji zamknięcia etapu, system wyświetli stosowny komunikat. Otwieranie etapów prac obowiązujących gimnazjum W przypadku konieczności ponownego otwarcia zamkniętego już etapu obowiązującego gimnazjum, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja. Otwieranie etapów prac obowiązujących gimnazjum może być dokonywane jedynie poprzez wybranie opcji Etapy prac i zakładki Gimnazja. 45

46 Oświata Wyświetlanie statystyk Wszystkie narzędzia potrzebne do wyświetlania statystyk dotyczących gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych znajdują się w zakładce Statystyki, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 29). Aby wyświetlić statystyki dla wszystkich szkół wybranego typu, należy go wskazać na rozwijanej liście typów, a na liście szkół wybrać opcję wszystkie szkoły. Rysunek 34. Wyświetlanie statystyk dla wszystkich szkół danego typu. Wszystkie statystyki wyświetlane są w wersji liczbowej i graficznej. Statystyki liczbowe Statystyki liczbowe znajdują się w podzakładce Liczbowe dostępnej po wybraniu zakładki Statystyki. Rysunek 35. Przykładowa statystyka liczbowa. 46 Statystyki graficzne Statystyki graficzne znajdują się w podzakładce Graficzne dostępnej po wybraniu zakładki Statystyki. Statystyki graficzne dostępne są w wersji do druku. Aby z niej skorzystać, należy kliknąć przycisk Wersja do druku znajdujący się ponad wykresami. Jeżeli dane nie zostały jeszcze wprowadzone, wygenerowanie wykresów jest niemożliwe. System wyświetli wtedy komunikat: Wykres niedostępny z powodu braku danych.

47 Szkoły W systemie wyświetlane są następujące statystyki graficzne: wykres słupkowy, wykres kołowy. Wykres słupkowy Wykres słupkowy składa się z dwóch osi. Na osi pionowej znajdują się nazwy kategorii, a na osi poziomej wartości przypisane tym kategoriom. Rysunek 36. Przykładowy wykres słupkowy. Wykres kołowy Wykres kołowy przedstawia procentowy udział wartości przypisanych do poszczególnych kategorii w stosunku do ich sumy. Kategorie wyróżnione są kolorami. W legendzie wyjaśnione jest znaczenie poszczególnych kolorów. 47

48 Oświata Rysunek 37. Przykładowy wykres kołowy. 48

49 Nabór do PG Wszystkie opcje w systemie związane z naborem do szkół ponadgimnazjalnych zostały zgrupowane w menu po lewej stronie w pudełku Nabór do PG. Rysunek 38. Pudełko Nabór do PG Konfiguracja W opcji Konfiguracja zostały zgrupowane narzędzia administracyjne służące do dostosowania danego systemu do potrzeb lokalnych (np. na podstawie zarządzenia kuratora oświaty właściwego dla danego województwa). Po wybraniu tej opcji przez użytkownika zostanie wyświetlony ekran Konfiguracja systemu podzielony na trzy sekcje: Konfiguracja, Przygotowanie wdrożenia i Narzędzia zaawansowane. 49

50 Nabór do PG Konfiguracja W sekcji Konfiguracja znajduje się następujące menu: Rysunek 39. Menu Konfiguracja. Aby wybrać któreś z dostępnych w nim narzędzi, należy kliknąć na jego nazwę. Parametry systemu Karta konfiguracyjna określa parametry rekrutacji, takie jak udział gimnazjów, miejsce składania podań i dokumentów, liczba kompletów składanych dokumentów poświadczających osiągnięcia. Aby wprowadzenia te informacje, należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Konfiguracja, a następnie Parametry systemu. Po wyświetleniu się karty konfiguracyjnej należy w kolejnych sekcjach wybrać odpowiednie ustawienia: Sekcja Model wdrożeniowy W zagadnieniu Gimnazja biorą udział we wdrożeniu? możliwe jest wskazanie następujących ustawień: Nie - oznacza wprowadzenie do systemu list szkół gimnazjalnych wyłącznie w celu umożliwienia kandydatom wyboru gimnazjum macierzystego z podanej listy. Tak oznacza aktywny udział szkół gimnazjalnych w procesie rekrutacji w systemie. Sekcja Kandydaci z gimnazjów nie objętych systemem. Bez względu na wybrane w sekcji Model wdrożeniowy ustawienia należy udzielić odpowiedzi na pytania zawarte w sekcji Kandydaci z gimnazjów nie objętych systemem. W zagadnieniu Liczba zbieranych kompletów dokumentów poświadczających osiągnięcia możliwe jest wskazanie następujących ustawień: 50

51 Konfiguracja Równa liczbie wybranych szkół oznacza obowiązek dostarczenia przez kandydata tylu kompletów kopii dokumentów poświadczających osiągnięcia, ile szkół prowadzi oddziały wybrane przez kandydata na liście preferencji (maksymalnie trzy). Tylko 1 komplet oznacza obowiązek dostarczenia przez kandydata wyłącznie jednego kompletu kopii dokumentów poświadczających osiągnięcia, bez względu na to, ile szkół prowadzi oddziały wybrane przez kandydata na liście preferencji. W zagadnieniu Kandydat dostarcza dokumenty poświadczające osiągnięcia do możliwe jest wskazanie następujących ustawień: Punktu Naboru prowadzącego szkołę pierwszego wyboru oznacza obowiązek dostarczenia przez kandydata dokumentów poświadczających osiągnięcia wyłącznie do jednej szkoły; do tej, która prowadzi oddział znajdujący się na pierwszym miejscu listy preferencji. Wszystkich wybranych szkół oznacza obowiązek dostarczenia przez kandydata dokumentów poświadczających osiągnięcia do wszystkich szkół, które prowadzą oddziały znajdujące się na jego liście preferencji (rozwiązanie niezalecane). Sekcja Kandydaci z gimnazjów objętych systemem W przypadku negatywnej odpowiedzi udzielonej na pytanie w sekcji Model wdrożeniowy należy pominąć sekcję Kandydaci z gimnazjów objętych systemem. W zagadnieniu Kandydat dostarcza podanie do możliwe jest wskazanie następujących ustawień: Gimnazjum macierzystego oznacza obowiązek dostarczenia przez kandydata podania do gimnazjum, w którym się uczy. Punktu Naboru prowadzącego szkołę pierwszego wyboru oznacza obowiązek dostarczenia przez kandydata podania do szkoły prowadzącej oddział znajdujący się na pierwszym miejscu listy preferencji kandydata. W zagadnieniu Kandydat dostarcza dokumenty poświadczające osiągnięcia do możliwe jest wskazanie następujących ustawień: Punktu Naboru prowadzącego szkołę pierwszego wyboru oznacza obowiązek dostarczenia przez kandydata dokumentów poświadczających osiągnięcia wyłącznie do jednej szkoły, która prowadzi oddział znajdujący się na pierwszym miejscu listy preferencji. 51

52 Nabór do PG 52 Wszystkich wybranych szkół oznacza obowiązek dostarczenia przez kandydata dokumentów poświadczających osiągnięcia do wszystkich szkół, które prowadzą oddziały znajdujące się na jego liście preferencji (rozwiązanie niezalecane). Nie dostarcza dokumentów oznacza brak konieczności dostarczania przez kandydata dokumentów poświadczających osiągnięcia. Ustawienie Nie dostarcza dokumentów możliwe jest w przypadku wybrania automatycznego weryfikowania danych o osiągnięciach uczniów przesłanych z gimnazjów do systemu (opisane poniżej w zagadnieniu Czy dokonać automatycznej weryfikacji po zaimportowaniu osiągnięć? ). W zagadnieniu Liczba zbieranych kompletów dokumentów poświadczających osiągnięcia możliwe jest wskazanie następujących ustawień: Równa liczbie wybranych szkół oznacza obowiązek dostarczenia przez kandydata tylu kompletów kopii dokumentów poświadczających osiągnięcia, ile szkół prowadzi oddziały wybrane przez kandydata na liście preferencji. Tylko 1 komplet oznacza obowiązek dostarczenia przez kandydata wyłącznie jednego kompletu kopii dokumentów poświadczających osiągnięcia, bez względu na to, ile szkół prowadzi oddziały wybrane przez kandydata na liście preferencji. W zagadnieniu Czy dokonać automatycznej weryfikacji po zaimportowaniu osiągnięć? możliwe jest wskazanie następujących ustawień: Tak oznacza użycie mechanizmu automatycznej akceptacji poprawnie przesłanych z gimnazjów do systemu danych o osiągnięciach uczniów. Mechanizm ten eliminuje konieczność weryfikacji dostarczanych przez kandydatów dokumentów. Nie oznacza weryfikację osiągnięć przez użytkowników systemu. Sekcja Parametry systemu Dostępne w tej sekcji ustawienia nie stanowią opcji modelu wdrożeniowego. Służą jedynie dopasowaniu systemu do celów prezentacyjnych. W uruchamianych systemach należy pozostawić ustawienia określone jako zalecane. W zagadnieniu Zbieranie danych o dodatkowych zajęciach edukacyjnych? możliwe jest wskazanie następujących ustawień: Włączone oznacza umożliwienie wprowadzenia w formularzu osiągnięć informacji o nietypowych zajęciach (np.: j.japoński, psy-

53 Konfiguracja chologia) przeważnie w przypadku szkół niepublicznych. Jest to zalecane ustawienie. Wyłączone oznacza brak możliwości wprowadzenia w formularzu osiągnięć informacji o nietypowych zajęciach. W zagadnieniu Czy zbierać dane o innych osiągnięciach (z listy typów)? możliwe jest wskazanie następujących ustawień: Tak oznacza umożliwienie wprowadzenia w formularzu osiągnięć informacji o osiągnięciach wymienionych w zarządzeniu kuratora oświaty jako punktowane oraz wymienionych na świadectwie ukończenia gimnazjum, takich jak np. udział w konkursach, wyróżniająca aktywność w samorządzie szkolnym. Jest to zalecane ustawienie. Nie oznacza brak możliwości wprowadzania w formularzu osiągnięć informacji o wspomnianych osiągnięciach. Sekcja Parametry publikacji wyników Zagadnienie Czy uruchomiona publikacja wyników? jest związane z etapem symulacji przydziału. W zagadnieniu tym możliwe jest wskazanie następujących ustawień: Tak oznacza przekazanie do kanału Kandydat informacji o rezultacie przydziału miejsc. Należy wybrać tę opcję dopiero po uzyskaniu ostatecznego przydziału miejsc. Nie należy pozostawić tę opcję włączoną do czasu zakończenia symulacji i uzyskania ostatecznego przydziału miejsc. Zagadnienie Czy przydział jest ostateczny? jest ustawieniem natury technicznej. Należy pozostawić je w opcji Tak. Aby zatwierdzić wprowadzone w karcie konfiguracyjnej ustawienia należy kliknąć przycisk Zmień. Harmonogram systemowy Harmonogram ustala przebieg prac związanych z elektroniczną rekrutacją do szkół ponadgimnazjalnych wraz ze sprecyzowaniem, jakie podmioty angażuje się na danym etapie prac. Aby wprowadzić ustalenia harmonogramu do sytemu, należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Konfiguracja, a następnie Harmonogram systemowy. Wyświetlony zostanie ekran Harmonogram podzielony na sekcje, z których każda zawiera informacje dotyczące innego etapu. 53

54 Nabór do PG W sytuacji wyjściowej wszystkie pola znajdujące się w sekcjach są wyszarzone, a więc nieaktywne. W prawym górnym rogu sekcji wyświetla się informacja Nie obowiązuje. Kanały, które powinien obowiązywać dany etap, zaznaczone są domyślnie. Aby określić etap jako obowiązujący, należy kliknąć przycisk Nie obowiązuje. W jego miejscu pojawi się przycisk Obowiązuje, a wyszarzone dotąd pola staną się aktywne. Rysunek 40. Stan etapu nieobowiązujący. Aby określić daty obowiązywania etapu, należy je wprowadzić w pola: Data rozpoczęcia i Data zakończenia. Aby zmienić domyślne ustawienie kanałów obowiązywania danego etapu, należy zaznaczyć pole znajdujące się po lewej stronie nazwy żądanego kanału. Aby zapisać wprowadzone ustawienia, należy kliknąć przycisk Zmień. Rysunek 41. Wprowadzanie ustaleń harmonogramu. Jeżeli okaże się, że ustawienia zostały wprowadzone błędnie, należy je zmodyfikować wpisując w odpowiednie pola poprawne dane i klikając przycisk Zmień. Tablice punktowe Tablice punktowe będą zawarte w pliku konfiguracyjnym dostarczonym przez producenta systemu. Plik ten przeznaczony jest do zaimportowania do systemu. Dokładna instrukcja importowania pliku konfiguracyjnego do systemu została opisana w podrozdziale Importowanie konfi- 54

55 Konfiguracja guracji. Konfiguracja tablic punktowych opisana poniżej jest opcją zapasową. Tablice punktowe służą do przeliczania ocen kandydatów na punkty w systemie, które zsumowane z punktami uzyskanymi za egzamin gimnazjalny i za dodatkowe osiągnięcia decydują o przyjęciu kandydata do wybranego oddziału. Do zarządzania tablicami punktowymi służy formularz dostępny po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja, a następnie Tablice punktowe. Tablice punktowe określa się na podstawie zarządzenia kuratora oświaty właściwego dla danego województwa. Należy wówczas do Tablicy punktowej nr 1 wprowadzić wartości punktowe przyporządkowane każdej z ocen w obowiązującym zarządzeniu. Przed wprowadzaniem wartości punktowych do tablicy, należy upewnić się, że na rozwijanej liście znajduje się nazwa żądanej tablicy punktowej (w tym przypadku Tablica punktowa nr 1 ). Następnie należy wpisać wartości punktowe w odpowiednie pola znajdujące się po prawej stronie każdej z ocen. Po kliknięciu przez użytkownika przycisku Zmień system zapisze wprowadzone ustawienia. Rysunek 42. Wprowadzanie ustawień tablicy punktowej. System domyślnie uznaje Tablicę punktową nr 1 za wzór do przeliczania ocen ze wszystkich przedmiotów obowiązkowych na punkty. Lista typów konkursów Lista typów konkursów będzie zawarta w pliku konfiguracyjnym dostarczonym przez producenta systemu. Plik ten przeznaczony jest do zaimportowania do systemu. Dokładna instrukcja importowania pliku konfiguracyjnego do systemu została opisana w podrozdziale Importowanie konfiguracji. Konfiguracja listy typów konkursów opisana poniżej jest opcją zapasową. Typ konkursu jest to rodzaj osiągnięcia kandydata wyróżniony i punktowany w zarządzeniu kuratora oświaty właściwego dla danego województwa, np. tytuł laureata lub finalisty konkursów przedmiotowych, interdyscyplinarnych i tematycznych. 55

56 Nabór do PG Ilość punktów uzależniona jest od typu konkursu, a więc rodzaju osiągnięcia kandydata, a nie od samego konkursu, w którym kandydat brał udział. Do zarządzania typami konkursów służy formularz dostępny po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja, a następnie Lista typów konkursów. Rysunek 43. Lista typów konkursów. Dodawanie typu konkursu do listy Aby dodać nowy typ konkursu do listy typów konkursów, należy kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić dane nowego typu konkursu i zapisać je klikając przycisk Dodaj i zakończ. Zaleca się niewypełnienie pola Nr systemowy. System automatycznie przyporządkuje typowi konkursu numer na liście. Jeżeli jednak zachodzi potrzeba przyporządkowania danemu typowi konkursu konkretnego numeru na liście, należy wpisać ten numer w pole Nr systemowy. Rysunek 44. Dodawanie nowego typu konkursu. 56

57 Konfiguracja Modyfikacja typu konkursu Jeżeli okaże się, że typ konkursu zapisany w systemie jest niepoprawny, należy go zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy wybrać z sekcji Kryteria wyboru nazwę typu konkursu, którego dane mają zostać zmodyfikowane, a następnie kliknąć ikonę modyfikacji obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Pojawi się formularz z danymi typu konkursu, w którym należy wprowadzić zmiany w danych i zapisać je za pomocą przycisku Zmień i zakończ. Usuwanie typu konkursu z listy Istnieje również możliwość usunięcia typu konkursu z listy. Aby tego dokonać, należy wybrać z sekcji Kryteria wyboru nazwę typu konkursu, który ma zostać usunięty, a następnie kliknąć ikonę usuwania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu system wyświetli zapytanie o chęć usunięcia wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Wyświetlanie informacji o typie konkursu Aby wyświetlić informacje o danym typie konkursu, należy wybrać w sekcji Kryteria wyboru jego nazwę. Poniżej zostaną wyświetlone dwie zakładki: Dane w zakładce tej wyświetlane są dane ogólne o typie konkursu, Lista konkursów w zakładce tej wyświetlane są nazwy konkursów przypisanych do danego typu konkursu. 57

58 Nabór do PG Rysunek 45. Lista konkursów przypisanych do danego typu. W tej zakładce nie ma możliwości dodania konkursu do typu konkursu. Procedura dodawania konkursu do typu konkursu została opisana w podrozdziale Lista konkursów. Lista konkursów Lista konkursów będzie zawarta w pliku konfiguracyjnym dostarczonym przez producenta systemu. Plik ten przeznaczony jest do zaimportowania do systemu. Dokładna instrukcja importowania pliku konfiguracyjnego do systemu została opisana w podrozdziale Importowanie konfiguracji. Konfiguracja listy konkursów opisana poniżej jest opcją zapasową. W zarządzeniu kuratora oświaty właściwego dla danego województwa wymienione są konkursy, za udział w których kandydatowi przyznawane są dodatkowe punkty w procesie rekrutacji. Ilość punktów uzależniona jest od typu konkursu, a więc rodzaju osiągnięcia kandydata, a nie od samego konkursu, w którym kandydat brał udział. Do zarządzania konkursami służy formularz dostępny po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja, a następnie Lista konkursów. 58

59 Konfiguracja Rysunek 46. Lista konkursów. Aby wyświetlić dane konkretnego konkursu, należy wybrać w sekcji Kryteria wyboru jego nazwę. Możliwe jest zawężenie listy konkursów do konkursów przypisanych jednemu typowi konkursu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru typu konkursu z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich konkursów dostępnych w systemie. Dodawanie konkursu do listy Aby dodać konkurs do listy, należy kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić dane nowego konkursu i zapisać je klikając przycisk Dodaj i zakończ. Konieczne jest wybranie z rozwijanej listy typu konkursu, do którego ma zostać przypisany konkurs. Zaleca się niewypełnienie pola Nr systemowy. System automatycznie przyporządkuje konkursowi numer na liście. Jeżeli jednak zachodzi potrzeba przyporządkowania danemu konkursowi konkretnego numeru na liście, należy wpisać ten numer w pole Nr systemowy. 59

60 Nabór do PG Rysunek 47. Dodawanie nowego konkursu. Usuwanie konkursu z listy Istnieje również możliwość usunięcia konkursu z listy. Aby tego dokonać, należy wybrać z sekcji Kryteria wyboru nazwę konkursu, który ma zostać usunięty, a następnie kliknąć ikonę usuwania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu system wyświetli zapytanie o chęć usunięcia wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Możliwe jest zawężenie listy konkursów do konkursów przypisanych jednemu typowi konkursu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru typu konkursu z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich konkursów dostępnych w systemie. Oferta edukacyjna W opcji Oferta edukacyjna znajdują się narzędzia służące określeniu ogólnych parametrów dotyczących oferty edukacyjnej. Ustawienia te będą jednakowe i obligatoryjne dla ofert wszystkich oddziałów planowanych w systemie. Ekran Ustawienia oferty edukacyjnej został podzielony na dwie sekcje: Przedmioty punktowane, Kryteria ex-aequo. Przedmioty punktowane Sekcja Przedmioty punktowane służy konfiguracji przedmiotów punktowanych. Konfiguracja ta obejmuje trzy opcje: wybór nazwy przedmiotu z rozwijanej listy i zaznaczenie pola Ten przedmiot punktowany nie może być zmieniany należy wskazać to ustawienie, jeżeli dany przedmiot jest określony przez prawo jako punktowany (w trakcie wprowadzania oferty edukacyjnej przez użytkownika Punktu Naboru nazwa tego przedmiotu pojawi się na liście bez możliwości usunięcia), 60

61 Konfiguracja wybór nazwy przedmiotu z rozwijanej listy i pozostawienie pola Ten przedmiot punktowany nie może być zmieniany bez zaznaczenia należy wskazać to ustawienie, jeżeli dany przedmiot jest zalecany, ale nie obligatoryjny (w trakcie wprowadzania oferty edukacyjnej przez użytkownika Punktu Naboru nazwa tego przedmiotu pojawi się na liście z możliwością jej usunięcia), wybór z rozwijanej listy napisu brak domyślnego przedmiotu punktowanego należy wskazać to ustawienie, jeżeli Punkt Naboru posiada dowolność w wyborze przedmiotu punktowanego z listy. Po dokonaniu niezbędnych ustawień w sekcji Przedmioty punktowane zmiany należy zapisać. Istnieją dwa sposoby zapisywania ustawień: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu ustawień i zakończy wyświetlanie ustawień oferty edukacyjnej powracając do menu konfiguracji systemu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu ustawień i będzie kontynuował wyświetlanie ustawień oferty edukacyjnej. Rysunek 48. Ustawienia oferty edukacyjnej przedmioty punktowane. Kryteria ex-aequo Sekcja Kryteria ex-aequo służy konfiguracji kryteriów ex-aequo. Została ona podzielona na dwie części: Ustawienia ogólne, Domyślna lista kryteriów. 61

