Wyciąg ze sprawozdania z działalności kontrolnej Straży Granicznej w roku 2014

Transkrypt

1 Wyciąg ze sprawozdania z działalności kontrolnej Straży Granicznej w roku 2014 Egz. nr 1 Warszawa, dnia 2 lutego 2015 r. KOMENDANT GŁÓWNY STRAŻY GRANICZNEJ (-) gen. dyw. SG Dominik TRACZ /podpis nieczytelny/ Z A T W I E R D Z A M KG-NK-107/II/15 SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ STRAŻY GRANICZNEJ W ROKU 2014 Działalność komórek kontroli w Straży Granicznej (dalej SG) w 2014 r., tak jak w poprzednich latach, koncentrowała się na prowadzeniu kontroli instytucjonalnej w jednostkach organizacyjnych podległych Komendantowi Głównemu Straży Granicznej (dalej KG SG) i komendantom oddziałów SG oraz kontroli wewnętrznej urzędów obsługujących KG SG i komendantów oddziałów/ośrodków szkolenia SG. Przedkładając niniejsze sprawozdanie należy zwrócić uwagę, że Straż Graniczna przechodzi obecnie kolejną fazę reorganizacji. W proces ten wpisana jest również działalność kontrolna, która nie tylko monitoruje tę sferę, ale także jest jej poddawana. I. Przepisy regulujące zasady i tryb przeprowadzania kontroli. Pion kontroli realizował czynności kontrolne na podstawie ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz Wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w urzędach obsługujących organy lub w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych stanowiących załącznik do decyzji nr 65 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 maja 2012 r. II. Organizacja komórek organizacyjnych Straży Granicznej (wydziałów, sekcji, referatów) realizujących czynności kontrolne oraz zmiany wprowadzone w nich w 2014 r. 1. Zgodnie z etatem na dzień r. w Inspektoracie Kontroli i Audytu Wewnętrznego KG SG (dalej IKiAW KG SG) było 36 stanowisk, z czego 25 obsadzonych: Strona 1 z 16

2 a) kierownictwo 2: dyrektor, zastępca dyrektora, b) Zespół Stanowisk Samodzielnych 7: 4 radców (2 wakaty), radca prawny, 2 asystentów, c) Audyt Wewnętrzny 3: kierujący audytem wewnętrznym (wakat), 2 audytorów wewnętrznych, d) Wydział I Kontroli Problematyki Granicznej 10: naczelnik, zastępca naczelnika, 6 ekspertów (3 wakaty), starszy specjalista (wakat), specjalista (wakat), e) Wydział II Kontroli Gospodarczo-Finansowej 8: naczelnik, 4 ekspertów (2 wakaty), 3 starszych specjalistów, f) Wydział III Analiz, Skarg i Wniosków 6: naczelnik, ekspert (wakat), 2 starszych specjalistów, asystent, młodszy asystent. Zmiany struktury IKiAW KG SG w 2014 r.: etat starszego specjalisty obniżono do specjalisty, etat kontrolera podwyższono do asystenta. 2. Czynności kontrolne w 2014 r. realizowało 21 osób. 3. Liczba łącznie wszystkich jednostek, wobec których Inspektorat podjął czynności kontrolne w 2014 r W 2014 r. wystąpiło zjawisko fluktuacji kadry kontrolerów (przybyła 1 osoba, a 4 ubyły). 5. Średni czas trwania kontroli wyniósł 33 dni. Strona 2 z 16

3 III. Liczba osób w komórce kontroli, które posiadają staż pracy ogółem oraz w kontroli i/lub w audycie wewnętrznym (staż dot. audytu i kontroli zsumowano): Liczba osób posiadających ogólny staż pracy Liczba osób posiadających staż pracy w kontroli i/lub w audycie. do 2 lat od 2 lat do 5 lat od 5 lat do 10 lat 1 9. powyżej IV. Ogólne koszty planowane i ostatecznie poniesione (bez wydatków na wynagrodzenia, utrzymanie wydziałów) na kontrole planowe i pozaplanowe z podziałem na: delegacje, opinie biegłych, inne wraz z ich opisem. Liczba kontroli, która generowała koszty IKiAW KG SG Nazwa wydziału realizującego pozostałe czynności* Razem KOSZTY Koszty planowane poniesione planowane poniesione poniesione Delegacje 14669, ,80 0,00 0, ,80 Opinie biegłych 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Inne** 7097, ,26 0,00 0, ,26 Razem: 21767, ,06 0,00 0, ,06 **koszty paliwa do pojazdów służbowych V. Sposób planowania kontroli, w tym udzielenie informacji dotyczących: przepisów regulujących zasady i tryb tworzenia planu kontroli, określenia obszarów ryzyka w prowadzeniu działalności (w szczególności proszę o podanie informacji, czy przy procesie planowania czynności kontrolnych wykorzystywane są analizy ryzyka, jeżeli tak proszę o ich przekazanie wraz ze sprawozdaniem), innych źródeł informacji, z których korzystano w procesie planowania kontroli. Przepisy regulujące zasady i tryb tworzenia planu kontroli: ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, 1 W tym 1 osoba zatrudniona na stanowisku pomocniczym (poza strukturą etatową Inspektoratu). 2 W tym 1 osoba zatrudniona na stanowisku pomocniczym (poza strukturą etatową Inspektoratu). 3 W tym 2 osoby zatrudnione na stanowiskach pomocniczych (poza strukturą etatową Inspektoratu). Strona 3 z 16

