ZARZĄDZENIE NR 79/11 WÓJTA GMINY ŚWIĘTAJNO z dnia 31 grudnia2011r. w sprawie Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 79/11 WÓJTA GMINY ŚWIĘTAJNO z dnia 31 grudnia2011r. w sprawie Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych Na podstawie art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.) oraz Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84) zarządza się, co następuje: W celu ustalenia jednolitych zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy Świętajno, wprowadza się do stosowania Instrukcję Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych, zwaną dalej Instrukcją. 1 I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Niniejsza instrukcja określa zasady : a) rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych, b) zatwierdzania operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione, c) podział kluczowych obowiązków dotyczących zatwierdzenia, realizacji i rejestrowania operacji finansowych pomiędzy różnych pracowników d) weryfikacji operacji finansowych przed i po realizacji. 2. Dokumentacja każdej operacji finansowej wytworzona lub przyjęta w jednostce powinna umożliwić jej prześledzenie na początku, w trakcie jej trwania i po jej zakończeniu. 2 II. ZASADY PRZYGOTOWYWANIA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH Charakterystyka dowodów księgowych 1. Dokumentem księgowym jest dokument stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej i podlegający ujęciu w księgach rachunkowych. 2. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych; 3) opis operacji oraz jej wartość. 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dokumentu; 5) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

2 3. Dowód księgowy opiewający na walucie obcej powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatycznie przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. 4. Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy: a) zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, b) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, c) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki (Załącznik nr 3). 5. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być także: a) zbiorcze zestawienia dowodów księgowych służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, b) korygujące noty korygujące służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych - sprostowania zapisów, c) zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody pro forma ), d) rozliczeniowe polecenie księgowania ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.), polecenie przekazania środków oraz noty księgowe. 6. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. 7. Do zapisu operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie lub komputerowo. 8. Rodzaje dowodów księgowych: 1) Dowody bankowe: - bankowe dowody wpłaty i wypłaty wypełniane przez kasjera lub upoważnioną osobę w odpowiedniej ilości egzemplarzy i ujmowane w raporcie kasowym, - polecenie przelewu stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego, - wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych oryginalny dokument komputerowy sprawdza pracownik księgowości z załączonymi do niego dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je uzgodnić z bankiem, - dyspozycja wypłaty gotówki wystawia kasjer lub osoba zastępująca w jednym egzemplarzu. Podpisują osoby upoważnione (zgodnie z kartą wzorów podpisów) odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w dowodzie stanowiącym podstawę wypłaty gotówki. 2) Dowody kasowe: - dowód wpłaty (kasa przyjmie KP), - raport kasowy, - rozliczenie delegacji służbowej (druk delegacji służbowej), - dyspozycja wypłaty gotówki - bankowy dowód wpłaty (do przekazywania gotówki z kasy do banku), - wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki, 3) Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń i innych wypłat:

3 1) umowa o pracę, rozwiązanie umowy o pracę, 2) wnioski o przyznanie nagrody jubileuszowej lub innych nagród, 3) rozliczenie wynagrodzenia prowizyjnego, 4) karta zasiłkowa, 5) zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy, 6) zastępcza asygnata zasiłkowa, 7) lista płac i wypłat, 8) polecenia wypłaty innych składników wynagrodzenia np. dodatki specjalne, premii pracowników obsługi, dodatki szkodliwe. 9) lista płac wypłaconych ryczałtów diet radnych 10) lista płac z tytułu umów zlecenia, 11) lista wypłat dodatków mieszkaniowych, 12) wniosek o dofinansowanie wypoczynku organizowanego przez pracownika we własnym zakresie, 13) wniosek o wypłatę pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, 14) wniosek o częściowe pokrycie kosztów zakupu okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, 15) wypłata nagród za zawody sportowe, zawody młodzieżowych drużyn pożarniczych, 16) lista płac Gminnej Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych 17) lista wypłat podatku akcyzowego 18) lista wypłat ekwiwalentu za używanie własnej odzieży 19) lista wypłat ekwiwalentu za pranie 4) Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego: - faktura, rachunek, akt darowizny, akt notarialny, - przyjęcie środka trwałego w użytkowanie oryginał (symbol OT), - protokół zdawczo odbiorczy środka trwałego oryginał (symbol PT) - likwidacja środka trwałego (symbol LT). 5) Dowody księgowe rozliczeniowe: - nota księgowa zewnętrzna kopia, - nota księgowa wewnętrzna oryginał lub kopia, - polecenie księgowania (PK) oryginał, - polecenie przekazania środków oryginał 9. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. 10. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. 11. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych własnych można korygować jedynie przez wysyłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem. III. KONTROLA DOWODÓW KSIĘGOWYCH Dokument księgowy przed ujęciem w księgach rachunkowych podlega kontroli merytorycznej i formalno rachunkowej.

