ZARZĄDZENIE NR 189/SKG/2016 BURMISTRZA SKARSZEW z dnia 9 sierpnia 2016 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 189/SKG/2016 BURMISTRZA SKARSZEW z dnia 9 sierpnia 2016 roku zmieniające załącznik do zarządzenia Nr 472/SKG/2010 Burmistrza Skarszew z dnia 19 marca 2010 r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Skarszewach i jednostkach organizacyjnych Gminy Skarszewy oraz zasad jej koordynacji Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 446) zarządza się, co następuje: 1 Zmienia się załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 472/SKG/2010 Burmistrza Skarszew z dnia 19 marca 2010 r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Skarszewach i jednostkach organizacyjnych Gminy Skarszewy oraz zasad jej koordynacji, który otrzymuje brzmienie, jak w Załączniku Nr 1 do niniejszego zarządzenia. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. 3 Burmistrz Jacek Pauli

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 189/SKG/2016 Burmistrza Skarszew z dnia 9 sierpnia 2016 r. ORGANIZACJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIEJSKIM W SKARSZEWACH I JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH GMINY SKARSZEWY ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI ROZDZIAŁ I CELE I ZADANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ 1 Ustalenia niniejszych zasad dotyczą: 1) sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Skarszewach, jak również w pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Skarszewy; 2) ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej. 2 Użyte w niniejszych zasadach pojęcia mają następujące znaczenie: 1) kontrola jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach), oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki; 2) kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy; 3) informacja zarządcza to taka informacja (słowna lub pisemna), która ma wpływ na proces podejmowania decyzji; może tę decyzję powodować, wymuszać lub modyfikować; nie skupia się na sprawach sensu stricto finansowych, obejmuje swym zakresem całokształt pracy urzędu; 2

3 4) audyt wewnętrzny prowadzony w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych gminy jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Burmistrza i kierowników jednostek organizacyjnych w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze; 5) zalecenie pokontrolne jest to polecenie podjęcia działania zmierzającego do usunięcia nieprawidłowości, niezgodności z normami prawnymi, regulaminami lub instrukcjami; 6) wniosek pokontrolny jest to propozycja wprowadzenia zmiany w kontrolowanej jednostce, mająca na celu usprawnienie lub poprawę organizacji pracy; 7) pojęcie procedury oznacza takie zaprogramowanie przez kierownictwo pracy urzędu w instrukcjach i regulaminach wewnętrznych, aby postępowanie urzędników samorządowych było zgodne nie tylko z obowiązującymi ustawowymi regulacjami prawnymi, lecz również ze standardami kontroli; 8) procedury obowiązujące w urzędzie nazywa się procedurami kontroli. Należy je rozumieć w dwojakim znaczeniu: a) jest to zaprogramowany przez kierownictwo jednostki (w obowiązującej instrukcji wewnętrznej lub regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla urzędników sposób postępowania, a dla osób kontrolujących procedurę kontroli (np. regulamin udzielania zamówień publicznych, instrukcja kasowa, instrukcja w sprawie zasad zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, instrukcja obejmująca procedury nadzoru w zakresie gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych), b) wielopoziomowa kontrola dowodu księgowego od celowości dokonania zakupu i sposobu jego dokonania sprawdzenie pod względem merytorycznym (zastosowany tryb ustawy Prawo zamówień publicznych), poprzez przyjęcie mienia na stan urzędu, sprawdzenie dowodu pod względem formalno-rachunkowym, dokonanie kontroli przez głównego księgowego lub skarbnika gminy do zatwierdzenia wypłaty przez Burmistrza lub osoby przez niego upoważnione, 9) procedury finansowe są to procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych i z ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń wykonawczych; 10) procedury okołofinansowe są to procedury wskazane w innych niż finansowe aktach prawnych regulujących pracę samorządu. 11) Burmistrz Skarszew należy przez to rozumieć Burmistrza Skarszew. 3

