Siwz bez tajemnic. Przygotowanie siwz punkt po punkcie Opracowanie oferty zgodnie z treścią siwz Wzory dokumentów

Transkrypt

1 Siwz bez tajemnic Przygotowanie siwz punkt po punkcie Opracowanie oferty zgodnie z treścią siwz Wzory dokumentów pod redakcją Anny Śmigulskiej-Wojciechowskiej

2 Siwz bez tajemnic pod redakcją Anny Śmigulskiej-Wojciechowskiej

3 Autorzy: Anna Kuszel-Kowalczyk: rozdział I (VI) Małgorzata Skóra: rozdział I (II 13, IV) Agata Smerd: rozdział II (I, II) Anna Śmigulska-Wojciechowska: rozdział I (I, II 1, 2, 3, 4, 7, 8, 9, 11, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 24, III), rozdział II (III) Dominika Perkowska: rozdział I (I 5, 6, V), rozdział III Redaktor prowadzący: Anna Śmigulska-Wojciechowska Wydawca: Adam Głuszcz Korekta: Zespół Projekt okładki: Ireneusz Gawliński Skład i łamanie: IGAWA Ireneusz Gawliński Druk: Miller Druk sp. z o.o. Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2012 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel.: , faks: Publikacja Siwz bez tajemnic chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

4 Spis treści Wstęp... 9 Rozdział I. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jak ją sporządzić? I. Kiedy istnieje obowiązek przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia? II. Podstawowe elementy siwz Nazwa (firma) oraz adres zamawiającego Tryb udzielenia zamówienia Opis przedmiotu zamówienia Termin wykonania zamówienia Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków Warunki pozytywne i negatywne czym są i jakie są między nimi różnice? Warunki podmiotowe i przedmiotowe Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu Konsekwencje błędnego opisu sposobu oceny warunków Wykaz oświadczeń i dokumentów, które wykonawcy mają dostarczyć w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Zasady żądania dokumentów od wykonawców zgodnie z ustawą Pzp Wartość zamówienia ma znaczenie ze względu na obowiązek lub przywilej żądania dokumentów od wykonawcy Dokumenty, których można wymagać w celu potwierdzenia, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z powodu spełnienia negatywnych warunków udziału w postępowaniu Dokumenty, których można wymagać w celu potwierdzenia, że wykonawca spełnia pozytywne warunki Inne dokumenty, których zgodnie z rozporządzeniem zamawiający może żądać od wykonawcy Forma, w jakiej wykonawca powinien złożyć wymagane od niego dokumenty

5 Spis treści 7. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami Wymagania dotyczące wadium Formy wniesienia wadium Prawidłowe liczenie terminu na wniesienie wadium Jak ustalić wysokość wadium? Na co zamawiający musi uważać, biorąc pod uwagę wyniki kontroli Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych? Propozycje zapisów siwz dotyczące wadium Termin związania ofertą Opis sposobu przygotowywania ofert Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert Opis sposobu obliczenia ceny Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierować przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert Jakie kryteria oceny ofert można zastosować? W jaki sposób należy ocenić oferty pod kątem spełnienia przez nie kryteriów? Informacje o formalnościach, które powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia Opis części zamówienia, jeżeli dopuszczone jest składanie ofert częściowych Maksymalna liczba wykonawców, z którymi będzie zawarta umowa ramowa, jeżeli taka została przewidziana Informacje o przewidywanych zamówieniach uzupełniających Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli dopuszczone jest ich składanie Adres poczty elektronicznej lub strony internetowej zamawiającego, jeżeli dopuszcza on porozumiewanie się drogą elektroniczną Informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą jeżeli przewidziane są rozliczenia w walutach obcych Informacja o aukcji elektronicznej, jeśli jest przewidziana Wysokość zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli przewidziany jest ich zwrot

