OGÓLNE WYTYCZNE DOTYCZACE DZIALAN INFORMACYJNYCH I PROMUJACYCH ODNOSZACYCH SIE DO PRZEDSIEWZIEC WSPÓLFINANSOWANYCH W RAMACH FUNDUSZU SPÓJNOSCI

Transkrypt

1 OGÓLNE WYTYCZNE DOTYCZACE DZIALAN INFORMACYJNYCH I PROMUJACYCH ODNOSZACYCH SIE DO PRZEDSIEWZIEC WSPÓLFINANSOWANYCH W RAMACH FUNDUSZU SPÓJNOSCI 1

2 1. WSTEP ZASADY OGÓLNE CELE DZIALAN INFORMACYJNYCH I PROMUJACYCH GRUPY DOCELOWE DZIALANIA INFORMACYJNE I PROMUJACE W CYKLU ZYCIA PROJEKTU RODZAJE DZIALAN INFORMACYJNYCH I PROMUJACYCH MEDIA (PRASA, RADIO I TELEWIZJA) WYDARZENIA INFORMACYJ NE (KONFERENCJE, SEMINARIA, TARGI I WYSTAWY) TABLICE INFORMACYJNE TABLICE UPAMIETNIAJACE PLAKATY MATERIALY INFORMACYJNE (BROSZURY, ULOTKI, LISTY INFORMACYJNE, INNE) STRONA INTERNETOWA SZCZEGÓLOWE WYMAGANIA ODNOSNIE DZIALAN INFORMACYJNYCH I PROMUJACYCH KOSZT PROJEKTU POWYZEJ 1 MILIONA EURO KOSZT PROJEKTU POWYZEJ 10 MILIONÓW EURO (DODATKOWO OPRÓCZ WYM AGAN ZAMIESZCZONYCH W PUNKCIE 7.1) KOSZT PROJEKTU POWYZEJ 20 MILIONÓW EURO (DODATKOWO OPRÓCZ WYM AGAN ZAMIESZCZONYCH W PUNKTACH 7.1 I 7.2) PODZIAL DZIALAN INFORMACYJNYCH I PROMUJACYCH PRACE KOMITETU MONITORUJACEGO SZCZEGÓLOWE WYMAGANIA DOTYCZACE TABLIC INFORMACYJNYCH, TABLIC UPAMIETNIAJACYCH ORAZ PLAKATÓW TABLICE INFORMACYJNE TABLICE UPAMIETNIAJACE PLAKATY IDENTYFIKACJA WIZUALNA STRUKTURA LOGO UE NIEPOPRAWNE UZYCIE LOGO UE REPRODUKCJA CZARNO-BIALA REPRODUKCJA NA KOLOROWYM TLE KOLORY LOGO UE RODZAJ CZCIONKI GDZIE UMIESZCZAC LOGO...9 2