4 3 Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. 4 Kontrola zarządcza powinna być: 1) adekwatna to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej, 2) skuteczna to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych, 3) efektywna to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych celów. 5 Podstawowe funkcje kontroli zarządczej to: 1) sprawdzanie czy wydatki publiczne są dokonywane: a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 2) porównanie stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami, 3) ocenianie prawidłowości pracy, 4) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych. 4

5 ROZDZIAŁ II ORGANIZACJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ 6 System kontroli zarządczej sprawowanej przez Burmistrza w Urzędzie Miejskim i gminnych jednostkach organizacyjnych stanowią: 1) audyt wewnętrzny, w szczególności w zakresie zarządzania ryzykiem oraz w trakcie czynności doradczych, 2) kontrola finansowa sprawowana przez głównego księgowego Urzędu Miejskiego lub Skarbnika Gminy oraz głównych księgowych jednostek organizacyjnych gminy, 3) kontrola funkcjonalna sprawowana przez osoby znajdujące się na stanowiskach kierowniczych oraz urzędników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań (np. nadzór budowlany, nadzór inwestorski), 4) kontrola zarządcza sprawowana przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, 5) kontrola sprawowana przez pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. kontroli, 6) samokontrola Koordynację kontroli zarządczej prowadzonej w Urzędzie Miejskim w Skarszewach prowadzi Sekretarz Gminy zwany w dalszej treści niniejszego regulaminu koordynatorem. 2. Sekretarz Gminy jako koordynator kontroli zarządczej organizuje system kontroli zarządczej i sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu i prawidłowością wykorzystywania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych Za stan kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych gminy odpowiadają poszczególni kierownicy jednostek. 2. Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Skarszewy zobowiązuje się do opracowania w formie pisemnej i stałego uaktualniania: 1) procedur finansowych, 2) procedur okołofinansowych, 3) procedur w zakresie wykonywania i koordynacji kontroli zarządczej w swojej jednostce. 5

6 9 1. Czynności sprawdzające w ramach kontroli zarządczej wykonuje pracownik ds. kontroli zatrudniony przez Burmistrza w Urzędzie Miejskim w Skarszewach. 2. Czynności w ramach kontroli zarządczej wykonywać mogą także: 1) Zastępca Burmistrza, 2) Sekretarz Gminy, 3) Skarbnik Gminy, 4) kierownicy komórek organizacyjnych zgodnie z właściwością, 5) pracownicy urzędu na polecenie osób wymienionych w pkt 1, 2 i 3, po pisemnym upoważnieniu przez Burmistrza lub wyznaczonego przez niego pracownika, 6) podmioty zewnętrzne (również osoby fizyczne) na zasadzie zawarcia umowy cywilno prawnej, upoważnione do tego przez Burmistrza Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej. 2. Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem i obejmuje: 1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 4) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, Burmistrz może powołać rzeczoznawcę lub biegłego rewidenta. 2. Rzeczoznawca lub biegły rewident, powołany do udziału w czynnościach kontrolnych, otrzymuje wynagrodzenie wynikające z podpisanej umowy cywilno-prawnej. 6

7 12 Jeżeli w toku kontroli okaże się, że potrzebne jest zbadanie zagadnień należących do właściwości rzeczowej organu kontroli specjalistycznej, kontrolujący może zwrócić się do Burmistrza o sporządzenie wniosku do tego organu czy instytucji o udział w czynnościach kontrolnych lub jej przeprowadzenie Audyt wewnętrzny prowadzony w Urzędzie Miejskim i gminnych jednostkach organizacyjnych jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Burmistrza i kierowników jednostek organizacyjnych w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, z zastrzeżeniem ust Ocena, o której mowa w ust. 1, dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej Audytor prowadzący audyt wewnętrzny dokonuje okresowej oceny stanu kontroli zarządczej, z zastrzeżeniem ust Ocena dokonywana jest na koniec każdego roku obrachunkowego i przedkładana do wiadomości koordynatorowi kontroli zarządczej oraz do akceptacji Burmistrzowi Skarszew, z zastrzeżeniem ust Ocena przeprowadzana jest w trakcie wykonywania zadań audytowych. ROZDZIAŁ III PRZEPROWADZANIE KONTROLI Przeprowadzanie kontroli poprzedzone jest dokonaniem identyfikacji i analizy ryzyka. 2. Identyfikacja i analiza ryzyka przeprowadzana jest minimum raz w roku przed przystąpieniem do sporządzania planu kontroli na kolejny rok. 3. Identyfikacja i analiza ryzyka sporządzona w odniesieniu do celów i zadań jednostki samorządu terytorialnego, uwzględnia cele i zadania realizowane przez wszystkie podległe 7