6 Spis treści 26. Określenie liczby osób bezrobotnych lub młodocianych, o których mowa w art. 29 ust. 1 ustawy Pzp, sposób dokumentowania zatrudnienia tych osób lub utworzenia albo zwiększenia funduszu szkoleniowego, uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 4, oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań. Informacje te powinny się znaleźć w siwz, jeśli zamawiający przewiduje wymienione wymagania w opisie przedmiotu zamówienia Informacje o podwykonawcach III. O czym musi pamiętać zamawiający, przygotowując siwz? Wyjątki, na które trzeba uważać Lista najważniejszych czynności, które powinien wykonać zamawiający, przygotowując siwz IV. Opłata za siwz, przekazanie siwz i inne formalności Jaką opłatę można pobrać za siwz od wykonawców? W jaki sposób można przekazać wykonawcy siwz? W jakim terminie zamawiający musi przekazać siwz? Kontrola, komu przekazywane jest siwz Na którym etapie postępowania w poszczególnych trybach należy przekazać wykonawcom siwz? V. Różnice między wyjaśnieniem a zmianą siwz Jak wyjaśniać specyfikacje zgodnie z ustawą Pzp? W jakim terminie może wpłynąć do zamawiającego wniosek o wyjaśnienie treści siwz? Kiedy zamawiający ma obowiązek udzielić wyjaśnień wykonawcom? W jakim przypadku zamawiający jest zwolniony z obowiązku udzielenia wyjaśnień? Jak należy postąpić z udzielonymi wyjaśnieniami? Zwołanie zebrania wykonawców kiedy warto skorzystać z tej metody udzielenia wyjaśnień Zmiana siwz dokonana w sposób właściwy Wyjaśnienie czy zmiana treści siwz? Jakie czynności należy wykonać po dokonaniu zmian treści siwz? W jakich przypadkach zamawiający jest zobowiązany do przedłużenia terminu składania ofert oraz jakie obowiązki się z tym wiążą? Jakie obowiązki ciążą na zamawiającym, który przedłuża termin składania ofert? VI. Błędy w tworzeniu siwz Sześć czynności, o których należy pamiętać, przygotowując siwz Najczęstsze nieprawidłowości w specyfikacjach Na co należy uważać w przypadku siwz na roboty budowlane? Jakie błędy popełniają zamawiający, opisując przedmiot zamówienia na roboty budowlane?

7 Spis treści Czy opis sposobu dokonania oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu sformułowano w sposób poprawny? Ustalenie opisu spełniania warunków udziału w sposób związany z przedmiotem zamówienia oraz do niego proporcjonalny Jak poprawnie opisać sposób dokonywania oceny spełniania warunku w odniesieniu do posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności? Sprawdzanie wiedzy i doświadczenia wykonawców w realizacji robót budowlanych, czyli na co należy uważać? Na co szczególnie uważać, formułując opis warunku dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz kadrowym? Dwa zasadnicze uchybienia opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunku dotyczącego sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawców Ważne jest bezbłędne sformułowanie kryteriów oceny ofert Rozdział II. Praktyczne porady dla wykonawców chcących wziąć udział w przetargu I. Na jakie elementy siwz wykonawca powinien zwracać szczególną uwagę? Od czego zacząć czytanie siwz, czyli po spełnieniu jakich warunków wykonawca może przystąpić do postępowania? Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności Posiadanie wiedzy i doświadczenia Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Sytuacja ekonomiczna i finansowa Przykłady zapisów siwz, które mogą budzić wątpliwości bądź są niezgodne z ustawą Pzp Pozostałe elementy siwz równie ważne dla wykonawcy Termin składania ofert Termin realizacji zamówienia Opis sposobu przygotowania ofert, opis sposobu obliczenia ceny Wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy Zwrot kosztów udziału w postępowaniu Czytamy umowę i opis przedmiotu zamówienia Postanowienia umowne, które mogą mieć wpływ na decyzję wykonawcy o udziale w przetargu Opis przedmiotu zamówienia, czyli co tak naprawdę wykonawca ma zrealizować, dostarczyć lub zbudować w ramach zamówienia publicznego? Wskazówki, jak poprawnie złożyć ofertę O czym musi pamiętać wykonawca, składając ofertę? II. Jak wykonawca powinien przygotować ofertę po zmianie lub wyjaśnieniach treści siwz? Zmiana siwz bez wyraźnego wyodrębnienia zmiana jako wyjaśnienie treści siwz

8 Spis treści 2. Zmiana siwz a możliwość wnioskowania o wyjaśnienie Kiedy wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę? Uprawnienia do wniesienia odwołania na zmianę siwz w zależności od wartości zamówienia Najczęstsze przypadki odwołań na zapisy siwz Omyłki wynikające z braku uwzględnienia zmiany siwz i możliwość ich poprawienia III. Odrzucenie oferty z powodu jej niezgodności z treścią siwz Rozdział III. Wzory siwz I. Wzór specyfikacji istotnych warunków zamówienia na świadczenie usług hotelarskich Spis treści Część I Instrukcja dla wykonawców Część II Opis przedmiotu zamówienia Część III Wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego na świadczenie usług hotelarskich Część IV Wzory formularza oferty i załączników do oferty II. Wzór specyfikacji istotnych warunków zamówienia na bieżące utrzymanie parków oraz terenów zieleni miejskiej Spis treści Część I Instrukcja dla wykonawców Część II Opis przedmiotu zamówienia Część III Wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego na bieżące utrzymanie parków oraz terenów zieleni miejskiej Część IV Wzory formularza oferty, formularza cenowego oraz załączników do oferty

