SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W KRAKOWIE ZA 2011 ROK ORAZ PRZEWIDYWANE KIERUNKI DZIAŁAŃ W ROKU 2012

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W KRAKOWIE ZA 2011 ROK ORAZ PRZEWIDYWANE KIERUNKI DZIAŁAŃ W ROKU 2012

2 1. ZASÓB ARCHIWALNY 1.1. Zmiany w rozmiarze zasobu archiwalnego ogółem Tabela nr 1 1 określenie czynnika liczba jednostek inwentarzowych liczba metrów liczba dokumentów elektronicznych liczba plików rozmiar w GB dokumentów elektronicznych 2 nabytki , dokumentacji niearchiwalnej ubytki 4 materiałów archiwalnych 5 opracowanie zasobu (bez uwzględnienia zniszczonej 6 inne dokumentacji niearchiwalnej) (korekta ewidencji związana ze sporządzaniem ewidencji skarbowej) , , , razem: , Nabytki pochodzą w zdecydowanej większości jak w latach poprzednich z archiwów zakładowych. Jest to głównie dokumentacja, której 25-letni okres przechowywania w archiwum zakładowym już upłynął oraz dokumentacja sprywatyzowanych przedsiębiorstw państwowych, zlikwidowanych lub przekształconych urzędów administracji publicznej i innych jednostek organizacyjnych. Zostały przejęte m.in. akta Orkiestry i Zespołu Chóralnego CAPELLA CRACOVIENSIS w Krakowie, Kuratorium Okręgu Szkolnego Krakowskiego, Instytutu Onkologii Oddział w Krakowie, Okręgowej Dyrekcji Gospodarki Wodnej w Krakowie, Sądu Rejonowego w Dębicy, Sądu Okręgowego w Nowym Sączu, Sądu Powiatowego w Limanowej Wydziału Zamiejscowego w Mszanie Dolnej, Podhalańskich Zakładów Przemysłu Owocowo-Warzywnego w Tymbarku oraz akta 34 hufców Związku Harcerstwa Polskiego z terenu b. województwa tarnowskiego. Stan zasobu Archiwum podany w sprawozdaniu GUS za 2011 r. (liczba zespołów, metraż i ilość jednostek inwentarzowych) nie odzwierciedla jedynie wzrostu zasobu o nabytki. Równie istotne, podobnie jak w poprzednich latach, są zmiany spowodowane inwentaryzowaniem i ewidencjonowaniem zasobu, związane ze sporządzaniem skarbowych egzemplarzy ewidencji zasobu archiwalnego Rozmiar depozytów Tabela nr 2. Rozmiar depozytów Rozmiar depozytów ogółem Zmiany w rozmiarze depozytów w ciągu roku jednostki inw. metry jednostki inw. metry 465 0, Do depozytu policyjnego, decyzją Prokuratury Okręgowej w Krakowie, dodano dokument z zasobu Archiwum, wystawiony na aukcji antykwarycznej Krakowskiego Antykwariatu Naukowego. Tabela nr 3. Ważniejsze depozyty l.p. określenie depozytu 1 Materiały zabezpieczone w związku z kradzieżą na Wawelu rozmiar depozytu j. inw. mb określenie okresu przechowywania 464 0,50 do dyspozycji organów ścigania strona 2 z 60

3 l.p. określenie depozytu rozmiar depozytu j. inw. mb strona 3 z 60 określenie okresu przechowywania 2 Akcja Banku Polskiego z ,01 do dyspozycji Prokuratury Rejonowej w Muszynie dla potrzeb prowadzonego postępowania 1.3. Zasób opracowany ogółem Tabela nr 4. Rozmiar zasobu opracowanego zasób opracowany ogółem rodzaj materiału jednostki liczba dokumentów archiwalnego metry bieżące liczba plików rozmiar w GB inwentarzowe elektronicznych 1 materiały 4013, aktowe 2 dokumenty pergaminowe i papierowe 3 dokumentacja 0, techniczna 4 materiały kartograficzne 5 fotografie filmy nagrania dźwiękowe 8 pieczęcie inne (materiały ikonograficzne) 10 razem: 4013, Materiały w wierszach 2 9 należą zarówno do wyodrębnionych zbiorów, jak również stanowią jednostki archiwalne w innych zespołach. W ostatnich latach zmiana rozmiaru zasobu opracowanego w minimalnym stopniu wynika z ostatecznego opracowywania zespołów, ograniczonego ze względu na prace inwentaryzacyjne związane ze sporządzaniem skarbowych egzemplarzy ewidencji zasobu archiwalnego, a także związane z ewidencjonowaniem akt dotychczas pozostających poza ewidencją. Zasadnicze zmiany związane są z decyzjami Komisji Metodycznej z lat , uznającymi wiele zespołów z zasobu Archiwum za nieopracowane, pomimo posiadania wcześniej karty A. Komisja Metodyczna uznała, że brak wstępu do zatwierdzonego przed wielu laty inwentarza oraz fakt, iż inwentarz nie odpowiada zawartości akt, wykluczają uznawanie zespołu za ostatecznie uporządkowany Opracowanie zasobu archiwalnego w roku sprawozdawczym Tabela nr 5. Bieżące opracowanie całkowite oraz bieżąca inwentaryzacja 1 rodzaj materiału opracowano całkowicie zinwentaryzowano archiwalnego metry jednostki inw. metry jednostki inw. 2 materiały aktowe 11, , dokumenty pergaminowe i papierowe dokumentacja 0 0 7, techniczna materiały kartograficzne 6 fotografie filmy nagrania dźwiękowe 9 pieczęcie inne razem: 11, ,

4 W związku z pracami związanymi z weryfikacją ewidencji w ramach przygotowywania skarbowych egzemplarzy, całkowite opracowanie ograniczono jedynie do zakończenia prac rozpoczętych w latach wcześniejszych, pozostałe zawieszono. W ramach przygotowywania ewidencji skarbowej zasobu prowadzone są intensywne prace inwentaryzacyjne, które zmieniają bardzo korzystnie stan zewidencjonowania zasobu. Znaczną część ewidencji stanowią pomoce archiwalne sporządzone według nieaktualnych już przepisów metodycznych, ich nieprecyzyjność wymusza niejednokrotnie ponowne opracowanie pomocy ewidencyjnych, konieczność konfrontowania spisów z archiwaliami lub wręcz ponowną inwentaryzację niektórych zespołów. Powoduje to często wydzielanie nowych zespołów z już istniejących, zwiększanie lub zmniejszanie ilości jednostek poprzez rozdzielanie (akta sądowe dzielone na sprawy) lub łączenie jednostek aktowych oraz weryfikację metrażu. W celu ułatwienia dalszego opracowywania oraz udostępniania, pomoce są systematycznie wprowadzane do bazy danych IZA Zasób w toku opracowania Tabela nr 6. Centrala lp. nazwa zespołu rok początkowy oraz przewidywany rok końcowy opracowania 1 Archiwum Goetza Okocimskiego 2005 nieustalony 2 Teki Antoniego Schneidra 2005 nieustalony 3 Spuścizna Adama Kamińskiego Oddział I AP, w zasobie którego znajdują się wszystkie zespoły w trakcie opracowywania, zakończył już prace nad sporządzaniem ewidencji skarbowej. Do czasu zakończenia prac nad przygotowaniem egzemplarzy skarbowych ewidencji nie przewiduje się dalszego opracowania zasobu, rezygnując czasowo z przedstawienia inwentarzy Komisji Metodycznej. strona 4 z 60

