INSTRUKCJA w sprawie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności w Urzędzie Miejskim w Piastowie.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Burmistrza Miasta Piastowa Nr 62/2015 z dnia roku INSTRUKCJA w sprawie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności w Urzędzie Miejskim w Piastowie.

2 Rozdział 1 Przepisy ogólne 1 Instrukcja określa tryb postępowania w zakresie ewidencji i kontroli przyjmowania podatków, opłat i nie podatkowych należności w mieście -Urzędzie Miejskim w Piastowie. 2 Określenia zawarte w instrukcji oznaczają: 1) urząd urząd miasta, 2) księgowy podatkowy -komórka podatków i budżetu pracownika prowadzącego ewidencję podatków i opłat w urzędzie, 3) kasjer osobę, której powierzono prowadzenie kasy urzędu, wyznaczoną do przyjmowania wpłat z tytułu podatków i opłat, 4) przypis - zobowiązanie podatkowe stanowiące obciążenie konta podatnika na podstawie deklaracji podatkowej, decyzji administracyjnej, decyzji wydanej w wyniku kontroli albo dowodów wpłat, np. odsetki za zwłokę, 5) odpis - kwotę zmniejszającą zobowiązanie podatkowe albo kwotę należną podatnikowi, ustaloną w wyniku dokonanego przez urząd rozliczenia stanu konta podatnika Inspektor ds. wymiaru dokonuje czynności sprawdzających złożonych przez podatników wszelkich dokumentów dotyczących podatków (np. deklaracji podatkowych, informacji), mających na celu: a) sprawdzenie terminowości, - składanych deklaracji, - wpłacania zadeklarowanych podatków, b) sprawdzenie formalnej poprawności w/w dokumentów, 2

3 c) ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami, np. z ewidencją geodezyjną. Czynności sprawdzające opierają się na bezkonfliktowej współpracy podatnika z organem podatkowym (gminą) i mogą być podejmowane wielokrotnie, nawet w tym samym zakresie. 2. W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki, bądź wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymogami, urząd, w zależności od charakteru i zakresu uchybień: - koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza zł, - zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje podane w deklaracji poddaje się w wątpliwość ( art Ordynacji). Inspektor d/s wymiaru uwierzytelnia kopię skorygowanej deklaracji, a następnie doręcza ją podatnikowi wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji, zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty lub zwrotu podatku. 3. Urząd żąda od podatnika złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia jeżeli deklaracja ta nie została złożona pomimo takiego obowiązku. Natomiast w razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji urząd wzywa do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny poddania w wątpliwość rzetelność danych w niej zawartych. 4. Zadaniem Referatu Podatków i Budżetu w zakresie przyjmowania podatków i opłat jest: 1) prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków i opłat, 2) kontrola terminowości wpłaty należności przez podatników, 3) terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, takich jak upomnienia, tytuły wykonawcze, 3

4 4) dokonywanie rozliczeń podatników z tytułu wpłat, nadpłat i zaległości, 5) sporządzanie sprawozdań, 6) prowadzenie operacji kasowych i uzgadnianie obrotów kasy związanych z przyjmowaniem wpłat gotówką i dokonywaniem zwrotów podatnikom za pośrednictwem kasy urzędu oraz terminowe wpłacanie gotówki z kasy na rachunek bieżący urzędu, 7) ustalenie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o wysokości zaległości podatkowych lub stwierdzających stan zaległości podatkowych. 4 Wpłaty na poczet podatków i opłat mogą być dokonywane przez podatnika: - bezpośrednio w kasie urzędu, - za pośrednictwem poczty, banku, innych podmiotów Dla udokumentowania przypisów i odpisów służą: 1) deklaracje podatkowe 2) decyzje, 3) dowody zrealizowanych wpłat nieprzypisanych, a należnych od podatników, 4) odpisy orzeczeń sadu administracyjnego, o których mowa w art pkt 3 Ordynacji podatkowej, 5) polecenia księgowania ujmujące przypisy należności zakwalifikowanych jako zobowiązania przedawnione, 6) postanowienia o dokonaniu potrącenia z urzędu albo inne dokumenty stwierdzające dokonanie potrącenia, o których mowa w art. 65 Ordynacji podatkowej, 7) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku, gdy podatnik dokonał zapłaty podatku poleceniem przelewu do banku, który obciążył rachunek bankowy podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bankowy urzędu, przypisujące bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art pkt 2 Ordynacji podatkowej. 4

