Wymagania autoryzacyjne dla jednostek certyfikujących, audytorów i prowadzenia audytu

Transkrypt

1 P-SWP-01 WYMAGANIA AUTORYZACYJNE DLA JEDNOSTEK CERTYFIKUJĄCYCH, AUDITORÓW I PROWADZENIA AUDYTU Wymagania autoryzacyjne dla jednostek certyfikujących, audytorów i prowadzenia audytu Str. 1 z 15

2 Spis treści 1. Wprowadzenie Zakres Struktura systemu certyfikacji.. 4. Powołania normatywne Opis i wymagania Ogólne wymagania dla jednostki certyfikującej Autoryzacja jednostki certyfikującej Ocena jednostki certyfikującej Zadania autoryzowanej jednostki certyfikującej Niezależność jednostek certyfikujących Wymagania dla audytora. 5.7 Proces prowadzenia audytu 5.8 Ustalenie czasu trwania audytu Rodzaje niezgodności Proces certyfikacji Okres przechowywania danych Zmiany Wygaśnięcie, zwieszenie, cofnięcie decyzji o autoryzacji Wykaz załączników... Str. 2 z 15

3 1. Wprowadzenie Prowadzenie działań związanych z certyfikacją systemu opartego na zasadach należytej staranności (tzw. SNS) zgodnie z kryterium w postaci standard SWP-SNS:2015 System Weryfikacji Pochodzenia biomasy leśnej i AGRO [dalej zwanego standardem SWP-SNS:2015], prowadzone są wyłącznie przez uprawnione przez Administratora Systemu, niezależne jednostki certyfikujące. Zadaniem jednostek certyfikujących jest dokonanie oceny zgodności z wymaganiami Prezesa Urzędu Regulacji Energetyk w tym zakresie oraz kryteriami opisanymi w standardzie SWP-SNS:2015. Wszystkie jednostki certyfikujące, które uczestniczą w tym systemie certyfikacji, muszą spełnić wymagania określone w niniejszym dokumencie. Spełnienie określonych wymagań ma na celu zagwarantowanie, że jednostki certyfikujące działają, jako niezależna i bezstronna strona trzecia w procesie audytowania i certyfikacji. 2. Zakres W niniejszym dokumencie podano ogólne wymagania dla jednostek certyfikujących, prowadzących procesy certyfikacji na zgodność z wymaganiami standardu SWP-SNS:2015 oraz zasady przeprowadzania procesów certyfikacji systemów opartych na zasadach należytej staranności dla biomasy na cele energetyczne. System certyfikacji opisany w standardzie SWP-SNS:2015 został opracowany z uwzględnieniem ustawodawstwa w tym zakresie obowiązującego w Polsce. Niniejszy dokument określa ponadto wymagania dotyczące kompetencji audytorów i prowadzenia audytu. Spełnienie określonych wymagań ma na celu zagwarantowanie, że jednostki certyfikujące działają w sposób jednolity, jako niezależna i bezstronna strona trzecia. 3. Struktura systemu certyfikacji Administratorem i właścicielem systemu certyfikacji systemów opartych na zasadach należytej staranności dla biomasy na cele energetyczne jest BIOCONTROL Sp. z o.o. w Gdyni, którą reprezentuje Zarząd w osobie Prezesa Zarządu. Administrator systemu zapewnia niezależność, transparentność oraz bezstronność pomiędzy uczestnikami systemu (podmiotami certyfikowanymi) i jednostkami certyfikującymi. Administrator systemu podpisuje umowę z autoryzowanymi jednostkami certyfikującymi. Autoryzowane jednostki certyfikujące nie są uczestnikami systemu certyfikacji, są to bezstronne i niezależne podmioty prowadzące procesy certyfikacji oraz oceniające zgodność z wymaganiami standardu certyfikacji SWP-SNS:2015. Administrator systemu certyfikacji przy pomocy ciała opiniotwórczego w postaci Komitetu Technicznego jest odpowiedzialny za ustanawianie kierunków rozwoju systemu, komunikację pomiędzy uczestnikami systemu, jednostkami certyfikującymi i zainteresowanymi stronami. Komitet Techniczny to zespół zewnętrznych ekspertów powołanych przez Administratora Systemu. Komitet Techniczny jest powołany po zidentyfikowaniu stron przez Prezesa BIOCONTROL Sp. z o.o. Członkowie Komitetu Technicznego powinni zapewnić równowagę i doświadczenie. Członkami Komitetu Technicznego są reprezentanci niezależnych jednostek certyfikujących, reprezentanci organizacji naukowo-badawczych, przedstawiciele dostawców biomasy, pośredników w obrocie biomasą, producentów biomasy oraz wytwórców energii elektrycznej z OZE, czy też przedstawiciele mediów. Do zakresu działania Komitetu Technicznego należy w szczególności opiniowanie dokumentów i publikacji, które stanowić mogą kryterium przy prowadzonych w obszarze dobrowolnym procesach certyfikacji systemu opartego na zasadach należytej staranności (SNS) dla biomasy na cele energetyczne, tj. SWP-SNS:2015 System Weryfikacji Pochodzenia biomasy leśnej i AGRO. Str. 3 z 15