8 i nadzorowane jednostki. 4. Identyfikację i analizę ryzyka sporządza w formie pisemnej pracownik zatrudniony w ramach samodzielnego stanowiska ds. kontroli. 5. Analiza ryzyka jest podstawą do opracowania planu kontroli na kolejny rok kalendarzowy W urzędzie opracowywane są półroczne plany kontroli zawierające planowane czynności kontrolne. 2. Półroczne plany kontroli opracowywane są w terminie do 30 czerwca i 31 grudnia każdego roku. 3. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Burmistrza w formie zarządzenia. 3. Plan kontroli obejmuje podstawowy zakres kontroli. 4. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony przez Burmistrza Podstawę do przeprowadzenia kontroli finansowej stanowi pisemne upoważnienie wydane przez Burmistrza Skarszew, jako zarządzającego kontrolę. 2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli finansowej powinno zawierać: 1) podstawę prawną dokonania kontroli, 2) imię i nazwisko osoby kontrolującej lub skład osobowy zespołu kontrolnego ze wskazaniem jego przewodniczącego, 3) nazwę i adres kontrolowanej jednostki, 4) temat kontroli, 5) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli Rozpoczęcie kontroli powinno być poprzedzone odpowiednim jej przygotowaniem, polegającym na zapoznaniu się przez kontrolującego: a) z problematyką finansowo gospodarczą jednostki przewidzianej do kontroli, 8

9 b) z przepisami ogólnymi i wewnętrznymi, związanymi z przedmiotem kontroli, c) z materiałami z poprzedniej kontroli (protokoły, wystąpienia pokontrolne, informacje jednostki z ich wykonania). 2. Kontrolujący przygotowuje harmonogram kontroli oraz organizację i metodykę pracy. 3. Harmonogram kontroli powinien zawierać: a) zestawienie tematów kontroli z uwzględnieniem jej zakresu i metod, b) okresy badanych zaszłości finansowo gospodarczych, c) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli oraz nazwiska kontrolujących, d) przepisy normujące przedmiot kontroli. 4. Harmonogram kontroli akceptuje Sekretarz Gminy, a zatwierdza go Burmistrz Skarszew. 19 Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontrolujący przedstawia kierownikowi jednostki dokumenty uprawniające do przeprowadzenia kontroli oraz zwraca się o spowodowanie dostarczenia niezbędnych dokumentów i informacji przez podległe komórki organizacyjne. 20 Kontroler w trakcie przeprowadzania kontroli ma prawo do: 1) swobodnego wstępu i poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskiwania przepustki; 2) wglądu do dokumentów dotyczących działalności jednostki kontrolowanej, pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów związanych z zakresem kontroli, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej; 3) sporządzania, a w razie potrzeby żądania sporządzenia niezbędnych do kontroli kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień lub obliczeń; 4) przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji celu kontroli; 5) żądania złożenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących zakresu kontroli; 6) swobodnego stosowania środków dowodowych Kontroler ma obowiązek niezwłocznego poinformowania kierownika jednostki kontrolowanej (kierującego komórka organizacyjną w Urzędzie) o stwierdzeniu 9

