Zasady organizacji akcji zarobkowych i zbiórek publicznych w Związku Harcerstwa Polskiego Chorągwi Kieleckiej

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Zasady organizacji akcji zarobkowych i zbiórek publicznych w Związku Harcerstwa Polskiego Chorągwi Kieleckiej"

Helena Marczak
8 lat temu
Przeglądów:

1 Załącznik Nr.1 do Uchwały Nr 1/2011 ZHP Ch.Kieleckiej z r. Zasady organizacji akcji zarobkowych i zbiórek publicznych w Związku Harcerstwa Polskiego Chorągwi Kieleckiej 1. Postanowienia ogólne Podstawę wydania niniejszych zasad stanowią: * Statut ZHP (Rozdział 5 33 pkt. 2 podpunkt 8; 34 pkt. 3 podpunkt 6; Rozdział pkt. 1,2) * Instrukcja finansowa drużyny (Rozdział A) Zasady niniejsze określają procedury wewnątrzorganizacyjne związane z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem akcji zarobkowych prowadzonych przez jednostki ZHP Chorągwi Kieleckiej Związku Harcerstwa Polskiego Organizatorzy harcerskich akcji zarobkowych zobowiązani są przestrzegać przepisów finansowych i organizacyjnych obowiązujących w ZHP Organizatorem akcji zarobkowej może być jednostka organizacyjna ZHP Za organizację, prawidłowy przebieg oraz rozliczenie akcji, zbiórek odpowiada pełnoletnia osoba kierująca jednostką organizacyjną lub inny pełnoletni członek ZHP osoba przez tą osobę wskazana Akcja zarobkowa, zbiórka publiczna prowadzona w miejscu/obiekcie znajdującym się na terenie innym niż teren macierzystego hufca, wymaga zgłoszenia i uzyskania zgody właściwego dla miejsca przeprowadzania akcji komendanta hufca. 1.7 Akcje zarobkowe organizuje się w celu pozyskania środków finansowych na działalność statutową lub pożytku publicznego stowarzyszenia. 2. Wydawanie pozwoleń Pozwolenia na przeprowadzenie akcji, zbiórki w ZHP Chorągwi Kieleckiej wydaje Komendant i Skarbnik Chorągwi W celu uzyskania pozwolenia organizator składa do Komendanta Chorągwi lub upoważnionego komendanta hufca: 1) wniosek o wydanie pozwolenia (załącznik nr 1); 2) zgodę właściciela terenu/obiektu, na którym odbywa się akcja na jej przeprowadzenie, ewentualnie zgodę właściwego komendanta hufca jeśli akcja przeprowadzana jest na terenie jego hufca. 3) W przypadku organizacji zbiórek publicznych, właściwy komendant hufca organizuje je zgodnie z obowiązującymi przepisami państwowymi. Komendant hufca zobowiązany jest zgłosić fakt organizacji takiej zbiórki do Komendanta Chorągwi w terminie 14 dni przed jej rozpoczęciem Wnioski, protokoły oraz inne formularze dostępne są na stronie Wnioski o wydanie zgody na akcję należy składać, co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem akcji Zgodę może otrzymać szczep, związek drużyn lub inna samodzielna jednostka Zgodę na przeprowadzenie akcji zarobkowej, zbiórki publicznej otrzymuje środowisko, które: 1) złożyło w terminie wniosek o wydanie pozwolenia do właściwego komendanta, 2) w sposób prawidłowy i w terminie rozliczyło się z organizacji poprzedniej akcji, 1

1,2) * Instrukcja finansowa drużyny (Rozdział A). 1.2. Zasady niniejsze określają procedury wewnątrzorganizacyjne związane z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem akcji zarobkowych prowadzonych