62 Nabór do PG W pierwszej części należy określić, czy lista kryteriów ex-aequo może być rozszerzana przez użytkownika Punktu Naboru wprowadzającego ofertę edukacyjną. Jeżeli taka możliwość jest udostępniania, należy zaznaczyć pole Lista kryteriów może być rozszerzana przez użytkownika. Jeżeli lista kryteriów ex-aequo jest zamknięta, należy pozostawić pole Lista kryteriów może być rozszerzana przez użytkownika bez zaznaczenia. Po dokonaniu ustawień w części Ustawienia ogólne należy je zapisać. Istnieją dwa sposoby zapisywania ustawień: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu ustawień i zakończy wyświetlanie ustawień oferty edukacyjnej powracając do menu konfiguracji systemu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu ustawień i będzie kontynuował wyświetlanie ustawień oferty edukacyjnej. W części Domyślna lista kryteriów znajduje się rozwijana lista służąca do wyboru kryteriów ex-aequo. Konfiguracja domyślnej listy kryteriów obejmuje dwie opcje: wybór nazwy kryterium z rozwijanej listy i zaznaczenie pola Tego kryterium nie można modyfikować należy wskazać to ustawienie, jeżeli dane kryterium jest określone przez prawo jako obligatoryjne (obok nazwy kryterium na domyślnej liście pojawi się napis stałe ; w trakcie wprowadzania oferty edukacyjnej przez użytkownika Punktu Naboru nazwa tego kryterium pojawi się na liście bez możliwości usunięcia), wybór nazwy kryterium z rozwijanej listy i pozostawienie pola Tego kryterium nie można modyfikować bez zaznaczenia należy wskazać to ustawienie, jeżeli dane kryterium jest zalecane, ale nie obligatoryjne (obok nazwy kryterium na domyślnej liście pojawi się napis zmienne ; w trakcie wprowadzania oferty edukacyjnej przez użytkownika Punktu Naboru nazwa tego kryterium pojawi się na liście z możliwością jej usunięcia). Aby dodać żądane kryterium do domyślnej listy kryteriów, należy wybrać jego nazwę, określić, czy kryterium może być modyfikowane i kliknąć przycisk Dodaj kryterium. Jeżeli istnieje konieczność usunięcia kryterium z domyślnej listy, należy tego dokonać poprzez kliknięcie przycisku x znajdującego się po prawej stronie nazwy kryterium. 62

63 Konfiguracja Rysunek 49. Ustawienia oferty edukacyjnej kryteria ex-aequo. Przewodniki Opcja Przewodniki znajdująca się w konfiguracji systemu służy umieszczaniu w systemie przewodników dla kandydatów zakładających konta samodzielnie i dla kandydatów, których konta zakłada gimnazjum. Po dodaniu przewodników w konfiguracji przez administratora systemu będą one dostępne w kanale Kandydat w opcji Przewodnik. Aby dodać przewodnik, należy wpisać ścieżkę dostępu pliku z odpowiednim przewodnikiem lub użyć przycisku Przeglądaj do wskazania tego pliku. Następnie należy kliknąć przycisk Dodaj. Istnieje możliwość usunięcia zapisanego pliku za pomocą przycisku. Rysunek 50. Przewodniki. 63

64 Nabór do PG Punkty dodatkowe Maksymalna liczba punktów dodatkowych będzie zawarta w pliku konfiguracyjnym dostarczonym przez producenta systemu. Plik ten przeznaczony jest do zaimportowania do systemu. Dokładna instrukcja importowania pliku konfiguracyjnego do systemu została opisana w podrozdziale Importowanie konfiguracji. Konfiguracja punktów dodatkowych opisana poniżej jest opcją zapasową. Opcja Punkty dodatkowe służy ustanowieniu maksymalnej dostępnej liczby punktów dodatkowych, jaka może zostać przyznana kandydatowi. Aby tego dokonać, należy wpisać żądaną liczbę w przeznaczone do tego pole i kliknąć przycisk Zmień. Aby pozostawić ustawienia bez zmian, należy kliknąć przycisk Wstecz. Rysunek 51. Punkty dodatkowe. Importowanie konfiguracji Do zaimportowania konfiguracji niezbędny jest plik konfiguracyjny dostarczony przez producenta systemu. Aby dokonać importu konfiguracji, należy wpisać ścieżkę dostępu pliku XML zawierającego konfigurację lub użyć przycisku Przeglądaj do wskazania tego pliku i kliknąć przycisk Importuj. Zaimportowanie konfiguracji jest operacją jednorazową. Nie należy wykonywać jej ponownie. Rysunek 52. Importowanie konfiguracji. System wyświetli zapytanie o chęć dokonania importu konfiguracji, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. 64

65 Konfiguracja Po poprawnym zaimportowaniu konfiguracji system wyświetli komunikat potwierdzający prawidłowe wykonanie czynności. Przygotowanie wdrożenia W sekcji Przygotowanie wdrożenia znajduje się następujące menu: Rysunek 53. Menu Przygotowanie wdrożenia. Aby wybrać któreś z dostępnych w nim narzędzi, należy kliknąć na jego nazwę. Importowanie list Narzędzie Importowanie list stanowi alternatywę dla ręcznego wprowadzania danych organów prowadzących, szkół i Punktów Naboru do systemu. Przygotowywanie list do importu Pierwszą czynnością w procesie przygotowywania list do importu jest pobranie ich wzorów z systemu. Aby tego dokonać, należy z menu po lewej stronie wybrać opcję Konfiguracja, a następnie Importowanie list. Wyświetlony zostanie ekran, w którego dolnej, wyszarzonej części znajdują się wzory list. Należy kliknąć nazwę odpowiedniego wzoru, a następnie zapisać plik na dysku. Pobrane z systemu wzory należy przekazać organom prowadzącym z prośbą o wypełnienie danymi placówek i lokalnych administratorów Punktów Naboru oraz gimnazjów. Należy zwrócić uwagę na poprawność przyporządkowania szkół do Punktów Naboru oraz administratorów do Punktów Naboru i gimnazjów. W przypadku otrzymania od organu prowadzącego listy w innym formacie należy dokonać jej przekształcenia we własnym zakresie. Po uzyskaniu kompletnych list placówek i administratorów w arkuszach MS Excel należy usunąć z nich linie koloru niebieskiego zawierające nagłówki kolumn oraz wskazówki umieszczone pod listą i zapisać je przy użyciu programu MS Excel w formacie CSV. Aby tego dokonać, zależy wybrać z menu opcję Plik, a następnie Zapisz jako, a na rozwijanej liście w polu Zapisz jako typ wskazać CSV (rozdzielany przecinkami) (*.csv). W żadnym wypadku nie wolno zmieniać układu kolumn na listach. Taka zmiana skutkować będzie błędami w czasie importowania. 65

66 Nabór do PG Rysunek 54. Zapisywanie przygotowanej listy w formacie CSV. Przygotowane w powyższy sposób listy można zaimportować do systemu. Importowanie przygotowanych list do systemu Wszystkie narzędzia potrzebne do importowania list znajdują się w opcji Importowanie list dostępnej po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja. Pierwszym krokiem do zaimportowania listy jest wybranie jej typu. Należy importować listy w następującej kolejności ich typów: Lista organów prowadzących, Lista administratorów organów prowadzących, Lista Punktów Naboru, Lista administratorów Punktów Naboru, Lista szkół ponadgimnazjalnych, Lista gimnazjów, Lista administratorów gimnazjów. Następnie należy zdecydować, czy aktualna lista ma zostać wyczyszczona. Zaznaczenie opcji Przed zaimportowaniem wyczyść aktualną listę spowoduje usunięcie wszystkich danych zgromadzonych w systemie z wybranego typu listy. Gwarantuje to, że każdy obiekt zostanie utworzony na nowo na podstawie danych z pliku CSV, ponieważ wszystkie istniejące obiekty zostaną usunięte przed rozpoczęciem procesu importowania. 66

67 Konfiguracja Po wyczyszczeniu aktualnej listy każde konto będzie interpretowane przez system jako nowe. Spowoduje to automatyczne wygenerowanie identyfikatorów, haseł oraz listy kluczy dla każdego z kont użytkownika. Dlatego też zaznaczenie opcji Przed zaimportowaniem wyczyść aktualną listę jest rozwiązaniem absolutnie niezalecanym po rozdaniu użytkownikom identyfikatorów i haseł. Jeżeli opcja Przed zaimportowaniem wyczyść aktualną listę pozostanie niezaznaczona i w trakcie importowania system odnajdzie istniejący już w bazie danych obiekt o wskazanym numerze systemowym, dokona aktualizacji jego danych danymi zawartymi w pliku CSV. Importowanie którejkolwiek listy kont powoduje automatyczne wygenerowanie identyfikatorów, haseł oraz listy kluczy dla każdego z nowo zakładanych kont użytkownika (istniejące konta pozostawiane są bez zmian). Pozostawienie niezaznaczonej opcji Przed zaimportowaniem wyczyść aktualną listę jest rozwiązaniem zalecanym po rozdaniu użytkownikom identyfikatorów i haseł. Kolejnym krokiem jest wskazanie pliku w formacie CSV, w którym zapisana została uprzednio przygotowana lista. Aby tego dokonać, należy wpisać ścieżkę dostępu pliku CSV z odpowiednią listą lub użyć przycisku Przeglądaj do wskazania tego pliku. Następnie należy wybrać stronę kodową pliku. Program MS Excel domyślnie koduje znaki w systemie Windows W przypadku, gdy wykorzystywany plik CSV pochodzi z innego źródła, należy upewnić się co do wykorzystywanej w pliku strony kodowej i wybrać odpowiednią z nich. Podanie błędnej informacji o stronie kodowej może spowodować zaimportowanie danych z niepoprawną informacją o polskich znakach diakrytycznych. Aby zaimportować plik zgodnie z wprowadzonymi ustawieniami, należy kliknąć przycisk Importuj. 67

68 Nabór do PG Rysunek 55. Importowanie list. Po zaimportowaniu wszystkich list do systemu należy skorzystać z narzędzia Weryfikacja struktury oświaty w celu sprawdzenia poprawności utworzonej struktury. Po dokonaniu weryfikacji system przedstawi Raport podsumowujący. W przypadku wystąpienia ostrzeżeń należy sprawdzić, czy ich wystąpienie jest planowane. W przypadku, jeśli ich wystąpienie nie było planowane, należy dokonać odpowiedniej modyfikacji danych przy użyciu paneli systemu lub dokonać korekty danych źródłowych, a następnie powtórzyć procedurę importu listy. W żadnym wypadku nie wolno zmieniać układu kolumn na listach. Taka zmiana skutkować będzie błędami w czasie importowania. W przypadku konieczności zaimportowania jednej z list raz jeszcze wystarczy zaimportować właściwą listę pozostałe pozostawiając bez zmian. Aby taka lista została poprawnie zaimportowana do systemu, musi korzystać z danych już wprowadzonych do systemu (na przykład przypisuje szkołę do istniejącego organu prowadzącego). 68 W przypadku utraty oryginalnego pliku MS Excel (CSV) można skorzystać z narzędzia Eksportowanie list w celu uzyskania pliku źródłowego CSV zawierającego dane aktualnie przechowywane w systemie. Wyeksportowanie listy kont w którymkolwiek kanale, a następnie jej zaimportowanie z jednoczesnym wyczyszczeniem aktualnej listy kont spowoduje ponowne wygenerowanie nowych haseł i kluczy SOU dla każdego z kont. Dlatego w trakcie wprowadzania ustawień importu należy pozostawić opcję Przed zaimportowaniem wyczyść aktualną listę niezaznaczoną. Wszystkie narzędzia potrzebne do eksportowania list znajdują się w opcji Eksportowanie list dostępnej po wybraniu menu po lewej stronie opcji Konfiguracja.

69 Konfiguracja Pojawienie się komunikatu Linia n: przetwarzanie nie powiodło się: komunikat (gdzie n jest to przykładowy numer linii w pliku CSV - nie MS Excel, a komunikat to przykładowy komunikat techniczny powstałego w czasie importu błędu) oznacza, że dane zawarte w linii o numerze n nie zostały poprawnie zaimportowane do systemu. Komunikat ten może być pomocny osobie importującej w odnalezieniu problemu, jednakże jego zasadniczym zadaniem jest pomoc producentowi oprogramowania w odnalezieniu źródła problemu. Główną przyczyną występowania tego typu błędu jest nieprawidłowy format danych w jednej z komórek wskazanego wiersza. Możliwe, że zawiera ona nadmiarowe spacje lub inne niedozwolone znaki. Należy całkowicie usunąć zawartość komórek, a następnie ponowne ręcznie ją wprowadzić. Eksportowanie list Wszystkie narzędzia potrzebne do eksportowania list znajdują się w opcji Eksportowanie list dostępnej po wybraniu menu po lewej stronie opcji Konfiguracja. Aby uzyskać plik źródłowy w formacie CSV zawierający dane aktualnie przechowywane w systemie, należy wybrać z rozwijalnego menu typ listy do wyeksportowania. Następnie należy wybrać stronę kodową pliku. Program MS Excel domyślnie koduje znaki w systemie Windows W przypadku, gdy wyeksportowany plik CSV będzie obsługiwany z użyciem programu innego niż MS Excel, należy upewnić się, co do wykorzystywanej przez dany program strony kodowej i wybrać odpowiednią z nich. Podanie błędnej informacji o stronie kodowej może spowodować wyświetlanie danych z niepoprawną informacją o polskich znakach diakrytycznych w programach obsługujących dany, eksportowany plik. Aby wyeksportować plik zgodnie z wprowadzonymi ustawieniami, należy kliknąć przycisk Eksportuj. Rysunek 56. Eksportowanie list. 69

70 Nabór do PG Weryfikacja struktury oświaty Opcja Weryfikacja struktury oświaty dostępna po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja służy do sprawdzenia poprawności utworzonej struktury oświaty. Po zaimportowaniu wszystkich list do systemu należy zapoznać się z raportem podsumowującym wyświetlanym przez system po wybraniu tej opcji. W przypadku wystąpienia ostrzeżeń należy sprawdzić czy ich wystąpienie jest planowe. W przypadku, jeśli ich wystąpienie nie było planowane, należy dokonać odpowiedniej modyfikacji danych przy użyciu opcji systemu lub dokonać korekty danych źródłowych (zawartych w pliku CSV) i powtórzyć procedurę importu listy (Szczegółowe informacje znajdują się w podrozdziale Importowanie list ). Rysunek 57. Weryfikacja struktury oświaty. Narzędzia zaawansowane W sekcji Narzędzia zaawansowane znajduje się następujące menu: 70

71 Konfiguracja Rysunek 58. Menu Narzędzia zaawansowane. Aby wybrać któreś z dostępnych w nim narzędzi, należy kliknąć na jego nazwę. Import wyników z egzaminu gimnazjalnego Opcja Import wyników z egzaminu gimnazjalnego dostępna po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja umożliwia zaimportowanie wyników egzaminu gimnazjalnego z pliku zewnętrznego (np.: przekazanego przez OKE). Plik zewnętrzny powinien być plikiem w formacie CSV. Plik ten powinien zawierać wiersz nagłówkowy z nazwami kolumn. Musi on zawierać co najmniej następujące kolumny (o dokładnie takich nazwach): pesel humanistyczny matematyczno-przyrodniczy zwolniony Kolejność kolumn może być dowolna. Kolumna "zwolniony" powinna zawierać napisy "tak" lub "nie" w zależności od tego czy uczeń był zwolniony z egzaminu gimnazjalnego. Jeśli pole "zwolniony" zawiera wartość "tak" to kolumny zawierające wyniki z poszczególnych części zostaną zignorowane. Procedura importu każdego wiersza pliku polega na odnalezieniu wszystkich kont dla zadanego numeru PESEL podanego w kolumnie "pesel" i nadpisaniu w danych tych kont wartości wyników z obydwu części egzaminu, o ile uczeń nie był z niego zwolniony. Jeśli uczeń był zwolniony wyniki są zerowane, a w koncie zapisywana jest informacja o zwolnieniu. Zmianom podlegają wyłącznie konta, dla których osiągnięcia nie zostały jeszcze zaakceptowane. 71

72 Nabór do PG Aby zaimportować przygotowany wcześniej plik, należy wskazać przy użyciu przycisku Przeglądaj miejsce jego zapisu na dysku. Rysunek 59. Import wyników egzaminu. Na zakończenie procedury importu system podaje informację o liczbie kont, w których wprowadzono zmiany wynikające z przeprowadzonego importu. Stare raporty Opcja Stare raporty dostępna po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja umożliwia dostęp do archiwalnych danych zgromadzonych w systemie. Należy pamiętać, iż jest to opcja zapasowa, a dane aktualne przechowywane są w raportach dostępnych w opcji Raporty w menu po lewej stronie. Aby pobrać archiwalny raport, należy kliknąć przycisk pobierz raport znajdujący się pod nazwą i opisem żądanego raportu, a następnie otworzyć go lub zapisać na dysku przy użyciu opcji przeglądarki. Rysunek 60. Pobieranie raportu. Blokowanie kanałów Opcja Blokowanie kanałów dostępna jest po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja i służy uniemożliwieniu dostępu użytkownikom do danego kanału w określonym czasie potrzebnym do wykonania niezbędnych czynności. Aby zablokować żądany kanał, należy wybrać z rozwijanej listy, znajdującej się po prawej stronie nazwy kanału, powód zablokowania kanału. Jeżeli blokada ma obejmować tylko nowych użytkowników, należy zaznaczyć pole znajdujące się pod rozwijaną listą. Następnie należy kliknąć przycisk Zapisz zmiany. 72

73 Konfiguracja Procedura odblokowania zablokowanego kanału odbywa się w sposób analogiczny do opisanego powyżej. Rysunek 61. Blokowanie kanałów. Baza danych Po wybraniu przez użytkownika z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja, a następnie Baza danych, system wyświetli rozmiar bazy danych. Jest to informacja czysto techniczna, z której korzysta wyłącznie producent systemu. Aktualizuj formuły Opcja Aktualizuj formuły dostępna po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja umożliwia uaktualnienie formuł przeliczania punktów we wszystkich oddziałach w danym systemie. Formuły uaktualniane są do postaci wskazanej w polu Formuła stała. Aby zaktualizować formuły, należy wprowadzić w polu Formuła stała odpowiednią formułę i kliknąć przycisk Zmień. Jest to narzędzie czysto techniczne, z którego może korzystać wyłącznie producent systemu. Zmiana formuły na niewłaściwą prowadzi do wystąpienia błędów w czasie przydziału. Przeliczanie punktów kandydatów Z uwagi na nałożenie się terminów zmian preferencji oraz wprowadzania osiągnięć możemy mieć do czynienia z sytuacją, w której osiągnięcia kandydatów nie są w pełni poprawnie przeliczone. Aby temu zapobiec, przed pierwszym przydziałem wskazane jest jednokrotne ostateczne przeliczenie osiągnięć kandydatów w celu uniknięcia takiego ryzyka. 73

74 Nabór do PG Aby tego dokonać, należy z menu po lewej stronie wybrać opcję Konfiguracja, a następnie Przeliczanie punktów kandydatów. System wyświetli ekran Przeliczanie punktów, w którym dostępne są dwie opcje: wszyscy kandydaci jej zaznaczenie powoduje przeliczenie punktów wszystkim kandydatom, wybrani kandydaci jej zaznaczenie wymaga podania zakresu numerów systemowych kandydatów, którym zostaną przeliczone punkty. Po wybraniu odpowiedniej opcji należy kliknąć przycisk Przelicz. Rysunek 62. Przeliczanie punktów kandydatów. System przeliczy punkty i wyświetli podsumowanie z liczbą kandydatów, których punkty zostały przeliczone. Aby ponownie przeliczyć punkty, należy kliknąć przycisk Przelicz ponownie, aby zakończyć przeliczanie należy kliknąć przycisk Zakończ. Rysunek 63. Podsumowanie przeliczania punktów. Przesyłanie wyników przydziału do systemu SMS Wszystkie narzędzia potrzebne do przesłania wyników przydziału do serwera odpowiedzialnego za system SMS znajdują się w opcji Przesyłanie wyników przydziału do systemu SMS dostępnej po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja. System wyświetli ekran zawierający adres bramki (nie należy go modyfikować) i datę publikacji wyników pobraną z harmonogramu systemowego. Po upewnieniu się, że data jest prawidłowa, należy kliknąć przycisk Wyślij. Jeżeli okaże się, że wysłane dane są nieprawidłowe i system SMS nie przesłał jeszcze wyników kandydatom, możliwe jest anulowanie wysłanych do systemu SMS danych. 74

75 Konfiguracja Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk Anuluj wysłane dane znajdujący się poniżej przycisku Wyślij. Spowoduje to wyczyszczenie systemu SMS z wyników przydziału. Rysunek 64. Przesyłanie wyników przydziału do systemu SMS. Przesyłanie wyników przydziału na administratora Aby zabezpieczyć się przed ewentualnym brakiem dostępu do list zakwalifikowanych przez Punkty Naboru, należy skorzystać z narzędzia przesłania list zakwalifikowanych drogą do administratora systemu. W tym celu należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Konfiguracja, a następnie w sekcji Narzędzia zaawansowane opcję Przesyłanie wyników przydziału na administratora. Po wybraniu przez użytkownika tej opcji system wyświetli ekran Przesyłania wyników przydziału na administratora. Należy w polu Adres e- mail administratora wpisać adres , pod który mają być przesłane wyniki przydziału, po czym kliknąć przycisk Wyślij. Rysunek 65. Przesyłanie wyników przydziału na administratora. Wyniki przydziału zostaną również przesłane na zapasowy serwer, skąd będzie je można pobrać oraz wysłać do Puktów Naboru. Wersja systemu Wersja systemu jest ściśle technicznym parametrem zmienianym podczas każdej aktualizacji systemu przez jego producenta. Opcja Wersja systemu dostępna po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja umożliwia ręczną zmianę tego parametru poprzez wpisanie w polu Ciąg identyfikujący wersję systemu właściwego oznaczenia i kliknięcie przycisku Zmień. Jest to narzędzie czysto techniczne, z którego może korzystać wyłącznie producent systemu. Zmiana wersji na niewłaściwą prowadzi do wystąpienia błędów. 75

