UNIWERSYTET MIKOŁAJA KOPERNIKA BIURO PROGRAMÓW MIĘDZYNARODOWYCH ul. Gagarina 11, Toruń tel./fax (0-56)

Transkrypt

1 UNIWERSYTET MIKOŁAJA KOPERNIKA BIURO PROGRAMÓW MIĘDZYNARODOWYCH ul. Gagarina 11, Toruń tel./fax (0-56) ABC KIEROWNIKA PROJEKTU MIĘDZYNARODOWEGO W związku z rosnącą liczbą projektów realizowanych w UMK w ramach różnych Programów Międzynarodowych (badawczych i edukacyjnych) oraz powtarzającymi się problemami z prawidłowym ich zarządzaniem i terminowym rozliczaniem, Kwestura i BPM proponują pisemne opracowanie podstawowych zasad postępowania w tym zakresie. Wiele problemów ma swoje źródło w braku informacji, inne wynikają z nieostrego podziału kompetencji pomiędzy kierownictwem projektu a jednostkami administracyjnymi, inne są wynikiem nieprecyzyjnych zakresów obowiązków osób zainteresowanych. Spodziewamy się, że broszurka będzie pomocna dla promotorów, kontraktorów, koordynatorów, kierowników i administratorów projektów. Mamy świadomość, że projekty są różnorodne, że nie da się uniknąć rozwiązywania spraw nietypowych w trybie interwencyjnym, chcemy jednak uprościć tryb postępowania w sprawach typowych, powtarzających się w większości projektów. Zagadnienia wymagające ustalonego trybu: I. Sprawy organizacyjne 1. Na etapie aplikacji konieczna jest konsultacja z rektorem i kwestorem, szczególnie w przypadkach, gdy wymagany jest wkład własny UMK do projektu. Należy zaproponować w jakiej formie i z jakich środków ten wkład będzie pokryty. 2. Umowę/contract/agreement z instytucją finansującą oraz pomiędzy partnerami podpisuje PROREKTOR ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą jako prawny przedstawiciel Uczelni. Umowy podpisane na innym szczeblu nie są uważane jako prawnie wiążące. 3. Odpowiedzialność za merytoryczne, finansowe i terminowe prowadzenie projektu i jego rozliczenie zgodne z przepisami instytucji finansującej ponosi całkowicie i wyłącznie kierownik w UMK. 4. Kierownik projektu międzynarodowego powinien zorganizować sprawne zarządzanie administracyjno-finansowe projektem, np. poprzez zlecenie innej 1

2 osobie prowadzenia na bieżąco spraw rachunkowych w walucie obowiązującej wg kontraktu i uzgadniania wydatków z Kwesturą. 5. W przypadku wyjazdu służbowego (lub innej dłuższej nieobecności np. urlop, choroba), szczególnie w okresie zamykania roku rozliczeniowego lub końca projektu, kierownik wskazuje na piśmie inną osobę upoważnioną do podejmowania decyzji i podpisywania dokumentów dotyczących projektu na czas nieobecności. 6. Tryb rozliczania kosztów w 7. PR UE - w UMK przyjęto 60% narzuty. Obowiązuje podanie spójnych informacji na ten temat we wszystkich projektach realizowanych przez Uczelnię, gdyż jest ona centralnie rejestrowana w Komisji Europejskiej. W 7. PR UE nadano UMK numer PIC: Kopie aplikacji, kontraktu (po podpisaniu przez strony) oraz ewentualnie Przewodnika dla promotorów (Guidelines) należy przekazać do Biura Programów Międzynarodowych. 8. Jeżeli nie ma pełnej informacji w kontrakcie, należy dołączyć nazwisko i dane adresowe koordynatora całości projektu, a także osoby odpowiedzialnej za projekt w instytucji finansującej (np. odpowiednim DG Komisji Europejskiej). 9. Oprócz budżetu i planu zadań należy przedstawić podział środków na poszczególne działania w rozbiciu na udział poszczególnych partnerów projektu. Jeżeli kontrakt tego wymaga, konieczne jest sporządzenie umów pomiędzy partnerami konsorcjum, które podpisuje koordynator i które regulują wkład pracy, własny udział finansowy partnerów oraz inne kwestie jak np. prawa własności intelektualnej. 10. Daty okresu kontraktowego muszą być bezwzględnie przestrzegane. We wszystkich projektach wydatki poniesione poza datami projektu (wcześniej, przed obowiązywaniem kontraktu lub po jego wygaśnięciu) uznawane są za nieuprawnione. Za datę wydatku uważa się dzień wyksięgowania z rachunku, a nie dzień złożenia dyspozycji czy nawet data na zleceniu dyspozycji do kwestury. Należy zlecenia składać z odpowiednim wyprzedzeniem, szczególnie w okresie końca roku kalendarzowego i końca roku lub okresu kontraktowego. 11. Wszelkie zmiany zarówno w sferze merytorycznej jak i finansowej muszą być uzgadniane z koordynatorem projektu i zatwierdzone na piśmie przez przedstawiciela instytucji finansującej. 12. Kierownik projektu powinien zapewnić przechowywanie wszystkich dokumentów merytorycznych projektu, przez 5 lat od daty zatwierdzenia raportu 2

