Intranet: Website: Phone worldwide: bilfinger ( )

Transkrypt

1 KODEKS POSTĘPOWANIA

2

3 Spis treści 1. Cele i zakres obowiązywania 1 2. Współobowiązujące dokumenty 1 3. Ogólne zasady naszego działania Przestrzeganie prawa i innych wiążących regulacji Etyczne postępowanie 1 4. Główne aspekty jednostkowe naszego działania Zwalczanie korupcji i prania brudnych pieniędzy Uczciwa konkurencja Społeczne postępowanie w koncernie Uczciwe zatrudnienie Unikanie konfliktów interesów Odpowiedzialne obchodzenie się z majątkiem koncernu i z poufnymi informacjami, przejrzystość postępowania 2 5. Wdrożenie kodeksu postępowania Odpowiedzialność przełożonych Zadanie struktury organizacyjnej compliance Informowanie Kwestie wątpliwe, uzyskiwanie zgody Wyjaśnianie podejrzeń Szkolenia Kontrola 2 6. Partnerzy handlowi 3 7. Historia zmian 3

4 Kodeks postępowania Strona 1 1. Cele i zakres obowiązywania Misja koncernu Bilfinger opisuje naszą tożsamość, stanowi miarę naszego działania i wytycza nam cele, na rzecz których wspólnie pracujemy, dla dobra naszej firmy, jej pracowników 1, akcjonariuszy i partnerów handlowych. Kodeks postępowania zawiera szczegółowe wymagania dotyczące obszaru zagadnień związanych z compliance i etycznym postępowaniem. Pod pojęciem compliance rozumiemy przestrzeganie naszych wewnętrznych wytycznych wynikających z kodeksu postępowania i odnośnych wytycznych koncernowych oraz związanych z nimi uregulowań ustawowych. Postępowanie jest etyczne, gdy odpowiada ogólnym zasadom nieposzlakowanego i przyzwoitego działania oraz jest odbierane przez otoczenie jako prawidłowe. Kodeks postępowania objaśnia ogólne zasady naszych działań i określa postępowanie dotyczące istotnych aspektów naszej działalności handlowej. Poza ukierunkowaniem na etyczne postępowanie w sytuacjach problematycznych, wytyczne koncernowe wywodzące się z kodeksu postępowania zawierają konkretne instrukcje postępowania w szczególnych przypadkach. Misja koncernu, kodeks postępowania i wytyczne koncernowe obowiązują jednakowo zarząd, kierownictwa jednostek, kadrę kierowniczą i wszystkich innych pracowników naszego koncernu. Utożsamianie się z tymi wytycznymi i ich bezwarunkowe przestrzeganie stanowi decydujący warunek naszego sukcesu ekonomicznego oraz naszej akceptacji w oczach opinii publicznej. Naruszanie naszych wewnętrznych wytycznych może spowodować poważne ryzyko dla koncernu oraz jego pracowników, wobec czego nie będzie tolerowane. 2. Współobowiązujące dokumenty Do współobowiązujących dokumentów należą odnośne wytyczne koncernowe (Wytyczne uczciwego postępowania, Wytyczne uczciwej konkurencji oraz Wytyczne dotyczące stron trzecich). 