REGULAMIN KONGRESU EAST MEETS WEST 2016 organizowanego przez GTC Sp. z o.o. 1. Postanowienia ogólne 1.1. Postanowienia niniejszego regulaminu

Transkrypt

1 REGULAMIN KONGRESU EAST MEETS WEST 2016 organizowanego przez GTC Sp. z o.o. 1. Postanowienia ogólne 1.1. Postanowienia niniejszego regulaminu (zwanego dalej Regulaminem Kongresu ) obowiązują wszystkich uczestników Kongresu EAST MEETS WEST 2016 oraz odbywających się w jego ramach targów, wystaw i ekspozycji (mianem Kongresu określane są łącznie wszystkie wydarzenia odbywające się w ramach Kongresu lub towarzyszące Kongresowi), który odbędzie się w hotelu Eurostars Thalia s.r.o, Narodni 13, Praha, , w dniach r Organizatorem Kongresu jest GTC Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-128), przy ul. Sudeckiej 133, wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS , NIP , REGON , tel , adres info@emwcongress.eu, zwaną dalej Organizatorem Uczestnikami Kongresu mogą być wyłącznie osoby i podmioty mające status przedsiębiorcy. Zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie należy dokonać na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do Regulaminu Kongresu ( Zgłoszenie Uczestnictwa ) Postanowienia Regulaminu Kongresu są integralną częścią formularza Zgłoszenia Uczestnictwa (zwanego dalej Zgłoszeniem ). Dokonanie Zgłoszenia, zgodnie z punktami od 2.1. do 2.3 Regulaminu Kongresu oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu oraz zasad uczestnictwa w Kongresie. Postanowienia niniejszego Regulaminu stosuje się do Zgłoszenia Uczestnictwa oraz umów o świadczenie usług dodatkowych zawieranych pomiędzy Organizatorem a uczestnikami Kongresu. 2. Warunki Uczestnictwa w Kongresie 2.1. Uczestnikiem Kongresu (dalej zwanym Uczestnikiem ) może być osoba prawna, osoba fizyczna lub jednostka organizacyjna, której ustawodawca przyznaje zdolność prawną, która na podstawie Umowy Uczestnictwa prezentuje na Kongresie ofertę handlową zaakceptowaną przez Organizatora i zgodną z zakresem tematycznym Kongresu lub bierze udział w Kongresie w charakterze słuchacza Przesłanie Organizatorowi przez Uczestnika czytelnie podpisanego przez upoważnione osoby oraz należycie uzupełnionego Zgłoszenia (co najmniej w formie elektronicznej w postaci załącznika do wiadomości ) i zwrotne Potwierdzenie Zgłoszenia przez Organizatora stanowi zawarcie prawnie wiążącej Umowy Uczestnictwa i zobowiązuje Uczestnika do zapłaty Organizatorowi wszelkich należności określonych Umową Uczestnictwa w Kongresie, zgodnie z wybranym Pakietem, o którym mowa w pkt Regulaminu Kongresu Potwierdzenie zgłoszenia przez Organizatora, o którym mowa w punkcie poprzedzającym nastąpi w formie elektronicznej ( ) lub pisemnej w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia na wskazany adres Organizatora prawidłowo uzupełnionego i podpisanego przez upoważnione osoby w imieniu Uczestnika i opieczętowanego Zgłoszenia oraz wpłaty należności określonej w Zgłoszeniu na podstawie faktury proforma wystawionej przez Organizatora. Niezależnie od przekazywania Organizatorowi dokumentów wskazanych w zdaniach poprzedzających za pośrednictwem poczty elektronicznej ( ), Uczestnik zobowiązany jest przekazać Organizatorowi wszelką dokumentację, w tym umowę lub umowy, wszelkie formularze, również w tradycyjnej formie pisemnej z czytelnymi podpisami osób upoważnionych do reprezentowania Uczestnika i zaciągania w jego imieniu zobowiązań Warunki wymienione w punktach poprzedzającym niniejszego Regulaminu obowiązują także przy zawieraniu umowy o świadczenie usług dodatkowych z wykorzystaniem Formularza Zamówienia Usług Dodatkowych (zwanego dalej Formularzem Usług, stanowiącym Załącznik nr 2 do Regulaminu Kongresu).