3 końcowego (lub dłużej, jeżeli tak wskazują zasady programu). W tym okresie instytucja finansująca ma prawo przeprowadzić audyt merytoryczny i/lub finansowy projektu. II. Zagadnienia finansowe 13. Jeżeli działania w ramach projektu rozpoczynają się przed wpływem środków finansowych lub instytucja finansująca przekazuje pewien odsetek środków (transzę), a resztę po zamknięciu i rozliczeniu projektu, wówczas zachodzi konieczność kredytowania działalności z innych środków. Należy tę sprawę ustalić z władzami Wydziału i Uczelni, zwracając uwagę na zabezpieczenie interesów UMK (np. finansowanie innych partnerów, straty w wyniku różnic kursowych). 14. Do celów każdego projektu prowadzony jest osobny rachunek bankowy. Otwarcie rachunku odbywa się na podstawie wniosku koordynatora do Kwestury. Należy podać rodzaj, nazwę i numer projektu, czasokres i wysokość spodziewanych środków oraz walutę w której konto ma być prowadzone. Prowadzenie rachunku w Banku Millennium jest odpłatne, tak więc należy sprawdzić czy koszty prowadzenia rachunku i koszty przelewów mogą obciążać budżet projektu. Jeżeli nie, to należy wskazać fundusz z jakiego mogą być pokrywane te opłaty. Należy też wyjaśnić czy sposób prowadzenia rachunku (np. pobieranie opłat z tyt. operacji finansowych, polityka kursowa itp.) odpowiadają regułom realizacji projektu. 15. Należy się upewnić, które pozycje budżetowe są limitowane, w jakim procencie i od jakiej podstawy, a także z których pozycji budżetowych środki mogą być przesuwane i na jakie cele oraz które mogą przechodzić na kolejny rok projektu w razie niewydania limitów. 16. Nie wszystkie programy pozwalają na opłacanie wynagrodzenia osób zatrudnionych na etacie w instytucji realizującej projekt. Należy się więc upewnić czy koszty osobowe są uprawnione. Jeżeli tak, to czy dozwolone jest opłacanie świadczeń społecznych i innych dodatków. Należy ustalić walutę w której zawierana jest umowa i wystawiany rachunek. 17. Wynagrodzenia dla osób fizycznych są realizowane przez Dział Płac na podstawie umów o dzieło bądź umów-zleceń na ogólnie obowiązujących 3