76 Nabór do PG Identyfikacja systemu Identyfikacja systemu jest ściśle technicznym parametrem ustawianym przez producenta przed rozpoczęciem procedury przydziału. Opcja Identyfikacja systemu dostępna po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja umożliwia zmianę tego parametru poprzez wpisanie w polach Numer identyfikacyjny i Krótka nazwa systemu właściwych oznaczeń i kliknięcie przycisku Zmień. Jest to narzędzie czysto techniczne, z którego może korzystać wyłącznie producent systemu. Zmiana identyfikacji na niewłaściwą prowadzi do wystąpienia błędów. Usuń dane symulacji Opcja Usuń dane symulacji dostępna po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja jest narzędziem awaryjnym. W wyniku jego użycia kasowana jest cała historia symulacji przydziału: statusy i wyniki wszystkich tur. Bezwzględnie nie wolno stosować tego narzędzia bez konsultacji z producentem. Jeżeli producent zatwierdzi użycie tej opcji, należy wybrać jej nazwę z menu Narzędzia zaawansowane. System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia danych symulacji, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Resetuj system Opcja Resetuj system dostępna po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja jest narzędziem awaryjnym. W wyniku jego użycia kasowane są wpisy o zakwalifikowaniu i przyjęciu. Bezwzględnie nie wolno stosować tego narzędzia bez konsultacji z producentem. Listy kont Jednym z zadań administratora systemu jest pobieranie list kont dla użytkowników organu prowadzącego i przekazywanie ich uprawnionym przedstawicielom tego organu. Za przekazywanie list kont użytkownikom kanałów Gimnazjum, Punkt Naboru i OP odpowiedzialny jest organ prowadzący. Administrator systemu ma jednak możliwość pobierania list kont dla użytkowników kanałów Gimnazjum i Punkt Naboru, ponieważ sprawuje kontrolę nad poprawnym wykonywaniem operacji zaplanowanych w systemie. 76

77 Listy kont Wszystkie narzędzia potrzebne do pobierania list kont znajdują się w opcji Listy kont w menu po lewej stronie. Po wybraniu przez użytkownika tej opcji system wyświetli ekran Listy kont podzielony na dwie sekcje: Lista kont dla służy do wybierania kanału, dla którego pobierana jest lista kont, Format list służy do wybierania sposobu sformatowania pobieranych list kont. Aby określić kanał, dla którego pobierana jest lista kont, należy wybrać z rozwijanej listy w sekcji Lista kont dla nazwę żądanego kanału. Możliwe jest również zawężenie listy kont do podlegających określonemu organowi prowadzącego. Aby tego dokonać, należy wybrać z rozwijanej listy w sekcji Lista kont dla nazwę żądanego organu prowadzącego. Aby określić sposób sformatowania pobieranych list kont, należy wybrać z rozwijanej listy w sekcji Format list nazwę żądanego formatu. Plik w formacie CSV można otworzyć przy użyciu arkusza kalkulacyjnego, np.: programu Microsoft Excel. Plik w formacie HTML można otworzyć przy użyciu przeglądarki internetowej. Następnie należy kliknąć przycisk Pobierz listę. System wyświetli zapytanie o chęć pobrania danych z określonej listy, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Rysunek 66. Listy kont. Na liście kont znajdują się tylko i wyłącznie konta, które zostały założone poprzez import listy administratorów (organu prowadzącego, Punktu Naboru lub gimnazjum). Wyświetlają się jedynie osoby, które od chwili importu nie miały zmienianych uprawnień oraz nie zalogowały się jesz- 77

78 Nabór do PG cze do systemu. Importu list administratorów (organu prowadzącego, Punktu Naboru lub gimnazjum) dokonuje administrator systemu. Punkty Naboru Punktem Naboru jest wyodrębniona organizacyjnie jednostka zajmująca się gromadzeniem i weryfikacją dokumentów oraz obsługą kandydatów do jednej lub więcej szkół objętych systemem. W sytuacji najprostszej każda szkoła ponadgimnazjalna objęta systemem jest Punktem Naboru obsługującym kandydatów do niej samej. W przypadku zespołów szkół możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdzie jeden Punkt Naboru powołany w zespole szkół obsługuje kandydatów do wszystkich szkół wchodzących w skład zespołu (np. Liceum Ogólnokształcące, Liceum Profilowane i Zasadnicza Szkoła Zawodowa). Bez względu na przyjętą organizację naboru (w szczególności miejsca dostarczania i weryfikowania dokumentów) pojęcie Punktu Naboru odnosi się wyłącznie do szkół ponadgimnazjalnych. Zarządzanie danymi Punktu Naboru należy do obowiązków jego organu prowadzącego. Administrator systemu ma jednak możliwość wprowadzania, modyfikacji i usuwania z systemu danych Punktów Naboru. Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania danymi Punktu Naboru w systemie (wprowadzenie, modyfikacja i usuwanie) znajdują się w opcji Punkty Naboru w menu po lewej stronie. Dodawanie nowego Punktu Naboru do listy Punktów Naboru Aby dodać nowy Punkt Naboru do listy Punktów Naboru, należy kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić dane nowego Punktu Naboru i zapisać je klikając przycisk Dodaj i zakończ. 78

79 Punkty Naboru Rysunek 67. Dodawanie nowego Punktu Naboru. Formularz podzielony jest na trzy sekcje: dane ogólne, dane adresowe, dane kontaktowe. W sekcji Dane ogólne wyświetlane są następujące informacje: Nr systemowy jest to numer przyporządkowany danemu Punktowi Naboru w systemie. Pojawi się on po pomyślnym dodaniu Punktu Naboru. Nazwa należy podać pełną nazwę Punktu Naboru. Na przykład: Zespół Szkół Gastronomiczno-Hotelowych Nr 2. W sekcjach Dane adresowe i Dane kontaktowe należy wpisać standardowe dane teleadresowe wymagane przez poszczególne pola. Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowego Punktu Naboru i przydzieli mu numer systemowy. Modyfikacja danych Punktu Naboru Jeżeli okaże się, że dane Punktu Naboru zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy wybrać z sekcji Kryteria wyboru nazwę Punktu Naboru, którego dane mają zostać zmodyfikowane, a następnie kliknąć ikonę modyfikacji obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu system wyświetli zapytanie 79

80 Nabór do PG o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Pojawi się formularz z danymi Punktu Naboru, w którym należy wprowadzić zmiany w danych i zapisać je. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Usuwanie Punktu Naboru Możliwe jest zawężenie listy Punktów Naboru do Punktów Naboru przypisanych jednemu organowi prowadzącemu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru organu prowadzącego z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich Punktów Naboru dostępnych w systemie. Istnieje również możliwość usunięcia Punktu Naboru z listy. Aby tego dokonać, należy wybrać z sekcji Kryteria wyboru nazwę Punktu Naboru, który ma zostać usunięty, a następnie kliknąć ikonę usuwania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu system wyświetli zapytanie o chęć usunięcia wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Inne informacje o Punkcie Naboru Możliwe jest zawężenie listy Punktów Naboru do Punktów Naboru przypisanych jednemu organowi prowadzącemu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru organu prowadzącego z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich Punktów Naboru dostępnych w systemie. Usunięcie danych Punktu Naboru spowoduje również usunięcie wszystkich kont użytkowników przypisanych danemu Punktowi Naboru. Każdy administrator systemu może wyświetlić szczegółowe informacje o Punkcie Naboru. Aby tego dokonać, należy wybrać z sekcji Kryteria wyboru nazwę żądanego Punktu Naboru. Możliwe jest zawężenie listy Punktów Naboru do Punktów Naboru przypisanych jednemu organowi prowadzącemu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru organu prowadzącego z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich Punktów Naboru dostępnych w systemie. 80 Po wybraniu żądanego Punktu Naboru dostępne są następujące zakładki: Dane PN wyświetlenie danych Punktu Naboru. Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Modyfikacja danych Punktu Naboru.

81 Punkty Naboru Lista kont wyświetlenie listy kont przypisanych do danego Punktu Naboru. Aby zarządzać kontami, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie listą kont użytkowników Punktu Naboru. Szkoły wyświetlenie listy szkół przypisanych do danego Punktu Naboru z możliwością modyfikacji przypisania. Aby zarządzać przypisaniem szkoły do Punktu Naboru, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie przypisaniem szkół do Punktu Naboru. Etapy prac wyświetlanie etapów prac obowiązujących Punkt Naboru. Zawiera nazwę etapu, daty obowiązywania i status. Aby zarządzać etapami prac należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie etapami prac obowiązującymi Punkt Naboru. Statystyki wyświetlenie danych statystycznych danego Punktu Naboru. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: Liczbowe, Graficzne. Statystyki zawierają dane podzielone na cztery grupy: Dane o szkołach zawierają informacje o liczbie szkół ponadgimnazjalnych przypisanych do danego Punktu Naboru z rozróżnieniem na poszczególne typy szkół. Dane o ofercie zwierają informacje o: liczbie wpisów o oddziałach, łącznej liczbie miejsc w poszczególnych szkołach ponadgimnazjalnych oraz łącznej liczbie oddziałów w poszczególnych szkołach ponadgimnazjalnych. Kandydaci z dowolnej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Kandydaci z pierwszej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach (kandydatów z pierwszej preferencji) nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Liczba wpisów o oddziałach oznacza liczbę wypełnionych w systemie formularzy wprowadzania informacji o oddziałach, a nie liczbę planowanych oddziałów, np. jeden wpis może dotyczyć oddziału wielokrotnego o liczebnościach: całkowitej 60, podstawowej

82 Nabór do PG Rysunek 68. Dostępne zakładki dla Punktu Naboru. W przypadku wybrania w Kryteriach wyboru opcji wszystkie Punkty Naboru z listy dostępna jest wyłącznie zakładka Statystyki, zawierające dane zestawione dla wszystkich Punktów Naboru. Zarządzanie listą kont użytkowników Punktów Naboru Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Administrator systemu ma możliwość zarządzania listą kont użytkowników Punktów Naboru. Opis zarządzania listą kont użytkowników gimnazjów znajduje się w podrozdziale Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów (Rozdział Oświata ). Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą kont znajdują się w zakładce Lista kont, która wyświetla się po wybraniu przez użytkownika z rozwijanych list nazwy żądanego Punktu Naboru. Dodawanie nowego konta Aby dodać nowe konto użytkownika Punktu Naboru należy kliknąć przycisk Dodaj konto. Rysunek 69. Lista kont. Następnie pojawi się formularz do wprowadzenia danych osoby będącej użytkownikiem Punktu Naboru oraz przydzielonych jej uprawnień. Dane te będą wykorzystywane podczas zgłaszania (logowania) do systemu. Po wypełnieniu pól Imię i Nazwisko system automatycznie wygeneruje identyfikator według schematu imie.nazwisko. Taka postać identyfikatora ułatwia rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu. 82

83 Punkty Naboru Ponieważ identyfikator musi być unikalny w całym systemie, może się zdarzyć, że wygenerowany identyfikator już istnieje. W takim przypadku system wyświetli odpowiedni komunikat i poprosi o wpisanie innego identyfikatora. Jeżeli zajdzie konieczność utworzenia innego identyfikatora, należy odznaczyć pole znajdujące się po prawej stronie pola zwierającego identyfikator. Umożliwi to wpisanie w tym obszarze nowego identyfikatora. Użytkownikowi Punktu Naboru należy przypisać uprawnienia w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji: Weryfikacja zgłoszeń użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji (akceptować, odrzucać i poprawiać) zgłoszenia właściwe dla danego Punktu Naboru (tych kandydatów, dla których szkołą pierwszego wyboru jest szkoła obsługiwana przez dany Punkt Naboru). Weryfikacja osiągnięć użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji osiągnięć (akceptować, odrzucać i poprawiać) kandydatów właściwych dla danego Punktu Naboru. Wprowadzanie wyników sprawdzianów uzdolnień użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać wprowadzania kandydatom uzyskanych przez nich wyników sprawdzianów uzdolnień kierunkowych. Katalog kandydatów użytkownik posiadający to uprawnienie ma dostęp do danych zgromadzonych na temat kandydatów właściwych dla danego Punktu Naboru. Uprawnienie to daje możliwość przeglądania zarówno informacji na temat kandydatury, jak i danych osobowych oraz osiągnięć. Uprawnienie to pozwala również na zmianę hasła kandydatom właściwym dla danego Punktu Naboru. Zamykanie etapów użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać zamknięcia kolejnych etapów prac w danym Punkcie Naboru. Dla zapewnienia spójności prac, nie zaleca się przydzielania uprawnienia do zamykania etapów zbyt dużej liczbie kont. Cofanie operacji użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać operacji: Anulowanie akceptacji zgłoszenia, Anulowanie odrzucenia zgłoszenia, Anulowanie akceptacji osiągnięć, Anulowanie odrzucenia osiągnięć, Wycofanie oryginałów dokumentów dokonanych przez użytkowników danego Punktu Naboru. 83

84 Nabór do PG Uprawnienia szczególne (dostęp do katalogu kont oraz prawo do cofania operacji) powinny być przydzielane roztropnie, jak najmniejszej liczbie osób. Przesyłanie danych użytkownik posiadający to uprawnienie może pobierać z systemu pliki zawierające listy przyjętych wraz z danymi uczniów w formacie zou, umożliwiające import danych w programach obsługujących ten format (np.: Sekretariat Optivum oraz Rejestr uczniów Optivum). Dostęp do statystyk użytkownik posiadający to uprawnienie może przeglądać szczegółowe statystyki rekrutacji do szkół obsługiwanych przez dany Punkt Naboru. Zarządzanie kontami użytkownik posiadający to uprawnienie może dodawać, usuwać oraz modyfikować (w tym zmieniać hasła) konta użytkowników danego Punktu Naboru. Użytkownik posiadający uprawnienie dostępu do katalogu kont może zmieniać hasła innym użytkownikom, przy czym tylko tym, którzy posiadają tyle samo bądź mniej uprawnień niż on sam. Zarządzanie oddziałami użytkownik posiadający to uprawnienie może wprowadzać ofertę edukacyjną (dodawać, usuwać i modyfikować informacje o otwieranych oddziałach) oraz wprowadzać i modyfikować treść regulaminu rekrutacji. Po kliknięciu przycisku Dodaj i zakończ system powróci do ekranu zawierającego listę kont. 84

85 Punkty Naboru Rysunek 70. Dodawanie nowego konta użytkownika Punktu Naboru. Modyfikacja i usuwanie konta Jeżeli okaże się, że dane konta użytkownika Punktu Naboru zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk e znajdujący się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 73). System wyświetli zapytanie o chęć dokonania zmian w tym koncie, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Zaprezentowany zostanie ekran Modyfikacja danych konta z polami, w których należy wprowadzić niezbędne zmiany. Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian w danych podstawowych i w uprawnieniach użytkownika Punktu Naboru: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Analogicznie istnieją dwa sposoby zmiany hasła użytkownika Punktu Naboru: przy użyciu przycisku Zmień i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, 85

86 Nabór do PG przy użyciu przycisku Zmień system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Istnieje również możliwość usunięcia konta użytkownika Punktu Naboru przy użyciu przycisku x znajdującego się na liście kont po prawej stronie przycisku e (Rysunek 73). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia konta, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Kontakt poprzez pocztę elekroniczną Istnieje możliwość kontaktu poprzez pocztę elektroniczną z konkretnym użytkownikiem Punktu Naboru. Można tego dokonać poprzez kliknięcie znajdującego się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 73). Wykonanie opisanej powyżej czynności spowoduje otwarcie okna nowej wiadomości, w domyślnym czytniku systemowym, z wpisanym adresem użytkownika Punktu Naboru. dostępna jest tylko dla konta użytkownika, którego adres został wprowadzony do systemu. Zarządzanie etapami prac obowiązującymi Punkt Naboru Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania etapami prac obowiązującymi Punkt Naboru znajdują się w zakładce Etapy prac, dostępnej po wybraniu z rozwijanej listy nazwy Punktu Naboru. Po wybraniu tej zakładki przez użytkownika wyświetla się ekran podzielony na dwie kolumny: Etap (zawiera nazwę oraz daty otwarcia i zamknięcia etapu), Status. Jeżeli status etapu określony jest jako Oczekuje na otwarcie, oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako Otwarty. Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako Zamknięty. 86

87 Punkty Naboru Rysunek 71. Przykładowa lista etapów prac. Zamykanie etapów prac obowiązujących Punkt Naboru Aby zamknąć etap, należy kliknąć przycisk Zamknij. System wygeneruje zapytanie o chęć zamknięcia etapu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie wyświetli się ekran akceptacji zamykania etapu. Przed zaakceptowaniem zamknięcia etapu należy zwrócić uwagę na statystyki wyświetlane na ekranie akceptacji zamknięcia etapu. System podaje zbiorczą informację na temat danych wprowadzonych do systemu w danym etapie. Ponadto wyświetla również informacje o ewentualnych błędach bądź ostrzeżeniach. Błąd zgłaszany jest przez system w sytuacji, gdy w pracach realizowanych w ramach danego etapu znajdują się dane niepoprawne, bądź brakuje niezbędnych danych. Wystąpienie błędu uniemożliwia zamknięcie etapu. Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy brakuje niektórych danych, jednak dane te nie są niezbędne dla poprawności dalszego przebiegu rekrutacji, a także wówczas, gdy wprowadzone dane choć poprawne merytorycznie wydają się być mało prawdopodobne. Jeżeli dane są poprawne i prace z zakresu danego etapu zostały zakończone należy zaakceptować zamknięcie etapu wybierając przycisk Tak. Rysunek 72. Zamykanie etapów prac. 87

88 Nabór do PG Po wykonaniu operacji zamknięcia etapu, system wyświetli stosowny komunikat. Otwieranie etapów prac obowiązujących Punkt Naboru W przypadku konieczności ponownego otwarcia zamkniętego już etapu obowiązującego Punkt Naboru, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Nadzorowanie etapów prac obowiązujących Punkty Naboru. Otwieranie etapów prac obowiązujących Punkt Naboru może nastąpić jedynie poprzez wybranie opcji Etapy prac i zakładki Punkty Naboru. Zarządzanie przypisaniem szkół do Punktu Naboru W sytuacji najprostszej każda szkoła objęta systemem jest Punktem Naboru obsługującym kandydatów do niej samej. W przypadku zespołów szkół możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdzie jeden Punkt Naboru powołany w zespole szkół obsługuje kandydatów do wszystkich szkół wchodzących w skład zespołu (np. Liceum Ogólnokształcące, Liceum Profilowane, Technikum i Zasadnicza Szkoła Zawodowa). Bez względu na przyjętą organizację naboru (w szczególności miejsca dostarczania i weryfikowania dokumentów) pojęcie Punktu Naboru odnosi się wyłącznie do szkół ponadgimnazjalnych. Przypisywanie szkół do Punktu Naboru Aby przypisać szkołę do Punktu Naboru konieczne jest wybranie z sekcji Kryteria wyboru nazwy Punktu Naboru, do którego ma zostać przypisana szkoła, a następnie zakładki Szkoły. Możliwe jest zawężenie listy Punktów Naboru do Punktów Naboru przypisanych jednemu organowi prowadzącemu, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru organu prowadzącego z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich Punktów Naboru dostępnych w systemie. W dalszej kolejności należy wybrać żądaną szkołę z sekcji Przypisywanie szkół i kliknąć przycisk Przypisz. System wyświetli zapytanie o chęć przypisania szkoły do Punktu Naboru, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. 88

89 Punkty Naboru Rysunek 73. Przypisywanie szkół do Punktu Naboru. Po przypisaniu szkoły do jednego Punktu Naboru system uniemożliwia przypisanie jej do innego Punktu Naboru (nie jest dostępna na liście szkół w sekcji Przypisywanie szkół ). Jeżeli na liście szkół nie ma żądanej szkoły, a nie została ona wcześniej wprowadzona do systemu, istnieje możliwość jej dodania przy pomocy ikony dodawania nowego obiektu znajdującej się na pasku narzędzi (Patrz podrozdział Dodawanie nowej szkoły do listy szkół w rozdziale Oświata ). Usuwanie przypisania szkoły do Punktu Naboru Jeżeli okaże się, że szkoła została błędnie przypisana do Punktu Naboru, należy usunąć przypisanie. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk x znajdujący się po prawej stronie nazwy szkoły na liście szkół przypisanych do Punktu Naboru (Rysunek 77). Po usunięciu szkoły z listy szkół przypisanych do Punktu Naboru system umożliwia przypisanie jej do innego Punktu Naboru (jest dostępna na liście szkół w sekcji Przypisywanie szkół ). Wyświetlanie statystyk Wszystkie narzędzia potrzebne do wyświetlania statystyk dotyczących Punktów Naboru znajdują się w zakładce Statystyki, dostępnej po wybraniu z rozwijanej listy nazwy Punktu Naboru. 89

90 Nabór do PG Rysunek 74. Wyświetlanie statystyk dla wybranego Punktu Naboru. Aby wyświetlić statystyki dla wszystkich Punktów Naboru, należy wybrać z rozwijanej listy opcję wszystkie Punkty Naboru. Rysunek 75. Wyświetlanie statystyk dla wszystkich Punktów Naboru. Wszystkie statystyki wyświetlane są w wersji liczbowej i graficznej. Statystyki liczbowe Statystyki liczbowe znajdują się w podzakładce Liczbowe dostępnej po wybraniu zakładki Statystyki. Rysunek 76. Przykładowa statystyka liczbowa. Statystyki graficzne Statystyki graficzne znajdują się w podzakładce Graficzne dostępnej po wybraniu zakładki Statystyki. 90

91 Punkty Naboru Statystyki graficzne dostępne są w wersji do druku. Aby z niej skorzystać, należy kliknąć przycisk Wersja do druku znajdujący się ponad wykresami. Jeżeli dane nie zostały jeszcze wprowadzone, wygenerowanie wykresów jest niemożliwe. System wyświetli wtedy komunikat: Wykres niedostępny z powodu braku danych. W systemie wyświetlane są następujące statystyki graficzne: wykres słupkowy, wykres kołowy. Wykres słupkowy Wykres słupkowy składa się z dwóch osi. Na osi pionowej znajdują się nazwy kategorii, a na osi poziomej wartości przypisane tym kategoriom. Rysunek 77. Przykładowy wykres słupkowy. Wykres kołowy Wykres kołowy przedstawia procentowy udział wartości przypisanych do poszczególnych kategorii w stosunku do ich sumy. Kategorie wyróżnione są kolorami. W legendzie wyjaśnione jest znaczenie poszczególnych kolorów. 91