4 decyzja nr 65 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 maja 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w urzędach obsługujących organy lub w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych, wprowadzona do stosowania w Straży Granicznej decyzją Nr 139 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 30 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania w Straży Granicznej wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w urzędach obsługujących organy lub w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych, Standardy kontroli w administracji rządowej, Wprowadzenie do kontroli w administracji rządowej. regulacje wewnętrzne zawarte w Programie Zapewnienia Jakości w Inspektoracie Kontroli i Audytu Wewnętrznego Komendanta Głównego Straży Granicznej z sierpnia 2014 r. Plany kontroli przygotowywane w poszczególnych oddziałach SG oraz IKiAW KG SG były zazwyczaj opracowywane w oparciu o analizę i oszacowanie ryzyka, uwzględniające: częstotliwość zmian w funkcjonowaniu danego obszaru/zadania, częstotliwość czynności kontrolnych danego obszaru/zadania w tym skalę nieprawidłowości, istotność danego procesu/zadania w działalności Straży Granicznej, poziom wyspecjalizowania zasobów niezbędnych do realizacji zadania. Opracowując poszczególne plany kontroli analizowano następujące obszary i zagadnienia: wyniki kontroli i audytów wewnętrznych prowadzonych w poprzednich okresach, skargi wpływające do danej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, czynniki ryzyka mające wpływ na działalność podmiotu kontrolowanego, informacje dotyczące działalności podmiotu kontrolowanego, propozycje tematów kontroli zgłoszone przez kadrę kierowniczą jednostek i komórek organizacyjnych, kontrole zlecone przez Komendanta Głównego Straży Granicznej, regulacje prawne obowiązujące w kontrolowanym obszarze oraz częstotliwości ich zmian, częstotliwość czynności kontrolnych przeprowadzonych w danym obszarze w latach poprzednich, zarówno przez podmioty wewnętrzne jak i zewnętrzne, istotność obszaru poddanego kontroli pod kątem zadań realizowanych przez Straż Graniczną, informacje zawarte w sprawozdaniu z działalności kontrolnej oraz okresowej oceny przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków sporządzanych w KG SG, wnioski wynikające z analizy czynności wyjaśniających oraz postępowań dyscyplinarnych. Nadto konstruując Plan Kontroli do realizacji przez Inspektorat Kontroli i Audytu Wewnętrznego SG przyjęto następujące założenia: Strona 4 z 16

