Zaproszenie do złożenia oferty. 1. Nazwa (firma), adres Zamawiającego oraz nazwa i adres jednostki wnioskującej:

Transkrypt

1 Warszawa, dnia roku Zaproszenie do złożenia oferty w postępowaniu o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty ,00 Euro na digitalizację zbiorów archiwalnych Teatru Wielkiego Opery Narodowej w ramach projektu Poprawa funkcjonalności Teatru Wielkiego - Opery Narodowej w Warszawie realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , priorytet XI: Kultura i dziedzictwo kulturowe. (rodzaj zamówienia: usługa) 1. Nazwa (firma), adres Zamawiającego oraz nazwa i adres jednostki wnioskującej: Teatr Wielki - Opera Narodowa Plac Teatralny 1, Warszawa 2. Cel zadania Teatr Wielki Opera Narodowa przystępując do budowy cyfrowego archiwum planuje poddać digitalizacji część cennego zbioru dokumentującego historię spektakli operowych i Konkursu Moniuszkowskiego oraz odbudowę gmachu teatru po II wojnie światowej. Zadanie ma na celu zabezpieczenie materiałów oryginalnych oraz udostępnienie ich w wersji cyfrowej na portalu wzbogaconym o odpowiednie narzędzia wyszukiwawcze. 3. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest digitalizacja ok obiektów płaskich (na które składa się łącznie ok stron), z uwzględnieniem wymagań określonych poniżej oraz zgodnie ze szczegółowymi warunkami digitalizacji zawartymi w załączniku nr 2 do niniejszego zaproszenia ofertowego. Zakres prac obejmować będzie: a) instalację sprzętu w siedzibie Zamawiającego, b) przygotowanie dokumentów do digitalizacji, c) przygotowanie stacji roboczej, d) skanowanie około 7420 stron obiektów płaskich, w tym: - ok stron do formatu A1, - ok. 540 stron powyżej formatu A1 (do B0); e) obróbkę graficzną zdjęć obejmującą wyrównanie ewentualnych odkształceń zdjęć i kadrowanie mające na celu usunięcie tła wokół obiektu skanowanego, z pozostawieniem ramki tła; str. 1

2 f) kontrolę merytoryczną i jakościową skanów, g) wykonanie kopii roboczych w formacie PDF lub JPG, h) wykonanie kopii prezentacyjnych, przeznaczonych do udostępniania na stronie internetowej o niższych parametrach w formacie PDF, i) zapisanie plików wg ustalonej struktury katalogów dla zdigitalizowanych materiałów, z zastrzeżeniem aby nazwa pliku była tożsama z sygnaturą obiektu umieszczoną na jego odwrocie i uzupełniona o datę premiery, tytuł spektaklu oraz numer kolejny skanu; j) zapisanie plików wzorcowych oraz kopii użytkowych zeskanowanych dokumentów na dyskach zewnętrznych Zamawiającego, k) opisanie (katalogowanie i indeksowanie) 5500 skanowanych obiektów w elektronicznych formularzach, których wzór znajduje się w załączniku nr 3 do niniejszego zaproszenia. 4. Termin realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy do 30 marca 2014 roku. 5. Warunki płatności Należność za wykonanie przedmiotu umowy będzie płatna na podstawie faktury wystawionej po sporządzeniu i podpisaniu przez Strony Protokołu odbioru i kosztorysu powykonawczego, określającego rzeczywistą ilość wykonanych i opracowanych przez Wykonawcę stron skanów, przelewem na konto wskazane na fakturze, w terminie do 30 dni od daty jej otrzymania. W ramach wynagrodzenia Wykonawca przeniesie na Zamawiającego prawa autorskie do dzieł wykonanych w ramach niniejszego zamówienia oraz udzieli na nie 24-miesięcznej gwarancji począwszy od dnia podpisania Protokołu odbioru. Wynagrodzenie zostanie wypłacone tylko za czynności faktycznie wykonane i przyjęte przez Zamawiającego. 6. Warunki udziału a) Wykonawca powinien wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) wykonał co najmniej 3 usługi polegające na skanowaniu minimum 7000 stron zasobów archiwalnych i muzealnych, w tym starodruków, poświadczone dokumentami potwierdzającymi właściwe wykonanie tych prac. Na potwierdzenie spełnienia warunków jak wyżej, Wykonawca załączy do Oferty wykaz zrealizowanych usług wg. wzoru przedstawionego w załączniku nr 1. b) Wykonawca powinien dysponować odpowiednim profesjonalnym sprzętem do digitalizacji umożliwiającym realizację zamówienia, w tym m.in. posiadać skaner płaski ze stołem o wielkości nie mniejszej niż 100X70 cm i aparat cyfrowy do fotografowania oprawionych w ramy obrazów i tableau. Z uwagi na wartość historyczną części zasobu muzealnego wymaga się, aby usługa skanowania tych obiektów została wykonana na skanerach o zimnym, bezpiecznym oświetleniu (bez promieniowania ultrafioletowego i promieniowania podczerwonego). Istotne dla bezpieczeństwa digitalizowanych zbiorów jest również uniknięcie ich nadmiernego i zbędnego ucisku lub zgniatania, dlatego płyta dociskowa skanerów powinna posiadać możliwość regulacji siły docisku*. c) Wykonawca powinien dysponować odpowiednim oświetleniem do fotografowania obrazów wraz z dodatkowym sprzętem w postaci uchwytów, podestów i stołów do ekspozycji, statywów, oświetlaczy str. 2

