I Bialystok,

Transkrypt

1 I RIO.V /06 Regionalna Izba Obrachunkowa w Bialymstoku ~ O~ ~~ Bialystok, WPLYNELO KANCElAltIA ~ 4JJS- '9J.NA / WRZ. 006 II "d' -pod, tp-.: :~:;'D.R_.Ó~)i:i::6lQ~::: I W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2005 rok, przeprowadzonej w Zakladzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Raczkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 pazdziernika 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bialymstoku Zespól w Suwalkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Kontrola objeto sprawy z zakresu gospodarki finansowej dotyczace orgamzacji kontroli wewnetrznej zakladu, ksiegowosci i sprawozdawczosci, gospodarki pienieznej rozrachunków, prawidlowosci opracowania rlanu finansowego, realizacji przychodów, realizacji wybranych rodzajów kosztów, UdZieraniazamówien publicznych oraz gospodarki skladnikami majatkowymi. W trakcie kontroli poddano ocenie Lwnetrzne regulacje dotyczace organizacji Zakladu pod katem zapewnienia wlasciwego funkcjonowania wewnetrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz ze zm.). W okresie objetym kontrola kwestie te regulowal art. 35a ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Stwierdzono, ze obowiazujaca w zakladzie Instrukcja obiegu dokumentów finansowoksiegowych nie zawiera postanowien dotyczacych niektórych dokumentów przyjetych do stosowania w celu dokumentowania operacji finansowych. W szczególnosci dotyczy to dowodów kasowych KP "Kasa przyjmie", KW "Kasa wyplaci", wyciagów bankowych, kart o._ _.

2 2 fi< '. ). drogowych, rozliczenia paliwa. Instrukcja posiada ponadto braki w zakresie pelnego wykazu operacji gospodarczych, do udokumentowania których sluza poszczególne dokumenty finansowo-ksiegowe. Procedury wewnetrzne powinny takze zawierac opis obiegu kazdego dokumentu, dajacy mozliwosc przesledzenia jego drogi od momentu sporzadzenia albo wplywu, do momentu zadekretowania i ujecia w ksiegach rachunkowych - str protokolu kontroli. Analiza dokumentacji finansowo-ksiegowej wykazala, ze dowody ksiegowe me zawieraly wskazania daty ich wplywu do jednostki, co ma zasadnicze znaczenie m.in. dla terminowosci regulowania zaciagnietych zobowiazan - str. 13 protokolu kontroli. Uchybienia w zakresie kompletnosci procedur wewnetrznych nalezy powiazac takze z przypadkami braku kontroli w stosunku do kart drogowych. Badanie kart drogowych, sluzacych m.in. do rozliczania czasu pracy kierowców oraz rozliczenia paliwa, wykazalo, ze niektóre z nich nie zawieraja adnotacji na dowód kontroli ich prawidlowosci. Stwierdzono takze przypadki braku na karcie drogowej podpisu kierowcy oraz podpisu osoby zlecajacej i stwierdzajacej wyjazd pojazdu - str. 42 protokolu kontroli. Istotna rola w wykonywaniu kontroli wewnetrznej przypada glównemu ksiegowemu jednostki, który ma obowiazek dokonywania czynnosci wstepnej kontroli podejmowanych operacji gospodarczych i finansowych. Zakres zadan glównego ksiegowego okreslaja obecnie przepisy art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (przed 1 stycznia 2006 r. - art. 35). Obowiazki i odpowiedzialnosc w zakresie realizacji tych zadan powinny zostac powierzone glównemu ksiegowemu przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych. Analiza zakresu obowiazków powierzonych Glównemu Ksiegowemu ZGKiM wykazala, ze nie zawiera on postanowien dotyczacych wstepnej kontroli zgodnosci operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstepnej kontroli kompletnosci i rzetelnosci dokumentów dotyczacych operacji gospodarczych i finansowych, tj. elementów okreslonych wart. 45 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy - str. 5 protokolu kontroli. Ustalono jednakze, iz mimo braków w kompletnosci nadanego Glównemu Ksiegowemu zakresu obowiazków i odpowiedzialnosci, w praktyce dowody finansowo-ksiegowe poddawane byly wstepnej kontroli w zakresie przypisanym ustawa do obowiazków glównego ksiegowego. Z przywolanych na wstepie przepisów ustawy o finansach publicznych wynika, ze kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiazany do zorganizowania odpowiedniego systemu kontroli wewnetrznej w swojej jednostce. Wewnetrzna kontrola powinna dotyczyc wszystkich procesów zwiazanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem srodków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zas jej wykonywanie powinno miec