3 1. Wstep Celem wytycznych jest przedstawienie wymagan Instytucji Zarzadzajacej (MGPiPS) w zakresie informowania i promowania projektów Funduszu Spójnosci oraz wymogów okreslonych w Decyzji Komisji Europejskiej 96/455/WE dotyczacej prowadzenia przez Panstwa Czlonkowskie i Komisje dzialan informacyjnych i promujacych odnosnie przedsiewziec Funduszu Spójnosci na mocy Rozporzadzenia Rady 1164/94/WE. Wytyczne nalezy stosowac opierajac sie na ww. akcie prawnym. Wymagania odnosnie dzialan informacyjnych i promujacych znajduja sie równiez w przygotowanych przez Instytucje Zarzadzajaca Wytycznych dla instytucji posredniczacych w zarzadzaniu dotyczace podstawowych wymogów do programowania i przygotowania projektów do funduszu spójnosci w okresie programowania oraz beda okreslone przez Instytucje Zarzadzajaca w wytycznych do przygotowania raportów rocznych i pólrocznych na Komitet Monitorujacy Funduszu Spójnosci. Niniejszy dokument zawiera podstawowe wymogi dotyczace dzialan informacyjnych i promujacych okreslajac: Cele dzialan; Grupy docelowe; Rodzaj dzialan; Podzial dzialan. Wytyczne skierowane sa do wszystkich instytucji zaangazowanych we wdrazanie projektów Funduszu Spójnosci. Instytucja Zarzadzajaca odpowiada za przestrzeganie zapisów Decyzji Komisji Europejskiej nr 96/455/WE dotyczacej prowadzenia dzialan informacyjnych i promujacych. Sektorowi Urzednicy Zatwierdzajacy (SUZ) winni zapewnic wypelnianie opisanych wymogów przez pozostale Instytucje Posredniczace oraz Podmioty odpowiedzialne za wdrazanie poprzez opracowanie szczególowych wytycznych oraz wlasciwych procedur wewnetrznych w ministerstwie oraz w przypadku sektora srodowiska w podleglych Instytucjach Posredniczacych. SUZ sa równiez odpowiedzialni za weryfikacje stosowania okreslonych wymogów. Niniejszy dokument bedzie równiez pomocny dla potencjalnych beneficjentów koncowi wskazujac na uwarunkowania zwiazane z wdrazaniem przedsiewziec z Funduszu Spójnosci. 2. Zasady ogólne Komisja Europejska ma prawo do zmniejszenia, zawieszenia lub anulowania pomocy, jezeli wymagane dzialania informacyjne i promujace nie sa realizowane. W dzialaniach informacyjnych i promujacych nalezy wyraznie zaznaczac udzial Wspólnoty. Dzialania informacyjne i promujace nalezy prowadzic we wspólpracy z Komisja Europejska oraz jej przedstawicielstwem. Za wspólprace po stronie Komisji Europejskiej odpowiadaja departamenty 1. Wydatki na dzialania informacyjne i promujace realizowane zgodnie z Decyzja Komisji 96/455/WE sa wydatkami kwalifikowanymi. Warunkiem uznania wydatków zwiazanych z informowaniem i promowaniem za kwalifikowane, jest uwzglednienie ich przez beneficjetna koncowego w skladanej aplikacji. 1 Instytucja Zarzadzajaca zwróci sie z prosba do Komisji Europejskiej o doprecyzowanie zakresu wspólpracy z KE. 3

4 3. Cele dzialan informacyjnych i promujacych Dzialania informacyjne i promujace maja na celu: Zwiekszenie swiadomosci spolecznej odnosnie: - roli jaka odgrywa Unia Europejska przy realizacji projektów wspólfinansowanych w ramach Funduszu Spójnosci; - celów Funduszu Spójnosci; - wyników dzialania Funduszu Spójnosci; Poinformowanie potencjalnych beneficjentów koncowych o oferowanych mozliwosciach w ramach Funduszu Spójnosci; Stworzenie jednolitego wizerunku podejmowanych dzialan. 4. Grupy docelowe Dzialania informacyjne i promujace powinny byc skierowane do nastepujacych grup docelowych: Potencjalni beneficjenci koncowi; Beneficjenci koncowi; Opinia publiczna; Partnerzy spoleczni i gospodarczy; Organizacje pozarzadowe. 5. Dzialania informacyjne i promujace w cyklu zycia projektu Dzialania informacyjne i promujace dotycza wszystkich projektów realizowanych w ramach Funduszu Spójnosci. W odniesieniu do poszczególnych przedsiewziec Funduszu Spójnosci dzialania informacyjne i promujace podejmowane sa w przypadku: Rozpoczecia projektu 2 ; Istotnych etapów realizacji projektu: Podpisania kontraktu/ów na roboty; Rozpoczecia robót; Oddania czesci inwestycji; Zakonczenia projektu. W przypadku rozpoczecia projektu, zgodnie z Decyzja Komisji Europejskiej 96/455/WE, dzialania informacyjne i promujace nalezy podjac niezwlocznie po wydaniu Decyzji. Za podjecie takich dzialan na poziomie krajowym odpowiada Instytucja Zarzadzajaca. SUZ w obu sektorach winni zapewnic wypelnienie opisanego wymogu przez Instytucje Posredniczace i Podmioty odpowiedzialne za wdrazanie. W odniesieniu do istotnych etapów realizacji projektu dzialania informacyjne i promujace nalezy podjac w odpowiednim czasie, tak aby zostaly spelnione cele okreslone w pkt 3. SUZ w obu sektorach winni zapewnic wypelnienie opisanego wymogu przez Instytucje Posredniczace i Podmioty odpowiedzialne za wdrazanie. Za podjecie dzialan informacyjnych i promujacych na poziomie krajowym dotyczacych zakonczenia projektu odpowiada Instytucja Zarzadzajaca. SUZ w obu sektorach przesylaja stosowna informacje odnosnie zakonczenia projektu do Instytucji Zarzadzajacej. SUZ sa 2 Zgodnie z decyzja Komisji Europejskiej 96/455/WE jako rozpoczecie projektu nalezy rozumiec date wydania Decyzji Komisji o przyznaniu pomocy ze srodków finansowych Funduszu Spójnosci. 4