4 Schemat Struktura systemu certyfikacji 4. Powołania normatywne Zakres systemu certyfikacji systemów opartych na zasadach należytej staranności (SNS) został szczegółowo opisany w standardzie SWP-SNS:2015 i opera się na następujących dokumentach: - Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/28/WE z dnia 23 kwietnia 2009 r. w sprawie promowania stosowania energii ze źródeł odnawialnych zmieniającej i w następstwie uchylającej dyrektywy 2001/77/WE oraz 2003/30/WE (dyrektywa RED), (Dz. U. UE., seria L z 2009, nr 140, z późn. zm.); - Przepisy dotyczące systemu zasad należytej staranności określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady nr 995/2010 z dnia 20 października 2010 r. ustanawiającym obowiązki podmiotów wprowadzających do obrotu drewno i produkty z drewna; - Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) NR 607/2012 z dnia 6 lipca 2012 r. w sprawie szczegółowych przepisów dotyczących systemu zasad należytej staranności oraz częstotliwości i charakteru kontroli organizacji monitorujących, przewidzianych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 995/2010 ustanawiającym obowiązki podmiotów wprowadzających do obrotu drewno i produkty z drewna; - Przepisy określone w artykule 7 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1272/2009 z dnia 11 grudnia 2009r ustanawiającego wspólne szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1234/2007 w odniesieniu do zakupu i sprzedaży produktów rolnych w ramach interwencji publicznej (Dz. Urz. UEL 349 z , strona 1, z późn. zm.); Str. 4 z 15

5 - PN-EN ISO/IEC 17021:2011 Ocena zgodności - Wymagania dla jednostek prowadzących audity i certyfikację systemów zarządzania; - PN-EN ISO/IEC 17065:2013 Ocena zgodności - Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi; - Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy o systemie oceny zgodności oraz niektórych innych ustaw (Dz. U nr 102 poz. 586); - PN-EN ISO 19011:2012 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania ; - Rozporządzenie Ministra Gospodarki z 18 października 2012 r., które weszło w życie w dniu 31 grudnia 2012 r., w sprawie szczegółowego zakresu obowiązków uzyskania i przedstawienia do umorzenia świadectw pochodzenia, uiszczenia opłaty zastępczej, zakupu energii elektrycznej i ciepła wytworzonych w odnawialnych źródłach energii oraz obowiązku potwierdzania danych dotyczących ilości energii elektrycznej wytworzonej w odnawialnym źródle energii (Dz. U. z 2012 r. poz z późn. zmianami), - Rozporządzenie Ministra Gospodarki z 5 maja 2014 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu obowiązków uzyskania i przedstawienia do umorzenia świadectw pochodzenia, uiszczenia opłaty zastępczej, zakupu energii elektrycznej i ciepła wytworzonych w odnawialnych źródłach energii oraz obowiązku potwierdzania danych dotyczących ilości energii elektrycznej wytworzonej w odnawialnym źródle energii (Dz. U. z 2014 r., poz. 671); - Rozporządzenie Ministra Środowiska z 22 kwietnia 2011 r. w sprawie standardów emisyjnych z instalacji (Dz. U r. Nr 95, poz. 558); - Rozporządzenie Ministra Środowiska z 12 września 2008 r. w sprawie sposobu monitorowania wielkości emisji substancji objętych wspólnotowym systemem handlu uprawnieniami do emisji (Dz. U. 2008, , z późn. zm.); - Rozporządzenie Komisji (EU) nr 1272/2009 z dnia 11 grudnia 2009 r. ustanawiające wspólne szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1234/2007 w odniesieniu do zakupu i sprzedaży produktów rolnych w ramach interwencji publicznej (Dz. Urz. UE., seria L z 2009, nr 349, str. 1, z późn. zm.); - Rozporządzenia Komisji (WE) nr 687/2008 z dnia 18 lipca 2008 r. ustanawiającego procedury przejęcia zbóż przez agencje płatnicze lub agencje interwencyjne oraz metody analizy do oznaczania jakości zbóż (Dz. Urz. UE L 192 z , str. 20); - Ustawa o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 r. (Dz.U nr 0 poz. 21 z późn. zm.) określająca zasady postępowania z odpadami w sposób zapewniający ochronę życia i zdrowia ludzi oraz ochronę środowiska zgodnie z zasadą zrównoważonego rozwoju, a w szczególności zasady zapobiegania powstawaniu odpadów lub ograniczania ilości odpadów i ich negatywnego oddziaływania na środowisko, a także odzysku lub unieszkodliwiania odpadów; - Ustawa z dnia 20 lutego 2015 r. o odnawialnych źródłach energii (Dz. U. z 2015 r., poz. 478); - Norma* PN-EN Terminologia, definicje i określenia; - Norma* PN-93/D Surowiec drzewny; Podział, terminologia i symbole; - Norma* PN-92/D Drewno średniowymiarowe; - Norma* PN-92/D Drewno małowymiarowe; - wytyczne Prezesa URE publikowane na stronie internetowej ( * W przypadku powołań datowanych ma zastosowanie wyłącznie wydanie cytowane. W przypadku powołań nie datowanych stosuje się ostatnie wydanie dokumentu powołanego (łącznie ze zmianami). Str. 5 z 15

