Dodawanie dostawców do bazy danych HP Instrukcje

Transkrypt

1 Dodawanie dostawców do bazy danych HP Instrukcje Jak zarejestrować firmę w bazie danych HP Global Procurement Ostatnia aktualizacja: 30 March 2012

2 Spis Treści Rozdział 1 Dlaczego HP potrzebuje danych Państwa firmy?... 3 Rozdział 2 e wysyłane z Secure Vendor Administration Tool... 4 Co zrobić jeśli wiadomości trafiają do folderu spam... 4 Rodział 3 - Dostęp do Secure Vendor Administration Tool (SVAT)... 5 Rozdział 4 Uzupełnianie formularza Supplier Update Form... 6 Dane adresowe dostawcy... 6 Dane kontaktowe głównej siedziby firmy... 7 Dane bankowe dostawcy... 8 Szczegóły dot. Klasyfikaccji dostawcy Dodatkowe informacje, notatki, komentarze Załączniki Global Procurement Page 2 Last Updated: 3/30/2012

3 Rozdział 1 Dlaczego HP potrzebuje danych Państwa firmy? Firma Hewlett-Packard (HP) potrzebuje informacji na temat Państwa firmy aby umożliwić współpracę i bezproblemowe dokonywanie zapłat na poczet przyszłych zamówień. Przesłane informacje są zabezpieczone dzięki szyfrowaniu danych przez Secure Vendor Administration Tool (SVAT). Dostarczone informacje są poufne i używane tylko w celu ułatwienia współpracy pomiędzy HP i Państwa firmą. Global Procurement Page 3 Last Updated: 3/30/2012

4 Rozdział 2 e wysyłane z Secure Vendor Administration Tool Zawiadomienie by dodać lub uaktalnić dane Państwa firmy w bazie dostawców HP zostanie wysłane automatycznie drogą ową przez Secure Vendor Administration Tool. Wiadomość zostanie wysłana z adresu SupplierSetup@hp.com. Uwaga: Ten adres owy jest używany tylko na początku procesu rejestracji dla dostawców HP. Adres ten jest automatyczny więc proszę na niego nie odpowiadać. 1. W wiadomości znajduje się krótkie wytłumaczenie dlaczego potrzebujemy informacji na temat Państwa firmy i jak te poufne informacje będą wykorzystywane i przesyłane. 2. Znajduje się tam również krótka instrukcja co trzeba zrobić by uzupełnić informacje na temat Państwa firmy. 1 2 Co zrobić jeśli w iadom ości trafiają do folderu spam W niektórych wypadkach wiadomość może trafić do folderu spam, by uniknąć tej sytuacji proszę się upewnić, że adres SupplierSetup@hp.com nie jest blokowany przez Państwa skrzynkę. Global Procurement Page 4 Last Updated: 3/30/2012

5 Rodział 3 - Dostęp do Secure Vendor Administration Tool (SVAT) Secure Vendor Administration Tool (SVAT) jest aplikacją internetową umożliwiającą pozyskiwanie wymaganych informacji i pozwoleń w celu przyłączenia dostawcy do bazy danych dostawców firmy HP. Wszystkie informacje są przekazywane w sposób zabezpieczony poprzez enkrypcję danych. Od firmy HP otrzymacie Państwo, drogą ową, link do narzędzia SVAT oraz Supplier Setup Request Key. 1. W otrzymanej em komunikacji proszę otworzyć link do narzędzia SVAT Proszę wprowadzić Supplier Setup Request Key podany w u Uwaga: Podany Supplier Setup Request Key może być użyty tylko raz. Jeśli planują Państwo dodtakowe lub przyszłe aktualizacje, będziecie Państwo musieli skontaktować się z firmą HP i poprosić o nowy Supplier Setup Request Key pod adresem SupplierSetupSupport@hp.com 3. Następnie proszę wcisnąć Go>> a otrzymacie Państwo dostęp do Supplier Update Form 2 3 Global Procurement Page 5 Last Updated: 3/30/2012

