Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. Część I - Ogólna

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 32/2013 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Lubaniu z dnia 9 grudnia 2013 roku Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania Część I - Ogólna 1 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania (patrz załącznik nr 1). Karty rowerowe, które są również drukami ścisłego zarachowania ewidencjonuje się tylko w Rejestrze otrzymanych i wydanych kart rowerowych wg wzoru załącznik nr Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W Szkole Podstawowej nr 4 w Lubaniu do druków ścisłego zarachowania zalicza się: - czeki gotówkowe - arkusze spisu z natury, - świadectwa, gilosze - legitymacje szkolne - karty rowerowe 2. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na : - przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, - bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania. - oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków tj. arkuszy spisu z natury nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnie. 3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest specjalista ds. uczniów. Dyrektor jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

2 4. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencje i zabezpieczenie czeków gotówkowych jest zastępca dyrektora. Do obowiązków tego pracownika należy: a) należyte przechowywanie czeków gotówkowych w miejscu zabezpieczonym przed zniszczeniem i kradzieżą b) prowadzenie ewidencji w sposób pozwalający na ustalenie daty, osoby której wydano czek oraz kwoty i celu wydania czeku c) ewidencje blankietów czekowych należy prowadzić w książce druków wg. wzoru nr 1 do niniejszej instrukcji Część II - Szczegółowa 3 1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania tj. arkuszy spisu z natury, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób: a/ każdy egzemplarz druku oznaczyć zastrzeżoną do tego celu pieczątką wg wzoru: Druk ścisłego zarachowania b/ każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, 2. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również druków posiadających serię i numery nadane w drukarni ): a/ numer kolejny bloku, b/ numery kart bloku: od nr... do nr..., 4. Arkusze spisu z natury, przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru, nadaje się kolejny numer i od tego momentu stają się one drukami ścisłego zarachowania. 5. Druki ścisłego zarachowania należy numerować w sposób uniemożliwiający ich zmianę, np. nadanie numeru porządkowego łamanego przez rok 6. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków arkuszy spisu z natury ujętych w ewidencji, nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń oraz nie rozliczonych wcześniej. 7. Świadectwa szkolne, gilosze wydawane są na bieżąco i wpisywane w Księdze druków ścisłego zarachowania. Rozliczenie druków następuje na koniec roku kalendarzowego w Księdze druków ścisłego zarachowania, na podstawie Inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania. 8. Legitymacje szkolne wydawane są na bieżąco i wpisywane do księgi Rejestr legitymacji szkolnych, która prowadzona jest imiennie. Rozliczenie druków następuje na koniec roku kalendarzowego w Księdze druków ścisłego zarachowania, na podstawie Inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania 9. Karty rowerowe wpisywane są na podstawie dowodu zakupu i wydawane są tylko w Rejestrze otrzymanych i wydanych kart rowerowych wg wzoru załącznik nr 2. Rozliczenie druków następuje na koniec roku kalendarzowego w Rejestrze, na podstawie Inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania

3 4 1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej instrukcji. Na ostatniej stronie należy wpisać: liczbę stron, słownie..., kolejno ponumerowanych. 2. Rejestr otrzymanych i wydanych kart rowerowych należy prowadzić zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszej instrukcji. Na ostatniej stronie należy wpisać: liczbę stron, słownie..., kolejno ponumerowanych. 3. Zapisy w ewidencji druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis. Zapotrzebowanie na czeki powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania, wskazać imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków. 4. Pieczęć DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA należy zabezpieczyć, przechowując ją w miejscu zamkniętym. Za należyte przechowywanie pieczęci służącej do cechowania druków ścisłego zarachowania odpowiedzialny jest pracownik prowadzący gospodarkę druków ścisłego zarachowania. 5. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji "anulowane " W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego (załącznik nr 3) 2. W przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał, a/ w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić policję. 3. W przypadku ewentualnego zniszczenia lub anulowania druków ścisłego zarachowania należy je przechowywać do końca roku kalendarzowego, tuż przed dokonaniem Inwentaryzacji należy wystąpić z wnioskiem o likwidację druków ścisłego zarachowania do dyrektora szkoły wg załącznika nr 4, a następnie sporządzić protokół likwidacji (załącznik nr 5). 4. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania i sporządzić protokół. (załącznik nr 6)