3. Ogólne zasady naszego działania 3.1 Przestrzeganie prawa i innych wiążących regulacji Bilfinger oczekuje od wszystkich pracowników ścisłego przestrzegania prawa i innych wiążących regulacji oraz wewnętrznych wytycznych w trakcie działalności prowadzonej przez nich na rzecz koncernu. Naruszenia prawa mogą spowodować wysokie grzywny, zablokowanie dostępu do zamówień publicznych i prywatnych, a dalej mogą narazić firmę na sankcje urzędowe, roszczenia odszkodowawcze, a także utratę reputacji. Wynikające z tego tytułu konsekwencje ekonomiczne szkodzą firmie i stanowią zagrożenie dla stanowisk pracy osób zatrudnionych w koncernie. Ponadto naruszenia prawa mogą pociągać za sobą wszczęcie procedur postępowania karnego. Pracownicy nie przestrzegający przepisów prawa oraz innych wiążących regulacji mogą spodziewać się sankcji dyscyplinarnych oraz roszczeń odszkodowawczych za spowodowane straty. Urzędowe dochodzenia oraz wewnętrzne śledztwa w przypadku podejrzeń mogą poważnie zakłócić działalność handlową, wiążąc bezproduktywnie zasoby wewnętrzne firmy. Bilfinger aktywnie śledzi informacje wskazujące na przypadki ewentualnego naruszania prawa w koncernie i w razie potrzeby zawiadamia o nich właściwe władze oraz współpracuje z nimi. 3.2 Etyczne postępowanie Wymagania koncernu Bilfinger nie ograniczają się tylko do prostego przestrzegania prawa oraz innych wiążących regulacji. Od naszych pracowników oczekujemy etycznego postępowania w trakcie prowadzonej przez nich działalności oraz we wszystkich związanych z nią sytuacjach. Przełożeni muszą sprostać funkcji wzorca osobowego. Kto w imieniu koncernu Bilfinger występuje w relacjach zewnętrznych, ten ponosi odpowiedzialność jako jego przedstawiciel. Etyczne postępowanie to także identyfikowanie się z duchem naszych wewnętrznych wymagań oraz powstrzymanie się od wszelkich prób ich obejścia, wykorzystując formalistyczne uzasadnienia. 4. Główne aspekty jednostkowe naszego działania 4.1 Zwalczanie korupcji i prania brudnych pieniędzy Korupcja pociąga za sobą katastrofalne skutki dla społeczeństwa, rynków oraz przedsiębiorstw na całym świecie i może spowodować poważne szkody również dla koncernu Bilfinger. Dlatego zwalczamy korupcję, unikając nawet wrażenia, przede wszystkim poprzez przejrzyste działania, że może w nich chodzić o zachowania korupcyjne. Nieuczciwe wywieranie wpływu na podejmowanie decyzji poprzez udzielanie korzyści, niezależnie od ich rodzaju, jest zakazane prawem. Zasada ta obowiązuje w kraju i za granicą, zarówno wobec przedstawicieli urzędowych, jak i wobec pracowników innych przedsiębiorstw i instytucji. 1 Dla lepszej czytelności tekstu zrezygnowano z podawania formy żeńskiej przy nazwach osób. Jest jednak oczywiste, że w takich wypadkach mamy zawsze na myśli również kobiety.

