PROTOKÓŁ NR 17/2013 z dnia r. Z nieobowiązkowego zebrania Zarządu Związku Pracodawców Ochrony Zdrowia Dolnego Śląska w dniu r.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ NR 17/2013 z dnia r. Z nieobowiązkowego zebrania Zarządu Związku Pracodawców Ochrony Zdrowia Dolnego Śląska w dniu r. Na zebraniu Zarządu obecni byli: 1. Małgorzata Nakraszewicz 2. Ryszard Fedyk 3. Bartosz Hajncz 4. Artur Kilijanek 5. Marek Dymkowski Nieobowiązkowe posiedzenie Zarządu rozpoczęło się o godz w siedzibie Związku. Zebranie prowadził Wiceprzewodniczący Pan Ryszard Fedyk. Spotkanie protokołowała: Ilona Radojewska Przyjęcie Protokołu nr 16/2013 z dn r. Protokół 15/2013 z dn r. nie został odczytany i zatwierdzony z powodu nieobecności na Zarządzie Pani Lilianny Kowalczyk. 1. Podsumowanie Konferencji z r. Członkowie Zarządu obecni na zebraniu uznali, że Konferencja była świetnie zorganizowana, reprezentowała wysoki poziom, dodając Związkowi prestiżu. Członkowie wyrazili szczególne słowa uznania dla osób, które bezpośrednio były zaangażowane w przygotowanie i przebieg Konferencji, tym samym zaakcentowali olbrzymi wkład pracy własnej Pani Honoraty Dudek- Frysiak, która to odegrała największą rolę w zorganizowaniu i przebiegu Konferencji. Pan Bartosz Hajncz wysunął propozycję, aby w przyszłym roku zorganizować tego typu Konferencję, tym samym podtrzymać prestiż jaki Związek w ostatnim czasie zyskał. Sprawa pozostaje otwarta, póki co, przewidywane są Konferencje projektowe, w tym jedna z udziałem ekspertów zza granicy. 2. Strategia Związku materiały przygotowane przez Sequence Firma Sequence zgodnie z umową przesłała dn r. opracowaną na podstawie 45 minutowych wywiadów telefonicznych Strategię Związku Pracodawców Ochrony Zdrowia Dolnego Śląska. Przedsiębiorstwa, które brały udział w tym badaniu to w 100 % nasi Członkowie, losowo wybrani, spośród 73 Członków należących do ZPOZDŚ, stanowiący tym samym reprezentatywną grupę badawczą, niezbędną do przygotowania Strategi Związku. Członkowie Zarządu zobowiązali się, że do zapoznają się szczegółowo z opracowanym dokumentem i prześlą do Pani Iwony Wójcik swoje ewentualne uwagi i zastrzeżenia. 3. Zlecenie z Lewiatan protest Pani Edyty Wolfson Pan Bartosz Hajncz podsumował kwestię protestu - stwierdził, że temat jest zamknięty, ponieważ sprawa została wytłumaczona mailowo, protest możemy zostawić bez odpowiedzi, ponieważ wszyscy potencjalni wykonawcy zadania dostali takie same zapytania. Zlecono Pani Iwonie Wójcik sporządzenie notatki służbowej z przeprowadzenia rozeznania (załącznik nr 1). Wspomniano o pomyśle zmiany zlecenia z Lewiatana. Pani Honorata Dudek Frysiak przedstawiła propozycję zmian, które będą polegały na opracowaniu całego system identyfikacji wizualnej, będzie to tzw. repozycjonowanie Związku, prowadzące do zmiany świadomości Członków Związku poprzez uwidacznianie działań jakie ZPOZDŚ czyni dla swoich Członków, powstaną