2 2.5. Zgłoszenie Uczestnictwa oraz umowy o świadczenie usług dodatkowych zwane są dalej odrębnie umową lub łącznie umowami Zawarcie umowy pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem, zobowiązuje Uczestnika do: a) dokonania wszelkich płatności z tytułu zawartych umów zgodnie z ich postanowieniami i w terminach określonych w umowach i fakturach na konto Organizatora: BANK ZACHODNI WBK S.A. SWIFT: WBKPPLPP EURO: PL PLN: b) dostarczenia na wskazany adres Organizatora wszelkich dokumentów związanych z uczestnictwem Uczestnika w kongresie wymaganych przez Organizatora; c) przestrzegania postanowień Regulaminu Kongresu i przepisów porządkowych, określonych w punkcie 6 niniejszego Regulaminu obowiązujących w czasie Kongresu; d) należytego współdziałania z Organizatorem Kongresu W przypadku dostarczenia Organizatorowi Zgłoszenia po upływie terminu wyznaczonego na Zgłoszeniu oraz w przypadkach szczególnie uzasadnionych, Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Zgłoszenia, zobowiązując się jednocześnie do pisemnego powiadomienia o tym Uczestnika w terminie do 7 dni roboczych licząc od daty odebrania spóźnionego Zgłoszenia W razie odmowy potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia przez Organizatora, Uczestnikowi przysługuje zwrot wszystkich wpłaconych kwot. Uczestnikowi nie przysługują żadne inne roszczenia z tytułu wskazanego wyżej oświadczenia Organizatora. 3. Warunki i terminy płatności 3.1. Opłaty za Uczestnictwo w Kongresie przedstawia szczegółowy Cennik Opłat za Uczestnictwo w Kongresie (zwany dalej Cennik Opłat ) zawarty jest w Załączniku nr 3 do Regulaminu Kongresu Należności określone umowami stanowią wynagrodzenie Organizatora z tytułu przygotowania, przeprowadzenia oraz zakończenia Kongresu Wraz z zawarciem umowy, Uczestnik zobowiązany jest wpłacić na rachunek bankowy Organizatora, wskazany w pkt. 2.6) Regulaminu Kongesu, bezzwrotną zaliczkę zadatek w wysokości 25% kwoty brutto określonej w umowie oraz pełną kwotę tytułem opłaty rejestracyjnej w wysokości 50 euro, w terminie określonym na wystawionej przez Organizatora fakturze pro forma. Pozostałą część należności wraz z podatkiem VAT należy wpłacić nie później niż 20 dni roboczych przed dniem rozpoczęciem Kongresu. Po każdorazowym dokonaniu płatności przez Uczestnika, Organizator wystawi fakturę VAT. Istnieje również możliwość jednorazowo uiszczenia opłaty w pełnej wysokości. Uczestnicy, którzy wniosą jednorazowo całą opłatę za wybrany przez siebie pakiet, są zwolnieni z opłaty rejestracyjnej. Ponadto w szczególnych przypadkach oraz po uprzednim zgłoszeniu i zatwierdzeniu przez Organizatora pisemnego wniosku nadesłanego przez Uczestnika Kongresu, Organizator dopuszcza inny niż przewidziany w regulaminie termin płatności jak również inną formę płatności Pełna płatność za usługi dodatkowe zamawiane przy pomocy Formularza Usług powinna zostać wniesiona w terminie określonym na wystawionej przez Organizatora fakturze pro forma. Uczestnik powinien dostarczyć do Organizatora potwierdzenie dokonanej zapłaty Faktury VAT wystawiane są w walucie wskazanej w Cenniku Opłat lub w umowie W przypadku zmian w złożonym Zgłoszeniu Uczestnictwa dokonanych nie później niż 20 dni roboczych przez datą rozpoczęcia Kongresu, Uczestnik jest zobowiązany do wpłaty ewentualnej dodatkowej opłaty, wynikającej ze zmiany, ustalonej z Organizatorem po pisemnym zgłoszeniu Usługi Dodatkowej określonej w Załączniku 2- Formularz Usług, w terminie określonym fakturą wystawioną przez organizatora. W późniejszym terminie

