Zarzadzanie informacje w BANKU

Transkrypt

1 AKADEMIA EKONOMICZNA W KRAKOWIE Mgr inz. Robert Plaziak Zarzadzanie informacje w BANKU Katedra Ekonomiki i Organizacji Przedsiebiorstw Miedzywydzialowe Studium Doktoranckie Kraków

2 1. Wstep Od poczatku XX wieku funkcjonujemy jako spoleczenstwo 1, w którym posiadanie informacji jest równoznaczne z posiadaniem wladzy. Organizacje, w których funkcjonujemy narazone sa na bezustanny szum informacyjny. Co piec lat ilosc zasobów wiedzy podwaja sie a coraz nowsze technologie pozwalaja na gromadzenie i obrabianie ilosci danych, o jakich jeszcze niedawno nie moglismy nawet pomarzyc. Jezeli tak istotna jest informacja i jej pozyskanie we wlasciwym czasie: to zadajmy sobie pytanie jak wiele jej potrzeba by funkcjonowac i sprawnie podejmowac decyzje w sprawach strategicznie waznych dla przedsiebiorstwa, czy nadmiar informacji lub chaos w jej pozyskiwaniu nie sa czynnikami spowalniajacym lub uniemozliwiajacym podejmowanie decyzji? 2. Informacja a system kierowania W pracach zajmujacych sie bankami komercyjnymi czesto przyjmowane sa rózne wersje przedmiotowej definicji struktury organizacyjnej, okreslanej jako podzial banku na komórki i szczeble hierarchii sluzbowej, a takze powstajace pomiedzy nimi powiazania. Definicja ta wydaje sie byc szczególnie istotna przy rozwazaniu wplywu organizacji na funkcjonowanie informacji. Struktura organizacji 2 akcentuje najbardziej podzial i miejsce poszczególnych komórek w obiegu, gromadzeniu i pozyskiwaniu informacji. Struktura organizacyjna BANKU zbudowana jest z jednostek i komórek organizacyjnych, pomiedzy którymi zachodza róznorakie oddzialywania. W przedsiebiorstwie bankowym zachowana jest scisla hierarchia zaleznosci sluzbowych przy wspólistnieniu innych wiezi organizacyjnych: Wiezi sluzbowe, bezposrednio wynikajace z podzialu wladzy, wyrazajace sie stosunkiem nadrzednosci i podrzednosci, których realizacje zapewniaja okreslone sankcje. Wiezi funkcjonalne, których istota jest udzielanie porad badz opinii przez jedna komórke innej. Wiezi techniczne, laczace wykonawców procesu sprzedazy uslug przedsiebiorstwa bankowego. Wiezi informacyjne, których istota jest wymiana wiadomosci o rzeczach i zdarzeniach wystepujacych w rzeczywistosci pomiedzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi na 1 Zob. np. Zarzadzanie Zasobami Informacji w Przedsiebiorstwie, Wydawnictwa Naukowo Techniczne, Warszawa 2001, s Zob. np. Janusz Kudla, Struktury Organizacyjne Banków komercyjnych, Biblioteka Bankowca, Warszawa 2001, s

3 zewnatrz i wewnatrz nich. Ich cecha jest brak opatrzenia zakazami, nakazami, sugestiami lub ocenami, tak jak pozostalych rodzajów zaleznosci wewnatrz organizacyjnych. 3. Pozyskiwanie informacji Interpretacja pojecia pozyskiwanie informacji w BANKU nastrecza sporo klopotów. Przyjmuje sie, ze w naukach o zarzadzaniu informacja to wiedza potrzebna do okreslenia i realizacji zadan sluzacych do osiagania celów organizacji, a scislej ta wlasciwosc sygnalu umozliwiajaca zmniejszenie stopnia niepewnosci w dzialaniu, którego ten sygnal dotyczy. Przedsiebiorstwo bankowe jako organizacja zbudowana jest z szeregu komórek, które w okreslony sposób zalezne sa od informacji, gromadza ja, przechowuja, opracowuja i udostepniaja. Istotny jest jednak wyodrebnienie ze struktury organizacyjnej BANKU komórki bezposrednio odpowiedzialnej za gromadzenie informacji jej synteze i przekazywanie kierownictwu. W BANKU taka komórka jest Zespól Planowania i Kontrolingu. Schemat pozyskiwania informacji Informacja zewnetrzna Zespól Planowania i Kontrolingu SYNTEZA INFOROMACJI RAPORTY lub OPRACOWNIA DYREKTOR Komórki wewnetrzne banku Informacja wewnetrzna "BANKU" Komórka wewnetrzna "1" Komórka wewnetrzna "2" Komórka wewnetrzna "..." 4. Zarzadzanie informacja Wydaje sie ze organizacja bankowa powinna posiadac zdolnosc do samoregulacji, pozyskujac informacje o stanie wlasnych wejsc informacji. Dzieki wystepowaniu sprzezen zwrotnych jest w stanie wlasciwie reagowac na zaklócenia zewnetrzne jak równiez ograniczac rozpad struktury wewnetrznej organizacji i utrzymywac ja niezmieniona lub ewoluowac 3