3 i światłomierzy)*. d) Wykonawca powinien dysponować odpowiednim sprzętem komputerowym wraz z oprogramowaniem niezbędnym do obróbki graficznej i konwersji plików oraz opisania zasobów w bazie danych, której wzór stanowi załącznik nr 3). * e) Wykonawca powinien dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym posiadającymi minimum 3-letnie doświadczenie w digitalizacji zbiorów archiwalnych i muzealnych, kontroli jakości oraz opisywaniu zbiorów*. Na potwierdzenie spełnienia warunków jak wyżej, Wykonawca załączy do Oferty listę osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia zawodowego oraz zakresu wykonywanych przez nie czynności. * Na potwierdzenie spełnienia powyższego warunku Wykonawca dołączy do Oferty listę sprzętu przeznaczonego do realizacji przedmiotowego zamówienia. 7. Sposób przygotowania Oferty oraz miejsce i termin składania ofert. Ofertę należy przesłać w wersji elektronicznej (podpisany skan) na adres khosaniak@teatrwielki.pl w nieprzekraczalnym terminie: do dnia roku, do godziny (decyduje data wpływu). W formularzu oferty należy podać cenę digitalizacji wraz z opracowaniem 1 strony obiektu (netto i brutto) niezależnie od formatu (w zakresie, o którym mowa w niniejszym zapytaniu). Ponadto cena za digitalizację 1 strony obiektu musi uwzględniać wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z wymaganiami niniejszego zapytania realizacji przedmiotu zamówienia, w tym m.in.: wykonanie przedmiotu umowy w siedzibie Zamawiającego, transport i ubezpieczenie sprzętu, obróbkę graficzną, kontrolę jakości, konwersję formatów plików do wersji roboczej i użytkowej, opisanie metadanych do 5500 obiektów, przekazanie praw autorskich i udzielenie 12-miesięcznej gwarancji na wykonane dzieła. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie tylko za faktycznie wykonane i przyjęte przez Zamawiającego skany stron, przy czym szacowana ilość obejmuje ok stron. Do oferty należy dołączyć następujące dokumenty/skany dokumentów: 1) Wypełniony i podpisany formularz Oferty, 2) Wykaz zrealizowanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunków doświadczenia wraz z dokumentami poświadczającymi ich należyte wykonanie, 3) Listę sprzętu, przeznaczonego do wykonania zamówienia, o którym mowa w punktach 6 b,c,d zapytania. 4) Wykaz osób, którymi Wykonawca dysponuje na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania treści ofert. Dodatkowo informujemy, że Teatr Wielki Opera Narodowa zawiera umowy na postawie własnych wzorów umów stosowanych w TW-ON. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Zamawiającego do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Zamawiający str. 3

