Zapytanie ofertowe. Przeprowadzenie szkolenia nt. Metodyki prowadzenia spotkań i wystąpień publicznych.

Transkrypt

1 Gdańsk, r. Zapytanie ofertowe Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty euro netto (art.4 pkt 8 tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907, poz. 984, 1047 i 1473, z 2014 r. poz. 423, 768, 811, 915 i 1146, 1232 oraz z 2015 r. poz. 349, 478, 605). I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Obszar Metropolitalny Gdańsk-Gdynia-Sopot z siedzibą w Gdańsku ul. Długi Targ 39/ Gdańsk KRS NIP II. RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Stowarzyszenie jednostek samorządu terytorialnego III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Przeprowadzenie szkolenia nt. Metodyki prowadzenia spotkań i wystąpień publicznych. Usługa będzie współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkolenia nt. Metodyki prowadzenia spotkań i wystąpień publicznych. Cele szkolenia: 1) Cel główny. Wzmocnienie kompetencji pracowników biura Obszaru Metropolitalnego Gdańsk- Gdynia-Sopot w zakresie efektywności komunikacyjnej w realizacji projektów partnerskich, których skuteczność uzależniona jest od odpowiedniej motywacji i stopnia zaangażowania partnerów w działania inicjowane lub koordynowane przez biuro. 2) Cel dodatkowy. Wzmocnienie poczucia zespołowości wśród pracowników biura Obszaru Metropolitalnego Gdańsk-Gdynia-Sopot. Podczas warsztatów pracownicy powinni zostać przeszkoleni w następujących aspektach komunikacji: 1) analiza kompetencji określenie mocnych i słabych stron w procesie prowadzenia wystąpień publicznych;

2 2) autoprezentacja - świadomość postrzegania biura, pracowników biura i naszych komunikatów przez partnerów, współpracowników i inne osoby (Jak prezentować siebie i projekt na którym nam zależy, aby kluczowi dla nas partnerzy wykonali to, czego od nich oczekujemy. Równocześnie: pokazanie przykładu, kiedy tracimy szanse wpłynięcia na zachowanie innej osoby i potencjalne korzyści ze współpracy, kiedy swoim zachowaniem pokazujemy, że nam na danym projekcie nie zależy. Ponadto autoprezentacja poza formalnym spotkaniem i jej wpływ na wizerunek organizacji: jak zachowania poszczególnych członków zespołu wpływają na wizerunek całej organizacji - np. poczucie dumy i satysfakcji z wykonywanej pracy, narzekania w rozmowach oficjalnych, kuluarowych i prywatnych. Czy można liczyć, że organizacja poprawi swój wizerunek, jeśli sami będziemy na nią narzekać?); 3) kluczowe elementy niezbędne do przygotowania skutecznego spotkania - zasady otwierania spotkań, określanie celów spotkania, przedstawianie korzyści dla uczestników; 4) zachowania mające wpływ na zaangażowanie uczestników spotkania - używanie powszechnie zrozumiałego języka, stosowanie pauz, budowanie poczucia transparentności, zadawanie pytań; 5) sposoby angażowania uczestników spotkań do aktywnego udziału w dyskusji (jakie techniki stosować, aby uczestnicy spotkania mogli i chcieli się wypowiedać - ćwiczenie stosowania wybranych metod szkoleniowych, np. case study, dyskusja moderowana, wykład, itp.); 6) perswazja i motywacja - skuteczne wykorzystywanie narzędzi komunikacyjnych (np. retorycznych) w zależności od wcześniejszej oceny charakteru odbiorców (np. o różnym statusie czy pochodzeniu) i przewidywanie możliwych zagrożeń (np. niecierpliwości słuchaczy, niechęci do danego zagadnienia lub osoby - a w efekcie np. cynicznych komentarzy); 7) reagowanie na trudne sytuacje w komunikacji grupowej (jak reagować na milczenie czy wyjątkową aktywność tylko jednej osoby z grupy, która np. nie szanuje wcześniej uzgodnionego porządku obrad, ale pełni wyższe stanowisko niż większość pozostałych uczestników spotkania; przełamywanie oporu; radzenie sobie z krytyką, negacją itp.); 8) reagowanie na trudne sytuacje w komunikacji indywidualnej: brak odpowiedzi / brak zaangażowania kluczowego partnera, od którego uzależniony jest sukces naszego projektu; 9) współprowadzenie spotkań przez dwie lub więcej osób - jak inni pracownicy mogą wspierać członka zespołu, prowadzącego trudne spotkanie; 10) współprowadzenie spotkań przez pracownika OMG-G-S i formalnie wybranego przewodniczącego spotkania, który popełnia błędy merytoryczne lub prowadzi spotkanie w autorytarny, niewłączający innych uczestników sposób; 11) dobór formuły spotkania w zależności od liczebności grupy / wybór narzędzi - kiedy warto organizować spotkania; kiedy spotkania mogą być bardziej skuteczne niż maile, pisma czy rozmowy telefoniczne, a kiedy nie; jak ocenić czy jesteśmy w stanie sami wprowadzić formułę warsztatów w trakcie spotkania, czy też powinniśmy zatrudnić profesjonalnego moderatora); 12) zasady wykorzystywania pomocy audiowizualnych w trakcie spotkań; 13) techniki radzenia sobie ze stresem i tremą.