3 oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny byc opracowane z uwzglednieniem zadan, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalac droge obiegu dokumentów zwiazanych ze wszystkimi procesami zachodzacymi w jednostce. Wytyczne podlegajace uwzglednieniu w organizacji systemu kontroli wewnetrznej zawieraja "Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych", ogloszone Komunikatem Ministra Finansów Nr 13 z dnia 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58). W sferze prowadzenia ksiag rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszajace przepisy ustawy z dnia 29 wrzesnia 1994 r. o rachunkowosci (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz obowiazujacego do 30 czerwca 2006 r. rozporzadzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowosci i planów kont dla budzetu panstwa, budzetów jednostek samorzadu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz ze zm.), poprzez: a) brak zgodnosci miedzy zestawieniami obrotów i sald kont ksiegi glównej a obrotami dziennika, co bylo spowodowane ujeciem do obrotów kont ksiegi glównej bilansu otwarcia przy jego braku w obrotachdziennika;opisanystan naruszalprzepis art. 14 ust. l ustawystr. 16 protokolu kontroli; b) brak tekstu, skrótu lub kodu operacji w tresci zapisu ksiegowego, tj. elementu zapisu przewidzianego wart. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy; z opisu zawartego na str protokolu kontroli wynika, iz w tresci zapisu zawierano jedynie wskazanie rodzaju dowodu ksiegowego oraz Jego numer; c) ewidencjonowanie niektórych operacji niezgodnie z trescia ekonomiczna kont, na których zostaly ujete, wynikajaca z zalacznika nr 2 do rozporzadzenia, tj. skladek PZU na koncie 229 "Pozostale rozrachunki publicznoprawne" zamiast na przewidzianym do tego celu koncie 240 "Pozostale rozrachunki", blednych zapisów na koncie 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" zamiast na koncie 240 oraz pozyczek z ZFSS na koncie 240 zamiast na koncie 234 "Pozostale rozrachunki z pracownikami" - str. 17 protokolu kontroli; d) prowadzenie ewidencji analitycznej wartosci niematerialnych i prawnych ujetych na koncie syntetycznym 020 w ramach ewidencji analitycznej do konta 011 "Srodki trwale", co powodowalo niezgodnosc miedzy ewidencja analityczna i syntetyczna na koncie 011; wydzielenia ewidencji analitycznej wartosci niematerialnych i prawnych dokonano w trakcie kontroli - str. 41 protokolu kontroli.