4 2. Dokument stanowiący podstawę zaciągnięcia zobowiązania lub dokonania wydatku podlega dodatkowo wstępnej kontroli zgodności z planem finansowym. 3. Każdy z wyżej wymienionych rodzajów kontroli powinien być przeprowadzony przez inną osobę. 4. Dokument stanowiący podstawę dokonania wydatku podlega autoryzacji Wójta lub osoby przez niego upoważnionej (zatwierdzenie do wypłaty). 5. Dokument stanowiący podstawę zapisu w księgach rachunkowych podlega deklaracji (zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych tj. właściwe konto oraz klasyfikacja budżetowa) Kontrola pod względem merytorycznym przeprowadzana jest przez pracownika komórki merytorycznej, we właściwości której pozostaje dokumentowana operacja gospodarcza. 2. Zatwierdzenie dowodu pod względem merytorycznym oznacza, że: a) dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, b) operacja gospodarcza jest celowa, tj. jej wykonanie jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki, c) dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, d) na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta odpowiednia umowa lub złożono zamówienie, e) zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie, f) zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z postanowieniami zawartej umowy i obowiązującym prawem, g) dostawy, usługi lub roboty budowlane, których wykonanie potwierdza dokument, zostały rzeczywiście wykonane w sposób prawidłowy i zgodny z umową/zleceniem i odpowiadają wymaganiom. 3. Na dowód przeprowadzonej kontroli merytorycznej dowodu zamieszcza się adnotację sprawdzono pod względem merytorycznym, opatrzoną datą dokonania kontroli oraz czytelnym podpisem osoby jej dokonującej (Załącznik nr 1). 4. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej dowodu zamieszcza na nim także krótki opis operacji gospodarczej, ze wskazaniem przeznaczenia realizowanych dostaw, usług lub robót budowlanych oraz stwierdzeniem, ze zostały faktycznie wykonane zgodnie z umową/zleceniem. 5. Do dowodów obejmujących należności za dostawy, usługi lub roboty budowlane załącza się protokół odbioru podpisany przez strony. 6. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości pod względem merytorycznym powinny być uwidocznione na załączonym do dowodu szczegółowym opisie nieprawidłowości, podpisanym przez sprawdzającego pracownika. Stwierdzone nieprawidłowości mogą być podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania, niedokonania zapłaty lub żądania od kontrahenta wystawiania faktury korygującej Kontrola pod względem formalno rachunkowym przeprowadzana jest przez pracownika księgowości. 2. Zawiedzenie dowodu pod względem formalno-rachunkowym oznacza, że:

5 a) dowód został opatrzony właściwymi oznaczeniami stron biorących udział w zdarzeniu, b) dowód zawiera elementy wymagane postanowieniami 2 pkt 2 Zasad, w szczególności datę wystawienia dokumentu oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, określenie przedmiotu operacji oraz jej wartości i ilości oraz podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie, c) dokonano kontroli pod względem merytorycznym, tj. dowód opatrzony jest klauzulą o dokonaniu tej kontroli, d) wynik dokonania kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych, e) dowód jest wolny od błędów rachunkowych, f) dowód posiada przeliczenie na walutę polską, jeżeli opiewa na walutę obcą, g) w sposób prawidłowy dokonano przeliczenia dowodu wystawionego w walucie obcej na walutę polską 3. Na dowód przeprowadzenia kontroli formalno-rachunkowej na dowodzie zamieszcza się adnotację sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym, opatrzoną datą dokonania kontroli oraz czytelnym podpisem osoby jej dokonującej (Załącznik nr 2). 6. Zasady procedury kontroli wydatków 1. Wstępna kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, oznacza że zobowiązania lub wydatki wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. 2. Wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym dokonuje Skarbnik Gminy. 3. Wstępna kontrola kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oznacza, ze osoba jej dokonująca nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem oraz nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji. 4. Wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dokonuje Skarbnik Gminy. 5. Kontrola dokonywana jest przed zaciągnięciem zobowiązania lub dokonania wydatku. 6. Dowodem dokonania wstępnej kontroli, o której mowa w ust. 1, jest podpis Skarbnika Gminy złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. 7. Skarbnik Gminy, w razie ujawnienia nieprawidłowości, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. 8. Dowody stanowiące podstawę wydatku podlegają autoryzacji przez Wójta. 9. Na dowód dokonania polecenia wydatku, Wójt i Skarbnik Gminy składają na dokumencie podpisy na pieczątce zatwierdzam do wypłaty. 10. Dekretacja dowodów księgowych polega na oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ujęcia w księgach rachunkowych zgodnie z zasadami ustalonymi w Zakładowym Planie Kont. 11. Na dowodach, na podstawie których dokonano wydatku, umieszcza się klauzulę zapłacono przelewem, czekiem, gotówką dnia, uniemożliwiając powtórne dokonanie wydatku na podstawie tego samego dowodu.

