P R O T O K Ó Ł KONTROLI PROBLEMOWEJ. w DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ w TRZEBIECHOWIE, ul. Sulechowska 1 w dniu 1 czerwca 2012 r.

Transkrypt

1 Lubuski Urzd Wojewódzki w Gorzowie Wielkopolskim ul. Jagielloczyka Gorzów Wlkp. P R O T O K Ó Ł KONTROLI PROBLEMOWEJ przeprowadzonej w DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ w TRZEBIECHOWIE, ul. Sulechowska 1 w dniu 1 czerwca 2012 r. Działajc na podstawie art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. z 2009 r. Dz.U. Nr 175, poz z pón.zm.), przepisów rozporzdzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz.U. Nr 61, poz. 543 z pón.zm.) oraz przepisów rozporzdzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 padziernika 2005 r. w sprawie domów pomocy społecznej (Dz. U. Nr 217, poz.1837). Zespół kontrolny w składzie: 1. Marta Mikołajczyk Starszy Inspektor w Wydziale Polityki Społecznej LUW w Gorzowie Wlkp., posiadajca upowanienie Wojewody Lubuskiego Nr 191-1/2012 z dnia 24 maja 2012 r. przewodniczca zespołu. 2. Aleksandra Kaczmarek - Starszy Inspektor w Wydziale Polityki Społecznej LUW w Gorzowie Wlkp., posiadajca upowanienie Wojewody Lubuskiego Nr 191-2/2012 z dnia 24 maja 2012 r. (akta kontroli str. 1-4) przeprowadził w dniu 1 czerwca 2012 roku w Domu Pomocy Społecznej w Trzebiechowie przeznaczonego dla osób przewlekle somatycznie chorych oraz niepełnosprawnych fizycznie w obecnoci Pani Agnieszki Szelg - Dyrektora Domu - kontrol problemow w zakresie realizacji usług opiekuczych i wspomagajcych wiadczonych w Domu. Przed przystpieniem do kontroli Zespół kontrolny złoył pisemne owiadczenia o braku okolicznoci uzasadniajcych wyłczenie od udziału w niniejszej kontroli. Celem kontroli było podniesienie jakoci wiadczonych usług na rzecz mieszkaców Domu Pomocy Społecznej w Trzebiechowie Okres objty kontrol od 2010r. do dnia kontroli.

2 Ocenie poddano nastpujce zagadnienia: 1. Zabezpieczenie kadrowe w zespole terapeutyczno-opiekuczym (wskanik zatrudnienia, fluktuacja, szkolenia, kwalifikacje); 2. Postpowanie zwizane z indywidualnym wspieraniem mieszkaca (plany, diagnoza, weryfikacja planów, zespół terapeutyczno-opiekuczy, pracownik pierwszego kontaktu); 3. Prac socjaln z rodzin; 4. Ofert terapeutyczn i kulturalno-owiatow. O rozpoczciu kontroli powiadomiono podmiot kontrolowany pismem Wydziału Polityki Społecznej Lubuskiego Urzdu Wojewódzkiego w Gorzowie Wlkp. z dnia 22 maja 2012r. znak PS-I MMik (akta kontroli str. 5-30) Dokonano na tej podstawie nastpujcych ustale: 1. Zabezpieczenie kadrowe w zespole terapeutyczno-opiekuczym Minimalny wskanik zatrudnienia dla Domu przeznaczonego dla 80 osób przewlekle somatycznie chorych i 25 osób niepełnosprawnych fizycznie wynosi 0,58. Biorc pod uwag liczb miejsc w Domu powinno by nie mniej ni 60,5 etatów. Z przedstawionej przez Dyrektora Domu informacji wynika, e na dzie kontroli zespół terapeutyczno-opiekuczy dysponował 60,425 etatami (tj. 0,58), w tym 51 osób zatrudnionych w ramach umowy o prac na czas nieokrelony, 13 na czas okrelony, 2 pracowników na umow zlecenie, 2 osoby odbywajce sta i 4 pracowników zatrudnionych na podstawie kontraktu z NFZ - na stanowisku pielgniarki. Do wskanika zatrudnienia nie wliczono stanowiska Dyrektora DPS, z uwagi na fakt, e dyrektor Domu nie wchodzi w skład zespołu terapeutyczno-opiekuczego. Sytuacja, w której Dyrektor Domu pełni funkcj pracownika pierwszego kontaktu, z racji zajmowanego stanowiska budzi zastrzeenia. Ponadto, wtpliwoci budzi równie liczba osób spoza działu terapeutyczno - opiekuczego pełnicych funkcj pracowników pierwszego kontaktu 11 osób (np. konserwator, praczka, kucharz, ksigowa etc), co stanowi łcznie 3,75 etatu.