4 warunkach. Umowa o dzieło zawierana jest wtedy, gdy praca kończy się konkretnym produktem (podręcznik, artykuł itp.). W przypadku długotrwałej pracy na rzecz projektu zawierana jest umowa-zlecenie. Jeżeli wykonawca jest pracownikiem UMK, wtedy umowa zawierana jest z obowiązkiem ubezpieczenia społecznego. Jeżeli jest studentem lub pracuje w innej instytucji, to bez obowiązku ubezpieczenia.... Druki są zamieszczone na stronie Dla projektów realizowanych w ramach 7. PR obowiązuje Regulamin wynagradzania pracowników Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu za pracę świadczoną w ramach realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych wprowadzony Zarządzeniem nr 154 Rektora UMK z dnia r. W przypadku gdy koszty osobowe są wkładem własnym do projektu, lub gdy pracownik przeznacza na prace w projekcie cześć godzin etatowych, należy prowadzić ewidencję czasu pracy. Wskazane jest aby z chwilą przystąpienia do pracy w projekcie za wynagrodzeniem pracownik otrzymywał nowy angaż lub aneks do umowy o pracę z wyszczególnieniem jaki procent etatu jest opłacany z budżetu UMK, a jaki z projektu. 18. Ze środków projektu pokrywany jest ZUS w części opłacanej przez pracodawcę. Fakt ten należy uwzględnić przy planowaniu budżetu na koszty osobowe. Oznacza to, iż realne koszty wynagrodzenia pracownika są wyższe niż wartość netto wpisana w umowie. 19. Wynagrodzenia dla instytucji, czyli osób prawnych (subcontracting) realizowane są na podstawie faktury wystawionej przez tę instytucję, o ile takie działanie jest przewidziane w kontrakcie. 20. Wyjazdy służbowe w ramach projektów realizowane są przez Dział Współpracy z Zagranicą. Z odpowiednim wyprzedzeniem przed wyjazdem należy złożyć podanie do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą, drogą służbową, z opinią przełożonego, koordynatora projektu i dziekana. W podaniu należy podać cel i czas wyjazdu (dołączyć zaproszenie lub informację o konferencji) oraz źródło finansowania kosztów. Po pozytywnej decyzji Rektora, DWZ wykupuje bilety oraz przygotowuje zlecenie płatnicze na pobranie zaliczkowych diet pobytowych i hotelowych. Po powrocie należy rozliczyć wyjazd poprzez przedłożenie rachunku za zakwaterowanie. Rachunek musi być wystawiony na Uniwersytet Mikołaja Kopernika, z podaniem NIP-u UMK (PL ), kogo dotyczy, dat pobytu, 4

5 liczby nocy itp. Świadczenia dodatkowe (np. śniadanie, rozmowy telefoniczne, mini bar) nie mogą być rozliczane. Merytoryczne sprawozdanie z wyjazdu składa się u koordynatora projektu. Bilety / karty pokładowe należy zachować do archiwum projektu. 21. Koszty zakupu aparatury w ramach niektórych programów są dozwolone, a w innych nie. Niektóre programy dopuszczają koszty amortyzacji aparatury przez czas trwania projektu i w stopniu jej używania dla celów projektu. Zakupy aparatury odbywają się na ogólnie przyjętych zasadach z uwzględnieniem ustawy o zamówieniach publicznych. 22. Należy zwrócić uwagę czy koszty podatku VAT mogą być opłacane z budżetu projektu. Jeżeli nie, to należy wskazać inne źródło finansowania. 23. Bank nalicza odsetki od depozytu środków. Należy sprawdzić, czy uzyskane w ten sposób dodatkowe wpływy mogą być przeznaczane na dobro projektu, czy też należy je zwrócić przy rozliczeniu. 24. Pełną dokumentację projektu (w tym rachunki, faktury, ewidencję stanu konta, korespondencję z koordynatorem i partnerami) należy przechowywać przez 5 lat (lub dłużej, jeżeli tak stanowią zasady programu) od daty zatwierdzenia raportu końcowego. W tym okresie instytucja finansująca ma prawo do kontroli, czyli tzw. Audytu. 25. Audyt jest wymagany w niektórych projektach, nie tylko po ich zakończeniu lecz również jako załącznik do sprawozdań rocznych. Koszty audytu należy uwzględnić w projekcie. O dokonanie audytu wnioskuje promotor projektu po uprzednim rozeznaniu ofert. Audytorem może być tylko biegły rewident po specjalnym przeszkoleniu. Lista osób uprawnionych jest dostępna na stronie internetowej Krajowego Punktu Kontaktowego. Odpłatność może być negocjowana oddzielnie dla każdej ekspertyzy. 26. W większości przypadków rachunki bankowe dla potrzeb projektów prowadzone są w Euro, natomiast płatności na terenie Polski dokonywane są w PLN. Jeżeli w projekcie są partnerzy lub podwykonawcy zagraniczni, wtedy zachodzić może również konieczność opłacania faktur w innych walutach. Wymaga to stosowania odpowiednich kursów. Politykę kursową należy uzgodnić z Kwesturą w momencie wpływu środków. 27. Faktury, noty i rachunki muszą być przedstawione w oryginale i muszą posiadać znamiona dokumentów finansowych pełną nazwę Uniwersytetu, adres 5

