GroupWise WorkFlow Imaging

Transkrypt

1 W E R S J A 5.1/5.2 K A R T A S Z Y B K I E G O S T A R T U D L A B I T O W E J W E R S J I W I N D O W S TM

2 GROUPWISE 5.2 QUICK START CARD GroupWise to oprogramowanie, kt rego zadaniem jest spe nienie wszystkich potrzeb uýytkownika zwiˆzanych z przesy aniem wiadomoæci, ustalaniem termin w, uýywaniem kalendarza oraz zarzˆdzaniem dokumentami. Poniýej znajduje si«kr tkie streszczenie na temat korzystania z GroupWise. Wysy anie wiadomoêci i planowanie spotkaƒ System przesy ania komunikat w programu GroupWise pozwala uniknˆ problem w z wprowadzaniem wiadomoæci, kopiowaniem jej, rozprowadzaniem i jeszce zastanawianiem si«teý, czy odbiorcy kiedykolwiek jˆ znale li. GroupWise pozwala szybko wys a wiadomoæ do wielu os b, a nast«pnie æledzi, kto przesy k«otworzy, usunˆ itp. Ustalanie termin w umoýliwia znalezienie takich termin w, w kt rych ludzie oraz sale konferencyjne i inne zasoby potrzebne uýytkownikowi, sˆ dost«pne. Zarzàdzanie dokumentami Jeýeli uýytkownik ma problemy z odnajdywaniem dokument w i æledzeniem ich wersji, moýe zleci zarzˆdzanie dokumentami bibliotece GroupWise. Biblioteka GroupWise zapewnia uniwersalnoæ i bezpieczeästwo uýywania oraz wsp dzielenia dokument w. Moýna przechowywa r ýne wersje dokument w, okreæla, kto moýe przeglˆda i dokonywa edycji dokument w, blokowa i odblokowywa dokumenty. Wyszukiwanie i sortowanie adresów Zazwyczaj przy wysy aniu wiadomoæci do kilku os b uýytkownik nie ma ochoty wpisywa wszystkich nazw w polu "Do:". Ksiˆýka adresowa umoýliwia szybki wyb r kilku os b. Informacje zawarte w ksiˆýce adresowej moýna sortowa na r ýne sposoby. Aby uniknˆ koniecznoæci przeszukiwania ca ej ksiˆýki, moýna utworzy osobiste ksiˆýki adresowe. Integracja rozmów telefonicznych Funkcja "Obs uga rozm w" programu GroupWise zarzˆdza rozmowami telefonicznymi z poziomu pulpitu, nie ma wi«c potrzeby podnoszenia s uchawki. Umoýliwia ona mi«dzy innymi odpowiadanie na telefony, chwilowe zawieszanie rozmowy, przeprowadzanie telekonferencji, zachowywanie rejestru rozm w, wyszukiwanie i wybieranie numer w telefon w. Co jeszcze? Pakiet GroupWise moýna rozszerzy o nast«pujˆce dodatkowe komponenty: GroupWise WorkFlow automatyzuje rozdzia zadaä, co wymaga podejmowania decyzji i sprz«ýeä zwrotnych. Formularze i dokumenty moýna przesy a elektronicznie do wszystkich odbiorc w jednoczeænie lub sekwencyjnie, rozszerzajˆc wsp prac«i dost«p do informacji. Moýna nawet æledzi post«py i komentarze odbiorc w, bez potrzeby wstawania zza biurka. Program Imaging umoýliwia poprawianie skanowanych obraz w i dokument w przez obracanie, zmian«rozdzielczoæci, zmian«skali, dodawanie adnotacji i inne czynnoæci. Dokumenty moýna nast«pnie wys a do innych uýytkownik w przy pomocy GroupWise 5 w celu dalszej obr bki lub dodania adnotacji.

