OGŁOSZENIE O DIALOGU TECHNICZNYM

Transkrypt

1 Biuro Zamówień i Przetargów tel.: przetargi@pkp.pl Znak pisma: KIZ K.M./5 UNP: Warszawa, 6 lutego 2017 r. OGŁOSZENIE O DIALOGU TECHNICZNYM I. ZAMAWIAJĄCY Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy Al. Jerozolimskich 142A, Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod nr w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy, NIP , REGON , kapitał zakładowy Spółki zł wpłacony w całości. II. DANE KONTAKTOWE ZAMAWIAJĄCEGO Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna Al. Jerozolimskie 142A Warszawa Osoba wyznaczona do kontaktu: Krzysztof Michalak, przetargi@pkp.pl Wszelką korespondencję kierowaną do Zamawiającego należy opatrzyć dopiskiem: Dialog techniczny dot. organizacji wydarzeń promocyjnych na modernizowanych dworcach PKP w latach III. PODSTAWA PRAWNA Dialog techniczny prowadzony jest na podstawie 3 Procedury udzielania zamówień przez PKP S.A., przyjętej do stosowania Uchwałą nr 335 Zarządu PKP S.A. z dnia 2 sierpnia 2016 roku (nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, dalej: Procedura) oraz zgodnie z Regulaminem przeprowadzania dialogu technicznego opublikowanym na stronie internetowej Zamawiającego. IV. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA ORAZ CEL PROWADZENIA DIALOGU 1. Zamawiający ogłasza dialog techniczny, którego przedmiotem jest przygotowanie postępowania przetargowego, w celu zawarcia umowy ramowej, na Organizację wydarzeń promocyjnych na modernizowanych dworcach PKP w latach Celem dialogu technicznego jest: a) pozyskanie informacji niezbędnych do rozpoczęcia planowanego postępowania o udzielenie zamówienia niepublicznego w zakresie organizacji wydarzeń promocyjnych na modernizowanych dworcach PKP w latach , b) prezentacja najlepszych rozwiązań stosowanych przez firmy w zakresie organizacji wydarzeń promocyjnych,

2 c) skonfrontowanie potrzeb Zamawiającego i założeń zamówienia z możliwościami ich realizacji przez rynek potencjalnych Wykonawców, d) określenie czynników wpływających na jakość oraz wartość składanych ofert. 3. Informacje szczegółowe dotyczące ogłaszanego dialogu technicznego: 1) Na każdym ze wskazanych dworców zostanie zaplanowany i zrealizowany jeden event. 2) Realizacja wydarzenia ma na celu: a) promocję zakończenia prowadzonej inwestycji, b) kreowanie pozytywnego wizerunku dworców kolejowych w Polsce, c) promowanie dworców jako nowoczesnych punktów komunikacyjnych, realizujących funkcje odpowiadające potrzebom współczesnych podróżnych i mieszkańców miast, d) dotarcie do jak największej części lokalnej społeczności mieszkańców wybranych miast i regionu, w którym prowadzona jest inwestycja. 3) Działania objęte przedmiotem zamówienia będą prowadzone z wykorzystaniem zróżnicowanych narzędzi marketingowych, przy czym dla każdego projektu (inwestycji) oddzielnie. 4) Grupy docelowe potencjalni uczestnicy wydarzeń promocyjnych, to: a) bezpośredni odbiorcy i uczestnicy projektu: pasażerowie, obecni i potencjalni klienci kolei, w szczególności ludzie młodzi, miłośnicy architektury i budownictwa, pasjonaci kolei i architektury kolejowo-dworcowej, mieszkańcy poszczególnych miast i województw, także mieszkańcy całego kraju, przedstawiciele mediów i ośrodków opiniotwórczych. b) pośredni odbiorcy: obecni i potencjalni najemcy powierzchni handlowo-usługowych na dworcach, pośrednicy w wynajmie nieruchomości i inwestorzy, lokalne samorządy i instytucje państwowe. 5) Elementy składające się na przedmiot zamówienia dotyczyć będą organizacji: a) warsztatów/spotkań informacyjno-promocyjnych towarzyszących najważniejszym momentom realizowanej inwestycji, np. rozpoczęcie projektu, oddanie do użytku części/całości inwestycji, zakończenie projektu, etc. (spotkania będą organizowane na dworcu lub w innej przestrzeni), b) wydarzeń i/lub działań promocyjnych, dzięki którym uczestnicy będą mieli możliwość poznać najważniejsze informacje dotyczące projektu (jego założeń, etapów prac budowlanych, źródła oraz sposobu finansowania), jak również nowych funkcjonalności dworca, c) materiałów drukowanych dot. wydarzeń promocyjnych, d) kompleksowej promocji eventów, jak i samych inwestycji realizowanych na wybranych dworcach kolejowych. 6) Realizacja wydarzeń promocyjnych będzie wymagała m.in.: a) zapewnienia odpowiednich zasobów ludzkich niezbędnych do prawidłowej organizacji i przebiegu wydarzenia, b) opracowania projektów oraz produkcji wszystkich niezbędnych elementów zabudowy eventowej na potrzeby aranżacji strefy eventowej, stoiska, etc.,