92 Nabór do PG Rysunek 78. Przykładowy wykres kołowy. Oddziały planowane 92 Punkt Naboru odpowiada za wprowadzenie informacji o oddziałach planowanych przez każdą z obsługiwanych przez niego szkół. Informacja o planowanych przez szkołę oddziałach będzie dostępna dla kandydata na stronach internetowych systemu. Administrator systemu ma możliwość wprowadzenia i modyfikacji informacji o planowanych oddziałach, ale powinien z niej korzystać tylko w przypadku, gdy Punkt Naboru i organ prowadzący nie mogą tego dokonać. Wszystkie narzędzia potrzebne do wprowadzenia informacji o planowanych oddziałach znajdują się w opcji Oddziały planowane w menu po lewej stronie. Dodawanie nowego oddziału Aby rozpocząć dodawanie nowego oddziału do danej szkoły ponadgimnazjalnej, należy wybrać żądaną szkołę z rozwijanej listy znajdującej się w sekcji Kryteria wyboru i kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu. W celu szybszego znalezienia danej szkoły ponadgimnazjalnej możliwe jest zawężenie listy szkół do przypisanych jednemu Punktowi Naboru lub jednemu organowi prowadzącemu. Punkt Naboru lub organ prowadzący można wskazać poprzez ich wybór z rozwijanych list (sekcja

93 Oddziały planowane Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru Punktu Naboru lub organu prowadzącego z rozwijanych list spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół ponadgimnazjalnych dostępnych w systemie. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, które należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie pojawi się formularz podzielony na kilka sekcji: Dane podstawowe, Typ oddziału, Przedmioty rozszerzone, Języki obce, Przedmioty punktowane, Kryteria ex-aequo, Specyfika rekrutacji, Opis oddziału. Dane podstawowe W sekcji dane podstawowe znajdują się następujące informacje: Nr systemowy liczba przyporządkowana danemu oddziałowi w systemie. Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu oddziału. Nazwa skrócona nazwa zawierająca skrót najważniejszych informacji o danym oddziale: przedmioty rozszerzone (bądź profil lub zawód) i języki obce, np. mat-fiz-inf (ang-wyb). Wyświetla się ona po dodaniu informacji o przedmiotach rozszerzonych (bądź profilu lub zawodzie) i językach obcych obowiązujących w danym oddziale (Patrz podrozdziały: Przedmioty rozszerzone/profil/zawód i Języki obce ). Nazwa skrócona ułatwia kandydatowi identyfikację oddziału. Symbol oddziału oznaczenie oddziału, pod jakim jest on identyfikowany w szkole. Symbol oddziału może zawierać maksymalnie do 10 znaków. Zalecane jest jednak stosowanie krótkich nazw typu 1a, 1d. Pierwszy znak nazwy oddziału musi być cyfrą arabską. Liczebność całkowita planowana liczebność oddziału. W trakcie dokonywania przydziału system przydzieli do oddziału co najwyżej taką liczbę uczniów, jaka zostanie zdefiniowana w tym polu. 93

94 Nabór do PG Jeżeli szkoła otwiera więcej niż jeden oddział o identycznym charakterze, wówczas rekrutacja do wszystkich takich oddziałów bezwzględnie powinna być prowadzona łącznie powinny one być zdefiniowane w systemie jako jeden oddział o odpowiednio powiększonej liczebności całkowitej. Jeżeli szkoła otwiera oddział, który jest podzielony na kilka części, do których kandydaci powinni być rekrutowani osobno (np. w klasach integracyjnych kandydaci pełnosprawni i niepełnosprawni), wówczas w ofercie edukacyjnej te wyodrębnione części klasy powinny być wprowadzane jako odrębne oddziały, o odpowiednio zmniejszonej liczebności całkowitej. Liczebność podstawowa liczebność pojedynczego oddziału, do którego prowadzona jest rekrutacja. Liczebność ta ma zasadnicze zastosowanie w przypadku, gdy szkoła otwiera więcej niż jeden oddział o danym charakterze i prowadzi do nich rekrutację łącznie, bądź dzieli jeden oddział na części, do których rekrutacja prowadzona jest osobno. W przypadku, gdy szkoła otwiera tylko jeden oddział o określonym charakterze, liczebność całkowita jest równa liczebności podstawowej. Aby uzyskać informację o tym, ile oddziałów zostanie utworzonych, należy podzielić liczebność całkowitą przez liczebność podstawową. Przykład 1: Szkoła planuje otworzyć dwa, identyczne 32-osobowe oddziały matfiz-inf (ang-niem). Wówczas przy wprowadzaniu oferty edukacyjnej powinien zostać zdefiniowany jeden oddział (o symbolu, np. 1a+b ), dla którego określone zostaną: liczebność całkowita 64; liczebność podstawowa 32. W wyniku dzielenia liczebności całkowitej (64) przez liczebność podstawową (32) użytkownik otrzyma wartość 2 stanowiącą liczbę oddziałów, które zostaną utworzone po procesie rekrutacji. Przykład 2: Szkoła planuje otworzyć oddział integracyjny, w którym będzie 15 uczniów pełnosprawnych oraz 5 uczniów niepełnosprawnych. Wówczas przy wprowadzaniu oferty definiuje dwa oddziały: pierwszy (np. 1a ) o liczebności całkowitej 15 i liczebności podstawowej 20, drugi (np. 1a-i ) o liczebności całkowitej 5 i liczebności podstawowej

95 Oddziały planowane W wyniku dzielenia liczebności całkowitej oddziału 1a (15) przez 15 jego liczebność podstawową (20) użytkownik otrzyma wartość, a 20 w wyniku dzielenia liczebności całkowitej oddziału 1a-i (5) przez 5 jego liczebność podstawową (20) otrzyma wartość. Zsumowanie 20 obydwu wartości daje liczbę 1 stanowiącą liczbę oddziałów, które 15 5 zostaną utworzone po procesie rekrutacji ( 1 ) W przypadku uzyskania z dzielenia liczebności całkowitej oddziału przez jego liczebność podstawową wartości w postaci ułamka właściwego należy upewnić się, że w ofercie edukacyjnej szkoły istnieje oddział, w którym wynik dzielenia liczebności całkowitej przez podstawową stanowi dopełnienie wspomnianej wartości do liczby całkowitej (Patrz Przykład 2: ) Cykl kształcenia liczba lat, odpowiadająca długości cyklu kształcenia w danym oddziale. Minimum punktowe liczba punktów, której osiągnięcie jest wymagane, by kandydat mógł być rozpatrywany w rekrutacji do danego oddziału. Wprowadzenie minimalnej liczby punktów powoduje, że kandydaci, którzy w procesie rekrutacji nie osiągną tej wartości, nie będą rozpatrywani jako kandydaci do tego oddziału, nawet gdyby pozostawały w nim wolne miejsca. Maksimum punktowe jest to maksymalna liczba punktów rekrutacyjnych, jakie może uzyskać kandydat w procesie naboru. Jest ona uzależniona od: zarządzenia kuratora oświaty właściwego dla danego województwa, sprawdzianu uzdolnień kierunkowych (jeżeli taki sprawdzian obowiązuje do oddziału i punkty z niego uzyskane są sumowane z punktami rekrutacyjnymi). Grupa ustawień dotyczących sprawdzianów uzdolnień kierunkowych: W zagadnieniu Do oddziału obowiązuje sprawdzian uzdolnień kierunkowych? możliwe są następujące ustawienia: nie jeżeli sprawdzian uzdolnień kierunkowych nie obowiązuje do definiowanego oddziału. Wtedy kolejne 95

96 Nabór do PG ustawienia dotyczące sprawdzianów uzdolnień kierunkowych będą nieaktywne (wyszarzone), tak jeżeli sprawdzian uzdolnień kierunkowych obowiązuje do definiowanego oddziału. Wtedy kolejne ustawienia dotyczące sprawdzianów uzdolnień kierunkowych będą aktywne. W zagadnieniu Sprawdzian uzdolnień jest: możliwe są następujące ustawienia: zaliczeniowy za sprawdzian nie są przyznawane punkty, a jest jedynie informacja, czy kandydat zaliczył go, czy nie. Wtedy kolejne ustawienie dotyczące sprawdzianów uzdolnień kierunkowych będzie nieaktywne (wyszarzone), punktowany za sprawdzian są przyznawane punkty. Wtedy kolejne ustawienie dotyczące sprawdzianów uzdolnień kierunkowych będzie aktywne. W przypadku udzielenia odpowiedzi punktowany należy zaznaczyć, czy uzyskane ze sprawdzianu uzdolnień kierunkowych punkty sumują się z punktami rekrutacyjnymi kandydata: tak należy wtedy zwiększyć maksimum punktowe określone w zarządzeniu kuratora oświaty właściwego dla danego województwa o maksymalną liczbę punktów możliwych do uzyskania ze sprawdzianu uzdolnień kierunkowych, nie należy określić maksimum punktowe zgodnie z zarządzeniem kuratora oświaty właściwego dla danego województwa. Po wprowadzeniu podstawowych danych o oddziale (opisanych powyżej) należy kliknąć przycisk Dalej. 96

97 Oddziały planowane Rysunek 79. Dodawanie nowego oddziału. System doda oddział do listy, a następnie poszerzy formularz dodawania oddziału o kolejne sekcje. W poszerzonym formularzu istnieją dwa sposoby zapisywania wprowadzonych informacji: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza dodawania oddziału planowanego powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz dodawania oddziału planowanego. Typ oddziału Jeżeli wprowadzany oddział ma charakter szczególny (jest tak zwanym oddziałem dwujęzycznym, integracyjnym, sportowym, mistrzostwa sportowego, artystycznym lub z międzynarodową maturą) wówczas należy określić jego typ. Aby wprowadzić typ oddziału, należy wskazać na rozwijanej liście właściwą pozycję, a następnie kliknąć przycisk Dodaj. Jeżeli klasa nie ma szczególnego charakteru należy pominąć sekcję Typ oddziału, pozostawiając na rozwijanej liście sformułowanie: Wybierz typ oddziału. Do jednego oddziału można przypisać kilka typów (na przykład klasa dwujęzyczna z międzynarodową maturą). Wówczas typy oddziału nale- 97

98 Nabór do PG ży dodawać kolejno. Kolejność wprowadzonych typów oddziału nie ma znaczenia. Wyjątkowym typem oddziału jest oddział dwujęzyczny. Jedynie oddziały, w których część przedmiotów nauczana jest w jednym języku (wybrany język obcy), a część w drugim (język polski) są oddziałami dwujęzycznymi. Po wybraniu tego typu z listy przez użytkownika system wyświetli kolejną rozwijaną listę, w której należy dokonać wyboru wykładowego języka obcego w danym oddziale. Rysunek 80. Przypisywanie oddziałowi typu. W przypadku oddziałów integracyjnych, kandydat zobowiązany jest załączyć do podania kopię opinii poradni psychologiczno-pedagogicznej o wskazaniu do kształcenia w oddziale integracyjnym, potwierdzoną przez szkołę, w której oddział ten jest uruchamiany. W przypadku oddziałów sportowych oraz mistrzostwa sportowego, kandydat zobowiązany jest załączyć do podania dokumenty wymagane i potwierdzone przez szkołę, w której oddział ten jest uruchamiany. Informacje o wymaganych załącznikach umieszczone są na podaniu kandydata drukowanym z systemu. Aby usunąć wybrany uprzednio typ, należy kliknąć przycisk x znajdujący się po prawej stronie nazwy typu oddziału. Przedmioty rozszerzone/profil/zawód W zależności od wybranego typu szkoły należy zdefiniować dla planowanego w niej oddziału następujące informacje: liceum ogólnokształcące od 2 do 4 przedmiotów rozszerzonych, liceum profilowane profil, technikum zawód, zasadnicza szkoła zawodowa zawód. 98 W przypadku oddziałów w zasadniczych szkołach zawodowych lub technikach, uczeń zobowiązany jest załączyć do podania kopię orzeczenia

99 Oddziały planowane o braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania wybranego zawodu (zawodów), potwierdzoną przez szkołę uruchamiającą ten oddział. Jeśli na liście preferencji kandydata znajduje się więcej niż jeden taki oddział, należy załączyć dokumenty wymagane do każdego oddziału, potwierdzone w każdej ze szkół, w których oddziały te są uruchamiane. Informacje o wymaganych załącznikach umieszczone są na podaniu kandydata drukowanym z systemu. Przedmioty rozszerzone liceum ogólnokształcące Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dyrektor publicznego liceum ogólnokształcącego jest zobowiązany do wyznaczenia od 2 do 4 przedmiotów, które będą nauczane w danym oddziale w zakresie rozszerzonym. W systemie w sekcji Przedmioty rozszerzone znajduje się rozwijana lista zawierająca wszystkie przedmioty ujęte w podstawie programowej w zakresie rozszerzonym. Ze względu na obowiązujące prawo nie istnieje możliwość dodania jako przedmiotów rozszerzonych przedmiotów spoza listy. Ograniczenie liczby przedmiotów rozszerzonych nie obowiązuje w oddziałach prowadzonych przez szkoły niepubliczne oraz oddziałach z międzynarodową maturą. Wybór przedmiotów rozszerzonych polega na wskazaniu przedmiotu z listy, a następnie kliknięciu przycisku Dodaj. System automatycznie ogranicza możliwość wprowadzenia zbyt małej bądź zbyt dużej liczby przedmiotów rozszerzonych w stosunku do obowiązującego prawa. Informacja o wybranych przedmiotach rozszerzonych pojawi się w nazwie skróconej oddziału. W przypadku wybrania dla oddziałów prowadzonych przez szkoły niepubliczne oraz oddziałów z międzynarodową maturą powyżej 6 przedmiotów rozszerzonych, w nazwie skróconej pojawi się informacja o łącznej liczbie wybranych przedmiotów. Aby usunąć wybrany uprzednio przedmiot z listy, należy kliknąć przycisk x znajdujący się po prawej stronie nazwy przedmiotu. 99

100 Nabór do PG Rysunek 81. Definiowanie przedmiotów rozszerzonych. Profil liceum profilowane Jeżeli oddział jest dodawany do szkoły będącej liceum profilowanym, wówczas zamiast przedmiotów rozszerzonych system poprosi o wprowadzenie profilu kształcenia w tworzonym oddziale. Wybór profilu polega na wskazaniu go na rozwijanej liście i kliknięciu przycisku Zapisz. Informacja o wybranym profilu pojawi się w nazwie skróconej oddziału. Aby zmienić wybrany uprzednio profil, należy wskazać inny na rozwijanej liście i kliknąć przycisk Zapisz. Rysunek 82. Definiowanie profilu oddziału. W przypadku, gdy w danym oddziale planowane jest określenie 2 profili, należy zdefiniować 2 oddziały. Przykład: Szkoła planuje otworzyć oddział, w którym będzie 15 uczniów uczących się przedmiotów właściwych dla profilu elektronicznego oraz 15 uczniów uczących się przedmiotów właściwych dla profilu mechatronicznego. Wówczas przy wprowadzaniu oferty definiuje dwa oddziały: pierwszy (np. 1aI ) o liczebności całkowitej 15 i liczebności podstawowej 30 i o profilu elektronicznym, drugi (np. 1aII ) o liczebności całkowitej 15 i liczebności podstawowej 30 i profilu mechatronicznym. 100

101 Oddziały planowane Zawód technikum i zasadnicza szkoła zawodowa Jeżeli oddział jest dodawany do szkoły będącej technikum lub zasadniczą szkołą zawodową, wówczas zamiast przedmiotów rozszerzonych czy profilu system poprosi o wskazanie zawodu nauczanego w tworzonym oddziale. Wybór zawodu polega na wskazaniu go na rozwijanej liście i kliknięciu przycisku Zapisz. Informacja o wybranym zawodzie pojawi się w nazwie skróconej oddziału. Aby zmienić wybrany uprzednio zawód, należy wskazać inny na rozwijanej liście i kliknięciu przycisku Zapisz. Rysunek 83. Definiowanie zawodu. W przypadku, gdy w danym oddziale planowane jest określenie 2 zawodów, należy zdefiniować 2 oddziały. Przykład: Szkoła planuje otworzyć oddział, w którym będzie 15 uczniów uczących się przedmiotów właściwych dla zawodu muzyk oraz 15 uczniów uczących się przedmiotów właściwych dla zawodu plastyk. Wówczas przy wprowadzaniu oferty definiuje dwa oddziały: Języki obce pierwszy (np. 1aI ) o liczebności całkowitej 15 i liczebności podstawowej 30 i o zawodzie muzyk, drugi (np. 1aII ) o liczebności całkowitej 15 i liczebności podstawowej 30 i o zawodzie plastyk. W sekcji Języki obce znajduje się informacja o językach nauczanych w danym oddziale. Wprowadzony został podział na język pierwszy oraz język drugi. Sposób przydzielenia języków nauczanych w danym oddziale należy do szkoły, jednak powinien on odpowiadać rzeczywistej organizacji nauczania języków w danym oddziale. Wprowadzając informacje o oddziale należy wskazać wszystkie języki, których kandydat może się uczyć. Jeżeli przewidywana jest możliwość wyboru przez kandydata języka, którego będzie się uczył, należy 101

102 Nabór do PG wprowadzić informacje o pełnej liście języków, z których będzie mógł wybierać. Języki na obu listach mogą się powtarzać. Umieszczenie jednego języka w obu kategoriach oznacza, że język ten może być dostępny dla kandydata zarówno w ramach pierwszego, jak i drugiego języka. Sekcja została podzielona na dwie bliźniacze części pierwsza z nich przeznaczona jest dla języków określonych jako pierwszy, druga do języków określonych jako drugi. Aby wprowadzić informację o języku, należy (sposób wprowadzania informacji na obie listy jest identyczny) wybrać żądany język z rozwijalnej listy. Po wskazaniu języka należy uzupełnić szczegółowe dane dotyczące poziomu jego nauczania oraz tygodniowego wymiaru godzin w poszczególnych latach nauki. Dla każdego języka należy wskazać, czy będzie on nauczany wyłącznie od podstaw, wyłącznie jako kontynuowany, czy też zarówno od podstaw oraz w ramach kontynuacji. Informacja o wybranych językach pojawi się w nazwie skróconej oddziału w nawiasie. Jeżeli przy danym języku wskazano poziom od podstaw oraz kontynuacja, wówczas na liście język ten pojawi się dwukrotnie pierwsza pozycja jako nauczany od podstaw, druga jako kontynuowany, a w nazwie skróconej oddziału znajdującej się w danych podstawowych przy jego skrócie pojawi się gwiazdka. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji należy kliknąć przycisk Dodaj. Spowoduje to dodanie języka do listy. Aby usunąć niepoprawnie wprowadzony język, należy kliknąć przycisk x znajdujący się obok nazwy języka. W analogiczny sposób należy wprowadzić informacje na temat kolejnych języków nauczanych w danym oddziale (zarówno w ramach języka pierwszego, jak i drugiego). Jeżeli w danym oddziale nauczany będzie tylko jeden język obcy, wówczas formularz przeznaczony dla drugiego języka należy pozostawić pusty (pozostawiając w okienku listy wyboru języków sformułowanie: Wybierz język z listy ). 102

103 Oddziały planowane Rysunek 84. Definiowanie języków obcych. Przedmioty punktowane W sekcji Przedmioty punktowane znajduje się lista przedmiotów punktowanych wprowadzonych w trakcie procesu naboru, zgodnie z regulaminem rekrutacji do danego oddziału. Kolejność wybranych przedmiotów nie ma znaczenia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w systemie w przedmiotach punktowanych jest na stałe wpisany język polski. Wybranie jako przedmiotu punktowanego pozycji język obcy spowoduje wzięcie pod uwagę przy punktacji najwyższej oceny kandydata spośród ocen ze wszystkich obowiązkowych języków obcych. Przykład: Szkoła zdefiniowała jako przedmiot punktowany język obcy. Kandydat uczył się w gimnazjum języka francuskiego, który był przedmiotem obowiązkowym i języka angielskiego, który nie był przedmiotem obowiązkowym. Otrzymał ocenę 3 z języka francuskiego i ocenę 5 z języka angielskiego. System przydzieli mu liczbę punktów właściwą 103

104 Nabór do PG dla oceny 3, ponieważ punktowane mogą być tylko przedmioty obowiązkowe. Na liście przedmiotów punktowanych, oprócz nazw konkretnych przedmiotów pojawiają się pozycje szczególne: Pozycja typu max(a, b, c) oznacza najwyższą ocenę spośród ocen z przedmiotów a, b, c. Przykład: Określenie przedmiotu punktowanego jako max(mat, fiz, geo) oznacza, że przy punktacji zostanie wzięta pod uwagę najwyższa ocena spośród ocen z przedmiotów matematyka, fizyka i geografia. Pozycja typu ang, a jeżeli brak ang to niem oznacza, że punktowana jest ocena z języka angielskiego, a jeśli kandydat nie posiada na świadectwie oceny z języka angielskiego, wówczas punktowana jest ocena z języka niemieckiego. Analogicznie pozycja typu ang, a jeżeli brak ang to max (obcy ob.) oznacza, że punktowana jest ocena z języka angielskiego, a jeżeli kandydat nie ma oceny z tego przedmiotu, to punktowana jest najwyższa ocena spośród ocen z języków obcych obowiązkowych. Pozycja typu I_najl(a, b, c, d, e, f) oznacza, że punktowana będzie pierwsza najlepsza ocena spośród ocen z przedmiotów a, b, c, d, e, f. Pozycja typu II_najl(a, b, c, d, e, f) oznacza, że punktowana będzie druga najlepsza ocena (czyli najlepsza z tych, które pozostały po wyeliminowaniu najlepszej) spośród ocen z przedmiotów a, b, c, d, e, f. Pozycja typu III_najl(a, b, c, d, e, f) oznacza, że punktowana będzie trzecia najlepsza ocena (czyli najlepsza z tych, które pozostały po wyeliminowaniu dwóch najlepszych) spośród ocen z przedmiotów a, b, c, d, e, f. Pozycji typu I_najl(a, b, c, d, e, f), II_najl(a, b, c, d, e, f) i III_najl(a, b, c, d, e, f) należy używać tylko w przypadku, gdy punktowane mają być co najmniej dwa przedmioty ze wskazanego zestawu. Jeżeli punktowany ma być tylko przedmiot, z którego kandydat uzyskał najwyższą ocenę, należy wybrać pozycję typu max(a, b, c). Należy pamiętać, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przy punktacji mogą być uwzględniane jedynie oceny uzyskane z przedmiotów obowiązkowych. 104

