2. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) Dyrektorze Wydziału należy przez to rozumieć Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania

Transkrypt

1 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 200 /2011 Szefa Obrony Cywilnej Województwa Wojewody Łódzkiego z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury oraz powołania Wojewódzkiej Komisji Inwentaryzacyjnej sprzętu, materiałów i wyposażenia OC INSTRUKCJA ws. zasad i trybu postępowania Wojewódzkiej Komisji Inwentaryzacyjnej sprzętu, materiałów i wyposażenia OC w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji drogą spisu z natury i wyceny składników rzeczowych majątku ruchomego sprzętu i wyposażenia Obrony Cywilnej 1. Przeprowadzanie inwentaryzacji drogą spisu z natury sprzętu, materiałów i wyposażenia Obrony Cywilnej stanowiącego własność Skarbu Państwa, a pozostającego w zarządzie Wojewody Łódzkiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa ma na celu: 1) ustalenie stanu faktycznego sprzętu, materiałów i wyposażenia Obrony Cywilnej w województwie łódzkim poprzez dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku OC; 2) ustalenie rzeczywistych stanów składników majątkowych sprzętu i wyposażenia Obrony Cywilnej poprzez doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych; 3) wyjaśnienie ewentualnych różnic pomiędzy stanem ewidencyjnym, a faktycznym; 4) rozliczenie osób odpowiedzialnych za majątek OC; 5) doskonalenie właściwego systemu nadzoru nad gospodarką sprzętem, materiałami i wyposażeniem OC poprzez przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem OC. 1

2 2. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) Dyrektorze Wydziału należy przez to rozumieć Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w Łodzi, jego zastępcę albo osobę upoważnioną; 2) GKU należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Urzędu, a podczas jego nieobecności zastępcę Głównego Księgowego Urzędu lub osobę upoważnioną; 3) innych jednostkach realizujących zadania OC należy przez to rozumieć: a) Urząd Marszałkowski w Łodzi, b) Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi, c) Komendę Wojewódzką PSP w Łodzi, d) Komendę Miejską PSP w Łodzi, e) Komendę Powiatową PSP w Łęczycy, f) Komendę Powiatową PSP w Tomaszowie Maz., g) Komendę Powiatową PSP w Sieradzu, h) Komendę Wojewódzką Policji w Łodzi, i) Jednostkę Wojskową 4391 w Tomaszowie Maz., j) Wojewódzki Sztab Wojskowy w Łodzi, k) Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Warszawie ( Nadzór Wodny Smardzewice); 4) jednostkach samorządu terytorialnego należy przez to rozumieć odpowiednio Starostwa Powiatowe, Miasta na prawach powiatu oraz Gminy na rzecz których powierzony został sprzęt, materiały i wyposażenie OC, o którym mowa w 1, a w których gospodarkę sprzętem, materiałami i wyposażeniem OC realizują odpowiednio właściwi szefowie obrony cywilnej powiatów/ gmin; 5) kierownikach jednostek realizujących zadania OC należy przez to rozumieć kierowników jednostek, o których mowa w 2 pkt 3, a podczas ich nieobecności, ich zastępców lub osoby upoważnione; 6) Komisji Inwentaryzacyjnej należy przez to rozumieć Wojewódzką Komisję Inwentaryzacyjną sprzętu, materiałów i wyposażenia OC, powołaną w drodze zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury oraz powołania Wojewódzkiej Komisji Inwentaryzacyjnej sprzętu, materiałów i wyposażenia OC; 2

3 7) majątku OC należy przez to rozumieć sprzęt, materiały i wyposażenie Obrony Cywilnej, stanowiące własność Skarbu Państwa, a pozostające w zarządzie Wojewody Łódzkiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa znajdujące się w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w Łodzi, Wojewódzkim Warsztacie Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC w Piotrkowie Tryb., Wojewódzkim Magazynie OC w Piotrkowie Tryb., Ośrodku Szkolenia ŁUW w Łodzi oraz powierzone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego i innych jednostek realizujących zadania OC w województwie łódzkim; 8) Przewodniczącym zespołu spisowego należy przez to rozumieć osobę powołaną przez właściwego Szefa Obrony Cywilnej Województwa/Powiatu/Gminy/Kierownika jednostki realizującej zadania OC do pełnienia funkcji Przewodniczącego, a podczas jego nieobecności jego zastępcę; 9) Urzędzie należy przez to rozumieć Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi; 10) Wytycznych należy przez to rozumieć Wytyczne do harmonogramu prowadzenia prac inwentaryzacyjnych droga spisu z natury, stanowiące Załącznik Nr 1 do zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury oraz powołania Wojewódzkiej Komisji Inwentaryzacyjnej sprzętu, materiałów i wyposażenia OC; 11) Zespołach spisowych należy przez to rozumieć zespoły spisowe powołane powołane w polach spisowych odpowiadających granicom jednostek, o których mowa w 2 pkt Rzeczywisty stan materiałów i wyposażenia OC ustala się drogą: 1) spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi zawartymi w księgach rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic; 2) porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. 4. Inwentaryzacją w drodze spisu z natury majątku OC obejmuje się: 1) rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz maszyny; 3