3 c) opracowania koncepcji kreatywnej komunikacji i identyfikacji wizualnej eventu oraz projektów materiałów reklamowych komunikujących wydarzenie, d) produkcji wszystkich niezbędnych materiałów reklamowych wraz z opracowaniem ich projektów, produkcji i dystrybucji, przeznaczonych do realizacji wydarzenia, e) zapewnienia wszystkich niezbędnych do realizacji wydarzenia usług logistycznych, m.in.: usług transportowych, noclegów personelu zaangażowanego do obsługi wydarzenia, czyszczenia i zwrotu zakupionych przedmiotów/materiałów eventowych po wydarzeniu, f) zapewnienia sprzętu niezbędnego do realizacji wydarzenia specjalistycznego, m.in.: nagłośnienia, oświetlenia, etc., g) zapewnienia opracowania niezbędnych regulaminów, instrukcji stanowiących elementy realizowanej oferty, każdorazowo w ramach danego zamówienia, h) zapewnienia wykonania raportów oraz podsumowań z przeprowadzonych działań wraz z danymi statystycznymi podsumowującymi realizację działań i celów marketingowych, i) innych czynności niezbędnych do prawidłowej realizacji wydarzenia. 7) Liczba wydarzeń promocyjnych (i/lub spotkań informacyjnych) zostanie przedstawiona na późniejszym etapie dialogu. Wstępny harmonogram ich realizacji zostanie przedstawiony na etapie prowadzenia postępowania przetargowego w celu zawarcia umowy ramowej. 8) Na obecnym etapie dialogu Zamawiający zakłada, że większość wydarzeń promocyjnych będzie miała charakter jednodniowych wydarzeń lokalnych, których skala będzie dostosowana do tematu wydarzenia, specyfiki miejscowości i regionu, potrzeb Zamawiającego oraz możliwości technicznych wybranej lokalizacji. 9) Wytyczne dot. poszczególnych wydarzeń promocyjnych (i/lub spotkań informacyjnych) Zamawiający każdorazowo przekaże wraz z zaproszeniem do składania ofert na realizację zamówień jednostkowych (po zawarciu umowy ramowej), w którym szczegółowo określi tematykę wydarzenia promocyjnego, długość trwania wydarzenia, a także zakres, ilość oraz rodzaj elementów składowych przedmiotu zamówienia (przedstawionych w momencie ogłoszenia postępowania przetargowego). V. ZASADY PROWADZENIA DIALOGU 1. Dialog techniczny prowadzony będzie zgodnie z postanowieniami Regulaminu przeprowadzania dialogu technicznego opublikowanego na stronie internetowej Zamawiającego. 2. Warunkiem udziału w dialogu technicznym jest złożenie zgłoszenia, w formie Wniosku o dopuszczenie do udziału w dialogu technicznym (dalej: Wniosek), którego wzór zawiera Załącznik nr 1 do Ogłoszenia wraz z dokumentem poświadczającym należyte umocowanie do reprezentacji Wykonawcy, w terminie określonym w niniejszym Ogłoszeniu. 3. Dialog techniczny prowadzony będzie w języku polskim i ma charakter jawny, z zastrzeżeniem 6 ust. 10 Regulaminu przeprowadzania dialogu technicznego. Do dokumentów sporządzonych w innych językach niż polski powinny być dołączone tłumaczenia na język polski.