4 I 4 'wc 'ló,,; 'f, Stwierdzono nieprawidlowe klasyfikowanie kosztów poniesionych na zakup leków oraz srodków opatrunkowych do par "Zakup leków i materialów medycznych", zamiast do par "Zakup materialów i wyposazenia". Paragraf 4230 dotyczy wydatków na wskazane cele, lecz ponoszonych wylacznie przez zaklady lecznicze i sanitarne, co wynikalo w okresie objetym kontrola z przepisów rozporzadzenia Ministra Finansów z dnia 20 wrzesnia 2004 roku w sprawie szczególowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów oraz srodków pochodzacych ze zródel zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz ze zm.) - str. 31 protokolu kontroli. Od - 1 lipca 2006 r. zasady klasyfikacji budzetowej okresla rozporzadzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 107, poz. 726). Podczas kontroli wydatków na wynagrodzenia stwierdzono, ze pracownikowi wykonujacemu czynnosci konserwatora urzadzen wodno-kanalizacyjnych przyznano dodatek funkcyjny mimo, ze przepisy okreslajace zasady wynagradzania pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorzadu terytorialnego nie przewidywaly takiego dodatku - str protokolu kontroli. Dodatek funkcyjny jest skladnikiem wynagrodzenia, który moze byc przyznany pracownikom zatrudnionym na stanowiskach zwiazanych z kierowaniem zespolem oraz radcy prawnemu, a takze innym pracownikom, jezeli zostal przewidziany w wykazie stanowisk stanowiacym zalaczniki do rozporzadzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorzadowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorzadu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz ze zm.) - 5 rozporzadzenia. Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia byly w glównej mierze wynikiem nieprzestrzegania badz blednej interpretacji przepisów prawnych dotyczacych gospodarki finansowej i rachunkowosci zakladu budzetowego. Stosownie do postanowien art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, odpowiedzialnosc za calosc gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiazków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Obowiazki w zakresie prowadzenia ksiag rachunkowych, stosownie do zakresu czynnosci, nalezaly do glównego ksiegowego oraz innych pracowników, zgodnie z nadanymi im zakresami obowiazków. Prawa i obowiazki glównego ksiegowego jednostki sektora finansów publicznych okreslaja przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

5 ~.., ) 6 Majac na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach, obrachunkowych, zalecam: I.Uzupelnienie regulacji wewnetrznych, skladajacych sie na procedury kontroli finansowej, o elementy wskazane w czesci opisowej wystapienia i protokole kontroli, w celu objecia nimi wszystkich dowodów ksiegowych sluzacych dokumentowaniu zachodzacych w Zakladzie operacji gospodarczych, okreslenie zasad ich obiegu i kontroli, w tym takze opatrywania zewnetrznych dokumentów finansowych datami ich wplywu do jednostki. 2. Wzmozenie kontroli kart drogowych w zakresie dotyczacym opatrywania ich stosownymi adnotacjami przez osoby odpowiedzialne za ich wystawianie, rozliczanie i sprawdzanie. 3. Dostosowanie zakresu obowiazków i odpowiedzialnosci Glównego Ksiegowego do przepisów art. 45 ustawy o finansach publicznych. 3. Zobowiazanie Glównego Ksiegowego do wyeliminowania uchybien w prowadzeniu ksiag rachunkowych, poprzez: a) zapewnienie zgodnosci miedzy zestawieniami obrotów i sald kont ksiegi glównej oraz obrotami dziennika, b) zawieranie w tresci zapisu ksiegowego wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowosci, c) ujmowanie poszczególnych operacji gospodarczych w ewidencji zgodnie z trescia ekonomiczna kont syntetycznych, okreslona obecnie w zalaczniku nr 2 do rozporzadzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowosci i planów kont dla budzetu panstwa, budzetów jednostek samorzadu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). 4. Prawidlowe klasyfikowanie kosztów wskazanych w czesci opisowej wystapienia. 5. Ustalenie skladników wynagrodzenia konserwatora zgodnie z obowiazujacymi przepisami, okreslajacymi zasady wynagradzania pracowników samorzadowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych.

6 6 o sposobie wykonania zalecen prosze powiadomic Regionalna Izbe Obrachunkowa w Bialymstoku Zespól w Suwalkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystapienia. Dodatkowo informuje o mozliwosci skladania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystapienia pokontrolnego, zastrzezen do zawartych w wystapieniu wniosków za posrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objetych zastrzezeniem. Podstawa zgloszenia zastrzezen moze byc tylko zarzut naruszema prawa poprzez bledna wykladnie lub niewlasciwe zastosowanie. Do wiadomosci: 1. Regionalna Izba Obrachunkowa w Bialymstoku Zespól w Suwalkach 2. Wójt Gminy Raczki PREZl:.S R~9iO e).zby Obr~unkowei w lalyms<bku, ~. StanIslaw Srocki