5 będą dotyczyć obszarów o charakterze strategicznym z punktu widzenia Komendanta Głównego SG, nie będą, co do kontrolowanej materii, mieć charakteru cyklicznego lub nadmiernie powtarzalnego w danym podmiocie kontrolowanym, chyba że wynika to z przepisów prawa, nie będą prowadzone w sposób utrudniający wykonywanie bieżących zadań podmiotu kontrolowanego tj. kumulowane w jednym czasie, nadmiernie obciążające bez konkretnego uzasadnienia tego samej komórki organizacyjnej kontrolowanego podmiotu, nie będą powielać kontroli zewnętrznych, o których podmiot kontrolujący posiada formalną wiedzę, iż planowane są na rok 2015, z założeniem wzmocnienia zasady kontradyktoryjności, poprzez planowanie odrębnych kontroli w jednostkach organizacyjnych szczebla Placówka SG i w zakresie nadzoru i koordynacji nad obszarem kontrolowanym, we właściwych jednostkach organizacyjnych szczebla Oddział SG. Plan, przy wykorzystaniu matrycy obciążenia kontrolami, uwzględnia: skorelowanie tematów kontroli z tematami Audytu przewidzianego do realizacji na rok 2015, tematy kontroli wynikające z przepisów prawa w zakresie ich cykliczności (np. fundusz operacyjny, dochodzenie należności Skarbu Państwa), równomierne obciążenie kontrolami jednostek organizacyjnych SG, komórek organizacyjnych SG, stosunkowo równomierne rozłożenie kontroli w poszczególnych obszarach (granicznym, gospodarczo-finansowym, innych) w każdym z kontrolowanych podmiotów, możliwości kadrowe poszczególnych komórek wewnętrznych Inspektoratu KiAW KG SG, a także proporcjonalność rozłożenia ilości kontroli na te komórki, także w kontekście czasowym, ewentualne przewidzeni przez kierowników jednostek organizacyjnych kontroli wspólnych, w oparciu o porozumienia wynikające z zapisów art. 10 ustawy o kontroli w administracji rządowej, w konsekwencji przewidzenie przez Inspektorat kontroli koordynacyjnej dotyczącej komórki organizacyjnej KG SG wypełniającej funkcję koordynacyjna i nadzorującą obszar przewidziany w przytoczonych porozumieniach. VI. Liczba kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym przez poszczególne komórki organizacyjne. Proszę o wypełnienie tabeli osobno dla kontroli finansowo-gospodarczych oraz pozostałych kontroli: Kontrole finansowo-gospodarcze IKiAW KG SG IKiAW KG SG Liczba Planowe Poza planem Tryb podstawowy Tryb uproszczony Ogółem Strona 5 z 16

6 Przeprowadzonych kontroli Skontrolowanych podmiotów wniosków o wszczęcie postępowań dyscyplinarnych W wyniku kontroli: wniosków skierowanych do prokuratury w celu wszczęcia postępowania przygotowawczego skierowanych zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych Kontroli rozpoczętych a niezakończonych w okresie sprawozdawczym (są to kontrole, w których na dzień r. czynności kontrolne były w trakcie realizacji, lub brak było podpisanego protokołu przez kontrolera) Niezrealizowanych kontroli zaplanowanych na 2014 r. Przeciętny okres objęty kontrolą Kontrole pozostałe IKiAW KG SG INiK KG SG Liczba Planowe Poza planem Tryb podstawowy Tryb uproszczony Ogółem Przeprowadzonych kontroli Skontrolowanych podmiotów wniosków o wszczęcie postępowań dyscyplinarnych W wyniku kontroli: wniosków skierowanych do prokuratury w celu wszczęcia postępowania przygotowawczego skierowanych zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych Kontroli rozpoczętych a niezakończonych w okresie sprawozdawczym (są to kontrole, w których na dzień r. czynności kontrolne były w trakcie realizacji, lub brak było podpisanego protokołu przez kontrolera) Niezrealizowanych kontroli zaplanowanych na 2014 r Przeciętny okres objęty kontrolą Strona 6 z 16

7 Nie przeprowadzano kontroli w trybie koordynowanym. Zrealizowane kontrole zakresem przedmiotowym procentowo objęły: 2013/2014 rok 58,5%, 2014 rok 19,5%, inne okresy 22%. VII. Kryteria kontroli najczęściej wykorzystywane do oceny działalności kontrolowanego podmiotu. Zakres przedmiotowy kontroli KRYTERIA Komórka legalność celowość rzetelność gospodarność efektywność inne IKiAW KG SG kontrole finansowogospodarcze polityka kadrowa realizacja zadań regulaminowych/ ustawowych inne** 0 Razem VIII. Oceny sformułowane na podstawie ustaleń z kontroli, zgodnie ze stosowaną skalą ocen wg tabeli. Zakres przedmiotowy OCENA kontroli pozytywna pozytywna pozytywna z uchybieniami z nieprawidłowościami Komórka negatywna Kontrole finansowogospodarcze Polityka kadrowa Realizacja zadań regulaminowych/ ustawowych Inne Razem IKiAW KG SG IX. Nieprawidłowości stwierdzone w wyniku kontroli (najpoważniejsze w skutkach oraz najczęściej występujące), a także przyczyny ich powstania oraz osoby Strona 7 z 16