3 W wyniku analizy informacji nt. zatrudnienia w zespole terapeutyczno opiekuczym ustalono, e 1 osoba została zatrudniona na stanowisku nie istniejcym w wykazie stanowisk w Rozporzdzeniu Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorzdowych (Dz.U. z 2009r., Nr 50 poz. 398 z pón. zm.) pracownik kulturalno owiatowy. Powysza sytuacja wymaga formalnego uregulowania w zakresie zmiany nazwy stanowiska na zgodne z obowizujcym stanem prawnym. Wskanik zatrudnienia w Domu osiga minimaln warto i wynosi 0,58. W trakcie czynnoci kontrolnych ustalono, e liczba mieszkaców Domu w skali Barthel do 40 pkt wg stanu na dzie kontroli wyniosła 54 osoby (co stanowi 67,5% ogólnej liczby miejsc w profilu). Dokonano analizy kwalifikacji kierujcego jednostk oraz pracowników zespołu terapeutyczno opiekuczego Domu, w wyniku czego stwierdzono, e wszyscy posiadaj wymagane kwalifikacje zgodnie z obowizujcymi przepisami. Przedmiotowy wniosek potwierdza analiza akt osobowych losowo dobranej próby 6 pracowników (8%) zatrudnionych na nastpujcych stanowiskach: starszy technik fizjoterapii, opiekun, 3 pracowników socjalnych, stanowisko instruktor kulturalno-owiatowy. Zgodnie z 6 ust. 2 pkt 4 Rozporzdzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 padziernika 2005 r. w sprawie domów pomocy społecznej Dyrektor Domu organizuje szkolenia na temat praw mieszkaca domu oraz kierunków prowadzonej terapii, a take metod pracy z mieszkacami. W trakcie czynnoci kontrolnych ustalono, e w okresie od 1 czerwca 2010r. do dnia kontroli na 66 pracowników zespołu terapeutyczno opiekuczego 65 osób (tj. 98%) posiadało takie szkolenie merytoryczne. Z analizowanej dokumentacji wynika, e jedna osoba zatrudniona na umow zlecenie nie została przeszkolona W toku czynnoci kontrolnych przeanalizowano zjawisko fluktuacji kadr w zespole pracowników terapeutyczno - opiekuczych w Domu w latach W tym czasie umow o prac rozwizało łcznie 15 osób, do DPS przyjte zostały 22 osoby. W 2011r. najwiksza fluktuacja wystpiła w grupie opiekunów, a nastpnie na stanowisku fizjoterapeuty i instruktora kulturalno - owiatowego. Z danych analizowanych za 2010 wynika, e fluktuacja kadr pracowników zespołu pracowników terapeutyczno-opiekuczego wyniosła 55%. W 2011r. nie stwierdzono zjawiska nadmiernej fluktuacji kadr - 18%.