5 2. Dla udokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego służą: 1) pokwitowania z kwitariuszy przychodowych, 2) wyciąg z rachunku bieżącego w banku otrzymany w formie elektronicznej, jeżeli dla każdej wskazanej w nim operacji zawarte dane zapewniają identyfikację wpłaty, 3) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku, gdy podatnik dokonał zapłaty podatku poleceniem przelewu do banku, który obciążył rachunek bankowy podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bankowy urzędu, przypisujące bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art pkt 2 Ordynacji podatkowej, 3) postanowienie o zaliczeniu nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległości podatkowych albo bieżącego zobowiązania podatkowego, 4) dokumenty informujące o przedawnieniu, o którym mowa w art. 70 i 71 Ordynacji podatkowej. 6 Do udokumentowania wpłat służą: a. kwitariusze przychodowe w formie wydruku komputerowego, jeżeli wpłata jest dokonywana w kasie urzędu, b. pokwitowania z kwitariuszy przychodowych KP, jeżeli dotyczą wpłat opłaty targowej, c. wyciąg z rachunku bieżącego w banku otrzymany w formie elektronicznej, jeżeli dla każdej wskazanej w nim operacji zawarte dane zapewniają identyfikację podatnika, d. dowody przerachowań (postanowienia o zaliczeniu wpłat w poczet zaległości), w przypadku gdy wpłata została dokonana na inny rodzaj podatku niż podatek, w którym występuje zobowiązanie podatkowe, e. wniosek podatnika o zaliczeniu nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych ( art OP), f. inne dowody wpłaty, zatwierdzone do stosowania przez burmistrza. 5

6 7 Do udokumentowania zapłaty w formie niepieniężnej służą: 1) postanowienia o dokonaniu z urzędu potrącenia, o którym mowa w art.65 1 Ordynacji podatkowej, lub inne dokumenty stwierdzające dokonanie takiego potrącenia, 2) umowy lub inne dokumenty określające dzień przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz miasta, o którym mowa w art.66 4 Ordynacji, 3) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tyt. zapłaty podatku w przypadku banku, który nie przekazał zadysponowanych środków na rachunek urzędu. 8 Do udokumentowania zwrotów służą: 1) druki komputerowe KW, 2) wyciąg bankowy otrzymany w formie elektronicznej, jeżeli dla każdej wskazanej w nim operacji zawiera dane zapewniające identyfikację wpłaty albo dokumenty wypłaty załączone do wyciągu bankowego. 9 Kwit wpłaty lub wypłaty powinien zawierać dane umożliwiające identyfikację dokumentu wpłaty, podatnika, podatku, wysokości kwoty wpłaty lub wypłaty i jej przeznaczenia takie jak: 1) niepowtarzalny identyfikator dokumentu (np. rodzaj dokumentu, seria i numer), 2) określenie podatnika: imię i nazwisko (nazwa), adres (siedziba), numer identyfikacji podatkowej (NIP), 3) rodzaj należności głównej, 4) okres, którego dotyczy wpłata z tytułu: należności bieżącej (zaległej), odsetek za zwłokę, opłaty prolongacyjnej, koszty upomnienia), 5) kwota wpłaty ogółem cyframi i słownie, 6

7 6) kwota wpłaty cyframi z tytułu: należności bieżącej ( zaległej, odsetek za zwłokę, opłaty prolongacyjnej, kosztów upomnień, 7) data wpłaty (jest jednocześnie datą dokumentu), 8) odcisk pieczęci urzędu, 9) własnoręczny podpis kasjera Kwitariusze przychodowe są drukami ścisłego zarachowania. 2. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w księdze druków (K- 210). W księdze tej ujmuje się również przychody i rozchody druków płatnych wydanych kasjerowi lub innemu pracownikowi, upoważnionemu do ich odrębnej sprzedaży. 3. Burmistrz może przyjąć inne niż wymienione w ust. 2 urządzenie ewidencyjne służące do ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. 4. W urzędzie wpłaty od podatników przyjmuje kasjer. 5 Dla każdego rodzaju podatku lub innej należności wypełnia się oddzielny kwit wpłaty (wydruk komputerowy lub K- 103) co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał wpłaty otrzymuje wpłacający. 6. Na łączne zobowiązanie pieniężne wypełnia się jedno pokwitowanie wpłaty. 7. Kwity kasowe stanowiące dowody wpłaty powinny być przy księgowaniu sprawdzone z punktu widzenia prawidłowości zakwalifikowania wpłaty, w szczególności w zakresie rodzaju podatku lub naliczenia odsetek za zwłokę,. W przypadku niemożności zaliczenia dokonanej wpłaty na właściwą należność księgowy księguje wpłatę jako wpływy do wyjaśnienia i wyjaśnia tytuł wpłaty. 8. Kwotę dzieli się na pokrycie należności głównej i należnych odsetek za zwłokę wg zasad określonych w art Op. Wpłaty pocztowe lub prowizje bankowe, potrącone z sum pobranych na rzecz gminy z tytułu podatków obciążają wydatki bieżące budżetu. 7