4 2) wojskowy sprzęt techniczny znajdujący się na wyposażeniu formacji obrony cywilnej oraz gromadzony dla zapewnienia ochrony indywidualnej stanów osobowych na stanowiskach kierowania, załóg zakładów pracy oraz ludności; 3) sprzęt specjalistyczny nie zainstalowany, przeznaczony do modernizacji systemów alarmowych i budowli ochronnych (syreny, centrale alarmowe, urządzenia włączające, kable, urządzenia filtrowentylacyjne, filtropochłaniacze, klapy wywiewne, drzwi schronowe itp.); 4) inny sprzęt stanowiący majątek obrony cywilnej. 5. Termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji drogą spisu z natury majątku OC w województwie łódzkim zarządza Wojewoda Łódzki -Szef Obrony Cywilnej Województwa, z zastrzeżeniem iż: 1) przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury odbywać się będzie w podziale na trzy okresy: a) okres przygotowawczy: r.; b) okres inwentaryzacji właściwej: r.; c) okres weryfikacji i wyceny majątku OC: r. 2) właściwi kierownicy jednostek realizujących zadania OC, na rzecz których powierzony został sprzęt, materiały i wyposażenie OC oraz szefowie obrony cywilnej powiatu w uzgodnieniu z szefami obrony cywilnej gmin, przedstawiają Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej zatwierdzone harmonogramy, na podstawie których Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej sporządza harmonogram zbiorczego prowadzenia prac inwentaryzacyjnych drogą spisu z natury na terenie województwa łódzkiego i przedstawia go do zatwierdzenia Szefowi Obrony Cywilnej Województwa; 3) terminy przeprowadzenia spisu z natury w polach spisowych odpowiadających granicom jednostek samorządu terytorialnego oraz innych jednostek realizujących zadania OC ustalane są z odpowiednim wyprzedzeniem zapewniającym dotrzymanie terminów, przy jednoczesnym uwzględnieniu ilości powierzonego sprzętu, materiałów i wyposażenia OC oraz skali inwentaryzacji w podległych jednostkach; 4

5 4) kierownicy jednostek organizacyjnych realizujących zadania OC oraz szefowie obrony cywilnej powiatu, którzy zobowiązani zostają do sporządzenia dokumentacji zbiorczej, z dokumentacji dokonania spisów z natury przekazanej przez właściwych szefów obrony cywilnej gmin, przesyłają do Komisji Inwentaryzacyjnej dokumenty wymagane zgodnie z Kartą Obiegu Dokumentu Nr 1 oraz propozycje wyceny sprzętu, materiałów i wyposażenia OC powierzonego na rzecz powiatowych i gminnych magazynów OC oraz jednostek realizujących zadania OC w nieprzekraczalnym terminie, do dnia r.; 5) w szczególnie uzasadnionych przypadkach Szef Obrony Cywilnej Wojewoda Łódzki na wniosek odpowiednio Szefa Obrony Cywilnej Powiatu/ Kierownika jednostki realizującego zadania OC może wydłużyć termin złożenia wymaganej dokumentacji, o którym mowa w 5 pkt 4; 6) nowy termin złożenia dokumentacji, o którym mowa w 5 pkt 5 nie może być dłuższy niż okres dwóch tygodni licząc od dnia r.; 7) w okresie o którym mowa w 5 pkt 1 c Wojewódzka Komisja Inwentaryzacyjna gromadzi wszystkie wypełnione spisy z natury (własne i nadesłane z jednostek samorządu terytorialnego i innych jednostek realizujących zadania OC ), protokoły weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych zaopiniowane przez głównych księgowych jednostek samorządu terytorialnego lub odpowiednio przez głównych księgowych innych jednostek realizujących zadania OC, radców prawnych i zatwierdzone odpowiednio przez właściwych szefów obrony cywilnej powiatów/ gmin/ kierowników jednostek organizacyjnych realizujących zadania OC, a następnie przedstawia do GKU w celu dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych oraz sporządza protokół zaopiniowany przez radcę prawnego i GKU, podpisany przez Dyrektora Wydziału i zatwierdzony przez Szefa Obrony Cywilnej Województwa Wojewodę Łódzkiego. 6. Terminy inwentaryzacji winny być tak ustalone, aby składniki majątku powierzone jednej osobie odpowiedzialnej lub zespołowi osób współodpowiedzialnych objęte zostały spisem z natury w jednym terminie. 5

