Sprawozdanie z działalności kontrolnej w 2014 r. Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Krakowie

Transkrypt

1 Sprawozdanie z działalności kontrolnej w 2014 r. Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Krakowie 1. Przepisy regulujące zasady i tryb przeprowadzania kontroli 1) Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz z późn. zm.) 2) Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), 3) Decyzja Nr 65 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 maja 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w urzędach obsługujących organy lub w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych, 4) Regulamin organizacyjny KW PSP w Krakowie. Kontrole w 2014 r. realizowane były w oparciu o Plan kontroli komendantów powiatowych (miejskich) i komend powiatowych (miejskich) PSP województwa małopolskiego oraz komórek organizacyjnych Komendy Wojewódzkiej PSP w Krakowie na rok 2014 (34 kontrole). Poza planem wykonano 7 kontroli. 2. Organizacja komórki kontroli W Komendzie Wojewódzkiej PSP w Krakowie zadania kontrolne realizują wszystkie komórki organizacyjne. Pracownik Wydziału Organizacji i Nadzoru koordynuje te działania, a Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru pełni funkcję Kierownika Komórki ds. Kontroli (KKK). Liczba osób w komórce koordynującej kontrole (zaangażowane w planowanie i koordynację kontroli, uczestniczące w kontrolach). Liczba osób z pozostałych komórek organizacyjnych, które faktycznie uczestniczyły w czynnościach kontrolnych w 2014 r. Fluktuacja pracowników uczestniczących w kontrolach w 2014 r. wyrazić w [%]. Liczba komend, w których przeprowadzono kontrole w 2014 r. Średni czas trwania kontroli (w dniach roboczych) od dnia podpisania upoważnienia do kontroli do dnia przekazania projektu wystąpienia pokontrolnego. Średni czas trwania kontroli (w dniach roboczych) od dnia przekazania projektu wystąpienia pokontrolnego do dnia przekazania podpisanego wystąpienia pokontrolnego. Średni czas trwania kontroli od dnia podpisania upoważnienia do kontroli do dnia przekazania podpisanego sprawozdania z kontroli ,9 % 17 KP(M) + 1 KW 19,7 18,8 10 1

2 3. Staż w kontroli Liczba osób posiadających ogólny staż pracy Liczba osób posiadających staż pracy w kontroli i/lub audycie* do 2 lat 1 6 od 2 do 5 lat 5 13 od 5 do 10 lat powyżej 10 lat * staż pracy w kontroli i/lub audycie liczba lat pracy/służby, podczas których osoby wykazane w tabeli uczestniczyły w działaniach kontrolnych, realizowanych na podstawie ustawy o kontroli w administracji rządowej, decyzji nr 65 MSW lub obowiązujących wcześniej w tym zakresie regulacji prawnych. 4. Koszty kontroli Liczba kontroli planowanych, które generowały koszty 10 Koszty planowane poniesione Delegacje 525,00 Opinie biegłych Inne* Razem: 525,00 * sprzęt lub programy komputerowe, pomoce naukowe lub inne (np. walizka kontrolerska z wyposażeniem), bilety autobusowe, PKP, opłaty drogowe jeżeli nie wliczono ich do delegacji Liczba kontroli pozaplanowych, które generowały koszty Koszty 1 poniesione Delegacje 75,00 Opinie biegłych Inne* Razem: 75,00 2