5 2. TECHNICZNE ZABEZPIECZENIE ZASOBU 2.1. Konserwacja właściwa Tabela nr 7. Prace konserwatorskie l.p. zakres prac konserwatorskich: 1. czyszczenie mechaniczne 2. rozłożenie bloku księgi, poszytu 3. rozklejanie, rozdublowywanie, usuwanie dawnych reperacji 4. usuwanie przebarwień całościowe, miejscowe kąpiele wodne, chemiczne rodzaj konserwowanego obiektu: liczba k.k. obiekty w sztukach: dokument pergaminowy 2 rękopis luźny papier czerpany 55 rękopis luźny papier maszynowy 576 druk luźny papier maszynowy 30 poszyt, rękopis - papier maszynowy 546 księga rękopiśmienna papier 22 maszynowy księga drukowana papier czerpany 413 księga drukowana papier maszynowy 72 mapa, druk papier maszynowy 1 mapa, druk kalka techniczna 47 fotografie negatywy 357 materiały ikonograficzne 3 poszyt, druk - papier maszynowy 16 księga rękopiśmienna papier 1 czerpany księga rękopiśmienna papier 1 maszynowy księga drukowana papier czerpany 1 księga drukowana - papier 4 maszynowy papier czerpany 468 papier maszynowy 349 papier czerpany 468 papier maszynowy odkwaszanie papier maszynowy sklejanie przedarć, pergamin 2 uzupełnianie ubytków papier czerpany 468 papier maszynowy regeneracja struktury papier czerpany 468 papieru, pergaminu, papier maszynowy 77 skóry opraw skóra 1 8. prostowanie pergamin 2 papier czerpany 468 papier maszynowy 197 kalka techniczna dublowanie papier czerpany 52 papier maszynowy rekonstrukcja bloku poszyt 2 księgi, poszytu księga rekonstrukcja oprawy oprawa skórzana 2 oprawa płócienna renowacja pieczęci woskowe 1 papierowe 1 tłoki pieczętne metalowe 84 strona 5 z 60

6 2.2. Koszty materiałowe konserwacji właściwej w roku sprawozdawczym ,70 Zł 2.3. Profilaktyka konserwatorska Tabela nr 8. Przedsięwzięcia profilaktyczne l.p. rodzaj przedsięwzięć profilaktycznych ilość akt w metrach 1. odkurzanie akt 784,80 2. umieszczanie akt w pudłach lub teczkach 718,49 3. inne: pakowanie jednostek archiwalnych w papier i tekturę 311,17 5. inne: odkwaszanie 32,00 6. inne: umieszczanie planów w obwoluty z papieru bezkwasowego (w j.a.) 330 j.a. 7. inne: umieszczanie fotografii w opakowania ochronne (w j.a.) 3018 j.a. 8. inne: zmiana opakowań mikrofilmów (w szt.) 10 szt Prace introligatorskie Tabela nr 9. Prace introligatorskie l.p. rodzaj prac Sztuki 1. oprawy książkowe pudła archiwalne teczki tekturowe obwoluty 0 5. passe-partout 0 6. inne: papiery klajstrowe inne: futerały Inne prace konserwatorskie i profilaktyczne: - Przygotowanie 6 opinii nt. stanu zachowania 10 dokumentów wytypowanych do wypożyczenia na wystawy. - Przeprowadzono 10 ekspertyz i wydano opinie nt. stanu zachowania oraz sposobu przechowywania dokumentacji aktowej w archiwach zakładowych i składnicach akt. - We wszystkich magazynach archiwalnych codziennie są kontrolowane i rejestrowane parametry temperatury i wilgotności względnej powietrza. Warunki środowiskowe w magazynach są regularnie analizowane i w zależności od wyników, podejmowane są czynności zaradcze takie jak np. osuszanie powietrza w magazynach, w szczególności w miesiącach letnich. Przeprowadzane są również okresowe wewnętrzne kontrole stanu zachowania oraz warunków przechowywania zasobu archiwalnego w oddziałach AP w Krakowie. - Zorganizowanie i przeprowadzenie dla pracowników AP w Krakowie warsztatów nt. identyfikacji fotografii czarno-białych, identyfikacji fotomechanicznych technik drukarskich oraz informacji nt. zabezpieczania materiałów fotograficznych w zbiorach archiwów, bibliotek i muzeów. - Przy przepakowywaniu dokumentacji wykonywano również inne zabiegi z zakresu profilaktyki konserwatorskiej takie jak: usuwanie części metalowych, prostowanie zagięć, wymiana obwolut i kopert itp. Powyższe zabiegi były również wykonywane przed udostępnieniem akt w pracowniach naukowych oraz w trakcie ewidencjonowania zasobu. - Sukcesywnie monitorowano stan zachowania materiałów archiwalnych. Typowano obiekty do konserwacji, przeoprawy, dezynfekcji oraz do przepakowania w odpowiednie opakowania ochronne. - W roku sprawozdawczym spaginowano stron i oznakowano pieczęcią własnościową stron i j.a. materiałów archiwalnych. strona 6 z 60

7 2.6. Kopie zabezpieczające zasobu archiwum państwowego Tabela nr 10 rodzaj kopii Wykonawca ilość (w szt.) Mikrofilmy AP w Krakowie Fotografie cyfrowe AP w Krakowie Skany AP w Krakowie Skany Małopolskie Towarzystwo Genealogiczne Kwota nakładów na odpłatne zlecenia na wykonanie kopii zabezpieczających 0,00 Zł strona 7 z 60

8 3. NARASTAJĄCY ZASÓB ARCHIWALNY Ewidencja jednostek nadzorowanych W ewidencji nadzorowanych jednostek organizacyjnych z terenu właściwości miejscowej Archiwum Państwowego w Krakowie figuruje według stanu na 31 grudnia 2011 roku 666 jednostek organizacyjnych, w tym 355 państwowych i 311 samorządowych jednostek organizacyjnych. Ewidencja jednostek nadzorowanych prowadzona jest w formie bazy danych NADZÓR. Zwiększenie liczby jednostek nadzorowanych związane jest z wydaniem aktów ustalenia dla kilkunastu nowych jednostek organizacyjnych z terenu właściwości Centrali Archiwum. W przypadku 1 jednostki akt ustalenia został wydany przez NDAP na wniosek Archiwum. Jednostki nadzorowane przez poszczególne oddziały Archiwum Państwowego w Krakowie Oddział w Tarnowie Ekspozytura w Nowym Targu - 90 Oddział VI Nadzoru Oddział w Nowym Sączu Oddział w Bochni - 50 W 2011 r. ustalono 16 nowych jednostek jako wytwarzające materiały archiwalne (5 państwowych, 11 samorządowych): 1. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Krakowie (29/831), 2. Małopolski Ośrodek Ruchu Drogowego w Krakowie (29/832), 3. Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości w Krakowie (29/833), 4. Zarząd Infrastruktury Sportowej w Krakowie (29/834), 5. Zespół Szkół Mechanicznych nr 1 im. Szczepana Humberta w Krakowie (29/835), 6. SP ZOZ Uniwersytecka Klinika Stomatologiczna w Krakowie (29/836), 7. Staromiejskie Centrum Kultury Młodzieży w Krakowie (29/837), 8. Państwowa Ogólnokształcąca Szkoła Muzyczna II stopnia im. Fryderyka Chopina w Krakowie (29/838), 9. Państwowa Szkoła Muzyczna II stopnia im. Władysława Żeleńskiego w Krakowie (29/839), 10. V Liceum Ogólnokształcące im. A. Witkowskiego w Krakowie (29/840), 11. Dom Kultury Podgórze w Krakowie (29/841), 12. Muzeum Sztuki Współczesnej w Krakowie (29/842), 13. Szkoła Podstawowa nr 80 im. W. Bogusławskiego w Krakowie (29/843), 14. Prokuratura Rejonowa Kraków Prądnik Biały (29/844), 15. Instytut Dialogu Międzykulturowego im. Jana Pawła II w Krakowie (29/845), strona 8 z 60