8 za to odpowiedzialne z podziałem na kontrole finansowo-gospodarcze, dotyczące polityki kadrowej, realizacji zadań regulaminowych/ustawowych oraz innych. W kategorii zadań regulaminowych oraz innych proszę o opisanie czego dotyczył zakres przedmiotowych kontroli. Wyniki działalności kontrolnej prowadzonej w 2014 r. w Straży Granicznej pozwoliły na dokonanie podziału na następujące obszary, w których zdiagnozowano nieprawidłowości: Kontrole finansowo-gospodarcze: Najczęściej występujące nieprawidłowości w tym zakresie dotyczyły niewłaściwej interpretacji przepisów prawa, a także błędów formalnych oraz merytorycznych w sporządzanej dokumentacji. Przyczyna ich powstawania wynikała z niedostatecznej znajomości lub niestosowania w pełni zapisów zawartych w obowiązujących regulacjach prawnych. Ponadto wpływ na zdiagnozowane problemy miała nienależyta staranność w trakcie sporządzania dokumentacji służbowej, jak również fakt, że osoby zobowiązane do sprawowania nadzoru z racji zajmowanego stanowiska lub pełnionych obowiązków czyniły to w sposób niewystarczający. W wyniku kontroli stwierdzono przypadki naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Jako przykłady tego typu nieprawidłowości można podać: niewłaściwe interpretowanie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w kwestii doboru kryteriów oceny ofert, nierzetelne odzwierciedlenie w kartach pracy statku powietrznego stanów paliwa lotniczego, wydawanie amunicji i środków pozoracji bez rozkazu komendanta jednostki (brak punktu w rozkazie dziennym), nieprzestrzeganie wytycznych producentów agregatów prądotwórczych w zakresie przeglądów technicznych. Kontrole dotyczące polityki kadrowej. Najczęściej występujące nieprawidłowości w tym obszarze dotyczyły sposobu liczenia terminu przeprowadzenia czynności wyjaśniających, przyjętych zasad obiegu dokumentacji wytworzonej w procesie realizacji tych czynności oraz stosowanie nieuzasadnionego delegowania do przepisów określonych w innych ustawach. Wynikało to przede wszystkim z braku należytej staranności przy realizacji zadań związanych z przeprowadzaniem czynności wyjaśniających oraz nieznajomości lub błędnej interpretacji przepisów w tym zakresie, jak również z tego, że osoby zobowiązane do sprawowania nadzoru z racji zajmowanego stanowiska lub pełnionych obowiązków czyniły to w stopniu niewystarczającym. Strona 8 z 16

9 Jako przykłady można podać następujące nieprawidłowości: podjęcie czynności wyjaśniających po 14 dniach od momentu powzięcia wiadomości o czynie, za który funkcjonariusz ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną, zakończenie czynności wyjaśniających po terminie określonym w przepisach prawa, brak akceptacji (zatwierdzenia) sprawozdania z przeprowadzonych czynności wyjaśniających, włączanie do akt czynności wyjaśniających dokumentów, które zgodnie z przepisami powinny znajdować się w innych zbiorach, np. w aktach osobowych funkcjonariusza (postanowienie o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego, upoważnienie do przeprowadzenia w imieniu komendanta oddziału rozmowy dyscyplinującej, notatka służbowa z przeprowadzonej rozmowy dyscyplinującej), stosowanie przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 czerwca 2002 r. w sprawie przeprowadzania postępowania dyscyplinarnego wobec funkcjonariuszy Straży Granicznej, w stosunku do członków korpusu służby cywilnej i pracowników. Kontrola realizacji zadań regulaminowych/ustawowych. Najczęściej występujące nieprawidłowości w tym zakresie dotyczyły nieprzestrzegania (bądź błędnej interpretacji) regulacji prawnych normujących dany obszar. Przyczyną była niedostateczna znajomość lub niestosowanie w pełni zapisów zawartych w obowiązujących regulacjach prawnych, do stosowania których zobowiązane były osoby kontrolowane, niedokładanie należytej staranności w trakcie sporządzania dokumentacji służbowej, jak również fakt, że osoby zobowiązane do sprawowania nadzoru z racji zajmowanego stanowiska lub pełnionych obowiązków czyniły to w stopniu niewystarczającym. Osobami odpowiedzialnymi za stwierdzone nieprawidłowości byli funkcjonariusze, którzy zgodnie ze szczegółowymi zakresami obowiązków i uprawnień realizowali powierzone im zadania, oraz z tytułu nadzoru osoby funkcyjne będące ich przełożonymi. Jako przykłady można podać następujące nieprawidłowości: niepodjęcie prac legislacyjnych w celu ujednolicenia formuł prawnych i proceduralnych dotyczących realizacji zadań związanych z nadzorem Komendanta Głównego Straży Granicznej nad specjalistycznymi uzbrojonymi formacjami ochronnymi w zakresie wykonywania zadań związanych z kontrolą bezpieczeństwa przeprowadzaną w portach lotniczych (w tym tryb wykonywania czynności nadzoru oraz zasady wydawania upoważnień do przeprowadzenia kontroli), nieuwzględnienie w zakresie zadań kontrolowanego podmiotu regulaminowego zadania dotyczącego realizowanych czynności w ramach sprawowanego przez Komendanta Głównego Straży Granicznej nadzoru nad specjalistycznymi uzbrojonymi formacjami ochronnymi Strona 9 z 16