6 5. Opis i wymagania 5.1. Ogólne wymagania dla jednostki certyfikującej Jednostka certyfikująca prowadząca procesy certyfikacji systemów opartych na zasadach należytej staranności (SNS) zgodnie ze standardem SWP-SNS:2015 musi spełniać następujące wymagania: a) posiadać osobowość prawną i prowadzić działalność na terenie Rzeczpospolitej Polskiej; b) posiadać akredytację na zgodność z normą PN-ISO/IEC 17021, jako jednostka certyfikująca systemy zarządzania (wydaną przez krajowy organ akredytacji. Krajowy organ akredytacji musi być afiliowany przez IAF) lub lub akredytację na zgodność z normą PN-ISO/IEC 17065, jako jednostka certyfikująca wyroby (wydaną przez krajowy organ akredytacji. Krajowy organ akredytacji musi być afiliowany przez IAF); c) prowadzić audyty zgodnie z wymaganiami normy PN-EN 19011; d) posiadać kadrę audytorską z odpowiednimi kompetencjami; e) wykazać niezależność i bezstronność wobec podmiotów certyfikowanych (posiadać Komitet ds. Bezstronności lub inny organ chroniący bezstronność prowadzonych procesów); f) posiadać odpowiednie procedury certyfikacji dostosowane dla standardu certyfikacji SNS zgodne z posiadanym akredytowanym systemem zarządzania; g) posiadać referencje z realizacji procesów certyfikacji/ oceny kontroli łańcucha dostaw w zakresie gospodarki biomasowej lub leśnej - minimum trzy z ostatnich trzech lat potwierdzone przez zamawiającego, że zostały wykonane z należytą starannością; h) przedstawić polisę, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że jednostka jest ubezpieczona od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności; Administrator Systemu przed udzieleniem autoryzacji jednostce certyfikującej, a także po uzyskaniu autoryzacji w ramach okresowych audytów w nadzorze prowadzi weryfikację zgodności z wyżej wymienionymi wymaganiami Autoryzacja jednostki certyfikującej Proces autoryzacji jednostki certyfikującej obejmuje udzielenie zgody ze strony Administratora Systemu na prowadzenie procesów certyfikacji systemów opartych na zasadach należytej staranności na zgodność z wytycznymi w standardzie SWP-SNS:2015 i wytycznymi Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki. Procedura autoryzacji w ramach systemu przebiega zgodnie z poniższymi punktami: a) złożenie wniosku o nadanie uprawnień (załącznik 1); b) ocena formalna wniosku; c) podpisanie umowy o współpracy; d) złożenie przez jednostkę certyfikującą pakietu dokumentacji tj.: Jednostka, ubiegająca się o nadanie jej uprawnień, powinna dostarczyć co najmniej: dane identyfikacyjne; wypełniony formularz wniosku o nadanie uprawnienia; dokument potwierdzający status prawny (np. aktualny wypis z KRS); certyfikat akredytacji; komplet procedur opisujących tryb realizacji procesów certyfikacji systemów opartych na zasadach należytej staranności, zarządzania personelem, oceny personelu; kryteria kwalifikowania audytorów oraz wykaz zakwalifikowanego personelu (audytorów i ekspertów technicznych); referencje z realizacji procesów certyfikacji/ oceny kontroli łańcucha dostaw w zakresie gospodarki biomasowej lub leśnej - minimum trzy z ostatnich 3 lat potwierdzone przez zamawiającego, że zostały wykonane z należytą starannością; Str. 6 z 15

