REGULAMIN V TARGÓW KOSMETYCZNO FRYZJERSKICH DNI URODY I SPA

Transkrypt

1 REGULAMIN V TARGÓW KOSMETYCZNO FRYZJERSKICH DNI URODY I SPA Przepisy regulaminu stanowią integralną część umowy i obowiązują wszystkich uczestników Targów zorganizowanych przez Agencję WIGOR. 2. Organizator Agencja WIGOR ul. Sokolnicza 34-38, Wrocław, tel./fax: , office@wigor-targi.com Miejsce: Hala Stulecia, ul. Wystawowa 1, Wrocław 3. Terminy 3.1. Czas trwania Targów: kwietnia 2016 r Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń: 18 marca 2016 r. Po r. zgłoszenia będą przyjmowane po uprzednim uzgodnieniu z Organizatorem Godziny otwarcia Targów: Dla Wystawców: 9:00 18: Dla Zwiedzających: r. (sob.) w godz.: 10:00 18:00; r. (niedziela) w godz.: 10:00 17: Dzień montażu - przygotowanie stoisk przez Wystawców: 22 kwietnia 2016 r. w godzinach 10:00 24:00 dla stoisk niezabudowanych oraz 12:00 24:00 dla stoisk z zabudową Organizatora Demontaż stoisk przez Wystawców: 24 kwietnia 2016 r. w godzinach 17:00 24: Warunki udziału 4.1. Podstawą udziału w Targach jest prawidłowo wypełniony formularz KARTA ZGŁOSZENIA stanowiący umowę najmu powierzchni ekspozycyjnej z wymienieniem wielkości zamówionej powierzchni oraz wskazaniem osoby upoważnionej do występowania wobec Organizatora w imieniu i na rzecz Zgłaszającego Wypełniony formularz prosimy odesłać do Agencji WIGOR na adres office@wigor-targi.com i / lub na numer fax: lub Termin przyjmowania zgłoszeń i zamówień upływa 18 marca 2016 r. Po tym terminie zgłoszenia i zamówienia będą przyjmowane po uprzednim uzgodnieniu z Organizatorem Organizator zastrzega sobie prawo odmowy wykonania prac i usług zgłoszonych po 18 marca 2016 r Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w przypadku niespełnienia przez Wystawcę warunków określonych w punkcie 5 niniejszego Regulaminu. Strona 1 z 6

2 5. Warunki i terminy płatności 5.1. Opłatę za najem powierzchni wystawienniczej oraz świadczenia dodatkowe podane w KARCIE ZGŁOSZENIA należy wpłacić na konto: PKO BP S.A. nr (płatność w PLN) lub Bank Handlowy w Warszawie S.A. nr (płatność w EURO) z dopiskiem DNI URODY I SPA lub w kasie Agencji WIGOR : pełną kwotę wynikającą z wypełnionego zamówienia (KARTA ZGŁOSZENIA - A, B, C, D) wraz z podatkiem VAT najpóźniej do 25 marca 2016 r. (zgodnie z warunkami płatności zawartymi w KARCIE ZGŁOSZENIA), pozostałe koszty zleconych dodatkowo usług wraz z podatkiem VAT przed Targami tj. do dnia montażu (patrz pkt 3.4) 5.2. Wystawcy, którzy będą korzystali z infrastruktury targowej podczas demontażu stoiska w terminie pozaregulaminowym (patrz pkt. 3.5) zostaną obciążeni kosztami wydłużenia wynajęcia obiektu w wysokości 600zł netto za każdą rozpoczętą godzinę Wszystkie wpłaty muszą być udokumentowane kopią przelewu potwierdzonego przez bank lub kwitem Kasa Przyjmie Agencji WIGOR W przypadku przekroczenia terminu płatności naliczane będą odsetki w wysokości 1% za każdy dzień zwłoki Dla zabezpieczenia należności za najem oraz świadczenia dodatkowe Organizatorowi przysługuje ustawowe prawo zastawu na rzeczach ruchomych Wystawcy wniesionych na teren Targów Faktury wystawiane są przez Organizatora natychmiast po wpłynięciu kwoty wynikającej z zamówienia na konto lub do kasy Agencji WIGOR. 6. VAT Wszystkie usługi oferowane przez Organizatora podlegają podatkowi VAT 23%. Wszystkie ceny podane w KARCIE ZGŁOSZENIA są cenami netto. 7. Cło 7.1. Wszystkie przywożone z zagranicy przez Wystawców eksponaty, materiały reklamowe oraz materiały przeznaczone do budowy i wyposażenia stoisk podlegają odprawie celnej W przypadku odprawy czasowej zaleca się stosowanie karnetów ATA Odprawa celna towaru we Wrocławiu - tylko i wyłącznie przez C. Hartwig Gdynia S.A Wszystkie czynności spedycyjno-celne Organizator zaleca wykonywać za pośrednictwem firmy C. Hartwig Gdynia S.A. za wynagrodzeniem według taryfy spedycyjnej. 8. Zmiany, rezygnacje 8.1. Wszelkie zmiany dotyczące uczestnictwa w Targach oraz rezygnacje należy składać w formie pisemnej w ciągu 14 dni od daty podpisania umowy, nie później niż do dnia 4 marca 2016 r W przypadku rezygnacji z udziału w Targach po upływie 14 dni od daty podpisania umowy, ale przed dniem 4 marca 2016 r., naliczona zostanie opłata manipulacyjna w wysokości 40 % wartości kwoty umowy brutto W przypadku rezygnacji z udziału w Targach po dniu 4 marca 2016 r. Wystawca pokrywa pełne koszty udziału w Targach wynikające z podpisanej umowy. Strona 2 z 6

