2.6. Umowa Uczestnictwa i Wynajmu Powierzchni oraz umowa o świadczenie usług dodatkowych zwane są dalej odrębnie umową lub łącznie umowami.

Transkrypt

1

2 formie elektronicznej ( ) lub pisemnej w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia na wskazany adres Organizatora prawidłowo uzupełnionego i podpisanego przez upoważnione osoby w imieniu Uczestnika i opieczętowanego Zgłoszenia oraz wpłaty należności określonej w Zgłoszeniu na podstawie faktury proforma wystawionej przez Organizatora. Niezależnie od przekazywania Organizatorowi dokumentów wskazanych w zdaniach poprzedzających za pośrednictwem poczty elektronicznej ( ), Uczestnik zobowiązany jest przekazać Organizatorowi wszelką dokumentację, w tym umowę lub umowy, wszelkie formularze, również w tradycyjnej formie pisemnej z czytelnymi podpisami osób upoważnionych do reprezentowania Uczestnika i zaciągania w jego imieniu zobowiązań Warunki wymienione w punktach poprzedzającym niniejszego Regulaminu obowiązują także przy zawieraniu umowy o świadczenie usług dodatkowych z wykorzystaniem Formularza Zamówienia Usług Dodatkowych (zwanego dalej Formularzem Usług, stanowiącym Załącznik nr 2 do Regulaminu Kongresu) Umowa Uczestnictwa i Wynajmu Powierzchni oraz umowa o świadczenie usług dodatkowych zwane są dalej odrębnie umową lub łącznie umowami Zawarcie umowy pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem, zobowiązuje Uczestnika do: a) dokonania wszelkich płatności z tytułu zawartych umów zgodnie z ich postanowieniami i w terminach określonych w umowach na konto Organizatora: BANK ZACHODNI WBK S.A. SWIFT: WBKPPLPP EURO: PL PLN: b) dostarczenia na wskazany adres Organizatora wszelkich dokumentów związanych z uczestnictwem Uczestnika w kongresie wymaganych przez Organizatora; c) przestrzegania postanowień Regulaminu Kongresu i przepisów porządkowych obowiązujących w czasie Kongresu; d) należytego współdziałania z Organizatorem Kongresu W przypadku dostarczenia Organizatorowi Zgłoszenia po upływie terminu wyznaczonego na Zgłoszeniu oraz w przypadkach szczególnie uzasadnionych, Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Zgłoszenia, zobowiązując się jednocześnie do pisemnego powiadomienia o tym Uczestnika w terminie do 7 dni roboczych licząc od daty odebrania spóźnionego Zgłoszenia W razie odmowy potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia przez Organizatora, Uczestnikowi przysługuje zwrot wszystkich wpłaconych kwot. Uczestnikowi nie przysługują żadne inne roszczenia z tytułu wskazanego wyżej oświadczenia Organizatora. 3. Warunki i terminy płatności 3.1. Opłaty za Uczestnictwo w Kongresie podzielone zostały na cztery Pakiety: Platinum, VIP, Gold, Silver. Szczegółowy Cennik Opłat za Uczestnictwo w Kongresie zawarty jest w Załączniku nr 3 do Regulaminu Kongresu Należności określone umowami stanowią wynagrodzenie Organizatora z tytułu przygotowania, przeprowadzenia oraz zakończenia Kongresu Wraz z zawarciem Umowy Uczestnictwa lub Wynajmu Powierzchni Wystawienniczej, Uczestnik

3 zobowiązany jest wpłacić na rachunek bankowy Organizatora bezzwrotną zaliczkę w wysokości 25% kwoty brutto określonej w umowie oraz pełną kwotę tytułem opłaty rejestracyjnej w wysokości 10 euro, w terminie określonym na wystawionej przez Organizatora fakturze pro forma. Pozostałą część należności wraz z podatkiem VAT należy wpłacić nie później niż 14 dni przed dniem rozpoczęciem Kongresu. Po każdorazowym dokonaniu płatności przez Uczestnika, Organizator wystawi fakturę VAT. Uczestnicy, którzy wniosą jednorazowo całą opłatę za wybrany przez siebie pakiet, są zwolnieni z opłaty rejestracyjnej Pełna płatność za usługi dodatkowe