3 dokonywanie jakichkolwiek zmian w Zgłoszeniu jest niemożliwe W przypadku niedotrzymania terminów płatności, określonych umową, Regulaminem Kongresu lub w fakturze wystawionej przez Organizatora, Uczestnik zapłaci Organizatorowi odsetki umowne za opóźnienie w zapłacie w wysokości maksymalnej, określonej przez właściwe przepisy prawa na dzień ich naliczenia przez Organizatora za każdy dzień opóźnienia od kwoty określonej fakturą pro forma, lecz nie więcej niż 30% od kwoty brutto całości świadczeń określonych w Zgłoszeniu Warunkiem Uczestnictwa w Kongresie oraz skorzystania z ze świadczeń dodatkowych określonych w nadesłanych formularzach, jest wpłata przez Uczestnika wszystkich opłat związanych z Uczestnictwem w Kongresie. W przypadku nieuregulowania należności z tego tytułu, Organizator jest uprawniony do złożenia oświadczenia woli w przedmiocie rozwiązania umów oraz odmowy wstępu Uczestnika na teren Kongresu Koszt przejazdu na Kongres oraz koszty pobytu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie Uczestnik ma prawo do roszczeń związanych z nieobecnością przedstawicieli sieci handlowych podczas wykupionych przez Uczestnika spotkań. Zapis ten ma zastosowanie jedynie w przypadku wykupienia więcej niż dwóch spotkań oraz nie dotyczy przypadków wymienionych w punktach 10.2 i 10.3 jak również opłaty rejestracyjnej. 4. Rezygnacja z Uczestnictwa w Kongresie 4.1. Uczestnik ma prawo zrezygnować z udziału w Kongresie wyłącznie na podstawie oświadczenia złożonego Organizatorowi na piśmie pod rygorem nieważności, nie później niż na 20 dni roboczych przez datą rozpoczęcia Kongresu. W takim przypadku Organizator ma prawo do pobrania opłaty manipulacyjnej w wysokości 100% opłaty rejestracyjnej oraz 50% pozostałych opłat wynikających ze Zgłoszenia oraz Formularza Usług. Za datę złożenia pisemnego oświadczenia o rezygnacji uznaje się datę złożenia pisma w siedzibie Organizatora W przypadku złożenia przez Uczestnika rezygnacji z udziału w Kongresie w terminie krótszym niż 20 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Kongresu, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do zwrotu kwot wpłaconych tytułem Uczestnictwa w Kongresie Za rezygnację z udziału w Kongresie uważa się również niezgłoszenie się Uczestnika w dniu rozpoczęcia Kongresu. Nie zwalnia to Uczestnika z obowiązku zapłaty wszystkich opłat za Uczestnictwo w pełnej wysokości. 5. Transport, cło i spedycja 5.1. Przywóz/wywóz towarów przez Uczestników Kongresu z państw nie należących do Unii Europejskiej oznacza wprowadzenie/wyprowadzenie towarów na obszar celny Wspólnoty Europejskiej i powoduje powstanie obowiązków przewidzianych w przepisach prawa celnego, chyba że umowy międzynarodowe stanowią inaczej. 5.2 Uczestnik Kongresu z państwa należącego do Wspólnoty Europejskiej powinien zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego (Wspólnotowy Kodeks Celny, Wspólna Taryfa Celna, stosowne rozporządzenia w tym zakresie) oraz przepisami prawa wewnętrznego kraju, w którym odbywa się Kongres. 5.3.Transport, spedycja i odprawa celna eksponatów i materiałów pomocniczych odbywa się na koszt i ryzyko Uczestnika oraz bez udziału Organizatora. 6. Organizacja Kongresu i przepisy porządkowe 6.1. Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie Kongresu Terminy i godziny otwarcia Kongresu określają Ważne daty i terminy stanowiące Załącznik nr 4 do Regulaminu Kongresu.

