Szanowny Pan Przemysław Budzyński

Transkrypt

1 Szanowny Pan Przemysław Budzyński Dyrektor Zespołu Szkół w Puszczykowie ul. Kasprowicza Puszczykowo Wasze pismo z dnia: Znak: Nasz znak: KO Data: r. Sprawa: wystąpienie pokontrolne w związku z przeprowadzoną kontrolą na temat prowadzenia ewidencji składników majątku trwałego w tym ujęcia i likwidacji składników majątku trwałego oraz prowadzenia okresowych inwentaryzacji. W okresie od dnia r. do dnia r. Wydział Audytu i Kontroli Starostwa Powiatowego w Poznaniu na podstawie upoważnienia udzielonego przez Starostę Poznańskiego sygn. OP z dnia 4 listopada 2015 r. przeprowadził w Zespole Szkół w Puszczykowie kontrolę w zakresie: a) prowadzenia ewidencji składników majątku trwałego, w tym ujęcia i likwidacji składników majątku trwałego, b) prowadzenia okresowych inwentaryzacji, c) sprawdzenia stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po poprzednich kontrolach. Kontrolą objęty został IV kwartał 2013 roku i rok Ustalenia kontroli zawarte zostały w protokole kontroli z dnia r., podpisanym w dniu r. przez dyrektora jednostki i głównego księgowego. W piśmie z dnia r. sygn. ZS , dyrektor Zespołu Szkół w Puszczykowie złożył wyjaśnienia do protokołu z kontroli. W trakcie kontroli ustalono, co następuje: Sprawdzenie stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych, ustalenie procedur wewnętrznych w zakresie prowadzenia ewidencji składników majątku trwałego, w tym ujęcie i likwidację składników majątku trwałego oraz przeprowadzenia inwentaryzacji 1. W 2014 roku w jednostce przeprowadzona została przez Wydział Audytu i Kontroli Starostwa Powiatowego w Poznaniu kontrola problemowa w okresie od r. do r. oraz w dniu r. Zakres kontroli dotyczył ustalenia i przestrzegania procedur kontroli finansowej dotyczących zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków bieżących - ustalenie pkt II.18 protokołu. 1

2 2. W wyniku sprawdzenia stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 lipca 2014 r. o sygn. KO ustalono, iż zalecenia zostały wdrożone i są realizowane, za wyjątkiem: stosowania na dowodach źródłowych szczegółowych opisów merytorycznych ustalenie pkt II.20 protokołu. Dyrektor Zespołu Szkół w Puszczykowie w piśmie z dnia r. sygn. ZS poinformował, że sposób opisu dowodów źródłowych został bardziej uszczegółowiony i jest realizowany na bieżąco. 3. Dyrektor jednostki ustalił w formie instrukcji, pisemne procedury kontroli finansowej obejmujące m.in. regulacje w zakresie prowadzenia ewidencji składników majątku trwałego, w tym przeprowadzenia inwentaryzacji i gospodarowania majątkiem ustalenie pkt III.21 protokołu. 4. W obowiązujących Zasadach rachunkowości oraz w Instrukcji gospodarowania majątkiem, zawarto unormowania wewnętrzne w zakresie wyceny, ewidencjonowania i umarzania rzeczowego majątku trwałego zgodnie z obowiązującymi przepisami - ustalenie pkt III.22 III.23 protokołu. Ewidencja i umorzenie środków trwałych 5. W wyniku weryfikacji zakupionych, w kontrolowanym okresie, środków trwałych, ustalono, iż zostały one prawidłowo zaewidencjonowane w księgach rachunkowych jednostki. Przyjęcie środków trwałych dokumentowane było w Szkole, dokumentami OT przyjęcie środka trwałego, na których osoby odpowiedzialne potwierdzały ich przyjęcie na stan. Ewidencja środków trwałych prowadzona była w księdze inwentarzowej ilościowo-wartościowej, prowadzonej w programie inwentarzowym Inwentarz Optivum, gdzie każdy środek podlegał Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) ustalenia pkt III.24 III.27 protokołu. 