6 Rozdział 4 Uzupełnianie formularza Supplier Update Form Supplier Update Form składa się z sześciu sekcji: dane adresowe dostawcy, dane kontaktowe głównej siedziby firmy, dane bankowe, szczegóły klasyfikacji dostawcy, informacje dodatkowe, notatki, komentarze i załączniki. Pola oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe i nie będzie możliwe złożenie formularza, póki pola te nie zostaną uzupełnione. Dane adresowe dostaw cy Pierwsza sekcja formularza Supplier Update Form zawiera informacje dotyczące adresu Państwa firmy. 1. Proszę wprowadzić pełną, prawnie zarejestrowaną nazwę firmy w polu Legal Vendor Name 2. Proszę uzupełnić adres siedziby firmy w polu Vendor Address (ulica, numer budynku, nr lokalu) 3. Proszę wpisać nazwę miasta w polu City 4. Jeśli jest taka potrzeba proszę wpisać gminę, dzielnicę, powiat lub województwo, w polu Region, District, State or Province 5. Proszę uzupełnić kod pocztowy w polu Zip or Postal Code 6. Jeśli jest taka potrzeba proszę wpisać numer i adres skrzynki pocztowej w PO Box number, jej kod pocztowy w PO Box Postal code, miasto w PO Box City 7. Proszę wybrać kraj z listy rozwijanej w polu Country 8. Proszę wpisać numer telefonu do firmy w polu Vendor Phone number. Uprzejmie prosimy, aby numer miał międzynarodowy format np Global Procurement Page 6 Last Updated: 3/30/2012

7 Poniższe cztery pola są obowiązkowe jeśli reprezentant firmy HP powinien kontaktować się z Państwa firmą za pomocą faksu, a czy telefonicznie. 9. Jeśli jest taka potrzeba proszę uzupełnić numer faksu w polu Vendor Fax number 10. Proszę wpisać osobę z państwa firmy, z którą należy się kontaktować w przyszłej korespondecji w polu Vendor Contact Name 11. W polu Vendor Contact Phone proszę uzupełnić numer telefonu osoby, z którą firma HP powinna się kontaktować 12. W polu Vendor Contact proszę uzupełnić adres osoby, z którą firma HP powinna się kontaktować Dane kontaktowe głów nej siedziby firm y Druga sekcja formularza Supplier Update Form zawiera informacje o danych adresowych głównej siedziby Państwa firmy. Są to dane, których HP będzie używało dokonując płatności dla Państwa firmy. 13. Jeśli dane adresowe głównej siedziby Państwa firmy są takie same jak te, które uzupełnili Państwo w poprzedniej sekcji, prosimy zaznaczyć okienko Same. Dane adresowe, które zostały uzupełnione w sekcji Dane adresowe dostawcy zostaną automatycznie skopiowane. 14. Jeśli dane adresowe głównej siedziby Państwa firmy są inne, prosimy o ich podanie w tej sekcji. Wymagane informacje są dokładnie takie same jak w sekcji poprzedniej Global Procurement Page 7 Last Updated: 3/30/2012

8 Dane bank ow e dostaw cy Uzupełnienie pól w tej sekcji jest wymagane w celu umieszczenia danych finansowych Państwa firmy w naszej bazie danych dostawców oraz zapewnienia sprawnych płatności na poczet przyszłych zamówień. W razie potrzeby HP będzie kontaktować się z Państwem w celu uzupełnienia tych danych, zanim zostaną one ostatecznie potwierdzone w naszej bazie dostawców. Ważne jest, aby uzupełnili Państwo te informacji podczas rejestracji co znacznie przyspieszy jej zakończenie. Osoby odpowiedzialne w Państwa firmie za kwestie związane z należnościami powinny być w posiadaniu poniższych informacji. 15. W polu Bank Name proszę wprowadzić nazwę banku, do którego mają trafiać należności. 16. W polu Sucursal warto wprowadzić wszelkie informacje wskazujące na oddział banku, mogą to być np. BIZ kod, kod wewnętrzny itp. Jeśli informacje te są niezbędne w celu dokonywania poprawnych płatności, proszę podać je koniecznie. Przykładowo numer Sucursal jest używany do wygenerowania kodu bankowego w Meksyku Kolejne cztery pola powinny zawierać szczegółowe informacje na temat banku, którego klientem jest Państwa firma. 17. Adres banku, Miasto, Stan/Region/Inne i Państwo, proszę wybrać kraj z rozwijanej listy. 18. Bank Branch (Oddział banku), jeśli dotyczy 19. Bank Key (IFSC code for India) Klucz Banku może mieć różny format (tylko numery, bądź też kombinacje numerów i liter), a jego długość zależy od kraju. Przykładowo, dla dostawców z USA kod banku nazywa się ABA routing number. Jeśli nie jesteście Państwo pewni jaki klucz posiada Państwa bank, należy się z nim skontaktować. 20. Bank Account Number (Numer konta bankowego) proszę podać numer konta bankowego, na który mają być kierowane płatności za zamówienia. 21. Account Holder (Właściciel rachunku ) w większości przypadków posiadaczem konta jest Państwa firma. 22. Control Key (Klucz kontrolny ) proszę wprowadzić tę informację, jeśli Państwa dotyczy. Global Procurement Page 8 Last Updated: 3/30/2012