105 Oddziały planowane Rysunek 85. Definiowanie przedmiotów punktowanych. Kryteria ex-aequo W sekcji Kryteria ex-aequo znajdują się kryteria pierwszeństwa wykorzystywane do rozróżnienia i uszeregowania na liście chętnych kandydatów w sytuacji, gdy dwóch lub więcej z nich uzyskuje tę samą liczbę punktów rekrutacyjnych. Niektóre z tych kryteriów narzucone są przepisami prawa oświatowego zostały one zatem na stałe wpisane do systemu. Jeżeli w zarządzeniu kuratora oświaty właściwego dla danego województwa stwierdzono, że lista kryteriów ex-aequo nie może być rozszerzona przez szkoły, dodanie kryteriów do stałej listy w systemie będzie niemożliwe. Jeżeli w zarządzeniu kuratora oświaty właściwego dla danego województwa nie zastosowano tego ograniczenia, system zapewnia pełną swobodę w układaniu kryteriów dla każdego z oddziałów. Dla danego oddziału można przypisać dowolną liczbę spośród dostępnych w systemie kryteriów i ułożyć je w żądanej kolejności. Kolejność kryteriów ex-aequo jest istotna, ponieważ przy niemożności rozróżnienia kandydatów na podstawie wyników punktowych, kryteria służące do ich uszeregowania sprawdzane są kolejno. Przykład: Kryteria typu ocena z matematyki, ocena z fizyki należy rozumieć, jako dające pierwszeństwo przy równej liczbie punktów kandydatom posiadającym na świadectwie ukończenia gimnazjum wyższą ocenę z tego przedmiotu. Aby dodać kryterium ex-aequo, należy wybrać je z rozwijanej listy, a następnie kliknąć przycisk Dodaj. Po wykonaniu tej operacji kryterium pojawi się poniżej stałych kryteriów ex-aequo. 105

106 Nabór do PG Aby usunąć kryterium, należy kliknąć przycisk x umieszczony po prawej stronie nazwy danego kryterium. Rysunek 86. Definiowanie kryteriów ex-aequo. Specyfika rekrutacji Sekcja Specyfika rekrutacji ma charakter informacyjny i będzie wyświetlana w elektronicznym informatorze dotyczącym oferty edukacyjnej oraz w trakcie dokonywania wyboru oddziałów przez kandydata. Sekcja ta służy przekazywaniu dodatkowych informacji o wymaganiach stawianych kandydatom w procesie rekrutacji do danego oddziału, np. opis sprawdzianu uzdolnień kierunkowych, jeżeli taki obowiązuje do danego oddziału. Opis oddziału W sekcji Specyfika rekrutacji nie należy umieszczać ogólnej charakterystyki oddziału. Służy do tego sekcja Opis oddziału. Przy wprowadzaniu informacji do tej sekcji nie można stosować znaczników języka html. Sekcja Opis oddziału ma charakter informacyjny i będzie wyświetlana w elektronicznym informatorze dotyczącym oferty edukacyjnej. Sekcja ta służy przekazywaniu dodatkowych informacji charakterystycznych dla danego oddziału. W opisie oddziału nie należy stosować znaczników języka html. Praktyka dowodzi, iż wzrost długości opisu oddziału zmniejsza liczbę uczniów, którzy go czytają. Zalecane jest zatem stosowanie krótkich, zwięzłych opisów. Po wprowadzeniu kompletu informacji dotyczących oddziału należy je zapisać. Istnieją dwa sposoby zapisywania informacji dotyczących oddziału: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza dodawania oddziału planowanego powracając do poprzedniego ekranu, 106

107 Oddziały planowane Modyfikacja oddziału przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz dodawania oddziału planowanego. Jeżeli okaże się, że dane oddziału zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji obiektu znajdująca się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Pojawi się formularz z danymi oddziału podzielony na sekcje, w którym należy wprowadzić zmiany i zapisać je. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Usuwanie oddziału Istnieje również możliwość usunięcia oddziału z listy. Aby tego dokonać, należy użyć ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu system wyświetli zapytanie o chęć usunięcia wybranego obiektu. Należy je potwierdzić klikając przycisk OK. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Inne informacje o oddziałach Każdy administrator systemu może wyświetlić szczegółowe informacje o oddziale. Aby tego dokonać, należy w sekcji Kryteria wyboru wybrać z rozwijanych list nazwę szkoły prowadzącej dany oddział, a następnie żądany oddział. W celu szybszego znalezienia szkoły prowadzącej dany oddział możliwe jest zawężenie listy szkół do przypisanych jednemu Punktowi Naboru lub jednemu organowi prowadzącemu. Punkt Naboru lub organ prowadzący można wskazać poprzez ich wybór z rozwijanych list (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru Punktu Naboru lub organu prowadzącego z rozwijanych list spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół ponadgimnazjalnych dostępnych w systemie. Po wybraniu żądanego oddziału dostępne są następujące zakładki: Dane wyświetlenie wszystkich szczegółowych danych o oddziale: dane podstawowe, typ oddziału, przedmioty rozszerzone (bądź profil lub zawód), języki obce, przedmioty punktowane, kryteria ex-aquo, specyfika rekrutacji, opis oddziału. Aby dokonać modyfikacji danych oddziału, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Modyfikacja oddziału. 107

108 Nabór do PG 108 Listy wyświetlenie list chętnych, zakwalifikowanych i przyjętych oraz listy rezerwacji. Dokładny opis procedury wyświetlania znajduje się w podrozdziale Wyświetlenie list chętnych, zakwalifikowanych i przyjętych oraz listy rezerwacji. Statystyki wyświetlenie danych statystycznych danego oddziału. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: Liczbowe, Graficzne. Statystyki zawierają dane podzielone na trzy sekcje: Kandydaci z dowolnej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Kandydaci z pierwszej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach (kandydatów z pierwszej preferencji) nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Rozkład kandydatów według preferencji zawiera zestawienie liczby chętnych do danego oddziału znajdującego się na podanym miejscu na listach preferencji kandydatów. W przypadku wybrania w Kryteriach wyboru opcji wszystkie oddziały z listy dostępna jest wyłącznie zakładka Statystyki, zawierające dane zestawione dla wszystkich oddziałów. Zestawienie zostało opracowane na bazie połączonych list kandydatów ze wszystkich oddziałów umieszczonych na liście, w związku z czym jeden kandydat może być wzięty pod uwagę kilka razy. Wyświetlenie list chętnych, zakwalifikowanych i przyjętych oraz listy rezerwacji Po wybraniu z rozwijanej listy żądanego oddziału i kliknięciu zakładki Listy wyświetlane są kolejne cztery zakładki: Chętni, Zakwalifikowani, Przyjęci, Rezerwacje. Wyświetlanie listy chętnych do oddziału Aby wyświetlić listę chętnych do danego oddziału, należy wybrać zakładkę Chętni. Zostanie wyświetlony ekran podzielony na dwie sekcje:

109 Oddziały planowane Ustawienia wyświetlania, Eksport. Listę chętnych można wyświetlać w dwóch trybach: Przeglądanie, Porządkowanie. Aby wybrać żądany tryb, należy wybrać jego nazwę z rozwijanej listy w sekcji Ustawienia wyświetlania. Rysunek 87. Wybór trybu wyświetlania listy chętnych. Przeglądanie listy chętnych Dane wyświetlone w trybie przeglądania mają charakter wyłącznie informacyjny. Możliwe jest ich przefiltrowanie poprzez wskazanie w sekcji Ustawienia wyświetlania odpowiednich parametrów i kliknięcie przycisku Zmień widoczność. Lista chętnych może być przefiltrowana według następujących parametrów: preferencje pozycja danego oddziału na liście preferencji określonego kandydata. Możliwe jest wskazanie jednej konkretnej preferencji, np. wyświetlone mają być tylko dane kandydatów z pierwszej preferencji. podania możliwe jest zawężenie wyświetlanej listy do kandydatów, których podania są nierozpatrzone, zaakceptowane lub odrzucone. osiągnięcia możliwe jest zawężenie wyświetlanej listy do kandydatów, których świadectwa są nierozpatrzone, zaakceptowane lub odrzucone. numer systemowy kandydata; nazwisko i imię kandydata; numer preferencji pozycja danego oddziału na liście preferencji określonego kandydata; liczba punktów zgromadzonych przez kandydata do danego oddziału; stan podania kandydata; stan osiągnięć kandydata, 109

110 Nabór do PG rodzaj rejestracji wśród danych kandydatów do oddziału wyświetlana zostanie informacja: Rejestrowany samodzielnie lub Rejestrowany przez gimnazjum, SUK (sprawdzian uzdolnień kierunkowych) wyniki uzyskane przez kandydata ze sprawdzianu do danego oddziału. Rysunek 88. Ustawienia przeglądania listy chętnych. Na podstawie wskazanych parametrów wyświetlana jest lista chętnych. Rysunek 89. Lista chętnych wyświetlona według wskazanych parametrów. Aby wyświetlić pełne informacje o kandydacie, należy kliknąć jego nazwisko i imię na liście. Istnieje możliwość posortowania tak przefiltrowanej listy według któregoś ze wskazanych parametrów: Numer systemowy, Nazwisko i imię, Liczba punktów. Aby tego dokonać, należy kliknąć nazwę wskazanego parametru w nagłówku listy chętnych. System posortuje dane znajdujące się na liście, np. wyświetli dane kandydatów w kolejności alfabetycznej ich nazwisk. 110

111 Oddziały planowane Tak przygotowaną listę można wyeksportować przy użyciu opcji znajdujących się w sekcji Eksport. Należy wskazać format (CSV lub HTML) i stronę kodową pliku wynikowego (windows-1250, ISO lub UTF-8), a następnie kliknąć przycisk Eksportuj. Rysunek 90. Eksport list. Plik wynikowy będzie zawierał dane w identycznej kolejności i zakresie, jak lista wyświetlona w danym momencie w systemie. Porządkowanie listy chętnych Tryb porządkowania listy chętnych służy do ustalenia kolejności kwalifikowania do oddziału kandydatów, którzy uzyskali taką samą liczbę punktów i w równym stopniu spełniają kryteria ex-aequo. Porządkowania dokonuje się w czasie trwania etapu Porządkowanie list chętnych. W większości przypadków nie zachodzi konieczność porządkowania list chętnych, ponieważ bardzo rzadko kandydaci nie są rozróżnialni na podstawie liczby uzyskanych punktów i stopnia spełniania kryteriów ex-aequo. Jeżeli użytkownik Punktu Naboru nie dokona porządkowania list chętnych, system automatycznie ustali kolejność kandydatów, którzy podlegają porządkowaniu. W pierwszej kolejności zostanie zakwalifikowany kandydat, który wskazał dany oddział wyżej na swojej liście preferencji, a jeśli to nie pozwoli na rozróżnienie kandydatów ten, który posiada niższy numer systemowy (zgłosił się do systemu wcześniej). Parametry dostępne w trybie porządkowania w sekcji Ustawienia wyświetlania są identyczne, jak w trybie przeglądania, poza parametrem preferencji, którego wybranie w trybie porządkowania jest niemożliwe. Na podstawie wskazanych parametrów wyświetlana jest lista chętnych. W kolejności liczby uzyskanych punktów do oddziału (od największej do najmniejszej). Jeżeli na liście znajdują się kandydaci, którzy uzyskali taką samą liczbę punktów i w równym stopniu spełniają kryteria ex-aequo, w prawej części listy system wyświetli strzałki. Aby zmienić kolejność takich kandydatów na liście, należy klikać strzałkami w górę lub w dół. 111

112 Nabór do PG Rysunek 91. Porządkowanie listy chętnych. Po kliknięciu strzałki przez użytkownika system wyświetli zapytanie o chęć przesunięcia kandydata wyżej lub niżej, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Aby wyświetlić pełne informacje o kandydacie, należy kliknąć jego nazwisko i imię na liście. Wyświetlanie listy zakwalifikowanych do oddziału Aby wyświetlić listę zakwalifikowanych do danego oddziału, należy wybrać zakładkę Zakwalifikowani. Zostanie wyświetlony ekran podzielony na dwie sekcje: Ustawienia wyświetlania, Eksport. 112 Dane wyświetlone na liście zakwalifikowanych mają charakter wyłącznie informacyjny. Możliwe jest ich przefiltrowanie poprzez wskazanie w sekcji Ustawienia wyświetlania odpowiednich parametrów i kliknięcie przycisku Zmień widoczność. Lista zakwalifikowanych może być przefiltrowana według następujących parametrów: preferencje pozycja danego oddziału na liście preferencji określonego kandydata. Możliwe jest wskazanie jednej konkretnej preferencji, np. wyświetlone mają być tylko dane kandydatów z pierwszej preferencji. numer systemowy kandydata; nazwisko i imię kandydata;

113 Oddziały planowane numer preferencji pozycja danego oddziału na liście preferencji określonego kandydata; liczba punktów zgromadzonych przez kandydata do danego oddziału; rodzaj rejestracji wśród danych kandydatów do oddziału wyświetlana zostanie informacja: Rejestrowany samodzielnie lub Rejestrowany przez gimnazjum. potwierdzenie woli informacja, czy kandydat potwierdził wolę podjęcia nauki w oddziale, do którego został zakwalifikowany; tzn. czy dostarczył oryginały wymaganych dokumentów. wybrane języki lista języków, jakich zakwalifikowany kandydat chciałby się uczyć wraz z określeniem stopnia zaawansowania każdego z nich, SUK (sprawdzian uzdolnień kierunkowych) wyniki uzyskane przez kandydata ze sprawdzianu do danego oddziału. Wskazanie preferowanych języków przez kandydata w trakcie wyboru preferencji jest nieobowiązkowe. W związku z tym w kolumnie Wybrane języki na liście zakwalifikowanych do oddziału część pozycji może pozostać pusta. Rysunek 92. Ustawienia wyświetlania listy zakwalifikowanych. Na podstawie wskazanych parametrów wyświetlana jest lista zakwalifikowanych do oddziału. 113

114 Nabór do PG Rysunek 93. Lista zakwalifikowanych wyświetlona według wskazanych parametrów. Aby wyświetlić pełne informacje o kandydacie, należy kliknąć jego nazwisko i imię na liście. Istnieje możliwość posortowania tak przefiltrowanej listy według któregoś ze wskazanych parametrów: Numer systemowy, Nazwisko i imię, Liczba punktów. Aby tego dokonać, należy kliknąć nazwę wskazanego parametru w nagłówku listy zakwalifikowanych. System posortuje dane znajdujące się na liście, np. wyświetli dane kandydatów w kolejności alfabetycznej ich nazwisk. Tak przygotowaną listę można wyeksportować przy użyciu opcji znajdujących się w sekcji Eksport. Należy wskazać format (CSV lub HTML) i stronę kodową pliku wynikowego (windows-1250, ISO lub UTF-8), a następnie kliknąć przycisk Eksportuj. Rysunek 94. Eksport list. Plik wynikowy będzie zawierał dane w identycznej kolejności i zakresie, jak lista wyświetlona w danym momencie w systemie. 114 Wyświetlanie listy przyjętych do oddziału Aby wyświetlić listę przyjętych do danego oddziału, należy wybrać zakładkę Przyjęci. Zostanie wyświetlony ekran podzielony na trzy sekcje: Ustawienia wyświetlania, Eksport,

115 Oddziały planowane Dodaj nowego kandydata. Dane wyświetlone na liście przyjętych mają charakter wyłącznie informacyjny. Możliwe jest ich przefiltrowanie poprzez wskazanie w sekcji Ustawienia wyświetlania odpowiednich parametrów i kliknięcie przycisku Zmień widoczność. Lista przyjętych może być przefiltrowana według następujących parametrów: numer systemowy kandydata; nazwisko i imię kandydata; liczba punktów zgromadzonych przez kandydata do danego oddziału; wybrane języki lista języków, jakich zakwalifikowany kandydat chciałby się uczyć wraz z określeniem stopnia zaawansowania każdego z nich. Wskazanie preferowanych języków przez kandydata w trakcie wyboru preferencji jest nieobowiązkowe. W związku z tym w kolumnie Wybrane języki na liście zakwalifikowanych do oddziału część pozycji może pozostać pusta. Rysunek 95. Ustawienia wyświetlania listy przyjętych. Na podstawie wskazanych parametrów wyświetlana jest lista przyjętych do oddziału. Istnieje możliwość usunięcia kandydata z listy przyjętych poprzez kliknięcie przycisku odpowiadającego mu przycisku x znajdującego się w prawej części listy. 115

116 Nabór do PG Rysunek 96. Lista przyjętych wyświetlona według wskazanych parametrów. Aby wyświetlić pełne informacje o kandydacie, należy kliknąć jego nazwisko i imię na liście. Aby dodać kandydata do listy przyjętych, należy w sekcji Dodaj nowego kandydata wprowadzić jego numer systemowy i kliknąć przycisk Dodaj. Rysunek 97. Dodawanie kandydata do listy przyjętych. Dane kandydata zostaną wyświetlone na liście przyjętych. Listę przyjętych można wyeksportować przy użyciu opcji znajdujących się w sekcji Eksport. Należy wskazać format (CSV lub HTML) i stronę kodową pliku wynikowego (windows-1250, ISO lub UTF-8), a następnie kliknąć przycisk Eksportuj. Rysunek 98. Eksport list. Plik wynikowy będzie zawierał dane w identycznej kolejności i zakresie, jak lista wyświetlona w danym momencie w systemie. Wyświetlanie listy rezerwacji do oddziału Lista rezerwacji została stworzona, aby zapewnić miejsca osobom, które powinny być przyjęte do oddziału poza procedurą przydziału, np. uczniom drugorocznym lub powracającym z zagranicy. 116

117 Oddziały planowane Aby wyświetlić listę rezerwacji do danego oddziału, należy wybrać zakładkę Rezerwacje. Zostanie wyświetlona lista zawierająca numer PESEL, imię i nazwisko oraz powód rejestracji. Rysunek 99. Lista rezerwacji. Dodawanie rezerwacji do listy Aby dodać dane kolejnej osoby do listy rezerwacji, należy kliknąć przycisk Dodaj rezerwację znajdujący się pod listą (Rysunek 103). System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowej rezerwacji, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie zaprezentowany zostanie formularz, w którym należy wprowadzić numer PESEL osoby, dla której rezerwowane jest miejsce w oddziale i kliknąć przycisk Dodaj. Rysunek 100. Dodawanie rezerwacji wprowadzanie numeru PESEL. System wyświetli kolejny formularz zawierający już wpisane dane szkoły i oddziału, do którego dodawana jest rezerwacja, oraz wprowadzony przez użytkownika numer PESEL. Aby zakończyć procedurę dodawania rezerwacji, należy wprowadzić odpowiednie dane w pola Imię i Nazwisko oraz określić powód rezerwacji poprzez wybranie go z rozwijanej listy. Następnie należy kliknąć przycisk Zapisz i zakończ. Rysunek 101. Dodawanie rezerwacji wprowadzanie imienia i nazwiska oraz powodu rezerwacji. 117

118 Nabór do PG System wyświetli komunikat o pomyślnym wykonaniu operacji i listę rezerwacji. W przypadku wybrania przez użytkownika jako powodu rezerwacji opcji inny zostanie zaprezentowane pole, w którym należy opisać powód, a następnie kliknąć przycisk Zapisz i zakończ. Rysunek 102. Dodawanie rezerwacji inny powód. Usuwanie rezerwacji z listy Istnieje możliwość usunięcia rezerwacji z listy. Aby z niej skorzystać, należy użyć odpowiadającego danej rezerwacji przycisku x znajdującego się w prawej części listy rezerwacji (Rysunek 103). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia rezerwacji, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Regulaminy Na wstępie realizacji pierwszego etapu funkcjonowania systemu Punkt Naboru odpowiada za wprowadzenie treści regulaminu rekrutacji obowiązującego w każdej z obsługiwanych przez niego szkół. Treść regulaminu rekrutacji będzie dostępna dla kandydata na stronach internetowych systemu. Administrator systemu ma możliwość wprowadzenia i modyfikacji regulaminu szkoły, ale powinien z niej korzystać tylko w przypadku, gdy Punkt Naboru i organ prowadzący nie mogą tego dokonać. Wszystkie narzędzia potrzebne do wprowadzenia i modyfikacji regulaminu znajdują się w opcji Regulaminy w menu po lewej stronie. Wprowadzanie regulaminu Do wprowadzenia regulaminu rekrutacji danej szkoły ponadgimnazjalnej konieczne jest wybranie żądanej szkoły z rozwijanej listy znajdującej się w sekcji Kryteria wyboru. W celu szybszego znalezienia danej szkoły ponadgimnazjalnej możliwe jest zawężenie listy szkół do przypisanych jednemu Punktowi Naboru lub/oraz jednemu organowi prowadzącemu. Punkt Naboru lub/oraz organ prowadzący można wskazać poprzez ich wybór z rozwijanych list (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru Punktu Naboru lub orga- 118

119 Regulaminy nu prowadzącego z rozwijanych list spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół ponadgimnazjalnych dostępnych w systemie. System wyświetli obszar, w którym należy wprowadzić treść regulaminu, a następnie kliknąć przycisk Zapisz i podgląd znajdujący się poniżej tego obszaru. System dopuszcza stosowanie we wprowadzanej treści regulaminu podstawowych znaczników języka HTML. Jako treść regulaminu należy wstawić część kodu strony zawartą w znaczniku HTML <body>. Dzięki temu istnieje możliwość dowolnego dostosowania wyglądu treści regulaminu, wedle uznania szkoły. Rysunek 103. Wprowadzanie treści regulaminu. 119

120 Nabór do PG System wyświetli podgląd regulaminu. Należy sprawdzić, czy wprowadzony regulamin jest poprawny. Jeżeli regulamin zawiera błędy, należy kliknąć przycisk Zmień i dokonać niezbędnych poprawek. Rysunek 104. Zapisywanie regulaminu. Jeżeli przycisk Zmień jest niedostępny, oznacza to, że we wprowadzonym regulaminie popełniono błędy przy użyciu znaczników HTML. Należy wtedy ponowić procedurę wprowadzania regulaminu z naniesionymi poprawkami. Modyfikowanie regulaminu 120 Do zmodyfikowania regulaminu rekrutacji danej szkoły ponadgimnazjalnej konieczne jest wybranie żądanej szkoły z rozwijanej listy znajdującej się w sekcji Kryteria wyboru.

