ZWIĄZEK STRZELECKI STRZELEC REGULAMIN EWIDENCYJNO FINANSOWY

Transkrypt

1 ZWIĄZEK STRZELECKI STRZELEC REGULAMIN EWIDENCYJNO FINANSOWY 1. Wszystkie sprawy ewidencyjne i finansowe ZS Strzelec prowadzi Komenda Główna 1.1. Za sprawy ewidencyjne i finansowo ZS Strzelec odpowiada Szef Sztabu Komendy Głównej ZS Strzelec 1.2. Poszczególne zadania Szef Sztabu może przekazać do wykonania Szefom odpowiednich wydziałów Komendy Głównej 1.3. Do prowadzenia księgowości ZS Strzelec zatrudnia pracownika lub zleca te czynności firmie zewnętrznej prowadzącą działalność w tym zakresie zgodnie z obowiązującymi przepisami 1.4. Sprawy ewidencyjne dzielą się na: - Centralną Ewidencja Członków (CEC) - Ewidencję Materiałowo-Sprzętową (EMS) - Ewidencję składek członkowskich - Centralną Ewidencję Delegatów - Ewidencję Korespondencji przychodzącej i wychodzącej 2. Centralna Ewidencja Członków ZS Strzelec (CEC) 2.1. Wszyscy członkowie ZS Strzelec widnieją w CEC 2.2 Wpisanie lub skreślenie z CEC odbywa się na podstawie zapisów $26 statutu Związku Strzeleckiego Strzelec i dokonywane jest przez dowódcę jednostki do której przypisany jest strzelec 2.3 CEC zawiera następujące dane A)Dotyczące członków zwyczajnych - imię i nazwisko - PESEL - przynależność ewidencyjna do jednostki strzeleckiej - nr książeczki strzeleckiej - aktualny stopień strzelecki - zajmowane stanowisko - dane kontaktowe jak , telefon komórkowy (dane mają charakter dobrowolny) - przebieg służby (data ślubowania, daty awansów na poszczególne stopnie - informacje o przeniesieniach, nagrodach, karach, zawieszeniach, urlopach B) Dotyczące kandydatów na członków zwyczajnych rekrutów - imię i nazwisko - PESEL - przynależność ewidencyjna do jednostki strzeleckiej - datę wstąpienia - datę ślubowania C) Dotyczące Orląt - imię i nazwisko - PESEL - przynależność ewidencyjna do jednostki strzeleckiej - datę wstąpienia - datę ślubowania D) Ewidencję składek w podziale na miesiące w danym roku 2.4 Podstawą wpisania do ewidencji jest wypełniona deklaracja członkowska 2.5 Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji CEC opisana jest w Zasadach prowadzenia CEC (załącznik nr 1) 2.6 Ewidencja CEC sporządzana jest w jednostkach strzeleckich i przekazywana do Szefa Sztabu lub Szefa Wydziału I Organizacyjnego Komendy Głównej nie rzadziej niż raz na kwartał 2.7 Wszyscy członkowie ZS Strzelec przynależą ewidencyjni do konkretnej jednostki strzeleckiej najbliższej ze względu na miejsce zamieszkania

