REALIZACJA PROJEKTU ETAPY ETAPPEN DER PROJEKTUMSETZUNG

Transkrypt

1 REALIZACJA PROJEKTU ETAPY ETAPPEN DER PROJEKTUMSETZUNG Wspólny Sekretariat Gemeinsames Sekretariat Programu Współpracy INTERREG Kooperationsprogramm INTERREG Polska Saksonia Polen Sachsen Krzysztof Kolanowski / Jelenia Góra/Bautzen

2 ETAPY / ETAPPEN Przygotowanie Vorbereitung Złożenie wniosku Antragstellung Ocena i decyzja Bewertung und Genehmigung Spełnienie warunków i podpisanie umowy Umsetzung der Auflagen und Vertragsabschluss najpóźniej / spätetens Realizacja projektu i opłacanie wydatków Projektumsetzung und Ausgabentätigung Raportowanie i płatności Berichterstattung und Zahlungen Zapewnienie trwałości i życie po życiu Dauerhaftigkeit und das weitere Leben des Projekts Rozliczenie końcowe Projektabrechnung Data rozpoczęcia projektu Projektbeginn max. 36 miesięcy / max. 36 Monate Data zakończenia projektu Projektabschluss

3 PRZYGOTOWANIE PROJEKTU PROJEKTVORBEREITUNG Wszelkie czynności partnerów związane z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie oraz załączników (w tym np. umowy partnerskiej, pozwoleń itp.). W ramach przygotowania w budżecie można ująć koszty przygotowawcze projektu niezbędne do przygotowania projektu. Vorbereitung des Projektantrags sowie dessen Anlagen (z.b. Partnerschaftsvertrag, Genehmigungen usw.) Im Rahmen der Projektvorbereitung können Vorbereitungskosten im Ausgaben- und Finanzierungsplan eingeplant werden.

4 PRZYGOTOWANIE PROJEKTU PROJEKTVORBEREITUNG Koszty przygotowawcze muszą spełniać m.in. następujące warunki: - bezpośredni i wyraźny związek z projektem, - Kwota: do 5% kosztów kwalifikowalnych projektu, - Poniesione przed złożeniem wniosku, jednak nie wcześniej niż 1 stycznia 2014 r. - Niedozwolone są wydatki na wyposażenie ani na infrastrukturę i roboty budowlane, - Niedozwolone jest rozliczanie ryczałtowe kosztów przygotowawczych. Bei Vorbereitungskosten müssen u.a. folgende Bedingungen erfüllt werden: - unmittelbarer und sichtbarer Bezug zum Projekt, - Betrag: bis 5% der förderfähigen Kosten des Projekts, - getragen vor der Antragsstellung, jedoch nicht vor dem 1. Januar 2014, - Ausgaben für Ausstattung, Infrastruktur oder Baumaßnahmen sind nicht erlaubt, - Pauschalabrechnung der Vorbereitungskosten ist nicht möglich.

5 MAŁA DYGRESJA: WYDATKI KWAL. EXKURS: FÖRDERFH. AUSGABEN W świetle rozp. 1299/2013 kwalifikowalne są następujące kategorie kosztów: - Koszty personelu - Wydatki biurowe i administracyjne - Koszty podróży i zakwaterowania - Koszty ekspertów zewnętrznych i kosztów usług zewnętrznych - Koszty wyposażenia Die ETZ-VO (1299/2013) nennt folgende Kategorien förderfähiger Ausgaben: - Personalkosten - Büro- und Verwaltungsausgaben, - Reise- und Unterbringungskosten - Kosten für externe Expertise und Dienstleistungen - Ausrüstungskosten

6 MAŁA DYGRESJA: WYDATKI KWAL. EXKURS: FÖRDERFH. AUSGABEN Dodatkowo w Programie wyodrębniona będzie kategoria Infrastruktura i roboty budowlane. Przypominamy: każdy wydatek musi być przyporządkowany do konkretnego działania, partnera projektu oraz terytorium (na / poza obszarem wsparcia) Zusätzlich wird im Programm die Kostenkategorie Infrastruktur und Baumaßnahmen ausgesondert. Hinweis: jede Ausgabe muss einer konkreten Projektmaßnahme, einem Projektpartner sowie Standort (innerhalb / außerhalb Fördergebiet) zugeordnet werden.

7 ZŁOŻENIE WNIOSKU ANTRAGSVERFAHREN Wniosek należy złożyć w terminie określonym w ogłoszeniu o naborze. Wypełniony formularz wniosku (w j. polskim i niemieckim) należy złożyć elektronicznie za pomocą generatora wniosków. Der Antrag ist innerhalb der in der Aufrufankündigung festgelegten Frist einzureichen. Das ausgefüllte Antragsformular (in Deutsch und Polnisch) ist elektronisch mit dem Antragsgenerator abzusenden.