9

10 WSTĘP Przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dalej: siwz) to jeden z najważniejszych etapów całej procedury przetargowej. Dokument ten bywa często przedmiotem zarzutów organów kontrolnych oraz odwołań wykonawców. Postaramy się, aby porady, wskazówki i wyjaśnienia zamieszczone w tej książce pomogły zminimalizować ryzyko błędów. Zgodnie z wynikami kontroli przeprowadzanych przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych najczęstsze nieprawidłowości odnośnie do siwz dotyczą np. braku spójnych informacji zawartych w siwz i w ogłoszeniu czy też braku zapisów, których obowiązek zamieszczenia nakłada ustawa Prawo zamówień publicznych (dalej ustawa Pzp). Ta publikacja ma na celu wyeliminowanie tego typu nieprawidłowości. Ponadto książka ta została podzielona na części. Jedna dotyczy problemów, z jakimi zmagają się w większym stopniu zamawiający, a druga poświęcona jest bardziej dla wykonawców. Ponadto prezentujemy małą ściągawkę w postaci przykładów gotowych wzorów dokumentów. W ten sposób każdy z uczestników postępowania o zamówienie publiczne będzie mógł łatwo i szybko znaleźć najciekawsze dla niego informacje. Dzięki niej będzie można dowiedzieć się, jak prawidłowo sformułować zapisy siwz oraz na które postanowienia specyfikacji warto zwrócić szczególną uwagę, przystępując do postępowania o zamówienie. Mam nadzieję, że publikacja ta spełni oczekiwania zarówno tych, dla których słowo siwz jest jedną wielką niewiadomą, jak i tych, którzy potrzebują jedynie przypomnienia pewnych kwestii lub szczegółowej interpretacji przepisów ustawy Pzp. Mam również nadzieję, iż każdy Czytelnik po lekturze tej książki pozbędzie się wszelkich wątpliwości, które wiążą się z tym dość skomplikowanym dokumentem, jakim jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Z poważaniem, redaktor merytoryczny Anna Śmigulska-Wojciechowska 9

11

12 Rozdział I Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jak ją sporządzić? I. Kiedy istnieje obowiązek przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia? Obowiązek sporządzenia siwz ma prawie każdy zamawiający. Dotyczy on bowiem sytuacji, w których jednostka zamawiająca prowadzi postępowanie o zamówienie w trybie: y przetargu nieograniczonego, y przetargu ograniczonego, y negocjacji z ogłoszeniem, y negocjacji bez ogłoszenia oraz y zapytania o cenę, y dialogu konkurencyjnego. W przypadku trybu z wolnej ręki zamawiający nie ma obowiązku przygotowywać siwz. Wynika to ze specyfiki tego postępowania, a dokładnie z tego, iż wraz z zaproszeniem do negocjacji przekazane zostają wykonawcom informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania. Są to m.in.: y postanowienia, które zamawiający zamierza zamieścić w treści umowy o zamówienie publiczne, y ogólne warunki umowy lub y wzór umowy. II. Podstawowe elementy siwz W zależności od trybu, w jakim prowadzone jest postępowanie o zamówienie publiczne, różna jest treść i zawartość siwz. Co prawda art. 36 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm. da- 11

13 Rozdział I. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jak ją sporządzić? lej ustawa Pzp) zawiera zakres informacji, jaki musi znaleźć się w siwz. Jednakże nie jest to katalog zamknięty i w zależności od potrzeb zamawiający ma prawo zawrzeć również w niej inne zapisy istotne z punktu widzenia np. jego potrzeb bądź specyfiki danej usługi, dostawy bądź roboty budowlanej. Zasadniczo na siwz składa się kilka części, które określają m.in.: 1) przedmiot zamówienia, 2) warunki udziału w postępowaniu, 3) przygotowanie ofert oraz ich ocenę, 4) warunki umowy, 5) inne informacje istotne w prowadzonym postępowaniu (np. w zw. z art. 23 ustawy Pzp). W dalszej części książki zostanie przedstawiona lista informacji, w zależności od trybu, w którym prowadzone jest postępowanie o zamówienie publiczne, jakie zgodnie z art. 36 ustawy Pzp, powinny się znaleźć w siwz. 1. Nazwa (firma) oraz adres zamawiającego Dotyczy: przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę, dialogu konkurencyjnego Jedną z podstawowych informacji zawartych w siwz jest podanie wykonawcy wszystkich niezbędnych danych kontaktowych, tj.: y nazwy jednostki zamawiającej, y adresu, y numerów telefonów i faksów, y adresu poczty elektronicznej, y adresu strony internetowej oraz y informacji, które mogą mieć istotne znaczenie dla wykonawców, jak np. godziny pracy jednostki zamawiającej. 2. Tryb udzielenia zamówienia Dotyczy: przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę, dialogu konkurencyjnego Zamawiający musi podać w siwz informację o tym, w jakim trybie będzie prowadził postępowanie o zamówienie publiczne. Od tego zależeć będzie nie tylko dalsza treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ale również istnienie uprawnień i obowiązków wykonawcy. 12