10 bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego, lub możliwości powstania niepowetowanej szkody w mieniu, w celu zapobieżenia tym zagrożeniom. 2. Kierownik jednostki kontrolowanej (kierujący komórką organizacyjną w Urzędzie) jest obowiązany do niezwłocznego podjęcia działań zapobiegających zagrożeniom oraz poinformowania o tym kontrolera. 3. Kontroler w przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że kierownik jednostki kontrolowanej (kierujący komórką organizacyjną w Urzędzie)nie podjął działań zapobiegających zagrożeniom lub podjęte działania są niewystarczające, informuje o tym Burmistrza. 22 Kontroler dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów. 1. Kontroler jest odpowiedzialny za prawidłowe ustalenie i udokumentowanie stanu faktycznego, wskazanie ujawnionych uchybień oraz nieprawidłowości, a także zakresu oraz skutków stwierdzonych nieprawidłowości. 2. Dowodami są w szczególności dokumenty, rzeczy, oględziny, opinie specjalistów oraz wyjaśnienia i oświadczenia. 3. Kopie dokumentów stanowiących dowody nieprawidłowości i uchybień muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem Każdy może złożyć kontrolerowi ustne lub pisemne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli. 2. Kontroler nie może odmówić przyjęcia oświadczenia, chyba że nie ma ono związku z przedmiotem kontroli. 24 Kierownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek zapewnienia kontrolerowi warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności przez zapewnienie niezwłocznego przedstawiania żądanych dokumentów, terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach objętych kontrolą, a także udostępnianie niezbędnych 10

11 urządzeń technicznych i zapewnienie dostępu do Internetu oraz, w miarę możliwości, oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem. 25 Pracownik jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej w Urzędzie) ma obowiązek: 1) niezwłocznego przedstawiania, na żądanie kontrolera, dokumentów, materiałów i informacji niezbędnych do przeprowadzenia kontroli; 2) sporządzenia niezbędnych do przeprowadzenia kontroli kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzonych na podstawie dokumentów; zgodność kopii, odpisów i wyciągów oraz zgodność zestawień i obliczeń z oryginalnymi dokumentami potwierdza kierownik komórki organizacyjnej (kierujący komórką organizacyjną w Urzędzie), w której dokumenty się znajdują; 3) udzielenia kontrolerowi, w wyznaczonym przez niego terminie, ustnych lub pisemnych wyjaśnień. 26 Odmowa udzielenia wyjaśnień może nastąpić w przypadku, gdy dotyczą one faktów lub okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną lub majątkową osobę wezwaną do złożenia wyjaśnień. 27 Niewywiązywanie się przez pracownika jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej w Urzędzie) z obowiązków, które wynikają z 25, może stanowić przesłankę odpowiedzialności dyscyplinarnej lub porządkowej. 28 Oględziny przeprowadza się w obecności pracownika jednostki kontrolowanej. 29 Z przebiegu oględzin oraz z przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń sporządza się protokół. 2. Protokół obejmuje: 1) oznaczenie czynności, czasu i miejsca jej przeprowadzenia; 2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera oraz osoby uczestniczącej w czynnościach; 3) opis przebiegu czynności lub treść wyjaśnień lub oświadczeń; 11

12 4) podpisy kontrolera i osoby uczestniczącej w czynnościach. 3. Z czynności kontrolnych niewymienionych w ust. 1, które mają istotne znaczenie dla ustaleń kontroli, sporządza się notatkę służbową podpisaną przez kontrolera. 30 Kontroler może wystąpić do innych organów i jednostek administracji publicznej o udostępnienie dokumentów, udzielenie informacji lub wyjaśnień niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. 31 Po zakończeniu czynności kontrolnych kontroler, za zgodą Burmistrza, może zwrócić się do kierownika jednostki kontrolowanej o złożenie w wyznaczonym terminie dodatkowych pisemnych wyjaśnień dotyczących zakresu kontroli, niezbędnych do sporządzenia wniosków i zaleceń pokontrolnych Burmistrz ma prawo sprostowania w protokole kontroli, w każdym czasie, z urzędu lub na wniosek kierownika jednostki kontrolowanej, błędów pisarskich lub innych oczywistych omyłek. 2. Protokół kontroli, w którym dokonano sprostowania, przekazuje się kierownikowi jednostki kontrolowanej wraz z informacją o dokonanych zmianach. 3. Sprostowanie nie ma wpływu na bieg terminu zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu kontroli. 33 Burmistrz może odstąpić w każdym czasie od dalszego przeprowadzania czynności kontrolnych, informując na piśmie kierownika jednostki kontrolowanej o odstąpieniu od kontroli. W takim przypadku nie sporządza się protokołu kontroli Dla kontroli prowadzi się akta kontroli, numerując kolejno strony. 2. Akta kontroli obejmują w szczególności: 1) wykaz ich zawartości, z podaniem nazw dokumentów i numerów stron; 2) upoważnienie do przeprowadzenia kontroli; 3) dowody zgromadzone w toku kontroli; 5) protokoły z przeprowadzenia dowodów; 12

