1. Nazwa (firma), adres Zamawiającego oraz nazwa i adres jednostki wnioskującej:

Transkrypt

1 Warszawa, dnia roku Zaproszenie do złożenia oferty /dalej Zaproszenie / w postępowaniu o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty ,00 Euro na digitalizację zbiorów baletowych Teatru Wielkiego Opery Narodowej w ramach projektu Poprawa funkcjonalności Teatru Wielkiego - Opery Narodowej w Warszawie realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , priorytet XI: Kultura i dziedzictwo kulturowe. (rodzaj zamówienia: usługa) 1. Nazwa (firma), adres Zamawiającego oraz nazwa i adres jednostki wnioskującej: Teatr Wielki - Opera Narodowa Plac Teatralny 1, Warszawa 2. Cel zadania Teatr Wielki Opera Narodowa planuje poddać digitalizacji wybrane zbiory archiwalne i muzealne Teatru Wielkiego Opery Narodowej obejmujące dokumentację ze spektakli baletowych Teatru Wielkiego Opery Narodowej, zdjęcia artystów baletu oraz grafiki ilustrujące historię polskiego baletu z okresu XVIII-XX w. Zadanie ma na celu utrwalenie materiałów oryginalnych w postaci cyfrowej oraz udostępnienie ich na portalu 3. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest digitalizacja 2D ok stron obiektów wraz z obróbką graficzną i usługami towarzyszącymi, z uwzględnieniem wymagań określonych poniżej oraz zgodnie ze szczegółowymi warunkami digitalizacji zawartymi w załączniku nr 2 do niniejszego Zaproszenia Zakres prac obejmować będzie: a) przygotowanie dokumentów do digitalizacji, b) digitalizację 2D około 5280 stron obiektów płaskich w siedzibie Zamawiającego z wykorzystaniem sprzętu wykonawcy, w tym: - ok stron do formatu A1, - ok. 880 stron powyżej formatu A1 (do B0); Około 400 stron powyższych materiałów wymaga sfotografowania aparatem cyfrowym; c) obróbkę graficzną zdjęć obejmującą wyrównanie ewentualnych odkształceń zdjęć i kadrowanie mające na celu usunięcie tła wokół obiektu skanowanego, z pozostawieniem ramki tła, umieszczeniem znaków wodnych na wybranych obiektach; d) kontrolę techniczną i jakościową skanów, str. 1

2 e) wykonanie kopii roboczych w formacie PDF lub JPEG, f) wykonanie kopii prezentacyjnych, przeznaczonych do udostępniania na stronie internetowej o niższych parametrach w formacie PDF, g) zapisanie plików wg ustalonej struktury katalogów i kolejności dla zdigitalizowanych materiałów, h) zapisanie plików wzorcowych oraz kopii użytkowych zeskanowanych dokumentów na dyskach zewnętrznych Wykonawcy. 4. Termin realizacji zamówienia 8 tygodni od dnia zawarcia umowy. 5. Warunki płatności Należność za wykonanie przedmiotu umowy będzie płatna na podstawie faktury wystawionej po sporządzeniu i podpisaniu przez Strony Protokołu odbioru i kosztorysu powykonawczego, określającego rzeczywistą ilość wykonanych i opracowanych przez Wykonawcę stron skanów i zdjęć, przelewem na konto wskazane na fakturze, w terminie do 14 dni od daty jej otrzymania. W ramach wynagrodzenia Wykonawca udzieli 12-miesięcznej gwarancji na wykonane prace począwszy od dnia podpisania Protokołu odbioru. Wynagrodzenie zostanie wypłacone tylko za czynności faktycznie wykonane i przyjęte przez Zamawiającego. 6. Warunki udziału Wykonawca powinien spełnić następujące warunki udziału w postępowaniu: 1) w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia - Wykonawca powinien wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) wykonał co najmniej 3 usługi polegające na skanowaniu minimum 3000 stron zasobów archiwalnych i muzealnych, w tym starodruków, klisz i obrazów, poświadczone dokumentami potwierdzającymi właściwe wykonanie tych prac. Na potwierdzenie spełnienia warunków jak wyżej, Wykonawca załączy do Oferty wykaz zrealizowanych usług wg. wzoru przedstawionego w załączniku nr 1a. 2) w zakresie dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym- Wykonawca powinien wykazać, że będzie dysponować następującym sprzętem: a) sprzętem do digitalizacji umożliwiającym realizację zamówienia, w tym m.in. posiadać skaner płaski ze stołem o wielkości nie mniejszej niż A0 oraz cyfrowy aparat fotograficzny, co najmniej pełnoklatkowy z wymiennymi obiektywami, z matrycą o rozdzielczości minimum 20 Mp. Z uwagi na wartość historyczną części zasobu wymaga się, aby usługa skanowania tych obiektów została wykonana bez ich nadmiernego i zbędnego ucisku lub zgniatania, dlatego płyta dociskowa skanerów powinna posiadać możliwość regulacji siły docisku. Zamawiający nie dopuszcza możliwości skanowania zbiorów na skanerach przelotowych, b) oświetleniem do fotografowania obrazów wraz z dodatkowym sprzętem takim jak np. uchwyty podesty i stoły do ekspozycji, statywy, oświetlacze i światłomierze), c) sprzętem komputerowym wraz z oprogramowaniem niezbędnym do obróbki graficznej, konwersji plików oraz naniesienia znaków wodnych na kopie cyfrowe wybranych zbiorów. Na potwierdzenie spełnienia warunków jak wyżej, Wykonawca załączy do Oferty wykaz sprzętu wg. wzoru przedstawionego w załączniku nr 1b. str. 2