14 3. Opis przedmiotu zamówienia 3. Opis przedmiotu zamówienia Dotyczy: przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę Częstą praktyką wśród zamawiających jest zamieszczenie opisu przedmiotu zamówienia w załączniku do siwz. Wynika to z tego, iż bardzo często jest on dość obszerny. Należy to jednak zaznaczyć na przykład w następujący sposób: Przedmiotem zamówienia jest zakup i dostawa sprzętu komputerowego oraz drukarek zgodnie ze specyfikacją techniczną stanowiącą załącznik nr 3 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Opisując przedmiot zamówienia, zamawiający musi pamiętać o tym, że powinien być on opisany: y w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, y za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, y z uwzględnieniem wszystkich wymagań i okoliczności, które mogą mieć wpływ na sporządzenie oferty (art. 29 ust. 1 ustawy Pzp). Przedmiot zamówienia powinien być opisany za pomocą określeń zrozumiałych, szczegółowych, uwzględniających wymagania i sytuacje mogące mieć wpływ na przygotowanie oferty, w tym na jej cenę. Wyznaczając zakres zamówienia, należy określić, czego dotyczy zamówienie. Wskazać również należy jego wielkość w postaci np. ilości, wagi czy rozmiaru. Musi być on również adekwatny do danego przedmiotu zamówienia. W przypadku np. sprzętu komputerowego zamawiający, opisując przedmiot zamówienia, musi używać odpowiednich cech technicznych i jakościowych, uwzględniając oczywiście wymagane funkcjonalności. Musi być on jednak opisany w sposób niebudzący żadnych wątpliwości. Wykonawca chcący złożyć ofertę powinien dokładnie znać zakres zamówienia, czyli np. liczbę drzew przeznaczonych do wycinki lub liczbę czy powierzchnię usuwanych gałęzi. Bez wskazania takiej ilości opis przedmiotu zamówienia nie jest kompletny i utrudni wykonawcy właściwe skalkulowanie ceny oferty. Wykonawca może dokonać innej kalkulacji ceny, gdy będzie wiedział, że ma wyciąć 1000 drzew, a innej, gdy to będzie zaledwie 100 drzew. W samej specyfikacji warto zastrzec prawo zamawiającego do dokonywania zmian ilościowych (zmniejszanie). Natomiast w umowie powinien być zapis, że rozliczenie z wykonawcą dokonywane będzie na podstawie cen jednostkowych wskazanych w ofercie i ilościach faktycznie wykonanych prac lub usług oraz że niewykorzystanie przez zamawiającego całego zakresu ilościowego zamówienia nie może być podstawą do roszczeń ze strony wykonawcy wobec zamawiającego z tego tytułu. 13

15 Rozdział I. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jak ją sporządzić? Z wokandy Opis sprawy Zamawiający zamierzał udzielić w trybie przetargu nieograniczonego zamówienia na usługę łączności telefonii komórkowej wraz z dostawą aparatów telefonicznych i modemów. W załączniku do siwz określił, że zamawiana przez niego usługa telekomunikacyjna ma zapewniać: łączność głosową, łączność tekstową (SMS), łączność multimedialną (MMS), dostęp do zasobów Internetu. Zamawiający wymagał również, aby wykonawca, składając ofertę, zapewnił: zasięg telefonii komórkowej na obszarze całego kraju na poziomie umożliwiającym realizację transmisji głosu i danych w GPRS oraz usług oferowanych w trakcie umowy zgodnie z cenami obowiązującymi w cenniku dla klientów biznesowych bez względu porę dnia, rozdzielność opłat: abonamentu za usługę połączeń głosowych i pozostałe usługi, wymienność minut, możliwość korzystania przez zamawiającego z promocji dla ogółu klientów biznesowych na zakup aparatów komórkowych i akcesoriów. W formularzu cenowym zamawiający żądał wskazania m.in. wartości abonamentu miesięcznego netto oraz liczby minut w abonamencie miesięcznym. Nie wymagał natomiast wskazania wartości wynagrodzenia wykonawcy, w tym również wartości abonamentu za pozostałe usługi. Jeden z wykonawców wniósł protest. Zarzucił zamawiającemu, że: nie zawarł w siwz informacji, według jakiej stawki wykonawca będzie świadczył usługi poza abonamentem, oferta nie została przygotowana w sposób czytelny i logiczny. Zamawiający oddalił te zarzuty. Wykonawca wniósł odwołanie KIO orzekła Krajowa Izba Odwoławcza orzekła, że zamawiający: formułując postanowienia siwz, w szczególności opisując przedmiot zamówienia, uniemożliwił wykonawcom prawidłowe przygotowanie oferty oraz obliczenie ceny. Opis przedmiotu zamówienia dokonany przez zamawiającego, który zawierał szerszy katalog usług niż te, za które zobowiązał się zapłacić, wynikał z tego, że zamawiający wymagał od wykonawcy gotowości dostarczenia usługi dla swoich pracowników, którzy mogliby skorzystać z niej w zależności od indywidualnych potrzeb. Natomiast zobowiązaniem zamawiającego miała być opłata abonamentowa za połączenia głosowe, co zostało w sposób jednoznaczny i logiczny zapisane w siwz. Nietrafnie wskazywał odwołujący na niezgodne z art. 32 ust. 1 ustawy Pzp oszacowanie wartości zamówienia przez zamawiającego. Izba orzekła, że twierdzenie zamawiającego w tym punkcie odnosi się do przewidywanych przez niego wydatków i jest zgodna z wymaganiami ustawy Pzp. Wyrok KIO z 5 sierpnia 2008 r.; sygn. akt KIO/UZP 755/08. 14