7 wykaz z audytorów i ekspertów technicznych, zaklasyfikowanych do prowadzenia ocen; e) ocena merytoryczna złożonych dokumentów pod względem formalnym i merytorycznym przez Administratora Systemu. W przypadku braków formalnych lub merytorycznych, wnioskodawcy przysługuje 30 dni na uzupełnienie wniosku; f) ocena jednostki w siedzibie jednostki certyfikującej (ocena systemu zarządzania jednostki, wdrożenia procedur, oceny i kwalifikacji audytorów); g) obserwacja przynamniej jednego audytu prowadzonego przez audytora jednostki certyfikującej w siedzibie klienta; h) w oparciu o ustalone kryteria i pozytywny wynik oceny wydanie decyzji o autoryzacji jednostce certyfikującej. W przypadku decyzji negatywnej, wnioskodawcy przysługuje prawo odwołania. Decyzja o autoryzacji jest przyznawana na 3 lata. Jednostka certyfikująca, która otrzymała uprawnienie do prowadzenia procesów certyfikacji systemów opartych na zasadach należytej staranności wg standardu SWP-SNS:2015, poddaje się audytom w nadzorze, które przeprowadza Administrator Systemu z częstotliwością jeden raz w roku. Utrzymanie przez jednostkę certyfikującą autoryzacji jest warunkowane pozytywnym wynikiem audytu w nadzorze Ocena jednostki certyfikującej Nadzór nad jednostkami certyfikującymi polega na: - okresowej obserwacji Administratora Systemu w czasie audytu prowadzonego przez autoryzowaną jednostkę certyfikującą w siedzibie Klienta; - okresowej ocenie systemu zarządzania autoryzowanej jednostki certyfikującej oraz dokumentacji z przeprowadzonych procesów certyfikacji, przeprowadzanej przez Administratora Systemu w siedzibie jednostki certyfikującej. Częstotliwość nadzoru zależna jest od ilości wykonanych audytów i zostaje określona przez Administratora Systemu. W trakcie całego okresu obowiązywania umowy o autoryzacji, obserwacji przez Administratora Systemu podlega co najmniej jeden audyt w siedzibie Klienta prowadzony przez autoryzowaną jednostkę certyfikującą. W przypadku uzasadnionych przesłanek, Administrator Systemu może zwiększyć ilość przeprowadzanych obserwacji Zadania autoryzowanej jednostki certyfikującej Autoryzowana jednostka certyfikująca: - prowadzi oceny zgodności systemów opartych na zasadach należytej staranności w ramach procesów certyfikacji zgodnie z kryteriami opisanymi w standardzie SWP- SNS:2015 oraz wytycznymi Prezesa URE; - po pozytywnej ocenie w procesie certyfikacji, wydaje certyfikat zgodności SNS; - prowadzi bazę wydanych certyfikatów zgodności SNS oraz bazę podmiotów których certyfikat został wycofany bądź stracił swoją ważność; - gromadzi i rozpowszechnia dane, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz handlowych, pomiędzy organami właściwymi, jednostkami certyfikującymi oraz innymi uznanymi przez organ właściwy bazami danych Niezależność jednostek certyfikujących i zachowanie poufności Autoryzowana jednostka certyfikująca ma zapewnić, że w zakresie realizacji zadań jej powierzonych, prowadzi politykę i posiada procedury wyraźnie rozdzielające działalność certyfikacyjną od wszelkiej innej działalności, w którą jest zaangażowana. Jednostka certyfikująca Str. 7 z 15