6 7. Okres I przygotowanie do inwentaryzacji drogą spisu z natury. 1) Wykonywane czynności służą odpowiedniemu przygotowaniu inwentaryzacji drogą spisu z natury odpowiednio na szczeblu wojewódzkim, powiatowym, gminnym oraz w innych jednostkach realizujących zadania OC, na rzecz których powierzony został sprzęt, wyposażenie i materiały OC; 2) Obejmują one czynności wymienione w Wytycznych stanowiących Załącznik nr 1 do zarządzenia, polegające miedzy innymi na: a) wydaniu zarządzeń o przystąpieniu do spisu z natury, b) powołaniu zespołów spisowych, c) opracowaniu i uzgodnieniu harmonogramów prac, d) przygotowaniu pól spisowych oraz znajdujących się w nich składników do inwentaryzacji, między innymi poprzez zweryfikowanie stanu środków trwałych i wyposażenia wpisanych na wywieszkach, e) uzgodnieniu ewidencji ilościowej oraz wartościowej sprzętu i wyposażenia OC, f) przygotowanie sprzętu i wyposażenia znajdującego się w magazynie, posegregowanie i ułożenie materiałów w sposób ułatwiający ich liczenie lub mierzenie, g) wydaniu arkuszy spisowych. 3) Osoba odpowiedzialna za ewidencję druków ścisłego zarachowania w Urzędzie wydaje arkusze spisowe Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej w ilościach niezbędnych do przeprowadzenia spisu, a po jego zakończeniu zobowiązana jest do prawidłowego rozliczenia wszystkich wydanych druków. 8. Okres II dokonywanie spisów z natury oraz ustalenie stanu majątku. 1) Wykonywane czynności służą technicznemu przeprowadzeniu inwentaryzacji przez zespoły spisowe oraz ustaleniu stanu majątku; 2) Dokonywanie spisów z natury odbywa się metodą ręczną; 3) Osoba prowadząca książkę inwentarzową składników majątkowych powinna być obecna przy dokonywaniu spisu. W przypadku nieobecności pracownika prowadzącego książkę inwentarzową, osobę zastępującą wyznacza Dyrektor Wydziału lub odpowiednio właściwy Szef Obrony Cywilnej Powiatu/ Gminy/ Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej zadania OC; 6

7 4) Przed przystąpieniem do spisu z natury rzeczowych składników majątkowych, zespół spisowy pobiera od osób prowadzących księgi inwentarzowe oświadczenie wstępne (karta obiegu dokumentu nr 1 wzór nr 2) oraz książki inwentarzowe, a następnie przekazuje je Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej lub odpowiednio Przewodniczącemu zespołu spisowego powołanego w polu spisowym odpowiadającym granicy jednostki; 5) Z chwilą rozpoczęcia spisu zabronione jest przyjmowanie, wydawanie lub przemieszczanie spisywanych składników majątkowych. W przypadku konieczności przyjęcia, wydania lub przemieszczenia składników, może się to odbyć wyłącznie za pisemną zgodą Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub odpowiednio Przewodniczącego zespołu spisowego; 6) Składniki majątkowe przyjęte w trakcie spisu, zespół spisowy magazynuje w odrębnym miejscu, oznaczając je w widoczny sposób, przyjęty w danej jednostce; 7) Na dowodach przyjęcia lub wydania składników majątkowych w trakcie spisu, zespół spisowy zamieszcza adnotację przed spisem lub po spisie w zależności od tego, czy składniki spisywane zostały wpisane do arkusza spisowego; 8) Zespoły spisowe dokonują spisu z natury drogą przeliczania inwentaryzowanych składników majątku; 9) Odrębne arkusze spisowe sporządza się dla składników majątkowych niepełnowartościowych, uszkodzonych, zepsutych; 10) W trakcie spisu zespół spisowy może przedstawić umotywowane pisemne wnioski dotyczące zgłoszenia do wybrakowania spisywanych składników sprzętu, materiałów i wyposażenia OC; 11) W inwentaryzacji majątku OC, w arkuszach spisowych należy posługiwać się nazwami stosowanymi w ewidencji majątku OC, dla ułatwienia rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych; 12) Przy wypełnianiu arkuszy spisu należy stosować następujące zasady: a) arkusze spisowe sporządza się w trzech egzemplarzach, gdzie trzeci egzemplarz stanowił będzie dokument uzupełniający, w którym w kolumnie Wartość - przedłożone zostaną propozycje wyceny sprzętu, 7