5 Kodeks postępowania Strona 2 Przysporzenia majątkowe (zaproszenia, prezenty, darowizny itp.), udzielane partnerom handlowym lub otrzymywane od nich, ze względu na swój możliwy związek z zachowaniem korupcyjnym podlegają szczególnym wytycznym, które są zawarte w Wytycznych uczciwego postępowania. Koncern Bilfinger zwalcza pranie pieniędzy jako niezgodne z prawem i zwraca szczególną uwagę, aby nie zostać uwikłanym w jakiekolwiek działania związane z praniem pieniędzy. Bliższe wskazówki dotyczące tej kwestii są również zamieszczone w Wytycznych uczciwego postępowania. 4.2 Uczciwa konkurencja Koncern Bilfinger kieruje się zasadami uczciwej konkurencji. Przekonujemy klientów jakością naszych usług, oferując je po konkurencyjnych cenach. Odrzucamy wszelkie niedozwolone porozumienia ograniczające konkurencję. Dalsze wskazówki i instrukcje działania dla zapewnienia właściwych zachowań dotyczących zasad wolnej konkurencji znajdują się w Wytycznych uczciwej konkurencji. 4.3 Społeczne postępowanie w koncernie Jesteśmy zobowiązani do utrzymywania wzajemnych relacji w oparciu o szacunek, uczciwość oraz lojalność. Podczas zatrudniania i w trakcie dalszego osobistego rozwoju w koncernie wszystkim pracownikom oferowane są równe szanse. Dyskryminacja w jakiejkolwiek formie jest zakazana. W szczególności nikt nie może być dyskryminowany czy molestowany z tytułu pochodzenia, płci, orientacji seksualnej, religii, światopoglądu, inwalidztwa lub wieku. Oczekujemy od wszystkich pracowników, że będą przyczyniać się do tworzenia produktywnej atmosfery w miejscu pracy, traktując się wzajemnie z szacunkiem, tolerancją i rozwagą. 4.4 Uczciwe zatrudnienie Koncern Bilfinger zwalcza wszelkie formy nielegalnego zatrudnienia oraz wyzysku pracowników. Nielegalne zatrudnienie podkopuje rynek pracy oraz systemy zabezpieczeń socjalnych naszego społeczeństwa, a także zagraża legalnemu zatrudnieniu i procesowi tworzenia nowych miejsc pracy. Nie można w żaden sposób pogodzić wykorzystywania dziecięcej siły roboczej oraz wyzysku pracowników z naszymi etycznymi wartościami. 4.5 Unikanie konfliktów interesów Beneficjentami sukcesu koncernu Bilfinger są wszyscy jego pracownicy. Warunkiem tego jednak jest, aby każdy pracownik działał w jak najlepszym interesie firmy. Nikt nie może realizować własnych interesów, działając na szkodę koncernu. Osoby, kórych dotyczą ewentualne konflikty interesów, muszą same poinformować o nich swoich przełożonych oraz poddać je weryfikacji. Szczegóły postępowania zawarte są w Wytycznych uczciwego postępowania. 4.6 Odpowiedzialne obchodzenie się z majątkiem koncernu i z poufnymi informacjami, przejrzystość postępowania Majątek, którym dysponuje firma, służy dobru całego koncernu. Należy go chronić przed nadużyciami dokonywanymi we własnym interesie oraz interesie obcych podmiotów. Bilfinger oczekuje od swoich pracowników, że będą obchodzili się z majątkiem koncernu w sposób odpowiedzialny. Również podczas posługiwania się informacjami poufnymi uzyskiwanymi przez pracowników w ramach swojej działalności niezbędna jest staranność oraz odpowiedzialność. Informacji tych nie wolno wykorzystywać dla osiągnięcia własnych korzyści ani przekazywać bez pozwolenia osobom trzecim. Dane osobowe wszelkiego rodzaju należy starannie chronić przed nieupoważnionym dostępem oraz nadużyciami także wewnątrz koncernu. Ktokolwiek jest w posiadaniu informacji niejawnych dotyczących koncernu Bilfinger, musi przestrzegać uregulowań ustawy o obrocie papierami wartościowymi (Wertpapierhandels gesetz). Informacje niejawne koncernu dotyczą okoliczności nie podanych do wiadomości publicznej, które w razie ujawnienia mogą spowodować poważne wahania kursu naszych akcji. Odpowiedzi na konkretne pytania dotyczące wątpliwych kwestii tego kręgu zagadnień udzielają pracownicy biura korporacyjnego (Corporate Office) Bilfinger SE. Wielkość i zdecentralizowana struktura koncernu stawiają szczególne wymagania co do przejrzystości oraz prawdziwości sprawozdawczości wewnętrznej. 5. Wdrożenie kodeksu postępowania 5.1 Odpowiedzialność przełożonych Tematyka compliance jest zadaniem całej struktury organizacyjnej koncernu Bilfinger. Dlatego, poza pełnieniem funkcji wzorca osobowego, zadaniem przełożonych jest zatroszczenie się o to, aby pracownicy znali zakres swoich kompetencji, byli świadomi Kodeksu Postępowania i wytycznych koncernowych oraz zgodnie z nimi postępowali. We wszystkich działaniach pracownicy uzyskają wsparcie ze strony struktury organizacyjnej compliance. Podejmowane działania organizacyjne są podkreślane poprzez bezpośrednie spotkania informacyjne.