3 Znaczenie okna g ównego "Okno g wne" stanowi baz«dla programu GroupWise. Z okna g wnego moýna odczytywa wiadomoæci, planowa terminy spotkaä, przeglˆda kalendarz, otwiera dokumenty i wykonywa wiele innych czynnoæci. Na pasku tytu owym pojawiajà si d ugie etykiety opisujàce ka dà pozycj menu. Pasek narz dzi Lista folderów Mailbox Prawym przyciskiem myszy kliknij list w skrzynce pocztowej, aby dodaç nag ówek kolumny. Przeciàgnij, aby usunàç nag ówek. Funkcja "Szybki poglàd" umo liwia czytanie wiadomoêci bez konieczno- Êci otwierania ich w osobnym oknie. Przycisk "Pe nomocnictwo" Pasek stanu Typy folderów Folder uýytkownika (oznaczony nazwˆ uýytkownika) reprezentuje baz«danych uýytkownika GroupWise. Zawiera on inne foldery oraz przesy ki. Skrzynka pocztowa zawiera wszystkie wys ane i odebrane przesy ki. Aby wyæwietli tylko wys ane lub tylko odebrane przesy ki moýna uýy przycisk w paska narz«dzi. Kalendarz wyæwietla wszystkie spotkania, notki i zadania w formie kalendarza lub w postaci listy. Folder "Katalog osobisty" zawiera wszystkie foldery osobiste uýytkownika i foldery wsp lne. Folder "Prace w toku" zawiera nie dokoäczone wiadomoæci. Uýytkownik moýe pracowa nad wiadomoæciˆ i wys a jˆ p niej. Folder ten zawiera r wnieý odnoæniki do dokument w, kt re zosta y otwarte lub zablokowane. Kosz zawiera wszystkie usuni«te przesy ki i dokumenty. Kosz powinien by co jakiæ czas opr ýniany, aby nie zajmowa miejsca na dysku sieciowym. Kliknij prawym przyciskiem ikon filtru, aby zastosowaç lub wy àczyç filtr. Szczegó y dotyczàce okna g ównego Podr ý z przewodnikiem pomoýe zapozna si«z kolejnymi elementami okna g wnego. Kliknij "Pomoc" > "Przewodniki" > "Podstawy GroupWise", a nast pnie > "Co nowego w GroupWise". "Szybkie podpowiedzi" opisujˆ kaýdy przycisk paska narz«dzi. Aby wyæwietli szybkˆ podpowied naleýy umieæci kursor na dowolnym przycisku paska narz«dzi. Temat pomocy moýe objaæni znaczenie wszystkich ikon znajdujˆcych si«obok przesy ek. Kliknij "Pomoc" > "Tematy pomocy" > "Indeks" > wpisz "przesy ki", nast pnie > dwukrotnie kliknij "ikony". Przewodnik nauczy ci«, jak utworzy regu «, kt ra automatycznie umieæci przychodzˆce przesy ki w odpowiednich folderach. Kliknij "Pomoc" > "Przewodniki" > "Automatyzacja zadaƒ", a nast pnie > "Tworzenie automatycznie aktualizowanego folderu". Temat pomocy wyjaæni, jak moýna wyæwietli lub ukry przesy ki w skrzynce pocztowej bez przenoszenia lub usuwania ich. Kliknij "Pomoc" > "Tematy pomocy" > dwukrotnie kliknij "Jak to wykonaç" > "Zarzàdzanie skrzynkà pocztowà" > "Filtry", a nast pnie > "O filtrowaniu".