8 ZŁOŻENIE WNIOSKU ANTRAGSVERFAHREN Załączniki, których ze względu na rozmiar nie można było zeskanować, należy złożyć: - we Wspólnym Sekretariacie (Wrocław) - lub w Regionalnym Punkcie Kontaktowym (Görlitz) Anlagen, die angesichts ihres Umfangs nicht gescannt werden konnten, sind: - beim Gemeinsamen Sekretariat (Wrocław) - oder beim Regionalen Kontaktpunkt (Görlitz) einzureichen.

9 ZŁOŻENIE WNIOSKU ANTRAGSVERFAHREN Potwierdzenie finalizacji wniosku o dofinansowanie (po elektronicznym złożeniu wniosku): - Należy wydrukować, podpisać oraz - Złożyć w ciągu 10 dni roboczych w WS lub RPK. Wdrażanie projektu może się rozpocząć najwcześniej dzień po złożeniu wniosku o dofinansowanie (na własne ryzyko wnioskodawcy). Die Bestätigung der Finalisierung des Projektantrags soll: - ausgedruckt, unterschrieben sowie - innerhalb von 10 Arbeitstagen beim GS oder RKP eingereicht werden. Die Projektumsetzung darf frühestens am drauffolgenden Tag nach der Antragsstellung beginnen (auf eigenes Risiko des Projektträgers).

10 OCENA WNIOSKU BEGUTACHTUNG Etapy oceny wniosków projektowych: 1. Ocena formalno-administracyjna 2. Ocena merytoryczna (Ocena jakości i ocena wykonalności) Jedynie na etapie oceny formalno-administracyjnej WS może wezwać wnioskodawcę o dokonanie niezbędnych poprawek i uzupełnień. Etappen der Prüfung der Projektanträge: 1. Formal-administrative Bewertung 2. Fachliche Bewertung (Qualitäts- und Machbarkeitsbewertung). In der ersten Etappe (und nur dann) kann das GS den Antragsteller auffordern, den Projektantrag nachzubessern bzw. zu ergänzen.

11 DECYZJA KM BA-BESCHLUSS Decyzja Komitetu Monitorującego dotyczy projektów, które pomyślnie przeszły ocenę formalno-administracyjną. Projekty, które uzyskały < 70 / 100 punktów, są odrzucane. Pozostałe projekty ( 70/100) decyzją KM mogą (nie muszą) zostać zatwierdzone. Der Begleitausschuss entscheidet über eine evtl. Genehmigung der Projektanträge, deren formal-administrative Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde. Projektanträge mit einer Punktzahl von < 70 / 100 werden abgelehnt. Sonstige Projektanträge ( 70/100) können (müssen aber nicht) genehmigt werden.

12 PODPISANIE UMOWY VERTRAGSABSCHLUSS Beneficjent powinien w ciągu 5 miesięcy po pozytywnej decyzji KM przed zawarciem umowy: - Spełnić ewentualne warunki KM - Wdrożyć rekomendacje KM - Dostarczyć załączniki do podpisania umowy - Dokonać innych zmian w projekcie (np. harmonogram) Der Begünstigte soll innerhalb von 5 Monaten nach Genehmigung des Projektantrags vor dem Abschluss des Zuwendungsvertrags: - evtl. Auflagen des BA erfüllen - evtl. Empfehlungen des BA umsetzen - Unterlagen, die zum Vertragsabschluss notwendig sind, nachreichen - Sonstige Änderungen im Projekt vornehmen (z.b. Zeitplan)

13 PODPISANIE UMOWY VERTRAGSABSCHLUSS Po spełnieniu warunków, rekomendacji, doręczeniu brakujących dokumentów i dokonaniu niezbędnych zmian może nastąpić zawarcie umowy o dofinansowanie między Partnerem Wiodącym a Instytucją Zarządzającą. Wdrażanie projektu może się rozpocząć najpóźniej w dniu podpisania umowy. Nach Erfüllung der Auflagen, Empfehlungen, Einreichung fehlender Anlagen sowie Vornahme notwendiger Anpassungen kann der Zuwendungsvertrag zwischen dem Lead Partner und der Verwaltungsbehörde abgeschlossen werden. Die Projektumsetzung darf spätestens zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses beginnen.

