Realizacja Projektu. Projekt realizowany jest zgodnie z:

Transkrypt

1 Projekt otrzymał finansowanie z Siódmego Programu Ramowego Unii Europejskiej badań, rozwoju technologicznego oraz demonstracji na podstawie umowy o przyznanie grantu nr Zarządzenie nr 51 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 2 kwietnia 2014 r. w sprawie realizacji Projektu Integrated Support System for Efficient Water Usage and Resources Management (ISS-EWATUS), realizowanego w ramach 7. Programu Ramowego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z Umową w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr zawartą pomiędzy Unią Europejską reprezentowaną przez Komisję Europejską a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Koordynatorem Projektu, do której przystąpiły Instytut Ekologii Terenów Uprzemysłowionych, Katowice, Polska, Rejonowe Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Sosnowcu, Polska, Loughborough University, Wielka Brytania, Brunel University, Wielka Brytania, Universidad Pablo de Olavide, Hiszpania, Centre For Research and Technology Hellas, Grecja, Dimotiki Epicheirisi Ydrefsis - Apochetefsis Skiathou, Grecja, Soft Olokliromenes Efarmoges Diadiktioy Kai Vaseon Dedomenom AE, Grecja, Stichting Vu-Vumc, Holandia, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Postanowienia ogólne 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach Projektu Integrated Support System for Efficient Water Usage and Resources Management (ISS-EWATUS), zwanego dalej Projektem. 2. Projekt realizowany jest wspólnie przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, zwany dalej Uniwersytetem oraz następujące instytucje Beneficjentów Projektu i Partnerów Konsorcjum: 1) Instytut Ekologii Terenów Uprzemysłowionych, Polska; 2) Rejonowe Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Sosnowcu, Polska; 3) Loughborough University, Wielka Brytania; 4) Brunel University, Wielka Brytania; 5) Universidad Pablo de Olavide, Hiszpania; 6) Centre For Research and Technology Hellas, Grecja;

2 7) Dimotiki Epicheirisi Ydrefsis - Apochetefsis Skiathou, Grecja; 8) Soft Olokliromenes Efarmoges Diadiktioy Kai Vaseon Dedomenom AE, Grecja; 9) Stichting Vu-VUmc, Holandia. 3. Nadrzędnym dokumentem jest Umowa w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr wraz z załącznikami, zwana w dalszej części zarządzenia Umową, zawarta pomiędzy Unią Europejską reprezentowaną przez Komisję Europejską a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Koordynatorem Projektu, do której przystąpiło dziewięć podmiotów wskazanych w ust. 2 zwanych dalej Beneficjentami. 4. Zgodnie z Umową w sprawie przyznania grantu nr Projekt realizowany jest przez 36 miesięcy od dnia 1 lutego 2014 r. do dnia 31 stycznia 2017 r. II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) umową w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr ; 2) umową konsorcjum (Consortium Agreement); 3) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm; 4) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 1. Szczegółowe zasady zarządzania Projektem, w tym wewnętrzną organizację konsorcjum, podział wkładu finansowego wspólnoty, zasady dotyczące praw własności intelektualnej i poufności oraz procedury rozstrzygania sporów określa umowa konsorcjum (Consortium Agreement), zawarta pomiędzy wszystkimi Beneficjentami Projektu. 2. Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu w Uniwersytecie jest Wydział Informatyki i Nauki o Materiałach. Władze wymienionej jednostki są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu, w tym zapewnienia wkładu własnego do Projektu. 3. W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach powołuje się na okres od dnia 1 lutego 2014 r. do dnia 31 stycznia 2017 r., dla potrzeb zarządzania i realizacji Projektu: 1) Zespół Wykonawczy; 2) Zespół Nadzorujący. str. 2 z 7

3 4 Zespół Wykonawczy 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Kierownik Projektu; 2) Zastępca Kierownika ds. Zapewnienia Jakości Naukowej Projektu; 3) Specjalista ds. Rozpowszechniania Rezultatów Projektu; 4) Pracownicy merytoryczni realizujący Projekt. 2. Do zadań Kierownika Projektu należy w szczególności: 1) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi 7. Programu Ramowego; 2) organizowanie i nadzorowanie prawidłowości oraz terminowości realizacji zadań wykonywanych w ramach Projektu; 3) wraz z odpowiednimi służbami UŚ kontrola budżetu Projektu, finansowe rozliczenie Projektu; 4) dobór kompetentnej kadry merytorycznej realizującej Projekt, nadzór, monitorowanie i organizacja pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w Projekcie, zapewnienie bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją Projektu; 5) wnioskowanie o zatrudnienie/dodatkowe wynagrodzenie osób w celu realizacji zadań Projektu, sporządzanie umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie, przygotowywanie rachunków oraz protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych oraz ewidencjonowanie kart czasu pracy; 6) parafowanie dokumentów finansowych i merytorycznych związanych z wnioskowaniem, raportowaniem, aneksowaniem umów i porozumień oraz innych dokumentów dotyczących bezpośrednio realizacji Projektu; 7) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.; 8) monitorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu; 9) dbałość o terminowe złożenie sprawozdań z realizacji Projektu, przygotowywanie części opisowej sprawozdań; 10) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji merytorycznej Projektu; 11) współpraca z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt; 12) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu zaangażowanymi w realizację Projektu, w tym z jednostkami finansowo-księgowymi Uniwersytetu w części dotyczącej wydatków w ramach realizowanego Projektu; 13) szacowanie ryzyka i zagrożeń dla realizacji projektu, niezwłoczne informowanie na piśmie (w tym ) kierownika jednostki organizacyjnej, do której należy Kierownik Projektu, Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach w realizacji Projektu. str. 3 z 7