3 Szkolenie powinno zostać przeprowadzone w sposób pozwalający na aktywne zaangażowanie wszystkich uczestników. W efekcie warsztatów szkoleniowych ich uczestnicy powinni być w stanie właściwie ocenić swój potencjał komunikacyjny dzięki wskazówkom odnośnie indywidualnych działań usprawniających. Ćwiczenia warsztatowe powinny w maksymalnym stopniu opierać się na przykładach, nawiązujących do rzeczywistego kontekstu funkcjonowania stowarzyszenia. Zamawiający oczekuje organizacji trzech ośmiogodzinnych warsztatów szkoleniowych. W każdym weźmie udział 9 pracowników biura OMG-G-S. Warsztaty powinny zostać przeprowadzone równocześnie przez dwóch doświadczonych trenerów w trzech wskazanych niżej terminach w siedzibie Zamawiającego. Wykonawca powinien posiadać sprzęt niezbędny do bieżącego nagrywania oraz odtwarzania ćwiczeń oraz zapewnić osobę, obsługującą ten sprzęt. Każdy z uczestników otrzyma materiały szkoleniowe. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: Szkolenia pracowników V. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Dokładny termin zostanie określony na etapie podpisywania umowy z wyłonionym Wykonawcą, wstępnie proponowane terminy szkolenia: r, r, (wrzesień/październik 2016 r.). VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: Wymagania dotyczące Wykonawców (poniższe warunki należy spełnić łącznie): 1. Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji co najmniej dwóch zamówień/usług/szkoleń obejmujących swym zakresem wystąpienia publiczne lub prowadzenie spotkań, przeprowadzonych w okresie 2 lat przed złożeniem oferty. W celu potwierdzenia spełnienia powyższego wymagania Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wykazu zrealizowanych usług lub projektów wraz z potwierdzeniem ich wykonania/referencjami, zgodnie z załącznikiem nr 4 do zapytania ofertowego. 2. Wykonawca musi dysponować co najmniej dwiema osobami zdolnymi do realizacji przedmiotu zamówienia, posiadającymi doświadczenie w prowadzeniu szkoleń obejmujących swym zakresem wystąpienia publiczne lub prowadzenie spotkań potwierdzone minimum 2 umowami/referencjami. W celu potwierdzenia doświadczenia zaproponowanych osób, Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wykazu, zgodnie z załącznikiem nr 3 do zapytania ofertowego.

4 VII. SPOSÓB I KRYTERIA OCENY OFERT: Wybór najkorzystniejszej oferty odbędzie się w oparciu o przeprowadzone zapytanie ofertowe, a za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta Wykonawcy, który uzyska najwyższą łączną ocenę obliczoną wg następujących kryteriów: Kryterium waga % Doświadczenie Wykonawcy 50 Wartość brutto w PLN za 1 osobę Doświadczenie Wykonawcy 50% Punkty w tym kryterium to suma punktów przyznanych na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę, dotyczących doświadczenia w oparciu o następującą skalę: a. Realizacja 1 usługi szkoleniowej lub brak doświadczenia 0 punktów b. Realizacja od 2 do 5 usług szkoleniowych 5 punktów c. Realizacja powyżej 5 usług szkoleniowych 10 punktów Doświadczenie Wykonawcy Liczba punktów przyznana badanej ofercie.. Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania x Wartość brutto za 1 osobę 50% Wartość brutto Najniższa oferowana wartość brutto.. Wartość brutto badanej oferty x 50 VIII. INFORMACJE DOTCZĄCE WARUNKÓW SKŁADANIA OFERT: Oferta powinna zawierać: a. Ofertę, złożoną według dołączonego załącznika nr 2. b. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym według załącznika nr 1. c. Wykaz proponowanych osób do realizacji przedmiotu zamówienia wraz ze wskazaniem ich doświadczenia według załącznika nr 3. d. Wykaz potwierdzający doświadczenie Wykonawcy według załącznika nr 4. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.

5 IX. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT: Ofertę należy złożyć drogą mailową (skany podpisanych dokumentów) na adres justyna.patyk@metropoliagdansk.pl do dnia lub w biurze Zamawiającego: ul. Długi Targ 39/40, Gdańsk (oryginały dokumentów) w godzinach 8: Decydująca jest data i godzina wpływu oferty. X. ZAKRES WYKLUCZENIA Z MOŻLIWOŚCI REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: - uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. XI. INFORMACJE DODATKOWE: Zamawiający zastrzega, iż warunki ogłoszenia mogą być zmienione lub ogłoszenie może zostać anulowane, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje dotyczące ceny i zakresu oferty z Wykonawcą, którego oferta jest najkorzystniejsza. Wykonawca wyłoniony do realizacji zamówienia będzie zobligowany do dostarczenia oryginałów złożonych dokumentów w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania informacji o wynikach wyboru (dotyczy ofert złożonych mailowo). Niezłożenie oryginałów dokumentów we wskazanym terminie upoważnia Zamawiającego do odstąpienia od podpisania umowy. Oferty niekompletne i złożone po wyznaczonym terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. Dopuszczalną i akceptowalną formą korespondencji na każdym etapie jest forma elektroniczna. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą mailową.