4 Załącznik nr 1 do Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania Księga... druków ścisłego zarachowania Lp Data Treść (od kogo otrzyman o lub komu wydano) Seria i nr druków Ilość przychó d rozchód stan Data i nr dowodu wpłaty lub potwierdzeni e i data odbioru Adnotacje dotyczące zwrotu druków Data i podpis zwracające go Ewent. Ilość nieużytych druków Nr kolejny przychody pod którym zapisano nieużyte druki

5 Załącznik nr 2 do Rejestr otrzymanych i wydanych druków kart rowerowych OTRZYMANO WYDANO Dnia Numer pisma lub rachunki Seria Numery Dnia Nazwisko i imię kierującego Kategoria, rodzaj i numer uprawnienia Uwagi

6 Załącznik nr 3 do Protokół zdawczo-odbiorczy druków ścisłego zarachowania sporządzony w. w dniu.. 1. Niniejszy protokół dotyczy przekazania oraz przyjęcia następujących druków ścisłego zarachowania: Osoba przekazująca (Imię i nazwisko pracownika oraz jednostka organizacyjna) Osoba przyjmująca (Imię i nazwisko pracownika oraz jednostka organizacyjna) W wyniku zliczenia i ustalenia stanu rzeczywistego druków ścisłego zarachowania przekazaniu podlegają:. (Podać rodzaj druku ścisłego zarachowania) w ilości (Podać liczbę druków ścisłego zarachowania) 2. Stan ewidencyjny przekazywanych druków ścisłego zarachowania jest zgodny / niezgodny* z prowadzoną ewidencją (księgą druków ścisłego zarachowania) / dowodem zakupu*. 3. Osoba przekazująca i przejmująca druki ścisłego zarachowania nie wnosi zastrzeżeń / wnosi zastrzeżenia* do opisanego w protokole stanu druków ścisłego zarachowania. Uwagi: (Podpis i pieczęć przekazującego) (Podpis i pieczęć przyjmującego) *Niepotrzebne skreślić

7 Załącznik nr 4 do WNIOSEK O DOKONANIE LIKWIDACJI DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4 w Lubaniu Wnioskuję o dokonanie likwidacji następujących druków ścisłego zarachowania :.... (miejscowość, data) Podpis osoby odpowiedzialnej za gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania Akceptacja Dyrektora szkoły... Pieczęć i podpis dyrektora

8 Załącznik nr 5 do PROTOKÓŁ NR.. LIKWIDACJI DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA Komisja w składzie : W obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania: 1.. w dniu zdjęła ze stanu.... (księgi druków ścisłego zarachowania, rejestru wydanych kart rowerowych) następujące druki: (anulowane, zniszczone).. (nazwa druku, ilość druków, nr seryjne) Powyższe druki zostały zniszczone w niszczarce automatycznej Podpis osoby odpowiedzialnej za gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania...

9 Załącznik nr 6 do PROTOKÓŁ NR. Z INWENTARYZACJI DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA W dniu komisja w składzie : w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania: 1... przeprowadziła inwentaryzację druków ścisłego zarachowania w wyniku, której spisano następujące druki LP Nazwa druku Seria i numer Ilość Uwagi Stwierdzono różnicę pomiędzy stanem faktycznym, a stanem ewidencyjnym w odniesieniu do w\w. druków/ Nie stwierdzono różnicy pomiędzy stanem faktycznym, a stanem ewidencyjnym*... Inwentaryzację przeprowadzono z powodu *: -zmiany osoby odpowiedzialnej za ewidencję -zaginięcia/zagubienia/kradzieży druków ścisłego zarachowania. -zgodnie z instrukcją Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egz (podpis osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania) (podpisy osób uczestniczących w inwentaryzacji) *Niepotrzebne skreślić