4 3. Do zadań Zastępcy Kierownika ds. Zapewnienia Jakości Naukowej Projektu należy w szczególności: 1) monitorowanie postępu realizacji projektu w zakresie naukowym i technicznym; 2) proponowanie usprawnień naukowo-technicznych; 3) kontrola jakości raportów, w szczególności tych przygotowanych przez partnerów krajowych i zagranicznych, przed ich wysłaniem do Komisji Europejskiej, wyznaczanie recenzentów oraz recenzowanie raportów; 4) kontrola standardów naukowych publikowanych materiałów; 5) raportowanie kierownikowi projektu problemów dotyczących realizacji zadań naukowych i technicznych; 6) przewodniczenie Komisji ds. Naukowych i Jakości (ang. Science and Quality Board); 7) uczestnictwo w Radzie Projektu (ang. Project Board); 8) realizacja wybranych zadań naukowych, technicznych i organizacyjnych zgodnie z opisem Projektu (Załącznik nr 1 do Umowy Grantowej). 4. Do zadań Specjalisty ds. Rozpowszechniania Rezultatów Projektu należy w szczególności: 1) zapewnienie odpowiedniego rozpowszechniania informacji o projekcie w szczególności o proponowanych rozwiązaniach wypracowanych w ramach Projektu; 2) prowadzenie działań promocyjnych oraz działań związanych z komercyjnym wykorzystaniem wyników projektu poprzez publiczne prezentacje w trakcie trwania Projektu; 3) uczestniczenie w konferencjach, warsztatach i targach w celu rozpowszechniania wyników badań naukowych i rozwiązań technicznych związanych z Projektem; 4) przygotowanie i współorganizacja konferencji końcowej Projektu. 5 Zespół Nadzorujący 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Informatyki i Nauki o Materiałach; 6) Dyrektor Instytutu Informatyki. 2. Do zadań Zespołu Nadzorującego należy: 1) zapewnienie warunków i zasobów wymaganych do sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu w podległych im jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu; 2) współpraca z kierownikiem Projektu w zakresie realizacji Projektu, w szczególności uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. str. 4 z 7

5 6 Współpraca w zakresie umowy konsorcjum Współpraca w zakresie umowy konsorcjum będzie administrowana przez następujące organy: 1) Komitet sterujący; 2) Rada Projektu; 3) Komisja ds. Naukowych i Jakości; 4) Komisja ds. Walidacji i Ewaluacji; 5) Komisja Doradcza; 6) Grupy realizujące pakiety robocze. IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 7 1. Zatrudnienie/zaangażowanie osób w Projekcie następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U r., poz. 121); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.). 2. Suma wynagrodzeń w ramach Projektu nie może przekroczyć kwot zawartych w Umowie w kategorii kosztów wynagrodzeń i musi być zgodna z przepisami prawa, z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach 7. Programu Ramowego oraz zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie. 3. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac następuje na wniosek Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. Wniosek wymaga potwierdzenia środków przez osobę upoważnioną. V. Zasady realizacji dostaw i usług 8 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi być przygotowane zgodnie z wymogami stosowanego w Uniwersytecie systemu elektronicznego i zawierać niezbędne, przyporządkowane numery oraz opis zgodnie z wnioskiem. Wniosek musi być podpisany przez Kierownika Projektu. 3. Weryfikacja z budżetem Projektu zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. str. 5 z 7

6 VI. Zasady podziału kosztów pośrednich 9 Koszty pośrednie w wysokości określonej w Umowie 60%, rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 136 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 1 października 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z tym, że: 1) Zabezpieczenie środków na udział własny następuje przed podziałem kosztów pośrednich pomiędzy jednostkę realizującą Projekt a administrację ogólnouczelnianą; 2) 100% kosztów pośrednich przypadających jednostce realizującej Projekt pozostaje do dyspozycji Dyrektora Instytutu Informatyki i Kierownika Projektu; 3) Podział kosztów pośrednich pomiędzy Instytut Informatyki a administrację ogólnouczelnianą następuje po zabezpieczeniu środków na wkład własny; 4) Jednostka realizująca Projekt zobowiązana jest do pokrycia z kosztów pośrednich podatku VAT, niezamortyzowanej części zakupionej aparatury i innych nieprzewidzianych w budżecie kosztów zapewniających realizację Projektu. VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie w okresie 5 lat od dnia otrzymania płatności końcowej w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, z zastrzeżeniem innego terminu określonego przepisami szczególnymi. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z Umową oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. VIII. Ochrona danych osobowych oraz danych, dokumentów i innych materiałów określonych jako poufne 11 Przetwarzanie danych osobowych oraz danych, dokumentów i innych materiałów określonych jako poufne w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz zapisami Umowy. str. 6 z 7

7 IX. Zakaz zbycia aktywów trwałych Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt. 3. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm. 4. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają spisom inwentaryzacyjnym z natury zgodnie z przepisami. X. Postanowienia końcowe 13 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości w Projekcie. 14 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, i dotyczy także zdarzeń, które powstały od 1 lutego 2014 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś str. 7 z 7