2 3. Centralna Ewidencja Delegatów Walnego Zgromadzenia ZS Strzelec (CED) prowadzona jest na potrzeby Walnego Zebrania Delegatów 3.1. Wszyscy Delegaci ZS Strzelec wpisywani są do CED 3.2. Wpisanie od CED odbywa się na podstawie Karty Delegata 3.3. Ewidencja obowiązuje przez kadencję władz 3.4 Skreślenie z ewidencji następuje tylko w przypadku utraty członkostwa zgodnie z &26 Statutu lub rezygnacji z pełnionej funkcji złożonej Komendantowi Głównemu 3.4. CED zawiera następujące dane: - imię i nazwisko - stopień - PESEL - przynależność ewidencyjna do jednostki strzeleckiej 4. Komenda Główna odpowiada za zarządzanie mieniem strzeleckim 4.1. Komenda Główna prowadzi centralną ewidencję mienia strzeleckiego 4.2. Mienie strzeleckie stanowią wszystkie przedmioty materialne pozyskane na działalność Związku Strzeleckiego Strzelec przez jednostki strzeleckie i w nich jest ewidencjonowana w postaci Ewidencji Materiałowo Sprzętowej 4.3. Mienie strzeleckie jest własnością ZS Strzelec i podlega zarządzaniu i kontroli Komendy Głównej oraz Komend okręgowych i Obszarowych 4.4 Komenda Główna przekazuje mienie strzeleckie w użytkowanie jednostką strzeleckim, komendom obwodów, komendom okręgów. 4.5 Za stan techniczny i ilościowy odpowiada dowódca jednostki będący w użytkowaniu mienia, bądź osoba przez niego wyznaczona. 4.6 Komendanci jednostek strzeleckich, obwodów i okręgów prowadzą ewidencję oddanego w użytkowanie mienia strzeleckiego w formie Ewidencji Materiałowo Sprzętowej. 4.5 Nie rzadziej niż raz w roku przeprowadzana jest inwentaryzacja na zasadach ogólnych wynikających z przepisów Przed inwentaryzacją całe mienie strzeleckie powinno znajdować się w magazynie 4.6 Szczegółowe zasady prowadzenie Ewidencji Materiałowej opisane są w Zasadach Gospodarki Materiałowej (Załącznik nr 3) 5. O gólne Zasady p r o w adz e nia księgowości 5..1 Wszyscy członkowie ZS Strzelec opłacają składki członkowskie 5.2 Składka członkowska składa się z dwóch składowych 1) zasadniczej odprowadzanej na potrzeby Komendy Głównej. Składka obowiązująca 2)dodatkowej na potrzeby jednostki Składka dobrowolna 5.3 Wysokość składki zasadniczej określa Naczelna Rada Strzelecka na rok kalendarzowy.. Wpływy ze składki ewidencyjnej przeznaczone są na podstawową obsługę Komendy Głównej, odpraw Naczelnej Rady Strzeleckiej i zebrań Walnego Zgromadzenia Delegatów/Członków. Składka ta może być przeznaczona na rozwój ZS Strzelec a w szczególności organizację centralnych przedsięwzięć szkoleniowych i zabezpieczenie materiałowe do ich realizacji Zwolnienie z tej składki może nastąpić tylko i wyłącznie na podstawie decyzji Naczelnej Rady Strzeleckiej i jest rozpatrywana indywidualnie w zależności od sytuacji materialnej danego strzelca 5.4 Maksymalną wysokość składki dodatkowej określa Naczelna Rada Strzelecka, a jej rzeczywistą wysokość dowódca jednostki strzeleckiej. Składka dodatkowa przeznaczona jest na zabezpieczenie potrzeb jednostki strzeleckiej 6. Wszystkie środki finansowe przechowywane są na rachunku bankowym. 7. Zdarzenia finansowe dotyczące obrotów gotówkowych rejestrowane są w postaci raportów kasowych 8. Szczegółowe zasady ewidencji księgowej opisane są w Zasadach Ewidencji Księgowej

3 obowiązujących w Związku Strzeleckim Strzelec (załącznik nr 2)