3 3) w zakresie dysponowania odpowiednim potencjałem kadrowym - Wykonawca powinien wykazać, że będzie dysponować co najmniej dwiema osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym posiadającymi minimum 3-letnie doświadczenie w digitalizacji zbiorów archiwalnych i muzealnych, kontroli jakości oraz obróbki graficznej. Na potwierdzenie spełnienia niniejszego warunku, Wykonawca załączy do Oferty wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia zawodowego oraz zakresu wykonywanych przez nie czynności wg. wzoru przedstawionego w załączniku nr 1c. Na potwierdzenie spełnienia powyższych warunków udziału (przedstawionych w ppkt 1-3) Wykonawca składa również oświadczenie, którego treść zawarta jest w pkt 2 Formularza oferty. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie złożonych przez Wykonawcę wraz z ofertą ww. dokumentów: wykazów i oświadczenia. 7. Sposób przygotowania Oferty oraz miejsce i termin składania ofert. Ofertę należy przesłać w wersji elektronicznej (podpisany skan) na adres khosaniak@teatrwielki.pl w nieprzekraczalnym terminie: do dnia roku, do godziny (decyduje data wpływu). W formularzu oferty należy podać cenę digitalizacji wraz z opracowaniem 1 strony obiektu (netto i brutto) niezależnie od formatu (w zakresie, o którym mowa w niniejszym zapytaniu). Ponadto cena za digitalizację 1 strony obiektu musi uwzględniać wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z wymaganiami niniejszego zapytania realizacji przedmiotu zamówienia, w tym m.in.: wykonanie digitalizacji w siedzibie Zamawiającego, transport i ubezpieczenie sprzętu, obróbkę graficzną, kontrolę jakości, konwersję formatów plików do wersji roboczej i użytkowej, naniesienie znaków wodnych i udzielenie 12-miesięcznej gwarancji na wykonany przedmiot zamówienia. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie tylko za faktycznie wykonane i przyjęte przez Zamawiającego skany stron, przy czym szacowana ilość obejmuje ok stron. Do oferty należy dołączyć następujące dokumenty/skany dokumentów: 1) Wypełniony i podpisany formularz Oferty, 2) Wykaz zrealizowanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunków doświadczenia wraz z dokumentami poświadczającymi ich należyte wykonanie (wg załącznika 1a), 3) Wykaz sprzętu, przeznaczonego do wykonania zamówienia, o którym mowa w pkt 6 ppkt 2 lit a-c Zaproszenia (wg załącznika 1b) 4) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia. (wg załącznika 1c). W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający, z zachowaniem zasady równego traktowania Wykonawców i zasady uczciwej konkurencji, zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Oferentami w celu uzupełnienia wymaganych dokumentów lub doprecyzowania treści ofert. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Zamawiającego do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert bez podania przyczyny. str. 3