6 Kodeks postępowania Strona Zadanie struktury organizacyjnej compliance Struktura organizacyjna compliance składa się z szefa pionu (Chief Compliance Officer), szefów komórek organizacyjnych (Compliance Officer) oraz managerów (Compliance Manager). Pion compliance zajmuje się obsługą wszystkich zagadnień związanych z przestrzeganiem wytycznych w koncernie (pojęcie compliance zostało dodatkowo wyjaśnione w drugim ustępie punktu 1). Należą do nich w szczególności projekty, szkolenia i realizacja wewnętrznych wytycznych wynikających z kodeksu postępowania oraz wytycznych koncernowych, a także przeprowadzanie procedur przewidzianych na wypadek nieprzestrzegania obowiązujących wytycznych. Organizacja compliance współpracuje ściśle z zarządem, kierownictwami jednostek oraz kadrą kierowniczą. Jej zadaniem jest poddawanie weryfikacji wątpliwych kwestii oraz wspieranie wszystkich pracowników koncernu Bilfinger w przestrzeganiu wewnętrznych wytycznych. Pion compliance podejmuje swoją działalność w przypadku, gdy uzyska informacje lub stwierdzi w inny sposób, że pojawiają się oznaki wystąpienia sytuacji związanej z nieprzestrzeganiem obowiązujących wytycznych. Podczas wdrażania systemu compliance wsparcia udzielają również pełnomocnicy d/s compliance działający w operacyjnych jednostkach koncernowych. Wzywa się wszystkich pracowników do udzielania nieograniczonego wsparcia organizacji compliance podczas realizacji jej zadań. 5.3 Informowanie Ze względu na duży wpływ, jaki ma na koncern Bilfinger prawidłowe postępowanie pracowników, przestrzeganie Kodeksu postępowania oraz wytycznych koncernowych jest zadaniem każdego pracownika. Jeśli w koncernie wystąpią oznaki jakiegokolwiek uchybienia, oczekujemy od wszystkich pracowników informacji na temat tego uchybienia skierowanej do przełożonego, do właściwego kierownictwa jednostki lub do szefa komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer). Kierownictwo jednostki dołoży wszelkich starań, aby Compliance Officer był poinformowany o wszystkich zgłoszeniach. Compliance Officer ze swojej strony informuje kierownictwo jednostki o zgłoszeniach wpływających do niego. Dodatkowo do dyspozycji oddano system Bilfinger Compliance Communications umożliwiający zgłaszanie pytań oraz (na życzenie anonimowe) przekazywanie informacji. Żaden pracownik, zgłaszający w dobrej wierze (domniemane) naruszenia kodeksu postępowania lub wytycznych koncernowych, nie będąc samemu zamieszanym w zdarzenie, nie musi obawiać się negatywnych konsekwencji z tytułu tego zgłoszenia. Jeżeli pracownik brał udział w naruszeniach kodeksu postępowania lub wytycznych koncernowych, a jego dobrowolne zgłoszenie zapobiegnie szkodzie ponoszonej przez koncern, zostanie to uwzględnione na jego korzyść. Odpowiednie środki zostaną również zastosowane w stosunku do każdej osoby świadomie rozpowszechniającej fałszywe oskarżenia. W celu ochrony interesu koncernu Bilfinger wszelkie naruszenie zasad compliance stwierdzone u partnerów handlowych oraz przypadki nieuczciwej konkurencji ze strony konkurentów należy zgłaszać komórce organizacyjnej compliance. 5.4 Kwestie wątpliwe, uzyskiwanie zgody W razie wątpliwości związanych z kodeksem postępowania oraz odnośnymi wytycznymi koncernowymi do dyspozycji pracowników pozostają przełożeni oraz szefowie komórki compliance (Compliance Officer), z którymi można nawiązać kontakt. Zezwolenie ze strony przełożonego na podjęcie konkretnego działania, uczciwie uzyskane przez pracownika oraz zatwierdzenie podjęcia konkretnego działania przez właściwego szefa komórki compliance (Compliance Officer) lub szefa pionu compliance (Chief Compliance Officer) wyklucza nałożenie wewnętrznych sankcji ze strony koncernu. 5.5 Wyjaśnianie podejrzeń Koncern Bilfinger wyjaśnia wszystkie przypadki podejrzenia o nieprawidłowe działanie bez jakichkolwiek uprzedzeń i chroni pracowników możliwie najlepiej przed niesłusznym oskarżeniem. W pojedynczych przypadkach może nastąpić czasowe zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy lub przeniesienie pracownika na czas weryfikacji podejrzenia, co nie oznacza postawienia pracownikowi jakichkolwiek zarzutów. Jeśli pracownicy są narażeni na fałszywe oskarżenia, koncern Bilfinger staje w ich obronie i podejmuje wszelkie niezbędne działania w celu ich ochrony. 5.6 Szkolenia Niezbędna wiedza na temat treści kodeksu postępowania oraz wytycznych koncernowych, a także prawidłowe postępowanie w krytycznych sytuacjach są przedmiotem kursów szkoleniowych i spotkań informacyjnych. 5.7 Kontrola Koncern Bilfinger monitoruje przestrzeganie kodeksu postępowania i wytycznych koncernowych, zlecając komórce audytu wewnętrznego oraz organizacji compliance rutynowe badania oraz audyty specjalne, przeprowadzane w razie potrzeby przy wsparciu jednostek zewnętrznych.

7 Kodeks postępowania Strona 4 6. Partnerzy handlowi Również od swoich partnerów handlowych koncern Bilfinger oczekuje nieskazitelnego i zgodnego z prawem postępowania. W relacjach handlowych z dostawcami, usługodawcami, podwykonawcami, pośrednikami handlowymi oraz partnerami współdziałającymi z nami w ramach spółek powoływanych w celu realizacji konkretnej umowy o dzieło (ARGE) działamy na rzecz utrzymania obowiązujących u nas standardów. Dokładniejsze uregulowania związane z tym tematem zawierają Wytyczne dotyczące stron trzecich. 7. Historia zmian r.

8 Intranet: Website: Phone worldwide: bilfinger ( )