zamawiane przy pomocy Formularza Usług powinna zostać wniesiona w terminie określonym na wystawionej przez Organizatora fakturze pro forma. Uczestnik powinien dostarczyć do Organizatora potwierdzenie dokonanej zapłaty Faktury VAT wystawiane są w walucie wskazanej w Cenniku Opłat za Uczestnictwo w Kongresie lub w umowie W przypadku zmian w złożonym Zgłoszeniu Uczestnictwa dokonanych nie później niż 14 dni przez datą rozpoczęcia Kongresu, Uczestnik jest zobowiązany do wpłaty ewentualnej dodatkowej opłaty, wynikającej ze zmiany, ustalonej z Organizatorem po pisemnym zgłoszeniu Usługi Dodatkowej określonej w Załączniku 2- Formularz Usług, w terminie określonym fakturą wystawioną przez Organizatora. W późniejszym terminie dokonywanie jakichkolwiek zmian w Zgłoszeniu jest niemożliwe W przypadku niedotrzymania terminów płatności, określonych umową, Regulaminem Kongresu lub w fakturze wystawionej przez Organizatora, Uczestnik zapłaci Organizatorowi odsetki umowne za opóźnienie w zapłacie w wysokości maksymalnej, określonej przez właściwe przepisy prawa na dzień ich naliczenia przez Organizatora za każdy dzien opóźnienia od kwoty określonej fakturą pro forma, lecz nie więcej niż 30% od kwoty brutto całości świadczeń określonych w Zgłoszeniu Warunkiem Uczestnictwa w Kongresie, Wynajmu Powierzchni Wystawienniczej oraz skorzystania z ze świadczeń dodatkowych określonych w nadesłanych formularzach, jest wpłata przez Uczestnika wszystkich opłat związanych z Uczestnictwem w Kongresie. W przypadku nieuregulowania należności z tego tytułu, Organizator jest uprawniony do złożenia oświadczenia woli w przedmiocie rozwiązania umów oraz odmowy wstępu Uczestnika na teren Kongresu Koszt przejazdu na Kongres oraz koszty pobytu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie. Koszty pobytu dla Uczestników, którzy wykupili pakiety Platinum i Vip są wliczone w cenę pakietu. 4. Rezygnacja z Uczestnictwa w Kongresie 4.1. Uczestnik ma prawo zrezygnować z udziału w Kongresie wyłącznie na podstawie oświadczenia złożonego Organizatorowi na piśmie pod rygorem nieważności, nie później niż na 14 dni przez datą rozpoczęcia Kongresu. W takim przypadku Organizator ma prawo do pobrania opłaty manipulacyjnej w wysokości 100% opłaty rejestracyjnej oraz 50% pozostałych opłat wynikających ze Zgłoszenia Uczestnictwa oraz Formularza Zamówienia Usług Dodatkowych. Za datę złożenia pisemnego oświadczenia o rezygnacji uznaje się datę złożenia pisma w siedzibie Organizatora W przypadku złożenia rezygnacji z udziału w Kongresie w terminie krótszym niż 14 dni przed datą rozpoczęcia Kongresu, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do zwrotu kwot wpłaconych tytułem Uczestnictwa lub pokrycia udokumentowanych kosztów poniesionych przez Organizatora w związku ze Zgłoszeniem Uczestnictwa, a następnie rezygnacją ze Uczestnictwa Za rezygnację z udziału w Kongresie uważa się również niezgłoszenie się Uczestnika w dniu rozpoczęcia Kongresu. Nie zwalnia to Uczestnika z obowiązku zapłaty wszystkich opłat za Uczestnictwo w pełnej

4 wysokości. 5. Powierzchnie wystawiennicze 5.1. W przypadku zakupu przez Uczestnika Pakietu zawierającego opłatę za powierzchnię wystawienniczą, Organizator zapewnia wykonanie standardowej powierzchni wystawienniczej opisanej szczegółowo w Załączniku nr 4 (Powierzchnia Wystawiennicza) do niniejszego Regulaminu Kongresu Demontaż ekspozycji oraz usuwanie eksponatów w czasie trwania Kongresu jest zabronione Po zakończeniu Kongresu Uczestnik jest zobowiązany przywrócić zajmowaną powierzchnię wystawienniczą do pierwotnego stanu, najpóźniej do dnia wyznaczonego przez Organizatora. W przypadku pozostawienia nieuporządkowanej powierzchni, Organizator zleci wykonanie prac porządkowych na koszt Uczestnika Organizator przydziela Uczestnikowi powierzchnię wystawienniczą stosownie do kolejności zgłoszeń oraz warunków organizacyjno-technicznych Kongresu. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji przydzielonej powierzchni wystawienniczej ze względów projektowo-technicznych i organizacyjnych lub względów bezpieczeństwa. W takim przypadku Uczestnikowi nie przysługuje prawo do żądania odszkodowania od Organizatora. 6. Współuczestnicy 6.1. Za Współuczestnika uznaje się podmiot nie wynajmujący bezpośrednio od Organizatora autonomicznej powierzchni, ale obecny fizycznie na powierzchni wystawienniczej Uczestnika i prezentujący swoje produkty lub usługi Uczestnik ma obowiązek zgłoszenia Współuczestników korzystając z Formularza K stanowiącego załącznik do Formularza Zamówienia Usług Dodatkowych oraz uiszczenia stosownej opłaty rejestracyjnej, w wysokości 10 euro za każdego Współuczestnika korzystającego z powierzchni wystawienniczej Uczestnika Współuczestnikowi przysługują prawa Uczestnika oraz jest zobowiązany do przestrzegania Regulaminu Kongresu, a za jego działania i zaniechania Uczestnik odpowiada jak za działania i zaniechania własne Uczestnik nie jest uprawniony do dalszego podnajmu powierzchni wystawienniczej lub przekazywania jej w jakiejkolwiek formie innym podmiotom bez pisemnej zgody Organizatora. 7. Transport, cło i spedycja 7.1. Przywóz/wywóz towarów przez Uczestników Kongresu z państw nie należących do Unii Europejskiej oznacza wprowadzenie/wyprowadzenie towarów na obszar celny Wspólnoty Europejskiej i powoduje powstanie obowiązków przewidzianych w przepisach prawa celnego, chyba że umowy międzynarodowe stanowią inaczej. Uczestnik Kongresu z państwa nie należącego do Wspólnoty Europejskiej powinien zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego (Wspólnotowy Kodeks Celny, Wspólna Taryfa Celna, stosowne rozporządzenia) oraz przepisami prawa wewnętrznego Rzeczypospolitej Polskiej (ustawa z dnia 19 marca 2004 r. - Prawo celne i przepisy wykonawcze). 7.2.Transport, spedycja i odprawa celna eksponatów i materiałów pomocniczych odbywa się na koszt Uczestnika W przypadku wskazania Organizatora jako odbiorcy wystawianych eksponatów, Organizator nie ponosi

5 odpowiedzialności za nieprawidłowości w ich transportowaniu oraz przechowywaniu, a także za ewentualne uszkodzenia towarów i eksponatów. 8. Organizacja Kongresu i przepisy porządkowe 8.1. Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie Kongresu Terminy i godziny otwarcia Kongresu, a także terminy, w których możliwa jest aranżacja powierzchni wystawienniczych oraz godziny otwarcia hali wystawienniczych i terenów Kongresu określają Ważne daty i terminy stanowiące Załącznik nr 5 do Regulaminu Kongresu W godzinach otwarcia Kongresu powierzchnie wystawiennicze powinny być dostępne dla zwiedzających. Okresowe zamknięcie powierzchni wystawienniczej wymaga uprzedniej zgody Organizatora Niedozwolone są: prezentowanie na powierzchniach wystawienniczych oferty sprzedaży konkretnych towarów i usług oraz sprzedaż detaliczna. Na żądanie Organizatora, Uczestnik zobowiązany jest zaprzestać prezentacji takiej oferty i na własny koszt dokonać usunięcia z powierzchni wystawienniczej przedmiotów objętych taką ofertą sprzedaży. W przypadku niewykonania powyższego, Organizator zleca usunięcie tych przedmiotów z powierzchni wystawienniczej albo dokonuje zamknięcia powierzchni wystawienniczej na koszt i ryzyko Uczestnika W czasie trwania Kongresu Uczestnik oraz jego przedstawiciele zobowiązani są do noszenia identyfikatorów otrzymanych od Organizatora Do wstępu na teren Kongresu uprawniają: bilety wstępu, przepustki oraz zaproszenia przygotowane i wydawane przez Organizatora Sprzątanie powierzchni wystawienniczych powinno odbywać się przed otwarciem lub po zamknięciu Kongresu dla zwiedzających Mienie pozostawione przez Uczestnika na terenie Kongresu po jego zakończeniu uważa się za porzucone, które przechodzi bez odszkodowania na własność Organizatora Degustacje i poczęstunki dozwolone są wyłącznie w Hali Targowej. Pełna odpowiedzialność za ich organizację, przeprowadzenie i utrzymanie porządku oraz za gości biorących udział w takiej degustacji lub poczęstunku, ponosi Uczestnik organizujący taką degustację lub poczęstunek Organizator nie ponosi odpowiedzialności za Uczestników, Współuczestników lub gości Kongresu znajdujących się pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających. Wszelkie naruszenia prawa przez takie osoby będą zgłaszane odpowiednim organom państwowym. 9. Bezpieczeństwo i ubezpieczenie 9.1. Organizator zapewnia ochronę obiektu w czasie trwania Kongresu (zarówno w czasie otwarcia dla Uczestników i zwiedzających jak i po zamknięciu) Uczestnicy są zobowiązani dokonać ubezpieczenia mienia we własnym zakresie i na własny rachunek Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone Uczestnikom powstałe w obiektach, w których odbywa się Kongres przed, po i w czasie trwania Kongresu chyba, że zostały wyrządzone z winy umyślnej przez Organizatora. Organizator nie ponosi również odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku włamania bądź kradzieży, działania siły wyższej (uderzenia pioruna, wichury, zalania wodą, pożaru

6 lub eksplozji) oraz niezależnej od Organizatora przerwy w dostawie wody, prądu oraz innych usług dodatkowych zawartych w Formularzu Usług W razie zaistnienia szkody, Uczestnik zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia tego faktu Organizatorowi lub ochronie Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim oraz Organizatorowi przed, w trakcie oraz bezpośrednio po zakończeniu Kongresu. 10. Katalog, reklama, imprezy towarzyszące Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy redakcyjne, omyłki pisarskie i pominięcia w katalogu Kongresu Podczas trwania Kongresu prezentacje, działania reklamowe, promocje, konkursy lub programy rozrywkowe mogą odbywać się zgodnie z przepisami prawa oraz za uprzednią pisemną zgodą Organizatora, przy czym nie mogą one w jakikolwiek sposób przeszkadzać innym Uczestnikom ani zakłócać ogólnego porządku Kongresu Bez zgody Uczestnika zabrania się filmowania i fotografowania eksponatów prezentowanych na jego stoisku na powierzchni wystawienniczej, z zastrzeżeniem pkt poniżej Podczas Kongresu Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i sesje wideo. Uczestnictwo w Kongresie jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystywanie przez Organizatora wizerunku każdego z Uczestników w materiałach informacyjnych i promocyjnych Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo, a Uczestnik wyraża zgodę na fotografowanie i filmowanie powierzchni wystawienniczych oraz na wykorzystanie tych materiałów do własnych celów promocyjnych, bez jakichkolwiek zobowiązań wobec Uczestników i osób trzecich Uczestnik zobowiązany jest do zabezpieczenia z własnych środków wszystkich praw autorów i osób trzecich w związku z wykorzystaniem obiektów własności intelektualnej w ramach Uczestnictwa w Kongresie (wynalazki, wzory przemysłowe, prawa autorskie do odtwarzanej publicznie muzyki lub materiałów audiowizualnych). Organizator nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia autorów lub osób trzecich z tego tytułu Wszelka reklama poza powierzchnią wystawienniczą Uczestnika może odbywać się tylko za pisemną zgodą Organizatora oraz po wniesieniu odpowiedniej opłaty z tego tytułu, ustalonej z Organizatorem po pisemnym Zgłoszeniu Usługi Dodatkowej Załącznik nr 2 Formularz Usług. Wszelkie reklamy umieszczone bez zgody Organizatorów będą usuwane na koszt Uczestnika. 