2 także broszury informacyjne odwołujące się do wartości Związku, długopisy, sesja zdjęciowa dla Członków Zarządu oraz strona internetowa utworzona przez firmę p. Aleksandry Biernat. Pani Iwona Wójcik przekazała informację, że dzwoniła już do Lewiatana i nie mają nic przeciwko zmianie, chcą tylko zobaczyć materiały przed drukiem oraz faktury. Wspomniano, że są również pieniądze na materiały dotyczące obchodów rocznicowych. Poinformowano zatem, że przez cały rok 2014 na nowym logo Związku będzie pieczątka z hasłem 10 lat, Zarząd wyraził zgodę na promowanie wieloletniej pracy Związku. 4. Konsultacje RPO stan prac Pani Iwona Wójcik przypomniała, że r. jest ostatecznym terminem pozwalającym na wnoszenie uwag do tego dokumentu. Pan Marek Dymkowski zobowiązał się przesłać do Pani Iwony Wójcik uwagi jakie naniósł do tego dokumentu. Pani Iwona Wójcik zadeklarowała się zebrać do wszystkie uwagi i sugestie Członków Zarządu w jeden kompletny dokument, po czym prześle go do Pani Małgorzaty Nakraszewicz celem skonsultowania trafności dokumentu. 5. Audyt technologiczny Biura Pan Marek Dymkowski podsumował audyt Biura, przekazując jednocześnie informacje jakie zyskał od Pana Artura Pokory, który ten audyt przeprowadzał. Stwierdzono, że głównym problemem są gniazda elektroniczne, część z nich nie działa. Pozostałe uwagi zostały szczegółowo przekazane na piśmie Panu Markowi Dymkowskiemu (załącznik nr 2), który to zgadza się z ich treścią. Priorytetem jest zakup 3 oprogramowań do komputerów, 2 licencje na Open Office oraz zakup urządzenia wielofunkcyjnego. Pan Marek Dymkowski uznał, że można by oczekiwać od Pana Artura Pokory przygotowanie wydruku rejestru programów z każdego komputera wraz z datą sporządzenia tego wydruku. Obowiązkiem każdego pracownika Biura posiadającego komputer, byłoby złożenie podpisu na wydruku pochodzącym z danej jednostki, na której pracuje. Na podstawie przeprowadzonego audytu technologicznego podjęto uchwałę przyjmującą zmieniony zakres zadań i obowiązków firmy Synergia Pana A. Pokory. Pan Bartosz Hajncz zaproponował, aby w Biurze powstał Regulamin Pracy Biura, ze względu na to, że w ostatnim czasie jest dużo więcej pracowników niż do tej pory, a to uregulowałoby obowiązki pracowników Biura. Przy okazji Pani Iwona Wójcik zaproponowała zapłatę Panu Arturowi Pokorze wynagrodzenia w wysokości 500 zł brutto za zrobienie strony internetowej Związku. Podjęto uchwałę o stworzeniu strony internetowej Związku i zapłacie Panu A. Pokorze 500 zł. 6. Poruszono kwestię projektów unijnych. Pismo dokumentujące - załącznik nr 3. Stanowisko: Nadal czekamy za środkami finansowymi, jakie Związek powinien otrzymać w ramach realizacji projektów. Powstało zatem pytanie dotyczące wypłat wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych w projektach, czy w razie nie otrzymania pieniędzy do (dzień wypłaty miesięcznego wynagrodzenia) Związek pokryje koszty związane z zatrudnieniem nowych pracowników. Pan Marek Dymkowski oznajmił, że musi zapoznać się z opinią prawnika o ewentualnych wypłatach z konta związkowego, a następnie o zwrocie wypłaconych pieniędzy po otrzymaniu dofinansowania. Pan Marek Dymkowski zaproponował przelać pieniądze najpierw na subkonto, a następnie na konta pracowników. Jednak swój głos w tej sprawie pragnie wstrzymać, przynajmniej do , natomiast do chce zapoznać się z opinią prawnika w tej sprawie, bądź firmy prowadzącej rozliczenia. 7. Wspomniano o pomyśle zakupu mikrofalówki. Pan Marek Dymkowski był przeciwny zakupowi mikrofalówki do biura Związku, pozostali Członkowie Zarządu byli ZA. Podjęto w tej sprawie stosowną uchwałę.

