Załącznik nr 2. Skontrum a spis z natury. Uwagi

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 Skontrum a spis z natury Spis z natury 1 Spis z natury na drukach ścisłego zarachowania, każdego woluminu: autor, tytuł, cena /ta z ksiąg inw. spisywana/, żmudny. Tworzenie kopii ksiąg inw., ale bez sensu o czym niżej. Czas trwania spisu wielokrotnie dłuższy niż skontrum. 2 Spis z natury nie obejmuje wiedzy na temat tzw. zbiorów odzyskanych, zjawiska normalnego w każdej bibliotece. Spisywane są wszystkie woluminy widoczne dla komisji, w tym ubytkowane dawniej. stwierdzenia po spisie, czy były takie woluminy? Ile ich było? Jakie? Ważna informacja w kwestii uzgadniania stanu finansowoksięgowego. Jeżeli nie zgadza się stan po spisie, nie sposób określić, gdzie tkwiły błędy. Skontrum /program komputerowy lub karty skontrum/ Wprowadzanie samego numeru do bazy danych komputerowej lub stawianie znaczków na drukach skontrum, papierowych arkuszach. Czas skontrum znacznie krótszy, ponieważ nie wymaga tylu operacji jak spis z natury, nie angażuje tylu osób. System komputerowy od razu określa: pozycja ubytkowana należy ją odłożyć w jedno miejsce. Po skontrum komisja podejmuje decyzję, czy jakąś część z tych zbiorów ponownie przyjąć do bazy danych /protokolarnie/. spisania ubytkowanej pozycji. pomyłki w tym zakresie. Taki sposób prawdziwie i faktycznie uporządkowuje zbiór oraz jest faktyczną kontrolą finansowoksięgową. Uwagi Po co tworzyć kolejne księgi z druków? Jaki sens ma spisywanie z natury tylu danych przy księgach lub bazie danych komputerowej? Angażowanie komisji w tak żmudny sposób? Spisanie woluminów odzyskanych, o których nie ma wiedzy nikt spisujący z natury, zakłamuje sam spis nie ma sensu. Inwentaryzacja z natury nie pozwala na zdefiniowanie tych zbiorów ani na uporządkowanie zbiorów. Komisja spisuje to, co widzi. Nie ma danych o faktycznym statusie spisywanego woluminu. Zatem: czemu służy taki spis? Jeżeli natomiast dyrekcje nakazują prowadzenie równolegle skontrum, ale na podstawie druków ścisłego zarachowania, które

2 3 Spis nie uwzględnia zbiorów u czytelnika komisja spisuje to, co widzi w okresie spisywania z natury. Zbiorów u czytelnika nie ma w lokalu, jak zatem je ująć? Z kart? To nadal będzie spis z natury? Czy mieszanie spisu ze skontrum przy czym nie jest to ani jedno, ani drugie? /Bo wybiórczo traktowane zagadnienia: tu komisja spisze z natury, a tam z kart?/ 4 Komisja spisuje dane z widocznych woluminów, niestety, popełniając błędy, np. przestawianie cyfr /przy szukaniu ceny danej pozycji widać błąd/. Nie jest możliwe odszukanie właściwej nazwy/ danych. 5 Przy błędach komisji w spisywaniu z natury nie sposób skorygować dane: Nie wiadomo co zostało np. spisane dwa razy, co wcale. Co zostało spisane niewłaściwie, np. zbiór specjalny jako księgozbiór Skontrum jasno i czytelnie pozwala na wprowadzenie takich informacji. Koniecznych do posiadania obrazu całości stanu zbiorów. Odznaczanie w bazie danych każdego woluminu wiąże się z tym, że widać konkretnie: numer, autora, tytuł danej pozycji spisywanej. Trudno o pomyłkę: jedna osoba czyta numer, podaje np. tytuł, druga w bazie danych widzi, czy jest to zgodne z bazą. wpisania błędnego numeru/ numer wyświetla program. Nie da się kilka razy wpisać do bazy/ skontrum tego samego numeru. Druk skontrum tu ma gorsze warunki: możliwe są pomyłki. Program komputerowy nie pozwoli na tego typu błędy. Skontrum również da informację, że coś już było spisane, ale tu nie ma danych typu: autor, tytuł nie ma kontroli prawidłowości/ żmudnie zapełnia komisja by mieć obraz prawdziwy co jest, czego nie ma to JAKI SENS ma spis z natury w bibliotece? Jeżeli komisja spisywałaby z kart zbiory u czytelnika, w pracowniach itp. to jak miałoby się to do nazwy: spis z natury? Nie prościej od razu zastosować system komputerowy? Czy komisja ma prawo spisywać coś, co jest u czytelnika, skoro ma spisywać tylko to, co faktycznie zastała? Są liczne tego typu błędy, co wykazuje druk skontrum, prowadzony jednocześnie. Jednak nie sposób określić, czy nanoszony numer z druków ścisłego zarachowania jest właściwie spisany na druku z kolei są tylko numery, po tysiąc na stronie, nie ma danych dotyczących numerów: autor, tytuł. Lepszy jest system komputerowy.