2 3) ma uregulowane bieżące składki członkowskie, 4) ma pozytywną opinię właściwego komendanta Środowisko organizujące akcję zarobkową, zbiórkę publiczną po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku otrzymuje pisemną zgodę komendanta chorągwi. Zgodę na organizację akcji, organizator musi posiadać przy sobie podczas całego przebiegu akcji i okazywać na prośbę / żądanie zainteresowanych osób. 3. Przebieg akcji Uczestniczący w akcji harcerze i harcerki muszą być umundurowani w sposób zgodny z obowiązującym regulaminem mundurowym Szczegółowe zasady odnośnie przebiegu poszczególnych akcji zawarte są w części B niniejszej instrukcji Organizator akcji odpowiada za zorganizowanie bezpiecznego miejsca przechowywania i sposobów transportu zebranych podczas akcji pieniędzy Do przeliczania pieniędzy uzyskanych podczas akcji wyznacza się komisje złożona z pełnoletnich osób). Po przeliczeniu zebranej kwoty komisja sporządza protokół przeliczenia pieniędzy (wzór nr 2). 4. Rozliczenie Środowiska zobowiązane są do rozliczenia akcji w macierzystej komendzie hufca w terminie 14 dni od momentu jej zakończenia, a w przypadku prowadzenia akcji zarobkowej dłużej niż 30 dni na koniec każdego miesiąca kalendarzowego Komenda ZHP Chorągwi Kieleckiej rejestruje i prowadzi ewidencję akcji zarobkowych Rozliczenie polega na złożeniu w hufcu: 1) sprawozdania (wzór nr 3) wraz z kopiami dowodów księgowych poświadczających poniesienie kosztów organizacyjnych oraz protokołami przeliczenia pieniędzy, 2) kopii dowodu wpłaty uzyskanego dochodu Środki uzyskane w wyniku przeprowadzonej akcji, mogą być przeznaczone wyłącznie na cele związane z działalnością statutową, pożytku publicznego ZHP i nie mogą być dzielone pomiędzy członków jednostki organizacyjnej (Art. 34 Ustawy - "Prawo o stowarzyszeniach") W przypadkach szczególnych akcje zarobkowych, z których dochód ma być przeznaczony na pomoc na rzecz osób trzecich, jednostka zobowiązana jest do wydatkowania środków zgodnie z prawomocną Decyzją (Prezydenta, Burmistrza Miasta lub Wójta Gminy). 5. Koordynacja akcji zarobkowych Osobą koordynującą organizację, przebieg i rozliczenia akcji zarobkowych jednostek na terenie Chorągwi Kieleckiej jest Skarbnik Chorągwi Kieleckiej ZHP lub powołany pełnomocnik komendanta ds. akcji zarobkowych. 2

Zgodę na organizację akcji, organizator musi posiadać przy sobie podczas całego przebiegu akcji i okazywać na prośbę / żądanie zainteresowanych osób. 3. Przebieg akcji. 3.1.

3 CZĘŚĆ B SZCZEGÓŁOWA ZASADY OGÓLNE 1. Harcerki i harcerze biorący udział w akcji zarobkowej muszą być umundurowani zgodnie z obowiązującym regulaminem mundurowym ZHP. 2. Osoba koordynująca akcję musi mieć stale ze sobą zgodę właściwego komendanta oraz ewentualnie pozwolenie właściciela terenu. Kopie pozwoleń muszą znajdować się przy każdym stoisku, na którym jednostka organizacyjna prowadzi akcję. 3. Ceny za usługi muszą być pokazane w sposób widoczny i jasny dla wszystkich klientów. 4. Przy dzieciach biorących udział w akcji musi być zawsze pełnoletni opiekun. 5. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozliczeniem akcji pokrywane są z wpływów z akcji zarobkowej (np. zakup zniczy, kartek pocztowych, art. do sklepiku, art. do wytworzenia pamiątek, opłaty za wynajem miejsca do handlu, zakup toreb do pakowania, koszty przygotowania ogłoszeń i ulotek oraz inne). 6. Jeżeli akcja trwa więcej niż jeden dzień, na koniec każdego dnia, zarobione środki muszą być przekazanie do pełnoletniego organizatora, przeliczone i właściwie zabezpieczone. 6. Akcje sprzedaży zniczy i lampionów w związku ze Świętem Zmarłych w dniu 1listopada. 1. Koniecznym jest uzyskanie zgody właściciela terenu, na którym wystawione będzie stoisko ze zniczami. 7. Akcje związane z obsługą miejsc parkingowych, postoju rowerów. 1. Harcerki i harcerze pełniący służbę na parkingu muszą obowiązkowo ubrani w widoczne z daleka kamizelki z elementami odblaskowymi. 2. Organizator zobowiązany jest do umieszczenia przy wjeździe na parking w widocznym miejscu tablicy z napisem "Parking płatny (kwota), niestrzeżony, czynny w godzinach...". 3. Organizator parkingu zobowiązany jest do wręczania każdemu parkującemu biletu parkingowego (wzór przykładowy nr 4). 4. Bilet parkingowy składa się z dwóch części: odc. A przeznaczonego do rozliczenia oraz odc. B wręczanego osobie parkującej pojazd. Na każdej części muszą znaleźć się następujące informacje: 1) napis "Bilet parkingowy nr x", gdzie "x" oznacza kolejny numer biletu; 2) cena; 3) data przeprowadzanej akcji; 4) nr i nazwa środowiska; 5) miejsce na wpisanie nr rejestracyjnego oraz marki pojazdu; 6) z tyłu na obu odcinkach pieczęć adresowa hufca. 8. Akcja pakowania zakupów w hipermarketach. 1. Podczas przeprowadzania akcji muszą zostać wyznaczone osoby pełniące funkcje szefów zmian. 2. Szefem zmiany musi być osoba pełnoletnia. 3. Szef zmiany odpowiada za: 1) porządek i zdyscyplinowanie harcerzy podczas akcji; 2) wyznaczanie przerw uczestnikom akcji; 3) zebranie pieniędzy po zakończeniu zmiany; 4) komisyjne policzenie zebranej kwoty i dostarczenie jej do miejsca przechowania; 3

Kopie pozwoleń muszą znajdować się przy każdym stoisku, na którym jednostka organizacyjna prowadzi akcję. 3. Ceny za usługi muszą być pokazane w sposób widoczny i jasny dla wszystkich klientów. 4.