3 Pan Bartosz Hajncz przedstawił problem aparatów telefonicznych. Sugerował domówić dodatkowy numer telefoniczny przynajmniej na czas trwania projektów. Przy okazji rozmowy na ten temat pojawił się problem, czy aby na pewno wszystkie numery, z których korzystają pracownicy Biura i Członkowie Związku są aktywne. Poinformowano także, że są 4 sztuki aparatów telefonicznych, które można by wykorzystać, w celu usprawnienia pracy Biura. Wyjaśnienie tematu odłożono do czasu sprawdzenia faktur i aktywnych numerów przez Pana Bartosza Hajncza. Sprawa zostanie wyjaśniona na następnym Zarządzie tj Pan Marek Dymkowski uznał, że trzeba także zastanowić się głęboko nad sensem wykorzystania wszystkich aparatów, ponieważ uważa, że zakup kolejnych numerów nie jest konieczny. Przy okazji poruszono temat faksu. Uznano, że przy zakupie urządzenia wielofunkcyjnego (o którym mowa w punkcie 5) należy zakupić takie urządzenie, które będzie posiadało faks. 8. Pan Ryszard Fedyk poinformował Członków Zarządu, że wyniki audytu Biura przedstawione zostaną na zebraniu Zarządu w dniu r. Wtedy też będzie możliwość zgłaszania ewentualnych zarzutów i wniosków do rozpatrzenia przez Zarząd. 9. Projekt zarządzania AOS. Pani Małgorzata Nakraszewicz zadeklarowała zapoznać się z tym projektem, celem rozpoznania warunków realizacji. Zasięgnie również stosownych opinii, aby móc coś więcej na ten temat powiedzieć. 10. Sprawy różne Pani Iwona Wójcik poinformowała Członków Zarządu o zaproszeniu Lewiatana na spotkanie dotyczące pomysłu stworzenia projektu systemowego, w których miałyby wziąć udział branżowe związki pracodawców. Członkowie Zarządu wyrazili zgodę na wyjazd Pani Iwony Wójcik do Warszawy w dn w odpowiedzi na zaproszenie Lewiatana. Pan Marek Dymkowski poprosił Panią Iwonę Wójcik o wystosowanie pisma do Lewiatana o wcześniejsze informowanie o pojawiających się terminach spotkań. Poruszono także kwestię zlecenia z Lewiatana dotyczącego analizy trendów sektora medycznego. Do 15. stycznia 2014 r. należy stworzyć opracowanie merytoryczne, później skład i druk. Podjęto uchwałę mówiącą o zleceniu tego zadania Panu Adamowi Kozierkiewiczowi. Ustalono także, że z racji pewności jego kompetencji, Związek nie będzie zamieszczał zapytania ofertowego w tej sprawie. Osobą do kontaktu będzie Pani Honorata Dudek Frysiak. Ponadto Pan Marek Dymkowski udzielił kompletnych informacji dotyczących oczekiwań Związku w stosunku do wykonawcy stron www Pani Aleksandry Biernat. Strona Związkowa Głównym kryterium do strony Związkowej jakim Pani Aleksandra Biernat powinna się kierować przy jej projektowaniu to przejrzystość i czytelność. Strona ta ma być czysto informacyjna, nie reklamowa, jednakże można poświęcić jeden moduł na reklamę (reklama ta oparta będzie na zmianie zdjęć). Centralne miejsce na stronie Związkowej powinny zajmować informacje bieżące (50 komunikatów na jednej stronie) wraz z datą dodania informacji, bez obrazków. Na stronie głównej powinny znaleźć się odnośniki do stron internetowych Projektów, możliwości wyliczenia składek członkowskich, możliwość złożenia deklaracji przez internet z funkcją generowania dokumentu w PDF, wyszukiwarka, a także przycisk Zapisz się do Związku z możliwością pobrania Pakietu Korzyści. Treści powinny być intuicyjne, komunikaty grupowane. Jeśli będą umieszczane zdjęcia

4 każde zdjęcie musi być opisane krótkim komentarzem (tytuł + podpis o optymalnej długości tekstu). Tytuły zakładek to m.in. Menu, Nowości, O Związku itp. Musi być stworzona także specjalna baza danych dostępna dla Użytkowników po zalogowaniu (część treści zablokowanych). Nowa strona ma być użytkowa może być zatem w pewnym sensie podobna do starej. Powinna być także wersja mobilna strony. Strony Projektowe Projekt I: Zakładowe fundusze szkoleniowe lokomotywa rozwoju MMŚP branży medycznej. Projekt II: Zarządzanie bez tajemnic. Wdrożenie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w firmach branży medycznej. Strony te powinny być tożsame, zgodne z ogólnym trendem czyli długie, jak najwięcej informacji na pierwszej stronie. Pierwsza strona powinna zawierać informacje o Związku jako o Realizatorze, o Partnerze danego Projektu oraz powinna być możliwość linkowania do drugiego Projektu i do strony Związkowej. Strony te swoim wyglądem nie powinny zbytnio odbiegać od Związkowej, a nawet powinny sugerować ścisły związek między Projektem a Realizatorem, czyli np. kolory powinny kojarzyć się ze stroną Związkową. Ważnym i niezbędnym elementem jaki powinien znaleźć się na tej stronie to możliwość pobrania dokumentów rekrutacyjnych. Stopka powinna być prosta, przejrzysta. Treści strony powinny wypełnić głównie informacje o Projektach, celach i korzyściach płynących z przystąpienia, o współfinansowaniu, obszarze realizacji Projektów. Na stronie powinny znaleźć się dokumenty projektowe, a także zapytania ofertowe.