10 w zakresie wykonywania zadań związanych z kontrolą bezpieczeństwa przeprowadzaną w portach lotniczych, przypadki nieprawidłowego sposobu realizacji i dokumentowania czynności sprawowanego nadzoru (brak podpisu kierowników podmiotów kontrolowanych lub osób przez nich upoważnionych, niedostateczny sposób dokumentowania statusu kontrolowanej jednostki), niespójność stosowanych rozwiązań formalno-prawnych i organizacyjnych w zakresie zapewnienia ciągłości funkcjonowania urzędu Komendanta Oddziału i podległych mu komendantów placówek SG w kontrolowanej jednostce organizacyjnej w zakresie zastępowania oraz imiennego upoważnienia do załatwiania w tym czasie określonego katalogu (rodzaju) spraw, niewywiązywanie się z obowiązków służby bhp wynikających z Kodeksu pracy, rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz regulaminu organizacyjnego, tj.: a) nieprowadzenie części dokumentacji ryzyka zawodowego, b) brak harmonogramu kontroli z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy w obiektach KGSG i wydziałach zamiejscowych komórek organizacyjnych KGSG oraz niedokumentowanie przeprowadzonych kontroli, c) brak analizy okresowej stanu bezpieczeństwa i higieny pracy za 2012 r., d) brak wykazu substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, e) brak rejestru prac, których wykonywanie powoduje konieczność pozostawania w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, f) brak rejestru czynników szkodliwych, g) brak karty badań i pomiarów czynników szkodliwych, h) brak rejestru czynników biologicznych grupy III i IV, i) brak części kart oceny ryzyka zawodowego, niewłaściwa interpretacja przepisu art. 98a ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach w zakresie rozstrzygnięć dotyczących uchylenia ponownego zakazu wjazdu na terytorium RP, niepełna realizacja zasad ogólnych postępowania dowodowego określonych w art. 7 w zw. z art. 77 i 80 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, niepełne uzasadnienie faktyczne wydawanych decyzji administracyjnych w oparciu o zebrany materiał dowodowy, niewłaściwa ocena stanu faktycznego, która skutkowała błędną oceną przesłanek materialnych zastosowania trybu określonego w art. 97 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach i wydaniem decyzji o zobowiązaniu cudzoziemca do opuszczenia terytorium RP. Strona 10 z 16

11 X. Wnioski i zalecenia sformułowane w wyniku przeprowadzenia kontroli (wraz ze stanem ich realizacji) oraz o co najczęściej postulowali kontrolerzy (np. wzmocnienie nadzoru, zmianę przepisów prawnych itp.), z podziałem na zakresy kontroli opisane w pkt 9. Kontrole finansowo-gospodarcze. W wyniku przeprowadzonych kontroli finansowo-gospodarczych kontrolerzy najczęściej formułowali wnioski/zalecenia dotyczące przestrzegania przepisów wewnętrznie obowiązujących, wzmocnienia nadzoru i usprawnienia procesów w obszarach działalności gospodarczej i finansowej oraz realizacji zadań regulaminowych i ustawowych. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontrolujący formułowali wnioski o charakterze zaradczym, a także wnioskowali o wzmocnienie nadzoru przez osoby funkcyjne, zmianę treści wewnętrznych uregulowań dotyczących realizacji procedury kontroli finansowej i przygotowywania dokumentacji przetargowej. W wyniku kontroli stwierdzono 1 przypadek naruszenia dyscypliny finansów publicznych i skierowano do Rzecznika zawiadomienie o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. Nie kierowano wniosków do prokuratury w celu wszczęcia postępowania przygotowawczego. Wnioski były realizowane w ramach sprawowania nadzoru nad wykonywanymi zadaniami oraz przez zmianę wewnętrznych uregulowań. Poniżej przedstawiono przykładowe wnioski i zalecenia sformułowane w wyniku tych kontroli, dotyczące: przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w zakresie pozostałych części zamówienia pod kątem ustalenia, czy nie doszło do naruszenia dyscypliny finansów publicznych oraz zawiadomienie właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych, ustalenia i wdrożenia jednolitego i rzetelnego sposobu obliczania stanu paliwa w kartach pracy statku powietrznego. Kontrole dotyczące realizacji zadań regulaminowych/ustawowych. W zakresie kontroli zadań regulaminowych/ustawowych formułowane przez zespoły kontrolne wnioski i zalecenia w zdecydowanej większości dotyczyły: bezwzględnego stosowania obowiązujących procedur i przepisów prawa, usprawnienia funkcjonujących lub wprowadzenia nowych procedur; prawidłowego sposobu i formy dokumentowania realizowanych czynności; zwiększenia jakości i częstotliwości nadzoru merytorycznego ze strony przełożonych odpowiedzialnych za realizację zadań będących przedmiotem kontroli. Poniżej przedstawiono przykładowe zalecenia formułowane w tym obszarze: nadzór Komendanta Głównego Straży Granicznej nad specjalistycznymi uzbrojonymi formacjami ochronnymi (SUFO) sprawować z uwzględnieniem zasad określonych w art. 43 ustawy o ochronie osób i mienia w zakresie wykonywania zadań związanych z kontrolą bezpieczeństwa przeprowadzaną w portach lotniczych, Strona 11 z 16