4 Getting Zapoznanie Acquainted si z ksià kà with the adresowà Address Ksiˆýk«adresowˆ moýna uwaýa za ksiˆýk«telefonicznˆ programu GroupWise. Moýna w niej przechowywa nazwiska, adresy poczty elektronicznej, numery telefon w i inne dane. Kaýda zak adka w oknie ksiˆýki adresowej odpowiada innej ksiˆýce. Zak adka "Ksiˆýka adresowa" zawiera pozycje przedstawiajˆce wszystkich uýytkownik w systemu GroupWise. Zak adka "Cz«ste kontakty" zawiera adresy najcz«æciej uýywane. Przy kaýdej operacji wys ania lub odebrania przesy ki GroupWise dodaje adres do ksiˆýki cz«stych kontakt w. Poza tym GroupWise wyæwietla zak adki dla kaýdej ksiˆýki osobistej, utworzonej przez uýytkownika. Szczegó y dotyczàce ksià ki adresowej Podr ý z przewodnikiem pomoýe zapozna si«z kolejnymi elementami ksiˆýki adresowej. Kliknij "Pomoc" > "Przewodniki" > "Korzystanie z ksiˆýki adresowej", a nast«pnie > "Przeglˆd Ksiˆýki adresowej". Przewodnik poprowadzi krok po kroku przez proces tworzenia grup adresowych. "Przewodniki" > "Korzystanie z ksiˆýki adresowej", a nast«pnie > "Tworzenie grup adres w". Podstawowe czynnoêci Wysy anie wiadomoêci pocztowej 1. Kliknij na pasku narz«dzi. 2. Wpisz jednˆ lub kilka nazw w polu "Do:". 3. Wpisz temat. 4. Wpisz wiadomoæ. 5. Kliknij "Wyælij". Czytanie otrzymanej wiadomoêci 1. W skrzynce pocztowej dwukrotnie kliknij na wiadomoæci, kt rˆ chcesz przeczyta. Moýna teý kliknˆ dowolnˆ wiadomoæ, by przeczyta jˆ w oknie szybkiego podglˆdu. WyÊwietlanie kalendarza 1. Kliknij "Okno", a nast«pnie > "Widok kalendarza". Jeýeli chcesz wyæwietli kalendarz w skrzynce pocztowej, zamiast otwiera go w osobnym oknie, kliknij folder kalendarza. Kliknij "Widok", a nast«pnie > "Jako kalendarz", aby przejrze plany na dzisiaj w formacie kalendarza. Dodawanie widoku kalendarza do paska narz dzi 1. Kliknij prawym przyciskiem na pasku narz«dzi. 2. Kliknij "W asnoæci", nast«pnie > "Dostosuj". 3. Na liæcie "Kategorie" kliknij "Okno". 4. W polu grupowym "Przyciski", kliknij przycisk "Widok kalendarza". 5. Kliknij "Dodaj przycisk", nast«pnie > OK. Wyszukiwanie wolnych terminów na spotkanie 1. Kliknij na pasku narz«dzi. 2. W polu "Do:" podaj nazwy uýytkownik w i zasob w. Jeýeli nie znasz poprawnych nazw, kliknij "Adres" > dwukrotnie kliknij na kaýdym z uýytkownik w lub zasob w, kt rych potrzebujesz, nast«pnie > kliknij OK. 3. W polu "Data rozpocz«cia" podaj pierwszy moýliwy dzieä zebrania. 4. Okreæl czas trwania zebrania. 5. Kliknij "Zaj«ty". 6. Kliknij "Wybierz automatycznie", aby wybra pierwszy z moýliwych termin w zebrania, nast«pnie > kliknij OK. 7. ZakoÄcz spotkanie, nast«pnie > kliknij "Wyælij".