4 6.3. W czasie trwania Kongresu Uczestnik oraz jego przedstawiciele zobowiązani są do noszenia identyfikatorów otrzymanych od Organizatora Do wstępu na teren Kongresu uprawniają: identyfikatory, bilety wstępu, przepustki oraz zaproszenia przygotowane i wydawane przez Organizatora Mienie pozostawione przez Uczestnika na terenie Kongresu po jego zakończeniu uważa się za porzucone, które przechodzi bez odszkodowania na własność Organizatora Organizator nie ponosi odpowiedzialności za Uczestników lub gości Kongresu znajdujących się pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających. Wszelkie naruszenia prawa przez takie osoby będą zgłaszane odpowiednim organom państwowym Uczestnik zobowiązany jest do korzystania wyłącznie z umówionych oraz potwierdzonych wcześniej przez Organizatora spotkań. Wszelkie próby spotkań podejmowane przez Uczestnika na własną rękę i utrudniające prace Organizatora, są równoznaczne z niedostosowaniem się do harmonogramu oraz regulaminu Kongresu oraz skutkują wezwaniem do zapłaty zgodnie z tryfikatorem spotkań zawartym w Załączniku nr 3: Szczegółowy Cennik Opłat za Uczestnictwo w Kongresie 7. Bezpieczeństwo i ubezpieczenie 7.1. Organizator zapewnia ochronę obiektu w czasie trwania Kongresu (zarówno w czasie otwarcia dla Uczestników i gości jak i po zamknięciu) Uczestnicy są zobowiązani dokonać ubezpieczenia mienia we własnym zakresie i na własny rachunek Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone Uczestnikom powstałe w obiektach, w których odbywa się Kongres przed, po i w czasie trwania Kongresu chyba, że zostały wyrządzone z winy umyślnej przez Organizatora. Organizator nie ponosi również odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku włamania bądź kradzieży, działania siły wyższej (uderzenia pioruna, wichury, zalania wodą, pożaru lub eksplozji) oraz niezależnej od Organizatora przerwy w dostawie wody, prądu W razie zaistnienia szkody, Uczestnik zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia tego faktu Organizatorowi lub ochronie Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim oraz Organizatorowi przed, w trakcie oraz bezpośrednio po zakończeniu Kongresu. 8. Katalog, reklama, imprezy towarzyszące 8.1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy redakcyjne, omyłki pisarskie, pominięcia i przeoczenia w katalogu Kongresu oraz treści materiałów informacyjnych Podczas trwania Kongresu prezentacje, działania reklamowe, promocje, konkursy lub programy rozrywkowe mogą odbywać się zgodnie z przepisami prawa oraz za uprzednią pisemną zgodą Organizatora, przy czym nie mogą one w jakikolwiek sposób przeszkadzać innym Uczestnikom ani zakłócać ogólnego porządku Kongresu Podczas Kongresu Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i sesje wideo. Uczestnictwo w Kongresie jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystywanie przez Organizatora wizerunku każdego z Uczestników w publikacjach oraz materiałach informacyjnych i promocyjnych Organizatora, bez jakichkolwiek zobowiązań wobec Uczestników i osób trzecich Uczestnik zobowiązany jest do zabezpieczenia z własnych środków wszystkich praw autorów i osób trzecich w związku z wykorzystaniem obiektów, własności intelektualnej w ramach Uczestnictwa w Kongresie (wynalazki, wzory przemysłowe, prawa autorskie do odtwarzanej publicznie muzyki lub materiałów audiowizualnych). Organizator nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia autorów lub osób trzecich z tego tytułu Wszelka reklama może odbywać się tylko za pisemną zgodą Organizatora oraz po wniesieniu odpowiedniej opłaty z tego tytułu, ustalonej z Organizatorem po pisemnym Zgłoszeniu Usługi Dodatkowej Załącznik nr 2 Formularz Usług. Wszelkie reklamy umieszczone bez zgody Organizatorów będą usuwane na koszt Uczestnika.

