Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania o charakterze finansowym w Urzędzie Miasta Opola

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr OR.I Prezydenta Miasta Opola z dnia r. Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania o charakterze finansowym w Urzędzie Miasta Opola Rozdział 1 Postanowienie ogólne 1 1. Instrukcja określa stosowane druki ścisłego zarachowania o charakterze finansowym, oraz zrównane z nimi, i sposób postępowania z tymi drukami. 2. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania obejmuje: oznaczenie druków, ich ewidencję, kontrolę stanu i zabezpieczenie. 3. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) drukach ścisłego zarachowania - należy przez to rozumieć formularze powszechnego użytku, podlegające wzmożonej kontroli, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania; 2) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Opola. 4. W Urzędzie stosowane i ewidencjonowane są niżej wymienione rodzaje druków ścisłego zarachowania: 1) kwitariusze przychodowe K-103; 2) arkusze spisów z natury. 5. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: 1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania i zaewidencjonowaniu niezwłocznie po ich otrzymaniu; 2) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii lub numerów nadanych przez drukarnię; 3) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i bieżącego stanu tych druków w książce druków ścisłego zarachowania. 6. Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać w pomieszczeniach zamkniętych. Druki winny być odpowiednio zabezpieczone przed ich utratą (brak fizycznej kontroli nad drukiem, który nastąpił w wyniku przestępstwa, zagubienia lub innego zdarzenia losowego), zniszczeniem lub dostępem osób do tego nieupoważnionych.

2 7. Odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania ponoszą pracownicy następujących komórek organizacyjnych: 1) w ramach Wydziału Finansowo-Księgowego: a) Referat Księgowości Podatkowej - za kwitariusze przychodowe K-103 wykorzystywane do inkasa opłaty skarbowej oraz inkasa podatków lokalnych; b) Referat Księgowości Dochodów Budżetowych - za kwitariusze przychodowe K-103 wykorzystywane do inkasa opłat z tytułu usunięcia pojazdów z dróg wraz z ich przechowywaniem; 2) w ramach Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych: a) Referat Egzekucji Administracyjnej za kwitariusze przychodowe K-103 wykorzystywane do egzekucji administracyjnej podatków i opłat publicznoprawnych; b) Referat Inwentaryzacji za arkusze spisów z natury. 8. Powierzenie wykonywania zadania, o którym mowa w ust. 7, powinno wynikać z opisu stanowiska pracy. 9. Przechowywanie dokumentacji dotyczącej gospodarki drukami ścisłego zarachowania odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizacji. Rozdział 2 Książka druków ścisłego zarachowania 2 1. Każdy rodzaj druków ścisłego zarachowania należy ewidencjonować oddzielnie w specjalnie do tego założonej książce druków ścisłego zarachowania. 2. Książka druków ścisłego zarachowania winna być zaopatrzona w pieczęć firmową, ponumerowana, zakończona na ostatniej stronie stwierdzeniem ilości stron, datą i podpisem właściwego kierownika komórki organizacyjnej, o której mowa w 1 ust W książce druków ścisłego zarachowania powinny być niezwłocznie ewidencjonowane przychody i rozchody z podaniem ilości, serii i numerów tych druków, numeru kolejnego przychodu lub rozchodu oraz daty dokonania zapisu. 4. Zapisy w książce winny być dokonywane w sposób trwały i czytelny. 5. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie błędnych zapisów. Błędny zapis należy przekreślić, tak aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Pracownik dokonujący poprawki powinien obok umieścić swój czytelny podpis i datę dokonania tej czynności.

3 Rozdział 3 Zasady wydawania, rozliczania i kontroli druków ścisłego zarachowania 3 1. Właściwe komórki organizacyjne, o których mowa w 1 ust. 7 zamawiają według potrzeb nowe druki ścisłego zarachowania zgodnie z zasadami dokonywania zamówień obowiązującymi w Urzędzie. 2. Pracownik prowadzący ewidencję w momencie przyjmowania i wydawania druków ścisłego zarachowania powinien dokonać sprawdzenia ich ilości. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nieujętych w ewidencji oraz nieposiadających wymaganych oznaczeń. 4 Kwitariusze przychodowe K Kwitariusze przychodowe K-103 wydawane są za pokwitowaniem: 1) poborcom; 2) inkasentom podatków rolnego, leśnego, od nieruchomości, a także ustalonych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego; 3) inkasentom opłaty skarbowej lub osobom przez nich upoważnionym do odbioru druków na podstawie upoważnienia; 4) inkasentom opłaty z tytułu usunięcia pojazdów z dróg wraz z ich przechowywaniem na podstawie odrębnej procedury. 2. Każdy wydany poborcy i inkasentowi kwitariusz przychodowy K-103 wpisywany jest w osobnym wierszu z podaniem daty odbioru. 3. Poborca i inkasent zwracając zużyty kwitariusz potwierdza to swoim czytelnym podpisem wraz z oznaczeniem daty zwrotu. Wykorzystane kwitariusze przychodowe K-103 przyjmowane do zwrotu muszą zawierać komplet kopii oraz podsumowanie w poszczególnych kolumnach na wszystkich stronach kwitariusz dokonane przez osobę użytkująca kwitariusz. 4. Odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji i wydawanie kwitariuszy przychodowych K-103 pracownik komórki organizacyjnej, o której mowa w 1 ust. 7 pkt 1 i pkt 2 lit. a sprawdza kompletność kopii w zwracanym kwitariuszu, oraz czy wszystkie strony kwitariusza są podliczone i potwierdza zgodność swoim podpisem na odwrocie ostatniej strony kwitariusza. 5. Zwróconych niezużytych kwitariuszy nie wykorzystuje się ponownie. Niezużyte druki kwitariusza zostają anulowane przez pracownika prowadzącego ewidencją druków

4 ścisłego zarachowania poprzez ich przekreślenie w celu trwałego pozbawienia ich cech umożliwiających ponowne wykorzystanie. 6. Wadliwy lub błędnie wypełniony druk kwitariusza przychodowego K-103 powinien być anulowany poprzez wpisanie adnotacji anulowano wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowany druk należy pozostawić w kwitariuszu. 7. Na okładce kwitariusza przychodowego K-103 umieszcza się pieczęć Urzędu, pieczęć i podpis kierownika komórki organizacyjnej, o której mowa w 1 ust. 7 pkt 1 i pkt 2 lit. a oraz nazwę podmiotu lub nazwisko i imię osoby otrzymującej kwitariusz. 5 Arkusze spisów z natury 1. Arkusze spisów z natury podlegają odpowiedniemu oznaczeniu poprzez: a) odciśnięcie pieczęci Referatu Inwentaryzacji; b) nadanie numerów arkuszom spisowym; c) zaparafowanie przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. 2. Arkusze po oznaczeniu są wpisywane do książki druków ścisłego zarachowania przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. 3. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej, w celu przeprowadzenia spisów z natury na określony dzień, wydaje za pokwitowaniem druki poszczególnym zespołom spisowym, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w książce druków ścisłego zarachowania po stronie rozchodu. 4. Po zakończeniu inwentaryzacji, niewykorzystane arkusze spisów z natury, zespoły spisowe zwracają do Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, który dokonuje zapisu po stronie przychodu w książce druków ścisłego zarachowania. Rozdział 4 Kontrola i inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania 6 1. Druki ścisłego zarachowania podlegają bieżącej kontroli przez pracowników prowadzących ewidencję druków. 2. Druki ścisłego zarachowania winny być objęte inwentaryzacją na koniec roku obrotowego. 3. Inwentaryzację przeprowadza zespół spisowy powołany na podstawie wniosku Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej zatwierdzonego przez Prezydenta Miasta Opola.

5 4. Zdezaktualizowane lub całkowicie wadliwe druki ścisłego zarachowania podlegają doraźnej likwidacji przez doraźną komisję likwidacyjną Urzędu powoływaną przez Prezydenta Miasta Opola. Powołanie, pracę komisji oraz protokół likwidacji dokumentuje załącznik do niniejszej instrukcji. 7 W przypadku zmiany na stanowisku pracownika, w którego posiadaniu znajdują się niewydane druki ścisłego zarachowania należy je przekazać protokolarnie innemu wyznaczonemu pracownikowi bądź przełożonemu W przypadku utraty druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację doraźną tych druków, sporządzając odpowiedni protokół określający: 1) cechy zaginionych druków (numer, seria, rodzaj i nazwę pieczęci); 2) datę i miejsce zaginięcia druków; 3) nazwę i adres komórki organizacyjnej prowadzącej ewidencję druków. Protokół ten stanowi podstawę do zapisu rozchodu w książce druków ścisłego zarachowania. Inwentaryzacja doraźna realizowana jest odrębnym zarządzeniem określającym jej termin i zakres. Inwentaryzację przeprowadza zespół spisowy powołany na podstawie wniosku Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej zatwierdzonego przez Prezydenta Miasta Opola. 2. W uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, należy zawiadomić organy powołane do ścigania przestępstw.

6 Załącznik do Instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania o charakterze finansowym LIKWIDACJA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA Część I. Komisja likwidacyjna. W związku z likwidacją niżej wymienionych druków ścisłego zarachowania: Lp. Nazwa druku Seria i nr Ilość Powód likwidacji 1 2. które stały się zdezaktualizowane/wadliwe, zarządzam ich likwidację i zwołuję w tym celu doraźną komisję likwidacyjną w składzie: Przewodniczący Komisja przeprowadza fizyczną likwidację druków ścisłego zarachowania sporządzając z tej czynności protokół stanowiący Część II niniejszego dokumentu. Opole, dnia. Podpis Prezydenta Miasta

7 Część II. Protokół likwidacji druków ścisłego zarachowania. Komisja likwidacyjna stwierdza, z uwzględnieniem niżej wymienionych uwag, że w dniu dokonała fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania wymienionych w Części I. niniejszego dokumentu. Uwagi komisji: Opole, dnia Przewodniczący Zatwierdzam protokół. Podpis Prezydenta Miasta