121 Etapy prac W celu szybszego znalezienia danej szkoły ponadgimnazjalnej możliwe jest zawężenie listy szkół do przypisanych jednemu Punktowi Naboru lub jednemu organowi prowadzącemu. Punkt Naboru lub organ prowadzący można wskazać poprzez ich wybór z rozwijanych list (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru Punktu Naboru lub organu prowadzącego z rozwijanych list spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół ponadgimnazjalnych dostępnych w systemie. System dopuszcza stosowanie we wprowadzanej treści regulaminu podstawowych znaczników języka HTML. Jako treść regulaminu należy wstawić część kodu strony zawartą w znaczniku HTML <body>. Dzięki temu istnieje możliwość dowolnego dostosowania wyglądu treści regulaminu, wedle uznania szkoły. System wyświetli obszar z regulaminem, w którym należy dokonać niezbędnych modyfikacji, a następnie kliknąć przycisk Zapisz i podgląd znajdujący się poniżej obszaru z regulaminem. Etapy prac Proces scentralizowanego naboru prowadzony z wykorzystaniem systemu KSEON Optivum podzielony został na kilka etapów. Każdemu etapowi przypisano określone czynności, do których zobowiązani są poszczególni użytkownicy systemu. System zbiera i przechowuje informacje na temat aktualnego stanu realizacji poszczególnych etapów przez wszystkich użytkowników, dzięki czemu istnieje możliwość koordynacji działań i sprawnego przebiegu naboru. Ponadto system dostosowuje udostępnianie określonych funkcji do aktualnego stanu realizacji etapów. Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania etapami prac znajdują się w opcji Etapy prac w menu po lewej stronie. Wyróżniamy dwa rodzaje etapów prac: lokalne, globalne. Lokalne etapy prac służą do kontroli wywiązywania się z prac przez poszczególne placówki (organy prowadzące, Punkty Nabory, gimnazja). Etapy globalne służą do nadzorowania całości działań na poszczególnych etapach prac. Tylko administrator systemu posiada uprawnienia do zarządzania globalnymi etapami prac. 121

122 Nabór do PG Zarządzanie globalnymi etapami prac jest bardzo ważnym elementem funkcjonowania systemu. Działania na etapach lokalnych są całkowicie uzależnione od działań wykonywanych na etapach globalnych. Aby etap lokalny mógł być otwarty, musi być otwarty etap globalny. Aby etap prac był zamknięty, nie wystarczy zamknąć wszystkie etapy lokalne. Należy również zamknąć etap globalny. W przeciwnym wypadku dokonywanie zmian dotyczących tego etapu jest ciągle możliwe. Po wybraniu z menu opcji Etapy prac wyświetla się ekran, na którym znajdują się: zakładka Etapy globalne umożliwiająca zarządzanie globalnymi etapami prac, zakładki Organy prowadzące, Punkty Naboru i Gimnazja umożliwiające zarządzanie lokalnymi etapami prac. Rysunek 105. Zakładki ekranu Etapy prac. Zarządzanie globalnymi etapami prac Po wybraniu przez administratora systemu zakładki Globalne etapy prac pojawi się ekran podzielony na dwie kolumny: Etap zawiera nazwę etapu oraz daty jego obowiązywania, Status zawiera informację o aktualnym statusie etapu. Jeżeli status etapu określony jest jako Oczekuje na otwarcie, oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako Otwarty. Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako Zamknięty. 122

123 Etapy prac Rysunek 106. Zarządzanie globalnymi etapami prac. Zamykanie globalnych etapów prac Aby zamknąć etap, należy kliknąć przycisk Zamknij. System wygeneruje zapytanie o chęć zamknięcia etapu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Rysunek 107. Zapytanie o chęć zamknięcia globalnego etapu prac. Następnie wyświetli się ekran akceptacji zamykania etapu. Przed zaakceptowaniem zamknięcia etapu należy zwrócić uwagę na statystyki wyświetlane na ekranie akceptacji zamknięcia etapu. System podaje zbiorczą informację na temat danych wprowadzonych do systemu w danym etapie. Ponadto wyświetla informacje o ewentualnych błędach bądź ostrzeżeniach. Błąd zgłaszany jest przez system w sytuacji, gdy w pracach realizowanych w ramach danego etapu znajdują się dane niepoprawne, bądź brakuje niezbędnych danych. Wystąpienie błędu uniemożliwia zamknięcie etapu. Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy brakuje niektórych danych, jednak dane te nie są niezbędne dla poprawności dalszego przebiegu rekrutacji, a także wówczas, gdy wprowadzone dane choć poprawne merytorycznie wydają się być mało prawdopodobne. 123

124 Nabór do PG Jeżeli dane są poprawne i prace z zakresu danego etapu zostały zakończone, należy zaakceptować zamknięcie etapu wybierając w zależności od etapu przycisk Akceptuję lub Tak. Akceptacja zamknięcia etapu globalnego spowoduje zamknięcie wszystkich etapów lokalnych. Natomiast naciśnięcie przycisku Nie akceptuję lub Nie (w zależności od etapu) spowoduje anulowanie zamknięcia etapu. Rysunek 108. Ekran akceptacji zamykania globalnego etapu prac. Otwieranie globalnych etapów prac Aby otworzyć globalny etap prac, należy kliknąć przycisk Otwórz. System wyświetli zapytanie o chęć otwarcia etapu, które należy zaakceptować klikając przycisk OK. Rysunek 109. Zapytanie o chęć otwarcia globalnego etapu prac. Przy dokonywaniu zmian w statusie etapu należy zwracać szczególną uwagę na pojawiające się komunikaty i stosować się do zawartych w nich zaleceń. Zarządzanie lokalnymi etapami prac 124 Jednym z zadań administratora systemu jest nadzorowanie terminowego zamykania kolejnych etapów prac przez organy prowadzące. Dotrzymywanie terminów jest bardzo ważnym elementem funkcjonowania systemu.

125 Etapy prac Administrator systemu ma również możliwość kontrolowania etapów prac w Punktach Naboru i gimnazjach. Po wybraniu przez użytkownika opcji Etapy prac system wyświetli ekran zawierający następujące zakładki: Etapy globalne umożliwia zarządzanie globalnymi etapami prac, Organy prowadzące służy do nadzorowania terminowego zamykania etapów prac obowiązujących organ prowadzący, Punkty Naboru służy do kontrolowania terminowego zamykania etapów prac obowiązujących Punkty Naboru, Gimnazja służy do kontrolowania terminowego zamykania etapów prac obowiązujących gimnazja. Rysunek 110. Zakładki ekranu Etapy prac. Nadzorowanie etapów prac obowiązujących organ prowadzący Zamykanie etapów prac obowiązujących organ prowadzący należy do kompetencji użytkownika organu prowadzącego. Jeżeli jednak zajdzie potrzeba dokonania zmian w statusie etapu dotyczącego danego organu prowadzącego, administrator systemu posiada narzędzia potrzebne do ich wprowadzenia. Jeżeli status etapu określony jest jako ( Oczekuje na otwarcie ) oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako ( Otwarty ). Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako ( Zamknięty ). Aby zmienić status etapu prac danego organu prowadzącego, należy kliknąć przycisk, lub oznaczający status etapu dla tego organu. Aby zmiana została dokonana poprawnie, należy zaakceptować pojawiające się w komunikacie zapytanie o chęć zmiany statusu etapu. Rysunek 111. Zapytanie o chęć zmiany statusu etapu. 125

126 Nabór do PG Jeżeli istnieje konieczność otwarcia w konkretnym organie prowadzącym zamkniętego uprzednio etapu, należy kliknąć przycisk, który najpierw zamieni się na przycisk, a po ponownym kliknięciu na przycisk. Istnieje również możliwość zmiany statusu etapu prac jednocześnie dla wszystkich wyświetlonych organów prowadzących przy użyciu przycisków,, znajdujących się w dolnym pasku zatytułowanym Wszystkie wymienione powyżej. Po wykonaniu operacji zmiany statusu etapu prac jednocześnie dla wszystkich organów prowadzących nie ma możliwości automatycznego powrotu do stanu etapów w poszczególnych organach prowadzących sprzed zmiany. Rysunek 112. Nadzorowanie etapów prac obowiązujących organy prowadzące. Brak możliwości zmiany statusu etapu prac w organach prowadzących może oznaczać, że dany etap nie został jeszcze otwarty ze względu na obowiązujący termin rozpoczęcia prac w ramach danego etapu lub został już zamknięty globalnie. Nadzorowanie etapów prac obowiązujących Punkty Naboru 126 Zamykanie etapów prac na poziomie Punktu Naboru należy do kompetencji administratora Punktu Naboru. Jeżeli jednak zajdzie potrzeba dokonania zmian w statusie etapu dotyczącego danego Punktu Naboru, administrator systemu posiada narzędzia potrzebne do ich wprowadzenia. Jeżeli status etapu określony jest jako ( Oczekuje na otwarcie ) oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako ( Otwarty ). Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako ( Zamknięty ). Aby zmienić status etapu prac danego Punktu Naboru, należy kliknąć przycisk, lub oznaczający status etapu dla tej szkoły. Aby zmiana została dokonana poprawnie, należy zaakceptować pojawiające się w komunikacie zapytanie o chęć zmiany statusu etapu.

127 Etapy prac Rysunek 113. Zapytanie o chęć zmiany statusu etapu. Jeżeli istnieje konieczność otwarcia w konkretnym Punkcie Naboru zamkniętego uprzednio etapu, należy kliknąć przycisk, który najpierw zamieni się na przycisk, a po ponownym kliknięciu na przycisk. Istnieje również możliwość zmiany statusu etapu prac jednocześnie dla wszystkich wyświetlonych Punktów Naboru przy użyciu przycisków,, znajdujących się w dolnym pasku zatytułowanym Wszystkie wymienione powyżej. Po wykonaniu operacji zmiany statusu etapu prac jednocześnie dla wszystkich Punktów Naboru nie ma możliwości automatycznego powrotu do stanu etapów w poszczególnych Punktach Naboru sprzed zmiany. Rysunek 114. Nadzorowanie etapów prac obowiązujących Punkty Naboru. Brak możliwości zmiany statusu etapu prac w Punktach Naboru może oznaczać, że dany etap nie został jeszcze otwarty ze względu na obowiązujący termin rozpoczęcia prac w ramach danego etapu lub został już zamknięty przez organ prowadzący, bądź - globalnie. 127

128 Nabór do PG Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja Zamykanie etapów prac na poziomie gimnazjum należy do kompetencji administratora gimnazjum. Jeżeli jednak zajdzie potrzeba dokonania zmian w statusie etapu dotyczącego danego gimnazjum, administrator systemu posiada narzędzia potrzebne do ich wprowadzenia. Jeżeli status etapu określony jest jako ( Oczekuje na otwarcie ) oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako ( Otwarty ). Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako ( Zamknięty ). Aby zmienić status etapu prac danego gimnazjum, należy kliknąć przycisk, lub oznaczający status etapu dla tej szkoły. Aby zmiana została dokonana poprawnie, należy zaakceptować pojawiające się w komunikacie zapytanie o chęć zmiany statusu etapu. Rysunek 115. Zapytanie o chęć zmiany statusu etapu. Jeżeli istnieje konieczność otwarcia w konkretnym gimnazjum zamkniętego uprzednio etapu, należy kliknąć przycisk, który najpierw zamieni się na przycisk, a po ponownym kliknięciu na przycisk. Istnieje również możliwość zmiany statusu etapu jednocześnie dla wszystkich wyświetlonych gimnazjów przy użyciu przycisków,, znajdujących się w dolnym pasku zatytułowanym Wszystkie wymienione powyżej. Po wykonaniu operacji zmiany statusu etapu prac jednocześnie dla wszystkich gimnazjów nie ma możliwości automatycznego powrotu do stanu etapów w poszczególnych gimnazjach sprzed zmiany. 128

129 Sprawdziany uzdolnień kierunkowych (SUK) Rysunek 116. Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja. Brak możliwości zmiany statusu etapu prac w gimnazjach może oznaczać, że dany etap nie został jeszcze otwarty ze względu na obowiązujący termin rozpoczęcia prac w ramach danego etapu lub został już zamknięty przez organ prowadzący, bądź - globalnie. Sprawdziany uzdolnień kierunkowych (SUK) Określenie Sprawdzian uzdolnień kierunkowych i wszystkie opcje z nim związane w systemie dotyczy tylko i wyłącznie egzaminu mającego na celu sprawdzenie uzdolnień kierunkowych kandydatów do niektórych oddziałów szkół ponadgimnazjalnych. Nie wolno używać w systemie tego określenia i narzędzi z nim związanych w odniesieniu do sprawdzianu uczniów szkół ponadgimnazjalnych. Etap wprowadzania wyników sprawdzianów uzdolnień kierunkowych dotyczy wyłącznie szkół otwierających oddziały, do których sprawdzian taki obowiązuje. W pracach pozostałych szkół etap ten nie występuje. Sprawdziany uzdolnień kierunkowych przeprowadzane są w trybie, formie oraz terminie ustalonym przez szkołę. Po przeprowadzeniu i ocenieniu sprawdzianów, do obowiązków użytkowników Punktu Naboru obsługującego szkołę, należy wprowadzenie wyników sprawdzianów do systemu. Administrator systemu również posiada możliwość wprowadzania wyników sprawdzianów uzdolnień kierunkowych, ale powinien z niej korzystać tylko w sytuacji, kiedy użytkownik Punktu Naboru nie może tego dokonać. Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania sprawdzianami uzdolnień kierunkowych znajdują się w menu po lewej stronie w opcji SUK. 129

130 Nabór do PG Po wybraniu przez administratora systemu opcji SUK system wyświetli listę wszystkich oddziałów prowadzonych w danej lokalizacji, w których obowiązuje sprawdzian uzdolnień kierunkowych. Dostępne mogą być dwie opcje: Wprowadzanie wyników jej wybranie powoduje wyświetlenie formularza wprowadzania wyników sprawdzianów, Próg punktowy jej wybranie powoduje wyświetlenie formularza zmiany progu punktowego do oddziału, w którym obowiązuje sprawdzian punktowany. Wprowadzanie wyników sprawdzianów uzdolnień kierunkowych Jedynie osoba posiadająca uprawnienia do wprowadzania wyników sprawdzianów uzdolnień kierunkowych ma możliwość wykonania poniższej operacji. Aby wprowadzić wyniki sprawdzianu uzdolnień kierunkowych do systemu, należy wybrać w odpowiednim rekordzie listy pod nazwą oddziału, dla którego wyniki mają być wprowadzone opcję Wprowadzanie wyników. Rysunek 117. Sprawdziany uzdolnień kierunkowych wybór oddziału. System wyświetli listę chętnych do tego oddziału, którzy byli zobowiązani przystąpić do sprawdzianu uzdolnień kierunkowych. Prezentowane są następujące dane kandydata: nazwisko, imię oraz numer PESEL. Należy dla każdego kandydata wprowadzić uzyskany przez niego wynik w kolumnie Wynik. Sposób wprowadzania wyniku sprawdzianu będzie zależny od typu sprawdzianu inaczej wprowadzane są wyniki sprawdzianu zaliczeniowego, a inaczej sprawdzianu punktowanego. 130 Sprawdzian zaliczeniowy Jeżeli sprawdzian uzdolnień kierunkowych został zdefiniowany jako zaliczeniowy (definiowanie typu sprawdzianu odbywa się w trakcie dodawania bądź modyfikacji oddziału na etapie wprowadzania oferty edukacyjnej), dla każdego kandydata należy zaznaczyć, czy sprawdzian został przez niego zaliczony.

131 Sprawdziany uzdolnień kierunkowych (SUK) Rysunek 118. Sprawdziany uzdolnień kierunkowych wprowadzanie wyników (sprawdzian zaliczeniowy). Jeżeli przy nazwisku kandydata pojawia się określenie "Niejednoznaczne" oznacza to, że dla danego numeru PESEL istnieją w Systemie konta na różne nazwiska, przy czym żadne z nich nie jest rozpatrzone pozytywnie. Należy upewnić się, że podany numer PESEL jest poprawny i wprowadzić wynik bez względu na sugerowane nazwisko. Jeżeli w sprawdzianie uzdolnień kierunkowych brały udział osoby spoza wyświetlonej w systemie listy, należy wprowadzić numer PESEL takiego kandydata w obszar znajdujący się u dołu listy, zaznaczyć, czy sprawdzian został przez niego zaliczony i kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się po prawej stronie. Dane kandydata zostaną dodane do listy. Po wprowadzeniu informacji o wynikach uzyskanych przez kandydatów należy kliknąć przycisk Zapisz wyniki. Aby zaniechać wprowadzania wyników należy kliknąć przycisk Powrót do listy klas. Po zapisaniu wyników system poprosi o sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych. 131

132 Nabór do PG Rysunek 119. Sprawdziany uzdolnień kierunkowych sprawdzanie wprowadzonych wyników (sprawdzian zaliczeniowy). Należy sprawdzić, czy uprzednio wprowadzone wyniki są poprawne. Jeżeli wyniki zostały wprowadzone poprawnie, należy kliknąć przycisk Zakończ. Jeśli istnieje konieczność wprowadzenia korekty, należy kliknąć przycisk Wstecz, by powrócić do formularza wprowadzania wyników. Sprawdzian punktowany Jeżeli sprawdzian uzdolnień kierunkowych został zdefiniowany jako punktowany (definiowanie typu sprawdzianu odbywa się w trakcie dodawania bądź modyfikacji oddziału na etapie wprowadzania oferty edukacyjnej), dla każdego kandydata należy podać uzyskany przez niego wynik punktowy. 132

133 Sprawdziany uzdolnień kierunkowych (SUK) Rysunek 120. Sprawdziany uzdolnień kierunkowych wprowadzanie wyników (sprawdzian punktowany). Należy wprowadzić wyniki dla wszystkich kandydatów, którzy do sprawdzianu przystąpili, bez względu na liczbę punktów, jaką uzyskali. Jeżeli przy nazwisku kandydata pojawia się określenie "Niejednoznaczne" oznacza to, że dla danego numeru PESEL istnieją w Systemie konta na różne nazwiska, przy czym żadne z nich nie jest rozpatrzone pozytywnie. Należy upewnić się, że podany numer PESEL jest poprawny i wprowadzić wynik bez względu na sugerowane nazwisko. Jeżeli w sprawdzianie uzdolnień kierunkowych brały udział osoby spoza wyświetlonej w systemie listy, należy wprowadzić numer PESEL takiego kandydata w obszar znajdujący się u dołu listy, wpisać jego wynik punktowy i kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się po prawej stronie. Dane kandydata zostaną dodane do listy. 133

134 Nabór do PG Aby zaniechać wprowadzania wyników, należy kliknąć przycisk Powrót do listy klas. Aby zapisać wprowadzone informacje o wynikach uzyskanych przez kandydatów, należy kliknąć przycisk Zapisz wyniki. System wyświetli status kandydata. Jeżeli dla sprawdzianu ustalono próg punktowy (podrozdział Ustalanie progu punktowego ), a kandydat go nie osiągnął, jego status będzie wyświetlany jako niezaliczony. Po zapisaniu wyników system poprosi o sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych. 134 Rysunek 121. Sprawdziany uzdolnień kierunkowych wprowadzanie wyników (sprawdzian punktowany). Należy sprawdzić, czy uprzednio wprowadzone wyniki są poprawne. Jeżeli wyniki zostały wprowadzone poprawnie, należy kliknąć przycisk Zakończ. Jeśli istnieje konieczność wprowadzenia korekty, należy kliknąć przycisk Wstecz, by powrócić do formularza wprowadzania wyników. Ustalanie progu punktowego Próg punktowy ustala się tylko w przypadku, gdy sprawdzian uzdolnień kierunkowych jest punktowany. Jest to ilość punktów, którą kandydat musi

135 Kandydaci uzyskać, aby być branym pod uwagę w procesie rekrutacji do danego oddziału. Należy pamiętać, że kandydaci, którzy nie uzyskają wymaganego progu punktowego, nie będą brani pod uwagę w dalszej części rekrutacji, nawet jeśli w danym oddziale pozostaną wolne miejsca. Ustalenie progu punktowego jest opcjonalne. Istnieje możliwość pozostawienia progu punktowego o domyślnej wartości 0. Aby ustalić próg punktowy, należy wybrać w odpowiedniej komórce tabeli pod nazwą oddziału, dla którego próg ma być ustalony opcję Próg punktowy. W obszarze u dołu ekranu należy wprowadzić nowy próg i kliknąć przycisk Zmień próg. W statystykach powyżej wspomnianego obszaru wyświetli się liczba zakwalifikowanych i odrzuconych przy ustalonym progu punktowym. Jeżeli wyświetlone statystyki są satysfakcjonujące, należy kliknąć przycisk Zatwierdź. W przeciwnym wypadku należy zmienić próg punktowy i jeszcze raz obejrzeć statystyki. Rysunek 122. Zmiana progu punktowego. Kandydaci Administrator systemu ma możliwość przeglądania i modyfikacji informacji na temat każdego kandydata, biorącego udział w rekrutacji obsługiwanej przez system KSEON Optivum. Aby poznać zgromadzone w systemie informacje na temat konkretnego kandydata, należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Kandydaci. 135