4 8. Kryteria wyboru oferty Przy porównywaniu i wyborze najkorzystniejszej ofert Zamawiający będzie stosował następujące kryteria: Cena brutto za skanowanie i opracowanie 1 strony (niezależnie od formatu) 100% (C) Oferta z najniższą ceną otrzyma 100 pkt, inne proporcjonalnie mniej wg wzoru: najniższa cena C = x 100 pkt cena badanej oferty C liczba punktów przyznana badanej ofercie Załączniki do Zaproszenia: 1) Załącznik nr 1 do Zaproszenia - Formularz oferty wraz z formularzami a) wykazu usług, b) sprzętu, c) doświadczenia 2) Załącznik nr 2 do Zaproszenia - Szczegółowe wymagania dotyczące digitalizacji i gwarancji 3) Załącznik nr 3 do Zaproszenia - Wzór umowy str. 4

5 FORMULARZ OFERTY w postępowaniu o wartości zamówienia nie przekraczającej równowartości kwoty ,00 Euro na digitalizację zbiorów baletowych Teatru Wielkiego Opery Narodowej dla projektu objętego dofinansowaniem ze środków finansowych Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego pt.: Poprawa funkcjonalności Teatru Wielkiego - Opery Narodowej w Warszawie, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, priorytet: XI Kultura i dziedzictwo kulturowe. Nazwa oraz adres Wykonawcy: NIP:... REGON:... Numer rachunku bankowego: Kalkulacja cenowa Wykonawcy za realizację przedmiotu zamówienia: Oferuję cenę netto:... zł za digitalizację 1 strony obiektu w przedmiotowym zamówieniu wraz z należnym podatkiem VAT w wysokości...% cenę brutto:... zł., 2. Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia, dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i kadrowym szczegółowo wskazane w pkt 6 ppkt 1 3 Zaproszenia 3. Oświadczam, iż zapoznałam / zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i wymogami Zamawiającego i nie wnoszę do nich żadnych zastrzeżeń. 4. Oświadczam, że podpiszę umowę na warunkach określonych przez Zamawiającego, której wzór stanowi załącznik nr 3 do Zaproszenia. 5. Załącznikami do niniejszego formularza Oferty stanowiącymi integralną jej część są: 1) Wykaz zrealizowanych usług wraz z referencjami, 2) Wykaz sprzętu przeznaczonego do realizacji zamówienia, 3) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia. Miejscowość, dnia 2015 roku. (pieczęć i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy) str. 5

6 Załącznik nr 1a WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG Przystępując do postępowania o wartości zamówienia nie przekraczającej równowartości kwoty ,00 Euro na digitalizację zbiorów baletowych Teatru Wielkiego Opery Narodowej oświadczamy, że reprezentowana przez nas firma zrealizowała w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) następujące usługi: L.p. Rodzaj zamówienia, opis (należy podać informacje pozwalające na ocenę czy wszystkie elementy warunku opisanego w pkt.6 ppk 1 zaproszenia są spełnione) Data wykonania Odbiorca usługi Każda wymieniona w tabeli usługa powinna być poparta dokumentem potwierdzającym jej należyte wykonanie, w przeciwnym razie nie będzie brana pod uwagę przy ocenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Na wykonanie usług wykazanych w załączniku do oferty przedstawiam dokumenty potwierdzające należyte ich spełnienie. Miejscowość, dnia 2015 roku. (pieczęć i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy) str. 6

7 Załącznik nr 1b WYKAZ SPRZĘTU PRZEZNACZONEGO DO REALIZACJI ZAMÓWIENIA Przystępując do postępowania o wartości zamówienia nie przekraczającej równowartości kwoty ,00 Euro na digitalizację zbiorów baletowych Teatru Wielkiego Opery Narodowej oświadczamy, że reprezentowana przez nas firma dysponuje następującym sprzętem: L.p. Nazwa sprzętu / urządzenia nazwa/marka/typ 1 Skaner Opis sprzętu / urządzenia (należy podać informacje pozwalające na ocenę czy wszystkie elementy warunku opisanego w pkt.6 ppkt 2 lit. a-c Zaproszenia są spełnione) Uwagi 2 Aparat fotograficzny... 3 Oświetlenie... 4 Sprzęt komputerowy wraz z oprogramowaniem Miejscowość, dnia 2015 roku. (pieczęć i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy) str. 7