16 4. Termin wykonania zamówienia 4. Termin wykonania zamówienia Dotyczy: przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę, dialogu konkurencyjnego Termin wykonania zamówienia zamawiający może podać jako: y konkretną datę kalendarzową lub y liczbę dni, tygodni, miesięcy czy lat liczonych zwykle od chwili zawarcia umowy, lub y termin realizacji jako kryterium oceny ofert. Należy uważać, aby nie było żadnych nieprawidłowości w tym miejscu. Zdarza się na przykład, iż w ogłoszeniu o zamówieniu termin realizacji zamówienia jest liczony w miesiącach (od dnia zawarcia umowy), natomiast w umowie określony jest on datą kalendarzową. Zamawiający powinien zadbać o spójność informacji, by uniknąć takich sytuacji. Jeżeli rozbieżności będą bardzo duże, to postępowanie będzie dotknięte wadą, która zdecyduje o nieważności umowy. Z wokandy Opis sprawy W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na dzierżawę urządzeń sieciowych został złożony protest, a następnie odwołanie przez spółkę cywilną. W proteście oraz odwołaniu zostały zakwestionowane postanowienia siwz. Wykonawca m.in. wskazał, że podanie konkretnego terminu rozpoczęcia realizacji umowy na 19 października 2008 r. jest nieprawidłowe. Żądał, aby zamawiający wydłużył termin rozpoczęcia usługi przez wskazanie terminu realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy. W sytuacji, gdyby zamawiający zmian nie dokonał, protestujący domagał się unieważnienia postępowania (art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp). Zamawiający w rozstrzygnięciu protestu wskazał, że termin uruchomienia usługi jest wystarczający i możliwy do dotrzymania. Natomiast z tego względu, że informacja o terminie była zawarta w ogłoszeniu, nie może jej zmienić. Po 24 października 2008 r. możliwa jest zmiana ogłoszeń w pełnym zakresie, zarówno tych publikowanych w Biuletynie ZP, jak i Dz.U. UE. Jeśli zatem byłaby potrzeba zmiany np. warunków udziału czy dokumentów żądanych od wykonawców, to można tego dokonać. KIO orzekła Krajowa Izba Odwoławcza, rozpatrując odwołanie, stwierdziła, że wskazany przez zamawiającego termin rozpoczęcia usługi na 19 października 2008 r. może być dotrzymany, jeśli odpowiednio przed tym terminem zostanie dokonany wybór oferty i zawarta umowa. Jednak podanie konkretnej daty realizacji umowy na etapie postępowania przetargowego nie daje pewności, że przed tym terminem uda się dokonać tych czynności. Dlatego nie jest wiadome, czy będzie można rozpocząć realizację usługi w określonej z góry dacie. Z tego względu postanowienie to, zdaniem Izby, wymagało zmian. 15