6 12. Po otrzymaniu dokumentów sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzeniu do wypłaty następuje ich dekretacja polegająca na: a) nadaniu oznaczenia klasyfikacji budżetowej, b) wskazaniu odpowiednich kont, c) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, d) zaopatrzenie dowodu księgowego numerem, pod którym został zarejestrowany, e) złożeniu podpisu osoby dekretującej. 13. Dekretacji dokonuje Skarbnik Gminy lub osoba przez niego upoważniona. IV. ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 7. Zasady obiegu dowodów księgowych 1. Obieg dokumentów księgowych jest systemem przekazywania dokumentów od chwili ich sporządzenia względnie wpływu do jednostki z zewnątrz, aż do momentu ich zakwalifikowania i ujęcia w księgach rachunkowych. 2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych: 1)zasadę terminowości polegającą na przestrzeganiu ustalonych terminów przekazywania dokumentów, tj. niezwłocznie po ich otrzymaniu, wystawieniu czy wykorzystaniu, do właściwych pracowników. Ostateczne zaksięgowanie operacji gospodarczych danego miesiąca musi umożliwić sporządzenie sprawozdań i deklaracji, 2) zasadę systematyczności polegającą na wykonywaniu czynności związanych z obiegiem dowodów księgowych w sposób systematyczny i ciągły, 3) zasadę samokontroli obiegu polegającą na bezkolizyjnym obiegu dokumentów pomiędzy osobami uczestniczącymi w systemie obiegu, nawzajem się kontrolujących, 4) zasadę odpowiedzialności indywidualnej imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych komórek organizacyjnych, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia. 3. Dowody księgowe związane z rozliczeniami z kontrahentami 1) umowy na dostawę towarów, realizacje robót budowlanych i wykonanie usług, sporządza, z zachowaniem zasad ustawy Prawo zamówień publicznych, pracownik merytoryczny. Umowy dotyczące przyznania dotacji z budżetu sporządza pracownik merytoryczny. 2) przyznane dotacje na podstawie umowy sporządza pracownik merytoryczny po podjęciu stosownych uchwał (projekt uchwały przygotowuje pracownik merytoryczny, a uchwały dotyczące zmian budżetu Skarbnik). 3) do umowy o szczególnym charakterze, np. dotyczących robót budowlano remontowych dołącza się np. kosztorys inwestorski prac, wycenę materiałów, protokół konieczności. 4) umowę parafują Kierownik jednostki, następnie kieruje umowę do Radcy Prawnego celem dokonania kontroli pod względem formalno prawnym. W przypadku uwag do umowy, radca prawny nanosi proponowane poprawki i umowa wraca do pracownika merytorycznego celem dokonania korekt. Sprawdzona przez

7 pracownika umowa powodująca skutki finansowe kierowana jest do Skarbnika Gminy celem złożenia przez niego kontrasygnaty. W sytuacji, gdy umowa przewiduje wniesienie wadium, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, pracownik merytoryczny sporządzający umowę ma obowiązek: - dopilnować dopełnienia obowiązku przez kontrahenta w w/w zakresie, - sprawdzić prawidłowość wnoszonego zabezpieczenia, wadium, - kontrolować terminy obowiązywania zabezpieczeń, - terminowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami, składać do pionu finansowo wnioski o zwrot wadium, zabezpieczenia (z podaniem kwoty podlegającej zwrotowi oraz numerem rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu (dotyczy formy pieniężnej) po uprzednim sprawdzeniu zasadności zwrotu. 5) Umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaliczane są do prac doraźnych, nie wchodzących do zakresu obowiązków pracowników Urzędu. Umowę zlecenie lub o dzieło sporządza właściwy rzeczowo pracownik merytoryczny zlecający pracę w 4 egzemplarzach, z których jeden otrzymuje zleceniobiorca, drugi zleceniodawca, pion finansowo- księgowy, jeden egzemplarz przekazuje się na stanowisko ds. organizacyjnych, w celu rejestracji umowy. 6) Do faktury lub rachunku za wykonane roboty i usługi budowlano remontowe, w celu rozliczenia umów, dołącza się w szczególności protokół odbioru. A. Zewnętrzne dowody zakupu towarów i usług Rodzaje dowodów księgowych 1. Faktura VAT 2. Faktura korygująca Tylko 1 egzemplarz oznaczony ORYGINAŁ" 3. Nota korygująca 4. Nota księgowa Na wszystkich dowodach zakupu muszą być podpisy 5. Rachunek z wykonania imienne osób upoważnionych do ich wystawiania umowy zlecenia lub Oświadczenie zamiast podpisu odbiorcy wg wykazu umowy o dzieło wysłanych oświadczeń do kontrahenta. Ogniwo początkowe w obiegu dokumentów zakupu Ogniwo drugie Data wpływu dokonana przez sekretariat jednostki przyjmujący korespondencję Pracownik dokonujący bezpośrednio zakupu upoważniony do odbioru faktur i faktur korygujących Termin przekazania w tym samym dniu lub następnego dnia po otrzymaniu dowodów i wpisaniu do rejestru korespondencji przekazuje do samodzielnego stanowiska merytorycznego, którego zakresu dowód dotyczy Kontrola merytoryczna Samodzielne stanowisko pracy, którego dotyczy zakres zadań wynikający z dowodu-sprawdza pod względem merytorycznym informacje zawarte w dowodzie. Opisuje dowód. Na dowód przeprowadzonej kontroli składa podpis z pieczęcią imienną. W przypadku braku pieczątki podpis zgodnie z kartą wzorów podpisów. Termin przekazania w tym samym dniu lub następnego dnia po otrzymaniu przekazuje do księgowości.