8 Rozdział 2 Księgi rachunkowe 11 1.Ewidencja podatków i opłat jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu i prowadzona jest z wykorzystaniem kont syntetycznych urzędu jako jednostki budżetowej. 2. Księgi rachunkowe obejmują: 1) dziennik, 2) konta bilansowe księgi głównej (ewidencja syntetyczna), w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu oraz konta analityczne i konta szczegółowe ksiąg pomocniczych. Konta analityczne do kont syntetycznych prowadzi się według rodzajów podatków, Konta szczegółowe prowadzone są do kont analitycznych (do każdego podatnika, jednostki budżetowej, innego podmiotu), a) dla każdego podatnika prowadzi się odrębne konto w każdym podatku, b) dla każdego innego podmiotu prowadzi się odrębne konto w każdym podatku 3. Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno ponumerowane, a sumy zapisów (obroty) - liczone w sposób ciągły w skali roku. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące operacje według rodzajów podatków, to należy sporządzać zestawienie obrotów i sald tych dzienników za każdy miesiąc. 4. Na kontach bilansowych i pozabilansowych kontach analitycznych i szczegółowych ewidencję księgową prowadzi się z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej. Ewidencja podatków, opłat i nie podatkowych należności budżetowych. Ewidencja podatków, opłat i nie podatkowych należności budżetowych jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu i jest prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont Urzędu Miejskiego. Dla prowadzenia ewidencji z tytułu podatków korzysta się w szczególności z następujących bilansowych kont syntetycznych planu kont Urzędu Miejskiego: 8

9 Konto 101 Kasa, Konto 130 Rachunek bieżący urzędu, Konto 141 Środki pieniężne w drodze, Konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, Konto 226 Długoterminowe należności budżetowe, Konto 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych. Konta ewidencji analitycznej prowadzone w Urzędzie Miejskim w Piastowie służą do rozrachunków z podatnikami z tytułu podatków i opłat. Konta analityczne do kont syntetycznych prowadzi się następująco: dla każdego podatnika (osoby fizycznej i prawnej) prowadzi się odrębne konto w każdym podatku płaconym przez niego bezpośrednio do kasy urzędu lub na rachunek bieżący urzędu. Na kontach ksiąg pomocniczych ewidencję księgową prowadzi się z uwzględnieniem podziałki klasyfikacji budżetowej. Konto 101 Kasa służy do ewidencji gotówki, którą podatnicy regulują swoje zobowiązania. Na stronie Wn konta 101 księguje się: - wpływ gotówki z tytułu podatków i opłat w korespondencji ze stroną Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych lub ze stroną Ma konta 226 Długoterminowe należności budżetowe, - wpływ gotówki z rachunku bieżącego do kasy z przeznaczeniem na zwrot nadpłat, w korespondencji z kontem 141 Środki pieniężne w drodze. Na stronie Ma konta 101 księguje się: - przekazanie gotówki na rachunek bieżący urzędu, w korespondencji ze stroną Wn konta Środki pieniężne w drodze, - zwroty nadpłat w korespondencji ze stroną Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych lub ze stroną Ma konta 226 Długoterminowe należności budżetowe, - zwroty podatnikom wpłat będących kwotami nienależnymi, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych lub ze stroną Ma konta 226 Długoterminowe należności budżetowe, 9

10 Konto 130 Rachunek bieżący urzędu służy do ewidencji gromadzonych przez Urząd wpływów budżetowych i zwrotów z tytułu podatków i opłat. Na stronie Wn konta 130 księguje się: - wszelkie wpływy z tytułu podatków i opłat wpłacone na rachunek bieżący w korespondencji ze stroną Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych lub ze stroną Ma konta 226 Długoterminowe należności budżetowe, - wpływy środków pieniężnych w drodze w korespondencji ze stroną Ma konta 141 Środki pieniężne w drodze. Na stronie Ma konta 130 księguje się: - rozchody środków pieniężnych pobranych z rachunku bieżącego w banku do kasy w korespondencji ze stroną Wn konta 141 Środki pieniężne w drodze. - zwroty podatnikom nadpłat w korespondencji ze stroną Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych lub ze stroną Ma konta 226 Długoterminowe należności budżetowe, - zwroty podatnikom wpłat będących kwotami nienależnymi w korespondencji z kontem Wn 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych lub ze stroną Ma konta 226 Długoterminowe należności budżetowe, Konto 141 Środki pieniężne w drodze służy do ewidencji środków pieniężnych znajdujących się między kasą urzędu a rachunkiem bieżącym. Na stronie Wn konta 141 księguje się: - wpłaty z kasy na rachunek bieżący Urzędu w korespondencji ze stroną Ma konta 101, - z rachunku bieżącego urzędu w celu przekazania do do kasy, w korespondencji z Ma konta 130 Rachunek bieżący urzędu. Na stronie Ma konta 141 księguje się: - wpływ środków pieniężnych w drodze na rachunek bieżący urzędu w korespondencji ze stroną Wn konta 130 Rachunek bieżący urzędu. - do kasy, w korespondencji ze stroną Wn konta 101 Kasa. Konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych służy do ewidencji rozrachunków z podatnikami z tytułu: - podatku od nieruchomości, - podatku od środków transportowych, - podatku rolnego, 10