6. Dla wszystkich środków trwałych przyjęto liniową metodę amortyzacji. Tabele amortyzacyjne generowane były z programu komputerowego Inwentarz Optivum. Plan amortyzacji sporządzany był odrębnie dla każdego środka trwałego, na kartach środka trwałego. Umorzenie amortyzacji zostało zaewidencjonowane w księgach rachunkowych jednostki w sposób prawidłowy ustalenia pkt III.28 III.30 protokołu. Ewidencja i umorzenie pozostałych środków trwałych 7. Z ustaleń kontroli wynika, iż w księgach rachunkowych jednostki ewidencję pozostałych środków trwałych prowadzono zgodnie z planem kont. Na dowodach księgowych, stanowiących podstawę zaewidencjonowania nabytych pozostałych środków trwałych w księgach rachunkowych jednostki, nanoszono znamiona zaewidencjonowania ich w księgach inwentarzowych. Imienne potwierdzenie przyjęcia na stan pozostałych środków trwałych nie było w jednostce stosowane. Pracownicy otrzymujący do indywidualnego użytku np. sprzęt komputerowy, maszyny do sprzątania podpisywali oświadczenia o odpowiedzialności za powierzone składniki majątkowe. Pozostałe wyposażenie było przyporządkowywane do konkretnych pomieszczeń, co potwierdzały zamieszczone w pomieszczeniach tzw. wywieszki, a odpowiedzialność za ich użytkowanie 2

3 ponosił dyrektor Szkoły. Księgi inwentarzowe, ilościowo wartościowe prowadzone były za pomocą systemu komputerowego Inwentarz Optivum ustalenia pkt III.31 III.35 protokołu. Ewidencja i umorzenie zbiorów bibliotecznych 8. W wyniku kontroli stwierdzono, iż zakupione książki ewidencjonowano na koncie 014 zbiory biblioteczne, a ich umorzenia dokonywano jednorazowo poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, na koncie umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych. Do konta 014 prowadzona była ręcznie, przez bibliotekarza - nauczyciela, ewidencja szczegółowa w formie ksiąg inwentarzowych (bibliotecznych). Od maja 2015 roku w jednostce, trwają prace nad wprowadzeniem zbiorów bibliotecznych do ewidencji bibliotecznej prowadzonej w systemie komputerowym MOL ustalenia pkt III.36 III.39 protokołu. Ewidencja i umorzenie wartości niematerialnych i prawnych 9. Ewidencję i umorzenie wartości niematerialnych i prawnych prowadzono zgodnie z przyjętymi Zasadami Rachunkowości oraz planem kont. Na dowodach księgowych (fakturach zakupu), będących podstawą ich zaewidencjonowania w księgach rachunkowych, nanoszono informację o wpisaniu wartości niematerialnych i prawnych do ksiąg inwentarzowych ustalenia pkt III.40 III.41 protokołu. Kontrola zgodności sald kont ewidencji księgowej z księgami inwentarzowymi 10. Na podstawie otrzymanego wydruku z ewidencji księgowej Zestawienie obrotów i sald; za okres; od do , z systemu finansowo księgowego FoKa, bez daty sporządzenia, podpisanego przez księgową i zatwierdzonego przez główną księgową oraz wydruków z programu Inwentarz Optivum, ustalono zgodność ewidencji księgowej z ewidencją analityczną. Zgodność sald potwierdzała główna księgowa oraz osoby prowadzące księgi inwentarzowe składając podpisy wraz z pieczęcią, na sporządzonych wydrukach - Zestawienie obrotów i sald; za okres od do ustalenia pkt III42. III.43 protokołu. Ewidencja zlikwidowanych pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 11. Zlikwidowane środki trwałe oraz pozostałe składniki majątku zaewidencjonowano w księgach rachunkowych jednostki w sposób prawidłowy. Podstawę do wyksięgowania niezdatnych do użytkowania pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych z ewidencji księgowej, stanowiły oryginały Protokołów likwidacji podpisane przez członków Komisji likwidacyjnej, zatwierdzone przez dyrektora jednostki. Protokoły likwidacji dołączane były do poleceń księgowania ustalenia pkt III.44 III.46 protokołu. 3