8 b) na arkuszu spisowym winny być wypełnione wszystkie kolumny arkusza dotyczące liczby porządkowej, numeru inwentarzowego, nazwy przedmiotu, jednostki miary oraz ilości spisywanych składników, c) zapisy powinny być dokonane w sposób staranny, trwały i czytelny, d) zapisy należy dokonać atramentem, długopisem lub pismem maszynowym, e) niedopuszczalne jest pozostawienie niewypełnionych wierszy, f) niedopuszczalne jest zamazywanie, przerabianie, wycieranie, wyskrobywanie, bądź usuwanie w inny sposób dokonanych zapisów, g) poprawianie błędnego zapisu może być dokonane przez skreślenie nieprawidłowej treści lub kwoty i wpisanie treści lub kwoty prawidłowo w taki sposób, aby treść i kwotę błędnego zapisu można było odczytać, h) obok zapisu poprawionego w sposób określony w 8 pkt 12 g, członkowie zespołu spisowego oraz osoba obecna przy spisie, muszą zamieścić swoje podpisy wraz z wpisaniem daty dokonania poprawki, i) zapisy muszą być dokonywane bieżąco w porządku chronologicznym w ciągłości liczby porządkowej, j) zapisy winny być kompletne, co oznacza, że wszystkie spisane składniki powinny być ujęte w arkuszach spisu na dzień, na który sporządza się inwentaryzację, niezależnie od daty, w której wypełnia się formularze spisowe, k) wpisu należy dokonać bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składnika majątku oraz w sposób umożliwiający osobie prowadzącej księgi inwentarzowe sprawdzenie prawidłowości tego spisu; 13) Arkusze spisowe powinny być zakończone klauzulą spis zakończono na poz.... oraz podpisane przez wszystkich członków zespołu spisowego oraz przez osoby prowadzące książki inwentarzowe, a także oznaczone datą i godziną rozpoczęcia i zakończenia spisu; 14) W przypadku konieczności anulowania arkusza, powinien być on przekreślony przekątnie i oznaczony w poprzek druku, napisem anulowano, a następnie dołączony do zapisanych arkuszy, zachowując numer bieżący; 15) Po zakończeniu spisu zespół spisowy odbiera od osoby prowadzącej księgi inwentarzowe oświadczenie końcowe zawierające stwierdzenie o wniesieniu lub braku uwag do przeprowadzonego spisu (karta obiegu dokumentu nr 1 wzór nr 3); 8

9 16) Jeżeli przyczyną odmowy podpisania oświadczenia jest zastrzeżenie co do prawidłowości ustalonych stanów, zespół spisowy dokonuje ponownego przeliczenia zakwestionowanej pozycji. Po stwierdzeniu ewentualnej pomyłki na arkuszu spisowym zostaje dokonana odpowiednia poprawka, zgodnie z zasadami wypełniania arkusza, określonymi w 8 pkt 12; 17) W przypadku odmowy złożenia podpisu na oświadczeniu, zespół spisowy sporządza protokół, na którym osoba prowadząca książki inwentarzowe wpisuje uzasadnienie odmowy. Protokół taki można sporządzić na odwrotnej stronie oświadczenia; 18) Zespół spisowy obowiązany jest sprawdzić, czy wszystkie arkusze spisu z natury zostały podpisane przez osoby uczestniczące w spisie; 19) Wypełnione arkusze spisowe zespół spisowy przekazuje odpowiednio Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej/ Przewodniczącemu zespołu spisowego. Równocześnie z arkuszami spisowymi zespół składa sprawozdanie z przeprowadzonego spisu (kartą obiegu dokumentu nr 1 wzór nr 4); 20) Wymagana zgodnie z Kartą Obiegu Dokumentu nr 1 dokumentacja, odpowiednio na szczeblu wojewódzkim, powiatowym i gminnym oraz w innych jednostkach realizujących zadania OC przekazywana jest zgodnie z trybem wskazanym w Wytycznych stanowiących Załącznik Nr 1 do zarządzenia. 9. Okres III wycena przez GKU ustalonych w wyniku inwentaryzacji stanów majątku oraz rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych. 1) Wykonywane czynności służą wycenie spisów i sporządzeniu zestawień różnic inwentaryzacyjnych: a) Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury wraz z wymaganą dokumentacją uzupełniającą, po sprawdzeniu jej kompletności, przekazuje ją do GKU w celu dokonania wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, b) po otrzymaniu arkuszy spisu z natury GKU powierza wyznaczonym pracownikom sporządzenie wyceny spisanych składników majątku OC, 9