4 5) sporządzenie imiennej listy uczestników. 4. Puszki, w które środowiska zbierają pieniądze muszą być zaplombowane i opieczętowane. Muszą także posiadać widoczną informację: cel przeprowadzanej akcji, nr i nazwa środowiska ZHP, termin akcji. Puszki plombuje osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie akcji. 5. Zebrane w ciągu dnia środki przechowywane być muszą w miejscu bezpiecznym, za co odpowiedzialny jest organizator akcji. 6. W związku z tym, że większość marketów nie wydaje toreb jednorazowych, organizator akcji zobowiązany jest zapewnić odpowiednią ilość toreb na własny koszt. 9. Przepisy końcowe. 1. Komenda ZHP Chorągwi Kieleckiej dopuszcza inne formy organizacji akcji zarobkowych, ww. formy są przykładami akcji. 2. Zasady powyższe wchodzą w życie z dniem 24 stycznia 2011 roku. 4

Zebrane w ciągu dnia środki przechowywane być muszą w miejscu bezpiecznym, za co odpowiedzialny jest organizator akcji. 6.

5 p i e c z ę ć o r g a n i z a t o r a Wzór nr 1..., dnia... Wniosek o udzielenie zgody na akcję zarobkową Zwracamy się z prośba o udzielenie zgody na przeprowadzenie akcji zarobkowej. Jednocześnie zobowiązujemy się do przestrzegania Zasad organizacji akcji zarobkowych obowiązujących w ZHP Chorągwi Kieleckiej. Hufiec... Nr i nazwa środowiska (organizator)... Środowiska biorące udział Imię i nazwisko, stopień, nr i seria dowodu osobistego instruktora odpowiedzialnego za akcję Termin akcji... Miejsce akcji... Właściciel terenu/ osoba odpowiedzialna ze strony właściciela (imię i nazwisko, telefon kontaktowy) Przeznaczenie środków zarobionych na akcji Akceptacja Komendanta Hufca podpis organizatora 5

.. Środowiska biorące udział............ Imię i nazwisko, stopień, nr i seria dowodu osobistego instruktora odpowiedzialnego za akcję...... Termin akcji... Miejsce akcji.

6 Wzór nr 2., dnia PROTOKÓŁ PRZELICZENIA PIENIĘDZY nr... zebranych podczas akcji zarobkowej... organizowanej przez..., przy współudziale środowisk.... Komisja licząca w składzie: przewodniczący/ a stwierdziła, iż w dniu/dniach*... podczas akcji zarobkowej zebrano następującą ilość pieniędzy: Nominał Ilość sztuk Razem 200 zł 100 zł 50 zł 20 zł 10 zł 5 zł 2 zł 1 zł 0,5 zł 0,2 zł 0,1 zł 0,05 zł 0,02 zł 0,01 zł SUMA Słownie... Podpisy komisji: * niepotrzebne skreślić 6

7 p i e c z ę ć o r g a n i z a t o r a S P R A W O Z D A N I E F I N A N S O W E Wzór nr 3, dnia. Akcji zarobkowej..., przeprowadzonej przez... w dniach... na terenie na podstawie zezwolenia Komendanta Hufca/ Chorągwi z dnia... Dokument finansowy Przychód Rozchód numer data treść złotych złotych RAZEM P R O T O K Ó Ł K O M I S Y J N Y Po zapoznaniu się ze wszystkimi dokumentami finansowymi akcji zarobkowej stwierdzono, że różnica pomiędzy przychodami i rozchodami dała dochód w wysokości... zł Słownie... Cała zarobiona kwota... zł została wpłacona: - do kasy jednostki... KP nr... z dnia... - na konto bankowe jednostki/hufca w dniu. Podpisy komisji:... osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie akcji *niepotrzebne skreślić 7

.. Dokument finansowy Przychód Rozchód numer data treść złotych złotych RAZEM P R O T O K Ó Ł K O M I S Y J N Y Po zapoznaniu się ze wszystkimi dokumentami finansowymi akcji zarobkowej

Podobne dokumenty

Zasady organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne Chorągwi Stołecznej ZHP

Zasady organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne Chorągwi Stołecznej ZHP Chorągiew Stołeczna ZHP Komenda Chorągwi Stołecznej ZHP im. Bohaterów Warszawy ul. Piaskowa 4, 01-067 Warszawa tel./fax +48 22 621 65 14 NIP 527-252-61-38, REGON: 140786064 KRS 0000268913 organizacja pożytku