4 Załącznik nr 1 Zasady Prowadzenia CEC 1. CEC Centralna Ewidencja Członków obejmuje dane ewidencyjno personalne wszystkich członków Związku Strzeleckiego Strzelec przesyłana jest do Wydziału Organizacyjno Prawnego Komendy Głównej raz na kwartał przez osobę wyznaczoną przez Komendanta Obwodu a jeśli Komendant Obwodu nie wyznaczy takiej osoby przez niego samego. 2. CEC przesyłany jest obwodami wyjątkowo dopuszcza się wysyłanie raportu CEC przez Jednostkę Strzelecką tylko i wyłącznie jeśli w danym obwodzie takowa istnieje jako jedyna 3. CEC składa się z dwóch zakładek i jest sporządzana w formacie Excel (rozszerzenie *.xls) jako formacie najbardziej popularnym i wspólnym dla wszystkich arkuszy kalkulacyjnych 4. Zakładka CEC obejmuje właściwą ewidencje członków ZS S czyli osoby które złożyły przysięgę Sposób jej wypełnienia jest następujący ZAKŁADKA CEC Imię - wpisujemy imię lub imiona danej osoby tak jak wpisane są w dowodzie osobistym i deklaracji strzeleckiej Nazwisko Nazwisko danej osoby PESEL wpisujemy nr ewidencyjny danej osoby i jest on obowiązkowy ze względu iż weryfikacja danej osoby w przypadku zbieżności nazwiska lub nazwiska i imienia możliwa jest tylko i wyłącznie poprzez nr PESEL Jednostka Strzelecka - wpisujemy sam nr jednostki w postaci liczbowej Stopień Strzelecki zapisujemy w formie takiej jak w regulaminie stopni telefon wpisujemy aktualny telefon jeśli dana osoba zmieni ten numer również aktualizujemy wpis w CEC wpisujemy aktualny adres poczty elektronicznej jeśli dana osoba zmieni ten adres aktualizujemy w CEC Stanowisko Z Z S S wpisujemy aktualnie zajmowane stanowisko jeśli dana osoba została na nie wyznaczona w innych sytuacjach rubryka zostaje pusta Numer książeczki Strzeleckiej wpisujemy nr książeczki strzeleckiej w takiej postaci jak został nadany wcześniej. Książeczki wydane w 2014 roku nr według schematu nr książeczki/nr jednostki/rok Data ślubowania data złożenia ślubowania strzeleckiego Stopnie strzeleckie wpisujemy następująco: Data data wydania rozkazu nadającego stopień Rozkaz nr rozkazu oraz kto go wydał W przypadku jeśli dany stopień był nadany przez Związek Strzelecki dopisujemy na końcu ZS w przypadku gdy stopień nadany był przez Związek Strzelecki Strzelec- OSW na końcu piszemy OSW.

5 Poniżej przykłady wpisów strzelec imię nazwisko data rozkaz Jan Kowalski 11/11/ /KG (Komendant Główny) wpis prawidłowy Jan Kowalski 11/11/ /KO Komendant Okręgu Warszawa OSW) wpis prawidłowy Jan Kowalski 24/KO Komendant Okręgu OSW) wpis nieprawidłowy brak daty Jan Kowalski 11/11/2012 wpis nieprawidłowy brak nr rozkazu Jan Kowalski 11/11/ /KO wpis nieprawidłowy kto wydał rozkaz Analogicznie sytuacja wygląda dla wpisów kolejnych stopni ZAKŁADKA CEC_KANDYDAT 5. Zakładka CEC_kandydat jest zakładką dobrowolną i nie stanowi właściwej ewidencji Informacje w niej zawarte są bardzo ważne ponieważ pokazuje perspektywy kadrowe danej jednostki co pomaga w ocenie dowódcy jednostki. Zasady wpisywania rubryk są takie same jak dla analogicznych danych w CEC z następującymi zmianami W rubryce data wstąpienia wpisujemy datę wypełnienia deklaracji przy założeniu że są one tożsame. Przypominam że aby wstąpić do Związku Strzeleckiego Strzelec należy wypełnić deklarację więc wpis w tej rubryce brak wypełnionej deklaracji należy traktować jako co najmniej zaniedbanie osoby przyjmującej kandydata i niedopilnowanie takiej osoby przez jej przełożonego Data ślubowania jest to data złożonego ślubowania od tego momentu wszystkie wpisy danej osoby automatycznie powinny znaleźć się w zakładce CEC Zakładka Orlęta 6. Zakładka Orlik jest zakładką prowadzoną dla drużyny Orląt. W przypadku gdy takiej drużyny w jednostce nie ma zakładka pozostaje pusta