5 odpowiedzialni za zapewnienie przekazania informacji na poziomie regionalnym i lokalnym. W tym celu SUZ zapewniaja wypelnienie opisanego wymogu przez Instytucje Posredniczace oraz Podmioty odpowiedzialne za wdrazanie. Cykl zycia projektu Zasieg Instytucja odpowiedzialna za podjecie dzialan informacyjnych i promujacych Rozpoczecie projektu Krajowy/regionalny/lokalny IZ/IP I/IP II/IP III/PW Istotne etapy projektu Regionalny/lokalny IPIII/PW Zakonczenie projektu Krajowy/regionalny/lokalny IZ/IP I/IP II/IP III/PW IZ Instytucja Zarzadzajaca IP I Instytucja Posredniczaca I szczebla IP II Instytucja Posredniczaca II szczebla IP III Instytucja Posredniczaca III szczebla (sektor srodowiska) PW Podmiot odpowiedzialny za wdrazanie 6. Rodzaje dzialan informacyjnych i promujacych Media (prasa, radio i telewizja) Media o zasiegu lokalnym, regionalnym i ogólnopolskim powinny byc informowane o projektach realizowanych w ramach Funduszu Spójnosci. Przedmiotem dzialan informacyjnych, szczególnie w odniesieniu do mediów regionalnych, powinny byc rozpoczecie, istotne etapy realizacji oraz zakonczenie projektu. Przekazywane mediom informacje musza rzetelnie odzwierciedlac udzial Wspólnoty w realizacji projektu. Informowanie powinno odbywac sie w jak najbardziej odpowiedni sposób, zwlaszcza poprzez komunikaty prasowe i reklamowe. 6.2 Wydarzenia informacyjne (konferencje, seminaria, targi i wystawy) Podczas wydarzen informacyjnych nalezy wyraznie zaznaczyc udzial Wspólnoty we wdrazaniu projektów wspólfinansowanych w ramach Funduszu Spójnosci. W salach posiedzen umieszcza sie flage europejska, natomiast na dokumentach godlo europejskie. 6.3 Tablice informacyjne Tablice informacyjne ustawiane sa w miejscu realizacji projektów wspólfinansowanych w ramach Funduszu Spójnosci. Szczególowe wymagania odnosnie tablic informacyjne okreslone sa w pkt Tablice upamietniajace Stale tablice upamietniajace ustawiane sa w miejscach powszechnie dostepnych (lotniskach, stacjach, parkingach, czesciach budynków w przypadku inwestycji w sektorze srodowiska itp.). Szczególowe wymagania odnosnie tablic upamietniajacych okreslone sa w pkt Instytucja Zarzadzajaca zwróci sie z prosba do Komisji Europejskiej o doprecyzowanie, które dzialania naleza do obowiazkowych. 5