11 - dzierżawy, - wieczystego użytkowania gruntu, - należnych i wpłaconych innych podatków i opłat. Ewidencję na koncie 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych prowadzi się następująco: 1. na stronie Wn konta 221 księguje się przypisy należności w korespondencji ze stroną Ma konta 720 Przychody tytułu dochodów budżetowych, tj.: - podatku od nieruchomości, - podatku od środków transportowych, - podatku rolnego, - dzierżawy, - wieczystego użytkowania gruntu, - wykupu lokalu i gruntu, - opłaty adiacenckiej, - inne opłaty do wysokości wpłat, - naliczone odsetki za zwłokę i inne należności w kwocie wpłaconej na podstawie dokumentu wpłaty w korespondencji ze stroną Ma konta 720 Przychody tytułu dochodów budżetowych, - zwroty nadpłat w korespondencji ze stroną Ma konta 130 Rachunek bieżący urzędu jeżeli zwrot następuje na rachunek bieżący podatnika albo konta 101 Kasa, jeżeli zwrot następuje z kasy urzędu, - przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych z tytułu podatków w wysokości raty należnej za dany rok, w korespondencji ze stroną Ma konta 226. na stronie Ma konta 221 księguje się odpisy należności w korespondencji ze stroną Wn konta 720 Przychody tytułu dochodów budżetowych,, - wpłaty dokonane do kasy urzędu w korespondencji ze stroną Wn konta 101- Kasa, - wpłaty dokonane na rachunek bieżący, w korespondencji ze stroną Wn konta 130, - wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, w korespondencji ze stroną Wn konta 011 Środki trwałe. - wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek potrącenia, o którym mowa w art ustawy Ordynacja podatkowa, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych. 11

12 - przeniesienia należności krótkoterminowych do długoterminowych, z tytułu podatków, w korespondencji ze stroną Wn konta 226 Długoterminowe należności budżetowe. Do konta 221 prowadzi się konta pomocnicze dla podmiotów według podziałek klasyfikacji budżetowej. Konto zamyka się dwoma saldami. Saldo Wn oznacza przypisane podatki i opłaty. Saldo Ma konta 221 oznacza wpłacone nadpłaty. Konto 226 Długoterminowe należności budżetowe służy do ewidencji należności podatkowych następująco: Na stronie Wn konta 226 księguje się przeniesienie należności krótkoterminowych do długoterminowych w korespondencji ze stroną Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, Na stronie Ma konta 226 księguje się zmniejszenie należności długoterminowej w wyniku dokonanej wpłaty w korespondencji ze stroną Wn konta 130 lub konta 101 Kasa, oraz przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych, w wysokości raty należnej za dany rok, w korespondencji z kontem 221. Wartość przyjętych rzeczy i praw majątkowych z tytułu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, w korespondencji ze stroną Wn konta 011 Środki trwałe. Konto 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych służy do ewidencji przychodów budżetowych z tytułu podatków i opłat. Na stronie Wn konta 720 księguje się: - odpisy z tytułu podatków i opłat, w korespondencji ze stroną Ma konta odpisy z tytułu należnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych. Na stronie Ma konta 720 księguje się: - przypisy z tytułu podatków i opłat, w korespondencji ze stroną Wn konta odsetki za zwłokę i inne należności uboczne w kwocie wpłaconej na podstawie dokumentów wpłaty, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 należności z tytułu dochodów budżetowych. Ewidencja podatników oraz podatków i opłat prowadzona jest techniką komputerową. Każdy podatnik posiada odrębne konto kartotekę na które dokonywane są przypisy i odpisy oraz wpłaty i zwroty w komputerowej bazie danych podatku od nieruchomości. 12

13 Automatycznie wystawiana jest decyzja podatkowa (nakaz płatniczy) dla każdego podatnika podatku od nieruchomości oddzielnie. Płatność podatków od nieruchomości i rolnego następuje w czterech ratach. Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu oprogramowania Firmy SYGNITY SA pod nazwą VIVA. 12 Otrzymane wyciągi z rachunku bankowego są sprawdzane i badane, czy nie zostały pominięte w księgowaniu inne jednostkowe wpłaty podatników. Po dokonaniu tych czynności - Skarbnik lub Kierownik Referatu Podatków i Budżetu umieszcza datę sprawdzenia i podpisuje ją własnoręcznie. Wpłaty dokonane na rachunek bankowy, które z różnych przyczyn nie mogą być zarachowane na właściwą należność budżetową, zalicza się przejściowo do wpływów do wyjaśnienia, ujmując na odpowiednim koncie księgowym. Po zaksięgowaniu wpłaty wszczyna się postępowanie mające na celu ustalenie przeznaczenia wpłaty, wysyłając do nadawcy pismo w celu wyjaśnienia tytułu wpłaty. Podstawą przeniesienia wpłaty na pokrycie określonej należności jest polecenie dokonania tej operacji zwanej dalej poleceniem. Jeden egzemplarz jest dowodem rozchodu do wyjaśnienia, drugi zaś dowodem przychodu właściwej należności. Przelewu wpływów do wyjaśnienia na inne rachunki bankowe lub zwrotów dokonuje się również na podstawie tego polecenia. Na podstawie tego dokumentu zawiadamia się również osobę zainteresowaną o przelaniu wpłaty na inny rachunek bankowy bądź o sposobie zarachowania. Wpływy do wyjaśnienia powinny być rozliczone przed upływem roku, nie później jednak niż do dnia sporządzenia sprawozdania rocznego ( bilansu). 13

14 Uznanie rachunku bankowego urzędu miasta powinno następować na podstawie polecenia przelewu wg wzoru określonego w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia r w sprawie wzoru formularza (Dz. U z 2008r., Nr 236 poz. 1636). Rozdział 3 Kontrola terminowej realizacji zobowiązań podatkowych i likwidacji nadpłat Koszty upomnienia wynoszą czterokrotną wartość opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej. 2. Pracownicy prowadzący ewidencję podatków i opłat w urzędzie dokonują analizy podatników w księgowości podatkowej, sprawdzają czy należność została zapłacona. 3. W przypadku braku wpłaty przy należnościach cywilnoprawnych, upomnienie (do zapłaty) wystawić się nie później niż po upływie 60 dni od końca miesiąca, w którym upłynął termin płatności ostatniej raty należności. Zasady doręczeń upomnienia regulują przepisy kodeksu postępowania administracyjnego. Kopię upomnienia pozostawia się w aktach sprawy. 4. W przypadku podatków i opłat lokalnych, niezwłocznie doręcza się zobowiązanemu upomnienie, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. 5. W przypadku, gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy niezwłocznie wystawia się tytuł wykonawczy i przekazuje do organu egzekucyjnego wraz z informacjami wyszczególnionymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 roku. 14

15 6. O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji tej zaległości zawiadamia się niezwłocznie organ egzekucyjny. 7. Zaległości podatkowe, które uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych hipoteką lub zastawem skarbowym, należy odpisać z urzędu na koncie podatkowym zobowiązanego adnotacją wewnętrzną oraz opisać przyczynę stanu rzeczy. 8. Burmistrz (jako organ podatkowy) może z urzędu udzielać ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych (art. 67a 1 pkt.3 Ordynacji podatkowej), a więc umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę jeżeli: 1) zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne, 2) kwota zaległości podatkowej nie przekracza 5-krotności wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, 3) kwota zaległości podatkowej nie została zaspokojona w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym lub upadłościowym, podatnik zmarł, nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości nie podlegające egzekucji albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których wartość nie przekracza zł i jednocześnie brak spadkobierców innych niż Skarb Państwa lub gmina, oraz nie ma możliwości orzeczenia odpowiedzialności osoby trzeciej. Ważne aby przed wydaniem decyzji o umorzeniu dokładnie zbadać, czy nie istnieją inne możliwości wyegzekwowania zaległości podatkowej. Umorzenie zaległości z urzędu jest tylko jedną z możliwości postępowania, a nie obligatoryjne. Przygotowanie decyzji o umorzeniu zaległości, wymaga za każdym razem przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. W przypadku dużych kwot zaległości najwłaściwszym rozwiązaniem jest zabezpieczenie należności podatkowej hipoteką. Po uregulowaniu przez dłużnika należności zabezpieczonej hipoteką, może nastąpić jej wykreślenie, za pozwoleniem organu podatkowego (burmistrza). Wniosek o jego wydanie dłużnik składa do burmistrza. Wniosek o pozwolenie podlega opłacie skarbowej. 15

16 14 1. O odroczeniu terminu płatności podatku (zaległości podatkowej) lub rozłożenia go na raty pracownik prowadzący ewidencję podatków i opłat w urzędzie czyni stosowną adnotację na koncie podatkowym, a decyzję o uldze odkłada do akt sprawy. 2. Po analizie kont podatkowych w księgowości podatkowej i stwierdzeniu, że podatnik nie wpłacił w wyznaczonym terminie lub wpłacił część wyznaczonej raty albo nie wpłacił zobowiązania pomimo upływu terminu, do którego płatność, wystawia się: - upomnienie na kwotę pozostała do zapłacenia i powoduje jego doręczenie, - tytuł wykonawczy na zaległości i przekazuje do właściwego Urzędu Skarbowego, - zawiadomienie organu podatkowego o wygaśnięciu decyzji o uldze, w celu dalszej egzekucji w przypadku gdy wcześniej przekazano tytuł do realizacji i otrzymano postanowienie organu egzekucyjnego o zawieszeniu postępowania egzekucyjnego. 15 Proces likwidacji zaległości podatkowych przeprowadza pracownik prowadzący ewidencję księgową podatków i opłat dotyczącą drukowania upomnień oraz pracownik ds. windykacji w kwestii tytułów wykonawczych. Program likwidacji zaległości podatkowych można pogrupować następująco: - zaległości do bieżącego wyegzekwowania, - zaległości, co do których należy uprzednio wydać decyzje o odpowiedzialności podatkowej, - zaległości, co do których należy wydać adnotację o przedawnieniu, w związku z upływem 5-letniego terminu, - zaległości, co do których należy wydać decyzję o odpisaniu na skutek np. wcześniejszej likwidacji działalności, wcześniejszej sprzedaży nieruchomości czy sprzedaży, - zaległości co do których należy skierować wniosek do Urzędu Skarbowego o dokonanie zabezpieczenia przez wpis do rejestru zastawów skarbowych, - zaległości co do których należy skierować wnioski do odpowiednich organów, np. do Centralnego Biura Adresowego lub do policji z zapytaniem o miejsce pracy dłużnika, - zaległości, co do których należy skierować wnioski o zabezpieczenie hipoteczne, - zaległości (należności), które należałoby umorzyć, - zaległości, co do których należy podjąć interwencję w Urzędzie Skarbowym lub w Izbie Skarbowej, 16

17 - podjęcie decyzji (na wniosek dłużnika) o przejęciu majątku za zadłużenie. 16 Za nadpłatę uważa się kwotę: - nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku, - podatku pobranego przez płatnika nienależnie lub w wysokości większej od należnej, - zobowiązania zapłaconego przez płatnika określono niezależnie lub w wysokości wyższej od należnej, - zobowiązania zapłaconego przez osobę trzecią lub spadkobiercę, jeżeli w decyzji o ich odpowiedzialności podatkowej lub decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego spadkobiercy określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej (art Ordynacji podatkowej). 17 Powstałe nadpłaty na kontach podatkowych likwiduje się w sposób: 1. Nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczeniu nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, z zastrzeżeniem jak niżej. 2. Nadpłaty, których wysokość nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlegają w urzędu zaliczeniu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku na poczet przyszłych zobowiązań, chyba że podatnik wystąpi o ich zwrot. 3. W sprawach zaliczenia nadpłaty na poczet zaległych i bieżących zobowiązań wydaje się postanowienie, na które służy zażalenie. W przypadku zaliczenia nadpłaty na poczet zaległości podatkowej kwotę nadpłaty rozlicza się zgodnie z art i art Ordynacji podatkowej. 17

18 4. Zwrotów nadpłat powstałych zarówno w roku bieżącym, jak i w latach ubiegłych dokonuje się z podziałki klasyfikacji podatkowej, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju. 5. W razie zwrotu nadpłaty przekazem pocztowym wypełnia się polecenie przekazu z rachunku bankowego urzędu na rachunek miejscowego urzędu pocztowego na wskazany przez podatnika adres. 6. Nadpłata zwracana przekazem pocztowym jest pomniejszana o koszty jej zwrotu. Nadpłata, której wysokość nie przekracza kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlega zwrotowi wyłącznie w kasie W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika pokwitowania podatku nie wydaje się jego duplikatu. Na wniosek podatnika wydaje się jednak zaświadczenie na podstawie art. 306a Ordynacji podatkowej. Zaświadczenie powinno zawierać imię i nazwisko podatnika, datę dokonanej wpłaty, rodzaj należności i okres, za który je wpłacono oraz sumę wpłaty cyframi i słownie. 2. Wnioski i zaświadczenia podlegają opłacie skarbowej. 19 Wyciągi z rachunków bankowych, polecenia księgowania, dowody wpłat, zwrotów oraz przerachowań- stanowiące podstawę księgowania i udokumentowania zapisów księgowych przechowuje się w porządku chronologicznym w segregatorach -teczkach za poszczególne miesiące. 18

19 20 Wgląd do kont podatnika mogą mieć burmistrz, kierownik Referatu Podatków i Budżetu, podatnik, przedstawiciele kontroli zewnętrznej i organów ścigania w obecności pracownika prowadzącego ewidencję podatków i opłat. 21 W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji znajdują zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa. Rozdział 4 Opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi. 22 Ewidencja opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Postawa prawna: Ustawa z dnia 13 września 1996r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2012r., poz. 391 z późn. zm.). 1. Ewidencja opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi prowadzona jest przy użyciu programu SYSTEM DOC.pl firmy RAD Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. 2. Ewidencję opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi prowadzi pracownik księgowości (Referat Podatków i Budżetu) na kontach założonych dla każdego właściciela nieruchomości zamieszkałej, zobowiązanego do wnoszenia w/w opłaty w systemie informatycznym. Ewidencja opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi powinna być prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010r., nr 208, poz z późn. zm.) Konto prowadzi się nieprzerwanie do czasu ustania obowiązku uiszczania opłaty i całkowitej likwidacji zaległości i nadpłat. 3. Do udokumentowania przypisów i odpisów służą: 19

20 a) Deklaracje (art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej), b) Decyzje (określające wysokość zobowiązania w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi), c) Postanowienia o dokonaniu potrącenia, o którym mowa w art. 65 Ordynacji podatkowej, d) Odpisy orzeczeń sądu administracyjnego, o których mowa w art pkt 3 Ordynacji podatkowej, e) Dowody zrealizowanych wpłat nieprzypisanych, należnych od podatników, f) Dokumenty, na podstawie których przypisuje się bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art pkt 2 Ordynacji podatkowej, stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika tytułu zapłaty podatku (w przypadku, gdy podatnik dokonał zapłaty za pośrednictwem banku, a bank obciążył rachunek bieżący podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bieżący). Dokumentowanie wygaśnięcia zobowiązania odbywa się na podstawie: a) Zapłaty, b) Potracenia, c) Zaliczenia nadpłaty lub zaliczenia zwrotu opłaty, d) Umorzenia zaległości z tytułu opłaty, e) Przedawnienia. 4. Wygaśnięcie zobowiązania powinno być udokumentowane odpowiednim dowodem księgowym adnotacją-który stanowi podstawę zapisu w księgach rachunkowych urzędu. Służą do tego: a) wyciąg bankowy zawierający dane zapewniające identyfikację wpłaty, b) dokumenty wpłaty załączone do wyciągu, c) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu uiszczenia opłaty, d) dowody wpłat zatwierdzone do stosowania przez właściwe organy jednostki samorządu terytorialnego, e) postanowienia o zaliczeniu wpłaty, nadpłaty lub zwrotu opłaty na poczet zaległości podatkowych albo bieżących zobowiązań, f) decyzje (np. umarzające zaległości), g) umowy i inne dokumenty, z których w szczególności wynika określony w art Ordynacji podatkowej termin wygaśnięcia zobowiązania stosunku do jednostki samorządu terytorialnego, 20

21 h) dokumenty informujące o przedawnieniu, o którym mowa w art Ordynacji podatkowej. Do udokumentowania zwrotów służą: a) pokwitowania z kwitariuszy rozchodowych, b) wyciąg bankowy jeżeli dla każdej wykazanej w nim operacji zawiera dane zapewniające identyfikację wpłaty, albo dokumenty wpłaty załączone do wyciągu bankowego, c) dowód wewnętrzny: nota księgowa. 5. Co miesiąc uzgadnia się sumy przypisów i odpisów z ewidencji księgowej z sumami przypisów i odpisów naliczonych przez pracownika wymiaru (Referat Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej), poprzez potwierdzenie i złożenie podpisów przez pracowników wymiaru (GKM) i księgowości (PiB) Wymiar opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi prowadzi się przy użyciu programu komputerowego firmy RAD z Warszawy System DOC.pl Wymiary dokonuje pracownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej na podstawie deklaracji, składanych przez właścicieli nieruchomości, zgodnie ze wzorem deklaracji uchwalonym przez Radę Miejską w Piastowie. W przypadku nie złożenia deklaracji lub nierzetelnego jej wypełnienia, wymiaru dokonuje się poprzez decyzję określającą wysokość opłaty z urzędu przez organ podatkowy. Pracownik ds. wymiaru opłaty podejmuje wszelkie niezbędne czynności w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym w oparciu o obowiązujące przepisy: - weryfikacja formalna deklaracji (termin złożenia, podpis, wypełnienia wszystkich wymagalnych pól), - weryfikacja danych adresowych, - sprawdzenie pod względem rachunkowym zgodności zadeklarowanej kwoty z danymi, dostępnymi informacjami na temat podstawy opodatkowania. 2. W ramach czynności sprawdzających i stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymogami, pracownik ds. wymiaru może skorygować deklarację dokonując poprawek i 21

22 uzupełnień, uwierzytelniając i doręczając kopię deklaracji właścicielowi nieruchomości zgodnie z art. 274 Ordynacji podatkowej). W przypadku stwierdzenia, że deklaracja nie została złożona, pracownik wymiaru przygotowuje i wysyła wezwanie do właściciela nieruchomości zamieszkałej o jej złożenie z podaniem przyczyny jej niezłożenia, informując o konsekwencjach prawnych w przypadku nie zastosowania się do wezwania. 3. W sprawach opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa. 4. Pracownik ds. wymiaru wszczyna postępowanie w sprawie niezłożenia deklaracji lub wątpliwości co do danych w niej zawartych: - z urzędu następuje w formie postanowienia, - na żądanie strony. W toku postępowania pracownik ds. wymiaru zbiera dane potrzebne do określenia wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi dotyczącej właściciela nieruchomości zamieszkałej, który nie złożył deklaracji lub w odniesieniu do której organ podatkowy ma wątpliwości. 4. Pracownik zapewnia stronie czynny udział w każdym stadium postępowania. Stronie wyznacza się siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego. W przypadku braku reakcji strony postępowania nie złożenia w trakcie postepowania deklaracji, pracownik wymiaru opłaty przygotowuje projekt decyzji określającej wysokość opłaty wraz z metryką sprawy, składa podpis na kopii decyzji i przedkłada do zatwierdzenia upoważnionemu pracownikowi lub kierownikowi referatu. Decyzję określającą wysokość opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, pracownik wymiaru wysyła stronie, a kopię decyzji włącza do akt Wpłata na poczet opłaty może być dokonywana: a) w kasie Urzędu (wpłaty zatwierdzone do stosowania w Urzędzie) wpłaty przyjmuje kasjer. Wpłaty księgowane są automatycznie na karcie podatnika. Pokwitowania przyjęcia gotówki do kasy Urzędu wystawiane są w dwóch egzemplarzach. Pracownik księgowości sprawdza czy kwota wpływów dziennych jest zgodna z wydrukiem analitycznym. Wpłacający otrzymuje oryginał wpłaty. W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika dowodu wpłaty nie wystawia się jego duplikatu. Na pisemną prośbę strony wydaje się zaświadczenie o dokonaniu wpłaty. Zaświadczenie 22

23 powinno zawierać: numer pokwitowania, nazwisko i imię, miejsce zamieszkania, datę dokonanej wpłaty, tytuł wpłaty, kwotę wpłaty cyframi i słownie. b) za pośrednictwem banku lub poczty do poboru za pośrednictwem banku, poczty stosuje się druki masowych płatności oraz odpowiednie formularze określone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2008 roku w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz. U. z 2008r. Nr 236, poz z późzn. zm.). Wyciągi bankowe podlegają sprawdzeniu przez pracownika księgowości pod względem zgodności z saldem na koncie podatnika. 2. Za termin dokonania zapłaty uważa się: a) dzień wpłaty, b) dzień obciążenia rachunku bankowego. 3. Do rozliczenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, wpłat dokonanych na poczet zaległości i w stosunku do nadpłat stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa. Dokonaną wpłatę przez podatnika na zaległość rozlicza się zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa, natomiast pobraną przez poborcę opłatę zgodnie z ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 25 Windykacja należności za gospodarowanie odpadami komunalnymi. 1. Pracownik księgowości po zaksięgowaniu wpłat i zwrotów dokonuje kontroli terminowej realizacji opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi przez analizę konta podatnika z kwotami zadeklarowanymi. 2. Postępowanie egzekucyjne może być wszczęte bez uprzedniego doręczania upomnienia w przypadku, gdy: a) Należność pieniężna została określona w orzeczeniu, b) Zobowiązany ma ustawowy obowiązek obliczenia lub uiszczenia należności pieniężnej bez wezwania, c) Egzekucja dotyczy kosztów upomnienia, d) Egzekucję z deklaracji stosuje się jeżeli zostało w niej zamieszczone pouczenie, że stanowi ona podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego. 23

24 3. W przypadku stwierdzenia, że właściciel nieruchomości nie uiścił opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi albo uiścił ją w wysokości niższej niż należna, w drodze decyzji określona zostaje wysokość zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa (wszczęcie postępowania, zebranie materiału dowodowego, zapewnienia stronie czynnego udziału w postępowaniu, siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału, w przypadku braku reakcji ze strony, przygotowanie decyzji określającej zaległość w opłacie, podpisanie jej na kopii i przedłożenie do zatwierdzenia przez upoważnionego pracownika). Decyzje określającą wysokość zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wysyła się do dłużnika za potwierdzeniem odbioru (mając na uwadze racjonalność ponoszenia kosztów wysyłki). Upomnienia. 4. W przypadku, gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy, pracownik księgowości wystawia niezwłocznie upomnienie. Tytuły wykonawcze. 5. Jeżeli zobowiązanie powstaje z mocy prawa, a podatnik nie złożył deklaracji, wydano także decyzję określającą wysokość zobowiązania po stwierdzeniu braku wpłaty lub gdy podatnik złożył deklarację ale nie uiścił opłaty lub uiścił ją w niższej wysokości niż należna i została wydana decyzja określająca zaległość w opłacie lub wystawiono upomnienie, które nie zostało opłacone, pracownik księgowości przygotowuje tytuł wykonawczy na właściciela nieruchomości zamieszkałej i przedstawia go do akceptacji i podpisu przez osobę upoważnioną lub kierownika referatu. 6. Tytuł wykonawczy powinien być wystawiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zestawienie tytułów wykonawczych wraz z kopią tytułów zostawia się w aktach. 7. Decyzje określające zaległość z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wystawiane są raz w roku budżetowym w ciągu dwóch miesięcy następnego roku od upływu terminu płatności raty grudniowej danego roku budżetowego. 24

25 Lista do załącznika Nr 3 do Zarządzenia Burmistrza Miasta Piastowa Nr 62/2015 z dnia r. Zapoznałe(a)m się z wyżej przedstawioną instrukcją ewidencji podatkowej i opłat i przyjmuję ją do stosowania. Nazwisko, imię data podpis Krasucka Maria Michalczyk Renata Pawłowicz Małgorzata Justyna Szymańska Chyczewska Alina Pogorzelska Teresa Sędek Anna Łukasiak Katarzyna. Senderowska Joanna Rogozińska Joanna Konopińska Małgorzata. Dominik Banasiewicz.. 25