6 Zakładka dotyczy osób poniżej 16 go roku życia. Zmiana ta wynika również z zapisów Ustawy Prawo o Stowarzyszania. Zgodnie z zapisem ustawy osoby poniżej 16go roku życia nie posiadają zarówno biernego jak i czynnego prawa wyborczego w stowarzyszeniu. Wyjątek to stowarzyszenia do których należy większość takich osób. Zapis ustawy dotyczy całości organizacji a nie jednostki terenowej. Na szczególną uwagę zasługuje rubryka uwagi gdzie również wpisujemy awanse. Zakładka Ubycia 7. Zakładka służy do ewidencji wszystkich zdarzeń związanych z urlopami, przeniesieniami, rezygnacjami oraz karami i nagrodami Zakładkę wypełniamy każdorazowo gdy zaszło dane zdarzenie czyli osobno wpisujemy np. wyróżnienie w rozkazie a w osobnej przeniesienie danej osoby. Zakładka prowadzona jest w sposób chronologiczny Urlopy wpisujemy daty od kiedy do kiedy strzelec przebywa na urlopie Przeniesienia wpisujemy datę i jednostkę do której został strzelec przeniesiony oraz nr rozkazu na podstawie którego dokonane zostało przeniesienie Oddelegowanie czasowe przeniesienie do innej jednostki np. w celu pomocy jej utworzenia tak jak w przypadku poprzedniej rubryki Zawieszenia - informacja o zawieszeniu strzelca. Proszę zwrócić uwagę na zapisy regulaminowe Ubycie - rubrykę wypełniamy w sytuacjach takich jak usunięcie wyrokiem SSH, usunięcia w wyniku nie płacenia składek, rezygnacja czyli wszystkie sytuacje związane z statutową utratą członkostwa Nagrody i Kary rubryki opisowe wpisujemy datę oraz rodzaj nagrody i kary Zakładka CEC_Składki 8. Zakładka służy do ewidencji składek w skali roku 9. Rubryki wypełniamy wpisując kwotę składki liczbą całkowitą np. 4 bez dopisków zł, pln lub podobnych. Osobno wpisujemy składki na Komendę Główną i składki 10. Ewidencje zapisujemy w pliku arkusza kalkulacyjnego nadając nazwę według formaty CEC_nrjednostki_data.xls gdzie nr jednostki zapisujemy cyframi a za datę przyjmujemy datę sporządzenia pliku w formacie ddmmrr. (nie używamy w dacie kropek) Czyli zapis prawidłowy powinien wyglądać następująco: CEC_1441_ xls Bardzo ułatwi to opracowywanie danych Przez wydział Organizacyjno Prawny i ich aktualizowanie oraz ich aktualizowanie

7 Załącznik nr 2 Zasady Ewidencji Księgowej obowiązujące w Związku Strzeleckim Strzelec Faktury i rachunki 1. Wszystkie dokument księgowe dotyczące zakupów zarówno gotówkowe jak i przelewowe obowiązkowo powinny być zawierane na adres jak w KRS czyli Związek Strzelecki Strzelec Ul. Rembielińska 8 a lok Warszawa NIP Rachunek BPH Taki był podany w Rozkazie nr 15 z Bezwzględnie zakupy na faktury przelewowe mogą być dokonywane za zgodą Komendanta Głównego lub. Szefa Sztabu Zakupy na fakturę gotówkową jednostki mogą dokonywać samodzielnie ponieważ nie rodzi to zobowiązań finansowych przyszłych 3. Zakupy dokonywane są na rachunki bądź faktury. Niedopuszczalne są zakupy na tzw. Paragony. Paragon nie jest dowodem zakupu w myśl ustawy o rachunkowości 4. Składki w wysokości uchwalone przez NRS wpłacane są na konto główne Związku. Na kontach pomocniczych poszczególnych jednostek bądź obwodów wpłacane są fundusze uzyskane od sponsorów lub z innych własnych źródeł jednostki. Za prowadzenie subkonta koszty ponosi jednostka strzelecka Raport Kasowy - Rozliczenie 1. Raport kasowy (wzór Rysunek nr 1) wypełniamy i przekazujemy do Wydziału Organizacyjnego Komendy Głównej 2. Raport kasowy sporządzany jest miesięcznie I przekazywany do 10tego dnia następnego miesiąc