4 Biorc pod uwag badany okres ( ) fluktuacja kadr wyniosła 35%. Bardzo wysoka fluktuacja moe mie wpływ na jakowiadczonych usług oraz zagroone poczucia bezpieczestwa mieszkaców. (akta kontroli str ) Stwierdzono uchybienia w realizacji zadania pod wzgldem sposobu zatrudnienia na stanowisku w zespole terapeutyczno opiekuczym. Stwierdzono bardzo wysok fluktuacj kadr w 2010/2011 (35%). 2. Postpowanie zwizane z indywidualnym wspieraniem mieszkaca W trakcie czynnoci kontrolnych przeanalizowano teczki 5 mieszkaców pod ktem postpowania zwizanego z procesem indywidualnego planu wspierania mieszkaców (wybrano co 20 mieszkaca z listy mieszkaców DPS Trzebiechów wg stanu na dzie kontroli). Ustalono, e 1 mieszkaniec na dzie kontroli nie posiadał indywidualnego planu wspierania (mieszkaniec przyjty do DPS w dniu 06 kwietnia 2012r.). Zgodnie z wyjanieniami pracownika * kierownika działu opiekuczoterapeutycznego spotkanie zespołu w sprawie ustalenia indywidualnego planu wspierania mieszkaca wyznaczono na dzie 08 czerwca 2012r. Ustalono, i w aktach mieszkaców znajduje si dokumentacja zawierajca: dane personalne, przyczyny umieszczenia w DPS, oczekiwania, zasoby, obszary aktywnoci mieszkaca. Powysze dane opisuj stan faktyczny, natomiast nie wskazuj przyczyn niezaspokojenia potrzeb mieszkaca. W trakcie czynnoci kontrolnych stwierdzono, e pomimo podejmowanych prób analizy sytuacji mieszkaców cele załoone w indywidualnych planach wspierania nie odnosz si do diagnozy niezaspokojonych potrzeb mieszkaców (analiza odbywa si na podstawie rozpoznania potrzeb wg piramidy Maslowa, które zgodnie z adnotacj pracownika Domu - mieszkacy zaspokajaj samodzielnie). Brak diagnozy potrzeb, oczekiwa, moliwoci mieszkaca (100% analizowanych przypadków). Wystpuj trudnoci w ustalaniu oraz formułowaniu celu głównego cele: Zmniejszenie dolegliwoci bólowych koczyny dolnej, Kształtowanie prawidłowych nawyków higienicznych brzmi jak plan działania dla pracownika Domu, nie za cel * Usunicia danych dokonano na podstawie art. 5 ustawy z dnia 6 wrzenia 2001r. o dostpie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz z pón. zm.). Usunicia danych dokonał zespół kontrolny.

5 do osignicia przez mieszkaca. Cel główny nie moe równie by efektem normalnego funkcjonowania i usług wiadczonych w Domu na rzecz mieszkaca. Ponadto w trakcie analizy dokumentacji stwierdzono - powtarzalno celów (80% analizowanych przypadków) co wiadczy o braku indywidualizacji planów. Ustalono, i konstrukcja analizowanych planów nie zawiera wszystkich elementów (brak terminu weryfikacji planu, imiennego wskazania pracownika odpowiedzialnego za realizacj poszczególnych zada). W toku czynnoci kontrolnych przeanalizowano proces weryfikacji indywidualnych planów wspierania mieszkaców. Ustalono, i w 40% przypadków weryfikacja planów nie została przeprowadzona w ogóle, w 40 % weryfikacja nastpiła po upływie załoonego terminu. Ponadto przeprowadzone weryfikacje planów nie odnosz si do realizacji celu głównego wyznaczonego w planie. Zadaniem zespołu jest weryfikacja potrzeb na podstawie diagnozy, w tym obserwacji prowadzonych przez pracownika pierwszego kontaktu wanych z punktu widzenia realizacji planu. Analizowane karty obserwacji mieszkaców za 2012r. do dnia kontroli wskazuj, i 60% nie posiada wpisów w kartach obserwacji, w przypadku 40% mieszkaców liczba wpisów wynosi rednio 1 wpis na miesic. W trakcie kontroli ustalono, e 1 mieszkaniec odmówił wyboru pracownika pierwszego kontaktu, pozostali mieszkacy dokonywali wyboru sporód pracowników Domu. Przeanalizowano protokoły spotka z posiedzenia zespołu terapeutyczno - opiekuczego w latach 2011 oraz 2012 do dnia kontroli. Ustalono, i w roku 2011 zespół spotkał si 11 razy, w razy do dnia kontroli. Stwierdzono, i zespół spotykał si w tym okresie w celu opracowania lub omówienia indywidualnych planów wspierania mieszkaców. (akta kontroli str ; ; ) Stwierdzono uchybienia w realizacji zadania pod wzgldem sposobu planowania i realizacji indywidualnego procesu wspierania mieszkaca 3. Praca socjalna z rodzin W toku czynnoci kontrolnych ustalono, i Dom zamieszkuje łcznie 100 mieszkaców, wród których 12 nie posiada rodziny, 21 nie ma kontaktu z rodzin, a pozostałe 79 mieszkaców kontaktuje si z rodzin. Do analizy pobrano dokumentacj 5 osób (co 20-ta z listy), w wyniku czego ustalono, e dokumentacja dot. prowadzonej pracy