3 w wyniku kontroli: problemowy sprawdzający kompleksowy problemowy sprawdzający kompleksowy problemowy sprawdzający kompleksowy problemowy sprawdzający kompleksowy 5. Sposób planowania kontroli Na potrzeby opracowania planu kontroli na 2014 r. w KW PSP w Krakowie opracowano analizę ryzyka (kopia w załączeniu). Z uwagi na fakt, iż komórki organizacyjne KW PSP w Krakowie realizują zadania kontrolne w sposób kompleksowy tj. kontrola obejmuje swoim zasięgiem całość zagadnień realizowanych przez daną komórkę organizacyjną, odstąpiono przy opracowywaniu planu kontroli na rok 2015 od opracowywania analizy ryzyka. Typując poszczególne komendy do kontroli, wzięto głównie pod uwagę okres czasu od ostatniej kontroli w tym zakresie. Pozwala to, przy założeniu średnio czterech kontroli przeprowadzanych przez komórkę w danym roku, na przedstawienie przez kontrolujących w sposób kompleksowy ewentualnych nieprawidłowości w realizacji zadań z danego zakresu przez komendy powiatowe/miejskie PSP, a co za tym idzie nie powielanie ich w dłuższej perspektywie czasu. 6. Liczba przeprowadzonych kontroli w roku sprawozdawczym Rodzaj kontroli: Tabela nr 2 pozostałe kontrole Z rocznego planu kontroli Poza planem (zarządzone doraźnie) Tryb zwykły Tryb uproszczony Liczba przeprowadzonych kontroli skontrolowanych podmiotów* wniosków o wszczęcie postępowań dyscyplinarnych wniosków skierowanych do prokuratury w celu wszczęcia postępowania przygotowawczego skierowanych zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych kontroli rozpoczętych a niezakończonych w okresie sprawozdawczym (są to kontrole, w których na dzień r. czynności kontrolne były w trakcie realizacji, lub brak było podpisanego projektu wystąpienia pokontrolnego przez kontrolera** niezrealizowanych kontroli zaplanowanych na 2014 r.*** przeciętny okres objęty kontrolą (podać w miesiącach) 22,5 12 9, * Podmiot kontrolowany jednostka organizacyjna PSP, w przypadku kontroli wewnętrznych podmiotem jest komórka organizacyjna. ** Kontrole wykazane w tym wierszu tabeli nie są uwzględniane w ogólnej liczbie przeprowadzonych kontroli, w pierwszym wierszu tabeli. *** dotyczy kontroli, których nie wyłączono z planu rocznego stosownym aneksem i nie podjęto żadnych czynności przygotowawczych (podpisanie upoważnienie, zatwierdzenie programu kontroli). 3

4 Procent kontroli obejmujących swoim zakresem przedmiotowym tylko rok 2014: 5/41 x 100% = 12% Procent kontroli obejmujących swoim zakresem przedmiotowym lata (należy włączyć także kontrole obejmujące zadania realizowane w dłuższej perspektywie, np r.): 36/41 x 100% = 88% 7. Kryteria kontroli wykorzystywane do oceny działalności kontrolowanego podmiotu Kryteria legalność celowość rzetelność gospodarność efektywność Zakres przedmiotowy kontroli kontrole finansowogospodarcze polityka kadrowa 4 4 działalność operacyjna, organizacja ksrg łączność i informatyka 4 zadania kwatermistrzowskie, techniczne, logistyka działalność kontrolnorozpoznawcza sprawy organizacji i nadzoru, archiwum zakładowe 5 5 bezpieczeństwo i higiena pracy/służby 3 3 doskonalenie zawodowe strażaków PSP oraz szkolenie członków OSP 5 5 sprawy obronne inne* Razem * określić o jaki (nie wymieniony w tabeli) zakres przedmiotowy kontroli chodzi 4

5 8. Oceny sformułowane na podstawie ustaleń z kontroli Ocena pozytywna pozytywna z uchybieniami pozytywna z nieprawidłowościami negatywna Zakres przedmiotowy kontroli kontrole finansowogospodarcze polityka kadrowa działalność operacyjna 3 1 łączność i informatyka 3 4 zadania kwatermistrzowskie, techniczne, logistyka działalność kontrolnorozpoznawcza 5 6 sprawy organizacji i nadzoru, archiwum zakładowe bezpieczeństwo i higiena pracy/służby 3 doskonalenie zawodowe strażaków PSP oraz szkolenie członków OSP sprawy obronne inne* Razem * określić o jaki (inny) zakres przedmiotowy kontroli chodzi 9. Stwierdzone nieprawidłowości Zakres przedmiotowy kontroli kontrole finansowo gospodarcze polityka kadrowa działalność operacyjna łączność i informatyka 5 Rodzaj nieprawidłowości brak spójności zapisów pomiędzy kartą ewidencji czasu służby strażaka a listą obecności, nie podawanie do wiadomości strażakom w ustalonym terminie harmonogramu służby brak wiedzy teoretycznej i umiejętności praktycznej ratowników, brak recertyfikacji w zakresie kwalifikowanej pierwszej pomocy medycznej, nieprawidłowości w prowadzonej dokumentacji dot. podziału bojowego, brak aktualizacji Powiatowego Planu Ratowniczego zbyt szerokie udostępnienie praw administratora, brak odpowiedzi na test systemu selektywnego alarmowania jednostek OSP,