4 w strone struktury efektywniejszej. Proces ten polegajacy na utrzymaniu równowagi organizacji nazywamy homeostaza 3. Przeplyw informacji: Przeplyw informacji samoregulujace sprzezenie zwrotne Decyzja Kierownictwo Plan dzialania raport, opracowanie analiza itd. Dyspozycje dla komórek organizacyjnych "BANKU" Informacja Zespól opracowania danych Dane Komórki organizacyjne "BANKU" Informacje gromadzona w BANKU pochodza z wielu zródel sa to miedzy innymi: - Zasoby archiwalne przedsiebiorstwa bankowego: ksiegi rachunkowe, bilanse, analizy finansowe, inne informacje pochodzace z pionu finansowego. - Badania marketingowe: wlasne, zewnetrzne, badania diagnostyczne, prognostyczne, kontrolne. - Komputerowy system gromadzenia informacji: a. Planowane i zalozone wielkosci b. Monitoring dzienny, c. Monitoring miesieczny d. Informacje liczbowe (zagregowane wielkosci z bilansu, ksiegowosc finansowa) - Zasoby informacji zewnetrznych: wywiad gospodarczy, analizy rynków, opracowania, informacje niepublikowane. Jednolity system informacji mozemy interpretowac jako trwaly zwiazek ludzi procesów i wzajemnych oddzialywan pomiedzy nimi majacy na celu okreslenie, skutecznosci podejmowanych decyzji na podstawie dostepnych informacji. Jezeli ilosc informacji finansowych dostepnych na podstawie prowadzonej rachunkowosci finansowej jest 3 Zob. np. Grzegorz Rogowski, Metody analizy i oceny dzialalnosci banku na potrzeby zarzadzania strategicznego, Wydawnictwo WSB w Poznaniu, Poznan 1999, s

5 wystarczajaca i w pelni zaspokaja ja system informatyczny BANKU, o tyle informacja zarzadcza pozyskiwana na podstawie sprawozdan pozostawia wiele do zyczenia. Obecnie system informowania kierownictwa opiera sie na informacjach pozyskiwanych w nastepujacych trybach: - dziennym, - miesiecznym, - kwartalnym, - rocznym. Najczesciej jest to informacja liczbowa z analiza dynamiki w stosunku do okresu ubieglego lub równorzednego okresu w przeszlosci. Nie istnieje w BANKU dedykowany system wspomagania decyzji kierownictwa. Jest to raczej doraznie budowany system informowania, w którym dane gromadzone sa i obrabiane w pakiecie biurowym Office. Glówny system informatyczny banku zawiera ksiegi glówne bilansowe oraz ksiegi rozrachunków z klientami, pozwala on na wyprowadzanie informacji w okreslonym do dalszej obróbki formacie. Schematy postepowania przy gromadzeniu danych wypracowane zostaly na zasadzie potrzeb biezacych, brak jest jednego porównawczego spojrzenia na gromadzenie danych. Od kilku lat informacje przedstawiane i gromadzone sa w tzw. ukladzie biznesowym podejmowane sa równiez dzialania majace na celu budowe hurtowni danych (na szczeblu centrali BANKU ). Przy budowaniu Systemu Informowania Kierownictwo BANKU nalezy rozdzielic gromadzone dane na strukture w ujeciu biznesowym: - klient detaliczny, - klient korporacyjny, - rynek mieszkaniowy, - operacje zagraniczne. Jak równiez w ujeciu dochodowo kosztowym: - dochody - koszty. Istotne pozostaje takze ujecie; - plan, - wykonanie planu, - dynamika zmian w stosunku do okresu ubieglego, Nalezy zwrócic szczególna uwage na to, ze ilosc gromadzonych przez BANK informacji jest bardzo duza, jednak ich jakosc od wielu lat jest niewystarczajaca. Nalezy zauwazyc, ze spójnosc i jakosc informacji w znacznym stopniu zalezy od systemu 5

6 informatycznego, którym dysponujemy, jego szczelnosci i poprawnosci dzialania a w ostatecznosci od pracowników, którzy ten system obsluguja. Wziawszy pod uwage fakt skali przedstawianego przedsiebiorstwa bankowego nalezy zauwazyc, ze jakosc gromadzonych informacji w znacznej mierze zalezy od prawidlowych zalozen. Od wielu lat dzialania w tym zakresie sa chaotyczne i maja generalnie na celu jedynie zaspokojenie biezacych potrzeb. Skale tego problemu okresla sposób pozyskiwania informacji potrzebnych audytorowi. Problem badania na przedsiebiorstwie bankowym, który zwykle dotyczy organizacji jako calosci powinien byc mozliwy do wykonania na podstawie informacji dostarczanych okresowo, jak równiez pozyskiwanych z danych systemów i podsystemów informatycznych. Interesujaca jest skala, w jakiej dzialal audytor BANKU opierajac sie w zasadzie o dane dostarczane, mu na podstawie tabel opracowanych w arkuszach pakietu biurowego OFFICE. Dane pozyskiwano z poszczególnych jednostek organizacyjnych najnizszego szczebla. Decyzje kierownictwa podejmowane sa na podstawie opracowan odpowiedzialnej za to merytorycznie komórki, która zwykle mimo wszelkich problemów jest w stanie pozyskac informacje potrzebne do opracowania raportu w okreslonym mozliwie krótkim czasie. Ilosc i jakosc informacji podawanych w raporcie zwykle nie zalezy bezposrednio od systemów informatycznych majacych udzial w ich gromadzeniu i przechowywaniu. Jakosc tych informacji zalezna jest glównie od czlowieka i niejednokrotnie tylko jego inwencji w wykorzystaniu sposobów pozyskiwania informacji z olbrzymiej ilosci danych mozemy zawdzieczac jej terminowosc, prawidlowosc i dobra jakosc. Odrebnym zagadnieniem jest pozyskania informacji, przewaznie nikt z kierownictwa nie zadaje pytania ile czasu i jakie srodki zostaly zaangazowane w pozyskiwanie informacji. Zadajmy sobie pytanie czy sposoby pozyskiwania danych nie powinny zostac zweryfikowane a ich udzial w kosztach realizacji przedsiewziec nie powinien zostac uwzgledniony. Jezeli tak to czy zalozenia dzialania systemów gromadzenia danych nie powinny byc zweryfikowane o koncowy efekt ich wykorzystania tzn. mozliwosc pozyskania wartosciowych informacji ze zgromadzonych danych w mozliwie najszybszym czasie, i przy niskim koszcie. Wartosc informacji jest najwieksza w chwili, gdy jest ona najbardziej potrzebna, informacja uzyskana po czasie to jedynie rys historyczny dzialania przedsiebiorstwa bankowego bezuzyteczny w zakresie podejmowania decyzji. 6

7 5. Podsumowanie - skutecznosc metod zarzadzania informacja Sprawny przeplyw informacji wymaga stworzenia systemu zdolnego do gromadzenia, przechowywania i przetwarzania informacji a takze ich wlasciwej prezentacji. Zwykle systemy skladaja sie z takich elementów jak: GROMADZENIE DANYCH System Wspomagania Decyzji (informowanie kierownictwa) System syntezy danych i analiz System gromadzenia danych (hurtownia danych) System pozyskiwania danych Dane zewnetrzne Dane wewnetrzne Systemy produktowe finanse, koszty obsluga klienta gorpodarka wlasna itd. Powyzej przedstawiona piramida pozyskiwania informacji powinna byc zweryfikowana: dostosowana do modelu, wielkosci organizacji, bezwzglednie powinien byc równiez zastosowany wymóg sprawnego funkcjonowania, obiegu i pozyskiwania danych. Istotne jest, ze dane przeksztalcaja sie w informacje dopiero po ich odpowiednim przetworzeniu, stad wniosek, ze w przedsiebiorstwie bankowym ( BANKU ) najistotniejszy jest zasób oraz jakosc danych. Od wielu lat tworzony jest system informatyczny, który ukierunkowany zostal na dzialania obslugowe. Dostosowywany jest on doraznie do dzialan sprzedazowych. Niewielka w istocie wage przywiazuje sie do spójnosci danych, które wykorzystywane beda jako zródlo informacji, najczesciej budowa systemu nastawionego na udostepnianie danych do innych systemów informatycznych obrabiajacych informacje 7