136 Nabór do PG Wyświetli się ekran umożliwiający wyszukanie zgłoszenia danego kandydata poprzez podanie jednej z poniższych danych: numer PESEL, nazwisko kandydata, jego identyfikator (login) w systemie, numer zgłoszenia. Aby wyszukać jednocześnie kilka zgłoszeń, należy wyszukiwane dane wpisać kolejno, oddzielając je przecinkami. Istnieje również możliwość wyświetlenia informacji o wszystkich kandydatach. W tym celu należy kliknąć przycisk Pokaż wszystkich. Sekcja pierwsza 136 Rysunek 123. Wyszukiwanie kandydatów. Po wybraniu kandydata system wyświetli ekran podzielony na cztery sekcje: Sekcja pierwsza zawiera najważniejsze dane o uczniu: numer zgłoszenia, imię i nazwisko, login i numer PESEL, a także cztery operacje możliwe do wykonania: Pełne info, Modyfikacja konta, Nowe wyszukiwanie, Powrót do strony głównej; Sekcja druga - Historia kandydata zawiera dokładną historię kandydata; Sekcja trzecia - Dokumentacja zawiera dane na temat dokumentów składanych przez kandydata; Sekcja czwarta - Opcje zawiera operacje możliwe do wykonania na danych kandydata. Sekcja pierwsza prezentuje dane identyfikacyjne, pozwalające upewnić się, że prezentowane są informacje na temat żądanego kandydata. Poza tym dostępne są w niej następujące przyciski:

137 Kandydaci Pełne info kliknięcie tego przycisku powoduje wyświetlenie szczegółowych informacji na temat kandydatury: danych osobowych, preferencji co do oddziałów i informacji o osiągnięciach, Modyfikacja konta kliknięcie tego przycisku powoduje wyświetlenie formularza modyfikacji zgłoszenia, Należy korzystać z opcji Modyfikacja konta tylko w przypadku, gdy kandydat nie może dokonać niezbędnych zmian w swoim kanale. Nowe wyszukiwanie kliknięcie tego przycisku powoduje powrót do ekranu umożliwiającego wyszukiwanie kandydatów (Rysunek 127), Powrót do strony głównej kliknięcie tego przycisku powoduje powrót do strony głównej systemu. Rysunek 124. Dane identyfikacyjne kandydata. Sekcja druga Historia kandydata W sekcji historia kandydata system KSEON Optivum przechowuje szczegółowe informacje o wszystkich operacjach wykonanych na kontach poszczególnych kandydatów. Informacje te udostępniane są m.in. administratorom systemu, posiadającym uprawnienie Dostęp do katalogu kandydatów. W szczególności są to informacje: kto i kiedy zaakceptował bądź odrzucił (jeśli odrzucił, to z jakiego powodu) podanie kandydata, kto i kiedy zaakceptował, poprawił bądź odrzucił (jeśli odrzucił, to z jakiego powodu) osiągnięcia kandydata, kto, kiedy i z jakiego powodu cofnął operację wykonaną uprzednio na danych kandydata, kto i kiedy przyjął bądź wydał dokumenty kandydata, kto i kiedy wykonał inne operacje na danych kandydata. 137

138 Nabór do PG Rysunek 125. Przykładowa historia kandydata. Sekcja trzecia Dokumentacja Na podstawie wprowadzonych informacji o przyjmowanych dokumentach system przechowuje i udostępnia dane o tym, jakie dokumenty kandydata są przechowywane i gdzie. Rysunek 126. Przykładowa dokumentacja. Sekcja czwarta Opcje W tej sekcji można dokonywać następujących operacji na danych kandydata: zmiana hasła operacji tej dokonuje się, gdy kandydat zapomniał hasła, a bieżący etap prac nie pozwala na utworzenie nowego konta lub gdy konto kandydata jest zakładane przez Punkt Naboru, akceptacja zgłoszenia operacji tej dokonuje się w celu zaakceptowania zgłoszenia kandydata, anulowanie akceptacji zgłoszenia operacji tej dokonuje się, gdy administrator Punktu Naboru niesłusznie zaakceptował zgłoszenie kandydata lub kandydat pragnie dokonać zmian w swoim zgłoszeniu, 138

139 Kandydaci anulowanie odrzucenia zgłoszenia operacji tej dokonuje się, gdy administrator Punktu Naboru niesłusznie odrzucił zgłoszenie kandydata lub gdy kandydat dokonał zmian pozwalających na zaakceptowanie zgłoszenia, akceptacja osiągnięć operacji tej dokonuje się w celu zaakceptowania osiągnięć kandydata, anulowanie akceptacji osiągnięć operacji tej dokonuje się, gdy administrator Punktu Naboru niesłusznie zaakceptował osiągnięcia kandydata, anulowanie odrzucenia osiągnięć operacji tej dokonuje się, gdy administrator Punktu Naboru niesłusznie odrzucił osiągnięcia kandydata lub gdy kandydat dokonał zmian pozwalających na zaakceptowanie osiągnięć, wymiana kopii na oryginał operacji tej dokonuje się, gdy kandydat zakwalifikowany do przyjęcia dostarczył oryginał świadectwa w celu potwierdzenia woli podjęcia nauki w danym oddziale, wycofanie oryginału operacji tej dokonuje się, gdy kandydat odbiera oryginał świadectwa rezygnując tym samym z podjęcia nauki w danym oddziale, Operacje opisane powyżej należą do kompetencji administratora Punktu Naboru. Administrator systemu powinien ich dokonywać tylko wtedy, gdy administrator Punktu Naboru nie ma takiej możliwości. usunięcie blokady zgłoszenia operacji tej dokonuje się, gdy administrator Punktu Naboru pozostawił zgłoszenie kandydata wyświetlone, co spowodowało jego blokadę. Aby dokonać opisanych powyżej operacji, należy wybrać z rozwijanej listy nazwę żądanej operacji, podać powód jej dokonania i kliknąć przycisk Wykonaj. Rysunek 127. Przykład operacji dokonywanej w sekcji Opcje. 139

140 Nabór do PG Statystyki Raporty W opcji Statystyki dostępne są ogólne zestawienia statystyczne o liczbie kandydatów do poszczególnych oddziałów. Aby obejrzeć szczegółowe dane, należy wyświetlić listy chętnych, zakwalifikowanych lub przyjętych do danego oddziału lub listę rezerwacji (Patrz podrozdział: Wyświetlenie list chętnych, zakwalifikowanych i przyjętych oraz listy rezerwacji ). System KSEON Optivum udostępnia szereg raportów dotyczących rekrutacji. Znajdują się one w opcji Raporty w menu po lewej stronie. Aby pobrać raport, w pierwszej kolejności należy wybrać w sekcji Tematyka raportu z rozwijanej listy żądaną tematykę raportu: oddziały, szkoły ponadgimnazjalne, gimnazja, Punkty Naboru lub organy prowadzące. Rysunek 128. Wybór tematyki raportu. Następnie należy wskazać przedmiot raportu poprzez wybór z rozwijanej listy (zależnej od wybranej tematyki raportu). Możliwe jest zawężenie listy obiektów do obiektów przypisanych konkretnym jednostkom, które można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Przedmiot raportu ). Pominięcie wyboru jednostek nadrzędnych dla szukanego organu z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie na listach wszystkich jednostek dostępnych w systemie. 140

141 Przydział Rysunek 129. Przykładowy wybór przedmiotu raportu oddziału. W sekcji Metody analizy można dokonać wyboru strony kodowej pliku wynikowego. Po wprowadzeniu powyższych ustawień należy kliknąć przycisk Utwórz raport i zadecydować, czy ma być zapisany na dysku, czy jedynie otwarty. Przydział Przydział kandydatów to jeden z najważniejszych momentów w procesie naboru. Konstrukcja systemu umożliwia dokonanie wielu symulacji przydziału przed ostatecznym przydziałem. Daje to możliwość takiego doboru planu naboru, by jak największa liczba kandydatów została przyjęta. Na tym etapie pracy z systemem szczególnie ważne jest dopełnienie wszystkich wymaganych czynności we wskazanej kolejności. W przeciwnym wypadku przydział i publikacja wyników będą niemożliwe lub wystąpią poważne błędy. W dalszej części podręcznika opisana jest procedura przydziału i publikacji wyników podzielona na trzy części: przygotowanie systemu do przydziału, przeprowadzenie symulacji przydziału, 141

142 Nabór do PG przygotowanie systemu do publikacji wyników. Przygotowanie systemu do przydziału Przygotowanie systemu do przydziału obejmuje następujące czynności: zakończenie wszystkich etapów prac, zablokowanie kanałów, przeliczenie punktów kandydatów. Zakończenie wszystkich etapów prac Przed przystąpieniem do symulacji przydziału należy bezwzględnie zakończyć wszystkie wcześniejsze etapy prac: Wprowadzanie oferty edukacyjnej Przekazywanie danych osobowych uczniów Rejestracja kandydatów/wybór preferencji Weryfikacja zgłoszeń kandydatów/uczniów Zmiana wyboru preferencji Weryfikacja zmian zgłoszeń kandydatów/uczniów Przesyłanie danych o osiągnięciach Dostarczanie dokumentów potwierdzających osiągnięcia Weryfikacja danych o osiągnięciach Wprowadzanie wyników sprawdzianów uzdolnień kierunkowych Porządkowanie list chętnych. Należy doprowadzić do sytuacji, w której wszystkie jednostki zamykają obowiązujące je etapy we własnym zakresie. Jeżeli któraś z jednostek nie zamknęła etapu, należy się z nią skontaktować w celu wyjaśnienia sytuacji. Administrator systemu posiada narzędzia do zamknięcia wszystkich etapów prac odgórnie, ale nie powinien z nich korzystać, ponieważ może to doprowadzić do sytuacji, w której dane wykorzystywane w przydziale będą niepełne lub nieprawidłowe. 142 Szczególnym przypadkiem jest etap Porządkowanie list chętnych. Porządkowanie nie jest obligatoryjne. Jeżeli użytkownik Punktu Naboru go nie dokona, a wśród kandydatów do danego oddziału są tacy, którzy uzyskali tę samą liczbę punktów i w równym stopniu spełniają kryteria exaequo, system ustali ich kolejność na liście automatycznie. W pierwszej

143 Przydział kolejności zostanie zakwalifikowany kandydat, który wskazał dany oddział wyżej na swojej liście preferencji, a jeśli to nie pozwoli na rozróżnienie kandydatów ten, który posiada niższy numer systemowy (zgłosił się do systemu wcześniej). Część szkół nie korzysta z możliwości porządkowania list chętnych i zapomina o zamknięciu tego etapu. W tym wypadku, po upewnieniu się, że wszystkie szkoły, które chciały porządkować listy, już to uczyniły, administrator może zamknąć etap odgórnie. Po zamknięciu globalnie wszystkich wcześniejszych etapów prac, należy upewnić się, że wszystkie późniejsze etapy posiadają status Oczekuje na otwarcie : Pobieranie list zakwalifikowanych do przyjęcia Publikacja list zakwalifikowanych do przyjęcia Wprowadzanie potwierdzeń woli podjęcia nauki Pobieranie list przyjętych Publikacja list przyjętych Wprowadzanie wyników rekrutacji uzupełniającej Wprowadzanie wyników rekrutacji dodatkowej. Wszystkie narzędzia potrzebne do zakończenia etapów prac znajdują się w opcji Etapy prac w menu po lewej stronie (aby znaleźć więcej informacji na temat zarządzania etapami prac, patrz podrozdział: Etapy prac ). Należy pamiętać, że etapy muszą być zakończone zarówno lokalnie, jak i globalnie. Zablokowanie kanałów Kolejnym krokiem przygotowania systemu do symulacji jest zablokowanie kanałów dostępu użytkownikom Punktów Naboru, gimnazjów i kandydatom. Dzięki temu zyskuje się pewność, że dane wykorzystywane podczas przydziału nie ulegną zmianom. Wszystkie narzędzia potrzebne do zablokowania kanałów dostępne są po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja, a następnie Blokowanie kanałów. Po wybraniu tej opcji zostanie wyświetlony formularz Blokada kanałów, w którym należy wybrać z rozwijanych list następujące ustawienia: aktywny dla kanałów Admin i Organ prowadzący, err_przydzial_punkt.php dla kanału Punkt Naboru, 143

144 Nabór do PG err_przydzial_gimnazjum.php dla kanału Gimnazjum, err_przydział_kandydat.php dla kanału Kandydat. Pola Blokuj tylko nowych użytkowników muszą pozostać niezaznaczone. Aby zapisać wprowadzone ustawienia, należy kliknąć przycisk Zapisz zmiany. Rysunek 130. Prawidłowo przygotowany formularz blokowania kanałów przed przydziałem. Przeliczenie punktów kandydatów Aby mieć pewność, że punkty wszystkich kandydatów zostały przeliczone poprawnie przed rozpoczęciem przydziału, należy użyć opcji Przeliczanie punktów kandydatów. Jest ona dostępna po wybraniu z menu opcji Konfiguracja. W wyświetlonym formularzu należy wskazać opcję wszyscy kandydaci i kliknąć przycisk Przelicz. Rysunek 131. Prawidłowo przygotowany formularz przeliczania punktów kandydatów przed przydziałem. 144 System przeliczy punkty i wyświetli podsumowanie z liczbą kandydatów, których punkty zostały przeliczone. Aby ponownie przeliczyć punkty, na-

145 Przydział leży kliknąć przycisk Przelicz ponownie, aby zakończyć przeliczanie należy kliknąć przycisk Zakończ. Rysunek 132. Podsumowanie przeliczania punktów. Przeprowadzenie symulacji przydziału Po zakończeniu działań przygotowujących system należy przejść do symulacji przydziału. Wszystkie narzędzia potrzebne do przeprowadzenia symulacji znajdują się w opcji Przydział w menu po lewej stronie. Symulacji dokonują organy prowadzące. Administrator systemu koordynuje ich działania. W celu ułatwienia tej koordynacji proces symulacji został podzielony na tury, w ramach których dokonywana jest korekta parametrów sieci szkolnej. Przed przystąpieniem do korekty parametrów sieci, należy dokonać przydziału zerowego. Dokonywanie przydziału zerowego Aby dokonać przydziału zerowego, należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Przydział. Wyświetlany jest ekran z przypomnieniem informacji o czynnościach, jakie należy wykonać przed rozpoczęciem symulacji przydziału. Jeżeli wszystkie wymienione czynności zostały wykonane, należy kliknąć przycisk Rozpocznij przydział zerowy. Rysunek 133. Rozpoczynanie przydziału zerowego. System dokona weryfikacji poprawności zgromadzonych danych i ustawień oraz wyświetli podsumowanie. Jeżeli w trakcie weryfikacji zostaną odnalezione błędy, system wyświetli je użytkownikowi i uniemożliwi 145

146 Nabór do PG przejście dalej. Jeżeli zweryfikowane dane i ustawienia są poprawne, system wyświetli odpowiednią informację. Aby przejść do kolejnych etapów przydziału zerowego, należy kliknąć przycisk Dalej. Jeżeli wcześniej dokonano już przydziału, kliknięcie przycisku Dalej anuluje jego wyniki. Rysunek 134. Weryfikacja danych i ustawień systemu. System wyświetli kolejno pięć kroków przydziału. Aby potwierdzić przejście do następnego kroku, należy klikać przycisk Dalej. Pierwszy krok jest podsumowaniem anulowania dotychczasowych przydziałów i przygotowania danych. Rysunek 135. Przydział zerowy krok pierwszy. Krok drugi jest podsumowaniem analizy danych. Rysunek 136. Przydział zerowy krok drugi. Krok trzeci jest podsumowanie aktualizacji danych. 146

147 Przydział Rysunek 137. Przydział zerowy krok trzeci. Krok czwarty jest podsumowaniem obliczeń statystycznych i globalnych ustawień sieci. Rysunek 138. Przydział zerowy krok czwarty. W kroku piątym należy wskazać opcję Chcę rozpocząć kolejną turę symulacji i kliknąć przycisk Zatwierdź. Rysunek 139. Przydział zerowy krok piąty. System wyświetli ekran zarządzania turami symulacji. Zarządzanie turami Ekran zarządzania turami podzielony jest na dwie sekcje: Wyniki ostatniej tury, Bieżąca tura. Wyniki ostatniej tury Sekcja Wyniki ostatniej tury zawiera informacje o wynikach ostatnio przeprowadzonej tury symulacji przydziału. W nagłówku sekcji w okrągłych nawiasach widnieje numer tury, której wyniki są prezentowane. Wyświetlane są następujące informacje: data rozpoczęcia i zakończenia tury, liczba kandydatów: zakwalifikowanych do przydziału, przydzielonych i nieprzydzielonych w nawiasach prezentowany jest udział procentowy poszczególnych grup, 147

148 Nabór do PG całkowita liczba miejsc, liczba miejsc zarezerwowanych i wolnych w nawiasach prezentowany jest udział procentowy poszczególnych grup, liczba uruchamianych oddziałów ogólna liczba oddziałów o niezerowej liczebności całkowitej. Rysunek 140. Sekcja Wyniki ostatniej tury. Istnieje możliwość wyświetlenia wyników w dwóch ustawieniach: przy użyciu zakładki Globalne wyniki prezentowane są wyniki zbiorcze z całego systemu, przy użyciu zakładki Wyniki OP prezentowane są wyniki tury dla wybranego organu prowadzącego (jego nazwę należy wskazać na rozwijanej liście). Rysunek 141. Wybór organu prowadzącego w celu zaprezentowania jego wyników ostatniej tury symulacji. W wynikach wyświetlonych dla poszczególnych organów prowadzących pojawiają się dodatkowo informacje: liczba kandydatów przydzielonych do tego OP, liczba kandydatów przydzielonych do innego OP. 148

149 Przydział W dolnej części sekcji Wyniki ostatniej tury znajdują się następujące opcje: Wyniki poprzednich tur po jej wybraniu wyświetlane są wyniki wszystkich poprzednich tur symulacji, Protokół symulacji w PDF po jej wybraniu pobierany jest z systemu plik w formacie PDF zawierający zestawienie wyników symulacji. Bieżąca tura Sekcja Bieżąca tura zawiera informacje na temat ostatnio rozpoczętej tury oraz narzędzia do zarządzania nią. W nagłówku sekcji w okrągłych nawiasach wyświetlany jest numer bieżącej tury. Poniżej prezentowana jest data i godzina rozpoczęcia tury. System wyświetla też informację o stanie odświeżania strony. Mechanizm odświeżania można wyłączyć poprzez kliknięcie przycisku Wyłącz. Po wyłączeniu mechanizmu odświeżania wyświetlane dane nie będą aktualizowane. W dolnej części sekcji znajduje się lista wszystkich organów prowadzących wraz z odpowiadającymi im statusami tury. W sytuacji, kiedy przynajmniej jeden z organów prowadzących ma wyświetlony status tury jako otwarty, rozpoczęcie nowego przydziału jest niemożliwe. Rysunek 142. Sekcja Bieżąca tura. Dzięki automatycznemu odświeżaniu strony informacja o statusach tury w poszczególnych organach prowadzących jest aktualizowana na bieżąco. Kiedy organ prowadzący zakończył już korektę parametrów sieci i chce zapoznać się z wynikami swoich działań, zamyka turę symulacji w swoim kanale. Po odświeżeniu strony informacja o zamknięciu tury przez dany organ jest wyświetlana administratorowi systemu. 149

150 Nabór do PG Administrator posiada możliwość zamknięcia tury we wszystkich organach prowadzących przy użyciu przycisku Zakończ turę we wszystkich OP. Opcji tej można użyć tylko w przypadku, gdy wszystkie organy prowadzące zamknęły tury, a na liście pozostają otwarte tylko te, które nie mają przypisanych Punktów Naboru. Poniżej tej opcji dostępna jest opcja Narzędzia przydziałowe (więcej informacji w podrozdziale Posługiwanie się narzędziami przydziałowymi ) Gdy wszystkie organy prowadzące zamkną turę tym samym wyrażając chęć zapoznania się z wynikami swoich działań, należy kliknąć przycisk Rozpocznij przydział. Rysunek 143. Status bieżącej tury zamknięta. System wyświetli zapytanie o chęć rozpoczęcia nowego przydziału, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Powtórzona zostanie cała procedura przydziału, identyczna z tą opisaną w przypadku przydziału zerowego. Przydział ostateczny Kiedy wszystkie organy prowadzące zadeklarują, że uzyskane w trakcie tury symulacji wyniki są dla nich satysfakcjonujące i że chcą, by stały się ostatecznymi wynikami, należy dokonać przydziału ostatecznego. Aby upewnić się, że zadeklarowane wyniki są rzeczywiście ostatecznymi, należy zaprezentować je organom prowadzącym poprzez otwarcie kolejnej tury. W tym celu należy kliknąć przycisk Rozpocznij przydział, a następnie przejść całą procedurę przydziału w kroku piątym kończąc ją zaznaczeniem opcji Chcę rozpocząć kolejną turę symulacji. Jeżeli po zaprezentowaniu organom prowadzącym wyników tej tury potwierdzą one, że są to wyniki ostateczne, należy ponowić procedurę przydziału, tym razem jednak w kroku piątym zaznaczając opcję To była ostatnia tura symulacji przydziałów. Chcę zakończyć symulacje i uznać bieżące wyniki za ostateczne i klikając przycisk Zatwierdź. 150

151 Przydział Rysunek 144. Dokonywanie przydziału ostatecznego. System wyświetli ekran z wynikami ostatniej tury. Opcje Zakończ turę we wszystkich OP i Rozpocznij przydział będą niedostępne. Narzędzia przydziałowe będą dostępne wyłącznie do odczytu. Jeżeli zajdzie konieczność powrotu do symulacji, można tego dokonać poprzez kliknięcie przycisku Utwórz nową turę. Numeracja tur będzie kontynuowana od numeru tury przydziału ostatecznego. Powrót do symulacji po przeprowadzeniu przydziału ostatecznego jest rozwiązaniem niezalecanym. Należy z niego korzystać wyłącznie w ostateczności. Rysunek 145. Wyniki przydziału ostatecznego. 151