12 zainicjować we współpracy z Biurem Prawnym KGSG zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawnego MSW proces legislacyjny zmiany ustawy o ochronie osób i mienia w celu doprecyzowania zakresu sprawowanego przez Komendanta Głównego SG nadzoru nad SUFO oraz określenia w akcie wykonawczym zasad wydawania upoważnień do kontroli oraz trybu wykonywania czynności tego nadzoru. Wnioski pokontrolne były realizowane w terminach określanych w wystąpieniach pokontrolnych, a o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach informowano zarządzających kontrole. XI. Uzyskane efekty z kontroli zrealizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne, np.: poprawa efektywności funkcjonowania kontrolowanego podmiotu, oszczędności finansowe, uprawnienie procedur, postulaty dotyczące zmiany przepisów prawnych. a) poprawa efektywności funkcjonowania kontrolowanego podmiotu, b) usprawnienie procedur dotyczących zapewniania ciągłości funkcjonowania urzędu podczas nieobecności Komendanta (komendantów placówek SG), c) usprawnienie procedur dotyczących dokonywania rozliczeń finansowych i obiegu dokumentów ścisłego zarachowania, d) postulat zmiany ustawy o ochronie osób i mienia, w celu doprecyzowania zakresu sprawowanego przez Komendanta Głównego SG nadzoru nad SUFO oraz określenia w akcie wykonawczym zasad wydawania upoważnień do kontroli oraz trybu wykonywania czynności tego nadzoru, e) zmiana zakresów obowiązków osób wykonujących zadania służby bhp, f) usprawnienie procedur dotyczących wydawania zezwoleń na podjęcie dodatkowego zatrudnienia przez funkcjonariuszy SG. XII. Przykłady realizacji zadań przez podmiot kontrolowany, które mogą być wykorzystane w celu usprawnienia nadzoru także w innych podmiotach. W trakcie realizowanej w 2014 r. działalności kontrolnej nie stwierdzono przykładów wzorowej realizacji zadań przez podmiot kontrolowany, które mogą być wykorzystane w celu usprawnienia nadzoru także w innych podmiotach. XIII. Wnioski i uwagi dotyczące organizacji czynności kontrolnych i sprawozdawczości oraz przykłady dobrych praktyk w postępowaniu kontrolnym. Strona 12 z 16