17 Rozdział I. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jak ją sporządzić? Krajowa Izba Odwoławcza nakazała dokonanie modyfikacji siwz w zakresie oznaczenia rozpoczęcia świadczenia usługi. Niesłuszne było, w jej opinii, twierdzenie zamawiającego, że nie może zmienić postanowień o terminie. Termin realizacji zamówienia należy do sposobu wykonania zobowiązania, zatem mógł być objęty modyfikacją siwz również w świetle poprzednio obowiązujących przepisów. Zdaniem KIO zarzuty odwołującego były trafne, dlatego uwzględniła jego odwołanie. Jeśli modyfikowane jest siwz w przetargu nieograniczonym w odniesieniu do elementów wskazanych także w ogłoszeniu, to należy odpowiednio zmienić ogłoszenie (art. 38 ust. 4a ustawy Pzp)! Termin rozpoczęcia usługi po zawarciu umowy powinien być tak określony, aby dawał możliwość wybranemu wykonawcy podjęcia działań finansowych i organizacyjnych. W innym wypadku zostałby naruszony art. 7 ust. 1 ustawy Pzp gwarantujący równe traktowanie wykonawców. Wyrok KIO z 24 lipca 2008 r.; sygn. akt KIO/UZP 707/ Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków Dotyczy: przetargu nieograniczonego, zapytania o cenę Należy zacząć od doprecyzowania, czym są same warunki udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne. Zostały one wskazane w przepisach ustawy Pzp. Zamawiający musi jedynie: y opisać sposób ich oceny oraz y wskazać dokumenty, których będzie wymagał w celu potwierdzenia ich spełnienia. Warunkami udziału w postępowaniu są warunki wymienione w art. 22 ust. 1 oraz art. 24 ust. 1 ustawy Pzp. Zamawiający nie ma wpływu na ich kształt i treść w postępowaniu, ponieważ są one ustalone jednolicie i uniwersalnie dla każdej procedury. Ustawowego katalogu warunków nie wolno zamawiającemu zmieniać ani rozszerzać! 5.1. Warunki pozytywne i negatywne czym są i jakie są między nimi różnice? 16 Są dwie podstawowe grupy warunków udziału w postępowaniu: y warunki pozytywne, y warunki negatywne. Warunki pozytywne to te, które określają, jakie właściwości, kwalifikacje, uprawnienia oraz potencjał musi posiadać wykonawca, aby mógł należycie wykonać zamówienie. Są to pewne cechy podmiotowe, których posiadanie jest niezbędne do samej realizacji przedmiotu zamówienia w sposób zgodny z umową i Twoimi oczekiwaniami. Warunki te określone zostały w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp i dotyczą:

18 5. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania... y posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, y posiadania wiedzy i doświadczenia, y dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, y sytuacji ekonomicznej i finansowej. Jeżeli którykolwiek z wykonawców nie udowodni, że posiada wskazane wyżej właściwości, zamawiający ma obowiązek wykluczyć go z udziału w postępowaniu. Warunki negatywne natomiast dotyczą sytuacji faktycznej i prawnej wykonawcy, związanej m.in. z wywiązywaniem się z obowiązków publicznoprawnych, takich jak: y opłacanie podatków i składek, ponoszenie opłat, y rzetelność, y niekaralność itd. Warunki te zostały określone w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp jako katalog przesłanek, których zaistnienie skutkuje wykluczeniem wykonawcy z postępowania. Wykonawca spełni warunek wtedy, gdy wykaże, że okoliczności określone w tym przepisie (np. likwidacja, upadłość lub zaleganie z uiszczaniem podatków) wobec niego nie zachodzą. Ważne! Można przyjąć ogólną zasadę, iż warunki pozytywne to te, których spełnienie umożliwia i gwarantuje wykonawcy udział w postępowaniu, natomiast warunki negatywne to te, których spełnienie wyklucza udział wykonawcy w postępowaniu. Aby móc uznać, że określony wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu, należy stwierdzić, że: y nie spełnia on choćby jednego z warunków pozytywnych albo y spełnia choć jeden z warunków negatywnych. Zamawiający nie ma możliwości odstąpienia od żądania spełnienia przez wykonawców określonych w ustawie Pzp warunków udziału. Wyboru wykonawcy musi dokonać wyłącznie spośród grona oferentów spełniających warunki udziału w postępowaniu! Kiedy wykonawca nie spełnia jakiegokolwiek warunku, wówczas zamawiający musi go wykluczyć z udziału w postępowaniu o zamówienie Warunki podmiotowe i przedmiotowe Oprócz podziału warunków na negatywne i pozytywne istnieje również podział na: y warunki podmiotowe, y warunki przedmiotowe. 17