8 ma zapewnić, że jest wolna od jakichkolwiek nacisków finansowych, handlowych lub innych, co mogłoby wpłynąć na wyniki prowadzonych procesów certyfikacji. Jednostka certyfikująca, wyznaczając audytora lub zespół audytorów, zobowiązuje ich do przestrzegania zasad poufności, ochrony danych osobowych oraz zachowania tajemnicy handlowej danego podmiotu wnioskującego o uzyskanie certyfikatu zgodności SNS. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych przedsiębiorstwa lub innych informacji posiadających wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności (na podstawie Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z 16 kwietnia 1993 r. Dz. U nr 153 poz. 1503). 5.6 Wymagania dla audytora Audytor prowadzący procesy oceny systemów opartych na zasadach należytej staranności to osoba posiadająca kompetencje do prowadzenia audytów oraz udokumentowaną wiedzę techniczną, posiadająca odpowiednie przeszkolenie potwierdzone świadectwem ze szkolenia z zakresu wymagań dla systemu opartego na zasadach należytej staranności (SNS). W uzasadnionych przypadkach, zespół audytorów może zostać uzupełniony o eksperta technicznego Wymagania szczegółowe Należy zapewnić, że audyty są prowadzone zgodnie z wytycznymi niniejszego systemu, a osoby wyznaczone do przeprowadzenia audytów posiadają właściwe kompetencje. Kierownik jednostki certyfikującej powołuje audytorów, którzy spełniają następujące wymagania podstawowe: a) są niezależni: audytorzy nie mogą być zaangażowani w działalność podlegającą ocenie w ramach procesu certyfikacji oraz muszą być wolni od konfliktu interesów i nacisków ze strony audytowanego podmiotu; b) posiadają odpowiednie kwalifikacje konieczne do przeprowadzenia oceny w zakresie przeprowadzania audytu strony trzeciej, jak poniżej: Audytor systemu SNS powinien posiadać przede wszystkim następujące kwalifikacje ogólne i szczególne oraz odpowiednią wiedzę merytoryczną: a) posiadać 3-letnie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej 2 lata pracy związanej z systemami kontroli łańcucha dostaw np. FSC CoC i/lub zarządzania jakością i/lub środowiskiem; b) ukończyć cykl szkoleń (40 godzin) prowadzonych przez jednostkę szkoleniową, która wystawia zaświadczenia ukończenia kursu na audytora systemów zarządzania według ISO 19011, np. auditor wiodący ISO 9001, prowadzone przez jednostkę posiadającą globalną akredytację Międzynarodowego Rejestru Certyfikowanych Audytorów (IRCA); c) przeprowadzać audyty zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO 19011; d) posiadać doświadczenie zawodowe w zakresie przeprowadzania audytów oraz udział w co najmniej 4 audytach zewnętrznych, jako kandydat na audytora o łącznym czasie trwania 15 dni audytowych (wraz z przygotowaniem i opracowaniem raportu), np. systemów kontroli łańcucha dostaw FSC CoC i/lub systemów zarządzania jakością i/lub środowiskiem lub w innym dobrowolnym systemie uznanym przez Komisję Europejską; e) posiadać wiedzę z zakresu wymagań systemu opartego na zasadzie SNS (standardu SWP- SNS:2015) poprzez ukończenie szkolenia z tego zakresu poświadczonego zaświadczeniem ze szkolenia; Str. 8 z 15

9 f) znajomość obowiązujących ustaw, przepisów oraz innych wymagań Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki w zakresie rodzajów i typów biomasy oraz dokumentowania pochodzenia biomasy na cele energetyczne; g) ukończenie szkolenia z zakresu klasyfikacji/ sortymentacji drewna okrągłego potwierdzające umiejętności potrzebne do oceny pochodzenia biomasy, wymagana minimum III klasa brakarska (zaświadczenie wydane przez komórkę organizacyjną Lasów Państwowych); Jeśli jest to konieczne, istnieje możliwość włączenia do zespołu audytu eksperta technicznego z określonego obszaru. Ekspert musi posiadać konkretną wiedzę, w tym między innymi: a) wykształcenie wyższe kierunkowe (leśnictwo, rolnictwo, branża drzewna, ekologia, pokrewne); b) doświadczenie w zakresie leśnictwa, rolnictwa, branży drzewnej, ekologii, gospodarki biomasowej i/lub pokrewne; c) wiedza biologicznej i ekologicznej np. w obszarze klasyfikacji drewna okrągłego, gatunków i rodzajów drewna, rodzajów biomasy; d) znajomość obowiązujących ustaw, przepisów oraz innych wymagań Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki w zakresie rodzajów i typów biomasy oraz dokumentowania pochodzenia biomasy na cele energetyczne; e) ukończenie szkolenia z zakresu klasyfikacji/ sortymentacji drewna okrągłego potwierdzające umiejętności potrzebne do oceny pochodzenia biomasy, wymagana minimum III klasa brakarska (zaświadczenie wydane przez komórkę organizacyjną Lasów Państwowych) Rzetelność, Niezależność, Poufność Audytorzy są zobowiązani do przeprowadzenia czynności audytowych, starannie i dokładnie oraz zgodnie ze stanem faktycznym. Rezultatem działań audytowych są zwięzłe i jednoznaczne ustalenia z audytu, wnioski z audytu przedstawione w sporządzonym raporcie z audytu. Audytorzy, w zakresie realizacji powierzonych im zadań, są niezależni od działalności objętej audytem, a także są wolni od konfliktu interesów. Audytorzy zachowują obiektywizm w trakcie całego procesu audytu. Odpowiednio do wykonywanych zadań oraz zapewnienia zaufania podmiotów poddawanych ocenie, audytorzy wykazują staranność, sumienność oraz obowiązkowość podczas przeprowadzania ocen w ramach procesów certyfikacji. 5.7 Proces prowadzenia audytu Prowadzone procesy certyfikacji mają na celu potwierdzenie zgodności w zakresie realizacji wymagań systemu opisanego w standardzie SWP-SNS:2015, ocena jego funkcjonowania oraz określenie skuteczności jego wdrożenia. Formą oceny dokonywanej przez niezależną stronę trzecią jest audyt w siedzibie podmiotu wnioskującego. Audyt polega na zebraniu przez kompetentny zespół oceniający reprezentatywnej próbki w postaci dowodów z audytu, na której podstawie formułowane są wnioski z audytu, podejmowana jest decyzja o wyniku procesu certyfikacji i o wydaniu certyfikatu lub odmowie wydania certyfikatu. Podczas oceny należy pobrać reprezentatywną próbkę audytową. Wielkość próbki zależy od wielu czynników m.in.: struktury dostawców, złożoności procesu zakupowanego, wolumenu biomasy kupowanej i sprzedawanej, kraju pochodzenia biomasy, czy też źródła pierwotnego pozyskania. W wyniku przeprowadzonego audytu, sporządzany jest raport z audytu, zawierający informacje o celu i kryteriach oceny, jak również zawierający wynik oceny wraz ze wskazaniem obszarów Str. 9 z 15