5 Jak mo na u ywaç pomocy bezpoêredniej Ca oæ dokumentacji uýytkownika programu GroupWise jest dost«pna w formie pomocy bezpoæredniej. R ýne metody dost«pu do pomocy bezpoæredniej pozwalajˆ uýytkownikowi korzysta z niej w spos b najbardziej dogodny. Oto dwie metody: Funkcja Indeks wyæwietla s owa kluczowe pomocne w znalezieniu temat w i pe ni rol«podobnˆ do indeksu ksiˆýkowego. 1. Kliknij "Pomoc" > "Tematy pomocy", nast«pnie "Indeks". Funkcja Przewodniki poprowadzi uýytkownika przez opis zadania lub serii zadaä, pomagajˆc pozna funkcje programu GroupWise. Jeæli uýytkownik nie zamierza wykona danego zadania, moýe po prostu przeczyta instrukcj«na dany temat. 1. Kliknij "Pomoc", nast«pnie > "Przewodniki". Magazyn "Cool Solutions" jest dost pny w sieci i zawiera szybkie podpowiedzi oraz artyku y o standardowych funkcjach programu GroupWise. U ytkownicy mogà przesy aç swoje pytania do ekspertów GroupWise. To wszystko na stronie Funkcje, które nale y wypróbowaç Funkcja Wsp dzielenie folder w Zapisywanie niedokoäczonych wiadomoæci Przenoszenie ikon do folder w Pe nomocnictwo Zarzˆdzanie rozmowami telefonicznymi przy pomocy programu obs ugi rozm w Zmiana typu przesy ki (np. zmiana wiadomoæci pocztowej w zadanie) Gdzie mo na dowiedzieç si wi cej? Kliknij "Pomoc" > "Przewodniki" > "Wsp dzielenie pracy", a nast«pnie > "Wsp dzielenie folderu". Kliknij "Pomoc" > "Tematy pomocy" > "Indeks" > wpisz "nie dokoäczone wiadomoæci" > dwukrotnie kliknij "Zapisywanie", a nast«pnie > "Zapisywanie nie dokoäczonej przesy ki". Kliknij "Pomoc" > "Tematy pomocy" >, dwukrotnie kliknij "Jak to wykona?" > "Zarzˆdzanie skrzynkˆ pocztowˆ" > "Foldery", a nast«pnie > "Przenoszenie przesy ki do innego folderu". Kliknij "Pomoc" > "Przewodniki" > "Wsp praca dzi«ki GroupWise", a nast«pnie > "Zarzˆdzanie skrzynkˆ pocztowˆ innej osoby". Kliknij "Pomoc" > "Tematy pomocy" > "Zawartoæ " > dwukrotnie kliknij "Jak to wykona?" > "Korzystanie z telefonu", a nast«pnie > "Korzystanie z modu u Obs uga rozm w". Kliknij "Pomoc" > "Tematy pomocy" > "Indeks" > wpisz "Zmiana" >, dwukrotnie kliknij "Typy przesy ek", nast«pnie > "Zmiana przesy ki w kalendarzu na przesy k«innego typu".

6 Dostosowanie pulpitu GroupWise Moýna dodawa i usuwa przyciski z paska narz«dzi, zmienia ustawienia domyælne w opcjach itd. Poniýej wymienionych jest kilka podstawowych czynnoæci s uýˆcych do zmiany ustawieä. Aby w ˆczy lub wy ˆczy zintegrowane zarzˆdzanie dokumentami: 1. Kliknij "Narz«dzia" > "Opcje" >, dwukrotnie kliknij "Dokumenty", a nast«pnie > kliknij "W ˆcz integracj«z innymi aplikacjami". Aby ustali, czy dwukrotne klikni«cie na wiadomoæci ma powodowa jej otwarcie czy wyæwietlenie w asnoæci: 1. Kliknij "Narz«dzia" > "Opcje" >, dwukrotnie kliknij "årodowisko", a nast«pnie > kliknij "Otw rz przesy k«" lub "Pokaý w asnoæci". Aby ustali, czy za ˆczniki majˆ by wyæwietlane w przeglˆdarce czy otwierane w osobnej aplikacji: 1. Kliknij "Narz«dzia" > "Opcje" >, dwukrotnie kliknij "årodowisko", a nast«pnie > kliknij "Wyæwietl za ˆcznik" lub "Otw rz za ˆcznik". Informacje zawarte w tym dokumencie oraz inne informacje o programie GroupWise mo na znaleêç na stronie domowej GroupWise Cool Solutions pod adresem Patent zg oszony Wyprodukowano w USA A PDF