4 4. Dialog techniczny prowadzony będzie w formie spotkań z Wykonawcami (indywidualne lub grupowe) lub wymiany korespondencji w postaci pisemnej lub elektronicznej. 5. Termin zakończenia dialogu technicznego przewidywany jest na I kwartał 2017 r. VI. ZGŁOSZENIE DO UDZIAŁU W DIALOGU TECHNICZNYM 1. Wykonawcy zainteresowani udziałem w dialogu technicznym, spełniający wymagania określone w niniejszym Ogłoszeniu oraz w Regulaminie przeprowadzania dialogu technicznego składają prawidłowo wypełnione i podpisane zgłoszenia, w formie Wniosku, którego wzór zawiera Załącznik nr 1 do Ogłoszenia, wraz z pozostałymi dokumentami wskazanymi w niniejszym Ogłoszeniu. 2. Wnioski można składać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres przetargi@pkp.pl w temacie wpisując Dialog techniczny dot. organizacji wydarzeń promocyjnych na modernizowanych dworcach PKP w latach Termin składania Wniosków: r., godz. 9:00. Decyduje data wpływu Wniosku do Zamawiającego. 4. Zamawiający nie dopuszcza do dialogu technicznego podmiotów, które złożą Wniosek po wyznaczonym terminie. VII. WARUNKI UDZIAŁU W DIALOGU TECHNICZNYM 1. Do dialogu technicznego zaproszeni zostaną Wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie polegające na należytym wykonaniu, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Wniosków, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej 3 usług polegających na zorganizowaniu wydarzeń promocyjnych obiektów usługowych lub użyteczności publicznej 1 o wartości minimum ,00 zł netto każda. 2. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w dialogu, o których mowa w ust. 1, należy przedstawić następujące dokumenty: 1) wykaz wykonanych głównych usług polegających na zorganizowaniu wydarzeń promocyjnych obiektów usługowych lub użyteczności publicznej, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Wniosków, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane należycie (wykaz należy sporządzić zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Ogłoszenia). 2) prezentację, zawierającą nie mniej niż 3 zdjęcia do każdej z wykonanych usług przedstawionej w wykazie, o którym mowa w pkt 1); zdjęcia powinny obrazować na czym polegało dane wydarzenie promocyjne, jakie były główne elementy promocyjne. 3. Dowodami, o których mowa w ust. 2 pkt 1) są: 1) poświadczenie; 2) oświadczenie wykonawcy jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1). 4. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, o którym mowa powyżej, zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa w ust. 3 powyżej. 1 zgodnie z definicją zawartą w 3 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz.U. z 2015, poz ze zm.).

5 5. Wykonawca zainteresowany udziałem w dialogu składa Wniosek o dopuszczenie do udziału w dialogu w terminie i miejscu określonym w Ogłoszeniu. Wniosek winien być podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 6. Do dalszego etapu postępowania zostaną zaproszeni Wykonawcy, którzy spełnią warunki udziału w dialogu technicznym, o których mowa ust. 1, z zastrzeżeniem ust Zamawiający może dopuścić do udziału w Dialogu Wykonawcę nie spełniającego warunków określonych powyżej, o ile taki Wykonawca wykaże, iż posiada szczególnie istotne informacje, przydatne w dialogu. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wzywania Wykonawców do uzupełnienia Wniosku oraz innych dokumentów składanych wraz z Wnioskiem, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia Wykonawcy z udziału w dialogu, jeżeli jego dalszy udział w istotny sposób utrudnia jego prowadzenie. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wystąpienia do Wykonawców z prośbą o podsumowanie przeprowadzonego dialogu technicznego, które może w szczególności zawierać wycenę przedmiotu zamówienia zgodną z omówionymi założeniami, a także sugestie, komentarze i uwagi dot. działań, które pozwolą z jednej strony na precyzyjne przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego, a z drugiej pozwolą Wykonawcy na złożenie przez niego konkurencyjnej oferty na etapie prowadzenia postępowania. VIII. ZASTRZEŻENIE PRAWNE. 1. Niniejsze Ogłoszenie nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty ani zaproszenia do negocjacji w celu zawarcia umowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2016 r., poz. 380 ze zm.), nie jest również wszczęciem postępowania w rozumieniu Procedury, w szczególności w trybie dialogu konkurencyjnego. 2. Udział w dialogu technicznym nie jest warunkiem ubiegania się przez Wykonawców w przyszłości o jakiekolwiek zamówienie niepubliczne ani nie gwarantuje dopuszczenia do udziału w takim postępowaniu. 3. Udział w dialogu nie uprawnia Wykonawców do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń od Zamawiającego, w szczególności w zakresie dopuszczenia Wykonawcy do postępowania, zawarcia umowy w sprawie zamówienia niepublicznego albo dopuszczenia w postępowaniu rozwiązań oferowanych przez Wykonawcę. 4. Udział w dialogu nie jest warunkiem ubiegania się o udzielenie zamówienia niepublicznego, jak również nie stanowi podstawy wykluczenia Wykonawcy z postępowania, będącego przedmiotem niniejszego dialogu. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia Dialogu w każdym czasie bez podania przyczyn. Szymon Nowak /-/ Pełnomocnik Kierownika Zamawiającego