4 Kontrola prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji Gospodarka drukami ścisłego zarachowania 12. W wyniku kontroli ustalono, iż używane w jednostce druki ścisłego zarachowania podlegały oznakowaniu ponumerowaniu, ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzono prawidłowo w odrębnych księgach, tj.: a) Księga druków ścisłego zarachowania - Gimnazjum dla ewidencji giloszy promocyjnych, giloszy promocyjnych z wyróżnieniem; b) Księga druków ścisłego zarachowania - LO dla ewidencji świadectw promocyjnych liceum, giloszy promocyjnych z wyróżnieniem, giloszy promocyjnych; c) Księga druków ścisłego zarachowania dla ewidencji arkuszy spisu z natury uniwersalnych, arkuszy kontroli skontrum; d) Księga druków ścisłego zarachowania dla ewidencji czeków gotówkowych; e) Księga druków ścisłego zarachowania dla ewidencji legitymacji szkolnych i giloszy legitymacyjnych; f) Księga druków ścisłego zarachowania dla ewidencji kwitariuszy przychodowych ewidencyjnych, Dowodów Wypłaty, Magazyn Przyjmie, Magazyn Wyda. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania przeprowadzono wraz z inwentaryzacją kasy w dniu r., co potwierdzał protokół z dnia r. z inwentaryzacji stanu kasy w Zespole Szkół w Puszczykowie - ustalenia pkt IV.47 - IV.49 protokołu. Inwentaryzacja aktywów i pasywów Likwidacje 13. W jednostce komisję likwidacyjną powoływano na podstawie planu pracy Zespołu Szkół w Puszczykowie, co było zgodne z zapisami Instrukcji Gospodarowania Majątkiem w Zespole Szkół w Puszczykowie. Na podstawie ustnych informacji od użytkowników o uszkodzonych, przestarzałych bądź nieużywanych składnikach majątku, przekazywanych sekretarzowi szkoły bądź specjaliście ds. administracyjno ekonomicznych, komisja dokonywała przeglądu środków trwałych celem oceny ich przydatności do dalszego użytkowania, a następnie sporządzała Protokoły Likwidacji Środka trwałego Niskiej Wartości. Protokoły podpisywane były przez członków komisji likwidacyjnej, a decyzja komisji zatwierdzana była przez dyrektora jednostki. W protokołach zawarto orzeczenia komisji likwidacyjnej odnośnie przydatności sprzętu. W przypadku likwidacji sprzętu komputerowego lub innego technicznego, do protokołów załączano opinię specjalisty/wyspecjalizowanej firmy ustalenia pkt IV.50 IV.53 protokołu. 14. Fizyczną likwidację przeprowadzono po zatwierdzeniu protokołu likwidacji. Dokumentowano ją Protokołem Fizycznej Likwidacji Skasowanych Składników Majątku podpisywanym przez komisją likwidacyjną, do którego załączano kserokopie Protokołu Likwidacji Środka Trwałego Niskiej Wartości, kserokopie opinii 4

5 specjalisty bądź wyspecjalizowanej firmy oraz dokument rozchodu, wygenerowany z programu Inwentarz Optivum. Na Protokołach Fizycznej Likwidacji Skasowanych Składników Majątku, Komisja potwierdzała dokonanie fizycznej likwidacji skasowanych składników majątku, powołując się na protokół likwidacji wraz ze wskazaniem sposobu fizycznego zniszczenia. W przypadku wystawienia sprzętu przed szkołę w dniu wywozu odpadów wielkogabarytowych oraz zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego wyznaczony pracownik (rzemieślnik) składał stosowne oświadczenie potwierdzające wystawienie sprzętu przed szkołę w dniu zbiórki sprzętów wielkogabarytowych oraz zużytego sprzętu elektronicznego i elektrycznego ustalenia pkt IV.54 - IV.56 protokołu. 15. Do dokumentacji dot. likwidacji sprzętu nie załączano kart przekazania odpadu. Karty przekazania odpadu wymagane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Środowiska z dnia 8 grudnia 2010 r. w sprawie wzorów dokumentów stosowanych na potrzeby ewidencji odpadów (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1673) w związku z art. 69 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2013 r. poz. 21 ze zm.) ustalenia pkt VI.57 VI.58. W piśmie z dnia r., sygn. ZS dyrektor Szkoły, poinformował, iż brak kart przekazania odpadu wynika z faktu likwidowania składników majątku w ramach prowadzonych przez Urząd Miasta Puszczykowa akcji zbiórki sprzętu wielkogabarytowego lub urządzeń technicznych przeprowadzanych dwa razy w roku. Ponadto dyrektor zapewnił, iż Szkoła likwidując indywidualnie odpady, będzie wybierała wyłącznie takie firmy, które zapewniają wystawienie stosownej karty. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury 16. W dniu r. dyrektor Zespołu Szkół w Puszczykowie wydał, na wniosek głównej księgowej Zarządzenie nr IV/2014/2015 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji mienia Zespołu Szkół w Puszczykowie ustalenia pkt IV.59 IV.60 protokołu. 17. Zarządzeniem nr IV/2014/2015 powołano przewodniczącego i członków Komisji Inwentaryzacyjnej. Określono dzień, na który należało przeprowadzić ( r.) i rozliczyć ( r.) inwentaryzację. Ustalono terminy czynności dotyczących inwentaryzacji metodą spisu z natury ustalenia pkt IV.61 IV.62 protokołu. 18. Składniki podlegające inwentaryzacji wraz z metodami i terminami (m. in. środki trwałe; środki trwałe niskiej wartości; środki pieniężne i druki ścisłego zarachowania) oraz podział na zespoły spisowe ujęto w załącznikach do zarządzenia nr IV/2014/2015 ustalenia pkt IV.63 IV.65 protokołu. 19. Szkolenie członków Komisji Inwentaryzacyjnej przeprowadziły w dniu r. księgowa i główna księgowa Szkoły. W dniu r. członkowie Komisji Inwentaryzacyjnej przeszkolili członków zespołów spisowych. Oba szkolenia potwierdzono w formie pisemnej ustalenia pkt IV.66 IV.67 protokołu. 5

6 20. Do dokumentacji inwentaryzacyjnej dołączono oświadczenie księgowej Szkoły o uzgodnieniu stanu księgowego z ewidencyjnym inwentaryzowanych składników majątkowych na dzień r. ustalenie pkt IV.68 protokołu. 21. Arkusze spisu z natury wypełniono ręcznie. Sporządzano wycenę każdego arkusza spisowego oraz narastająco w obrębie danego pomieszczenia. Każdy arkusz spisu z natury zawierał podpisy członków Komisji Inwentaryzacyjnej, osoby materialnie odpowiedzialnej, pracownika, który wycenił wartość majątku i pracownika dokonującego sprawdzenia. Dokonywano podsumowania, na jakiej pozycji spis w obrębie danego pomieszczenia zakończono ustalenia pkt IV.69 IV.70 protokołu. 22. Członkowie Komisji Inwentaryzacyjnej sporządzili w dniu r. sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury. Poinformowano w nim o terminie przeprowadzenia spisu przez zespoły spisowe. Przywołano skład Komisji Inwentaryzacyjnej i objęte inwentaryzacją składniki majątkowe (środki trwałe i pozostałe środki trwałe). Wskazano osobę materialnie odpowiedzialną. Wymieniono specyfikację wydanych arkuszy spisowych oraz na odpowiednich drukach dokonano ich rozliczenia ustalenia pkt IV.71 IV.72 protokołu. 23. Do dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji w 2014 roku załączonoooświadczenie poinwentaryzacyjne dyrektora Szkoły ustalenie pkt IV.73 protokołu. 24. Porównania stanu inwentaryzowanych składników majątkowych (środki trwałe i pozostałe środki trwałe) stwierdzonego w drodze spisu z natury w dniu r. ze stanem ewidencyjnym na ten dzień dokonano na wydruku z programu komputerowego Inwentarz Optivum. Wydruk zawierał informację o braku stwierdzonych niedoborów i nadwyżek oraz wykaz przeniesień składników należących do pozostałych środków trwałych. Ponadto wartości spisanych z natury składników majątkowych w dniu r. oraz na koniec 2014 roku (po dopisaniu zakupów, likwidacji i przekazań) były zgodne z wydrukami Zestawienia obrotów i sald z systemu finansowo-księgowego FoKa odpowiednio dla konta 011 Środki trwałe, konta 011/0 Grunty, konta 013/01 Liceum, konta 013/02 Internat za okres: od r. do r. i za okres od r. do r. oraz stanami ewidencyjnymi na dzień r. z programu komputerowego Inwentarz Optivum ustalenia pkt IV.74 IV.76 protokołu. 25. Na zakończenie inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, sporządzono w dniu r. Protokół z posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia wyników inwentaryzacyjnych i dochodzenia w sprawie różnic inwentaryzacyjnych. Komisja Inwentaryzacyjna ustaliła, iż nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych, wyniknęły natomiast przeniesienia sprzętu, które Komisja wyjaśniła w toku właściwego postępowania, proponując zwrócenie przedmiotów do przypisanych lokalizacji bądź dokonanie zmian pomiędzy pomieszczeniami w księgach inwentarzowych. Specyfikację przedmiotów zamieszczono w załączniku do protokołu. Główna księgowa nie wniosła uwag do prac Komisji i pozytywnie 6

7 opiniowała wnioski dotyczące przeniesień sprzętowych. W dniu r. dyrektor zatwierdził ustalenia zawarte w protokole ustalenia pkt IV.77 IV.82 protokołu. 26. Kontrolujący stwierdzili poprawność naniesienia na arkusze spisu z natury numerów inwentarzowych i wartości dla dwóch losowo wybranych pomieszczeń Szkoły. W trzecim pomieszczeniu (biblioteki) stwierdzono, opisane wyżej przeniesienia sprzętowe, w przypadku dwóch składników wyposażenia (krzesła uczniowskie). Przeniesienia zakwalifikowano do jednorazowych i decyzją dyrektora postanowiono przenieść do pomieszczeń, do których zostały pierwotnie przypisane ustalenia pkt IV.83 IV.84 protokołu. Inwentaryzacja kasy w 2013 r. 27. W dniu r. zgodnie z Zarządzeniem nr XXVIII/2012/2013 Dyrektora Zespołu Szkół w Puszczykowie z dnia r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania w Zespole Szkół w Puszczykowie przeprowadzono, w obecności osób materialnie odpowiedzialnych oraz osoby odpowiedzialnej za kontrolę kasy, inwentaryzację stanu kasy w Internacie i Szkole, co potwierdzały protokoły: Kasa Internat, Kasa Liceum i Druki ścisłego zarachowania ustalenia pkt.iv.85 IV.86 protokołu. 28. Z przeprowadzonej inwentaryzacji Kasy Internat Zespół Spisowy sporządził protokół, na podstawie którego stwierdzono, że rzeczywisty stan gotówki był zgodny z ostatnim raportem kasowym i wynosił 0,00 zł. W trakcie inwentaryzacji kasy nie stwierdzono innych walorów przechowywanych w kasie. Ponadto ustalono stan druków ścisłego zarachowania - kwitariuszy przychodowych, które były przechowywane w kasie na dzień inwentaryzacji, tj. 31 grudnia 2013 r. Druki ścisłego zarachowania przechowywane były właściwie. Protokół zawierał podpisy zespołu spisowego, osoby materialnie odpowiedzialnej, głównej księgowej i dyrektora jednostki ustalenie pkt.iv.87 protokołu. 29. Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji Kasy Liceum potwierdzone zostało sporządzeniem protokołu przez Zespół Spisowy, w którym stwierdzono, że rzeczywisty stan gotówki był zgodny z raportem kasowym. W protokole kasjer złożył stosowne oświadczenie o ujęciu w raporcie kasowym do dnia inwentaryzacji wszystkich dowodów źródłowych stanowiących podstawę przychodu i rozchodu gotówki w kasie. W trakcie inwentaryzacji kasy nie stwierdzono innych walorów przechowywanych w kasie. Ponadto ustalono stan druków ścisłego zarachowania (książeczki czekowe, kwitariusz przychodowy, dowody wpłaty, dowody wypłaty) przechowywanych w kasie na dzień inwentaryzacji, tj. 31 grudnia 2013 r. Gotówka oraz druki ścisłego zarachowania przechowywane były właściwie. Do ustaleń zawartych w protokole nie wniesiono zastrzeżeń. Protokół zawierał podpisy zespołu spisowego, osoby materialnie odpowiedzialnej, głównej księgowej i dyrektora jednostki ustalenie pkt. IV.88 protokołu. 30. W trakcie kontroli ustalono, że na dzień 31 grudnia 2013 r. Zespół Spisowy potwierdził protokolarnie zgodność stanu pozostałych druków ścisłego zarachowania, tj. legitymacje dla ucznia niepełnosprawnego, legitymacje uczniowskie, gilosze legitymacyjne, gilosze promocyjne (gimnazjum, z wyróżnieniem gimnazjum, 7

8 liceum, z wyróżnieniem liceum) w obecności prowadzącej księgi druków ścisłego zarachowania oraz głównej księgowej ustalenie pkt. IV.89 protokołu. Inwentaryzacja kasy w 2014 r. 31. W dniu r. zgodnie z Zarządzeniem nr IV/2014/2015 Dyrektora Zespołu Szkół w Puszczykowie z dnia 25 września 2014 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji mienia w Zespole Szkół w Puszczykowie, opisanym w punkcie 16 wystąpienia, Zespół Spisowy, w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej oraz osoby odpowiedzialnej za kontrolę kasy, przeprowadził inwentaryzację stanu kasy w Szkole, co potwierdzone zostało spisaniem protokołu ustalenia pkt. IV.90 pkt. IV.92 protokołu. 32. W toku kontroli inwentaryzacji kasy stwierdzono, że rzeczywisty stan gotówki był zgodny z ostatnim raportem kasowym i wynosił 0,00 zł. W trakcie inwentaryzacji kasy nie stwierdzono innych walorów przechowywanych w kasie. Ponadto ustalono stan druków ścisłego zarachowania (książeczki czekowe, kwitariusz przychodowy, dowody wypłaty) przechowywanych w kasie na dzień inwentaryzacji, tj. 31 grudnia 2014 r. Gotówka oraz druki ścisłego zarachowania przechowywane były właściwie. Do ustaleń zawartych w protokole nie wniesiono zastrzeżeń. Protokół zawierał podpisy zespołu spisowego, osoby materialnie odpowiedzialnej, głównej księgowej i dyrektora jednostki ustalenia pkt. IV.93 IV.94 protokołu. 33. W trakcie kontroli ustalono, że na dzień 31 grudnia 2014 r. Zespół Spisowy potwierdził protokolarnie zgodność stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym pozostałych druków ścisłego zarachowania, tj. legitymacje dla niepełnosprawnych, legitymacje uczniowskie, gilosze legitymacyjne, gilosze promocyjne (gimnazjum, z wyróżnieniem gimnazjum, liceum, z wyróżnieniem liceum), arkusze spisu z natury w obecności prowadzącej księgi druków ścisłego zarachowania oraz głównej księgowej. Protokół zawierał podpis osoby materialnie odpowiedzialnej, zespołu spisowego oraz dyrektora jednostki ustalenie pkt. IV.95 protokołu. Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych 34. Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych została przeprowadzona przez Komisję Inwentaryzacyjną powołaną przez Dyrektora Zarządzeniem nr XXI/2010/2011 z dnia 20 czerwca 2011 r. w sprawie inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych Liceum Ogólnokształcącego im. Mikołaja Kopernika w Puszczykowie, na wniosek głównej księgowej z dnia 30 maja 2011 r. Zgodnie z w/w zarządzeniem ustalono termin przeprowadzenia inwentaryzacji od r. do r. w drodze spisu z natury przy zastosowaniu metody skontrum. Inwentaryzacja obejmowała zarówno materiały biblioteczne znajdujące się w bibliotece, wypożyczone czytelnikom jak i zbiory znajdujące się w pracowniach przedmiotowych - ustalenia pkt. IV. 96 IV.97 protokołu. 8

9 35. Komisja Inwentaryzacyjna działając na podstawie załączonego do w/w Zarządzenia Regulaminu Komisji Inwentaryzacyjnej Liceum Ogólnokształcącego im. Mikołaja Kopernika w Puszczykowie w dniu r. złożyła oświadczenie, że zapoznała się z zasadami przeprowadzenia skontrum zbiorów bibliotecznych przez główną księgową oraz prawidłowo pobrała arkusze spisowe skontrum w podziale na księgi główne, świetlica i podręczniki - ustalenie pkt. IV.98 protokołu. 36. Na dzień rozpoczęcia inwentaryzacji, tj. na dzień r. określono wartość zbiorów bibliotecznych, która wynosiła 57648,11 zł. Ponadto potwierdzono zgodność stanu księgowego zbiorów bibliotecznych na dzień rozpoczęcia inwentaryzacji tj r. ze stanem ewidencyjnym ustalenie pkt. IV.99 protokołu. 37. Zgodnie z Protokołem ze spisu księgozbioru z natury (skontrum) z dnia 10 stycznia 2012 r. spisanym przez Komisję Inwentaryzacyjną, w obecności bibliotekarza, łączna wartość księgozbioru bibliotecznego na dzień 31 grudnia 2011 r. wyniosła 59468,29 zł. Po sprawdzeniu stanu liczebnego księgozbioru i odnotowaniu go na drukach skontrum sporządzono wykaz braków względnych, które dołączono do protokołu, jednocześnie wnioskując o wyłączenie z księgozbioru jako braki względne skreślenia z inwentarza 171 pozycji o wartości 15766,66 zł przed denominacją ustalenia pkt. IV.100 IV.102 protokołu. 38. Oprócz wykazu braków względnych do protokołu dołączono 24 opieczętowanych, ponumerowanych arkuszy skontrum, które zawierały ilości książek: wykreślonych z inwentarza, u czytelnika, na półkach i braki, na podstawie których ustalono wielkość woluminów ustalenie pkt. IV.103 protokołu. 39. Ponadto do protokołu dołączono opinię głównego księgowego i decyzję dyrektora jednostki przychylającą się do wniosku Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie aktualizacji księgozbioru, sporządzenia protokołu braków bezwzględnych, a następnie wykreśleniu z ksiąg inwentarza ustalenie pkt. IV.104 protokołu. 40. Na dzień r. uzgodniono ewidencję zbiorów bibliotecznych z ewidencją księgową na koncie 014 zbiory biblioteczne. ustalenie pkt. IV.105 protokołu. 41. W trakcie trwania kontroli jednostka przeprowadzała inwentaryzację zbiorów bibliotecznych metodą spisu z natury ustalenie pkt IV.106 protokołu. Inwentaryzacja przeprowadzona w drodze uzyskania potwierdzenia sald 42. W terminie wynikającym z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330), tj. na ostatni dzień roku obrotowego, Zespół Szkół w Puszczykowie otrzymał pisemne potwierdzenie informacji o stanie środków na prowadzonych rachunkach bankowych. Jednostka nie przeprowadziła inwentaryzacji należności od kontrahentów w drodze potwierdzenia salda, z uwagi na fakt, iż takie należności w jednostce nie występowały ustalenia pkt IV.107 IV.108 protokołu. 9

10 Inwentaryzacja przeprowadzona w drodze weryfikacji sald 43. Inwentaryzację pozostałych składników aktywów i pasywów jednostki przeprowadzono w drodze weryfikacji sald, polegającej na porównaniu zapisów ewidencji księgowej z dokumentami i weryfikacji tych składników. Weryfikację sald udokumentowano następującymi dokumentami: a) Protokołem Inwentaryzacji metodą weryfikacji salda konta 011/0 (grunty) w Zespole Szkół w Puszczykowie sporządzonym na dzień r., b) Protokołem z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia wyników inwentaryzacyjnych i dochodzenia w sprawie różnic inwentaryzacyjnych z dnia r., wraz z załącznikiem, w którym wskazano m.in. dla środków trwałych (konta 011/1, 011/2, 011/3, 011/6, 011/7 i 011/8) stany na dzień r. wynikające z inwentaryzacji i ewidencji księgowej, c) Protokołem Inwentaryzacji metodą weryfikacji salda konta 014 w Zespole Szkół w Puszczykowie na dzień r., d) Protokołem Inwentaryzacji metodą weryfikacji salda konta 020 w Zespole Szkół w Puszczykowie, na dzień r., e) Protokołem Inwentaryzacji metodą weryfikacji salda konta 071 w Zespole Szkół w Puszczykowie na dzień r., sporządzonym w dniu r., f) Protokołem Inwentaryzacji metodą weryfikacji salda konta 072 w Zespole Szkół w Puszczykowie na dzień r., sporządzonym w dniu r., g) Protokołem Inwentaryzacji metodą weryfikacji salda konta 221 w Zespole Szkół w Puszczykowie na dzień r., sporządzonym w dniu r., h) Protokołem Inwentaryzacji metodą weryfikacji salda konta 234 w Zespole Szkół w Puszczykowie na dzień r. sporządzonym w dniu r., i) Protokołem weryfikacji sald dla dodatkowego wynagrodzenia rocznego na dzień r. dla kont 225, 229 i 231, sporządzonym w dniu r., j) Weryfikacją konta 800 na dzień r. sporządzoną w dniu r., k) Weryfikacją konta 851 na dzień r., sporządzoną w dniu r. Protokoły Inwentaryzacji metodą weryfikacji sald podpisywane były przez członków zespołów weryfikacyjnych, główną księgową i dyrektora jednostki. Zamieszczono na nich zapisy świadczące o poprawności sald aktywów i pasywów. Z ustaleń kontroli wynika, iż inwentaryzacją objęto wszystkie składniki aktywów i pasywów oraz został zachowany termin inwentaryzacji ustalenia pkt IV.109 IV.108 protokołu. 10

11 Po uwzględnieniu przedstawionych, przez dyrektora Zespołu Szkół w Puszczykowie wyjaśnień z dnia r., sygn. ZS do protokołu z kontroli problemowej, odstępuje się od wydania zaleceń pokontrolnych w związku z nie stwierdzeniem nieprawidłowości w zakresie: a) prowadzenia ewidencji składników majątku trwałego, w tym ujęcia i likwidacji składników majątku trwałego, b) prowadzenia okresowych inwentaryzacji, c) sprawdzenia stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po poprzednich kontrolach. Do wiadomości: 1. Przewodniczący Rady Powiatu w Poznaniu 2. Zarząd Powiatu w Poznaniu. 3. Dyrektor Wydziału Edukacji 4. KO a/a 11