6 zbyt długi przedział czasowy wykonywania testów sytemu selektywnego alarmowania, brak potwierdzeń odbycia przeszkolenia przez abonentów sieci radiowej z OSP, przekazywanie sprzętu do OSP pomimo braku stosownych decyzji Małopolskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP, zadania kwatermistrzowskie, techniczne, logistyka nieprawidłowe stosowanie przepisów dot. umundurowania strażaków (nie wydawania umundurowania zgodnie z tabelą należności), niestaranność w prowadzeniu okresowych kart pracy pojazdów, niezgodność pomiędzy wzorem okresowej karty pracy pojazdu a wymaganym w zarządzeniu Komendanta Głównego PSP, braki sprzętowe w stosunku do normatywu, braki wyposażenia i narzędzi w zakresie wyposażenia stacji ODO brak podstaw prawnych w protokołach i upoważnieniach, działalność kontrolnorozpoznawcza przeprowadzanie czynności kontrolo rozpoznawczych bez zachowania ustawowego terminu powiadamiania o zamiarze przeprowadzenia czynności, prowadzenie dwóch kontroli równocześnie u jednego przedsiębiorcy, oznakowanie akt niezgodne z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, sprawy organizacji i nadzoru, archiwum zakładowe niespełnienie wymagań dot. składowania zasobów archiwalnych (lokalizacja archiwum, złe oświetlenie, niewłaściwe regały, brak możliwości odczytu temperatury i wilgotności) brak systematycznego brakowania dokumentacji niearchiwalnej brak uzgodnień z organizacją związkową w zakresie wprowadzenia w życie regulaminu pracy/służby (jeśli taki dokument jest powinien być poddany uzgodnieniom) bezpieczeństwo i higiena pracy/służby niezgodność planu kwartalnego z rocznym planem doskonalenia zawodowego, braki i uchybienia w raportach z przebiegu służby w dokumentacji SKKP/M z realizacji zajęć doskonalenia zawodowego, nie uwzględnianie wniosków z inspekcji w planie doskonalenia zawodowego, doskonalenie zawodowe strażaków PSP oraz szkolenie członków OSP nieterminowe zatwierdzanie planów doskonalenia zawodowego, niezgodność prowadzonej dokumentacji ze stanem rzeczywistym (liczba uczestników zajęć inna niż aktualne stany rzeczywiste podziale bojowym), braki i uchybienia w Książce Podziału Bojowego dot. prowadzenia zajęć doskonalenia zawodowego, brak opracowanych konspektów lekcyjnych niezgodność tematyki zajęć w stosunku do miesięcznego planu doskonalenia zawodowego, brak rocznych planów szkolenia dla grup specjalistycznych sprawy obronne inne 10. Sformułowane wnioski i zalecenia 1. W zakresie spraw organizacji i nadzoru, w tym archiwum zakładowe: 1) Wzmóc nadzór nad podległymi komórkami organizacyjnymi w zakresie oznaczania dokumentów właściwym symbolem klasyfikacyjnym z JRWA, 2) Rozeznać możliwość zmiany miejsca lokalizacji zasobów archiwalnych na pomieszczenie spełniające wymogi Polskiej Normy, 6

7 3) Przestrzegać obowiązujących zapisów art Kodeksu pracy w zakresie uzgodnienia. Regulaminu pracy pracowników KSC w Komendzie Powiatowej PSP z zakładową organizacja związkową. 2. W zakresie spraw kwatermistrzowskich i technicznych: 1) Wydawać upoważnienia na prowadzenie pojazdów służbowych zgodnie z obowiązującym wzorem, 2) Przeprowadzić wewnętrzne szkolenie w zakresie prawidłowego wypełniania okresowych kart pracy, 3) Przeprowadzić kontrolę wewnętrzną dokumentacji eksploatacyjnej pojazdów pod kątem zgodności z Zarządzeniem Komendanta Głównego PSP, 4) Dostosować się do Zarządzenia Małopolskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP w zakresie wyposażenia stacji ODO, 5) Przy nieodpłatnym przekazywaniu sprzętu silnikowego dla jednostek OSP bezwzględnie stosować zapisy zarządzenia Małopolskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP w sprawie gospodarki transportowej, 6) Na bieżąco wydawać strażakom przysługujące im przedmioty umundurowania zgodnie z rozporządzeniem MSWiA. 3. W zakresie spraw kadrowych: 1) Zwrócić większą uwagę na spójność zapisów pomiędzy kartą ewidencji czasu służby strażaka a lista obecności, 2) Zatwierdzone harmonogramy służby podawać do wiadomości strażakom co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego, 4. W zakresie spraw operacyjnych: 1) Podjąć działania w celu poprawy wiedzy teoretycznej i umiejętności praktycznych w zakresie prowadzenia działań ratowniczo gaśniczych, 2) Uzyskać uprawnienia z zakresu pierwszej pomocy medycznej zgodnie z Wytycznymi. 5. W zakresie doskonalenia zawodowego strażaków PSP oraz szkolenia członków OSP: 1) Zwiększyć nadzór nad realizacją doskonalenia zawodowego zwłaszcza w kontekście funkcjonowania grupy specjalistycznej oraz dokonać weryfikacji planów półrocznych w zakresie szkoleniowym dla strażaków pełniących służbę w stanowisku kierowania, 2) Podjąć przedsięwzięcia w celu zwiększenia nadzoru nad funkcjonowaniem SKKP w zakresie organizacji czasu służby i realizacji doskonalenia zawodowego, 3) Podjąć przedsięwzięcia w celu zwiększenia nadzoru nad funkcjonowaniem JRG w zakresie organizacji czasu służby i realizacji doskonalenia zawodowego, 4) Podjąć skuteczne działania w celu poprawy stosowania wiedzy teoretycznej dla dowódców zmian zastępów funkcjonariuszy wydziału operacyjnego, dyżurnych SKKP w zakresie realizacji doskonalenia zawodowego oraz tworzenia, wykorzystania i postępowania z dokumentacja służbową. 7