19 Rozdział I. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jak ją sporządzić? Warunkami podmiotowymi są wszystkie warunki odnoszące się do właściwości wykonawcy i jego szeroko rozumianej zdolności do wykonania zamówienia. Pod tym pojęciem kryje się zarówno potencjał techniczny, ekonomiczny i inne warunki wymagane od wykonawcy (art. 22 ust. 1 ustawy Pzp), jak i jego sytuacja formalnoprawna, czyli brak podstaw do wykluczenia z postępowania z powodu zaistnienia warunków negatywnych (art. 24 ust. 1 ustawy Pzp). Jeżeli chodzi o warunki przedmiotowe, to są one ściśle powiązane z samym przedmiotem zamówienia i dotyczą jego właściwości (np. parametrów technicznych, spełnianych norm, posiadanych atestów itp.) oraz sposobu i zasad jego realizacji. Warunki te nie zostały określone wprost w ustawie Pzp. Zamawiający ma zatem obowiązek sformułować je samodzielnie, gdy uzna to za niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia. Będzie to konieczne w przypadku przedmiotu zamówienia, który jest specyficzny, skomplikowany lub nietypowy. Ważne! W przypadku gdy wykonawca nie spełni warunków podmiotowych, to zamawiający ma obowiązek wykluczyć go z postępowania. Jeżeli natomiast nie zostaną spełnione przez wykonawcę warunki przedmiotowe, to jego oferta musi zostać odrzucona Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu W tym miejscu konieczne jest kilka słów wyjaśnienia. W przepisach ustawy Pzp istnieją dwa odrębne terminy: warunki udziału w postępowaniu i opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Przy czym opis ma służyć konkretyzacji i dostosowaniu warunków do: y zakresu, y wartości i y rodzaju zamówienia. W ten sposób zamawiający może wskazać kryteria, jakie będzie stosował, oceniając, czy dany wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu. Poprawny opis sposobu oceny spełnienia warunków zwiększa szansę na wybór wykonawcy, który spełni wymagania zamawiającego i zrealizuje zamówienie w sposób rzetelny. 18 Opis służy również wykonawcom do: y oceny własnych szans i możliwości wzięcia udziału w konkretnym postępowaniu oraz y kontroli prawidłowości Twoich działań podczas oceny spełniania warunków przez uczestników postępowania.

20 5. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania... Z powyższego względu opis powinien być jawny już od momentu wszczęcia postępowania. Dlatego ustawa Pzp nakazuje zamieścić opis w ogłoszeniu o zamówieniu, a także w siwz. Zwróć uwagę, że zamawiający nie ma obowiązku opisywania wszystkich warunków udziału w postępowaniu, a jedynie te, których spełnienie wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Warunki negatywne zostały opisane w ustawie Pzp na tyle precyzyjnie, że dalsza ich konkretyzacja jest bezcelowa. Nieco inaczej wygląda sprawa warunków pozytywnych (art. 22 ust. 1 ustawy Pzp). Od uznania zamawiającego zależy, czy dokona opisu sposobu oceny każdego, czy tylko niektórych z tych warunków. Decydujące jest to, czy spełnienie przez wykonawcę danego warunku będzie niezbędne do prawidłowego wykonania przez niego zamówienia. Właściwy wybór opisu ma niezwykle istotne znaczenie, ponieważ wykonawca zobowiązany jest wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu wyłącznie na żądanie zamawiającego i tylko we wskazanym przez niego zakresie. Nie opisując sposobu oceny istotnego dla postępowania warunku, zamawiający ryzykuje wyborem wykonawcy, który nie będzie w stanie wykonać zamówienia. Jak zgodnie z ustawą Pzp sporządzić ocenę spełniania warunków? Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu powinien być przede wszystkim: y obiektywny, y przejrzysty oraz y jednoznaczny. Wykonawcy nie powinni mieć żadnych wątpliwości, czego od nich się oczekuje. Zasada uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców zobowiązuje do dokonania opisu tak, aby żaden z nich nie był uprzywilejowany w stosunku do pozostałych. Wszyscy wykonawcy będący w stanie wykonać dane zamówienie powinni mieć równe szanse wzięcia udziału w prowadzonym postępowaniu. Zakazane jest ograniczanie dostępu do zamówienia wykonawcy, który jest w stanie je wykonać. Opis powinien być sporządzony tak, aby z jednej strony w postępowaniu wzięli udział wyłącznie wykonawcy będący w stanie należycie zrealizować zamówienie, a z drugiej, żeby poprzez nadmierne wymagania nie wyeliminować ich z postępowania. Sporządzony przez zamawiającego opis musi być obiektywny, a jego treść ściśle powiązana z przedmiotem zamówienia, czyli jego: y charakterem, y wartością, y rodzajem oraz y rozmiarem. 19