8 3. Raport kasowy może być sporządzany kwartalnie i przekazywany do 10 go dnia pierwszego miesiąca następnego kwartału tylko i wyłącznie za zgodą Komendanta Głównego, Szefa Sztabu lub Szefa Wydziału Organizacyjnego 4. Wraz z raportem obowiązkowo przekazywane muszą być oryginały wszystkich rachunków i faktur 5. Każda wpłata składek obowiązkowo musi być potwierdzona wydaniem dokumentu KP kasa przyjęła. Dokument sporządzany jest w dwóch egzemplarzach oryginał dla wpłacającego, kopia dla kasjera Raport wypełniamy w następujący sposób 1. Data sporządzenia data zakończenia raportu kasowego proponuje aby to był ostatni dzień powszedni miesiąca 2. Nr raportu - raport numerujemy w sposób następujący nr kolejny/jednostka/rok Przy czym jednostka rozumiemy jednostkę administracyjną czyli jednostkę strzelecką, obwód, okręg Wpisujemy to co zostało ustalone z Wydziałem Organizacyjnym Komendy Głównej czyli jeśli jeżeli rozliczenie jest dokonywane przez obwód nr obwodu, jeśli przez jednostkę to nr jednostki czyli : a) Obwód łódzki będzie miał nr 1/1400/2011 a natomiast jeśli rozliczamy jednostkami i będzie to JS z Kielc o nr 2111 to nr wygląda następująco 1/2111/2011 W przypadku okręgów które nie mają numerów tak jak np. Okręg Wschodni wpisujemy nazwę okręgu czyli 1/Wschodni/ Poz. wpisujemy kolejno pozycje w każdym raporcie od początku czyli nr 1 4. Data faktyczna data zdarzenia wpłacenie składek przez strzelca lub przekazanie składek na konto główne ZS S 5. Imię Nazwisko Imię nazwisko Osoby wpłacającej lub imię i nazwisko osoby przekazującej składki na konto główne ZS S 6. Treść czyli czego dotyczy wpłata np. składki za maj wrzesień 2011 lub składki za kwiecień 2011 zgodnie z przeliczeniem 4 zł miesięcznie. Dopuszczalne jest wpłacenie składek za dłuższy okres niż

9 miesiąc czyli można wpłacać składkę raz na kwartał przez danego strzelca ale przekazywana jest ona zgodnie z ustaleniami z Wydziałem I Kwatery Głównej czyli przykład Jan Kowalski wpłacił w JS 1401 za pół roku w styczniu 2011 a jednostka rozlicza się miesięcznie to wpis w raporcie przekazanym za styczeń 2011 będzie : Składki za styczeń czerwiec 2011 ale składka jest przekazywana na konto do 10go następnego miesiąca czyli do 10lutego Przychód wpisujemy wpłaty np. składek 8. Rozchód wpisujemy to co przekazaliśmy na konto główne Z.S. S 9. Saldo Początkowe wpisujemy kwotę która została w kasie danej jednostki z poprzednich okresów. Rubrykę pozostawiamy pustą w raporcie nr 1. W kolejnych raportach to co pozostało w kasie czyli Przykład Składki zostały zebrane w miesiącu lutym ale przekazane w dniu 2 marca 2011 to zapisujemy saldo końcowe z lutego czyli kwotę zebranych składek i pozostawionych w kasie jednostki w saldo początkowe marca 10. Saldo Końcowe rubryka nie wymaga wyliczenia w załączonym wzorze jest to różnica między wpłatami strzelców a tym co przekazaliśmy lub nie na konto główne ZS S 11. Kasjer (Imię Nazwisko) imię i nazwisko osoby zbierającej składki 12. Liczba KP KP czyli Kasa przyjęła ilość wydanych dowodów wpłat 13. Liczba KW Kasa wypłaci ilość wypłat 14. Sporządził imię i nazwisko osoby sporządzającej raport 15. Przygotowany plik zapisujemy według schematu Raport kasowy nr XXX.xls Czyli np. RaportKasowy_nr_1_1400_styczeń_2011.xls raporty zapisujemy w starym formacie Excela. Proszę o trzymanie tego formatu gdyż nie wszyscy posługują się Open Offic em jak np. nasza księgowa a jak wiadomo Microsoft Excel nie czyta formatu Open Offic a. Natomiast Open Office zapisuje pliki w formacie Excela

10 Załącznik nr 3 Ewidencja Materiałowo Sprzętowa 1. Majątek ruchomy ewidencjonowany jest w Ewidencji Materiałowo Sprzętowej 2. Ewidencja Materiałowa Sprzętowa przesyłana jest do Wydziału Kwatermistrzostwa Komendy Głównej raz do roku do 10 stycznia za rok poprzedni 3. Każdy z-ca dowódcy do spraw kwatermistrzostwa odpowiedzialny jest za prowadzenie rejestracji sprzętu wydanego strzelcom oraz ewidencji zwrotu sprzętu do magazynu 4. W rubryce cena wpisujemy cenę jaka wynika z dokumentu przyjęcia sprzętu bądź materiału do magazynu