4 zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert bez podania przyczyny. 8. Kryteria wyboru oferty Przy porównywaniu i wyborze najkorzystniejszej ofert Zamawiający będzie stosował następujące kryteria: Cena brutto za skanowanie i opracowanie 1 strony (niezależnie od formatu) 100% (C) Oferta z najniższą ceną otrzyma 100 pkt, inne proporcjonalnie mniej wg wzoru: cena najniższej oferty C = x 100 pkt cena badanej oferty Całkowita liczba punktów P, jaką może otrzymać Wykonawca wyniesie: P = C str. 4

5 FORMULARZ OFERTY w postępowaniu o wartości zamówienia nie przekraczającej równowartości kwoty ,00 Euro na digitalizację zbiorów archiwalnych Teatru Wielkiego Opery Narodowej dla projektu objętego dofinansowaniem ze środków finansowych Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego pt.: Poprawa funkcjonalności Teatru Wielkiego - Opery Narodowej w Warszawie, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, priorytet: XI Kultura i dziedzictwo kulturowe. Nazwa oraz adres Wykonawcy: NIP:... REGON:... Numer rachunku bankowego: Kalkulacja cenowa Wykonawcy za realizację przedmiotu zamówienia: 1) Oferuję cenę netto:... zł. za digitalizację 1 strony obiektu w przedmiotowym zamówieniu wraz z należnym podatkiem VAT w wysokości...% cenę brutto:... zł., 2. Oświadczam, iż zapoznałam / zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i wymogami Zamawiającego i nie wnoszę do nich żadnych zastrzeżeń. 3. Oświadczam, że podpiszę umowę na warunkach określonych przez Zamawiającego. 4. Załącznikami do niniejszego formularza Oferty stanowiącymi integralną jej część są: 1) Wykaz zrealizowanych usług wraz z referencjami, 2) Wykaz sprzętu przeznaczonego do realizacji zamówienia, 3) Wykaz osób, którymi Wykonawca dysponuje na potrzeby niniejszego zamówienia. Miejscowość..., dnia roku.... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy) str. 5

6 Załącznik nr 1 WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG Przystępując do postępowania o wartości zamówienia nie przekraczającej równowartości kwoty ,00 Euro na digitalizację zbiorów archiwalnych Teatru Wielkiego Opery Narodowej oświadczamy, że reprezentowana przez nas firma zrealizowała w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) następujące usługi: Rodzaj zamówienia, opis (należy podać informacje pozwalające na ocenę czy wszystkie elementy warunku opisanego w pkt.6 zaproszenia są spełnione) Data wykonania Odbiorca usługi Każda wymieniona w tabeli usługa powinna być poparta dokumentem potwierdzającym jej należyte wykonanie, w przeciwnym razie nie będzie brana pod uwagę przy ocenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Na wykonanie usług wykazanych w załączniku do oferty przedstawiam dokumenty potwierdzające należyte ich spełnienie. Miejscowość..., dnia roku.... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy) str. 6