9 16. Narodowe Centrum Nauki z siedzibą w Krakowie (29/846) akt ustalenia wydany przez NDAP. W 2011 r. przeprowadzono 13 ekspertyz archiwalnych w związku z ustalaniem nowych jednostek organizacyjnych, jako wytwarzające materiały archiwalne. W 2011 r. z ewidencji jednostek nadzorowanych wykreślono 11 jednostek organizacyjnych (5 państwowych, 6 samorządowych): Związek Gmin Dorzecza Rzeki Łososina z siedzibą w Limanowej (31/759, likwidacja), Centrum Kształcenia Praktycznego w Krakowie (29/686; opinia KAOD), Centrum Kultury w Niepołomicach (29/704; opinia KAOD), Ośrodek Badawczo-Rozwojowy Górnictwa Surowców Chemicznych CHEMKOP w Krakowie (29/100; prywatyzacja), Związek Gmin Zlewni Rzeki Szreniawy z siedzibą w Proszowicach (29/807; likwidacja), Uzdrowisko Kraków-Swoszowice Sp. z o.o. (prywatyzacja, 29/134), Oddział Muzeum Okręgowego w Tarnowie - Muzeum Witosa w Wierzchosławicach (nie jest samodzielną jednostką, lecz komórką organizacyjną Muzeum Okręgowego w Tarnowie, 33/582) Rafineria Nafty Glimar S.A. w Gorlicach (sprywatyzowana, 31/453), Podhalański Związek Gmin w Nowym Targu (likwidacja, 32/777), Studio Filmów Animowanych Instytucja Filmowa w Krakowie w likwidacji w upadłości (likwidacja, 29/108), Karpacka Spółka Gazownictwa Sp. z o.o. w Tarnowie (prywatyzacja, 33/588). Według stanu na dzień 31 grudnia 2011 r. na terenie właściwości Archiwum archiwa wielozakładowe działają w następujących jednostkach organizacyjnych: Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym S.A. w Krakowie (dla MPK S.A. i Krakowskiego Holdingu Komunalnego S.A.), Urzędzie Gminy Jabłonka (dla Urzędu oraz podległych mu jednostek samorządowych), Urzędzie Gminy Gdów (dla Urzędu i Związku Gmin Dolnego Dorzecza Rzeki Raby), Sądzie Okręgowym w Krakowie (dla Sądu Okręgowego i sądów rejonowych z siedzibą w Krakowie), Prokuraturze Okręgowej w Krakowie (dla Prokuratury Okręgowej i Prokuratur Rejonowych: Kraków Śródmieście-Wschód i Kraków Śródmieście-Zachód), Sądzie Okręgowym w Nowym Sączu (dla Sądu Okręgowego w Nowym Sączu i Sądu Rejonowego w Nowym Sączu), Sądzie Okręgowym w Tarnowie (dla Sądu Okręgowego w Tarnowie i Sądu Rejonowego w Tarnowie). Ponadto w 2011 r. negatywnie zaopiniowano wniosek Urzędu Gminy Michałowice o utworzenie archiwum wielozakładowego (znak: NVI /11) Zaległości w przejmowaniu materiałów archiwalnych Podane w sprawozdaniu statystycznym dane odnośnie ilości materiałów archiwalnych (Dział 3 część A pole 05) są nadal szacunkowe. Spowodowane jest to nieprawidłowościami w uporządkowaniu i nadanej kwalifikacji dokumentacji (lub jej braku).w oddziałach zamiejscowych Archiwum dane zweryfikowano częściowo w oparciu o informacje z bazy danych NADZÓR oraz protokołów kontroli. strona 9 z 60

10 Tabela nr 11. Rozmiar nieprzejętych materiałów archiwalnych rodzaj wytwórcy materiałów archiwalnych Państwowe rozmiar materiałów archiwalnych j. inw mb. brak danych 9928 przyczyny nieprzejęcia nieuporządkowanie materiałów archiwalnych 2) zły stan fizyczny dokumentów, wymagających przeprowadzenia przed przekazaniem zabiegów konserwatorskich 3) przetrzymywanie materiałów archiwalnych 4) brak miejsca w magazynach archiwum państwowego 5) inne przyczyny 6) Samorządowe brak danych 1860 por. uwagi zawarte powyżej rozmiar łączny: ) Uwagi: 1) Metraż materiałów archiwalnych do przejęcia ma charakter szacunkowy. Podstawą jego obliczenia był szacunek nawisu archiwalnego dokonany na początku lat dziewięćdziesiątych. Od tej pory, co roku ilość materiałów archiwalnych do przejęcia szacowana jest zgodnie z przyjętymi wytycznymi NDAP. Dane te zostały w oddziałach zamiejscowych i ekspozyturze Archiwum w większości zweryfikowane w oparciu o informacje z bazy danych NADZÓR oraz z protokołów kontroli. Na szacunkowy charakter ilości materiałów archiwalnych do przejęcia ma wpływ przede wszystkim niezadowalający stan uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji w archiwach zakładowych. Zdarza się, że dokumentacja kwalifikowana jest do niewłaściwych kategorii archiwalnych lub też w ogóle nie ma oznaczeń kategorii archiwalnej, przez co traktowana jest jako dokumentacja nierozpoznana. Weryfikacja nawisu archiwalnego jest w toku, zgodnie z priorytetami działalności archiwalnej Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. 2) Nieuporządkowanie materiałów archiwalnych: Główną przyczyną nie przejmowania materiałów archiwalnych przez Archiwum Państwowe jest ich nieuporządkowanie i nieprawidłowe zewidencjonowanie oraz duże zaległości jednostek organizacyjnych w tym zakresie. W zdecydowanej większości jest to skutkiem przejmowania na stan archiwów zakładowych dokumentacji nieprawidłowo uporządkowanej z błędnie sporządzoną ewidencją lub gromadzenia w archiwum akt nieuporządkowanych i pozbawionych ewidencji. W związku z tym jednostki organizacyjne zmuszone są prowadzić (lub zlecać podmiotom zewnętrznym) kompleksowe prace porządkowo-ewidencyjne, które często są długotrwałe i wymagają nakładu dodatkowych środków finansowych. Wykonywane w archiwach zakładowych jednostek organizacyjnych prace (najczęściej będące skutkiem realizacji zaleceń pokontrolnych) obciążają także pracowników AP licznymi konsultacjami, analizami przedkładanej ewidencji i ekspertyzami archiwalnymi. Częstym zjawiskiem są także problemy metodyczne wynikające ze specyfiki porządkowanego zasobu, które wymagają rozstrzygania przez pracowników AP. W 2011 r. nieuporządkowanie materiałów archiwalnych i zaległości w tym zakresie stwierdzono m.in. w Miejskim Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji S.A. w Krakowie, I Liceum Ogólnokształcącym w Krakowie, Urzędzie Miasta Krakowa, Urzędzie Miasta i Gminy Niepołomice, BIPROSTAL S.A. Firmie Inżynieryjno- strona 10 z 60