13 6) protokół kontroli oraz zalecenia pokontrolne, zgłoszone zastrzeżenia i dokumenty związane z ich rozpatrzeniem Kierownik jednostki kontrolowanej na każdym etapie prowadzonej kontroli ma prawo wglądu do akt kontroli, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej. 2. Kontroler udostępnia akta kontroli po anonimizacji w dokumentach danych osobowych pracownika lub innej osoby, jeżeli zastrzegły one nieujawnianie danych umożliwiających ich identyfikację, a zachodzi uzasadniona obawa, że udzielone informacje w sprawach objętych kontrolą mogą narazić tego pracownika lub osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu udzielenia tych informacji. 36 Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu, obejmują: 1) porównanie stanu faktycznego (efektu) z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania, 2) ustalenie nieprawidłowości, 3) ustalenie przyczyn nieprawidłowości (obiektywnych niezależnych od działania jednostki kontrolowanej, subiektywnych zależnych od jej działania), 4) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów, 5) omówienie wyników kontroli z kierownikiem kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu pokontrolnego. 2. Protokół z kontroli winien być sporządzony w ciągu 14 dni od dnia zakończenia kontroli. 3. Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej: 1) pełne brzmienie nazwy jednostki kontrolowanej, 2) okres prowadzenia kontroli, 3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz analogiczne dane pracowników udzielających wyjaśnień, 13

14 4) określenie przedmiotu kontroli, 5) termin poprzedniej kontroli (przeprowadzonej przez kontrolującego) i stopień realizacji zaleceń pokontrolnych, 6) ustalenia z przebiegu kontroli, 7) wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokołu w ciągu 7 dni od daty jego podpisania, 8) wyszczególnienie załączników, 9) określenie ilości egzemplarzy i podanie komu je dostarczono, 10) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy osoby kontrolującej, kierownika jednostki kontrolowanej, a jeśli kontrola dotyczy kwestii finansowych również przez głównego księgowego. 4. Protokół kontroli stanowi podstawę wszelkich czynności pokontrolnych oraz służy jako dowód w ewentualnym postępowaniu dyscyplinarnym i sądowym. W związku z tym: a) ustalenia muszą być poparte dokumentami potwierdzającymi ujawnione nieprawidłowości wraz z powołaniem się na obowiązujące przepisy, które zostały naruszone, b) protokół nie może zawierać subiektywnych ocen inspektora oraz spraw wymagających wyjaśnienia, których zbadanie jest możliwe w jednostce kontrolowanej, c) sformułowania protokołu, a zwłaszcza ujawnione uchybienia i nieprawidłowości winny być ujęte w sposób zwięzły, konkretny i jednoznaczny. 5. Przy analizie poszczególnych ustaleń należy jednoznacznie wskazać sposób badania dokumentów dotyczących określonego zagadnienia, tj. w sposób całkowity czy wyrywkowy, a jeśli wyrywkowy to do jakich dokumentów zostało ograniczone badanie. 6. Protokół z przeprowadzonej kontroli sporządza się przynajmniej w 2 egzemplarzach z przeznaczeniem 1 egzemplarza dla kontrolującego i 1 egzemplarza dla kontrolowanego. 7. Protokół podpisuje kierownik i główny księgowy jednostki kontrolowanej (jeśli kontrola dotyczyła spraw finansowych) oraz kontrolujący. 8. Po zakończeniu kontroli kontrolujący dokonuje wpisu w książce kontroli badanej jednostki Protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona, podpisuje kontrolujący czyniąc w protokole wzmiankę o odmowie podpisania oraz dołączając złożone przez kontrolowanego pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy. 14

