SĄD REJONOWY W TRZCIANCE ZAPRASZA DO SKŁADANIA PROPOZYCJI OFERTOWYCH NA ZADANIE

Transkrypt

1 Kierownik Finansowy Trzcianka, dnia r. Sądu Rejonowego w Trzciance Znak sprawy: KF.RZP/ 22 /2012 SĄD REJONOWY W TRZCIANCE ZAPRASZA DO SKŁADANIA PROPOZYCJI OFERTOWYCH NA ZADANIE USŁUGI BANKOWE- PROWADZENIE I OBSŁUGA RACHUNKU BANKOWEGO DEPOZYTOWEGO SĄDU REJONOWEGO W TRZCIANCE 1. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia są usługi bankowe w zakresie prowadzenia i obsługi rachunku depozytowego Sądu Rejonowego w Trzciance, przy zwiększonej funkcjonalności informatycznej w okresie od 01 listopada 2012r. do r. Przedmiot zamówienia powinien polegać na: - obsłudze wpłat i wypłat gotówkowych; - naliczaniu i przekazywaniu wraz z depozytem odsetek od wypłacanych depozytów; - realizacji poleceń przelewów drogą elektroniczną i ewentualnie papierową; - sporządzaniu i przekazywaniu wyciągów bankowych wraz z załącznikami w następnym dniu roboczym; - sprawnej organizacji wpłat i wypłat depozytów, jeżeli w Trzciance nie ma siedziby oddziału Banku obsługującego rachunek depozytowy; - wydawaniu zaświadczeń dot. prowadzonego rachunku; - ułatwieniu zaksięgowania przeprowadzonych operacji; - pomocy w przeniesieniu obecnie istniejących depozytów i prawidłowym naliczeniu odsetek od tych depozytów; - pomocy w dostosowaniu sprzętu elektronicznego do urządzeń niezbędnych przy obsłudze depozytów; - innych czynności nie wymienionych a niezbędnych do obsługi rachunku bankowego sum depozytowych. Sąd Rejonowy w Trzciance posiada obecnie ok. 4 mln zł depozytów gotówkowych i jest to tendencja rosnąca. Część depozytów jest w wpłacana w kasie sądu. Średnio miesięcznie jest dokonywanych ok. 31 wpłat, co rocznie daje liczbę ok. 372 wpłat oraz 47 zwrotów depozytów, co daje rocznie 564 operacje zwrotów. Część zwrotów depozytów odbywa się na rachunek bankowy osoby fizycznej lub instytucji, część zwrotów dokonywana jest przekazami pocztowymi. Regulacje wewnętrzne dopuszczają możliwość zwrotu depozytu w kasie sądu, choć są to jednostkowe przypadki. 2. Opis sposobu przygotowania oferty: Ofertę należy przygotować uwzględniając następujące aspekty: I koszty założenia, prowadzenia i obsługi oraz eksploatacyjne rachunku bankowego z wyodrębnieniem następujących pozycji: a/ koszt założenia rachunku bankowego; b/ koszt prowadzenia rachunku bankowego w I roku trwania umowy; c/ koszt prowadzenia rachunku bankowego w kolejnych latach; d/ koszt wydania kart lub innych urządzeń i certyfikatów do podpisu kwalifikowanego na początku obowiązywania umowy;