8 Ogniwo trzecie Ogniwo czwarte Kontrola formalno rachunkowa Upoważniony pracownik dokonuje kontroli oraz dekretacji dokumentu - wpisuje datę i podpis. Termin przekazania przed terminem płatności figurującym na dowodzie stanowiącym podstawę do zapłaty przekazuje do zatwierdzenia. Pracownik pionu finansów: Przeprowadza pełną kontrolę wtórną dowodu, Dekretacja dowodu - wskazująca sposób rejestracji dowodu w urządzeniach syntetycznych i na kontach pomocniczych; Przekazuje do sporządzenia przelewu zapłaty z konta bankowego jednostki na wskazane w dowodzie konto bankowe kontrahenta lub przekazuje dowód do kasy celem wypłaty należności bezpośrednio wystawcy dowodu, Zatwierdzanie dokumentu do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy lub osoby upoważnione - na dowód składają podpisy. Księgowanie dowodu w programie komputerowym. Czas przechowywania - 5 lat w archiwum zakładowym B. Dowody zewnętrzne własne, dotyczące sprzedaży towarów i usług, składników majątkowych. Rodzaje dowodów księgowych: 1. Faktura VAT Dowody wystawia osoba upoważniona. Noty 2. Faktura korygująca wystawiane są w dwóch egzemplarzach, dla każdej ze 3. Nota korygująca stron. 4. Nota księgowa Ogniwo początkowe Wystawianie dowodów Pracownik upoważniony do wystawiania faktur VAT przez Wójta, wystawia dowód wynikający z zawartych wcześniej umów, a przekazany przez samodzielne stanowiska merytoryczne. Wystawiający dokonuje samokontroli po sporządzeniu dowodu. Termin przekazania - następnego dnia po sporządzeniu nie później niż 7 dnia od momentu wydania towaru lub wykonania usługi oryginał przesyła kontrahentowi. Ogniwo drugie Pracownik pionu finansowego : wpisuje do rejestru VAT - sprzedaży celem ewidencji podatkowej

9 Ogniwo końcowe Pracownik pionu finansowego : kontrola formalno - rachunkowa dekretacja dowodu, księgowanie, windykacja należności wynikających z dowodu Czas przechowywania - 5 lat w archiwum zakładowym. Faktury VAT za wodę, ścieki, wywóz szamba, osadu, czynsze (najmu i dzierżawy) 2 egzemplarze, z przeznaczeniem : oryginał dla odbiorcy, druga kopia dla osoby wystawiającej Zestawienia zużytej wody i oczyszczonych ścieków za dany kwartał 2 egzemplarze z przeznaczeniem do rozliczenia podatku VAT: oryginał na stanowisko rozliczające podatek VAT. kopia dla osoby sporządzającej. 8. Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek 1. W jednostce występują zaliczki gotówkowe jednorazowe wypłacane pracownikom zatrudnionym w Urzędzie Gminy na postawie umowy o pracę. Zaliczki mogą być wypłacane na poczet podróży służbowej, zakupu materiałów i usług itp. 2. Zaliczkę wypłaca się na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego przez Wójta i Skarbnika Gminy lub osoby upoważnione wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Zaliczka podlega rozliczeniu bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie 14 dni od daty pobrania na odpowiednim druku. 3. Do rozliczenia dołącza się faktury, rachunki lub inne dokumenty potwierdzające poniesienie określonych wydatków. Dołączone dowody księgowe winny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym. 4. Zaliczkobiorca zobowiązany jest do rozliczenia zaliczki w terminie określonym we wniosku lub niniejszej instrukcji, w przeciwnym wypadku kwota zaliczki podlega zwrotowi na konto Urzędu Gminy. 5. Wszystkie zaliczki podlegają bezwzględnie rozliczeniu na koniec każdego roku. 9. Rozliczenie wyjazdu służbowego 1. Tryb postępowania przy wydawaniu delegacji dla pracowników urzędu: a/ Decyzję w sprawie wydania polecenia wyjazdu służbowego podejmuje Wójt Gminy lub sekretarz. b/ Druk delegacji służbowej obejmującej krajowy wyjazd pracowników oraz rejestr delegacji służbowych prowadzi pracownik zajmujący się sprawami kadrowymi. c/ Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa wydający polecenie wyjazdu służbowego. 2. Podstawę rozliczenia wyjazdu służbowego stanowi: a/ Prawidłowo wypełniona delegacja.