13 Przy organizowaniu i realizacji czynności kontrolnych opierano się na Standardach kontroli w administracji rządowej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. W sierpniu 2014 r. wprowadzono do stosowania w Inspektoracie Kontroli i Audytu Wewnętrznego KG SG Program Zapewnienia Jakości (dalej: Program), co stanowiło realizację przyjętego przez Prezesa Rady Ministrów w dniu 10 lutego 2012 r. dokumentu Standardy kontroli w administracji rządowej. Realizacja Programu służyć ma uzyskaniu przez Komendanta Głównego SG zapewnienia, że wszystkie działania prowadzone przez komórkę do spraw kontroli są zgodne z procedurami i zasadami kontroli. Program służy optymalizacji procesu kontroli w sposób umożliwiający wsparcie działań kontrolnych zmierzających do poprawy funkcjonowania organizacji oraz zapewnienie zgodności działalności kontrolnej Inspektoratu z obowiązującymi przepisami i standardami. Program wprowadził działania porządkujące w obszarze dokumentów wytwarzanych w procesie kontrolnym. W celu optymalizacji procesu kontroli oraz zapewnienia prawidłowości sporządzanej dokumentacji opracowano i wdrożono wzory dokumentów stosowanych w kontroli stanowiące, załączniki do Programu. Uwzględniając treść tych Standardów określono i wprowadzono do realizacji misję ( dostarczanie kierownictwu straży granicznej rzetelnych, kompletnych oraz obiektywnych informacji w celu wspomagania procesów zarządzania oraz usprawniania funkcjonowania formacji ) i wizję Inspektoratu ( komórka do spraw kontroli komendanta głównego straży granicznej jako źródło rzetelnych, obiektywnych i miarodajnych raportów oczekiwanych przez kierownictwo, funkcjonariuszy i pracowników formacji oraz środowisko zewnętrzne ). Ze względu na wyrażoną w przepisach organizację kontroli na poszczególnych szczeblach organizacyjnych i zapisy Wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w urzędach obsługujących organy lub w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych, stanowiących załącznik do decyzji nr 65 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 maja 2012 r., należy rozważyć, czy opracowywane i przesyłane do DKSiW MSW sprawozdania z działalności kontrolnej nie powinny dotyczyć komórki kontroli w urzędzie obsługującym Komendanta Głównego SG (Inspektorat Nadzoru i Kontroli KG SG), a nie jak obecnie jest praktykowane również sprawozdawczości z działalności kontrolnej prowadzonej w podległych jednostkach organizacyjnych, której adresatem jest Komendant Główny SG. Przykłady dobrych praktyk w postępowaniu kontrolnym, wskazywane przez komórki kontroli: 1. W trakcie realizacji czynności kontrolnych zadania wykonywane są z poszanowaniem praw kontrolowanego i w sposób możliwie niezakłócający funkcjonowania podmiotu kontrolowanego, np. w przypadku potrzeby uzyskania wyjaśnień przed skierowaniem takiego żądania kontrolerzy starają się ustalać terminy, które umożliwią rzetelne ich przygotowanie bez uszczerbku dla bieżącego funkcjonowania podmiotu kontrolowanego. 2. W celu ograniczenia kosztów kontroli (dojazdy, delegacje), podejmuje się poza siedzibą podmiotu dokonującego kontroli jedynie niezbędne czynności. Pozostałe czynności wykonywane są w oparciu o przesłaną dokumentację w siedzibie podmiotu kontrolującego. Strona 13 z 16

14 3. W celu bieżącego monitorowania wykonywania rocznego planu kontroli wprowadzono plan operacyjny do planu kontroli przewidzianego do realizacji przez IKiAW KG SG, 4. Planowanie i realizacja czynności kontrolnych uwzględnia łączenie poszczególnych kontroli w sensie organizacyjnym i logistycznym (kontrole w tym samym podmiocie). Pozwala to na ograniczanie kosztów działalności kontrolnej oraz jej uciążliwości (czynności kontrolne przeprowadza się w tym samym okresie, a nie w kilku, jak w przypadku ich odrębnej realizacji). 5. W celu bieżącego usystematyzowania danych dotyczących realizowanych kontroli oraz ich wykorzystania przy sporządzaniu sprawozdań i informacji z tego zakresu po zakończeniu każdej kontroli sporządza się Kartę kontroli. 6. Wypracowanie i wprowadzenie do stosowania kwestionariusza oceny kontrolerów, 7. Przebieg i wynik czynności kontrolnych jest dokumentowany w formie pisemnej, np. notatek z ustaleń kontroli. Rozwiązanie to umożliwia łączne ujęcie danego zagadnienia i pozwala na etapie sporządzania projektu wystąpienia pokontrolnego korzystać i odwoływać się nie do poszczególnych spraw, lecz do kompleksowo zebranego materiału dowodowego. 8. Dokonano oceny zewnętrznej wszystkich oddziałów Straży Granicznej oraz samooceny Inspektoratu. 9. Wprowadzono do stosowania decyzje Dyrektora IKiAW KG SG w sprawie: sygnatury kontroli, sposobu liczenia średniego czasu trwania kontroli, wprowadzenia arkusza szkoleń lokalnych. XIV. Potrzeby szkoleniowe kadry kontrolerskiej oraz osób zaangażowanych w powyższy proces, a także stan ich realizacji (ile szkoleń się odbyło, kto szkolił, z jakiej problematyki, liczba przeszkolonych osób). Zgodnie ze standardami kontroli w administracji rządowej obowiązkiem każdego kontrolera jest stałe podnoszenie kompetencji zawodowych. Podstawową formą spełnienia tego obowiązku jest samokształcenie, realizowane poprzez systematyczne pogłębianie posiadanej wiedzy w sposób niezorganizowany oraz poprzez uczestniczenie w kursach i pobieranie nauki z dziedziny kontroli (np. studia podyplomowe w zakresie audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej). W Inspektoracie na przestrzeni 2014 r. przeprowadzono 25 szkoleń, w ramach których przeszkolono 30 funkcjonariuszy i pracowników. Działalność szkoleniowa realizowana była na rożnych szczeblach, począwszy od doskonalenia lokalnego, poprzez kursy doskonalące i szkolenia specjalistyczne w ośrodkach szkolenia Straży Granicznej, a skończywszy na szkoleniach zewnętrznych. Ich tematyka dotyczyła m.in. szerokiego zakresu audytu, zamówień publicznych, przeciwdziałania korupcji w administracji, biznesie oraz rozpoznawania zagrożeń korupcyjnych Strona 14 z 16