6 Załącznik nr 1 do Ogłoszenia WNIOSEK o dopuszczenie do udziału w dialogu technicznym prowadzonym przez PKP S.A. w zakresie usługi dot. Organizacji wydarzeń promocyjnych na modernizowanych dworcach PKP w latach (dalej: Dialog ) Wykonawca: Lp. Nazwa Wykonawcy Adres Wykonawcy Osoba uprawniona do kontaktów: Imię i nazwisko Adres Adres Nr telefonu stacjonarnego Nr telefonu komórkowego Nr faxu 1. W związku ze zgłoszeniem do udziału w Dialogu oświadczamy, iż: 1) zapoznaliśmy się z treścią Ogłoszenia o dialogu technicznym, 2) wyrażamy wolę udziału w Dialogu, 3) spełniamy warunki udziału w Dialogu, 4) zapoznaliśmy się z Regulaminem przeprowadzania dialogu technicznego i w całości akceptujemy jego postanowienia, 5) wyrażamy zgodę na przetwarzanie i przechowywanie przez Polskie Koleje Państwowe S.A. informacji zawartych w niniejszym Wniosku dla celów Dialogu lub Postępowania, 6) udzielamy bezwarunkowej zgody na wykorzystanie informacji przekazywanych w toku Dialogu, w tym również informacji stanowiących przedmiot praw autorskich Wykonawcy, na potrzeby przeprowadzenia postępowania, którego przedmiotem będzie Organizacja wydarzeń promocyjnych na modernizowanych dworcach PKP w latach , w tym w szczególności do przygotowania opisu przedmiotu Zamówienia, specyfikacji istotnych warunków Zamówienia lub określenia warunków umowy dla Zamówienia, z zastrzeżeniem 6 ust. 10 Regulaminu przeprowadzania dialogu technicznego.

7 2. Wraz z niniejszym Wnioskiem Wykonawca przedkłada: 1) dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy*, 2) wykaz wykonanych usług wzór stanowi Załącznik nr 2 do Ogłoszenia, 3) dowody potwierdzające należyte wykonanie usług, 4) prezentację, o której mowa w Rozdziale VII ust. 2 pkt 2 Ogłoszenia. * skreślić w przypadku, gdy Wykonawca składa wniosek we własnym imieniu (miejscowość i data) czytelny podpis osoby uprawnionej/ osób uprawnionych do działania w imieniu Wykonawcy bądź podpis i pieczęć)

8 Załącznik nr 2 do Ogłoszenia WYKAZ WYKONANYCH USŁUG Nazwa Wykonawcy: Adres Wykonawcy: Przystępując do prowadzonego przez PKP S.A. Dialogu technicznego, którego przedmiotem jest Organizacja wydarzeń promocyjnych na modernizowanych dworcach PKP w latach , oświadczamy, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków, a jeżeli okres działalności jest krótszy w tym okresie wykonywaliśmy: Lp. Przedmiot zamówienia z określeniem jakiego obiektu dotyczyła usługa Czas realizacji (data rozpoczęcia i zakończenia) Odbiorca usługi Wartość zamówienia Uwaga! Opis wykonanych usług musi zawierać informacje pozwalające jednoznacznie stwierdzić, że Wykonawca spełnia warunek udziału w dialogu technicznym dotyczący posiadania wiedzy i doświadczenia. Do niniejszego wykazu dołączam: 1). szt. dokumentów potwierdzających, że wskazane i opisane wyżej usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, 2) prezentację, o której mowa w Rozdziale VII ust. 2 pkt 2 Ogłoszenia.. (miejscowość i data) (podpis i pieczątka imienna osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy)