Załącznik nr 2. 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

Transkrypt

1 Regulamin prowadzenia dialogu technicznego poprzedzającego ogłoszenie postępowania w sprawie wyboru wykonawcy przedsięwzięcia polegającego na świadczeniu na rzecz Polskiego LNG S.A. usługi całodobowej ochrony fizycznej osób i mienia świadczonej wobec Terminala regazyfikacyjnego skroplonego gazu ziemnego w Świnoujściu Regulamin określa zasady prowadzenia przez Spółkę Polskie LNG S.A. dialogu technicznego poprzedzającego postępowanie w sprawie wyboru wykonawcy na świadczenie usługi polegającej na całodobowej ochronie fizycznej osób i mienia świadczonej na rzecz Polskiego LNG S.A. wobec Terminala regazyfikacyjnego skroplonego gazu ziemnego w Świnoujściu. 2. Przeprowadzenie dialogu technicznego nie zobowiązuje Zapraszającego do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w przedmiocie planowanego Przedsięwzięcia. 3. Wybór wykonawcy Przedsięwzięcia zostanie dokonany w trakcie odrębnego postępowania prowadzonego na podstawie PZP. 4. Celem dialogu technicznego jest pozyskanie przez Spółkę Polskie LNG informacji, które mogą być wykorzystane przy przygotowywaniu opisu przedmiotu zamówienia, SIWZ, z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, dla postępowania, o którym mowa w ust Dialog techniczny prowadzony jest na podstawie art. 31a-31c ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. Regulaminie - rozumie się przez to niniejszy Regulamin; 2. Ogłoszeniu - należy rozumieć przez to ogłoszenie o dialogu technicznym w przedmiocie realizacji Przedsięwzięcia; 3. Zapraszającym - należy rozumieć przez to Polskie LNG S.A.; 4. Uczestniku - należy rozumieć przez to podmioty dopuszczone do Dialogu; 5. Dialogu - należy rozumieć przez to dialog techniczny uregulowany przepisami art. 31ac PZP, prowadzony w zakresie Przedsięwzięcia; 6. Komisji - należy rozumieć przez to zespół osób powołany przez właściwe organy Zapraszającego wg jego wewnętrznych uregulowań, w celu przeprowadzenia Dialogu; 7. Przedsięwzięciu - należy rozumieć przez to świadczenie usługi polegającej na całodobowej ochronie fizycznej osób i mienia świadczonej na rzecz Polskiego LNG S.A. wobec Terminala regazyfikacyjnego skroplonego gazu ziemnego w Świnoujściu; 8. PZP - ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), 3 1. Za przygotowanie i przeprowadzenie Dialogu odpowiada Komisja. 2. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem Dialogu wymaga wiedzy specjalistycznej, Przewodniczący Komisji, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Komisji, może powołać biegłych lub innych doradców, w szczególności prawnych, technicznych lub ekonomicznych. 3. Obsługę kancelaryjną prowadzonego Dialogu zapewnia Zapraszający. 4. Zapraszający powołuje Komisję i spośród jej członków wyznacza Przewodniczącego Komisji, zastępcę Przewodniczącego Komisji oraz Sekretarza. 5. Komisja składa się z co najmniej 4 (słownie: czterech) osób powołanych spośród osób Strona 1 z 6

2 posiadających wiedze i doświadczenie z zakresu przedmiotu Dialogu lub posiadających wiedzę w zakresie procedury udzielania zamówień publicznych. 6. Komisja może wykonywać czynności przy obecności co najmniej połowy członków Komisji. 7. Zapraszający może w toku prowadzonego Dialogu dokonywać zmian w składzie Komisji. 8. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności zastępca Przewodniczącego Komisji Członkowie Komisji mają prawo uczestniczenia we wszystkich pracach Komisji. 2. Członkowie Komisji są zobowiązani działać w sposób przejrzysty, z zachowaniem zasad obiektywizmu, uczciwej konkurencji oraz równego i niedyskryminującego traktowania Uczestników. 3. Członkowie Komisji nie mogą bez zgody Przewodniczącego Komisji, ujawniać osobom trzecim żadnych informacji związanych z pracami Komisji. 4. Do obowiązków członków Komisji należy: a) czynny udział w pracach Komisji w zakresie realizacji powierzonych zadań; b) wykonywanie poleceń Przewodniczącego Komisji dotyczących prac Komisji; c) niezwłoczne informowanie Przewodniczącego Komisji o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków Członka Komisji Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji. 2. Do zadań Przewodniczącego Komisji należy w szczególności: a) zwoływanie posiedzeń Komisji; b) wyznaczenie miejsc i terminów spotkań z Uczestnikami; c) prowadzenie spotkań z Uczestnikami; d) reprezentowanie Komisji wobec Zapraszającego. 3. Do obowiązków Sekretarza Komisji należy prowadzenie protokołu Dialogu, obsługa organizacyjna Komisji, a także gromadzenie oraz zapewnienie bezpieczeństwa i nienaruszalności przechowywania dokumentacji Dialogu Dialog zostaje wszczęty poprzez zamieszczenie zaproszenia do uczestnictwa w Dialogu na stronie internetowej Spółki Polskie LNG: 2. Zaproszenie zawiera w szczególności: a) nazwę, adres i stronę internetową Zapraszającego; b) przedmiot i cel Dialogu; c) informację o sposobie prowadzenia Dialogu; d) miejsce i termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Dialogu; e) miejsce i termin przeprowadzenia Dialogu lub sposób ich wyznaczenia; f) warunki dopuszczenia do udziału w Dialogu; Strona 2 z 6

3 g) formę, treść i sposób dokonywania zgłoszeń oraz sposób ich potwierdzenia; h) termin do dokonania zgłoszeń; i) sposób uzyskania dostępu do Regulaminu; 3. Przewodniczący Komisji, po publikacji ogłoszenia, może pisemnie, telefonicznie lub poprzez pocztę elektroniczną bezpośrednio poinformować o wszczęciu dialogu technicznego znane sobie podmioty, które w ramach prowadzonej działalności świadczą usługi będące przedmiotem planowanego Przedsięwzięcia. 4. Wnioski o dopuszczenie do udziału w Dialogu składa się w języku polskim, terminie i miejscu określonym w zaproszeniu, o którym mowa w ust 1, według wzoru stanowiącego załącznik do ogłoszenia o wszczęciu Dialogu. Zamawiający zaprasza do udziału w Dialogu podmioty, które złożyły prawidłowo wypełniony wniosek o dopuszczenie do udziału w Dialogu i spełniły warunki dopuszczenia do udziału w Dialogu określone w zaproszeniu o którym mowa w ust Wnioski o dopuszczenie do udziału w Dialogu składa się w języku polskim, w terminie i miejscu określonym w ogłoszeniu według wzoru stanowiącego załącznik do ogłoszenia o wszczęciu Dialogu. 6. Po upływie terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Dialogu, Komisja otwiera wnioski, dokonuje ich weryfikacji i informuje osoby, które prawidłowo złożyły wnioski do udziału w Dialogu i spełniły warunki dopuszczenia do udziału w Dialogu określone w zaproszeniu o którym mowa w ust 1, o dopuszczeniu ich do Dialogu. 7. Po poinformowaniu o dopuszczeniu do udziału w dialogu Uczestników, Przewodniczący Komisji przygotowuje harmonogram spotkań z Uczestnikami Dialogu i zaprasza Uczestników do udziału w Dialogu przekazując im informacje na temat terminu i miejsca spotkania. 8. Przewodniczący Komisji przesyła informacje o których mowa w ust 7 i zaproszenie o którym mowa w ust 8, w formie pisemnej, za pomocą faksu lub poczty elektronicznej, według swojego wyboru, na adresy Uczestników podane we wniosku o dopuszczenie do udziału w Dialogu. 9. Zaproszenie o których mowa w ust 8 winno być wysłane w terminie nie krótszym niż trzy dni przed datą wyznaczonego spotkania. W zaproszeniu Przewodniczący Komisji może określić szczegółowy zakres spraw, które będą przedmiotem Dialogu oraz zażądać wskazania przez Uczestnika przed wyznaczonym terminem spotkania - osób, które wezmą udział w spotkaniu i które będą odpowiedzialne za udzielenie odpowiedzi w poszczególnych sprawach z określonego przez Przewodniczącego zakresu. 10. Przewodniczący Komisji może zmienić termin planowanego spotkania na wniosek Uczestnika lub z własnej inicjatywy, w razie, gdy wyznaczenie nowego terminu nie spowoduje znaczącego wydłużenia procedury związanej z przeprowadzeniem Dialogu Dialog techniczny jest prowadzony w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz zachowanie równego traktowania potencjalnych wykonawców Przedsięwzięcia i oferowanych przez nich rozwiązań. 2. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem Dialogu wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 3. Osoby wykonujące po stronie Zapraszającego czynności w trakcie Dialogu, w tym jako członek Komisji podlegają wyłączeniu, jeżeli: a) biorą udział w Dialogu, jako Uczestnicy; b) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z Uczestnikiem, jego zastępcą Strona 3 z 6