3 9. Identyfikatory 9.1. W cenie wykupionej powierzchni zabudowanej lub niezabudowanej Wystawcy przysługują bezpłatne identyfikatory w ilościach ustalonych przez Organizatora. W przypadku wykupienia przez Wystawcę obydwu rodzajów powierzchni, tworzących jedno stoisko lub kilku odrębnych stoisk, ilość identyfikatorów Organizator przyznaje w odniesieniu do ogólnej sumy wykupionego metrażu Wystawca może zamówić u Organizatora odpłatne identyfikatory (ceny określone w KARCIE ZGŁOSZENIA) Identyfikatory są imienne i muszą zostać podpisane przez Wystawcę własnoręcznie. Nie można ich przekazywać innym osobom. Są one ważne tylko w połączeniu z urzędowym dokumentem stwierdzającym tożsamość. W razie nadużycia identyfikator zostanie zatrzymany bez rekompensaty Koszty udziału w targach osób zaproszonych przez Wystawcę pokrywa Wystawca - istnieje możliwość zakupu kart wstępu u Organizatora. 10. Obowiązki Organizatora Organizator zobowiązuje się: Zarezerwować stoisko w wymiarze zamówionym przez Wystawcę. Minimalna powierzchnia stoiska wynosi 4 m Ustawić stoiska zgodnie z zamówieniem i możliwościami Organizatora (patrz ppkt Regulaminu) Zapewnić jednolitą oprawę plastyczną Targów Przekazać stoisko Wystawcy w dniu poprzedzającym rozpoczęcie Targów od godz Zapewnić dozór stoisk w czasie trwania Targów w godzinach: 30 minut po zamknięciu do 30 minut przed otwarciem (porównaj ppkt Regulaminu). 11. Obowiązki Wystawcy Obowiązkowe jest zamieszczenie przez Wystawcę wpisu podstawowego (obejmującego dane teleadresowe, logotyp oraz profil firmy max. 3 kategorie) do Katalogu Targów. Logotyp Wystawcy musi zostać przesłany najpóźniej do r. nie przesłanie logotypu w w/w terminie spowoduje umieszczenie wpisu bez logotypu Należy uzgodnić z Organizatorem rozwiązanie funkcjonalne stoiska, jego wyposażenie i oprawę plastyczną Zmiana koncepcji zabudowy stoiska, dokonana przez Wystawcę, wymaga pisemnego zgłoszenia z wyprzedzeniem co najmniej jednego tygodnia od terminu otwarcia Targów. Przebudowa jest odpłatna Wystawca jest zobowiązany do przebywania na stoisku w godzinach otwarcia Targów dla Zwiedzających (patrz ppkt Regulaminu) Wystawca przejmuje i zdaje stoiska wraz z wyposażeniem na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego Wystawca przed przystąpieniem do zagospodarowywania powierzchni wystawienniczej jest zobowiązany przejąć stoisko oraz odebrać w Biurze Targów materiały identyfikacyjne (identyfikatory, przepustki, itp.) najpóźniej w dzień montażu (patrz pkt 3.4 Regulaminu) Po zakończeniu Targów należy zdać stoisko Wystawca nie może promować na Targach towarów, których użytkowanie jest prawnie zakazane. Strona 3 z 6