6 6.5 Plakaty Plakaty nalezy umieszczac w miejscach o dobrej widocznosci i powszechnie dostepnych. Plakaty powinny podkreslac role Wspólnoty. Szczególowe wymagania odnosnie plakatów okreslone sa w pkt Materialy informacyjne (broszury, ulotki, listy informacyjne, inne) Odpowiednie materialy informacyjne sa rozdawane podczas wydarzen informacyjnych, a takze dostepne w siedzibach instytucji odpowiedzialnych za wdrazanie projektów. Na stronie tytulowej publikacji nalezy podac informacje o udziale Wspólnoty w przedsiewzieciu. W przypadku, gdy uzyte jest godlo panstwowe lub regionalne umieszcza sie godlo europejskie. Jezeli publikacje zawieraja wstep powinien byc on podpisany zarówno przez wlasciwego przedstawiciela strony polskiej jak i Komisji Europejskiej. Zasady okreslone powyzej stosuje sie do wszystkich instytucji odpowiedzialnych za dzialania informacyjne i promujace odnosnie realizowanych projektów Strona internetowa Strona internetowa powinna zawierac m.in. informacje o mozliwosciach ubiegania sie o pomoc w ramach Funduszu Spójnosci, stosowne dokumenty, formularze, porady, linki do waznych stron, w tym stron Komisji Europejskiej odnosnie Funduszu Spójnosci. 7. Szczególowe wymagania odnosnie dzialan informacyjnych i promujacych 7.1 Koszt projektu powyzej 1 miliona euro Organizacja raz w roku konferencji na szczeblu lokalnym w celu informowania o wszystkich faktach dotyczacych projektu; Ustawienie tablic informujacych w okreslonych miejscach realizacji projektu oraz umieszczenie stalych tablic upamietniajacych w miejscach powszechnie dostepnych (tablice informujace i upamietniajace nalezy instalowac zgodnie z normami graficznymi okreslonymi w pkt.10). 7.2 Koszt projektu powyzej 10 milionów euro (dodatkowo oprócz wymagan zamieszczonych w punkcie 7.1) Przygotowanie broszury ogólno informacyjnej o projekcie; Przygotowanie materialu audiowizualnego o projekcie (np. wideoklip). Oba materialy nalezy przekazac krajowym oraz regionalnym stacjom radiowym i telewizyjnym, Komisji Europejskiej, a takze na zyczenie zainteresowanym podmiotom. Broszure i wszystkie inne materialy informacyjne nalezy regularnie aktualizowac. Aktualizacja powinna nastepowac zgodnie z cyklem zycia projektu, który zostal opisany w pkt Instytucja Zarzadzajaca zwróci sie z prosba do Komisji Europejskiej o wyjasnienie czy strona Polska bedzie musiala przesylac publikacje do podpisu do Komisji Europejskiej 6

7 7.3 Koszt projektu powyzej 20 milionów euro (dodatkowo oprócz wymagan zamieszczonych w punktach 7.1 i 7.2) Organizacja raz w roku konferencji informacyjnych na szczeblu krajowym dotyczacych projektu i jego realizacji zawierajacych miedzy innymi prezentacje materialu audiowizualnego wymienionego powyzej. 8. Podzial dzialan informacyjnych i promujacych Ponizej przedstawiony zostal podzial dzialan w zakresie informowania i promowania, które poszczególne instytucje zobowiazane sa podjac w odniesieniu do projektów realizowanych w ramach Funduszu Spójnosci. Rodzaj dzialania Udostepnienie informacji na temat projektów lokalnym i regionalnym mediom oraz wszystkim zainteresowanym Powyzej 1 mln Koszt projektu Powyzej 10 mln Powyzej 20 mln Instytucja odpowiedzialna X X X IP II/IP III/PW Organizacja raz w roku konferencji na szczeblu lokalnym X X X PW Umieszczenie tablic informacyjnych w miejscu realizacji projektu X X X PW Umieszczenie stalych tablic upamietniajacych w miejscach powszechnie dostepnych Przygotowanie broszury ogólnoinformacyjnej o projekcie Przygotowanie profesjonalnego materialu audiowizualnego o projekcie Przekazanie broszury i materialu audiowizualnego krajowym i regionalnym mediom, Komisji Europejskiej oraz wszystkim zainteresowanym podmiotom (wszystkie materialy informacyjne nalezy regularnie aktualizowac) Organizacja raz w roku konferencji informacyjnej na szczeblu krajowym dotyczacej projektów i ich realizacji X X X PW - X X PW - X X PW - X X IZ/IP I/IP II/IP III/PW - - X IZ/IP I IZ Instytucja Zarzadzajaca IP I Instytucja Posredniczaca I szczebla IP II Instytucja Posredniczaca II szczebla IP III Instytucja Posredniczaca III szczebla (sektor srodowiska) PW Podmiot odpowiedzialny za wdrazanie 7