2 e/ koszt wydania kart lub innych urządzeń i certyfikatów do podpisu kwalifikowanego w trakcie trwania umowy, w przypadku zmiany osób upoważnionych do zatwierdzania transakcji finansowych lub w innych przypadkach; f/ koszt dokonywania przelewów bez względu na ilość; g/ koszt zastępczej obsługi kasowej; h/ inne koszty związane z założeniem, prowadzeniem i obsługą rachunku bankowego nie wymienione w ppkt a/- g/; i/ koszty podłączenia urządzeń i wgrania odpowiednich aplikacji do systemu księgowego sądu; j/ koszty licencji informatycznej związanej z obsługą bankową rachunku depozytowego; k/ koszty pomocy specjalistycznej przy przeniesieniu depozytów na inny rachunek bankowy; l/ koszty eksploatacyjne urządzeń i programów niezbędnych do obsługi rachunku bankowego; ł/ koszty ewentualnych konwojów gotówki do sądu i z sądu; m/ wszystkie inne koszty nie wymienione w poprzedzających ppkt. II. Oprocentowanie środków przechowywanych na rachunku bankowym z rozbiciem na: a/ oprocentowanie środków przechowywanych na rachunku bankowym w I roku trwania umowy; b/ oprocentowanie środków przechowywanych na rachunku bankowym w kolejnych latach trwania umowy; c/ możliwe przyczyny zmiany oprocentowania. III. Funkcjonalność systemu: a/ informacja o możliwościach i platformie uzyskiwania codziennych wyciągów bankowych oraz o czasie transferu wyciągu bankowego; b/ informacja o możliwościach i platformie sporządzania przelewów bankowych; c/ informacja o rozwiązaniach technicznych rachunku bankowego w zakresie tego, czy jest to wyłącznie jeden rachunek bankowy czy rachunek bankowy składający się z mikrorachunków zawierających poszczególne depozyty; c/ informacja o możliwościach i platformie dokonywania zwrotów depozytów w drodze przekazów pocztowych ( czy możliwa jest taka obsługa i jakie koszty i w jakim terminie zostaną przeniesione na sąd); d/ informacja o możliwościach i platformie dokonywania księgowań oraz ilość minimalnych niezbędnych księgowań przy zwrocie jednego depozytu i odsetek od zwracanego depozytu; e/ informacja o możliwości likwidacji częściowej depozytu, sposobu naliczenia odsetek od wypłaty częściowej lub potencjalnej częściowej wypłaty; f/ szkolenie pracowników sądu w zakresie obsługi programu i urządzeń niezbędnych do obsługi rachunku bankowego i depozytów; g/ zapewnienie pomocy technicznej w sytuacjach awaryjnych lub innych niezbędnych; h/ inne informacje o funkcjonalności związanej z oferowanym rachunkiem bankowym nie uwzględnione w powyższych ppkt. IV. Terminy wykonywania usług: a/ termin zwrotu depozytu z banku w rozbiciu na: - termin zwrotu depozytu na rachunek bankowych odbiorcy; - termin zwrotu depozytu w drodze przekazu pocztowego; - termin zwrotu depozytu w drodze podjęcia środków poprzez bank sprawujący zastępczą obsługę kasową; - termin zwrotu depozytu w drodze wypłaty środków w kasie sądu ( termin dostarczenia środków do kasy); b/ termin udzielenia pomocy w przeniesieniu środków na oferowany rachunek bankowy licząc od daty podpisania umowy z bankiem; c/ termin zamontowania urządzeń, wgrania oprogramowania i przygotowania systemu do pracy i obsługi rachunku bankowego oraz depozytów;

3 d/ inne terminy nie wymienione w powyższych ppkt. Oferta musi być sporządzona w języku polskim i podpisana przed ustanowionego przedstawiciela lub pełnomocnika (pełnomocnictwo w załączeniu). Ewentualne poprawki winne być nanoszone czytelnie i opatrzone podpisem osoby upoważnionej. Na pierwszej stronie oferty winien być spis dokumentów dołączonych do oferty. 3. Dokumenty wymagane przy złożeniu oferty: a/ dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności, w tym przypadku bankowej: - koncesja, zezwolenie lub licencja Prezesa NBP lub Komisji Nadzoru Bankowego na wykonywanie czynności bankowych określonych w ustawie Prawo bankowe lub innych odpowiednich przepisach; b/ dokument potwierdzający dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia- dozwolone jest oświadczenie Wykonawcy w tym zakresie; c/ oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust.1 Prawa zamówień publicznych; d/ aktualny wypis z właściwego rejestru, jeżeli przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; Dokumenty składane w tym postępowaniu mogą być oryginalne lub może być to kopia poświadczona za zgodność z oryginałem ( każda strona winna być poświadczona). Brak jakiegokolwiek dokumentu nie spowoduje odrzucenia oferty, a jedynie przedstawiciel Wykonawcy zostanie wezwany do uzupełnienia oferty drogą faksową w dniu otwarcia ofert a oryginału lub poświadczonej kopii w ciągu 3 dni od otwarcia ofert. 4. Oferta powinna zawierać projekt umowy, jaką proponuje bank przy otwarciu i prowadzeniu rachunku bankowego. 5. Propozycję ofertową należy złożyć: W Sądzie Rejonowym w Trzciance ul. Staszica 1 pok. 23 lub w sekretariacie Prezesa Sądu Rejonowego w Trzciance pok. Nr 15 w zaklejonej kopercie z dopiskiem: Oferta na usługi bankowe w zakresie prowadzenia i obsługi rachunku depozytowego Sądu Rejonowego w Trzciance W terminie do 10 października 2012 godz Zamawiający nie dopuszcza składania ofert drogą elektroniczną. Propozycja otrzymana przez Zamawiającego po terminie podanym powyżej nie będzie brana pod uwagę przy rozstrzygnięciu rozpytania ofertowego. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminu do składania propozycji. Oferta może być złożona przez jednego Wykonawcę i tylko z jednym Wykonawcą zostanie. zawarta umowa. Termin obowiązywania oferty do r. Wymagany termin realizacji zamówienia: r Wykonawca może się zwracać z zapytaniami dot. zaproszenia najpóźniej do terminu 3 dni roboczych przed wyznaczonym terminem składania ofert, tj. do r. drogą elektroniczną na adres: kierownikfinansowy@trzcianka.sr.gov.pl lub pisemną na adres: Kierownik Finansowy Sądu Rejonowego w Trzciance ul. Staszica Trzcianka. Odpowiedzi zostaną udzielone taką samą