5 9. Reklamacje i roszczenia 9.1. Wszelkie reklamacje i roszczenia związane z udziałem w Kongresie powinny być zgłaszane bezpośrednio do Organizatora w formie pisemnej, pod rygorem nieważności, najpóźniej do ostatniego dnia trwania Kongresu. Po upływie tego terminu żadne reklamacje i roszczenia nie będą rozpatrywane Każda reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie 30 dni od daty jej wpływu do Organizatora Organizator powiadomi Uczestnika na piśmie o sposobie załatwienia reklamacji Wszelkie dodatkowe ustalenia pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 10. Postanowienia końcowe Postanowienia niniejszego Regulaminu mają również zastosowanie wobec podmiotów wykonujących czynności na podstawie umów zawartych z Uczestnikami. Za działania lub zaniechania tych podmiotów odpowiedzialność ponoszą Uczestnicy, jak za swoje własne działania lub zaniechania Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody powstałe na skutek zaistnienia zdarzeń o charakterze przypadkowym lub naturalnym (żywiołowym), nie do uniknięcia, tj. takich, nad którymi nie można było zapanować, w szczególności: powódź, huragan, trzęsienie ziemi, sztorm, śnieżyca, akty władzy ustawodawczej, wykonawczej, decyzje administracyjne Organizator zastrzega sobie, w przypadkach zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, prawo do odwołania, częściowego zamknięcia, skrócenia albo zmiany terminu odbywania Kongresu. W takich przypadkach Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zmniejszenia opłat za Uczestnictwo W przypadku, gdy z winy Organizatora dojdzie do odwołania Kongresu, Uczestnikowi przysługuje zwrot wpłaconych kwot bez odsetek, jakiegokowiek odszkodowania czy redukcji opłat za udział w Kongresie Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian Kongresu. W szczególności zmiany mogą dotyczyć: miejsca Kongresu, daty, czasu jego trwania i programu Kongresu. W takim przypadku Organizator poinformuje o tym Uczestników: pisemnie, em lub telefonicznie zgodnie z danymi zamieszczonymi przez Uczestnika w formularzu zgłoszeniowym Organizator nie gwarantuje obecności przez czas trwania Kongresu osób i podmiotów, które zgłosiły się do udziału w Kongresie i nie ponosi żadnej odpowiedzialności za nieobecność poszczególnych Uczestników lub innych podmiotów w czasie trwania Kongresu Organizator nie pokrywa strat, utraconych korzyści ani żadnych kosztów, jakie Uczestnik poniósł w związku ze zmianami opisanymi w pkt lub 10.6 powyżej Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany treści Regulaminu Kongresu. O wszelkich zmianach Regulaminu Organizator będzie informował Uczestników w formie elektronicznej ( ). Uczestnik, który nie akceptuje zmienionych postanowień Regulaminu, może złożyć oświadczenie na piśmie pod rygorem nieważności o wypowiedzeniu umowy lub umów. W takim wypadku Organizator zwróci mu wniesione opłaty, bez odsetek, jakiegokowiek odszkodowania czy redukcji opłat za udział w Kongresie Niniejszy Regulamin został sporządzony w różnych wersjach językowych. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy wersjami, obowiązuje wersja polska Wszelkie spory wynikające z tytułu uczestnictwa w Kongresie i realizacji usług zleconych przez Uczestników Kongresu, będą rozstrzygane polubownie a w przypadku nie uzyskania porozumienia przez właściwy rzeczowo sąd dla Organizatora Kongresu W sprawach nieunormowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

6 Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem r Integralną częścią Regulaminu są: Załącznik nr 1: Zgłoszenie Uczestnictwa Załącznik nr 2: Formularz Zamówienia Usług Dodatkowych Załącznik nr 3: Szczegółowy Cennik Opłat za Uczestnictwo w Kongresie Załacznik nr 4: Ważne daty i terminy