10 zgodności, jak i obszarów wymagających doskonalenia wraz ze sformułowanymi spostrzeżeniami czy niezgodnościami. Certyfikat zgodności SNS wydawany jest każdorazowo po spełnieniu wszystkich kryteriów oceny. Finalnym elementem procesu jest wydany certyfikat zgodności SNS, który musi zawierać co najmniej następujące informacje: nazwę systemu; nazwę i dane adresowe jednostki certyfikującej; nazwę i dane adresowe podmiotu certyfikowanego; datę uzyskania certyfikatu (dzień/miesiąc/rok); kryterium oceny (symbol standardu, numer wydania); zakres certyfikacji; rodzaj podmiotu; datę ważności certyfikatu (dzień/miesiąc/rok) oraz pieczęć i podpis osoby upoważnionej do wystawienia certyfikatu. Certyfikat ważny jest przez okres jednego roku (okres ważności certyfikatu wynosi 12 miesięcy, od momentu podjęcia decyzji o wydaniu certyfikatu). Podmiot mający chęć przedłużyć ważność certyfikatu o kolejne 12 miesięcy, powinien zgłosić się ponownie z wnioskiem do jednostki certyfikującej przed upływem 12 miesięcy w celu ponownego potwierdzenia przez nią skuteczności systemu SNS. W celu zachowania ciągłości certyfikacji, audyt re-certyfikujący musi odbyć się nie później niż do dwunastu miesięcy od daty ostatniego audytu. Procedura audyty re-certyfikującego jest analogiczna do procedury certyfikacji. Etapy procesu certyfikacji (re-certyfikacji) przedstawiono na poniższym schemacie. Str. 10 z 15

11 Realizacja procesów oceny zgodnie z kryteriami opisanymi w standardzie SWP-SNS:2015 powinna zawierać następujące elementy przedstawione w schemacie poniżej: Inicjowanie audytu Wyznaczenie zespołu auditorów, w tym auditora wiodącego Określenie celów, zakresu i kryteriów audytu Określenie wykonalności audytu Wyznaczenie zespołu audytującego Wyznaczenie początkowego kontaktu z audytowanym Przegląd merytoryczny dokumentacji systemu Przegląd istotnych dokumentów systemu zarządzania łącznie z zapisami oraz określenie ich adekwatności w odniesieniu do kryteriów audytu Przygotowanie do audytu Przygotowanie planu audytu Przydzielenie pracy zespołowi audytującemu Przygotowanie dokumentów roboczych Prowadzenie działań audytowych w siedzibie wnioskodawcy Przeprowadzenie spotkania otwierającego Zbieranie i weryfikowanie informacji (zbieranie dowodów z auditu: rozmowy, obserwacje, przegląd dokumentów) Opracowanie ustaleń z audytu Przygotowanie wniosków z audytu Przeprowadzenie spotkania zamykającego Przygotowanie, zatwierdzania i rozpowszechnianie raportu z audytu, decyzja w wyniku certyfikacji Zakończenie audytu Wydanie certyfikatu zgodnieści SNS Str. 11 z 15