6 socjalnej z rodzin mieszkanek DPS nie jest prowadzona. Pobrano ustne wyjanienia od Dyrektora Domu, która owiadczyła, e DPS systematycznie współpracuje z rodzinami mieszkaców i jest to uzalenione od istniejcych potrzeb. Współpraca polega m.in. na kontaktach telefonicznych i osobistych w trakcie odwiedzin rodziny mieszkaca. Na dowód przeprowadzanych rozmów telefonicznych kontrolujcym przedłoono organizer Kierownika Działu Terapeutyczno - Opiekuczego, w którym odnotowywane s rozmowy telefoniczne dot. aktualnej sytuacji yciowej mieszkaca, np. rozmowa na temat pobytu w szpitalu, sytuacji losowych, problemów mieszkaca itp. W Domu prowadzony jest równie tzw. zeszyt kontaktów, w którym odnotowuje si adresy rodzin mieszkaców i załcza si kartki okolicznociowe adresowane do mieszkaca. Z wyjanie wynika, e z rodzinami mieszkaców pracownicy Domu współpracuj na co dzie, wspólnie rozwizujc ich problemy (np. finansowe). Dom Pomocy Społecznej w Trzebiechowie jest organizatorem festynu rodzinnego, na który corocznie zapraszane s osoby, rodziny wskazane przez mieszkaca. Jest to spotkanie integracyjne mieszkaców, ich rodzin i pracowników Domu, które stwarza niektórym krewnym moliwo spotkania si z mieszkacem cho raz w roku. Jednoczenie podczas festynu prezentowane s prace artystyczne mieszkaców wykonane podczas terapii zajciowej. Zaproszenia wysyłane s poczt i potwierdzane telefonicznie. Prowadzona dokumentacja powiadcza, e w 2011r. na festyn rodziny zaproszono w sumie 149 krewnych od 41 mieszkaców Domu. W biecym roku zaproszenia od 31 mieszkaców wysłano do ok. 100 osób spokrewnionych, rodzin i znajomych. (akta kontroli str ) Stwierdzono uchybienia w realizacji zadania w zakresie braku pracy socjalnej prowadzonej z rodzin mieszkanek Domu brak dokumentacji formalnej. 4. Oferta terapeutyczna i kulturalno-owiatowa W trakcie czynnoci kontrolnych dokonano ogldzin wybranych pomieszcze Domu pod ktem oferty terapeutycznej oraz rehabilitacyjnej. Ustalono, i dla mieszkaców Domu na parterze umieszczona jest oraneria, na której organizowane s spotkania okolicznociowe (imprezy, wystpy ze szkół, przedszkoli). Na sali znajduj si dyplomy mieszkaców. W trakcie wizytacji przeprowadzono rozmow

7 z przewodniczc Rady Mieszkaców. Mieszkanka opowiadała o działalnoci Rady oraz imprezach, w których uczestnicz mieszkacy (festyn rodzinny, szanty). Dom udekorowany jest pracami mieszkaców. Pomieszczenia odwieone, stolarka odnowiona. Ponadto na parterze znajduj si nastpujce pomieszczenia dla mieszkaców: - pokój dziennego pobytu (gdzie odbywa si muzykoterapia, dostpny jest równie punkt biblioteczny, bilard, komputer); - jadalnia; - terapia zajciowa gdzie zaobserwowano prac 8 mieszkaców. Na sali znajdowały si prace manualne, w tym prace z masy solnej. Mieszkacy zadbani, chtnie opowiadali o yciu Domu; -stołówka; -rehabilitacja w trakcie ogldzin uczestniczyło 4 mieszkaców; -fizjoterapia - gdzie zaobserwowano zabiegi wykonywane dla 2 mieszkaców. Na pierwszym pitrze: -aneks na korytarzu w tym miejscu przebywało 9 mieszkaców; -pokój TV gdzie przebywało 2 mieszkaców. W trakcie kontroli zlustrowano równie wybrane pokoje mieszkaców pomieszczenia zadbane, wyposaone w sprzt meblowy. W czasie wizytacji dokonano lustracji piwnicy Domu ( docelowo w tym miejscu bd si znajdowa pomieszczenia do terapii, gabinet psychologa, kcik kulinarny, sala dowiadczania wiata). Na dzie kontroli w piwnicy trwały prace remontowe. W toku ogldzin zaobserwowano aktywno mieszkaców w zakresie przygotowa do X Lubuskiej Olimpiady Mieszkaców Domów Pomocy Społecznej W trakcie czynnoci kontrolnych poproszono o wykaz mieszkaców uczestniczcych w rónych formach aktywnoci w danym dniu (terapia zajciowa, rehabilitacja). Od 15 stycznia 2012r. wybrano co 30 dzie biecego roku, łcznie 5 dni. Przeanalizowano dzienniki pracy. Ustalono, e w trakcie dwóch analizowanych dni (15 stycznia/15 kwietnia br. niedziela) nie odbywały siadne zajcia. Natomiast w pozostałe dni rednio we wszystkich zajciach uczestniczyło 47 mieszkaców (45% w stosunku do liczby oferowanych miejsc).

8 Nie stwierdzono uchybie w realizacji zadania w zakresie korzystania mieszkaców z terapii zajciowej i kulturalno - owiatowej Domu. (akta kontroli str ) WNIOSKI: 1. Nie stwierdzono uchybie w realizacji zada pod wzgldem: Wskanika zatrudnienia w Domu osiga minimaln warto i wynosi 0,58; Kwalifikacji kierujcego jednostk oraz pracowników zespołu terapeutycznoopiekuczego Domu; Liczby szkole merytorycznych organizowanych co najmniej raz na dwa lata dla pracowników zespołu terapeutyczno opiekuczego; Liczby spotka zespołu terapeutyczno-opiekuczego; wiadczeniu usług wspomagajcych polegajcych na umoliwieniu mieszkankom udziału w terapii zajciowej. 2. Stwierdzono uchybienia w realizacji zada pod wzgldem: Sposobu zatrudnienia pracownika na stanowisku pracownik kulturalno - owiatowy - niezgodnie z Rozporzdzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorzdowych; Fluktuacji kadr w badanym okresie (2010/2011).; Planowania i realizacji indywidualnego procesu wspierania mieszkaca (brak rozpoznania według potrzeb, moliwoci i oczekiwa mieszkaców, weryfikacja nie odnosi si do załoonych celów); Prowadzonych kart obserwacji; Braku pracy socjalnej prowadzonej z rodzin mieszkanek Domu brak dokumentacji formalnej w tym zakresie; Odpowiedzialno za uchybienia w kontrolowanym zakresie ponosi Dyrektor Domu. Na tym kontrol zakoczono. O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu do znajdujcej si w Domu Pomocy Społecznej w Trzebiechowie ksiki kontroli pod pozycj nr 39.

9 Zgodnie z 16 rozporzdzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej kierownik jednostki podlegajcej kontroli moe odmówi podpisania protokołu kontroli, składajc, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjanienie przyczyn tej odmowy. Ponadto kierownikowi jednostki podlegajcej kontroli przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzee dotyczcych ustale zawartych w protokole. Zastrzeenia zgłasza si na pimie do dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Lubuskiego Urzdu Wojewódzkiego w Gorzowie Wlkp. w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. W przypadku zgłoszenia zastrzee do protokołu kontroli, termin odmowy podpisania protokołu wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia dorczenia kierownikowi jednostki podlegajcej kontroli stanowiska dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Lubuskiego Urzdu Wojewódzkiego w Gorzowie Wlkp. wobec zastrzee. Niniejszy protokół kontroli sporzdzono w 2 jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden przekazano Dyrektorowi DPS w Trzebiechowie, ul. Sulechowska 1, drugi egzemplarz pozostawiono w aktach Wydziału Polityki Społecznej LUW w Gorzowie Wlkp. Kontrolujcy: Dyrektor jednostki: Marta Mikołajczyk Starszy Inspektor Aleksandra Kaczmarek Starszy Inspektor Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Trzebiechowie Agnieszka Szelg Gorzów Wlkp., dnia 2 lipca 2012r. Trzebiechów, dnia 11 lipca 2012r. Lubuski Urzd Wojewódzki w Gorzowie Wielkopolskim ul. Jagielloczyka Gorzów Wlkp.