8 6. W zakresie spraw kontrolnorozpoznawczych: 1) We wszystkich dokumentach tworzonych na etapie postępowania przygotowawczego oraz w trakcie prowadzenia postępowania administracyjnego przedstawiać szczegółowe i wyczerpujące podstawy prawne, 2) Zachowywać terminy od doręczenia kontrolowanemu upoważnienia do przeprowadzania czynności kontrolnorozpoznawczych do rozpoczęcia czynności. 7. W zakresie łączności i informatyki: 1) Zwiększyć częstość wykonywania testów systemu selektywnego alarmowania jednostek OSP, 2) Zmienić prawa dostępu użytkowników do komputerowych stacji roboczych z pełnych administratora na ograniczone, 3) Uzupełnić podpisy potwierdzające odbycie szkolenia abonentów sieci radiowych przez członków OSP. 11. Uzyskane efekty z kontroli Do uzyskanych efektów z kontroli zrealizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne KW PSP zalicza się przede wszystkim poprawę efektywności i rzetelności funkcjonowania kontrolowanych jednostek i komórek. 12. Przykłady realizacji zadań przez podmiot kontrolowany, które mogą być wykorzystane w celu usprawnienia nadzoru także w innych podmiotach. Praktykuje się, że pozytywne jak i negatywne zachowania stwierdzone podczas kontroli omawiane są podczas narad szkoleniowych z kadrą kierowniczą PSP województwa. 13. Wnioski i uwagi dot. czynności kontrolnych i sprawozdawczości oraz przykłady dobrych praktyk w postępowaniu kontrolnym. Nie przedkłada się wniosków ani uwag dotyczących organizacji czynności kontrolnych i sprawozdawczości oraz przykładów dobrych praktyk w postępowaniu kontrolnym. 14. Potrzeby szkoleniowe kadry kontrolerskiej, a także stan ich realizacji (ilość szkoleń, problematyka, liczba przeszkolonych) W 2014 r. Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru oraz jego Zastępca dwukrotnie uczestniczyli w warsztatach i szkoleniach dla kontrolerów organizowanych przez KG PSP: w dniach 2628 marca w warsztatach szkoleniowych na temat zadań związanych z rozpatrywaniem skarg i wniosków w zakresie realizacji postępowania pokontrolnego; w dniach 810 października w warsztatach szkoleniowych nt. realizacji postępowania kontrolnego, przygotowanie do kontroli i opracowywania dokumentacji pokontrolnej. Ponadto w dniach 56 czerwca przedstawiciele komórek organizacyjnych realizujących zadania kontrolne (WO, WR, WZ, WK, WT, WOSz, WB) wzięli udział w warsztatach szkoleniowych w zakresie działalności kontrolnej. Mając na uwadze, iż działania kontrolne w KW PSP w Krakowie realizują wszystkie komórki organizacyjne, tut. Komenda widzi potrzebę organizacji tego rodzaju szkoleń w przedstawionej powyżej formule. 8

9 15. Praktyka w zakresie upubliczniania wyników kontroli w BIP Wyniki kontroli w formie sprawozdania rocznego upublicznia się po zanonimizowaniu, na stronie Biuletynu Informacji Publicznej. 16. Umiejscowienie w strukturze organizacyjnej urzędu komórki odpowiedzialnej za koordynację zadań z zakresu kontroli zarządczej. W Komendzie Wojewódzkiej PSP zadania z zakresu kontroli zarządczej realizuje Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru. Kraków, dnia 15 stycznia 2015 r. 9