5 Uchwała Zarządu nr 40/2013 z dn Zarząd Związku Pracodawców Ochrony Zdrowia Dolnego Śląska podjął jednogłośnie uchwałę przyjmującą zmieniony zakres zadań i obowiązków wykonywanych przez firmę Synergia Pana Artura Pokory, na podstawie przeprowadzonego przez niego audytu technologicznego. Uchwała Zarządu nr 41/2013 z dn Zarząd Związku Pracodawców Ochrony Zdrowia Dolnego Śląska podjął jednogłośnie uchwałę w sprawie sporządzenie strony internetowej Związku i wypłacie wynagrodzenia w wysokości 500 zł. brutto dla Pana Artura Pokory za wykonanie tego zlecenia. Uchwała Zarządu nr 42/2013 z dn Zarząd Związku Pracodawców Ochrony Zdrowia Dolnego Śląska podjął jednogłośnie uchwałę w sprawie zlecenia Panu Adamowi Kozierkiewiczowi wykonania analizy trendów sektora medycznego. Uchwała Zarządu nr 43/2013 z dn Zarząd Związku Pracodawców Ochrony Zdrowia Dolnego Śląska podjął uchwałę dotyczącą zakupu mikrofalówki na potrzeby Biura ZPOZDŚ.

6 Załącznik nr 1 Notatka służbowa: Iwona Wójcik r. otrzymujemy maila od Pana Pawła Kaczmarczyka z Konfederacji Lewiatan z propozycją opisu projektów i produktów, które możemy zrealizować w tym i przyszłym roku, a Lewiatan za nie zapłaci z projektu, który udało mu się uzyskać. Jako pierwsze mamy zrealizować: Opracowanie graficzne, przygotowanie treści i produkcja materiałów promocyjnych dla Związku XI 2013 Skład pakietu: ulotka o Związku 600 sztuk, broszura informacyjna 600 sztuk, jeden gadżet promocyjny (długopis lub pendrive) 150 sztuk po 25 zł sztuka, wizytówki dla pracowników biura i członków zarządu 1500 sztuk oraz teczki / bloczki / torby z nadrukiem logo Związku 300 sztuk każda po 20 zł Budżet ok PLN Zlecenie nie zawiera parametrów technicznych r. Otrzymałam polecenie przygotowania zapytania i rozesłanie do 3 firm ponieważ brak zestawienia od Pani Lilianny Kowalczyk, które otrzymała to zadanie a zlecenie należy wykonać do końca listopada. Przesłałam zapytanie do 3 firm i potwierdzenie zapytania do Pana Marka Dymkowskiego (zgodnie z zapisami przyjętego w dniu r. regulaminu pracy Zarządu Pan Marek jest odpowiedzialny za kontakty z Lewiatan) Firmy otrzymują takie same zapytanie bez parametrów r. Przesłałam zebrane oferty w pliku Excel + ofertę Smart. W pliku Excel jest zamieszczona informacja jakie firmy proponują parametry r. Pan Marek Dymkowski przesyła zebrane oferty do pozostałych Członków Zarządu z informacją, że proponuje wybrać firmę Smart r. Pan Artur Kilijanek przesyła na maila: biuro@pracodawcyzdrowia.pl informację, że jest za firmą Smart. Nikt z pozostałych Członków Zarządu nie wyraża swojej opinii r. Potwierdziłam z Panem Markiem Dymkowskim, że zlecenie otrzymuje Smart.