11 Konsultingowej, Uzdrowisku Kraków Swoszowice Sp. z o.o., Kopalni Soli w Bochni, Liceum Sztuk Plastycznych w Nowym Wiśniczu, Tatrzańskim Parku Narodowym w Zakopanem, Fabryce Silników Elektrycznych Tamel S.A. w Tarnowie, Firmie Oponiarskiej Dębica S.A. w Dębicy, Państwowej Szkole Muzycznej I i II st. w Nowym Sączu. 3) Zły stan fizyczny dokumentów, wymagających przeprowadzenia przed przekazaniem zabiegów konserwatorskich: Na zaległości w przekazywaniu materiałów archiwalnych do Archiwum ma wpływ konsekwentne przestrzeganie zaleceń konserwatorskich odnośnie przejmowania dokumentacji, dotyczących przede wszystkim usuwania elementów metalowych, umieszczania dokumentacji w teczkach i pudłach z tektury bezkwasowej. Zdarza się, że przed przekazaniem materiałów konieczne jest przeprowadzanie zabiegów konserwatorskich akt. Czynności te wiążą się z dodatkowymi kosztami. W 2011 r. stwierdzono zły stan fizyczny dokumentacji m.in. w Uzdrowisku Kraków- Swoszowice Sp. z o.o. (akta po zalaniu są zagrzybione), Krakowskim Szpitalu Specjalistycznym im. Jana Pawła II w Krakowie, Wojewódzkim Szpitalu Okulistycznym w Krakowie, Urzędzie Miasta Krakowa (zasób geodezyjnokartograficzny), Starostwie Powiatowym w Krakowie (zasób geodezyjnokartograficzny), Sądzie Rejonowym w Bochni, Sadzie Rejonowym w Zakopanem, Sadzie Rejonowym w Nowym Targu, Prokuraturze Rejonowej w Tarnowie, Urzędzie Miasta i Gminy w Piwnicznej. 4) Przetrzymywanie materiałów archiwalnych: Część jednostek organizacyjnych sprzeciwia się przekazywaniu materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego. Są to przede wszystkim instytucje kultury (tj. teatry, muzea, biblioteki), szkoły i placówki oświatowe z długoletnią tradycją oraz ośrodki dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej. Odrębny problem stanowią jednostki sprywatyzowane przechowujące państwowy zasób archiwalny, które często uznają tę dokumentację za własną. W związku z tym występują duże trudności w wyegzekwowaniu rozliczenia się przez te podmioty z odziedziczonych materiałów archiwalnych (w szczególności dotyczy to dokumentacji technicznej i technologicznej). Równocześnie duże koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum Państwowego (konieczność zlecania prac porządkowo-ewidencyjnych, zakup odpowiednich opakowań ochronnych) są dla jednostek organizacyjnych barierą w przekazaniu przechowywanych materiałów archiwalnych. W 2011 r. stwierdzono przetrzymywanie materiałów archiwalnych m.in. w Ojcowskim Parku Narodowym, Miejskim Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji S.A. w Krakowie, Ośrodku Badawczo-Rozwojowym Górnictwa Surowców Chemicznych CHEMKOP Sp. z o.o. w Krakowie, Uzdrowisku Kraków Swoszowice Sp. z o.o., I Liceum Ogólnokształcącym w Krakowie, Liceum Sztuk Plastycznych w Nowym Wiśniczu, Urzędzie Stanu Cywilnego w Starym Sączu, Firmie Oponiarskiej Dębica S.A. w Dębicy oraz w części jednostek przechowujących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny. W 2011 roku wydano zgody na dalsze przechowywanie materiałów archiwalnych, następujących jednostek: Urząd Gminy Gdów karty gospodarstw (NVI.431 2/11), Urząd Gminy Drwinia dokumentacja uwłaszczeniowa (NVI.431 3/11), Urząd Gminy Michałowice akty własności ziemi (NVI.431 4/11), Urząd Miasta i Gminy Niepołomice dokumentacja uwłaszczeniowa (NVI.431 5/11), Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Krakowie dot. dokumentacji odziedziczonej, dla której nie upłynęło 25 lat (NVI.431 5/11). strona 11 z 60

12 W 2011 r. przesłano do NDAP pozytywną opinię w sprawie powierzenia przechowywania materiałów archiwalnych Muzeum Tatrzańskiemu w Zakopanem (NVI.430 3/07). Ponadto prowadzono korespondencję z NDAP oraz Fabryką Maszyn Glinik S.A. w sprawie użyczenia lub pozostawienia w Spółce odziedziczonych materiałów archiwalnych (NVI.431/4 5/10). 5) Brak miejsca w magazynach archiwalnych: Oddział w Bochni nadal nie przejmował materiałów archiwalnych ze względu na brak rezerwy magazynowej (za wyjątkiem akt z Urzędów Stanu Cywilnego i zlikwidowanych jednostek). Pozostałych oddziałów problem na razie nie dotyczy ze względu na rezerwę wolnego miejsca w magazynach Ekspozytury w Spytkowicach oraz Oddziału w Tarnowie. 6) Inne przyczyny nie przejmowania materiałów archiwalnych: Trudności z wyegzekwowaniem przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego wynikają również z niedostatecznej obsady etatowej archiwów zakładowych. Archiwiści zakładowi, często wykonujący te czynności w ramach niewielkiej części etatu, nie są w stanie poświęcić wystarczającej ilości czasu, aby spełnić wymogi prawidłowego przygotowania dokumentacji kat. A do przekazania do Archiwum Państwowego. Nie zawsze też dysponują odpowiednim przeszkoleniem, aby powyższe prace wykonywać prawidłowo, co skutkuje koniecznością dokonywania licznych korekt w sposobie uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji. Obciąża to także pracowników Archiwum koniecznością udzielania konsultacji. Brak środków finansowych na prace związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum Państwowego jest głównym problemem, zwłaszcza likwidowanych jednostek organizacyjnych. W przypadku prywatnych podmiotów, które odziedziczyły dokumentację po dużych przedsiębiorstwach państwowych, wolne tempo przekazywania materiałów archiwalnych wynika z bardzo dużej ilości dokumentacji, w związku z tym prace porządkowo-ewidencyjne rozłożone są na kilka lat (np. ArcelorMittal Poland S.A. Oddział w Krakowie, Biprokom Kraków S.A., Armatura Kraków S.A.). W przypadku dokumentacji technicznej nie przekazywanie materiałów archiwalnych spowodowane jest także koniecznością wykonywania egzemplarzy archiwalnych z matryc co jest zarówno pracochłonne jak i kosztowne (np. dokumentacja Instytutu Odlewnictwa przechowywana w Specodlew Sp. z o.o.) Skuteczność nadzoru archiwalnego W 2011 r. przeprowadzono 236 kontroli archiwalnych, w tym 173 ogólne, 49 problemowych i 14 sprawdzających (na 224 jednostki zaplanowane do kontroli). Przeprowadzono także 2 ekspertyzy zamiast kontroli w prywatnych jednostkach organizacyjnych: w Przedsiębiorstwie Budownictwa i Obrotu Maszynowego Fronton Sp. z o.o. i w Lajkonik Snacks GmbH Sp. k. Kontynuowano również 1 kontrolę z IV kwartału Stopień realizacji zaleceń pokontrolnych. Większość jednostek organizacyjnych reaguje na wydane zalecenia pokontrolne informując o stopniu ich realizacji w przewidzianych terminach. Zdarza się jednak brak odpowiedzi na zalecenia (np. Biprowumet Sp. z o.o., Muzeum Regionalne Ziemi Limanowskiej). Pracownicy Archiwum monitorują na bieżąco realizację zaleceń pokontrolnych w kontrolowanych jednostkach organizacyjnych. W tym zakresie przygotowywano: pisma akceptujące przedkładane harmonogramy wykonania zaleceń, przedłużenia terminu wykonania zaleceń, pisma zawierające analizy przedłożonych informacji o wykonanych zaleceniach i oceny przesyłanej ewidencji archiwów zakładowych, monity do jednostek, a także pisma podsumowujące wykonanie zaleceń strona 12 z 60