12 5.8 Ustalenie czasu trwania audytu Czas trwania audytu zależny jest od wielkości i rodzaju audytowanego podmiotu. Jednostka certyfikująca ustala przewidywany czas trwania audytu biorąc pod uwagę wytyczne i kryteria przedstawione w poniższej tabeli. Zasady wyliczania dniówek audytowych, które powinny być stosowane przez uznane jednostki certyfikujące: Rodzaj podmiotu Ocena merytoryczna wniosku i złożonej dokumentacji SNS, przygotowanie do auditu Audyt w siedzibie wnioskodawcy Przegląd wykonanej analizy ryzyka Minimalne wymagane dniówki do kalkulacji (MD) Analiza zapisów, sporządzenie raportu Certyfikacja/ Re-certyfikacja Jednostka wytwórcza (użytkownik końcowy) Dostawca (operator logistyczny) 0,5 3,5 MD 0,5 1 0,5 2 MD 0,5 0,5 Producent biomasy 0,25 1 MD 0,25 0,5 Powyższa tabela zawiera ogólne wytyczne zalecane przy planowaniu czasu audytu. Biorąc pod uwagę potrzebę sprawdzenia całego zakresu oraz konieczność przeznaczenia czasu na kwestie proceduralne i logistyczne, minimalny czas trwania audytu certyfikującego lub audytu re-certyfikacyjnego (odnowieniowego) nie powinien wynosić mniej niż 1 dzień kalendarzowy (1 osobodzień) dla producenta biomasy. Przykłady niektórych czynników mogących wymagać dodatkowego czasu audytu: - trudny dostęp w przypadku ograniczonej infrastruktury; - skomplikowane kwestie logistyczne, obejmujące więcej niż jeden budynek lub lokalizacja, które muszą zostać poddane ocenie lub też bardzo duża lokalizacja; - konieczność obecności tłumacza ze względu na inny język audytu; - wysoce skomplikowane procesy lub duża ilość unikalnych czynności. Przykłady niektórych czynników uzasadniających redukcję czasu audytu: - jednorodność geograficzna lub związana z zarządzaniem; - nieskomplikowane procesy wewnątrz organizacji; - wcześniejsza znajomość systemu (audyt re-certyfikacyjny); -bardzo mała lokalizacja i/lub niewielkie ilości składowanej/ przetwarzanej biomasy. Powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich sytuacji podczas określania czasu trwania audytu należy wziąć pod uwagę wszystkie atrybuty systemu, procesów i wyrobów danej organizacji. Jest mało prawdopodobne, aby suma wszystkich zmian w przypadku danej organizacji, biorąc pod uwagę wszystkie czynniki zredukowała czas auditu o ponad 30% w porównaniu z czasem nominalnym Str. 12 z 15

13 5.9 Rodzaje niezgodności Zbieranie dowodów odbywa się poprzez przegląd dokumentów, prowadzenie rozmów oraz obserwację i ocenę działań w obszarze objętym auditem. Zespół auditorów wybiera reprezentatywną próbkę z zaplanowanego zakresu auditu oraz prowadzi zapisy dowodów z audytu Podczas spotkania zespołu auditującego dokonuje się przeglądu zebranych dowodów oraz uzgodnienia ustaleń dotyczących spełnienia i niespełnienia wymagań. Stosowane są następujące kryteria przypadków niespełnienia wymagań: 1) spostrzeżenie jest to niespełnienie wymagań, które nie powoduje zagrożenia dla funkcjonowania systemu opartego na zasadach należytej staranności (SNS) lub nie stwarza ryzyka wprowadzenia biomasy nie spełniającej wymagań, a przyczyny wystąpienia mogą być systematycznie usuwane, nie później niż do następnego audytu; 2) niezgodność jest to niespełnienie wymagań, które wpływa na funkcjonowanie i efektywność systemu opartego na zasadach należytej staranności (SNS) i istnieje realne ryzyko wprowadzenia do obrotu biomasy nie spełniającej wymagań określonych we właściwych specyfikacjach i przepisach prawnych. Propozycja działań korygujących musi być przesłana do jednostki certyfikującej, nie później niż w ciągu dwóch tygodni, a do tego czasu podmiot nie może wprowadzać do obrotu biomasy na cele energetyczne. Podczas spotkania zamykającego auditor wiodący przedstawia ustalenia i wnioski z auditu. Przekazuje informację odnośnie stopnia spełnienia wymagań certyfikacyjnych i zgodności z kryteriami auditu. Omawia stwierdzone przypadki niespełnienia wymagań i upewnia się, czy zostały one zrozumiane. Przyjęcie sformułowanych niezgodności powinno zostać potwierdzone podpisem przedstawiciela auditowanej organizacji. Auditor wiodący informuje o dwutygodniowym terminie przekazania do jednostki certyfikującej propozycji działań korygujących, oraz informacji o terminach wdrożenia tych działań. Uzgadniane są również terminy usunięcia pozostałych przypadków niespełnienia wymagań Proces certyfikacji W celu rozpoczęcia procedury certyfikacji, podmiot wnioskujący dokonuje wyboru jednostki spośród uznanych jednostek przez Administratora systemu i składa do niej stosowny wniosek. Po formalnej i merytorycznej ocenie wniosku podmiot podpisuje umowę z jednostką certyfikującą, przy czym zobowiązany jest do zakupienia od Administratora Systemu standardu SWP-SNS:2015, który stanowi kryterium podczas certyfikacji. Dalsze postępowanie przebiega według wewnętrznych procedur jednostki. Po pozytywnym wyniku audytu i uzyskaniu certyfikatu zgodności SNS, jednostka certyfikującą przekazuje taką informację do Administratora Systemu i podmiot jest rejestrowany w bazie certyfikowanych podmiotów Jednostka certyfikująca powinna określić sposób postępowania dla przeprowadzenia procesu certyfikacji, uwzględniając następujące elementy: a) Przyjęcie wniosku; b) Ocena formalna wniosku; c) Przekazanie wnioskującemu listy wymagań tj. procedura certyfikacji; d) Podpisanie umowy (po pozytywnej ocenie wniosku); e) Wyznaczenie zespołu audytorów, w tym audytora wiodącego; Str. 13 z 15