10 b/ Dowody poniesionych kosztów przez pracownika: bilety, faktury, rachunki oraz inne dowody. - w przypadku braku biletów (zniszczenie, zgubienie, itp.), delegacja powinna być rozliczona według obowiązujących cen biletów na danej trasie przejazdu na podstawie złożonego oświadczenia. c/ Weryfikacją rozliczenia delegacji zajmuje się pion finansowy. d/ Rozliczenia kosztów podróży delegowany dokonuje w PLN lub w walucie wymienialnej na druku Rozliczenie kosztów podróży służbowej str. II delegacji e/ Sprawdzenia rozliczenia wyjazdu służbowego /rachunków/ pod względem formalno-rachunkowym dokonuje Skarbnik lub upoważniony pracownik a pod względem merytorycznym kierownik jednostki lub upoważniony pracownik i zatwierdza do wypłaty. f/ Finansowego rozliczenia wyjazdu należy dokonać w księgowości w terminie do 14 dni roboczych od dnia powrotu. g/ Za prawidłowe i terminowe rozliczenie polecenie wyjazdu służbowego odpowiedzialny jest delegowany pracownik. 10 Dokumentowanie wypłaty wynagrodzeń, wypłaty diet radnym, sołtysom, i innych świadczeń. 1. Umowy o pracę, wszelkie zmiany do umowy oraz rozwiązanie umowy o pracę sporządza pracownik ds. kadrowych w oparciu o wcześniejsze wnioski zatwierdzone przez Wójta. Umowy, podpisane przez Wójta, sporządza się w czterech egzemplarzach z przeznaczeniem dla: a) pracownika, b) pracownika, prowadzącego akta osobowe pracowników, c) pracownika do spraw płac, d) teczki przedmiotowej. 2. Listy płac sporządza pracownik księgowości na podstawie wprowadzanych danych do systemu przez kadry, sprawdza prawidłowość z dowodami źródłowymi / umowy, wnioski nagrodowe, premiowe, itp./ otrzymanych w jednym egzemplarzu z kadr od osoby merytorycznie odpowiedzialnej, przedłożone do komórki płac do 23-go dnia każdego miesiąca. 3. Lista płac powinna być podpisana przez: a) osobę sporządzającą odpowiedzialny pracownik pionu finansowego, a) osobę sprawdzającą- pracownik pionu finansowego, b) Skarbnika i Wójta bądź osobę upoważnioną. 4. Na podstawie list wynagrodzeń pracownik dokonuje przelewu na konta bankowe, dla pracowników, którzy mają założone rachunki oszczędnościowo rozliczeniowe, dla pozostałych pracowników, wypłaty dokonuje upoważniony pracownik /kasjer/.wyciąg bankowy z kwotą wynikającą z zestawienia stanowi potwierdzenie dokonania wypłaty wynagrodzeń. 5. Wypłata ryczałtu diet radnych, sołtysów, członków komisji przeciwalkoholowej : a/ Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę diet radnym jest lista obecności radnych na sesjach i na posiedzeniach stałych komisji, którą sporządza pracownik ds. obsługi Rady Gminy. Wypłaty dokonywane są w formie ryczałtu w terminie do 5-go następnego miesiąca. Zestawienie potrąceń z tytułu nieobecności radnych na sesjach lub komisjach dokonywane są na podstawie wykazu nieobecności

11 radnych i przedłożone przez pracownika merytorycznego do 4-go następnego miesiąca. b/ Sołtysowi wypłaca się dietę w wysokości ustalonej uchwałą Rady Gminy za każdą sesję na podstawie listy obecności, przez pracownika ds. obsługi Rady Gminy. Wypłaty dokonywane są zgodnie z listą obecności sporządzoną i potwierdzoną, którą sporządza pracownik ds. obsługi Rady Gminy. c/ Wynagrodzenie członków GKRPA płatne jest po zakończeniu posiedzenia na podstawie przedstawionej list obecności sporządzonej i potwierdzonej przez sekretarza Komisji. 6. Wypłata ekwiwalentu dla członków OSP za udział w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym dokonywana jest na podstawie listy wypłat sporządzonej przez Komendanta Gminnego Zarządu Ochotniczych Straży Pożarnych, dostarczonej do Urzędu Gminy w terminie 3 dni od zakończenia kwartału.ekwiwalent płatny jest za udział w działaniu ratowniczym oraz szkoleniach organizowanych przez Państwową Straż Pożarną lub Gminę na podstawie zarządzenia Wójta w kasie Urzędu Gminy. 7. Wypłata dodatku mieszkaniowego dokonywana jest na podstawie listy sporządzonej przez pracownika merytorycznego, w terminie do dnia 10 każdego miesiąca z góry. Pracownik księgowości dokonuje przelewu na konta bankowe, dla zarządcy domu lub osobie uprawnionej do pobierania należności za lokal mieszkalny dla osób którzy mają założone rachunki oszczędnościowo rozliczeniowe. Dla pozostałych osób, wypłaty dokonuje upoważniony pracownik /kasjer/.wyciąg bankowy z kwotą wynikającą z zestawienia stanowi potwierdzenie dokonania wypłaty wynagrodzeń. 8. Dofinansowanie wypoczynku organizowanego przez pracownika we własnym zakresie odbywa się na podstawie złożonego wniosku wraz z kartą urlopową na minimum 14 dni kalendarzowych. Wniosek składa się do pracownika merytorycznego. Kompletny wniosek trafia do pionu finansowego. Zatwierdzony przez wójta i skarbnika podlega niezwłocznie przekazaniu do wypłaty pracownikowi na konto bankowe lub do kasy Urzędu Gminy. 9. Wypłata pożyczki z zakładowego funduszu socjalnego odbywa się na podstawie złożonego wniosku przez pracownika, z określeniem statusu posiadanego mieszkania lub lokalu. Wniosek składa się do pracownika merytorycznego. Pracownik merytoryczny przygotowuje umowę w sprawie pożyczki, która jest zatwierdzona przez wójta i kontrasygnowana przez skarbnika. Umowa przekazywana jest do pionu finansowego i stanowi podstawę do niezwłocznej wypłaty pożyczki dla pracownika na konto lub w kasie Urzędu Gminy. 10. Wypłata częściowych kosztów zakupu okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego następuje na podstawie złożonego wniosku o częściowe pokrycie kosztów zakupu okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego do specjalisty ds. BHP, który opiniuje wniosek zgodnie z zarządzeniem Wójta i przekazuje na stanowisko ds. kadr. Pracownik merytoryczny przekazuje na stanowisko organizacyjne celem zaewidencjonowania i przekazuje do pionu finansowego do realizacji. Zatwierdzony wniosek przez wójta i skarbnika stanowi podstawę do niezwłoczniej wypłaty na konto pracownika lub w kasie Urzędu Gminy. 11. Wypłata nagród za zawody sportowe, zawody młodzieżowych drużyn pożarniczych: Zaplanowane środki na ten cel muszą być ujęte w planie finansowym jednostki. Osoba merytorycznie odpowiedzialna pobiera z kasy Urzędu Gminy zaliczkę na ten cel na podstawie wniosku o zaliczkę.po zakończeniu imprez organizowanych na terenie gminy pracownik merytoryczny niezwłocznie przygotowuję pełną dokumentację obejmującą pokwitowanie nagród z wyszczególnieniem uczestników

12 biorących udział, wysokość nagrody, podpis wraz z protokołem końcowym zawodów. Kompletną dokumentację wraz z fakturą, listą pokwitowania odbioru nagród pieniężnych przekazuje do pionu finansowego celem rozliczenia zaliczki. Zatwierdzona dokumentacja przez wójta i skarbnika jest podstawą do rozliczenia wcześniej pobranej zaliczki na ten cel. 11 Dokumentowanie operacji gospodarczych w zakresie majątku trwałego 1. Środki trwałe, wartości niematerialno-prawne oraz inwestycje: Do środków trwałych zalicza się w szczególności: 1) nieruchomości w tym: grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, 2) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, Pod pojęciem środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższej niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki o wartości początkowej powyżej zł. Inwestycje ( środki trwałe w budowie ) to zaliczane do aktywów trwałych trwałe środki w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego, zarówno własnego jak i obcego. 2. Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu / przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji to wartość początkowa tych środków, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do użytkowania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością uzyskanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. Za prawidłowe zwiększenie środków trwałych odpowiada pracownik księgowości prowadzący księgi środków trwałych. 3. Pozostałe środki trwałe są to środki trwałe, których cena nabycia wynosi co najmniej 200 zł, i nie przekracza zł, ewidencjonowane są wartościowo i ilościowo. Umarza je się jednorazowo w miesiącu przyjęcia do użytkowania. Przedmioty o wartości poniżej 200 zł o okresie użytkowania dłuższym niż rok podlegają ewidencji ilościowej u pracownika merytorycznego. 4. Dowody księgowe podlegające ujęciu w ewidencji pozostałych środków trwałych powinny zawierać dane o miejscach ich użytkowania. Pozostałe środki trwałe podlegają oznakowaniu numerami inwentarzowymi. Jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do użytkowania umarza się bez względu na wartość: 1) odzież i umundurowanie, 2) meble i dywany, 5. Wartości niematerialne i prawne to według definicji nabyte przez Gminę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użytkowości dłuższej niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby Gminy lub oddane do użytkowania na podstawie umowy, najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się w szczególności: 1) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,

13 2) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, Wartości niematerialne i prawne są wyceniane w cenie nabycia. Nie dokonuje się aktualizacji wartości niematerialnych i prawnych, ani nie dokonuje się ich ulepszeń. Stopniowo umarza się wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej co najmniej 3.500zł. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej nie przekraczającej tej kwoty są umorzone jednorazowo w miesiącu przyjęcia do użytkowania. 6. W przypadku zakupu nowego środka trwałego pracownik odpowiedzialny za ewidencje środków na podstawie faktury lub rachunku przyjmuje środek trwały do ewidencji i przekazuje do użytkowania. W przypadku zadań inwestycyjnych, na podstawie łącznie poniesionych kosztów sporządza się dowód OT w jednym egzemplarzu. Przed końcem roku pracownik odpowiedzialny za ewidencję środków trwałych uzgadnia stan i wartość środków trwałych z pracownikami merytorycznymi. W przypadku nieodpłatnego przekazania środka trwałego przez inną jednostkę lub osobę fizyczną podstawą zaewidencjonowania jest jeden z wymienionych dokumentów: a) decyzja o przekazaniu, b) akt darowizny, c) protokół przekazania, d) dowód PT, e) inny dokument potwierdzający fakt nieodpłatnego przekazania środka trwałego oraz określający wartość i podstawowe cechy środka trwałego. Podstawą przyjęcia środka trwałego nieodpłatnie w sytuacji braku możliwości otrzymania dowodu PT lub innego dokumentu przekazania, może być również dowód OT wystawiony przez odpowiedniego pracownika merytorycznego. 7. Dowód PT powinien zawierać w szczególności charakterystykę środka trwałego, określenie wartości i dotychczasowe umorzenie przekazywanego środka trwałego, numer inwentarzowy, określenie stron operacji. Podstawą przyjęcia środka trwałego do ewidencji w wyniku stwierdzenia nadwyżki środków trwałych w drodze inwentaryzacji jest protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych sporządzony zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną. Wycofanie środka trwałego z ewidencji następuje w wyniku: a) sprzedaży, b) nieodpłatnego przekazania innej jednostce lub osobie, c) likwidacji, d) stwierdzenia niedoboru w wyniku inwentaryzacji. Sprzedaż środka trwałego dokumentowana jest zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług. Dokument sprzedaży wystawia pracownik merytoryczny. Przekazanie środka trwałego innej jednostce następuje na podstawie protokołu sporządzonego przez pracownika merytorycznego. Likwidacja środka trwałego dokonywana jest na wniosek osoby, której powierzono w używanie lub w ramach odpowiedzialności materialnej składnik majątku. Likwidacji dokonuje powołana przez Wójta komisja likwidacyjna. Z przeprowadzonej likwidacji komisja sporządza protokół i przekazuje do księgowości celem zdjęcia środka trwałego z prowadzonych ksiąg. Zakupione pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wprowadzane są do ewidencji na podstawie faktury lub rachunku dokumentującego zakup.

14 12 Zasady opracowania merytorycznego dokumentów księgowych dochodowych przez Urząd i ich obieg 1. Należności z tytułu dochodów Gminy, z wyjątkiem podatków i opłat, podlegają ewidencji przez pion finansowy na podstawie następujących dokumentów: a/ faktur, rachunków, aktów notarialnych, decyzji administracyjnych i pozostałych dokumentów, b/ w przypadku wniosku o zwrot nadpłaty z tytułu dochodów Gminy jest on przekazywany przez właściwego pracownika merytorycznego zatwierdzony jako zestawienie zwrotu nadpłaconego podatku lub innej należności przez wójta i skarbnika gminy do pionu księgowości celem niezwłocznego zwrotu podatnikowi lub innej osobie. Zaopiniowany dokument podlega zatwierdzeniu do wypłaty przez wójta i skarbnika i stanowi podstawę do przekazania na konto lub w kasie Urzędu Gminy podatnikowi lub innej osobie. c/ w przypadku wniosku o udzielenie ulg, rozłożenie na raty, umorzenie w spłacie należności Gminy, do których nie stosuje się przepisów Ordynacji podatkowej, podlegają one opracowaniu przez właściwych pracowników merytorycznych. 2. W przypadku zwłoki w spłacie należności pracownik księgowości wysyła do dłużnika wezwanie do zapłaty lub upomnienie w zależności od obowiązującego trybu postępowania egzekucyjnego. Brak reakcji na wezwanie ze strony dłużnika stanowi podstawę do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, odpowiednio: - cywilnego w stosunku do należności cywilnoprawnych (sprawa przekazywana jest do radcy prawnego), - administracyjnego wystawiane są tytuły wykonawcze i przekazywane do egzekucji zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 3. Celem terminowego i prawidłowego sporządzenia sprawozdań z wykonania dochodów Gminy pracownicy merytoryczne zobowiązani są do: - terminowego dostarczenia dokumentów stanowiących podstawę dokonania przypisu należności, oraz prawidłowego rozliczenia podatku VAT. 4. Realizacja zadań budżetowych winna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym planem finansowo-rzeczowym, w ramach posiadanych środków na dany rok budżetowy. 5. Zaciągnięte zobowiązania winny być realizowane na zasadach określonych w umowach lub zleceniach. 13 Planowanie i zmiany budżetu Gminy Projekty uchwał Rady Gminy, zarządzeń Wójta w sprawie zmian w planie dochodów i wydatków budżetu Gminy przygotowuje skarbnik gminy na podstawie zawiadomień, zarządzeń oraz wniosków pisemnych dysponentów, pracowników merytorycznych lub na polecenie Wójta. 14 Zaangażowanie wydatków budżetowych 1. Zaangażowanie jest etapem poprzedzającym dokonanie wydatku i powstaje w wyniku podpisania przez wójta, między innymi : umów, porozumień, zleceń, zamówień.

15 Podstawą do ujęcia zaangażowania wydatków w ewidencji pozabilansowej jest także dokument, na podstawie którego dokonano wydatku faktura, rachunek itp. 2. Zaangażowanie wydatków stałych stosuje się w szczególności do: -wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników na podstawie umów o prace, - składek na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy do wysokości planu finansowego wyliczonego odpowiednim wskaźnikiem, - informacji o wysokości naliczenia odpisów na ZFŚS przez pracownika ds. kadr do wysokości planu finansowego. 3. Zaangażowanie wydatków prowadzone jest oddzielnie dla: - zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego i wówczas wartość zaangażowania nie może przekroczyć limitu wydatków zaplanowanych dla danego roku budżetowego, zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat, jednak wartość zaangażowania wynikać musi z przepisu prawa zezwalającego na zaciągnięcie zobowiązań np. uchwała budżetowa lub innych przepisów. 4. Zaangażowanie wydatków ewidencjonowane jest na stanowisku księgowości budżetowej na kontach pozabilansowych wg. klasyfikacji budżetowej. 15 Zapotrzebowanie na środki finansowe na realizację wydatków Zapotrzebowanie na środki finansowe na realizację wydatków - jednostki podległe Gminie składają w pionie finansowym zapotrzebowanie na podstawie pisemnego wniosku. Zapotrzebowania nie wystawia się w przypadku środków otrzymanych w formie dotacji, umów, porozumień i środków Unii Europejskiej. Środki te przekazywane są po otrzymaniu wyciągu bankowego potwierdzającego ich wpływ z rachunku podstawowego budżetu na rachunki jednostek podległych, które realizują te zadania. 16 Obieg sprawozdań budżetowych i finansowych 1. Na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej jednostki organizacyjne podległe Gminie zobowiązane są do sporządzania sprawozdań budżetowych i przekazywania ich w terminach określonych w w/w przepisie do skarbnika gminy lub osoby upoważnionej. 2. Na podstawie sprawozdań jednostkowych Rb-27S,Rb-28S, Rb-27ZZ, Rb -N, Rb - Z, Rb-50 Skarbnik Gminy lub osoba upoważniona na dowodzie PK sporządza zestawienie różnic wykonania w stosunku do miesiąca poprzedniego do zaksięgowania odpowiednio na kontach 901 w korespondencji z kontem 222, dla dochodów budżetu, lub 902 w korespondencji z kontem 223 dla wydatków budżetu. Polecenie księgowania podpisywane jest przez osobę sporządzającą skarbnika lub osobę upoważnioną. 3. Po otrzymaniu sprawozdań jednostkowych skarbnik gminy lub osoba upoważniona sporządza sprawozdania łączne. 17 Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów księgowych 1. Dokumenty finansowo-księgowe przechowuje się w siedzibie jednostki.