4 drogą, jaką zostało złożone zapytanie oraz umieszczone pod ogłoszeniem zawierającym zaproszenie do składania ofert zamieszczonym na stronie internetowej Sądu Rejonowego w Trzciance w zakładce zamówienia publiczne aktualne. Zamawiający dopuszcza prezentacje medialne przedstawiane przez przedstawicieli banków przed złożeniem ofert pisemnych, najpóźniej do dnia r., po wcześniejszym umówieniu terminu z Kierownikiem Finansowym Sądu Rejonowego w Trzciance. Prezentacje jednakże nie zostaną potraktowane jako oferty, tylko jako materiał poglądowy do przyszłej oferty pisemnej. Prezentacje po dniu r. nie będą możliwe. 6. Przy wyborze propozycji cenowej zamawiający będzie się kierował najniższymi kosztami oraz najwyższym oprocentowaniem, najlepszą funkcjonalnością i najszybszymi terminami. Komisja dokona gradacji ofert przydzielając największą ilość pkt ( w zależności od ilości złożonych ofert) ofercie z najniższymi kosztami, najwyższym oprocentowaniem, najlepszą funkcjonalnością i najszybszymi terminami oraz zerową liczbę pkt za ofertę o najwyższych kosztach, najniższym oprocentowaniu, najbardziej skomplikowaną i pracochłonną i najmniej funkcjonalną z najdłuższymi terminami. Każda oferta z osobna będzie oceniana metodą 0/1 w każdym pkt i ppkt opisanym sposobie sporządzenia oferty: 0- oznaczać będzie, że danej usługi czy funkcji nie ma w ofercie banku, jest koszt za daną operację oraz termin jest bardzo długi; 1- oznaczać będzie, że dana usługa czy funkcja jest w ofercie banku, brak jest jakichkolwiek kosztów, a termin realizacji jest bardzo krótki. Dopiero po ocenie każdej z ofert w sposób wskazany powyżej, wszystkie oferty zostaną porównane i pkt zostaną przyznane, i tak: Np. jeżeli złożone będą 2 oferty: - 1 oferta będzie zawierała koszty najniższe 1 pkt; - 2 oferta będzie zawierała koszty wyższe 0 pkt itd. Oferty o równych kosztach zostaną porównane pod kątem pozostałych kryteriów wskazanych w opisie przygotowania oferty. 7. Miejsce i termin otwarcia ofert: Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu r. o godz w siedzibie Zamawiającego pok. nr 23. Data podpisania umowy zostanie wyznaczona w zawiadomieniu o wyborze najlepszej oferty. 8. Oferta może zostać złożona na formularzach potencjalnego Wykonawcy. Wykonawca winien wskazać osobę upoważnioną do kontaktu telefonicznego, w szczególności w dzień otwarcia ofert. Ze strony Zamawiającego osobą do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami są: - p. Małgorzata Mikulska-Wargin Kierownik Finansowy SR Trzcianka- Tel. 67/ w.40; - p. Lucyna Gomółka pracownik Sekcji Finansowej Tel.67/ w.34 Kierownik Finansowy Sądu Rejonowego w Trzciance Małgorzata Mikulska-Wargin

5