4 W przypadku niedostosowania się do wymogów, Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia Wystawcy z terenów targowych bez zwrotu poniesionych kosztów Zabrania się bez zgody Organizatora umieszczać żadnych materiałów reklamowych poza stoiskiem oraz rozpowszechniać materiałów reklamowych firm, które nie są uczestnikami Targów Podnajem stoiska lub jego części przez Wystawcę innej osobie lub firmie może nastąpić tylko za pisemną zgodą Organizatora. 12. Stoisko Zamówiona powierzchnia wystawiennicza przeznaczona jest wyłącznie dla Wystawcy Przyjęcie zamówienia na stoisko o określonych wymiarach jest warunkowane kolejnością zgłoszeń, dostępnością miejsca i ogólną koncepcją wystawy Lokalizacja stoiska wynika z ustaleń dokonanych między Wystawcą a Organizatorem oraz projektu zabudowy powierzchni wystawienniczej i warunków organizacyjno - technicznych terenu Targów Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska / powierzchni zamówionej przez Wystawcę Organizator dołoży wszelkich starań, aby odpowiednio wcześnie poinformować Wystawcę o dokonanych zmianach Na życzenie Wystawcy Organizator prześle plan rozmieszczenia stoisk, nie wcześniej jednak niż 7 dni przed rozpoczęciem Targów W przypadku budowy stoiska z własnych materiałów, Wystawca musi posiadać niezbędne atesty przeciwpożarowe Naprawa uszkodzeń lub zmiana wystroju stoiska może być dokonana po zamknięciu imprezy i za zgodą Organizatora Ściany zewnętrzne stoiska z zabudową Organizatora pozostają w gestii Organizatora W przypadku budowy stoiska z własnych materiałów ściany oraz inne elementy konstrukcyjne na granicy stoiska zwrócone w stronę stoisk sąsiednich należy wykończyć neutralnie Organizator zastrzega sobie prawo umieszczania na terenie stoiska elementów ogólnej informacji i infrastruktury Opieranie wszelkich konstrukcji i elementów własnej zabudowy o sąsiednie stoiska, względnie ściany lub elementy konstrukcyjne hali wystawowej jest zabronione Zabrania się umieszczania na ścianach stoiska (zabudowa Organizatora) eksponatów lub materiałów reklamowych za pomocą techniki, która spowoduje uszkodzenie ścian (np. przewiercanie ściany, wbijanie gwoździ, pozostawienie taśmy klejącej, itp.). W przypadku stwierdzenia takiego uszkodzenia, Organizator obciąży Wystawcę dodatkowymi kosztami W wypadku zniszczenia lub zagubienia elementów wyposażenia stoiska, Wystawca zapłaci Organizatorowi dwukrotną wartość tego elementu, a w wypadku spowodowania innych szkód Organizator może dochodzić odszkodowania do wysokości szkody Wystawca zobowiązany jest do przekazania sprzątniętej powierzchni wystawienniczej (stoiska z własną zabudową) najpóźniej do końca terminu demontażu (tzn. musi całkowicie usunąć zabudowę stoiska, wykładzinę, resztki taśm klejących, farb itp.) W przypadku niewykonania ww. prac porządkowych w wyznaczonym terminie, Organizator Targów zleci ich wykonanie na koszt Wystawcy. Strona 4 z 6