13 pokontrolnych. Czynności te dotyczyły zarówno jednostek kontrolowanych w 2011 r. jak i w latach poprzednich. W przypadku trudności z wyegzekwowaniem zaleceń informowana jest jednostka nadrzędna. W 2011 r. informowano Wojewodę Małopolskiego o nieprawidłowościach w postępowaniu z dokumentacją w Urzędzie Miasta i Gminy Niepołomice oraz Burmistrza Miasta Limanowa o sytuacji w Muzeum Regionalnym Ziemi Limanowskiej. W obu przypadkach jednostki nadrzędne podjęły działania mające na celu wyegzekwowanie od podległych jednostek właściwe zarządzanie dokumentacją. W przypadku Muzeum Regionalnego Ziemi Limanowskiej, w wyniku zarządzonej przez burmistrza miasta kontroli, stwierdzono brak kilku cennych dokumentów oraz tłoków pieczętnych. Sprawa ta jest wyjaśniania przez prokuraturę. Zalecenia pokontrolne ukierunkowane są na całościowe uregulowanie postępowania z dokumentacją w danej jednostce organizacyjnej, poczynając od właściwego stosowania przepisów kancelaryjnych na stanowiskach pracy do wywiązania się z obowiązku przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Szczególnie trudną sytuację w zakresie postępowania z dokumentacją odnotowuje się w jednostkach, które mają duży zasób archiwalny w stanie nieuporządkowanym, bez prawidłowej ewidencji i zmuszone są wykonywać kompleksowe prace porządkowo-ewidencyjne. W pozostałych instytucjach zalecenia ukierunkowane są głównie na korygowanie efektów działań podejmowanych w zakresie postępowania z dokumentacją. Bardzo duże trudności kontrolowanym jednostkom sprawia prawidłowe uporządkowanie i zewidencjonowanie dokumentacji. Świadczą o tym przedkładane do wiadomości Archiwum spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji (zawierające błędy) oraz prowadzona korespondencja pokontrolna. Pracownicy Oddziału przeprowadzali analizy przedłożonej ewidencji i liczne konsultacje, a także przygotowywali pisma do jednostek w związku z dostrzeżonymi nieprawidłowościami. W 2011 r. skontrolowano warunki przechowywania i ewidencjonowania państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego we wszystkich jednostkach administracji geodezyjnej i kartograficznej szczebla powiatowego i wojewódzkiego z terenu właściwości Centrali Archiwum i część w oddziałach zamiejscowych. W trakcie przeprowadzonych kontroli zasobu stwierdzono, że jednostki zaczęły realizować zalecenia pokontrolne odnośnie tego zasobu, w tym przekazano do Archiwum Państwowego część materiałów archiwalnych geodezyjnych i kartograficznych (np. z Urzędu Miasta Krakowa, Starostwa Powiatowego w Proszowicach i Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego). W stosunku do podmiotów prywatnych, które przechowują nadal państwowy zasób archiwalny występują największe trudności w wyegzekwowaniu realizacji zaleceń pokontrolnych przy braku podstaw prawnych w obowiązującej ustawie archiwalnej do skutecznego ich egzekwowania. Zdarza się, że jednostki te negują fakt bycia sukcesorami przedsiębiorstw państwowych i w związku z tym uchylają się od obowiązków wynikających z tego faktu. Występują trudności związane z wyegzekwowaniem prawidłowego uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji zwłaszcza w jednostkach z dużym zasobem i zaległościami w tym zakresie (odnosi się to nie tylko do materiałów archiwalnych, ale także do akt osobowych pracowników i dokumentacji płacowej). Często jednostki prywatne uważają dokumentację wchodzącą do państwowego zasobu archiwalnego za swoją własność (zwłaszcza w odniesieniu do dokumentacji technicznej i technologicznej). Zdarza się także, że jednostki prywatne nie posiadają (z różnych względów) kompletu dokumentacji po przedsiębiorstwach państwowych, a ustalenie losów tej dokumentacji jest często utrudnione. W trakcie kontroli stwierdzono także niszczenie dokumentacji przejętej po nadzorowanych jednostkach organizacyjnych przez podmioty prywatne m.in. w Spółce Biprostal S.A. Trudności z wykonaniem zaleceń pokontrolnych występują np. w ZKM S.A. w Krakowie (b. Zakłady Mięsne), Geofizyce Kraków Sp. z o.o., Przedsiębiorstwie Geologicznym w Krakowie, Zakładach Metalurgicznych Skawina S.A. w likwidacji, Biprowumet Sp. z o.o. Ponadto w przypadku zlikwidowanych jednostek, których dokumentacja, w tym materiały archiwalne, została przekazana na odpłatne przechowywanie firmom przechowalniczym brak możliwości strona 13 z 60