15 2. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do przeprowadzenia postępowania pokontrolnego. 3. W przypadku podpisania protokołu z zastrzeżeniami, kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona, składa organowi zarządzającemu kontrolę na piśmie szczegółowe ich wyjaśnienie w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu. 4. W przypadku podpisania protokołu bez zastrzeżeń, kierownikowi jednostki kontrolowanej również przysługuje prawo do złożenia dodatkowych wyjaśnień w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu. 39 W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa lub naruszenia dyscypliny finansów publicznych, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia na piśmie Burmistrza Skarszew, który podejmuje decyzję dotyczącą ewentualnego zawiadomienia organu powołanego do ścigania przestępstw albo organu właściwego w sprawach naruszenia dyscypliny finansów publicznych. 40 Na wniosek kierownika jednostki kontrolowanej lub kontrolującego organizuje się naradę pokontrolną w celu omówienia ustaleń i określenia środków zmierzających do usprawnienia badanej działalności. ROZDZIAŁ IV POSTĘPOWANIE POKONTROLNE Na podstawie protokołu kontroli oraz wniosków z narady pokontrolnej kontrolujący opracowuje zalecenia pokontrolne. 2. Zalecenia pokontrolne powinny zawierać: a. zwięzłe i konkretne wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania ich powstawaniu w przyszłości, b. wnioski o wszczęcie postępowania o odszkodowanie w stosunku do osób odpowiedzialnych za wyrządzoną szkodę. 15

16 42 1. W razie stwierdzenia w toku kontroli finansowej istotnych nieprawidłowości i uchybień Burmistrz Skarszew w ciągu 30 dni od daty podpisania protokołu kontroli wydaje pisemne zalecenia pokontrolne. 2. Zalecenia pokontrolne otrzymuje do wykonania kierownik jednostki kontrolowanej. 43 Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie wskazanym przez Burmistrza zawiadamia zarządzającego kontrolę o sposobie usunięcia nieprawidłowości oraz o podjęciu działań zmierzających do zapobieżenia w przyszłości występowania tych i innych nieprawidłowości, jak również o przyczynach nie wykonania wniosków pokontrolnych i podjęciu czynności zmierzających do pociągnięcia do odpowiedzialności osób winnych zaistniałemu stanowi rzeczy Zarządzający kontrolę ma prawo do zbadania realizacji zaleceń pokontrolnych przez kontrolowaną jednostkę. 2. Sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych dokonuje osoba upoważniona do przeprowadzenia kontroli zasadniczej, bądź inna wskazana przez zarządzającego kontrolę. 3. Z kontroli wykonania zaleceń pokontrolnych sporządza się notatkę służbową dla zarządzającego kontrolę, który podejmuje stosowną decyzję. ROZDZIAŁ V SPRAWOZDAWCZOŚĆ 45 Samodzielne stanowisko ds. kontroli sporządza półroczne sprawozdanie z działalności kontroli wg następującego układu: a) zrealizowane kontrole ilościowo w rozbiciu na kontrole kompleksowe, problemowe, sprawdzające i doraźne, b) krótka ocena wykonania planu kontroli oraz przyczyny ewentualnych odchyleń od planu, c) ilość i wartość stwierdzonych szkód w mieniu jednostek, 16

17 d) ilość stwierdzonych naruszeń dyscypliny finansów publicznych, przypadków nadużyć oraz ilość skierowanych zawiadomień do Komisji Orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych bądź prokuratury, e) ilość osób przeprowadzających kontrole, f) typowe przypadki ujawnionych w czasie kontroli znaczących i powtarzających się nieprawidłowości, marnotrawstwa i niegospodarności, g) przyczyny i okoliczności powstawania nadużyć i nieprawidłowości oraz wnioski w sprawie ich zwalczania, h) wnioski dotyczące zwiększenia skuteczności działania osób kontrolujących. 46 Sprawozdanie przedkładane jest do wiadomości koordynatorowi kontroli zarządczej oraz do akceptacji Burmistrzowi Skarszew w następujących terminach: a) za pierwsze półrocze do 31 sierpnia każdego roku, b) za drugie półrocze do 15 lutego następnego roku. 17