9 23. SWIFT Code (Kod SWIFT) proszę wprowadzić kod SWIFT (Society for Worldwide Inter-bank Financial Telecommunication), który jest charakterystyczny dla każdego banku na świecie. Kod SWIFT jest używany w celu zidentyfikowania banku podczas dokonywania transakcji międzynarodowych. Kod SWIFT powinien posiadać od 8 do 11 cyfr, przy czym piąta i szósta cyfra powinny reprezentować kod kraju. 24. IBAN Code (Kod IBAN) - International Bank Account Number, który jest niezbędny przy przelewach miedzypaństwowych w krajach Europejskich. Pozostałe cztery grupy pól wymagających wypełnienia w tej sekcji dotyczą informacji podatkowych. Grupy te posiadają rozwijane menu, w którym należy wybrać odpowiedni typ numeru, charakterystyczny dla danego kraju oraz uzupełnić numer, pod którym zarejestrowana jest Państwa firma. Przykładowo VAT ID dla krajów Europejskich czy też Federal Tax ID dla Stanów Zjednoczonych. 25. Tax/VAT #1 z rozwijanego menu proszę wybrać typ numeru odpowiedni dla Państwa kraju. 26. Coutry Specific Numbers (Numery charakterystyczne dla kraju). W menu Tax/VAT #1 istnieje możliwość wyboru sposród typów numerów charakterystychnych dla różnych krajów. Należy wziąć pod uwagę kraj, w którym Państwa firma jest zarejestrowana oraz dane i numery podatkowe, których się w tym kraju używa W polach Tax/VAT #1/2/3/4, należy wybrać typ numeru chcrakterystyczny dla danego kraju, a w polu obok wprowadzić numer pod którym Państwa firma została zarejestrowana. Mają Państwo do dyspozycji cztery grupy pól, w których można umieszczać informacje podatkowe firmy. 27 Global Procurement Page 9 Last Updated: 3/30/2012

10 Szczegóły dot. Klasyfik accji dostaw cy W tej części wymagane są dodatkowe informacje o Państwa firmie. 28. Należy wybrać Company Classification Code/Vendor Tax Type/Vendor Situation, Recipient Type etc. (Kod Klasyfikujący firmę/rodzaj opodatkowania dostawcy/ Sytuację dostawcy, odbiorcy itp.) w rozwijanej liście znajdują się zdefiniowane kody do wyboru. Na przykład, jeżeli Państwa firma znajduje się poza USA, należy wybrać kod A01 FOREIGN OWNED (A01 z kapitałem zagranicznym). 29. Poprzez wybór z dostępnych opcji w następnej liście rozwijanej należy odpowiedzieć na pytanie czy Państwa firma jest zarejestrowana Dodatk ow e inform acje, notatk i, k om entarze 30. W polu Comments (Komentarze) można wpisać dowolne informacje, które mają zostać wzięte pod uwagę w momencie wprowadzania profilu Państwa firmy jako dostawcy w bazie dostawców HP. 30 Załączniki W tej części można załączyć wszelkie dokumenty, które są niezbędne do prawidłowego dodania Państwa firmy do bazy dostawców HP lub które są wymagane w świetle obowiązującego w danym kraju prawa bądź przepisów. 31. Kliknij na przycisk Browse (Szukaj) i przejdź do plików przechowywanych na komputerze. 32. Wpisz któtki Description (Opis ) dokumentu, który jest załączany. 33. Kliknij na przycisk Attach file (Załącz plik) () Uwaga: Wielkość każdego załączanego pliku jest ograniczona do 10MB. Przesyłanie pliku, który jest większy niż 10 MB spowoduje błąd systemu, a plik nie zostanie przesłany ani zapisany. 34. Po załączeniu plik pojawi się w tabeli poniżej. 35. Jeśli chcą Państwo usunąć załączony już plik, można kliknąć na napis Delete (Usuń), po lewej stronie. 36. Należy kliknąć na przycisk Submit jeśli wszystkie wymagane informacje zostały wprowadzone Global Procurement Page 10 Last Updated: 3/30/2012