3 główny. 6 Przy tysiącach spisanych woluminów w sposób chaotyczny, przypadkowy, nie sposób odszukać jakiekolwiek błędy popełnione przez komisję. 7 Denominacja a spis Spis z natury tysięcy woluminów, z rozmaitych okresów zakupów, przed i po denominacji, oznacza kompletny chaos w dokumentacji. Na każdej stronie druku ścisłego zarachowania są woluniny z okresu przed i po Bardzo męczące jest ślęczenie nad oznaczeniami przy numerach: pd np. /przed denominacją/. Niezwykle męczące i trudne jest zliczanie cen takich woluminów, każda strona oddzielnie: przed, po 8 Spis z natury wykonuje minimum kilkuosobowa grupa ludzi w bardzo długim czasie, zależnym od wielkości zbiorów. 9 Braki względne i bezwzględne /niezmiernie ważna kwestia/ Spis z natury nie pokazuje braków względnych ani nie pokazuje braków zgodności. Komputerowa baza danych nie pozwala na błędy. Nie da się wprowadzić ubytkowanego numeru. Nie da się wprowadzić ponownie spisanego numeru. Nie da się pomylić numeru widać autora i tytuł właściwy w bazie danych. Program komputerowy sam podlicza zbiory sprzed i po Druki skontrum pozwalają na ilościową kontrolę, nie finansową. Skontrum w systemie komputerowym: jednocześnie wystarczają 2 osoby jedna czyta numer, tytuł, druga klika numer w bazie danych. Skontrum na kartach wymaga kilku osób, ale wyłącznie do stawiania znaczków przy czytanym numerze. Nikt fizycznie nie wpisuje tylu danych do kart, co ma miejsce w spisie z natury. Skontrum: Wydruk braków względnych, wydruk braków bezwzględnych z autorem, tytułem, ceną, podliczony, zdenominowany. Jaki sens jest w celowym utrudnianiu pracy bibliotekarzowi, w spisie z natury i żmudnym wyszukiwaniu oraz podliczaniu woluminów przed denominacją/ po denominacji? Skoro system komputerowy dokonuje tych czynności automatycznie? Zatem: Czemu służy spis z natury? Skontrum służy uzyskaniu jasnego

4 bezwzględnych. Spis jest wyłącznie spisem tysięcy woluminów Nie ma jak sprawdzić, CZEGO BRAK, przy tysiącach pozycji spisywanych zupełnie chaotycznie na drukach /rozmaite numery przecież nie są kolejno ustawiane, by móc je spisywać/ nie da się absolutnie zdiagnozować, jakie są braki. Można tylko otrzymać ogólną ilość zbiorów. 10 Spis z natury nie wykazuje zbiorów pominiętych w spisie /pomyłki w spisie/. Nie daje żadnych szans na zdefiniowanie, co zostało pominięte. Nie daje szans na odszukanie takich pozycji. Spis z natury nie nadaje się do bibliotek, nie daje obrazu faktycznego zbiorów: Nie uwzględnia zbiorów wykreślonych z bazy/ ubytkowanych tzw. odzyskanych /nie ma śladu ich istnienia/. Nie wykazuje braków względnych i nie pokazuje bezwzględnych: autor, tytuł, cena. Nie pozwala na odszukanie pominiętych w spisie woluminów. Nie zawiera zbiorów u czytelnika. Zafałszowuje stan faktyczny. Nie pozwala na prawidłowe sprawdzenie tego, co zostało błędnie naniesione, co Skontrum kartkowe: Trzeba odszukać numer w bazie danych, wypisać autora, tytuł, cenę. Ale i tu jest to informacja szczegółowa. Skontrum komputerowo: Uzyskujemy od razu wydruk, czego należy poszukać w zbiorach biblioteki, co zostało pominięte. Na kartach skontrum: Odszukujemy numery bez oznaczeń w bazie danych. Podsumowanie Skontrum jest właściwym sposobem kontrolowania stanu finansowo-księgowego zbiorów bibliotecznych. System komputerowy: Oszczędza czas, szanuje pracującego człowieka /komisję i bibliotekarza/. Pozwala na całkowitą kontrolę w każdej chwili każdego spisywanego woluminu /autor, tytuł, cena porównanie z bazą danych co widzi osoba wklepująca dane do systemu skontrum/. Nie pozwala na powtórne wprowadzenie tego samego numeru. Pokazuje stan ubytków. Nie pozwala na wprowadzenie ubytku. obrazu: jest XY woluminów, o wartości Z, braki są wyszczególnione: autor, tytuł, cena. W każdym spisie są tzw. woluminy pominięte w spisie. W skontrum mamy wydruk, co nie zostało wprowadzone do bazy skontrum czy naniesione na druk papierowy. Mamy możliwość odszukania braków. Cofamy się w rozwoju zupełnie niezrozumiale? W jakim celu? Jaki tego sens? Czy spis jest sztuką dla znudzonych urzędników?

5 wielokrotnie, a co wcale. Nie daje możliwości cywilizowanego kontrolowania zbiorów z uzyskaniem szybkiej informacji wydruku danych: braki, stan finansowy, stan księgowy wszystko podliczone automatycznie. Daje obraz ubytku woluminów odzyskanych, które trzeba poddać procedurze ponownej analizy przydatności: wpisać ponownie do bazy protokołem komisji skontrum lub oddać na makulaturę. Daje obraz pominiętych woluminów. Pozwala na ich odszukanie w lokalu biblioteki. Daje obraz braków względnych, podobnie jak bezwzględnych, spisanych w bazie w poprzednim spisie. Pokazuje stan finansowoksięgowy bez problemu. Automatycznie podlicza stan wydruk braków to sekundy. Skontrum na drukach: Trzeba sprawdzić w bazie danych/ księgach inw. każdy numer pozostający bez określenia, do jakiej grupy zbiorów należy /legenda: woluminy na półkach, u czytelnika, w pracowniach, ubytkowane, itp./. Oprac. Danuta Majkusiak