OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Europejski Fundusz Rolny na rzecz OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Kongres sołtysów Kongres sołtysów organizowany w ramach zadań z Planu działania SR KSOW organizacja wystaw, festynów, promujących zachowanie dziedzictwa kulturowego wsi oraz Konkursy w ramach organizowanych lub współorganizowanych przez Sekretariat Regionalny wystaw, targów lub festynów w zależności od potrzeb. Termin realizacji zamówienia: 6 września 2014 roku Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia Przewidywana frekwencja usługi w godzinach Muzeum Wsi Lubelskiej (Skansen) Miejsce zapewnia Zamawiający max 700 osób - zaproszenia rozsyła Zamawiający Sobota: 12:00 21:30 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA jednej sceny wraz z namiotem dla uczestników kongresu wraz z wyposażeniem Etap I Montaż i demontaż namiotu wraz z wyposażeniem oraz sceny wraz z oświetleniem i nagłośnieniem Opis : namiotu o szerokości minimum 10 m, wysokość ścian bocznych minimum 2,5 m długość do 100 metrów mogących pomieścić minimum 700 osób Namiot główny o powierzchni min m2 ze ścianami bocznymi i zadaszeniem z dodatkowym zapleczem technicznym o powierzchni min. 40 m2 połączonym z namiotem zamykanym przejściem. Zaplecze techniczne musi być wydzielone ścianą z namiotu głównego i musi znajdować się z tyłu sceny. Z zaplecza technicznego musi być bezpośrednie wejście na scenę. drugiego zamykanego wejścia do zaplecza technicznego z zewnątrz. Podłoga drewniana w namiocie z przodu sceny o wymiarach min. 9 m x 9 m. Wyposażenie: 1. Prąd (minimum po 20 gniazd 220V i po 2 gniazda 380V w namiocie i zapleczu technicznym) 2. Oświetlenie żarowe (lampiony podwieszone do sufitu min. Po 20 punktów o mocy 100W w namiocie) 3. Dekoracja namiotu ( Zamówienie obejmuje projekt dekoracji (przynajmniej dwa warianty), wykonanie dekoracji i jej demontaż. 4. Krzesła rozkładane lub ławki dla 700 osób oraz ich ustawienie równolegle do Strona 1 z 6

2 Europejski Fundusz Rolny na rzecz stołów. 5. Stoły kwadratowe lub okrągłe wraz z białymi obrusami co najmniej 60x60 cm 10 sztuk wraz z białymi obrusami. Dodatkowo 20 krzeseł rozkładanych 7. Stoły prostokątne wraz z obrusami o wymiarach min szer. 60 cm x min. dług. 160 cm na min. 700 osób. 8. Ściany namiotu z oknami i po dwa wyjścia drzwiowe wykonane z takiego samego materiału co namiot. Ściany i drzwi namiotu z możliwością demontażu. - scena z atestem umiejscowiona w namiocie - system dźwiękowy (w tym 6 mikroportów, 5 mikrofonów na statywach, 5 mikrofonów pojemnościowych do nagłośnienia orkiestr dętych, 5 mikrofonów bezprzewodowych), - system oświetleniowy sceny, - aparatura nagłośnieniowa, - montaż i demontaż konstrukcji sceny wraz z aparaturą towarzyszącą na terenie imprezy w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, - montaż i demontaż dekoracji sceny (w tym banerów), - zapewnienie obsługi sceny oraz obsługi technicznej urządzeń, w tym obsługa aparatury nagłośnieniowej wraz z realizacją dźwięku i aparatury oświetleniowej Uwagi dotyczące wykonania usługi: - gotowość sceny wraz z nagłośnieniem i oświetleniem na min 2 godz. przed rozpoczęciem imprezy; - dopuszcza się sprzęt tylko firm renomowanych najwyższej klasy. Minimalne parametry: Scena - wymiary sceny min. 8m X 8m z - powierzchnia sceny antypoślizgowa (atest), - wieże nagłośnieniowe - schody z zaplecza technicznego, oraz z jednej ze stron sceny. Oświetlenie - ruchome głowy typu Wash od 250 W 2 szt., - ruchome głowy typu Profile od 250 W 2 szt., - reflektor Par 56 lub 64 W 4 szt., - reflektor prowadzący 1200 HMI 1 szt., - reflektor LED Par 56 lub 64-4 szt., - stroboskop powyżej 1500 W 2 szt., - reflektor profilowy PC Griven 2szt., Strona 2 z 6