14 wyegzekwowania od tych firm przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego (np. akta Budostal-1 S.A. w Krakowie, Montin S.A. w Krakowie oraz Opakomet S.A. przechowywane w OSG Records Management Polska Sp. z o.o. Oddział w Krakowie) Szacunkowy zakres stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych. W 2011 r. sprawy przepisów kancelaryjno-archiwalnych zdominowało wejście w życie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. W początkowym okresie obowiązywania Rozporządzenia pojawiało się wiele pytań do pracowników Archiwum odnośnie zakresu podmiotowego jego obowiązywania, w szczególności ze strony samorządowych jednostek organizacyjnych podległych organom samorządu terytorialnego. Pracownicy Archiwum udzielali licznych konsultacji w tym zakresie. W trakcie kontroli przeprowadzonych w jednostkach administracji samorządowej wszystkich szczebli oraz administracji rządowej sprawdzano znajomość i stosowanie nowych przepisów kancelaryjno-archiwalnych. W kontrolowanych jednostkach stwierdzono znajomość ww. Rozporządzenia, lecz nie wszędzie było ono stosowane prawidłowo. W kilku jednostkach stwierdzono także braki dot. wyboru rodzaju stosowanego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz koordynatora tych czynności. W żadnej z jednostek kontrolowanych w 2011 r. nie wybrano systemu EZD jako podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych. Jednakże ustalono, że urzędy wprowadzają systemy teleinformatyczne, jako wspomagające zarządzanie dokumentacją w postaci tradycyjnej (np. w Starostwach Powiatowych w Krakowie i Proszowicach system e-sod ), a część z nich przygotowuje się do stopniowego wdrażania EZD. W trakcie kontroli wykonywanych w 2011 r. przeprowadzano rozpoznanie odnośnie stosowania w jednostkach organizacyjnych systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz innych systemów informatycznych. Wykorzystywanie systemu teleinformatycznego stwierdzono np. w Samorządowym Kolegium Odwoławczym w Krakowie (System RK-Sprawa firmy Volvox, w którym prowadzone są rejestry akt spraw orzeczniczych), Tatrzańskim Parku Narodowym (system Logito). Wiele jednostek stosuje systemy informatyczne dedykowane do załatwiania określonych spraw i wspomagających zarządzanie dokumentacją w postaci papierowej (np. w Izbie Celnej w Krakowie i urzędach celnych, KRUS, w starostwach i urzędach miast na prawach powiatu systemy do obsługi zasobu geodezyjno-kartograficznego, urzędach stanu cywilnego). W kontrolowanych jednostkach nadal występują nieprawidłowości w stosowaniu przepisów kancelaryjnych, w szczególności w zakresie klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji w oparciu o wykazy akt. Referentom trudności sprawia zwłaszcza dobór odpowiednich klas z wykazu akt oraz prawidłowa rejestracja spraw w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym. Błędy popełniane przez komórki organizacyjne w zakresie prawidłowości stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych skutkują następnie nieprawidłowym uporządkowaniem dokumentacji w archiwum zakładowym. W przypadku szpitali w niewielkim jedynie stopniu dokonuje się klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji medycznej, nie oznacza się tej dokumentacji oznaczeniami kategorii archiwalnych, a wydzielanie w większości jednostek służby zdrowia części historii chorób do kat. A następuje dopiero w momencie brakowania akt. W wyniku większości kontroli archiwalnych stwierdza się brak regularności i kompletności w przekazywaniu dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwów zakładowych. Często pracownicy komórek organizacyjnych uznają, że przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego należy do obowiązków archiwisty. Ponadto z punktu widzenia realizowanych na bieżąco zadań komórek organizacyjnych sprawa przekazywania dokumentacji do archiwów zakładowych jest dla referentów mało istotna. strona 14 z 60

15 Poprawia się natomiast zarządzanie dokumentacją w archiwach zakładowych. Uzgadniane z Archiwum Państwowym instrukcje archiwalne są wdrażane w jednostkach. Jednakże występujące zaległości w prawidłowym porządkowaniu i ewidencjonowaniu dokumentacji, determinują prace archiwistów zakładowych. W odniesieniu do jednostek państwowych i samorządowych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych, zmiana ustawy archiwalnej wprowadziła od 2011 r. obowiązek uzgadniania instrukcji dot. postępowania z dokumentacją dla jednostek. W związku z tym wiele jednostek, które nie posiadały dotychczas przepisów występowało z wnioskami do Dyrektora Archiwum państwowego o ich uzgodnienie, natomiast jednostki, które posiadały jedynie wykaz akt przesyłały do zatwierdzenia instrukcje kancelaryjne i archiwalne. Archiwum wystosowało także pismo do Prezydenta Miasta Krakowa w sprawie postępowania z dokumentacją w podległych mu szkołach i placówkach oświatowych, co skutkowało m.in. uzgodnieniem dużej liczby przepisów kancelaryjnoarchiwalnych w 2011 r. dla tych jednostek Prawidłowość brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Liczba wniosków o wydanie zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej składanych przez jednostki organizacyjne wzrosła w stosunku do 2010 r. W 2011 r. w teczkach rzeczowych o symbolu 403 zarejestrowano łącznie 1667 spraw odnośnie brakowania dokumentacji niejawnej (1435 w 2010 r.). Z kolei w teczce rzeczowej 420 zarejestrowano 57 wniosków o wydanie opinii na temat brakowanej dokumentacji (63 wnioski w 2010 r.). W 2011 r. wydano 1385 zgód na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej dla jednostek państwowych i samorządowych oraz 54 opinie dla podmiotów prywatnych. Poprawia się jakość składanych wniosków o wydanie zgody na zniszczenie dokumentacji. W zdecydowanej większości przypadków wnioski nie zawierają błędów formalnych. Nadal najczęstszymi błędami merytorycznymi w przygotowanych wnioskach są: nieuwzględnianie podziału dokumentacji według zespołów archiwalnych oraz niepełne opisy teczek, często sprowadzające się do haseł klasyfikacyjnych z wykazu akt. Z tego względu jednostki organizacyjne muszą dokonywać korekt w przedłożonych wnioskach, po wcześniejszych konsultacjach z pracownikami AP. Pracochłonne w 2011 r. było rozpatrywanie wniosków na brakowanie dokumentacji z sądów i prokuratur (połączone z ekspertyzami archiwalnymi) oraz w jednostkach samorządowych w związku ze zmianami w kwalifikacji archiwalnej dokumentacji w oparciu o nowe przepisy kancelaryjnoarchiwalne. Systematyczność brakowania dokumentacji w poszczególnych jednostkach organizacyjnych jest zróżnicowana i trudno wprowadzać jakiekolwiek uogólnienia. Stwierdzić można jedynie, że prowadzonym pracom porządkowym w archiwach zakładowych towarzyszy brakowanie dokumentacji. Zdarza się jednak, iż jednostki rozpoczynają prace porządkowe od brakowania dokumentacji, zamiast od wyłonienia i prawidłowego uporządkowania kompletu materiałów archiwalnych. Wzrasta także świadomość jednostek państwowych i samorządowych nie ustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne, że zniszczenie jakiejkolwiek dokumentacji nie może odbyć się bez zgody Dyrektora AP. W trakcie przeprowadzonych w 2011 r. kontroli archiwalnych stwierdzono także niszczenie dokumentacji bez uzyskania zgody Archiwum w nadzorowanych jednostkach np. w Urzędzie Miasta Krakowa (zniszczenie akt zmarłych kierowców), Muzeum Inżynierii Miejskiej w Krakowie (zniszczenie list obecności), Urzędzie Miasta i Gminy Niepołomice (zniszczenie akt po zalaniu, bez przeprowadzenia ekspertyzy konserwatorskiej tej dokumentacji). Nieprawidłowości w brakowaniu dokumentacji występują także w odniesieniu do dokumentacji państwowych jednostek organizacyjnych odziedziczonej przez prywatne podmioty. Zdarza się, iż brakowana jest dokumentacja bez wiedzy i zgody Dyrektora strona 15 z 60

16 Archiwum Państwowego np. Spółka Biprostal S.A. Trwa ustalanie czy wśród zniszczonej dokumentacji były materiały archiwalne. W 2011 roku przeprowadzono 89 ekspertyz archiwalnych związanych z brakowaniem dokumentacji (w tym 1 ekspertyzę w zakresie zgody generalnej na brakowanie). W ich trakcie szczegółowo przeglądnięto 351,367 mb dokumentacji, z czego do materiałów archiwalnych zakwalifikowano 26,132 mb. W Archiwum Państwowym w Krakowie Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji w zakresie brakowania dokumentacji niearchiwalnej angażowana jest wyłącznie w odniesieniu do spraw trudnych i skomplikowanych merytorycznie oraz gdy brakowaniu podlega dokumentacja kat. B25. Do jej gestii należy głównie decydowanie o kwalifikacji dokumentacji, przede wszystkim w przypadku likwidowanych jednostek organizacyjnych oraz określanie procedur w zakresie postępowania z dokumentacją. W 2011 roku odbyło się 5 posiedzeń Komisji zob. pkt 5.5 sprawozdania Liczba etatów archiwum państwowego zaangażowanych w działalność nadzorczą 14,25 etatów Czynności nadzorcze wykonuje 22 osoby, w tym 6 pracowników w pełnym wymiarze etatu Likwidacje nadzorowanych jednostek organizacyjnych Tabela nr 12. Skutki likwidacji jednostek nadzorowanych rodzaj jednostek państwowe samorządowe liczba jednostek 6 1 rozmiar dokumentacji do przejęcia 6637 mb 1057 mb rozmiar dokumentacji przejętej 256,61,95 19,27 mb mb rozmiar dokumentacji użyczonej 1248,00 mb 1) liczba umów użyczenia 2 1) rozmiar dokumentacji użyczonej został podany w oparciu o dane z wcześniejszego sprawozdania ze względu na nie zakończenie przez jednostki publicznej radiofonii i telewizji wydzielania użyczonych materiałów archiwalnych z całości zasobu archiwalnego. Dane dotyczące ilości dokumentacji do przejęcia podane w tabeli 12 są szacunkowe. Ich weryfikacja jest w toku w związku z realizacją priorytetów działalności archiwalnej. Do tabeli wliczono także ilość dokumentacji do przejęcia z jednostek, których likwidację odnotowano w 2011 r. a które nie rozliczyły się z materiałów archiwalnych. Jednostki wykreślone z ewidencji (w latach wcześniejszych lub w 2011 r.) z terenu właściwości całego APKr, dla których w 2011 r. odnotowano rozliczenie się z materiałów archiwalnych (zmiana statusu na I w bazie NADZÓR) wliczone do tabeli 12: 1. "PROSPIN" Przedsiębiorstwo Doradztwa Projektowania i Realizacji Inwestycji Sp. z o.o. (29/295), 2. Podhalański Związek Gmin w Nowym Targu (32/777), 3. Studio Filmów Animowanych Instytucja Filmowa w Krakowie w likwidacji w upadłości (29/108), 4. PKO Bank Polski Oddział w Krynicy (31/485), 5. Biuro Planowania Przestrzennego w Nowym Sączu (31/488), 6. Tymbark S.A. Maspex (31/492), 7. Graniczna Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Nowym Sączu (31/806). strona 16 z 60

17 W 2011 r. odnotowano likwidację nadzorowanych jednostek organizacyjnych z terenu całego APKr, które nie rozliczyły się z materiałów archiwalnych i dlatego nie wliczono ich do tabeli 12 (zmiana statusu na W w bazie NADZÓR): 1. Związku Gmin Dorzecza Rzeki Łososina z siedzibą w Limanowej (31/759; likwidacja); 2. Ośrodek Badawczo-Rozwojowy Górnictwa Surowców Chemicznych CHEMKOP w Krakowie (29/100; prywatyzacja), 3. Związek Gmin Zlewni Rzeki Szreniawy z siedzibą w Proszowicach (29/807; likwidacja), 4. Uzdrowisko Kraków-Swoszowice Sp. z o.o. (prywatyzacja, 29/134), 5. Rafineria Nafty Glimar S.A. w Gorlicach (prywatyzacja, 31/453), 6. Karpacka Spółka Gazownictwa Sp. z o.o. w Tarnowie (prywatyzacja, 33/588). Według stanu na 31 grudnia 2011 roku zawarte są dwie umowy użyczenia zbiorów archiwalnych z: Polskim Radiem Regionalną Rozgłośnią w Krakowie Radio Kraków S.A. oraz Telewizją Polską S.A. Oddział w Krakowie. Ponadto w 2011 r. prowadzono korespondencję w sprawie kwalifikacji dokumentacji 28 nienadzorowanych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych oraz dla 18 niepaństwowych i niesamorządowych jednostek. Dotyczyło to głównie likwidowanych szkół Przepisy kancelaryjno-archiwalne W okresie sprawozdawczym w teczce rzeczowej o symbolu 401 zarejestrowano 799 spraw dot. uzgadniania normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Łącznie wnioskowano o uzgodnienie 1803 przepisów lub zmian w przepisach Liczba zarejestrowanych spraw Liczba uzgodnionych przepisów Liczba uzgodnionych zmian w przepisach Nadzorowane jednostki organizacyjne. Tabela nr 13. Liczba przepisów zatwierdzonych rodzaj przepisu rodzaj jednostek nowe przepisy państwowe zmiany w przepisach nowe przepisy Samorządowe zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne instrukcje archiwalne wykazy akt strona 17 z 60

18 Nienadzorowane jednostki organizacyjne. Tabela nr 14. Liczba przepisów zaopiniowanych rodzaj przepisu nowe przepisy zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne instrukcje archiwalne wykazy akt Niepaństwowe i niesamorządowe jednostki organizacyjne. Tabela nr 14a. Liczba przepisów zaopiniowanych rodzaj przepisu nowe przepisy zmiany w przepisach instrukcje kancelaryjne 1 0 instrukcje archiwalne 1 0 wykazy akt 1 0 Ponadto w 2011 r. w zakresie uzgadniania przepisów kancelaryjno-archiwalnych: opiniowano projekty wykazów akt na polecenie NDAP dla: 1. izb celnych i urzędów celnych oraz związane z tym przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej w Izbie Celnej w Krakowie i ekspertyzy archiwalnej w Urzędzie Celnym w Krakowie (NVI /11), 2. Narodowego Banku Polskiego oraz związane z tym przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej w Oddziale Okręgowym NBP w Krakowie (NVI /11), przygotowano informację dla NDAP dot. zmian w wykazie akt Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie, opracowano wzory przepisów kancelaryjno-archiwalnych dla ośrodków adopcyjnoopiekuńczych i przeprowadzono ekspertyzę archiwalną w Ośrodku Adopcyjno- Opiekuńczym w Nowym Sączu, opracowano wzory wykazów akt dla zarządów dróg powiatowych, zakończono poprzez wycofanie lub odrzucenie 14 spraw, prowadzono korespondencję w sprawie uwag do przedłożonych projektów przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz przesyłano monity do prowadzonych spraw, udzielano licznych konsultacji (ujęte w tabeli 16) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Tabela nr 15. Liczba wniosków zatwierdzonych lub zaopiniowanych rodzaj jednostek wnioski zatwierdzone wnioski zaopiniowane państwowe i samorządowe 1385 niepaństwowe, niesamorządowe 54 strona 18 z 60

19 Liczba wydanych zgód i opinii na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez poszczególne oddziały Archiwum Państwowego w Krakowie Oddział VI Nadzoru 2 82 Oddział w Bochni Oddział w Nowym Sączu Ekspozytura w Nowym Targu 20 Oddział w Tarnowie liczba wydanych opinii liczba wydanych zgód Ponadto w 2011 r. z zakresu brakowania dokumentacji: wydawano opinie dla AAN dot. wniosków na brakowanie dokumentacji Poczty Polskiej S.A., przygotowywano pisma informujące jednostki o błędach we wnioskach o wydanie zgody na zniszczenie dokumentacji lub odmawiające wydania zgody, przeprowadzono ekspertyzę archiwalną oraz przygotowano opinię dla NDAP w sprawie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niejawnej kat. Bc dla Prokuratury Okręgowej w Nowym Sączu, przygotowano pismo do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie dot. zalania dokumentacji w archiwum zakładowym MUW w Nowym Sączu, udzielano konsultacji (ujęte w tabeli 16) Przedsięwzięcia edukacyjne z zakresu kształtowania narastającego zasobu W 2011 r. Archiwum zorganizowało dwa kursy kancelaryjno-archiwalne I stopnia, na których łącznie przeszkolono 39 osób. Lp. Kiedy Temat Kurs kancelaryjno-archiwalny pierwszego stopnia. Kurs kancelaryjno-archiwalny pierwszego stopnia. ogółem Liczba uczestników p.j.o w tym: (prywatne) (prywatne) s.j.o Ponadto zorganizowano szkolenia wewnętrzne z zakresu nadzoru: z zakresu przepisów Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) prowadzone przez K. Jaskółkę-Leśniak (31 uczestników), strona 19 z 60

20 z zakresu nowych przepisów dla administracji i bieżących spraw nadzoru prowadzone przez A. Majcher-Pociechę (14 uczestników), z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych prowadzone przez Iwonę Fischer i Annę Sokół - (23 uczestników) Szczególne obserwacje lub zagadnienia w dziedzinie kształtowania narastającego zasobu W 2011 r. prowadzono także działania dot. materiałów archiwalnych niepaństwowych i niesamorządowych jednostek organizacyjnych. Dzięki podjętym działaniom Oddział AP w Tarnowie wzbogacił się o unikatowa w skali kraju dokumentację 34 hufców Związku Harcerstwa Polskiego z terenu b. województwa tarnowskiego z lat W grudniu 2011 r. podjęto także interwencję w Zarządzie Wojewódzkim Polskiego Stronnictwa Ludowego dotyczącą złych warunków przechowywania materiałów archiwalnych b. Zarządu Wojewódzkiego Zjednoczonego Stronnictwa Ludowego Konsultacje Tabela nr 16. Liczba konsultacji rejestrowanych forma konsultacji liczba konsultacji Pisemne 61 Telefoniczne udzielane osobiście 298 inne Liczba konsultacji udzielanych przez poszczególne oddziały Archiwum Państwowego w Krakowie oddziały z Centrali Oddział w Bochni Oddział w Nowym Sączu Ekspozytura w Nowym Targu - 66 Oddział w Tarnowie strona 20 z 60

21 4. WYKORZYSTANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO 4.1. Tendencje wykorzystania zasobu archiwalnego Udostępnianie zasobu w pracowni naukowej: Udostępnianie zasobu w pracowniach naukowych w roku sprawozdawczym utrzymało się na podobnym poziomie jak w latach ubiegłych, z tendencją wzrostu ilości udostępnionych jednostek. Największa ilość osób korzysta z materiałów archiwalnych w czytelniach AP w Krakowie w celach naukowo-badawczych. Archiwalia są wykorzystywane przede wszystkim przez studentów piszących różnego rodzaju prace zaliczeniowe i dyplomowe (semestralne, licencjackie, magisterskie) oraz pracowników naukowych i regionalistów. Sporym zainteresowaniem cieszą się materiały archiwalne stanowiące źródła do historii poszczególnych regionów, gmin i miejscowości oraz dokumentacja z okresu PRL-u, szczególnie akta Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej. Coraz więcej akt udostępnia się upoważnionym pracownikom urzędów miejskich i wojewódzkich Kwerendy wykonywane przez Archiwum: W roku sprawozdawczym odnotowano spadek wzrostu ogólnej ilości przeprowadzanych kwerend. Najwięcej kwerend przeprowadzanych jest na potrzeby urzędów i w sprawach własnościowych, wiele tych spraw wymaga znacznego nakładu czasu i pracy, ze względu na szeroki zakres tematyczny poszczególnych spraw oraz nie zawsze precyzyjnie podane informacje o poszukiwanych materiałach archiwalnych. Zwrócić należy uwagę na nadal duże ilości kwerend wpływających z urzędów administracji publicznej w sprawach regulacji stanu prawnego nieruchomości należących do Skarbu Państwa oraz również zwraca uwagę ciągły napływ kwerend związanych z realizacją Ustawy z dnia 8 lipca 2005 r. o realizacji prawa do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2005 r. nr 169 poz. 1418). Kwerendy te często są wykonywane zarówno dla osób prywatnych, a potem ponownie dla urzędów wojewódzkich prowadzących postępowania administracyjne w tym zakresie Udostępnianie materiałów archiwalnych Tabela nr 17. Udostępnianie w pracowni naukowej. kategorie użytkowników odwiedziny odwie- odwie- osoby j. inw. osoby dziny j. inw. osoby dziny j. inw badania naukowe poszukiwania genealogiczne poszukiwania własnościowe poszukiwania do celów udokumentowania uprawnień socjalnych publicystyka i popularyzacja inne (w celach urzędowych, dydaktycznych) razem strona 21 z 60

22 4.3. Rodzaje udostępnianych materiałów archiwalnych Tabela nr 18. Struktura udostępniania okres historyczny nazwy zespołów lub określenie rodzaju dokumentacji do 1795 r. akta cechów akta jurydyk krakowskich akta metrykalne parafii krakowskich akta miast (Bochnia, Kazimierz, Kleparz, Kraków) Archiwum Dzikowskie Tarnowskich Archiwum Młynowskie Chodkiewiczów Archiwum Potockich z Krzeszowic Archiwum Sanguszków księgi grodzkie i ziemskie województwa krakowskiego Zbiór dokumentów pergaminowych Zbiór Emila Kubali Zbiór kartograficzny Zbiór Rusieckich Zbiór Zygmunta Glogera od 1795 r. do 1918 r. akta banków krakowskich akta c.k. starostw powiatowych akta gmin akta metrykalne i stanu cywilnego wyznań mojżeszowego, rzymsko-katolickiego i ewangelickiego akta miast (Bochnia, Kraków, Niepołomice, Nowy Sącz, Nowy Targ, Nowy Wiśnicz, Podgórze, Tarnów) akta notariuszy Akta osób i rodzin zbiór szczątków zespołów akta sądowe akta stowarzyszeń akta szkół Archiwum Dzikowskie Tarnowskich Archiwum planów Budownictwa Miejskiego Archiwum Potockich z Krzeszowic Archiwum Sanguszków Archiwum Wolnego Miasta Krakowa C.K. Dyrekcja Policji w Krakowie Kataster galicyjski Komisja Zniesienia Ciężarów Gruntowych Kopalnia Soli w Bochni Naczelny Komitet Narodowy Przytulisko weteranów1863/1864 w Krakowie Spisy ludności miasta Krakowa i Podgórza Teki Antoniego Schneidra Teki Maksymiliana i Stanisława Cerchów Urząd Zdrowia w Krakowie zbiory dokumentów hipotecznych Zbiór Ambrożego Grabowskiego Zbiór Emila Kubali Zbiór fotograficzny Zbiór kartografczny od 1918 r. do 1939 r. akta banków krakowskich akta gmin akta komunalnych kas oszczędności akta miast (Bochnia, Niepołomice, Nowy Sącz, Nowy Wiśnicz, Nowy Targ) akta notariuszy Akta osób i rodzin zbiór szczątków zespołów akta sądowe akta starostw powiatowych akta stowarzyszeń akta szkół i administracji szkolnej Archiwum Dzikowskie Tarnowskich Archiwum Goetza Okocimskiego Materiały do dziejów harcerstwa w nowosądeckim Spis ludności miasta Krakowa 1921 Starostwo Grodzkie Krakowskie Teki Jana Zawiejskiego Urząd Wojewódzki Krakowski Urząd Zdrowia w Krakowie Wojskowy Urząd Opieki nad Grobami Wojennymi strona 22 z 60