11. Reklamacje i roszczenia Wszelkie reklamacje i roszczenia związane z udziałem w Kongresie powinny być zgłaszane bezpośrednio do Organizatora w formie pisemnej, pod rygorem nieważności, najpóźniej do ostatniego dnia trwania Kongresu. Po upływie tego terminu żadne reklamacje i roszczenia nie będą rozpatrywane Każda reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie 30 dni od daty jej wpływu do Organizatora Organizator powiadomi Uczestnika na piśmie o sposobie załatwienia reklamacji Wszelkie dodatkowe ustalenia pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

7 12. Postanowienia końcowe Postanowienia niniejszego Regulaminu mają również zastosowanie wobec podmiotów wykonujących czynności na podstawie umów zawartych z Uczestnikami. Za działania lub zaniechania tych podmiotów odpowiedzialność ponoszą Uczestnicy, jak za swoje własne działania lub zaniechania Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody powstałe na skutek zaistnienia zdarzeń o charakterze przypadkowym lub naturalnym (żywiołowym), nie do uniknięcia, tj. takich, nad którymi nie można było zapanować, w szczególności: powódź, huragan, trzęsienie ziemi, sztorm, śnieżyca, akty władzy ustawodawczej, wykonawczej, decyzje administracyjne Organizator zastrzega sobie, w przypadkach zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, prawo do odwołania, częściowego zamknięcia, skrócenia albo zmiany terminu odbywania Kongresu. W takich przypadkach Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zmniejszenia opłat za Uczestnictwo i najem powierzchni wystawienniczej W przypadku, gdy z winy Organizatora dojdzie do odwołania Kongresu, Uczestnikowi przysługuje zwrot wpłaconych kwot bez odsetek oraz odszkodowania Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian Kongresu. W szczególności zmiany mogą dotyczyć: miejsca Kongresu, czasu jego trwania i programu Kongresu. W takim przypadku Organizator poinformuje o tym Uczestników: pisemnie, em lub telefonicznie zgodnie z danym przez Uczestnika w formularzu zgłoszeniowym Organizator nie gwarantuje obecności przez czas trwania Kongresu osób i podmiotów, które zgłosiły się do udziału w Kongresie i nie ponosi żadnej odpowiedzialności za nieobecność poszczególnych Uczestników lub innych podmiotów w czasie trwania Kongresu Organizator nie pokrywa strat, utraconych korzyści ani żadnych kosztów, jakie Uczestnik poniósł w związku ze zmianami opisanymi w pkt lub 12.6 powyżej Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany treści Regulaminu Kongresu. O wszelkich zmianach Regulaminu Organizator będzie informował Uczestników w formie elektronicznej ( ). Uczestnik, który nie akceptuje zmienionych postanowień Regulaminu, może złożyć oświadczenie na piśmie pod rygorem nieważności o wypowiedzeniu umowy lub umów. W takim wypadku Organizator zwróci mu wniesione opłaty, bez odsetek oraz odszkodowania Niniejszy Regulamin został sporządzony w różnych wersjach językowych. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy wersjami, obowiązuje wersja polska Wszelkie spory wynikające z tytułu uczestnictwa w Kongresie i realizacji usług zleconych przez Uczestników Kongresu, będą rozstrzygane przez właściwy rzeczowo sąd powszechny we Wrocławiu W sprawach nieunormowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.