5 13. Transport Transport, przeładunek i rozpakowanie, zmontowanie i zdemontowanie, zapakowanie i załadowanie eksponatów oraz innych materiałów na Targi jest wykonywane przez Wystawcę na jego koszt i ryzyko Rozładunek / załadunek oraz dostawa / odbiór będą wykonywane za pośrednictwem firmy C. Hartwig Gdynia S.A. lub we własnym zakresie wystawcy. 14. Ubezpieczenie i ochrona Wystawca ubezpiecza eksponaty na swój koszt i ryzyko Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób i uszkodzenia eksponatów przed, po i w czasie trwania imprezy. Usilnie zaleca się Wystawcy zawarcie stosownego dla niego ubezpieczenia Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane działaniem siły wyższej Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi powstałej szkody Organizator zapewnia ochronę terenów wystawowych w godzinach: 30 minut po zakończeniu Targów do 30 minut przed rozpoczęciem Targów. Firma ochroniarska nie nadzoruje stoisk w godzinach otwarcia Targów (patrz ppkt Regulaminu), w czasie ich urządzania oraz demontażu przez Wystawców (patrz ppkt. 3.4 i 3.5 Regulaminu). 15. Elektryczność i ochrona przeciwpożarowa Prace elektroinstalacyjne wykonywane są wyłącznie przez służby Organizatora Na terenie Targów obowiązuje zakaz: palenia tytoniu i używania otwartego ognia poza wyznaczonymi miejscami, eksponowania urządzeń elektrycznych w odległości mniejszej niż 60 cm od materiałów łatwopalnych i 30 cm od materiałów trudnopalnych oraz urządzeń odizolowanych od palnego podłoża, korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej, pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń przystosowanych do ciągłej eksploatacji, wnoszenia na tereny ekspozycyjne substancji chemicznych, pożarowo niebezpiecznych, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowania przejść i wyjść ewakuacyjnych, używania sprzętu pożarniczego do innych celów. 16. Przepisy porządkowe Eksponaty nie mogą być umieszczone w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, a pokazy nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego przemieszczania się Wystawców i publiczności Eksponaty niebezpieczne (łatwopalne) mogą być prezentowane przez Wystawcę po otrzymaniu pisemnej zgody Organizatora Wystawca jest zobowiązany do zamontowania na wystawionych maszynach i narzędziach elementów ochronnych odpowiadających branżowym przepisom o ochronie przed hałasem, zapyleniem i zapobieganiu wypadkom. Wystawca ponosi odpowiedzialność wobec Organizatora stosownie do postanowień prawnych. Strona 5 z 6

6 16.4. Wystawca jest zobowiązany do dostarczenia eksponatów i materiałów reklamowych na teren Targów nie później niż do godziny w przeddzień rozpoczęcia Targów. Wystawcy, prezentujący eksponaty o znacznych gabarytach i ciężarze, których usytuowanie może powodować częściowy demontaż i ponowny montaż zabudowy, proszeni są o zgłoszenie tego faktu Organizatorowi najpóźniej na tydzień przed rozpoczęciem targów oraz o przybycie na Targi z odpowiednim wyprzedzeniem Likwidacja ekspozycji nie może nastąpić przed zamknięciem Targów dla zwiedzających, w dniu ich zakończenia. Może to nastąpić w czasie przeznaczonym na demontaż stoisk (patrz ppkt 3.5 Regulaminu) Wystawca, który zlikwiduje stoisko wcześniej niż przed godz w dniu 24 kwietnia 2016r. może zostać obciążony kosztami związanymi z przygotowaniem stoiska w kwocie 1000zł netto. 17. Reklamacje i roszczenia Reklamacje Wystawców powinny być zgłaszane pisemnie Organizatorowi: reklamacje dotyczące stanu technicznego i lokalizacji stoiska w momencie odbioru stoiska, pozostałe reklamacje w terminie 14 dni od zakończenia imprezy Po upływie ustalonego terminu żadne reklamacje nie będą uwzględniane Ustne porozumienie między uczestnikami imprezy a przedstawicielem Organizatora oraz wszelkie decyzje i oświadczenia wymagają niezwłocznego pisemnego potwierdzenia. 18. Postanowienia i uwagi końcowe KARTA ZGŁOSZENIA traktowana jest jako umowa zawarta pomiędzy Organizatorem Targów a Wystawcą Przypadki nie uwzględnione w regulaminie będą rozstrzygane na podstawie przepisów Kodeksu Cywilnego sąd właściwy dla siedziby Organizatora W przypadku uzasadnionego wzrostu cen realizacji Targów Organizator zastrzega sobie prawo zmiany ceny wynajmu powierzchni wystawienniczej Organizator ma prawo przesunąć termin Targów lub je odwołać w przypadku zaistnienia okoliczności, które są od niego niezależne- bez ponoszenia konsekwencji finansowych W przypadku odwołania Targów Organizator zobowiązany jest do zwrotu opłaty za uczestnictwo wniesionej przez Wystawcę. ORGANIZATOR PRZYJMUJĘ DO WIADOMOŚCI I STOSOWANIA (podpisuje Wystawca osoba upoważniona do podpisywania umów prawnie wiążących) Data Czytelny podpis i pieczątka firmowa Wystawcy Strona 6 z 6