10 c) po dokonaniu wyceny zinwentaryzowanych składników ustala się różnice inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanów spisu z natury ze stanami ewidencyjnymi, d) jeżeli stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu ewidencyjnego wynikającego z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, powstaje niedobór, a w sytuacji odwrotnej nadwyżka, e) w przypadku stwierdzenia różnic ilościowo wartościowych, pracownik dokonujący wyceny sporządza zestawienie różnic inwentaryzacyjnych; 2) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych niedoborów powinno zawierać co najmniej: a) nazwę przedmiotu, b) numer inwentarzowy/oznaczenie indeksu materiałowego, c) ilość i wartość wynikająca z ewidencji; 3) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych nadwyżek powinno zawierać co najmniej: a) nazwę przedmiotu, b) numer inwentarzowy, jeżeli występuje, c) ilość stwierdzoną podczas spisu, d) powiązanie z arkuszem spisowym, w którym został ujęty; 4) wycena dokonywana jest przez przemnożenie spisanych w arkuszach ilości przez stosowaną w księgowości cenę ewidencyjną, z zastrzeżeniem, iż przy aktualizacji wyceny wartość jednostkowa spisanych składników majątku OC, ustalona może zostać przez Szefa Obrony Cywilnej Województwa Wojewody Łódzkiego, na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia oraz popytu na nie, a także z uwzględnieniem propozycji wyceny wnioskowanych odpowiednio przez szefów obrony cywilnej powiatów/gmin/kierowników jednostek realizujących zadania OC; 5) Weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych: a) wyniki wyceny i rozliczenia spisu z natury w formie zestawień różnic inwentaryzacyjnych przekazywane są przez pracowników dokonujących wyceny, za pośrednictwem GKU, Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej, 10

11 b) w celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej zarządza przeprowadzenie postępowania weryfikacyjnego, c) w trakcie prac weryfikacyjnych Komisja Inwentaryzacyjna ma prawo żądać od osoby prowadzącej księgi inwentarzowe złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych. Zaakceptowane przez Dyrektora Wydziału wyjaśnienie należy niezwłocznie złożyć Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej, d) rezultatem przeprowadzonego postępowania weryfikacyjnego jest protokół, w którym Komisja Inwentaryzacyjna przedstawia umotywowane wnioski co do sposobu rozliczenia niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych, e) Podpisany przez Dyrektora Wydziału, zaopiniowany przez GKU i radcę prawnego protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, podlega zatwierdzeniu przez Szefa Obrony Cywilnej Województwa. 10. Prace związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji drogą spisu z natury sprzętu materiałów i wyposażenia OC oraz wynikające z nadzoru i koordynacji prac związanych z przeprowadzeniem spisów z natury w jednostkach samorządu terytorialnego i innych jednostkach realizujących zadania OC na terenie województwa łódzkiego, prowadzi Komisja Inwentaryzacyjna. 11. Do obowiązków Komisji Inwentaryzacyjnej, w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury, o której mowa w 1 i 5 pkt 1 należy: 1) w okresie przygotowawczym: a) przegląd pól spisowych przed inwentaryzacją dla stwierdzenia prawidłowości ich przygotowania do inwentaryzacji, b) przygotowanie zbiorczego projektu harmonogramu inwentaryzacji, c) zapoznanie szefów obrony cywilnej powiatów realizujących gospodarkę sprzętem, materiałami i wyposażeniem OC w województwie łódzkim z treścią niniejszej Instrukcji; 2) w okresie inwentaryzacji właściwej: 11