15 w Straży Granicznej. Przeprowadzono szkolenia z ochrony danych osobowych, informacji niejawnych oraz szkolenia z BHP. W zeszłym roku pierwszy raz funkcjonariusze uczestniczyli w programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych w służbach mundurowych. Uczestnictwo w szkoleniach jest poprzedzane określaniem potrzeb szkoleniowych, które są zgłaszane na podstawie oferty szkoleniowej przedstawianej przez podmioty wewnętrzne i poza SG organizujące szkolenia, w tym: komórki organizacyjne Komendy Głównej Straży Granicznej, Centralny Ośrodek Szkolenia SG w Koszalinie, Centrum Szkolenia SG w Kętrzynie, Ośrodek Szkoleń Specjalistycznych SG w Lubaniu, Ministerstwo Finansów, Centrum Rozwoju Nauki (kursy językowe), BSI Group Polska. Inspektorat raz w roku organizuje odprawę instruktażowo-warsztatową dla pionu kontroli. Uczestniczą w nich przedstawiciele wszystkich jednostek organizacyjnych SG, którym to przedsięwzięcie daje możliwość wspólnego omawiania zagadnień z zakresu kontroli i wypracowanie odpowiednich schematów postępowania na podstawie doświadczeń wszystkich komórek kontroli SG. Wiedza zdobyta w ramach tych odpraw jest następnie przekazywana wszystkim pracownikom danej komórki kontroli podczas wewnętrznych odpraw instruktażowoszkoleniowych lub w ramach lokalnego doskonalenia zawodowego. W ten sposób wszyscy funkcjonariusze oraz pracownicy realizujący zadania kontrolerskie są ich adresatami. W 2014 r. Inspektorat, reagując na potrzeby kadry kontrolerskiej, opracował własny Program Kursu Doskonalącego dla osób realizujących zadania w komórkach właściwych do spraw kontroli jednostek organizacyjnych SG. Został on zatwierdzony przez Komendanta Centrum Szkolenia SG i włączony w cykl szkoleń. Zainteresowanie taką formułą szkolenia jest wyrazem zapotrzebowania na zdobywanie praktycznej wiedzy. Wynika to z fluktuacji kadry kontrolerskiej oraz zmieniających się przepisów, co wymaga systematycznego szkolenia osób realizujących czynności kontrolne, w szczególności nieposiadających doświadczenia zawodowego. Szczególnym zainteresowaniem są objęte kwestie metod i technik kontroli oraz dokumentowania przebiegu i wyników postępowania kontrolnego. Na rok 2015 zostały zebrane zapotrzebowania na szkolenia w ramach własnych możliwości szkoleniowych Straży Granicznej. XV. Praktyki w zakresie upubliczniania wyników w Biuletynie Informacji Publicznej zgodnie z postanowieniem art. 6 ust. 1 pkt 4a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.) oraz Wytycznymi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w sprawie przeprowadzania kontroli w administracji rządowej z dnia 14 lipca 2009 r. 4 Jednolita praktyka w zakresie upubliczniania wyników kontroli w Biuletynie Informacji Publicznej przez jednostki organizacyjne SG jest prowadzona w oparciu o decyzję nr Obowiązujące do r. Strona 15 z 16

16 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 27 czerwca 2013 r. w sprawie udostępniania informacji publicznej przez Straż Graniczną 5. XVI. Umiejscowienie w strukturze organizacyjnej urzędu komórki odpowiedzialnej za koordynację zadań z kontroli zarządczej. Koordynacją kontroli zarządczej zajmuje się Sztab Komendanta Głównego Straży Granicznej. DYREKTOR Inspektoratu Kontroli i Audytu Wewnętrznego Komendanta Głównego Straży Granicznej (-) płk SG Jarosław Kowalkowski /podpis nieczytelny/ wyk. w 1 egz. - ad acta Dnia r. Wyk./ Sporz. M.S./I.L 5 (Dz. Urz. KGSG poz. 54 z późn. zm.) Strona 16 z 16