4 prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Uczestników; c) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia Dialogu pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z Uczestnikiem lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Uczestników; d) pozostają z Uczestnikiem w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób; e) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 4. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu po stronie Zapraszającego zobowiązane są poinformować Przewodnicząco Komisji o wystąpieniu okoliczności, o których mowa w ust Dialog z Uczestnikami prowadzi Komisja. 2. W toku prowadzonego postępowania Komisja przygotowuje odpowiedzi na pisma składane przez Uczestników. 3. Dialog prowadzony jest z poszczególnymi Uczestnikami z osobna, w formie spotkań indywidualnych pomiędzy Komisją a Uczestnikami, podczas których Komisja przedstawia założenia zamówienia w zakresie Przedsięwzięcia a Uczestnik Dialogu zgłasza swoje zastrzeżenia, uwagi i doświadczenia związane z realizacją podobnych przedsięwzięć. 4. Zapraszający nie pokrywa żadnych kosztów poniesionych przez Uczestników związanych z udziałem w Dialogu Dialog prowadzi się w języku polskim. 2. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, dokumenty oraz informacje w Dialogu, mogą być przekazywane pomiędzy Zapraszającym oraz Uczestnikami drogą elektroniczną ( ), każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania Prowadzony Dialog ma charakter jawny. 2. Zapraszający nie ujawni informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Uczestnik, nie później niż przed przekazaniem Zapraszającemu informacji zastrzegł, że przekazywane konkretnie wskazane informacje nie mogą być udostępniane innym podmiotom, bowiem stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa Uczestnika. 3. Z przeprowadzonego Dialogu, sporządza się protokół, przy czym Komisja zobowiązana jest do zapewnienia bieżącego prowadzenia protokołu z Dialogu, a także do udostępniania protokołu z prowadzonego Dialogu wszystkim zainteresowanym podmiotom, z zastrzeżeniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. 4. Protokół przechowywany jest w siedzibie Zapraszającego w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. 5. Protokół z Dialogu zawiera co najmniej: a) nazwę Zapraszającego; Strona 4 z 6

5 b) opis przedmiotu Dialogu; c) datę i miejsce zamieszczenia zaproszenia do uczestnictwa w Dialogu; d) zestawienie Uczestników Dialogu; e) krótki opis przebiegu Dialogu; f) podpis Przewodniczącego i Sekretarza Komisji. 6. Informacja o przeprowadzeniu Dialogu zostanie zamieszczona w ogłoszeniu o wszczęciu postępowania dotyczącego Przedsięwzięcia. 1. Dialog będzie prowadzony do: 11 a) dnia, w którym Zapraszający pozyska wiedzę wystarczającą do precyzyjnego określenia, w wyniku porównania rozwiązań proponowanych przez Uczestników, rozwiązania lub rozwiązań najbardziej spełniające jego potrzeby związane z Przedsięwzięciem, w tym dookreślenia wymagań dla podmiotów, które wezmą udział w postępowaniu dotyczącym Przedsięwzięcia, albo b) upływu 40 dni od dnia zamieszczenia zaproszenia do uczestnictwa w Dialogu na stronie internetowej Spółki Polskie LNG S.A., jeżeli informacje uzyskane w Dialogu nie pozwolą na określenie rozwiązania/rozwiązań, o którym/ch mowa w pkt 1) 2. Zapraszający zastrzega sobie prawo zakończenia Dialogu na każdym jego etapie bez podania przyczyn w szczególności Dialog może zostać odwołany, jeżeli liczba wniosków o dopuszczenie do udziału w Dialogu technicznym przekroczy Termin, o którym mowa w ust. 1 pkt b), może być przedłużony przez Przewodniczącego Komisji, jednakże nie dłużej niż na okres dalszych 14 dni roboczych. 12 Od decyzji Zapraszającego w toku Dialogu, nie przysługują Uczestnikom Dialogu żadne środki odwoławcze Przewodniczący Komisji informuje wszystkich Uczestników o zakończeniu Dialogu 2. Po zakończeniu Dialogu Komisja sporządza: 1) informację na temat wyników przeprowadzonego Dialogu wraz z protokołem z przeprowadzonego Dialogu; 2) Notatkę zawierającą informację o przeprowadzeniu Dialogu w celu zamieszczenia tej informacji w ogłoszeniu o zamówieniu którego dotyczył Dialog zgodnie z art. 31c PZP; 3) Rekomendacje dotyczące wykorzystania wiedzy uzyskanej w trakcie Dialogu do sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji warunków zamówienia lub warunków umowy wraz z informacją o podmiotach, które w Dialogu uczestniczyły, zgodnie z wymogami określonymi w art. 96 ust. 2a PZP. i przedkłada je Kierownikowi komórki organizacyjnej Zapraszającego, na wniosek którego przeprowadzono Dialog. 3. Komisja kończy swoją działalność po przekazaniu Kierownikowi komórki organizacyjnej Zapraszającego, na wniosek którego przeprowadzono Dialog dokumentów, o których mowa w ust. 2. Strona 5 z 6

6 14 1. Uczestnikom Dialogu nie będą zwracane złożone przez nich plany, rysunki, modele, próbki, wzory, oraz inne materiały przekazane w toku Dialogu. 2. Uczestnicy poprzez złożenie wniosku o dopuszczenie do Dialogu, udzielają bezwarunkowej zgody na wykorzystanie przez Zapraszającego przekazywanych informacji oraz utworów stanowiących przedmiot praw autorskich, na potrzeby przygotowania i realizacji Przedsięwzięcia, w tym przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków umowy. 3. Uczestnicy Dialogu poprzez złożenie wniosku o dopuszczenie do Dialogu, zezwalają Zapraszającemu na wykonywanie opracowań utworów, o których mowa w ust. 1 i 2 rozporządzanie i korzystanie z tych opracowań, jak również zapewniają, że wykorzystanie utworu przez Zapraszającego nie będzie naruszało praw osób trzecich. 4. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem znajdują zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Strona 6 z 6