3 Europejski Fundusz Rolny na rzecz - Xeos Pixel Bar 4 szt. - konsoleta do obsługi oświetlenia wraz z aparaturę peryferyjną. Nagłośnienie główne przody: Systemem głośnikowy stereo o min. Trój-drożnym aktywnym podziale częstotliwości pasma audio (oddzielne basy i środkogórki) typu onf array wszystkie głośniki tej samej firmy o mocy nie mniejszej niż 8KW. Konsoleta główna: -min. 32kanały wejściowe (+48V, PAD 20dB, złącze typu insert, czteropunktowa korekcja z dwoma parametrycznymi środkami na każdy kanał), odwróceniem fazy sygnału i umożliwiający podanie niezależnego zasilania PHANTOM +48V NA KAŻDY KANAŁ min. 5 aux pre, 3 aux post Peryferia: -minimum 3 procesory efektów -min 6 kompresorów dobrej klasy, posiadających płynna regulację parametrów: - 4 bramki szumów dobrej klasy posiadające płynna regulację parametrów: - odtwarzacz CD, DVD, Pendrive 2 szt., System monitorowy: - 8 monitorów plus 1 stojący przy konsolecie monitorowej, jednego typu, uzbrojone w jednakowe głośniki Konsoleta monitorowa : -min. 24 kanały (PAD-20dB, insert, czteropunktowa korekcja z dwoma parametrycznymi środkami) -min. 8 wysyłek typu AUX dwóch osób do obsługi nagłośnienia, oświetlenia, namiotów i agregatu prądotwórczego przez cały okres trwania imprezy. Scena musi być oznaczona w centralnym miejscu banerem z nazwą imprezy o wymiarach min. 4 m x 2 m oraz z logotypami zgodnymi z księgą wizualizacji znaku PROW dostępną na stronie wraz z informacją o instytucji zarządzającej i źródle finansowania. projekty graficzne - wykonanie zgodnie z projektami graficznymi zaakceptowanymi przez zamawiającego - dostarczenie wykonanych banerów do miejsc, w których będą ustawione sceny i zamontowanie ich na scenie oraz innych miejscach wskazanych przez zamawiającego Banery oczkowane, PCV 510 g/ m2, nadruk kolorowy Strona 3 z 6

4 Etap II Europejski Fundusz Rolny na rzecz agregatu prądotwórczego z przyczepą Agregat prądotwórczy o parametrach technicznych od 100KVA, 50Hz na homologowanej przyczepie z regulowanym dyszlem, zabudowany i wyciszony z zapasem paliwa. Etap III Zorganizowanie stoiska promującego produkty regionalne i tradycyjne wpisane na listę produktów tradycyjnych Etap IV przenośnych sanitariatów typu Toy toy Zorganizowanie w miejscu wskazanym przez zamawiającego stoiska promującego produkty regionalne i tradycyjne wpisane na listę produktów tradycyjnych wraz z degustacją dla zaproszonych gości i osób zwiedzających skansen. Zakup i zapewnienie produktów wpisanych na listę produktów tradycyjnych: baleron nadwieprzański 10 kg, boczek nadwieprzański 10, kiełbasa nadwieprzańska 25 kg, szynka nadwieprzańska 10 kg, ludwińskie prosię faszerowane ok. 40 kg, 200 małych cebularzy, chleb niedrzwicki ok. 150 szt. o gramaturze ok. 300 g., oranżada kąkolewicka 300 szt., sękacz podlaski 40 sztuk. Przygotowanie i zapewnienie naczyń i sztućców jednorazowych po 500 sztuk ( tacek tekturowych lub plastikowych, noży i widelców oraz kubków plastikowych oraz małych plastikowych kieliszków) miód pitny dwójniak lubelski 100 szt. x 0,5 l, zapewnienie desek do krojenia i noży zapewnienie 2 osób przez cały okres trwania imprezy do przygotowania i obsługi stoiska, które posiadają aktualne badania do celów sanitarno epidemiologicznych. obrusów na stoły które będą na wyposażeniu stoiska. odpowiedniej wielkości chłodni do przechowywania produktów. Stoisko promocyjne musi być oznaczona w centralnym miejscu logotypami zgodnymi z księgą wizualizacji znaku PROW dostępną na stronie wraz z informacją o instytucji zarządzającej i źródle finansowania (laminat o minimalnym formacie A3 w poziomie). Transport, ustawienie, demontaż przenośnych sanitariatów typu toy toy w ilości 5 sztuk. Ustawienie 06 września 2014 Demontaż sanitariatów po imprezie do 07 września 2014r. Strona 4 z 6