12 a) organizacja spisów z natury oraz nadzór i kontrola nad ich przebiegiem, b) zgłoszenie pisemnych, umotywowanych propozycji do wybrakowania lub likwidacji znajdującego się w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w Łodzi, Wojewódzkim Warsztacie Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC w Piotrkowie Tryb., Wojewódzkim Magazynie OC w Piotrkowie Tryb. oraz Ośrodku Szkolenia ŁUW w Łodzi sprzętu, materiałów i wyposażenia OC, c) przyjęcie od szefów obrony cywilnej powiatów oraz kierowników innych jednostek realizujących zadania OC na terenie województwa zatwierdzonych, wymaganych dokumentów inwentaryzacyjnych; 3) w okresie weryfikacji i wyceny: a) dokonanie weryfikacji różnic w trybie ustalenia przyczyn ich powstania, b) przygotowanie wniosków o uznanie niedoborów i szkód za zawinione lub niezawinione, c) na wniosek GKU zgłoszenie propozycji do aktualizacji wyceny spisanych składników znajdującego się w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w Łodzi, Wojewódzkim Warsztacie Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC w Piotrkowie Tryb., Wojewódzkim Magazynie OC w Piotrkowie Tryb. oraz Ośrodka Szkolenia ŁUW w Łodzi sprzętu, materiałów i wyposażenia OC przy uwzględnieniu stopnia ich przydatności i dotychczasowego zużycia, d) sformułowanie wniosków w zakresie dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek. 12. Do obowiązków Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, a podczas jego nieobecności jego zastępcy, w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury, o której mowa w 1 i 5 pkt 1 należy: 1) nadzór nad całością przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji drogą spisu z natury; 2) sporządzenie podziału sprzętu i wyposażenia OC na pola spisowe odpowiadające granicom jednostek:wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w Łodzi, Wojewódzkiego Warsztatu Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC w Piotrkowie Tryb., Wojewódzkiego Magazynu OC w Piotrkowie Tryb. oraz Ośrodku Szkolenia ŁUW w Łodzi; 12

13 3) powołanie zespołów spisowych odpowiadającym granicom pól spisowych Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŁUW w Łodzi, Wojewódzkiego Warsztatu Napraw Urządzeń Łączności i Sprzętu OC w Piotrkowie Tryb., Wojewódzkiego Magazynu OC w Piotrkowie Tryb. oraz Ośrodka Szkolenia ŁUW w Łodzi i wydanie pisemnych poleceń przeprowadzenia spisu we wskazanym polu spisowym, zgodnie z kartą obiegu dokumentu nr 1 wzór nr 1 w zakresie pól spisowych; 4) zapoznanie wszystkich osób biorących udział w pracach Komisji oraz zespołów spisowych odpowiadających granicom pól spisowych, o których mowa w 12 pkt 3 z treścią niniejszej Instrukcji; 5) przeprowadzenie instruktażu/szkolenia dla szefów obrony cywilnej powiatów, kierowników jednostek realizujących zadania OC oraz upoważnionych pracowników uczestniczących w spisie z natury przed rozpoczęciem inwentaryzacji; 6) oznaczenie arkuszy spisu z natury i przydzielenie ich szefom obrony cywilnej powiatów, kierownikom jednostek realizujących zadania OC oraz zespołom spisowym, o których mowa w 12 pkt 3, po uprzednim zaewidencjonowaniu w książce druków ścisłego zarachowania; 7) zabezpieczenie ewidencji ilościowo wartościowej (książki inwentarzowej) w sposób uniemożliwiający zespołowi spisowemu korzystanie z jej w czasie inwentaryzacji; 8) dopilnowanie terminowej realizacji harmonogramu prac inwentaryzacyjnych, a w przypadku istotnych odchyleń, niezwłoczne pisemne zawiadomienie Dyrektora Wydziału o przyczynach powstałych odchyleń; 9) zawiadomienie Dyrektora Wydziału odpowiedzialnego za gospodarowanie majątkiem OC o stwierdzonych podczas spisu nieprawidłowościach z zakresu gospodarowania środkami trwałymi i innymi składnikami majątkowymi OC; 10) przyjmowanie od zespołów spisowych, o których mowa w 12 pkt 3 arkuszy spisowych i sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji; 11) podjęcie decyzji, o dodatkowym spisie tej części składników, które na podstawie otrzymanych informacji nie zostały spisane; 12) przekazanie GKU kompletnych i sprawdzonych arkuszy spisowych w celu dokonania wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych; 13

14 13) weryfikacja zestawień różnic inwentaryzacyjnych w celu ustalenia przyczyn ich powstania oraz przygotowanie, w formie protokołu, wniosków dotyczących właściwego rozliczenia niedoborów i nadwyżek; 14) opracowanie sprawozdania z przygotowania, przebiegu i rozliczenia prac inwentaryzacyjnych. 13. Do obowiązków magazynierów wojewódzkiego/ powiatowych i gminnych magazynów OC, a podczas ich nieobecności zastępców lub osób upoważnionych w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji drogą spisu z natury należy: 1) podpisanie przed rozpoczęciem inwentaryzacji oświadczenia, że wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe zostały przekazane do GKU lub odpowiednio do głównego księgowego jednostki w której prowadzony jest spis z natury, wszystkie materiały przyjęte fizycznie przez magazyn, zostały przyjęte formalnie, a wydane fizycznie z magazynu zostały rozchodowane; 2) w czasie inwentaryzacji w uzasadnionych awaryjnych przypadkach, przyjmowanie do magazynu lub wydawanie materiałów z magazynu, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W takim przypadku dokument przyjęcia lub wydania musi zostać dodatkowo parafowany przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub odpowiednio Przewodniczącego zespołu spisowego; 3) czynne uczestniczenie w pracach Komisji Inwentaryzacyjnej/ zespołu spisowego i podpisywanie arkuszy spisu z natury jako osoba materialnie odpowiedzialna; 4) jako osoba materialnie odpowiedzialna pokrywanie niedoborów uznanych za zawinione, a wynikających z przeprowadzonej inwentaryzacji. 14. W skład zespołu spisowego powoływanego odpowiednio przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub właściwego Szefa Obrony Cywilnej Powiatu/Gminy/ Kierownika jednostki organizacyjnej realizującej zadania OC nie mogą wchodzić osoby: 1) GKU lub odpowiednio Główny Księgowy w jednostkach samorządu terytorialnego lub innych jednostkach realizujących zadania OC; 2) pracownicy prowadzący ewidencję składników majątkowych OC objętych spisem; 14

15 3) pracownicy, którzy ponoszą odpowiedzialność za spisywane składniki majątkowe, w zakresie spisu majątku, za który przyjęli odpowiedzialność; 4) inne osoby, które nie zapewniają prawidłowego i bezstronnego dokonywania spisu, tj. w szczególności pracownicy nie posiadający odpowiednich kwalifikacji zawodowych, pracownicy będący krewnymi lub powinowatymi osób odpowiedzialnych w rozumieniu przepisów art oraz art ustawy z dnia 26 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.) lub pozostające z tymi osobami w takich stosunkach, które mogą budzić wątpliwości co do ich bezstronności. 15. Do obowiązków zespołów spisowych należy w szczególności: 1) zapoznanie się z przepisami wewnętrznymi dotyczącymi trybu oraz zasad przeprowadzania inwentaryzacji sprzętu i wyposażenia OC; 2) uczestniczenie w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym; 3) pobranie za pokwitowaniem odpowiednio oznaczonych arkuszy spisowych; 4) przeprowadzenie spisu inwentaryzacyjnego w przydzielonych polach spisowych, zgodnie z harmonogramem prac inwentaryzacyjnych; 5) przyjmowanie od osób prowadzących księgi inwentarzowe oświadczeń wstępnych i końcowych, zgodnie ze wzorami nr 2 i 3 określonymi w karcie obiegu dokumentu nr 1; 6) informowanie Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub odpowiednio Przewodniczącego zespołu spisowego o wszelkich nieprawidłowościach i przeszkodach mogących mieć negatywny wpływ na jakość, rzetelność i terminowość przeprowadzanego spisu; 7) niezwłoczne przekazanie Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej lub odpowiednio Przewodniczącemu zespołu spisowego materiałów z przeprowadzonego spisu oraz sporządzenie sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, zgodnie ze wzorem nr 4 określonym w karcie obiegu dokumentu nr W uzasadnionych przypadkach Wojewoda Łódzki - Szef Obrony Cywilnej Województwa może do składu zespołu spisowego w jednostkach samorządu terytorialnego 15

16 oraz innych jednostkach realizujących zadania OC w województwie łódzkim delegować dodatkowo pracownika Urzędu, który pełnił będzie rolę kontrolera spisowego. KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 1 Nazwa dowodu symbol: WYKAZ DOKUMENTÓW DO PRZEPROWADZENIA INWENTARYZACJI Podstawa wystawienia dowodu: Zarządzenie.Nr... dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji Instrukcja obiegu dowodu: Komórka otrzymująca do wykonania - symbol Liczba egzemplarzy Czas załatwienia wg potrzeb w terminie spisu Opis Wykaz dokumentów niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji: 1. Polecenie przeprowadzenia spisu - Wzór nr Oświadczenie wstępne osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg inwentarzowych Wzór nr Oświadczenie końcowe osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg inwentarzowych Wzór nr Sprawozdanie zespołu spisowego z przebiegu. przeprowadzenia spisu z natury Wzór nr Sprawozdanie z inwentaryzacji drogą spisu z natury Wzór nr Arkusz spisu z natury. 16