21 Rozdział I. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jak ją sporządzić? Warto zajrzeć do rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów Opis i rodzaj kryteriów oceny spełniania warunków musi mieć bezpośredni związek z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2009 r. nr 226, poz dalej rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów). Zostało ono wydane na podstawie art. 25 ust. 2 ustawy Pzp. Nie wolno opisać sposobu oceny warunków w sposób, którego zamawiający nie jest w stanie ocenić i zweryfikować na podstawie katalogu dokumentów wymienionych w ww. rozporządzeniu. Opis sposobu oceny warunku musi być zawsze powiązany z odpowiednim dokumentem, na podstawie którego będzie dokonana weryfikacja. Orzeczenie Krajowa Izba Odwoławcza, analizując warunek wykazania się doświadczeniem w dostawie przedmiotu tożsamego z przedmiotem zamówienia (autobusu szynowego z napędem spalinowym), uznała, że zamawiający naruszył przepisy ustawy Pzp. Izba wskazała, że ustawa Pzp pozwala zamawiającemu na swobodę w zakresie kształtowania warunków pod względem merytorycznym. Swoboda ta jest jednak ograniczona przez nakaz przestrzegania zasady uczciwej konkurencji. Zamawiający musi określić warunki tak, aby zagwarantować dostęp do zamówienia wszystkim wykonawcom, którzy są zdolni do jego wykonania. KIO podkreśliła, że zamawiający nie może ograniczać konkurencji i blokować dostępu do zamówienia ponad miarę. Nie wolno mu określać warunków udziału powyżej niezbędnego minimum uzasadnionego rodzajem i zakresem przedmiotu zamówienia. Wyrok KIO z 9 listopada 2009 r.; sygn. akt KIO/UZP 1379/09. Kryteria, którymi musi kierować się zamawiający Powiązanie opisu z przedmiotem zamówienia jest niezbędne do zachowania celu, jakiemu mają służyć warunki udziału w postępowaniu. Zamawiający powinien więc wymagać od wykonawców jedynie tego, co faktycznie jest niezbędne do realizacji konkretnego zamówienia. Adekwatność opisu do przedmiotu zamówienia musi polegać na dostosowaniu kryteriów oceny do: y skali, y zakresu, y złożoności, y rodzaju oraz y wartości zamówienia. 20

22 5. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania... Nie można sformułować opisu tak, by wykonawca wykazał się zamówieniami identycznymi do tych będących przedmiotem zamówienia. Instrumentem zapobiegającym powyższej nieprawidłowości ma być wymóg proporcjonalności opisu do przedmiotu zamówienia. Proporcjonalność z założenia wyklucza bowiem tożsamość. Opis jest proporcjonalny wtedy, kiedy może mu sprostać każdy wykonawca zdolny do wykonania zamówienia, a nie tylko ten, który wykonał zamówienia maksymalnie zbliżone do przedmiotu zamówienia. Należy również pamiętać, że wymogi proporcjonalności i związania opisu z przedmiotem zamówienia muszą być zachowane łącznie. Przykład Zamawiający ogłosił przetarg nieograniczony na budowę drogi klasy technicznej GP o długości 7 km. Opisując sposób oceny warunku posiadania wiedzy i doświadczenia, wskazał, że uzna, iż warunek spełniają wykonawcy, którzy wykonali co najmniej 4 roboty budowlane polegające na budowie drogi klasy technicznej GP o długości minimum 7 km. Taki opis, mimo że związany z przedmiotem zamówienia, nie jest do niego proporcjonalny. Zamawiający ryzykuje wykluczeniem z udziału w postępowaniu podmiotów, które byłyby w stanie wykonać należycie zamówienie. Trudno uznać, że drogi o długości 7 km nie wykona prawidłowo wykonawca, który budował drogi o długości 6 czy 5 km. Podobnie wykonanie drogi o niższej klasie technicznej, np. G, nie powinno przesądzać o braku możliwości wzięcia udziału w powyższym postępowaniu. Także żądanie wykazania się aż 4 robotami budowlanymi o takim rozmiarze nie jest proporcjonalne do przedmiotu zamówienia. Kilka ważnych zasad przy opisie sposobu oceny poszczególnych warunków Skoro omówione już zostały generalne zasady dokonywania opisu sposobu oceny warunków udziału w postępowaniu, teraz przedstawiamy wskazówki, jak je właściwie zastosować w praktyce. Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania Opis oceny spełnienia powyższego warunku będzie konieczny i uzasadniony tylko w niektórych postępowaniach. W większości przypadków będzie można od takiego opisu odstąpić. Najpierw należy zbadać, czy do wykonania zamówienia publicznego jest niezbędne posiadanie stosownych uprawnień. W tym celu zamawiający musi znaleźć konkretny przepis prawny, który upoważnia go do żądania, aby wykonawca posiadał określone uprawnienia. W tym przypadku należy rozumieć jako dodatkowe zezwolenia, koncesje, licencje lub zgody na prowadzenie działalności gospodarczej określonego rodzaju lub wykonywania określonych czynności. Ponadto obowiązek posiadania powyższych uprawnień musi być nałożony ustawowo. 21