8 Załącznik nr 1c WYKAZ OSÓB KTÓRE BĘDĄ UCZESTNICZYĆ W REALIZACJI ZAMÓWIENIA Przystępując do postępowania o wartości zamówienia nie przekraczającej równowartości kwoty ,00 Euro na digitalizację zbiorów baletowych Teatru Wielkiego Opery Narodowej oświadczamy, że reprezentowana przez nas firma dysponuje następującym personelem przewidzianym do realizacji zamówienia: L.p. Imię i nazwisko Opis doświadczenia zakres wykonywanych czynności (należy podać informacje pozwalające na ocenę czy wszystkie elementy warunku opisanego w pkt.6 ppkt 3 Zaproszenia są spełnione) Uwagi Miejscowość, dnia 2015 roku. (pieczęć i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy) str. 8

9 Załącznik nr 2 Szczegółowe wymagania dotyczące digitalizacji i gwarancji Przedmiotem zamówienia jest wykonanie digitalizacji 2D ok stron zbiorów muzealnych i archiwalnych Zamawiającego, polegającej na skanowaniu i fotografowaniu z oryginałów dokumentów wraz obróbką graficzną i usługami towarzyszącymi, w tym konwersją plików do formatu JPEG, wykonaniem kopii roboczych i prezentacyjnych plików, zapisem cyfrowym na nośniku zgodnie z regułami zapisu określonych przez Zamawiającego, kontrolą techniczną i jakościową oraz umieszczeniem znaków wodnych na wybranych skanach. Przeznaczony do digitalizacji zbiór obejmuje część cennej kolekcji muzealnej i archiwalnej dokumentującej historię polskiego baletu. Wśród obiektów pochodzących z okresu XVIII-XXw. znajdują się materiały wymagające szczególnej dbałości i doświadczenia przy skanowaniu. W sumie na kolekcję przeznaczoną do digitalizacji składają się następujące typy obiektów: a) plakaty b) afisze, c) zdjęcia czarno-białe i kolorowe, negatywy i pozytywy na papierze oraz diapozytywy czarno-białe i w kolorze, d) programy ze spektakli, e) wkładki obsadowe, f) libretta (zbiory zszyte) g) projekty dekoracji i rekwizytów (rysowane kredkami, malowane farbami oraz wyklejane, niektóre na tekturze do 3mm), h) projekty kostiumów, i) obrazy i portrety w ramach (największy o wymiarze 150x100cm) j) grafiki i tableau k) albumy ilustrowane l) pamiątki (np. baletki, elementy kostiumu, nakrycia głowy, statuetki z brązu) m) rzeźby z brązu o wysokości do 70 cm Digitalizacja metodą fotografowania obejmować będzie obiekty wymienione w lit. i)-m) powyżej oraz wybrane afisze. Zakres prac obejmuje: a) przygotowanie dokumentów do digitalizacji, b) digitalizację 2D około 5280 stron obiektów płaskich, w siedzibie Zamawiającego z wykorzystaniem sprzętu Wykonawcy, w tym: - ok stron do formatu A1, - ok. 880 stron powyżej formatu A1 (do B0); Około 400 stron powyższych materiałów wymaga sfotografowania aparatem cyfrowym; c) obróbkę graficzną zdjęć obejmującą wyrównanie ewentualnych odkształceń zdjęć i kadrowanie mające na celu usunięcie tła wokół obiektu skanowanego, z pozostawieniem ramki tła, umieszczeniem znaków wodnych na wybranych obiektach; d) kontrolę techniczną i jakościową skanów, e) wykonanie kopii roboczych w formacie PDF lub JPEG, f) wykonanie kopii prezentacyjnych, przeznaczonych do udostępniania na stronie internetowej o niższych parametrach w formacie PDF, g) zapisanie plików wg ustalonej struktury katalogów i kolejności dla zdigitalizowanych materiałów, h) zapisanie plików wzorcowych oraz kopii użytkowych zeskanowanych dokumentów na dyskach zewnętrznych Wykonawcy. str. 9