152 Nabór do PG Korekta parametrów sieci Korekta parametrów sieci jest to zmiana liczebności poszczególnych oddziałów, mająca na celu zmianę efektów przydziału. Na tym etapie użytkownik ma możliwość zmiany wyłącznie liczebności oddziałów. System ułatwia jednak podejmowanie decyzji wyświetlając szereg informacji dodatkowych. Aby skorygować plan naboru, należy po wybraniu z głównego menu systemu opcji Przydział kliknąć przycisk Narzędzia przydziałowe, a następnie wybrać kolejno zakładki Sieć oraz Korektor. Pełny opis narzędzi przydziałowych znajduje się w podrozdziale Posługiwanie się narzędziami przydziałowymi. 152 Rysunek 146. Narzędzia przydziałowe. Posługiwanie się narzędziami przydziałowymi Panel z narzędziami przydziałowymi jest dostępny po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Przydział, a następnie kliknięciu przycisku Narzędzia przydziałowe. Panel zawiera następujące zakładki (Rysunek 150): Sieć grupa narzędzi służąca modyfikacji sieci szkolnej oraz prezentacji parametrów przydziału. Zawiera zakładki: Korektor, Operacje, Statystyki. Zakwalifikowani panel prezentujący statystyki dotyczące kandydatów zakwalifikowanych. Niezakwalifikowani panel prezentujący statystyki dotyczące kandydatów niezakwalifikowanych. Korektor Po wybraniu w narzędziach przydziałowych kolejno zakładek Sieć i Korektor system zaprezentuje panel kryteriów wyboru służący do wskazania rozległości sieci szkolnej, która będzie korygowana. Dostępny jest wybór or-

153 Przydział ganu prowadzącego, typu szkół ponadgimnazjalnych oraz poszczególnych szkół. Rysunek 147. Korektor kryteria wyboru. Aby przystąpić do korekty całej sieci szkolnej, należy z rozwijanych list wybrać kolejno Dowolny organ prowadzący, szkoła ponadgimnazjalna oraz wszystkie szkoły z listy. Po ustawieniu sposobu wyświetlania, w dalszej części formularza wyświetlone zostają wszystkie oddziały (zgodnie z zadanymi wcześniej kryteriami wyboru) wraz z następującymi parametrami: LC liczebność całkowita pole modyfikowalne służące zmianom liczby miejsc w ramach korekty sieci szkolnej, LP liczebność podstawowa pole modyfikowalne służące zmianom liczby miejsc w ramach korekty sieci szkolnej, LZ liczba zakwalifikowanych do przyjęcia jest to liczba kandydatów zakwalifikowanych do przyjęcia do danego oddziału, PP minimalny próg punktowy jest to liczba punktów uzyskanych przez kandydata znajdującego się najniżej na liście zakwalifikowanych posortowanej po liczbie punktów rekrutacyjnych, PK liczba potencjalnych kandydatów do oddziału jest to liczba kandydatów, którzy mają dany oddział na liście preferencji, ale nie zostali do niego zakwalifikowani i pozostają nigdzie niezakwalifikowani bądź zakwalifikowali się do innego oddziału, który znajdował się niżej na ich liście preferencji, LR liczba rezerwacji jest to liczba kandydatów wprowadzonych na listy rezerwacji danego oddziału (drugoroczni, powracający z zagranicy bądź inni), LWM liczba wolnych miejsc jest to liczba wolnych miejsc pozostających w danym oddziale po przydziale. W górnej części panelu korektora, poniżej kryteriów wyboru, znajduje się skrócona legenda oznaczeń parametrów liczbowych opisanych powyżej. 153

154 Nabór do PG Poniżej legendy znajduje się filtr służący zaznaczeniu oddziałów, w których: co najmniej x % miejsc pozostaje wolnych nazwy oddziałów oznaczane na kolor czerwony, liczba potencjalnych kandydatów do oddziału jest co najmniej y krotnie większa od liczby zakwalifikowanych do przyjęcia nazwy oddziałów oznaczane na niebiesko. Parametry x oraz y są modyfikowalne. Aby je zmienić, należy wpisać żądaną wartość i kliknąć przycisk Zmień parametry. Rysunek 148. Korygowanie parametrów sieci. Pod nazwą każdej ze szkół na liście znajduje się jej adres. Istnieje możliwość wyświetlenia wszystkich dostępnych w systemie danych kontaktowych do danej szkoły. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk strzałki znajdujący się po prawej stronie nazwy szkoły. Kolejne kliknięcie strzałki spowoduje zwinięcie dodatkowych informacji kontaktowych. 154 Rysunek 149. Wyświetlanie danych kontaktowych szkoły. Aby zrezygnować z przydziału do danego oddziału, należy wyzerować jego liczebność całkowitą w polu LC, pozostawiając niezmienioną liczebność podstawową w polu LP. Aby utworzyć kolejne oddziały o ofercie edukacyjnej identycznej z danym oddziałem, należy w polu LC wpisać wartość równą wielokrotności liczeb-

155 Przydział ności podstawowej. Wielokrotność ta jest łączną liczbą utworzonych oddziałów. Po wprowadzeniu wszystkich zmian w panelu korektora sieci szkolnej należy uaktualnić parametry sieci poprzez kliknięcie przycisku Zapisz zmiany znajdującego się u dołu panelu korektora sieci (Rysunek 152). Istnieje możliwość dodania krótkiej notatki przy każdym z oddziałów. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk Notatka, wprowadzić tekst w wyświetlone pole i kliknąć przycisk Zapisz notatkę. Rysunek 150. Dodawanie notatki o oddziale. Operacje Po wybraniu w narzędziach przydziałowych kolejno zakładek Sieć i Operacje system zaprezentuje ekran Zapamiętane parametry sieci zawierający listę zapamiętanych dotychczas parametrów sieci. Aby przywrócić wczytać zapamiętane ustawienia, należy kliknąć przycisk w znajdujący się obok właściwych ustawień. Wczytanie planu naboru zapisanego w pliku powoduje nadpisanie liczebności oddziałów. Jeżeli bieżący stan parametrów sieci nie został wcześniej zapamiętany, to zostanie on utracony w wyniku operacji odtworzenia. Aby zapamiętać aktualne ustawienia sieci, należy kliknąć przycisk Zapamiętaj aktualne. 155

156 Nabór do PG Rysunek 151. Zapamiętane parametry sieci. System poprosi o podanie tytułu dla zapamiętywanych parametrów. Należy wpisać tytuł, a następnie kliknąć przycisk Zapamiętaj. Rysunek 152. Zapamiętywanie aktualnego ustawienia sieci. Aby usunąć wpis o zapamiętanych parametrach, należy dla wybranego wpisu kliknąć przycisk x znajdujący się po prawej stronie tytułu danego wpisu (Rysunek 155). 156 Statystyki W celu ułatwienia podejmowania decyzji podczas korygowania parametrów sieci system prezentuje zestawienia wybranych parametrów w formie statystyk. Zestawienia dotyczą ostatnio wykonanego przydziału. Zmiana parametrów sieci bez przeprowadzenia operacji przydziału nie wpłynie na prezentowane w statystykach zestawienia liczbowe. Statystyki dostępne są w panelu Narzędzia przydziałowe po wybraniu kolejno zakładek Sieć i Statystyki. Są one prezentowane w formie liczbowej po wybraniu zakładki Liczbowe oraz w formie graficznej po wybraniu zakładki Graficzne. Dostępne są następujące zestawienia: Łączna liczba miejsc z podziałem na typy szkół, Podział zakwalifikowanych uczniów na typy szkół,

157 Przydział Łączna liczba oddziałów z podziałem na typy szkół, Dla poszczególnych typach szkół dostępne są następujące zestawienia: Liczba miejsc, Liczba zakwalifikowanych, Liczba rezerwacji, Liczba wolnych miejsc. Zakwalifikowani Oprócz opisanych wyżej statystyk dodatkowym ułatwieniem w podejmowaniu decyzji odnośnie korekty parametrów sieci są zestawienia dotyczące kandydatów zakwalifikowanych w wyniku przydziału. Zestawienia te dostępne są po wybraniu w panelu Narzędzia przydziałowe zakładki Zakwalifikowani i są prezentowane w formie liczbowej po wybraniu zakładki Liczbowo oraz w formie graficznej po wybraniu zakładki Graficznie. Informacje o zakwalifikowanych kandydatach obejmują następujące zestawienia: Rozkład liczby wybranych szkół, Rozkład liczby wybranych preferencji, Rozkład punktów w LO (liceach ogólnokształcących), Rozkład punktów w LP (liceach profilowanych), Rozkład punktów w T (technikach), Rozkład punktów w ZSZ (zasadniczych szkołach zawodowych), Rozkład średniej punktów. Niezakwalifikowani Kolejnym ułatwieniem w podejmowaniu decyzji odnośnie korekty parametrów sieci są zestawienia dotyczące kandydatów nigdzie niezakwalifikowanych w wyniku przydziału. Zestawienia te dostępne są po wybraniu w panelu Narzędzia przydziałowe zakładki Niezakwalifikowani i są prezentowane w formie liczbowej po wybraniu zakładki Liczbowo oraz w formie graficznej po wybraniu zakładki Graficznie. Informacje o niezakwalifikowanych kandydatach obejmują następujące zestawienia: Rozkład liczby wybranych szkół, 157

158 Nabór do PG Rozkład liczby wybranych preferencji, Rozkład średniej punktów. Przygotowanie systemu do publikacji wyników Po przeprowadzeniu symulacji przydziału i wykonaniu przydziału ostatecznego należy przygotować system do publikacji wyników. W tym celu należy wykonać następujące czynności: przesłanie wyników do systemu SMS, przesłanie wyników administratorowi systemu, otwarcie etapów prac, włączenie publikacji wyników, odblokowanie kanałów. Przesłanie wyników do systemu SMS Wszystkie narzędzia potrzebne do przesłania wyników do systemu SMS są dostępne po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja, a następnie Przesyłanie wyników przydziału do systemu SMS. System wyświetli ekran zawierający adres bramki (nie należy go modyfikować) i datę publikacji wyników pobraną z harmonogramu systemowego. Po upewnieniu się, że data jest prawidłowa, należy kliknąć przycisk Wyślij. Jeżeli okaże się, że wysłane dane są nieprawidłowe i system SMS nie przesłał jeszcze wyników kandydatom, możliwe jest anulowanie wysłanych do systemu SMS danych. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk Anuluj wysłane dane znajdujący się poniżej przycisku Wyślij. Spowoduje to wyczyszczenie systemu SMS z wyników przydziału 158 Rysunek 153. Przesyłanie wyników przydziału do systemu SMS. Przesyłanie wyników przydziału na administratora Aby zabezpieczyć się przed ewentualnym brakiem dostępu do list zakwalifikowanych przez Punkty Naboru, należy skorzystać z narzędzia przesłania list zakwalifikowanych drogą do administratora systemu. W tym ce-

159 Przydział lu należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Konfiguracja, a następnie w sekcji Narzędzia zaawansowane opcję Przesyłanie wyników przydziału na administratora. Po wybraniu przez użytkownika tej opcji system wyświetli ekran Przesyłania wyników przydziału na administratora. Należy w polu Adres administratora wpisać adres , pod który mają być przesłane wyniki przydziału, po czym kliknąć przycisk Wyślij. Rysunek 154. Przesyłanie wyników przydziału na administratora. Wyniki przydziału zostaną również przesłane na zapasowy serwer, skąd będzie je można pobrać oraz wysłać do Puktów Naboru. Otwarcie etapów prac Po przesłaniu wyników przydziału do systemu SMS i na administratora należy otworzyć następujące etapy prac: Pobieranie list zakwalifikowanych do przyjęcia, Publikacja list zakwalifikowanych do przyjęcia. Aby tego dokonać, należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Etapy prac, a następnie otworzyć wymienione etapy najpierw globalnie, a potem dla odpowiednich kanałów dostępu. Otwarcie tych etapów wcześniej ułatwia pracę. Należy jednak pamiętać, że kanały dostępu muszą pozostać zablokowane aż do godziny rozpoczęcia etapu. Włączenie publikacji wyników Wszystkie narzędzia potrzebne do włączenia publikacji wyników dostępne są po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Konfiguracja, a następnie Parametry systemu. W dolnej części panelu znajduje się sekcja Parametry publikacji wyników. Należy zaznaczyć w niej następujące ustawienia: w zagadnieniu Czy uruchomiona publikacja wyników? Tak, w zagadnieniu Czy przydział jest ostateczny? Tak. Następnie należy kliknąć przycisk Zmień. 159

160 Nabór do PG Rysunek 155. Prawidłowo ustawione parametry publikacji wyników. Odblokowanie kanałów Kiedy rozpoczną się otwarte wcześniej etapy, należy odblokować odpowiednie kanały: kanał Punkt Naboru, gdy rozpocznie się etap Pobieranie list zakwalifikowanych do przyjęcia, kanały Gimnazjum oraz Kandydat, gdy rozpocznie się etap Publikacja list zakwalifikowanych do przyjęcia. Aby tego dokonać, należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Konfiguracja, a następnie Blokowanie kanałów. Potem należy wybrać z rozwijanych list opcję aktywny i kliknąć przycisk Zapisz zmiany. Rysunek 156. Prawidłowo odblokowane kanały. 160

161 Administracja Konta Każdy administrator systemu posiadający odpowiednie uprawnienia ma możliwość zarządzania kontami innych użytkowników kanału Admin. Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania tymi kontami znajdują się w opcji Konta w menu po lewej stronie. Dodawanie nowego konta Aby dodać nowe konto użytkownika kanału Admin, należy kliknąć przycisk Dodaj nowe konto. Rysunek 157. Lista kont w kanale administracyjnym. System wyświetli formularz, który należy wypełnić danymi osoby, która będzie użytkownikiem kanału Admin. Dane te będą wykorzystywane podczas zgłaszania (logowania) do systemu. Po wypełnieniu pól Imię i Nazwisko system automatycznie utworzy identyfikator według schematu imie.nazwisko. Taka postać identyfikatora ułatwia rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu. Ponieważ identyfikator musi być unikalny w całym systemie, może się zdarzyć, że utworzony identyfikator już istnieje. W takim przypadku sys- 161

162 Administracja tem wyświetli odpowiedni komunikat i poprosi o wpisanie innego identyfikatora. Jeżeli zajdzie konieczność utworzenia innego identyfikatora, należy zaznaczyć pole znajdujące się po prawej stronie pola zwierającego identyfikator. Umożliwi to wpisanie w tym obszarze nowego identyfikatora. 162 Następnie administratorowi systemu, należy przypisać uprawnienia w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji: Weryfikacja zgłoszeń użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji (akceptować, odrzucać i poprawiać) zgłoszenia kandydatów. Weryfikacja osiągnięć użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji osiągnięć (akceptować, odrzucać i poprawiać) dane o osiągnięciach kandydatów. Wprowadzanie wyników testów predyspozycji użytkownik posiadający to uprawnienie może wprowadzać do systemu wyniki sprawdzianów uzdolnień kierunkowych uzyskane przez kandydatów. Dostęp do katalogu kandydatów użytkownik posiadający to uprawnienie ma dostęp do danych zgromadzonych na temat kandydatów. Uprawnienie to daje możliwość przeglądania zarówno informacji na temat kandydatury, jak i danych osobowych oraz osiągnięć. Uprawnienie to pozwala również na dokonywanie zmiany hasła kandydatom. Zamykanie etapów użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać zamknięcia kolejnych etapów prac w systemie. Supervisor użytkownik posiadający to uprawnienie ma możliwość dokonywania konfiguracji systemu. Edycja komunikatów użytkownik posiadający to uprawnienie może zarządzać komunikatami systemowymi. Cofanie operacji użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać operacji: Anulowanie akceptacji zgłoszenia, Anulowanie odrzucenia zgłoszenia, Anulowanie akceptacji osiągnięć, Anulowanie odrzucenia osiągnięć, Wycofanie oryginałów dokumentów dokonanych przez innych użytkowników. Uprawnienia szczególne (dostęp do katalogu kont oraz prawo do cofania operacji) powinny być przydzielane roztropnie, jak najmniejszej liczbie osób. Dostęp do statystyk użytkownik posiadający to uprawnienie może przeglądać szczegółowe statystyki rekrutacji do szkół.

163 Konta Edycja katalogów użytkownik posiadający to uprawnienie ma dostęp do wszystkich katalogów w systemie. Edycja kont administracyjnych użytkownik posiadający to uprawnienie może zarządzać kontami administracyjnymi. Przesyłanie danych użytkownik posiadający to uprawnienie może pobierać z systemu pliki zawierające listy przyjętych wraz z danymi uczniów w formacie zou, umożliwiające import danych w programach obsługujących ten format (np.: Sekretariat Optivum oraz Rejestr uczniów Optivum). Podgląd użytkownik posiadający to uprawnienie ma możliwość zalogowania się do systemu na konto innego użytkownika przy użyciu jego identyfikatora i własnego hasła. Wykonywanie przydziału użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać przydziału kandydatów. Po kliknięciu przycisku Dodaj system powróci do ekranu zawierającego listę kont. Rysunek 158. Tworzenie nowego konta administratora systemu. 163

164 Administracja Modyfikacja i usuwanie konta Jeżeli okaże się, że dane konta użytkownika kanału Admin zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk e znajdujący się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 161). System wyświetli zapytanie o chęć dokonania zmian w tym koncie, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Zaprezentowany zostanie ekran służący do modyfikacji danych konta z polami, w które należy wprowadzić niezbędne zmiany i zapisać je klikając przycisk Zapisz. Zmian w danych podstawowych i uprawnieniach użytkownika kanału Admin może dokonać inny administrator systemu, posiadający co najmniej te same uprawnienia oraz uprawnienie Edycja kont administracyjnych. Zmiany hasła dokonuje się analogicznie. Zmiany hasła użytkownika kanału Admin może dokonać inny administrator systemu, posiadający co najmniej te same uprawnienia oraz uprawnienie Edycja kont administracyjnych. Istnieje również możliwość usunięcia konta użytkownika kanału Admin przy użyciu przycisku x znajdującego się na liście kont prawej stronie przycisku e (Rysunek 161). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia konta, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Komunikaty Komunikaty jest to opcja stworzona dla lepszej komunikacji między użytkownikami systemu. Ich treść jest wyświetlana użytkownikom bezpośrednio po zalogowaniu się do systemu. Dodawanie komunikatów Aby wysłać wiadomość, należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Komunikaty. System wyświetli ekran Komunikaty. Następnie należy kliknąć przycisk Dodaj komunikat. 164

165 Komunikaty Rysunek 159. Lista dodanych komunikatów. Zostanie wyświetlony formularz, do którego należy wprowadzić temat i treść komunikatu oraz określić daty jego obowiązywania i wybrać kanały dostępu, dla których dany komunikat będzie wyświetlany. Rysunek 160. Dodawanie komunikatu. Aby dodać komunikat do listy, należy kliknąć przycisk Dodaj komunikat. Modyfikacja komunikatów Jeżeli okaże się, że komunikat zapisany w systemie jest niepoprawny, należy go zmodyfikować. 165

166 Administracja Aby tego dokonać, należy kliknąć na temat komunikatu na liście (Rysunek 163). Zostanie wyświetlony identyczny ekran jak przy dodawaniu wiadomości (Rysunek 164). Należy wprowadzić niezbędne zmiany, a następnie kliknąć przycisk Zmień. Usuwanie komunikatów Jeżeli ani temat, ani treść komunikatu nie uległa zmianie, system nie wyświetli tego komunikatu użytkownikom, którzy go wcześniej przeczytali. Istnieje również możliwość usunięcia komunikatu z listy. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk x znajdujący się na liście komunikatów po prawej stronie dat obowiązywania danego komunikatu (Rysunek 163). Jeżeli nadawca komunikatu dokona jego usunięcia, zniknie on również z listy przeczytanych komunikatów adresata. Aktualności Opcja Aktualności służy umieszczaniu na stronach systemu dostępnych dla kandydata aktualnych informacji dotyczących różnego rodzaju zmian. Po wybraniu opcji Aktualności wyświetli się ekran zawierający listę umieszczonych wcześniej w systemie aktualności. Sekcja Kryteria wyboru umożliwia wybór kanału i placówki, która dodała aktualność. Użytkownik kanału Admin posiada możliwość umieszczania w systemie własnych aktualności, jak również zarządzania aktualnościami zamieszczonymi przez użytkowników organów prowadzących i Punktów Naboru. Dodawanie nowej aktualności Aby dodać nową informację, należy wybrać pozycję Admin z rozwijanej listy w sekcji Kryteria wyboru i kliknąć przycisk Dodaj aktualność. 166

167 Aktualności Rysunek 161. Dodawanie nowej aktualności. Zostanie wyświetlony formularz Dodawanie aktualności, w którym należy wprowadzić temat i treść wiadomości. Aby dodać aktualność do listy, należy kliknąć przycisk Dodaj i zakończ. Rysunek 162. Dodawanie aktualności do listy. Modyfikacja aktualności Jeżeli okaże się, że aktualność zapisana w systemie jest niepoprawna, należy ją zmodyfikować. Użytkownik kanału Admin może modyfikować wszystkie aktualności: zarówno zamieszczone przez siebie, jak i przez innych użytkowników. Aby zmodyfikować aktualność, należy w sekcji Kryteria wyboru wskazać kanał i jednostkę, jaka zamieściła aktualność, a następnie kliknąć temat aktualności na liście lub przycisk e. 167

168 Administracja Rysunek 163. Wybór aktualności do zmodyfikowania. Zostanie wyświetlony ekran modyfikacji. Należy wprowadzić niezbędne zmiany i je zapisać. Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian: Usuwanie aktualności przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji aktualności powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i będzie kontynuował wyświetlanie formularza modyfikacji aktualności. Istnieje również możliwość usunięcia aktualności z listy. Aby tego dokonać, należy w sekcji Kryteria wyboru wskazać kanał i jednostkę, jaka zamieściła aktualność, a następnie kliknąć przycisk x znajdujący się w prawej części listy aktualności (Rysunek 165). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia aktualności, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. 168