14 REALIZACJA PROJEKTU PROJEKTUMSETZUNG Wdrażanie zadań i opłacanie wydatków projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowofinansowym. W trakcie realizacji możliwe będzie dokonywanie zmian zgodnie z procedurą. Umsetzung der Projektmaßnahmen und arbeitspakete sowie Tätigung von Ausgaben gemäß dem Projektzeitplan. In der Umsetzungsphase dürfen Änderungen im Projekt gemäß dem Änderungsverfahren vorgenommen werden.

15 SPRAWOZDAWCZOŚĆ BERICHTERSTATTUNG Sprawozdania (wnioski o płatność) należy składać w odstępie kwartalnym za następujące okresy: - 1 stycznia 31 marca - 1 kwietnia 30 czerwca - 1 lipca 30 września - 1 października 31 grudnia. Projektfortschrittsberichte (Auszahlungsanträge) sind in Dreimonatsabständen für folgende Berichtszeiträume zu erstellen: - 1. Januar 31. März - 1. April 30. Juni - 1. Juli 30. September - 1. Oktober 31. Dezember

16 SPRAWOZDAWCZOŚĆ BERICHTERSTATTUNG Pierwszy wniosek o płatność: za okres od początku realizacji projektu do końca danego kwartału, w którym umowa została podpisana. Możliwe jest w tej kwestii inne uzgodnienie z WS. Erster Projektfortschrittsbericht: wird für den Zeitraum ab dem Projektbeginn bis zum Ende des jeweiligen Quartals, in welchem der Zuwendungsvertrag abgeschlossen wurde, erstellt. Eine abweichende Vereinbarung diesbezüglich ist möglich.

17 SPRAWOZDAWCZOŚĆ BERICHTERSTATTUNG Dwa poziomy sprawozdawczości: 1. Na poziomie partnera projektu. Częściowy wniosek o płatność, zatwierdzany przez Kontrolera z art. 23: - Urzędy wojewódzkie po stronie polskiej - Saksoński Bank Odbudowy (SAB) po stronie niemieckiej. Zwei Ebenen der Berichterstattung: 1. Ebene des Projektpartners. Fortschrittsbericht, genehmigt von der Kontrollinstanz (Art. 23-Prüfer): - Woiwodschaftsämter in Polen - Sächsische Aufbaubank (SAB) in Sachsen und übrigen Bundesländern.

18 SPRAWOZDAWCZOŚĆ BERICHTERSTATTUNG 2. Na poziomie partnera wiodącego. Wniosek o płatność dla projektu, wysyłany przez partnera wiodącego do WS. Sprawozdania (wnioski o płatność) sporządzane są wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą systemu SL Ebene des Lead Partners. Projektfortschrittsbericht (Auszahlungsantrag) vom Lead Partner an das GS. Berichte (Auszahlungsanträge) werden elektronisch mit Hilfe des SL2014-Systems erstellt.

19 SPRAWOZDAWCZOŚĆ BERICHTERSTATTUNG Przykładowy przebieg procesu sprawozdawczości / Beispielablauf des Berichterstattungsverfahrens (Wariant nr 1 / Variante Nr. 1) Częściowy wniosek o płatność Kontrola z art. 23 Wniosek o płatność Płatność LP Bogatynia DUW LP Bogatynia WS GS HAPPY END P1 Ostritz SAB Auszahlungsantrag Auszahlung P2 Łęknica LUW Projektfortschrittsbericht Art. 23 Prüfung

20 SPRAWOZDAWCZOŚĆ BERICHTERSTATTUNG Przykładowy przebieg procesu sprawozdawczości / Beispielablauf des Berichterstattungsverfahrens (Wariant nr 2 / Variante Nr. 2) Częściowy wniosek o płatność Uzupełnienia, poprawki Kontrola z art. 23 Wniosek o płatność Płatność LP Bogatynia DUW LP Bogatynia WS GS HAPPY END P1 Ostritz SAB Auszahlungsantrag Auszahlung P2 Łęknica LUW Projektfortschrittsbericht Zusätzl. Angaben Ergänzungen Art. 23 Prüfung

21 SPRAWOZDAWCZOŚĆ BERICHTERSTATTUNG Przykładowy przebieg procesu płatności / Beispielablauf der Auszahlungsprozesses Przepływy finansowe IZ VB LP Bogatynia Zahlungsströme P1 Ostritz P2 Łęknica

22 SPRAWOZDAWCZOŚĆ BERICHTERSTATTUNG Po weryfikacji i zatwierdzeniu wniosku o płatność partner wiodący otrzymuje częściową refundację kosztów kwalifikowalnych za dany okres sprawozdawczy. Jest on odpowiedzialny za przekazanie środków pozostałym partnerom projektu. Nach erfolgreicher Prüfung und Bestätigung des Projektfortschrittsberichts erhält der Lead Partner die Teilerstattung der förderfähigen Ausgaben für den Berichtszeitraum. Er ist verpflichtet, die Mittel in entsprechender Höhe an sonstige Projektpartner zu überweisen.

23 ZMIANY W PROJEKCIE PROJEKTÄNDERUNGEN W trakcie trwania projektu możliwe są zmiany: - Zmiany techniczne Polegają na dostosowaniu projektu koniecznym do prawidłowej realizacji i nie wpływają na jego cele oraz podstawowe założenia dotyczące partnerów, działań oraz terminów ich wykonania. Mogą wymagać zatwierdzenia partnera wiodącego, jednak nie wymagają zgody WS lub KM. In der Projektlaufzeit sind folgende Änderungen möglich: - technische Änderungen Eine Anpassung des Projekts, die zur ordnungsgemäßen Umsetzung notwendig ist und keine Auswirkung auf dessen Ziele, Partner, Maßnahmen und Fristen hat. Einige technische Änderungen bedürfen einer Entscheidung des LP, dennoch brauchen nicht vom GS oder BA genehmigt zu werden.

24 ZMIANY W PROJEKCIE PROJEKTÄNDERUNGEN - Zmiany merytoryczne Zmiany merytoryczne są zatwierdzane przez WS lub przez KM. Wymagają najczęściej aneksu do umowy o dofinansowanie. - Inhaltliche Änderungen Inhaltliche Änderungen werden vom GS oder BA genehmigt. Ein Änderungsvertrag zum Zuwendungsvertrag ist meistens notwendig.

25 ZMIANY W PROJEKCIE PROJEKTÄNDERUNGEN W roku kalendarzowym dopuszczalne są: - max. 2 zmiany merytoryczne - max. 2 zmiany techniczne (wymagające akceptacji partnera wiodącego) - Inne zmiany techniczne (np. zmiana danych instytucji) Konieczne jest zatem ostrożne planowanie i uzgadnianie między partnerami zmian, m.in. przesunięć budżetowych, harmonogramu zadań i wartości wskaźników. In einem Kalenderjahr sind zulässig: - max. 2 inhaltliche Änderungen - max. 2 technische Änderungen (die einer Zustimmung des LP bedürfen) - sonstige technische Änderungen (z.b. Adressänderung eines Projektpartners) Eine sorgfältige Planung und gegenseitige Abstimmung der Projektänderungen zwischen den Projektpartnern, u.a. Verschiebungen im Ausgabenplan, Projektzeitplan und Indikatorenzielwerte, ist zwingend notwendig!

26 ZAKOŃCZENIE PROJEKTU PROJEKTABSCHLUSS Do dnia zakończenia projektu należy: - Zakończyć wszystkie działania projektu, - Osiągnąć zakładane w projekcie wskaźniki, - Opłacić wszystkie wydatki. Bis zum Projektabschlussstichtag müssen: - Sämtliche Projektmaßnahmen vollendet, - Sämtliche Indikatorenzielwerte erreicht, - Sämtliche Ausgaben getätigt werden.

27 ZAKOŃCZENIE PROJEKTU PROJEKTABSCHLUSS Wydatki poniesione po dacie zakończenia projektu są niekwalifikowalne. Rozliczenie projektu (sporządzenie ostatniego wniosku o płatność) powinno nastąpić bezpośrednio po zakończeniu projektu. Ausgaben, die nach dem Projektabschlussdatum getätigt wurden, können nicht als förderfähig anerkannt werden. Die Projektabrechnung (Erstellung des letzten Auszahlungsantrags) soll unmittelbar nach dem Projektabschluss erfolgen.

28 ŻYCIE PO ŻYCIU DAS WEITERE LEBEN Po zakończeniu projektu beneficjent i partnerzy powinni zadbać: - o prawidłowe przechowywanie dokumentacji, - o trwałość produktów projektu, - o trwałość oznakowania miejsca inwestycji oraz zakupionego sprzętu zgodnie z zasadami dot. informacji i promocji, - o monitorowanie przychodów. Nach dem Projektabschluss sollen alle Projektpartner um: - Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Projektunterlagen, - Dauerhaftigkeit der Projektoutputs, - Dauerhafte Kennzeichnung des Investitionsstandortes sowie der gekauften Ausstattung gemäß den Programmgrundsätzen, - Überwachung der Projekteinnahmen Sorge tragen.

29 Dziękuję za uwagę! Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dźakuju so wam za kedźbnosć! Krzysztof Kolanowski KONTAKT: Wspólny Sekretariat PL-SN Gemeinsames Sekretariat PL-SN ul. Św. Mikołaja 81, IV p Wrocław, Poland tel /