6 XII. ZMIANY WARUNKÓW UMOWY: Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w OMG-G-S. W przypadku nieprzewidzianych na etapie zapytania ofertowego okoliczności, mających wpływ na realizację zamówienia, które będą niezależne od Zamawiającego oraz Wykonawcy i jednocześnie nie będą niekorzystne dla Zamawiającego, Zamawiający może podjąć decyzję o zmianie warunków umowy lub zaproponować stosowne zmiany. Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską, w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna

7 Załącznik nr 1.. dnia.. OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam/oświadczamy, że na dzień złożenia oferty dotyczącej zapytania ofertowego na przeprowadzenie szkolenia nt. Metodyki prowadzenia spotkań i wystąpień publicznych nie zachodzi żadne z poniżej przedstawionych powiązań z Zamawiającym (czyli osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy): - uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym, podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.. Podpis wraz z pieczątką firmy/instytucji Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań

8 Załącznik nr 2 Oferta złożona w zapytaniu ofertowym na przeprowadzenie szkolenia nt. Metodyki prowadzenia spotkań i wystąpień publicznych 1. Zamawiający: Obszar Metropolitalny Gdańsk-Gdynia-Sopot z siedzibą w Gdańsku ul. Długi Targ 39/ Gdańsk KRS , NIP , 2. Wykonawca: Niniejsza oferta zostaje złożona przez: Nazwa Wykonawcy: Imię i nazwisko osoby do kontaktu: Adres: Nr telefonu: Nr faksu: Adres NIP Regon 3. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę: Cena netto PLN VAT (23%).PLN Cena brutto.pln WARTOŚĆ BRUTTO NA 1 OSOBĘ.PLN 4. Składając niniejszą ofertę oświadczam, że: a) Podana w pkt. 3 łączna cena ofertowa obejmuje wykonanie całości przedmiotu zamówienia opisanego w zapytaniu ofertowym na przeprowadzenie szkolenia nt. Metodyki prowadzenia spotkań i wystąpień publicznych. b) Zapoznałem się z zapytaniem ofertowym i nie wnoszę do jego treści zastrzeżeń. c) Akceptuję następujące warunki płatności: 21 dni od przekazania Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury/rachunku. Warunkiem wystawienia faktury/rachunku jest akceptacja przez Zamawiającego wykonanego przedmiotu zamówienia w formie protokołu odbioru.

9 d) Jestem związany ofertą do upływu 30 dni od dnia zakończenia naboru ofert. e) Wyrażam zgodę na sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie z którą realizowane będzie zamówienie. f) Gwarantuję wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią zapytania ofertowego. g) Wyrażam zgodę na: Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 7 dni kalendarzowych przed realizacją usługi. Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku mniejszej liczby odbiorców usługi oraz poinformowaniu o tym fakcie Oferenta na 3 dni robocze przed rozpoczęciem wizyty. Możliwości skorzystania z szkolenia większej ilości osób niż zaplanowano, w przypadku poinformowania o takiej potrzebie co najmniej 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem szkolenia. Data i Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy..

10 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego wykaz proponowanych osób Składając ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe na przeprowadzenie szkolenia nt. Metodyki prowadzenia spotkań i wystąpień publicznych oświadczam, że przy realizacji zamówienia dysponuję lub dysponować będę osobami zdolnymi do wykonania przedmiotowego zamówienia: lp. imię i nazwisko Informacja o podstawie do dysponowania osobą (forma zatrudnienia/powiązania z Wykonawcą) Potwierdzenie doświadczenia trenera prowadzącego szkolenie niezbędnego do jego realizacji (wykaz przeprowadzonych szkoleń/warsztatów) Zakres wykonywanych czynności w przedmiotowym zamówieniu Sposób potwierdzenia wykonania zamówienia (referencje, umowy) 1 2 Data i Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy....

11 Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego potwierdzenie doświadczenia Składając ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe na przeprowadzenie szkolenia nt. Metodyki prowadzenia spotkań i wystąpień publicznych oświadczam, że wykonaliśmy następujące usługi/usługi w ramach projektów: lp. rodzaj i zakres usługi nazwa i adres odbiorcy usługi lub dane projektu termin realizacji usługi sposób potwierdzenia wykonania usługi 1 2 Do powyższego wykazu Wykonawca dołączy potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających wykonanie wykazanych usług (np. referencje, dokumenty rozliczeniowe: rachunki lub faktury wraz z potwierdzeniem zapłaty) wyłącznie w przypadku usług odpłatnych. W przypadku projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych Wykonawca wskaże w tabeli źródło finansowania, strony umowy i numer umowy. Data i Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy....