Magdalena Darowska. Grupa ANTARES

Transkrypt

1 Aplikacje do zarządzania projektami unijnymi doświadczenia z funduszy przedakcesyjnych jako dobre praktyki do wykorzystania w projektach finansowanych przez EFS Magdalena Darowska

2 1. Dwa przykłady: Agenda System MIS B1 wspierający zarządzanie komponentem reorientacji zawodowej i przekwalifikowań Programu Aktywizacji Obszarów Wiejskich. System wspierający zarządzanie programem Pomoc dla młodzieży poszukującej pracy 2. Wnioski

3 Komponent B1 Cel: wspieranie rozwoju gospodarczego, zwiększenie dochodów i redukcja ubóstwa w społecznościach wiejskich Współfinansowany z kredytu Banku Światowego Nadzorowany przez MGiP Realizowany w 7 województwach przez Wojewódzkie Urzędy Pracy.

4 Komponent B1 główne założenia Grupą docelową (beneficjentami programu) byli mieszkańcy wsi osoby bezrobotne, ubogie lub rozpoczynające działalność gospodarczą. Usługodawcy wyłonieni w drodze konkursu świadczyli wybranym przez siebie beneficjentom usługi według jednej z dopuszczonych kategorii ( w tym szkolenia) Usługodawca był zobowiązany do wykazania się wymaganym poziomem efektywności zatrudnienia w wyniku świadczonej przez siebie usługi (40% w wypadku szkoleń)

5 Proces realizacji Ogłoszenie Konkursu Złożenie oferty Ocena oferty Monitoring Raporty Płatności Zawarcie Umowy Realizacja Usługi Rozliczenie umowy

6 Główne dane gromadzone w Konkursy Oferty Umowy MIS B1 aneksy plany finansowe faktury i noty księgowe sprawozdania usługodawców kontrole Usługodawcy Beneficjenci

7 Główni użytkownicy MIS B1 Wojewódzki Urząd Wojewódzki Pracy Urząd Wojewódzki Pracy Urząd Wojewódzki Pracy Urząd Wojewódzki Urząd Pracy Pracy Urząd Wojewódzki Urząd Pracy Pracy Urząd Wojewódzki Pracy Urząd Pracy Jednostka Koordynacji Programu MIS-B1 Ministerstwo Gospodarki i Pracy Bank Światowy

8 Główne funkcje Rejestracja danych Raporty: Finansowe Sprawozdawcze Operacyjne Monitoringowe Ewaluacyjne

9 @lternatywa Cel: podniesienie zdolności do zatrudnienia młodzieży poszukującej pracy z obszarów wysokiego bezrobocia Finansowany ze środków Phare 2001 Nadzorowany przez PARP Realizowany w 50 powiatach przez Powiatowe Urzędy Pracy (doradztwo) i konsorcjum IMC Polska i firm szkoleniowych (szkolenia, monitoring)

10 Proces realizacji Nabór uczestników Doradztwo Szkolenia Pośrednictwo pracy Ewaluacja projektu

11 Główne dane gromadzone w Beneficjenci Sesje doradcze: przedmiot, czas trwania, prowadzący Szkolenia MIS@ opisy szkolenia harmonogram trenerzy kosztorys dane do rozliczenia ( obecność, posiłki, materiały szkoleniowe..) ocena uczestników (ankieta) ocena ewaluatorą Sytuacja zatrudnieniowa

12 Główni użytkownicy MIS Alternatywa Powiatowe Urzędy Pracy (50) Instytucje Szkoleniowe MIS Alternatywa Biuro projektu (IMC) Ośrodki szkoleniowe

13 Główne funkcje Rejestracja beneficjentów Rejestracja sesji doradczych Tworzenie dokumentacji kursów, kosztorysów i rozliczeń kursów, raportów trenerskich Raporty Finansowe Sprawozdawcze Monitoringowe Operacyjne

14 - system workflow Organizacja Projektu SYSTEM MIS@

15 Architektura MIS B1, MIS Alternatywa Baza danych Aplikacja Serwer WWW Internet Przeglądarka Przeglądarka... Przeglądarka

16 System internetowy: nie wymaga lokalnej instalacji nie ogranicza liczby stanowisk pozwala na częste rozszerzenia i modyfikacje zgodnie z potrzebami użytkowników.

17 Cykl życia eksploatacja specyfikacja Ogólna koncepcja wdrożenie realizacja

18 Wnioski Zdecydowanie warto było użyć systemów wspomagających zarządzanie: Wymagana dokumentacja tworzona była automatycznie w oparciu o dane z systemu. Na bieżąco można było śledzić wskaźniki projektu. Na bieżąco można było śledzić realizację budżetu i podejmować działania korygujące. Bardzo przydatne okazały się najróżniejszego rodzaju raporty operacyjne tworzone zgodnie z pojawiającymi się potrzebami użytkowników. Systemy pełniły rolę integrującą użytkowników w Zespół Projektu i poprawiającą komunikację w projekcie.

19 Wnioski Trzeba się liczyć ze zmianami (prawa, wymagań szczegółowych, potrzeb) Trzeba dobrze ( i szczegółowo) zdefiniować organizacje projektu i podział ról w tym w odniesieniu do danych wprowadzanych i otrzymywanych z systemu. Trzeba wprowadzić koszty związane z budową i utrzymaniem systemu do wniosku.