5 Etap V Europejski Fundusz Rolny na rzecz Zorganizowanie w ramach kongresu konferencji trwającej ponad 5 godzin na temat roli sołectw we wdrażaniu PROW Przygotowanie programu konferencji w uzgodnieniu z zamawiającym. Akceptacja programu konferencji na tydzień przed organizacją konferencji przez Zamawiającego. Zorganizowanie konferencji w namiocie: zapewnienie min. 4 prelegentów specjalistów z udokumentowanym stażem pracy, którzy muszą mieć doświadczenie w prowadzeniu konferencji. Nagłośnienie z obsługą - nagłośnienie konferencyjne o mocy min. 2x500 W, z 6 mikrofonów z przewodami na niskich statywach, 4 mikrofony bezprzewodowe, 2 mikrofon z przewodami na wysokich statywach oraz konsoletą do sterowania ( można będzie korzystać z nagłośnienia, które jest na wyposażeniu namiotu) - zestaw multimedialny do Konferencji rzutnik, ekran (duży), laptop 2 szt., łącze internetowe. Etap VI Organizacja konkursów i zapewnienie Nagród w pięciu konkursach nawiązujących tematyką do PROW, produktów regionalnych oraz działalności sołtysów, kulinarny na najlepsza potrawę regionalną przygotowaną przez sołtysa. Organizacja 5 konkursów. Przygotowanie regulaminów konkursów do uzgodnienia i zatwierdzenia przez Zamawiającego. Przeprowadzenie konkursu. Powołanie komisji konkursowej składającej się z trzech osób w uzgodnieniu z zamawiającym, której zadaniem będzie wyłonienie laureatów. Przekazanie w dniu rozstrzygnięcia konkursu nagród pieniężnych w gotówce laureatom zdobywcom I, II i III miejsca oraz dwóch wyróżnień potwierdzone czytelnym podpisem przez laureata na potwierdzeniu odbioru nagrody oraz oświadczeniu przygotowanym przez Zamawiającego : I-miejsce 400 zł II-miejsce 300 zł III-miejsce 200 zł Dwa wyróżnienia po 50 zł Zorganizowanie na terenie skansenu oznakowanego punktu konkursowego gdzie będą przyjmowane zgłoszenia do konkursu i wydawane nagrody pieniężne. Przygotowanie do każdego konkursu dla wszystkich laureatów czeków z wpisaną kwotą pieniężną w formie papierowej o minimalnym formacie A3 w poziomie i wręczenie ich na scenie (wręczenia symbolicznych czeków dokona Zamawiający a nagrody pieniężne będą do odebrania w punkcie obsługi konkursów ). 5 osób do przygotowania, przeprowadzenia i obsługi organizowanych konkursów. Konkursy nie mogą trwać jednocześnie. Po zakończeniu jednego konkursu musi się rozpocząć następny. Organizacja konkursów w kategorii dla mężczyzn i kobiet, aktywizujących o charakterze współzawodnictwa sportowego bez uwzględniania nagród, przeciąganie liny pomiędzy sołtysami z różnych gmin, rzut gumofilcem do celu i Strona 5 z 6

6 Etap VII Europejski Fundusz Rolny na rzecz konferansjera prowadzącego kongres Etap VIII Zakup oddzielnego ubezpieczenia OC i NNW dla imprezy pod nazwą Kongres Sołtysów Etap IX Zakup identyfikatorów wyposażonych w smycz Etap X Uporządkowanie miejsca po zakończeniu targów na odległość, wybór miss i mistera sołtysów, wyścigi na czas w workach. dodatkowych 3 osób do prowadzenia współzawodnictwa sportowego. Przygotowanie odpowiednich akcesoriów do przeprowadzenia wyżej wymienionego współzawodnictwa sportowego. konferansjera z udokumentowanym stażem, który musi mieć doświadczenie z prowadzenia co najmniej 3 imprez plenerowych. Przekazanie cv konferansjera Zamawiającemu na trzy dni przed organizacja imprezy. Zakup oddzielnego ubezpieczenia OC i NNW, dla imprezy plenerowej odbywającej się w dniu w Skansenie i okazanie jej Zamawiającemu na trzy dni przed rozpoczęciem imprezy. 700 sztuk identyfikatorów z napisem: Kongres Sołtysów datą miejsce: Muzeum Wsi Lubelskiej oraz logotypami zgodnymi z księgą wizualizacji znaku PROW dostępną na stronie wraz z informacją o instytucji zarządzającej i źródle finansowania (laminat o wymiarach szer. 8 cm X 10 cm wyposażony w smycz umożliwiającą zawieszenie ) Usługa obejmuje uporządkowanie miejsca organizacji kongresu w pierwszym dniu po zakończeniu i przywrócenie do stanu pierwotnego, posprzątanie miejsca organizacji ok. 1 ha, zapewnienie worków na śmieci, zebranie śmieci pozostawionych przez uczestników w worki i zestawienie wszystkich worków pełnych śmieci w jednym miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca wykona z całości przedmiotu zamówienia 100 zdjęć (część zdjęć z widocznymi logotypami znaku PROW ) oraz pełne sprawozdanie w wersji papierowej i elektronicznej, w sprawozdaniu winny znaleźć się informacje i materiały z kolejnych etapów przedmiotu zamówienia (miejsce, termin, podpisane przez uczestników konferencji, warsztatów i innych imprez listy obecności zgodne ze wzorem przekazanym przez Zamawiającego, wszelkie materiały informacyjne, promocyjne i szkoleniowe oraz dokumentacja fotograficzna z każdego etapu). Wszystkie materiały użyte w czasie realizacji zadania winny zawierać informację o źródle finansowania z widocznymi logotypami zgodnymi z aktualną księgą wizualizacji PROW z informacją o źródle finansowania i instytucji zarządzającej. Sprawozdanie winno być przekazane Zamawiającemu w wersji papierowej i elektronicznej na nośniku po jednym egzemplarzu. Strona 6 z 6