6 Gagarina 11 (nie adres jednostki), NIP UMK, datę wystawienia rachunku, kwotę, walutę, przedmiot transakcji, ilość/liczbę, kwotę netto, kwotę z VATem, kwotę słownie, czytelny podpis osoby wystawiającej, klauzulę zapłacono gotówką lub płatne przelewem, nazwę, adres i dane bankowe wystawcy. 28. Każdą fakturę należy opisać na odwrocie podać cel zakupu, z jakich środków płatne (podać jedno lub więcej źródeł, jeżeli projekt jest współfinansowany), kogo dotyczy. Podpisuje kierownik projektu. Środki trwałe należy wciągnąć do ewidencji danej jednostki i odnotować numer inwentarzowy. Ponadto trzeba opisać zgodność z ustawą o zamówieniach publicznych podpisuje osoba uprawniona w danej jednostce. 29. Przekazywanie środków do partnerów projektu może odbywać się na podstawie wniosku kierownika do Kwestury wraz z załączoną fakturą (jeżeli podwykonawcą jest osoba prawna) bądź wezwaniem do zapłaty (Request for money order) oraz umową w przypadku osoby fizycznej. Wszelkie dokumenty tego typu muszą być dołączone w oryginale i posiadać znamiona dokumentów finansowych wystawione na oficjalnym papierze z nagłówkiem instytucji, z oryginalną pieczątką i podpisem, tytułem płatności, datą, przedmiotem płatności oraz danymi rachunku, na który należność ma być przekazana. Dokumenty przesłane faksem bądź em nie są podstawą dla banku do wykonania operacji. 30. W budżecie większości projektów przewiduje się koszty pośrednie (general costs, overheads) na pokrycie innych nakładów, jakie poniosła instytucja z tytułu realizacji projektu (poza pozycjami wykazywanymi w budżecie). W większości przypadków jest to kwota procentowa od wydatków kwalifikowanych jako uprawnione lub od kosztów bezpośrednich. Należy zwrócić uwagę jaki będzie wymagany tryb rozliczenia tych kosztów (ryczałtowy czy wg kosztów rzeczywistych) oraz sposób ich ewidencjonowania. Koszty pośrednie naliczane być mogą jedynie od nakładów faktycznie poniesionych, a nie od planowanych w aplikacji projektu. Wymaga ustalenia z Kwesturą czy te koszty mają być przekazane na rachunek Uczelni czy Wydziału bądź Instytutu, ewentualnie w jakim podziale. 31. Rola Biura Programów Międzynarodowych polega na pomocy kierownikom w sferze administracyjnej, czy to na etapie przygotowywania aplikacji, czy też realizacji zaakceptowanego projektu, dostarczaniu niezbędnych załączników dot. statusu i kondycji Uczelni, opiniowaniu dokumentów i sprawdzaniu ich zgodności z kontraktem na życzenie Prorektora, a także wspomaganiu Kwestury, zwłaszcza pod 6

7 względem językowym (dokumentacja projektów jest najczęściej prowadzona w języku obcym/angielskim, natomiast Kwestura realizuje dokumenty wystawione w języku polskim (za wyjątkiem oryginalnych faktur). Wszelkie dokumenty od podmiotów zagranicznych, musza być zatwierdzone przez BPM przed ich przekazaniem do Kwestury. 32. Rolą Kwestury jest prawidłowe księgowanie i prowadzenie ewidencji wydatków w PLN zgodnie z zasadami obsługi kont właściwymi dla UMK. Zadaniem kierownika projektu międzynarodowego (lub osoby przez niego wyznaczonej) jest prowadzenie ewidencji wydatków w walucie grantu, zgodnie z wymogami kontraktu, w podziale na poszczególne zadania, zgodnie z limitami przewidzianymi w budżecie. 7