8 odbywa sie po pewnym czasie, kiedy chcemy wiedziec czy dany, wprowadzony produkt lub usluga jest efektywna czy nie. Blednym wydaje sie zalozenie doraznosci budowania systemu informowania, zwykle element najistotniejszy tj. zalozenia do projektu przygotowywane sa bez udzialu odbiorców syntetycznej koncowej informacji o wynikach realizacji zadan na podstawie zgromadzonych danych. O ile obsluga podsystemów sprzedazowych jest wzglednie dopracowana to niejednokrotnie sposób pozyskiwania informacji o realizacji zadan polega na recznym zliczaniu danych i przedstawianiu ich w raportach w pakiecie biurowym OFFICE. Majac na uwadze fakt, ze ilosc gromadzonych danych ciagle rosnie musi zalezec nam nie tylko na ich ilosci, ale równiez jakosci niejednokrotnie lepiej jest zapewne zrezygnowac z uszczególowienia informacji i zbednego jej rozdrobnienia na rzecz jakosci. Innym problemem pozostaje platforma, na której gromadzone i obrabiane sa dane. Skala wielkosci przedsiewziecia w istotny sposób wymusza tego rodzaju dzialania. Nalezy zauwazyc, ze dobre, dobrze poinformowane przedsiebiorstwa pomimo niejednokrotnie rozproszonej struktury znaczna uwage przywiazuje do unifikacji oraz okreslenia zakresu danych pozyskiwanych i przetwarzanych do wartosci w postaci informacji. BANK posiada bardzo rozproszona strukture systemów i podsystemów, z których generowanie danych do innych podsystemów przetwarzania danych na informacje zajmuje znaczna ilosc czasu a pozyskane dane musza byc uzupelniane recznie o ile na tego rodzaju dzialania mozna pozwolic sobie w firmie jedno oddzialowej to BANK powinien dbac o spójnosc i jednorodnosc systemów oraz ich wzajemna komunikatywnosc juz na poziomie dostawców tych technologii. Nieustanny postep i rozwój oraz koniecznosc zachowania konkurencyjnosci w znacznym stopniu beda mialy wplyw na weryfikacje sposobów pozyskiwania danych i obiegu informacji w BAKU nalezy miec na uwadze, ze kierownictwo powinno dostrzec potrzebe wlasciwego pozyskiwania, gromadzenia, przetwarzania i analizy syntetycznej informacji. Nadal istotne pozostaje pytanie jak wiele informacji a jak wiele intuicji potrzeba by sprawnie zarzadzac przedsiebiorstwem bankowym. 8

9 Literatura [1] Kudla J., Struktury organizacyjne banków komercyjnych, Twiger, Warszawa 2001 [2] Listwan T., Koninski J, Podstawy zarzadzania organizacja, Wroclaw-Poznan 1999 [3] Rymanowska M., Podstawy organizacji i zarzadzania, Warszawa 2001 [4] Buschagen H., Przedsiebiorstwo bankowe, Poltext, Warszawa [5] Rogowski G., Metody analizy i oceny dzialalnosci banku na potrzeby zarzadzania strategicznego, Wydawnictwo WSB w Poznaniu, Poznan [6] Jaworski W.L., Wspólczesny bank, Poltext, Warszawa [7] Jaworski W.L., Banki polskie u progu XXI wieku, Poltext, Warszawa [8] Kosinski B., Zarzadzanie przedsiebiorstwem bankowym, Poltext, Warszawa [9] Zawadzka Z., System bankowy, Poltext, Warszawa [10] Donald R. Fraser, Ph. D., Lyn M. Fraser, CPA - Ocena wyników dzialalnosci banku komercyjnego, ZBP, Warszawa 1996 [11] Witold Bien, Hanna Sokól - Ocena sytuacji finansowej banku komercyjnego, Difin, Warszawa 1998 [12] Borowiecki R., Kwiecinski M., Zarzadzanie zasobami informacji w przedsiebiorstwie, Wydawnictwa Naukowe i Techniczne, Warszawa