7 Załącznik nr 2 Szczegółowe wymagania dotyczące digitalizacji i gwarancji Przedmiotem zamówienia jest wykonanie digitalizacji ok obiektów płaskich (tj. łącznie ok stron) w tym ok stron nie większych od formatu A1 i ok. 540 stron powyżej formatu A1 (do B0) wraz z usługami towarzyszącymi tj. obróbką graficzną, konwersją do formatu JPG lub PDF, wykonaniem kopii roboczych i prezentacyjnych plików oraz opisaniem (katalogowaniem i indeksowaniem) 5500 skanowanych obiektów w elektronicznej bazie Zamawiającego. Przeznaczony do digitalizacji zbiór obejmuje część cennej kolekcji dokumentującej historię spektakli operowych i Konkursu Moniuszkowskiego oraz odbudowę gmachu Teatru Wielkiego po II wojnie światowej. W zbiorze archiwaliów operowych znajduje się także 130 stron starych druków o wartości historycznej - librett i dokumentów ze zbiorów Muzeum Teatralnego, nie większych od formatu A1, które wymagają szczególnej dbałości i doświadczenia przy skanowaniu. W sumie na kolekcję przeznaczoną do digitalizacji składają się następujące typy obiektów: plakaty afisze, zdjęcia czarno-białe i kolorowe, negatywy na szkle i pozytywy na papierze oraz diapozytywy czarno-białe i w kolorze, programy ze spektakli, wkładki obsadowe, libretta (zbiory zszyte) projekty dekoracji i rekwizytów (rysowane kredkami, malowane farbami oraz wyklejane, niektóre na tekturze do 3mm), projekty kostiumów, matryce techniczne wykonane na kalce technicznej i papierze dotyczące odbudowy Teatru; rysowane ołówkiem i tuszem, obrazy i portrety w ramach grafiki i tableau stare druki odbitki fotograficzne naklejone na metalowe plansze Fotografie robocze przykładowych materiałów archiwalne zostały zamieszczone w załączniku nr 4. Zakres prac obejmować będzie: a) instalację sprzętu w siedzibie Zamawiającego, b) przygotowanie dokumentów do digitalizacji, c) przygotowanie stacji roboczej, d) skanowanie około 7420 stron obiektów płaskich, w tym: - ok stron do formatu A1, - ok. 540 stron powyżej formatu A1 (do B0); e) obróbkę graficzną zdjęć obejmującą wyrównanie ewentualnych odkształceń zdjęć i kadrowanie mające na celu usunięcie tła wokół obiektu skanowanego, z pozostawieniem ramki tła; f) kontrolę merytoryczną i jakościową skanów, g) wykonanie kopii roboczych w formacie PDF lub JPG, h) wykonanie kopii prezentacyjnych, przeznaczonych do udostępniania na stronie internetowej o niższych str. 7