17 ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1 Wzór Nr1 POLECENIE PRZEPROWADZENIA SPISU W POLU SPISOWYM NR przez zespół spisowy w składzie: w polu spisowym... w okresie od.do.. dodatkowe polecenia..... data podpis

18 ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1 Wzór Nr 2.. imię i nazwisko OŚWIADCZENIE WSTĘPNE Oświadczam niniejszym jako osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg inwentarzowych, że wszystkie znajdujące się w rejonie spisowym nazwa/miejsce położenia składniki majątku, objęte spisem z natury zostały ujęte w prowadzonej przez mnie ewidencji a wszystkie dowody przychodu i rozchodu zostały przekazane do księgowości. Stany prowadzonej przeze mnie ewidencji zostały uzgodnione z ewidencją księgową w zakresie: 1. środków trwałych na dzień 2. pozostałych środków trwałych na dzień Pole spisowe przygotowałem/łam/ do inwentaryzacji zgodnie ustaleniami zarządzenia wewnętrznego i narady szkoleniowej. Oświadczam jednocześnie, że nie wnoszę zastrzeżeń do składu osobowego zespołu spisowego. data podpis

19 ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1 Wzór Nr 3.. imię i nazwisko OŚWIADCZENIE KOŃCOWE Oświadczam niniejszym, że do spisów z natury składników majątkowych, które zostały dokonane w mojej obecności: nie wnoszę zastrzeżeń co do kompletności spisów i pracy zespołu spisowego. Wszystkie składniki powierzone mojej pieczy zostały objęte spisem, wnoszę zastrzeżenia Rejon/ pole spisowe nazwa... Miejsce położenia.. data podpis osoby prowadzącej księgi

20 ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1 Wzór Nr 4 SPRAWOZDANIE zespołu spisowego dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury w polu spisowym.. dokonanego w okresie. Skład zespołu spisowego: a) Rozliczenie pobranych arkuszy spisowych: A/ pobrano w dniu.arkuszy od numeru.. do numeru.. B/ wykorzystano arkuszy o numerach. C/ zwraca się arkusze czyste... o numerach. D/ zwraca się arkusze anulowane i zniszczone. o numerach. b) Uwagi do przygotowania inwentaryzacji... c) Uwagi do przebiegu inwentaryzacji... d) Składniki zniszczone, uszkodzone, nieprzydatne.. e) Inne uwagi.. f) Wnioski i spostrzeżenia. DATA PODPISY OSÓB PODPISY CZŁONKÓW PROWADZĄCYCH KSIĘGI ZESPOŁU SPISOWEGO INWENTARZOWE

21 ZAŁĄCZNIK DO KARTY NR 1 Wzór Nr 5 Pieczęć jednostki SPRAWOZDANIE z inwentaryzacji drogą spisu z natury Z polecenia... w dniu o godz... przeprowadzono kontrolę spisu z natury przeprowadzanego w w okresie (nazwa ) Powiat, miasto, gmina Lp. Indeks PROTOKÓŁ INWENTARYZACYJNY Nazwa(określenie) przedmiotu J.m. Rok produkcji Stan faktyczny w dniu spisu Data spisu... Stan księgowy w dniu spisu Dotyczy sprzętu zamontowanego Strona Różnice ilościowe między stanem faktycznym i księgowym Ilość Cena Wartość Ilość Cena Wartość Nadwyżki Braki Ilość Wartość Ilość Wartość Uwagi i wnioski dotyczące wyceny Nr. Lp.... Nr. Lp.... Przewodniczący... Członkowie

22 Pieczęć jednostki SPRAWOZDANIE z inwentaryzacji drogą spisu z natury Z polecenia... w dniu o godz... przeprowadzono kontrolę spisu z natury przeprowadzanego w w okresie (nazwa ) Powiat, miasto, gmina Lp. Indeks PROTOKÓŁ INWENTARYZACYJNY Nazwa(określenie) przedmiotu J.m. Rok produkcji Stan faktyczny w dniu spisu Data spisu... Stan księgowy w dniu spisu Dotyczy sprzętu niezamontowanego Strona Różnice ilościowe między stanem faktycznym i księgowym Ilość Cena Wartość Ilość Cena Wartość Nadwyżki Braki Ilość Wartość Ilość Wartość Uwagi i wnioski dotyczące wyceny Nr. Lp.... Nr. Lp.... Przewodniczący... Członkowie