8 9. Prace Komitetu Monitorujacego Jednym z zadan Komitetów Monitorujacych jest sprawdzenie realizacji wymaganych dzialan informacyjnych i promujacych oraz powiadomienie o tym Komisje Europejska. W tym celu poszczególne instytucje odpowiedzialne za realizacje projektów przedkladaja Komitetom Monitorujacym informacje o dzialaniach informacyjnych i promujacych, w tym odpowiednie dowody np. w postaci fotografii. Kopie tych materialów przekazywane sa Komisji Europejskiej. Instytucja Zarzadzajaca i SUZ w obu sektorach przygotowuja zbiorcza informacje o podjetych dzialaniach informacyjnych i promujacych wraz z dowodami. SUZ winien zapewnic opracowanie takiej informacji przez Instytucje Posredniczace i przekazac ja do Instytucji Zarzadzajacej w terminie przeslania raportów monitorujacych. Instytucje Wdrazajace przekazuja ww. informacje w raportach monitorujacych. Szczególowe wymagania zostana okreslone w wytycznych do przygotowania rocznych i pólrocznych raportów monitorujacych. W celu zapewnienia wlasciwej informacji o pracach Komitetu Monitorujacego, Komitet informuje media tak czesto jak uzna to za konieczne o postepie w realizacji projektu(-ów), które monitoruje. Za kontakty z mediami odpowiada Przewodniczacy Komitetu, a wspomaga go przedstawiciel Komisji Europejskiej. Za upowszechnienie informacji o pracach Komitetu odpowiada Instytucja Zarzadzajaca. Szczególowe wymagania odnosnie informowania o pracach Komitetu okreslone sa w procedurach wewnetrznych Instytucji Zarzadzajacej. 10. Szczególowe wymagania dotyczace tablic informacyjnych, tablic upamietniajacych oraz plakatów Za umieszczenie tablic informacyjnych i upamietniajacych odpowiada Podmiot odpowiedzialny za wdrazanie Tablice informacyjne Tablice informacyjne powinny byc ustawiane dla projektów, których koszt przekracza 1 milion euro. Tablice informacyjne powinny byc ustawione w miejscu realizacji projektu, w momencie rozpoczecia robót. Tablic informacyjnych nie usuwa sie przed uplywem trzech lat od zakonczeniu robót. Jezeli to mozliwe, zastepuje sie je tablicami upamietniajacymi zgodnie z zasadami okreslonymi w pkt Wielkosc tablic musi byc odpowiednia do skali dzialan. Czesc tablicy informujacej zarezerwowana dla Unii Europejskiej musi spelniac nastepujace kryteria: zajmowac co najmniej 50% lacznej powierzchni tablicy; zawierac godlo europejskie (zgodne z przyjetymi normami graficznymi) oraz tekst w brzmieniu: (Godlo europejskie) Ten projekt jest w...% wspólfinansowany w ramach Funduszu Spójnosci Unii Europejskiej. (rysunek) Ponadto, nalezy zaznaczyc laczny szacunkowy koszt projektu i/lub kwote dofinansowania ze srodków Funduszu Spójnosci, wyrazona w walucie krajowej. W przypadku gdy wlasciwe instytucje krajowe, regionalne lub lokalne nie umieszcza tablicy informacyjnej o ich wlasnym udziale w finansowaniu danego projektu, pomoc Unii musi zostac zaznaczona na specjalnej tablicy informacyjnej. W takich przypadkach stosuje sie na zasadzie 8

9 analogii powyzsze zasady dotyczace udzialu Unii Tablice upamietniajace Stale tablice upamietniajace umieszcza sie w miejscach powszechnie dostepnych (lotniskach, stacjach, parkingach, dostepnych czesciach budynków w zwiazku z inwestycjami na rzecz srodowiska itp.). Oprócz godla europejskiego, na takich tablicach nalezy umiescic informacje o udziale finansowym Unii, wskazujac Fundusz Spójnosci jako zródlo finansowania (nalezy stosowac zasady okreslone w pkt 10.1) Plakaty W przypadku, gdy instytucje krajowe, regionalne, lokalne lub beneficjent koncowy zdecyduja sie na umieszczenie plakatu dla projektów o koszcie ponizej 1 miliona euro, udzial Unii powinien byc wyraznie zaznaczony. Jednoczesnie Instytucja Zarzadzajaca rekomenduje umieszczanie takich plakatów. 11. Identyfikacja wizualna Struktura logo UE 11.2 Niepoprawne uzycie logo UE 11.3 Reprodukcja czarno-biala 11.4 Reprodukcja na kolorowym tle 11.5 Kolory logo UE 11.6 Rodzaj czcionki 11.7 Gdzie umieszczac logo 5 Instytucja Zarzadzajaca zwróci sie z prosba do Komisji Europejskiej o przeslanie aktualnych norm graficznych. 9