8 parametrach w formacie PDF, i) zapisanie plików wg ustalonej struktury katalogów dla zdigitalizowanych materiałów, z zastrzeżeniem aby nazwa pliku była tożsama z sygnaturą obiektu umieszczoną na jego odwrocie i uzupełniona o datę premiery, tytuł spektaklu oraz numer kolejny skanu; j) zapisanie plików wzorcowych oraz kopii użytkowych zeskanowanych dokumentów na dyskach zewnętrznych Zamawiającego, k) opisanie (katalogowanie i indeksowanie) 5500 skanowanych obiektów w elektronicznych formularzach, których wzór znajduje się w załączniku 3 do niniejszego zaproszenia. 1. Przedmiot zamówienia powinien zostać wykonany w siedzibie Teatru Wielkiego Opery Narodowej. 2. Usługa będzie realizowana przez Wykonawcę w godzinach od 8.00 do Wykonawca w ramach wynagrodzenia określonego w zapytaniu ofertowym zapewni transport i ubezpieczenie sprzętu będącego jego własnością, wykorzystanego do realizacji przedmiotu zamówienia. 4. Digitalizacja powinna zostać przeprowadzona w standardzie zgodnym z Katalogiem Dobrych Praktyk materiałów archiwalnych określonym przez Centrum Kompetencji Narodowy Instytut Audiowizualny. 5. Wymagane jest skanowanie w rozdzielczości na całej powierzchni skanowania: 600 dpi, a w przypadku formatów powyżej A1 w rozdzielczości min. 400 dpi, format zapisu TIFF 6.0 bez kompresji, głębia kolorów 24-bitowe RGB (pliki wzorcowe). 6. Wykonawca przeprowadzi obróbkę graficzną skanów obejmującą wyrównanie ewentualnych odkształceń zdjęć i kadrowanie mające na celu usunięcie tła wokół obiektu skanowanego, z pozostawieniem ramki tła. 7. Pliki wzorcowe zostaną przekonwertowane do formatu JPG lub PDF. 8. Wymagane jest także wytworzenie postaci prezentacyjnych w formacie PDF na potrzeby udostępnienia zbiorów na stronie internetowej Zamawiającego. 9. Kopia użytkowa może być poddana obróbce graficznej odpowiednio do jej przeznaczenia. 10. Elektroniczna archiwizacja plików wzorcowych i kopii zostanie dokonana na dyskach dostarczonych przez Zamawiającego. 11. Pliki powinny zostać opisane zgodnie z określoną przez Zamawiającego ścieżką zapisu. tj. nazwa pliku musi być tożsama z sygnaturą obiektu umieszczoną na jego odwrocie i uzupełniona o datę premiery, tytuł spektaklu oraz numer kolejny skanu. Podpis cyfrowy pliku źródłowego zostanie uzgodniony z Zamawiającym. 12. Wykonawca będzie dysponował sprzętem komputerowym na potrzeby obróbki graficznej i opisania zbiorów. 13. Przed rozpoczęciem skanowania wymagana jest kalibracja urządzeń, przygotowanie dokumentów do digitalizacji oraz przeprowadzenie próbnych skanów. 14. Skanowanie zbiorów może odbywać się jedynie przy użyciu profesjonalnych skanerów przeznaczonych do digitalizacji kolekcji archiwalnych i muzealnych. Digitalizacja musi być przeprowadzona na sprzęcie wskazanym w ofercie. Podczas skanowania unikatowy zbiór starodruków wymaga szczególnej dbałości i staranności by nie dopuścić do powstania uszkodzeń. Z uwagi na wartość historyczną części zasobu wymaga się, aby usługa skanowania tych obiektów została wykonana na skanerach o zimnym, bezpiecznym oświetleniu (bez promieniowania ultrafioletowego i promieniowania podczerwonego). Istotne dla bezpieczeństwa digitalizowanych zbiorów jest również uniknięcie ich nadmiernego i zbędnego ucisku lub zgniatania, dlatego płyta dociskowa skanerów powinna posiadać możliwość regulacji siły docisku*. 15. Wykonawca odpowiada za właściwe oświetlenie fotografowanego obiektu, dodatkowy sprzęt w postaci uchwytów, podestów i stołów do ekspozycji, statywów, oświetlaczy i światłomierzy, a także stworzenie odpowiednich warunków w pomieszczeniach. 16. Wykonawca przeprowadzi kontrolę merytoryczną i jakościową skanów. 17. Zamawiający może wymagać, aby digitalizacja odbywała się pod ciągłym lub wyrywkowym nadzorem przedstawiciela Zamawiającego. 18. Kontrola będzie wykonywana na bieżąco podczas skanowania, natomiast kontrolę po zakończeniu etapu str. 8

9 skanowania, wykona osoba nie uczestnicząca w procesie skanowania. Kontrola dokonywana przez Zamawiającego będzie odbywać się w trybie ustalonym z Wykonawcą. 19. W przypadku, gdy zdigitalizowane zbiory mają niską jakość (zła czytelność, złe wykadrowanie, wypłaszczenie, zbyt duży obszar skanowania lub inne wady), Zamawiający ma prawo nie przyjąć go i domagać się powtórnej digitalizacji przy użyciu innych ustawień, ale tylko w zakresie możliwości technicznych sprzętu zadeklarowanego do użytku przez Wykonawcę w ofercie. 20. Na wszelkie wytworzone przez Wykonawcę pliki udzielona zostanie gwarancji na okres 12 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru, kończącego realizację przedmiotu zamówienia. 21. W przypadku wykrycia w okresie gwarancji wad, usterek technicznych lub niezgodności z przyjętymi standardami skanowania Wykonawca ma obowiązek usunąć ww. wady, usterki i niezgodności na własny koszt w terminie 14 dni. Usunięcie ww. wad, usterek i niezgodności może być wykonane poprzez ponowną digitalizację obiektu na koszt Wykonawcy. Obowiązek zapewnienia zaplecza technicznego i logistycznego dla usunięcia wad, usterek i niezgodności w okresie gwarancji (w tym pomieszczenia do digitalizacji) spoczywa na Wykonawcy. 22. Wykonawca opisze metadanymi 5500 skanowanych obiektów w elektronicznych formularzach, których wzór znajduje się w załączniku 3 do niniejszego zaproszenia. Pozostałe obiekty zostały opisane przez Zamawiającego. str. 9