14 f) Ustalenie terminu i miejsca audytu, sporządzenie planu auditu, który przed audytem przekazywany jest podmiotowi; g) Przeprowadzenie audytu w siedzibie wnioskodawcy; h) Przygotowanie raportu z audytu; W celu zapewnienia rzetelnych informacji, po każdym procesie certyfikacji należy sporządzić raport z audytu. Raport powinien zawierać, co najmniej: - wyniki ocen; - wnioski, co do zgodności ze kryteriami audytu; - identyfikację wszystkich niezgodności; - określenie zakresu dodatkowej oceny. i) Ocena raportu z audytu, podjęcie decyzji w procesie certyfikacji i wydanie certyfikatu. Jednostka certyfikująca dokonuje oceny raportu z audytu. Raport z audytu powinien przedstawiać wyczerpujące, dokładne, zwięzłe i jednoznaczne wyniki z prowadzonego audytu. W przypadku pozytywnego wyniku procesu oceny zgodności, jednostka certyfikująca wydaje certyfikat zgodności SNS ważny przez okres jednego roku Okres przechowywania danych Autoryzowane jednostki certyfikujące są zobowiązane do przechowywania wyników audytu (raporty z audytów, zapisy z procesów certyfikacji) oraz kopii wszystkich certyfikatów przez okres co najmniej 5 lat Zmiany Autoryzowana jednostka certyfikująca ma obowiązek informowania Administratora Systemu o jakichkolwiek zmianach, mających istotne znaczenie dla procesu autoryzacji. 6 Wygaśnięcie, zwieszenie, cofnięcie decyzji o autoryzacji 6.1 Wygaśnięcie decyzji o autoryzacji Z dniem upłynięcia terminu obowiązywania ważności autoryzacji zawarty w decyzji o autoryzacji, upływa jego ważność. Tym samym jednostka certyfikująca nie może prowadzić procesów certyfikacji na zgodność ze standardem SWP-SNS: Zawieszenie decyzji o autoryzacji Zawieszenie decyzji o autoryzacji może nastąpić, w przypadku, gdy: a) zostały naruszone warunki umowy; b) jednostka certyfikująca, w ciągu roku od nadania autoryzacji, nie przeprowadziła żadnego procesu audytu; c) jednostka certyfikująca nie dysponuje odpowiednio wykwalifikowaną kadrą audytorską; d) jednostka certyfikująca nie spełnia wymagań systemu certyfikacji, co zostało stwierdzone w wyniku audytu w jednostce certyfikującej, przeprowadzonego przez Administratora Systemu Zawieszenie autoryzacji następuje na czas określony. W okresie zawieszenia, jednostka certyfikująca nie może prowadzić procesów certyfikacji. Przywrócenie autoryzacji może nastąpić Str. 14 z 15

15 po spełnieniu w ustalonym terminie, warunków podanych w postanowieniu o zawieszeniu, co podlega sprawdzeniu przez Administratora systemu. 6.2 Cofnięcie decyzji o autoryzacji Cofnięcie decyzji o autoryzacji może nastąpić w przypadku: e) rażącego nadużycia uprawnień przez jednostkę certyfikującą, wynikających z posiadania praw do przyznawania certyfikatów zgodności SNS; f) niespełnienie przez jednostkę certyfikującą w ustalonym terminie warunków postawionych w decyzji o zawieszeniu. Cofnięcie decyzji o autoryzacji jest definitywne i zostaje podane do publicznej wiadomości na stronie 7. Wykaz załączników: Załącznik 1 - Wniosek o nadanie uprawnień, odnowienie uprawnień jednostce certyfikującej lub uaktualnienie zakresu nadanych uprawnień Załącznik 2 Check-lista do audytu jednostki certyfikującej Załącznik 3 Cennik Str. 15 z 15