16 2. Każdy dowód księgowy posiada nr księgowy nadany przez program FK-2000 firmy TenSoft. 3. Dowody księgowe powinny być na bieżąco zbierane i układane w porządku i kolejności w segregatorach z zabezpieczeniem możliwości łatwego ich odszukania i sprawdzenia, zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. 4. Zbiory /teczki i segregatory/ należy dokładnie opisać poprzez wskazanie jakie dokumenty tam się znajdują. 5. Archiwizowanie dokumentów polega na kompletowaniu zbiorów dokumentów z poszczególnych okresów. Dokumenty za dany rok obrotowy oraz miniony(dowody księgowe i księgi rachunkowe) zabezpiecza się i zamyka w pomieszczeniach uniemożliwiających dostęp osobom niepowołanym. Zbiory /segregatory, teczki/ dokumentów powinny być oznaczone nazwą jednostki organizacyjnej, datą określającą rok obrotowy oraz numerami zebranych dokumentów. 6. Przekazywanie akt do archiwum odbywa się na podstawie protokołu zdawczoodbiorczego sporządzanego w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w archiwum, drugi w księgowości. 7. Kategorie archiwalne i okresy przechowywania dokumentów określają aktualnie obowiązujące przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. 8. Ochrona danych z ksiąg rachunkowych sporządzonych za pomocą komputera podlega szczególnym wymogom określonym w ustawie o rachunkowości oraz instrukcji zakładowego systemu informatycznego. 9. Zbiory dokumentacji finansowo - księgowej mogą być udostępnione osobom trzecim, tylko za zgodą Wójta. V POSTANOWIENIA KOŃCOWE 18 Zabezpieczenie mienia i odpowiedzialność pracowników za mienie 1. Mienie będące własnością lub zdeponowane w jednostce powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży. 2. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony. 3. Po zakończeniu pracy budynek Urzędu (a także wszystkie jego pomieszczenia) powinien być zamknięty, okna pozamykane. 4. Klucze od pomieszczeń powinny być umieszczone w szafie w zabezpieczonym pomieszczeniu Urzędu. 5. Pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być po zakończeniu pracy umieszczone w pozamykanych szafach. 19 Instrukcja obowiązuje wszystkie stanowiska pracy Urzędu Gminy Świętajno i powinna być przestrzegana przez wszystkich pracowników Urzędu. W przypadkach nieuregulowanych niniejszą instrukcją stosuje się inne przepisy wewnętrzne oraz ogólne przepisy prawa. 20 Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy.

17 21 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Wójt Janina Trus

18 Załącznik nr 1 Wzór pieczęci używanej przy dokonaniu kontroli dokumentów pod względem merytorycznym Załącznik nr 2 Wzór pieczęci używanej przy dokonaniu kontroli dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym Załącznik Nr 3 Wykaz Własnych dowodów wewnętrznych stanowiących podstawę dokumentowania operacji gospodarczych 1. Polecenie przelewu. 2. Lista wypłat dodatków mieszkaniowych, diet, ryczałtów, ekwiwalentów. 3. Rozliczenie zabezpieczenia należytego wykonania umów. 4. Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umów oraz zabezpieczeń na okres rękojmi. 5. Przyjecie środka trwałego OT. 6. Protokół przekazania przesunięcia środka trwałego PT. 7. Likwidacja środka trwałego LT. 8. Polecenie księgowania PK. 9. Nota księgowa. 10. Rozliczenie zaliczki. 11. Raport kasowy RK. 12. Listy płac i wypłat. 13. Wniosek o dofinansowanie wypoczynku organizowanego przez pracownika we własnym zakresie. 14. Wniosek o wypłatę pożyczki z ZFŚS. 15. Wniosek o częściowe pokrycie kosztów zakupu okularów korygujących wzrok podczas pracy przy komputerze. 16. Zestawienie wypłat nagród za zawody sportowe, zawody młodzieżowe drużyn pożarniczych. 17. Lista wypłaty wynagrodzenia za posiedzenie GKPiRPA. 18. Lista wypłaty zwrotu podatku akcyzowego. 19. Lista wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i za pranie. 20. Zestawienie zużytej wody i ścieków za dany kwartał do rozliczenia podatku VAT.