7 Załącznik nr 2 Oferta po przeprowadzonym audycie: Dzierżoniów, dnia 25 listopada 2013 Związek Pracodawców Ochrony Zdrowia Dolnego Śląska ul. Żelazna Wrocław W wyniku przeprowadzonego audytu oprogramowania i sprzętu komputerowego w siedzibie Związku przedstawiamy poniżej propozycję przygotowania właściwej struktury IT oraz wykaz niezbędnych urządzeń. Podstawowym elementem jaki należałoby wykonać to przygotowanie infrastruktury sieciowej. W jej zakresie koniecznym jest położenie okablowania strukturalnego zgodnie z obowiązujący standardem. Proponujemy przygotowanie okablowania obejmującego wszystkie trzy pomieszczenia. Okablowanie prowadzone będzie w korytach natynkowych i zakończone gniazdem sieciowym 2x RJ45. Okablowanie zostanie doprowadzone do szafy wiszącej i wpięte do urządzenia typu switch. W zamontowanej szafie zostanie również umieszczony modem z dostępem do Internetu, router oraz zewnętrzny dysk sieciowy. W szafie zostanie również umieszczony zasilacz awaryjny, który zabezpieczy umieszczone w niej urządzenia na wypadek wahań lub zaników napięcia. Wykaz urządzeń: 1) Elementy sieci: a) szafa wisząca 19" b) okablowanie c) korytka oraz gniazda sieciowe d) zasilacz awaryjny e) switch x16 2) Pozostałe urządzenia i oprogramowanie: a) komputer przenośny wraz ze stacją dokującą b) dysk zewnętrzny c) oprogramowanie MS Office dwie licencje d) oprogramowanie antywirusowe - trzy licencje Oferta cenowa Urządzenia, oprogramowanie oraz elementy sieci - cena: 6850,00 zł Usługi instalacyjne i konfiguracyjne - cena: 650,00 zł Wszystkie podane ceny są cenami netto. Termin realizacji: do ustalenia. Ważność oferty: do Warunki płatności: przelew 14 dni Dziękując za zainteresowanie i licząc na współpracę Z poważaniem Artur Pokora - Prezes Zarządu

8 Załącznik nr 3 Dotyczy: UDA-POKL /12 Numer konkursu: POKL/2.1.2/S Dotyczy: UDA-POKL /13 Numer konkursu: POKL/2.1.2/FS Wrocław, dnia 23 listopada 2013 r. Pan WOJCIECH SZAJNAR Dyrektor Departament Wsparcia Projektów Szkoleniowych Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Priorytet II Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki Poddziałanie Partnerstwo dla zwiększania adaptacyjności" Wnioskodawca: Związek Pracodawców Ochrony Zdrowia Dolnego Śląska Szanowny Panie W nawiązaniu do korespondencji mailowej od Państwa z dnia 24 października 2013 r., w sprawie wznowienia procesu podpisania umów o dofinansowanie , oraz w związku z faktem że nowelizacja rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 4 września 2012r. do dnia dzisiejszego nie jest podpisana i tym samym nie zostały podpisane umowy pomiędzy PARP a Związkiem zwracamy się do Państwa z uprzejmą prośbą o wskazanie, jak powinniśmy obecnie postępować w obliczu nieznanej daty podpisania umowy. W piśmie od Państwa otrzymaliśmy informację, iż w związku z planowanym w najbliższym czasie podpisaniem i wejściem w życie nowelizacji proszą Państwo o dostarczenie do kancelarii PARP oraz przesłanie mailem w wersji elektronicznej dokumentów uwzględniających początek realizacji projektu na dzień Z uwagi na bliski termin rozpoczęcia realizacji projektu mieliśmy niezwłocznie dostarczyć podpisane dokumenty. Biorąc pod uwagę rozpoczęcie projektów od dnia 1 listopada 2013r. zatrudniliśmy do pracy kadrę projektową, w tym również osoby na umowę o pracę. Mamy w związku z tym zobowiązania finansowe wobec tych osób. Dodatkowo musimy brać pod uwagę problemy z przeprowadzeniem rekrutacji do w.w. projektów na przełomie roku. Należy wziąć pod uwagę kontraktowanie w branży ochrony zdrowia, ferie zimowe na Dolnym Śląsku, zmiany w firmach z początkiem roku w związku z wprowadzeniem nowej ustawy o podatku VAT. Należy podkreślić, że rekrutacja 170 przedsiębiorstw MŚP w obydwu projektach będzie wymagała wielu spotkań, rozmów. Proces decyzyjny w firmach również wymaga czasu. Wspomniane wyżej argumenty wskazują, iż dalsze opóźnienie startu projektów spowoduje znaczący wzrost ryzyka polegającego na niemożności zrekrutowania w wymaganym czasie odpowiedniej liczby przedsiębiorstw do projektów a tym samym osiągnięcia zakładanych celów projektów. Nie bez znaczenia - w świetle powyższych faktów - pozostają również kwestie finansowe i organizacyjne w/w projektów, zaplanowane w harmonogramach i dokumentacji Wniosku o dofinansowanie. Licząc na szybką odpowiedź pozostaję z wyrazami szacunku