10 1. Wymagane jest skanowanie w rozdzielczości na całej powierzchni skanowania: 600 dpi, a w przypadku formatów powyżej A1 w rozdzielczości min. 400 dpi, format zapisu TIFF 6.0 bez kompresji, głębia kolorów 24-bitowe RGB (pliki wzorcowe). 2. W przypadku fotografowanych dzieł wymagane jest fotografowanie aparatem pełnoklatkowym o matrycy nie mniejszej niż 20 Mp oraz dostarczenie plików dodatkowo plików RAW. 3. Wykonawca przeprowadzi obróbkę graficzną skanów obejmującą wyrównanie ewentualnych odkształceń zdjęć i kadrowanie mające na celu usunięcie tła wokół obiektu skanowanego, z pozostawieniem ramki tła. 4. Pliki wzorcowe zostaną przekonwertowane do formatu JPEG lub PDF. 5. Wymagane jest także wytworzenie lekkich postaci prezentacyjnych w formacie JPEG lub PDF na potrzeby udostępnienia zbiorów na stronie internetowej Zamawiającego. 6. Kopia użytkowa może być poddana obróbce graficznej odpowiednio do jej przeznaczenia. 7. W sumie w ramach digitalizacji każdej strony obiektu Wykonawca dostarczy i podpisze zgodnie z ustaloną ścieżką zapisu następujące pliki: plik wzorcowy z digitalizacji w formacie TIFF bez obróbki, plik pochodny TIFF oraz JPEG po obróbce, wersję skompresowaną pliku prezentacyjnego w formacie JPEG lub PDF oraz plik RAW dla obiektów digitalizowanych aparatem cyfrowym. 8. Elektroniczna archiwizacja plików wzorcowych i kopii zostanie dokonana na dyskach Wykonawcy, następnie pliki zostaną skopiowane na macierz Zamawiającego. 9. Pliki powinny zostać opisane zgodnie z określoną przez Zamawiającego ścieżką zapisu, tj. nazwa pliku musi być tożsama z sygnaturą obiektu umieszczoną na jego odwrocie i uzupełniona o datę premiery, tytuł spektaklu, symbol jednostki zarządzającej zbiorem (archiwum lub Muzeum Teatralne), symbol klasy obiektu, numer kolejny skanu. Podpis cyfrowy pliku źródłowego zostanie uzgodniony z Zamawiającym. 10. Kolejne numery skanów umieszczone w ścieżce zapisu, o której mowa powyżej muszą być zgodne z kolejnością zadaną przez osobę wybierającą zbiory do digitalizacji. 11. Wykonawca będzie dysponował sprzętem komputerowym i oprogramowaniem na potrzeby obróbki graficznej. 12. Przed rozpoczęciem skanowania wymagana jest kalibracja urządzeń, przygotowanie dokumentów do digitalizacji oraz przeprowadzenie próbnych skanów. 13. Skanowanie zbiorów może odbywać się jedynie przy użyciu profesjonalnych skanerów i aparatów cyfrowych przeznaczonych do digitalizacji kolekcji archiwalnych i muzealnych w siedzibie Zamawiającego. Digitalizacja musi być przeprowadzona na sprzęcie wskazanym w ofercie. Podczas skanowania unikatowy zbiór muzealiów wymaga szczególnej dbałości i staranności by nie dopuścić do powstania uszkodzeń. Z uwagi na wartość historyczną części zasobu wymaga się, aby usługa skanowania tych obiektów została wykonana bez ich nadmiernego i zbędnego ucisku lub zgniatania, dlatego płyta dociskowa skanerów powinna posiadać możliwość regulacji siły docisku. Zamawiający nie dopuszcza możliwości skanowania zbiorów na skanerach przelotowych. 14. Wykonawca odpowiada za właściwe oświetlenie fotografowanego obiektu, dodatkowy sprzęt w postaci uchwytów, podestów i stołów do ekspozycji, statywów, oświetlaczy i światłomierzy, a także stworzenie odpowiednich warunków w pomieszczeniach. 15. Wykonawca przeprowadzi kontrolę techniczną i jakościową skanów. 16. Zamawiający może wymagać, aby digitalizacja odbywała się pod ciągłym lub wyrywkowym nadzorem przedstawiciela Zamawiającego. 17. Kontrola będzie wykonywana na bieżąco podczas skanowania, natomiast kontrolę po zakończeniu etapu skanowania, wykona osoba nie uczestnicząca w procesie skanowania. Kontrola dokonywana przez Zamawiającego będzie odbywać się w trybie ustalonym z Wykonawcą. 18. W przypadku, gdy zdigitalizowane zbiory mają niską jakość (zła czytelność, złe wykadrowanie, wypłaszczenie, zbyt duży obszar skanowania lub inne wady), Zamawiający ma prawo nie przyjąć go i domagać się powtórnej digitalizacji przy użyciu innych ustawień, ale tylko w zakresie możliwości technicznych sprzętu zadeklarowanego do użytku przez Wykonawcę w ofercie. str. 10