ZAPYTANIE OFERTOWE. Szerszy opis przedmiotu zamówienia oraz opis projektu znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

Transkrypt

1 Poznań, r. EasySolar Sp. z o.o. ul. Obornicka Poznań ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu pt. EasySolar Sp. z o.o. wdrożenie systemu automatyzującego współpracę biznesową w branży fotowoltaicznej. w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu Państwa w ramach Działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, oś priorytetowa 8. Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki (nr Projektu WND- POIG /14). Przedmiot zapytania: Usługi informatyczne: 1. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Implementacja poszczególnych modułów - 1 usługa. 2. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Migracja danych do nowego systemu B2B - 1 usługa. 3. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Testy integracyjne i akceptacyjne systemu B2B - 1 usługa. 4. Uruchomienie systemu B2B wraz z testami wydajności - 1 usługa. Szerszy opis przedmiotu zamówienia oraz opis projektu znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Kryteria wyboru: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający kierować się będzie następującym kryterium - cena netto 100% Punkty w ramach kryterium ceny będą przyznawane wg następującej formuły: C min A n = x 100 C r

2 C min - cena minimalna w zbiorze C r - cena oferty rozpatrywanej A n - ilość punktów przyznana ofercie Informujemy, że każdy przedmiot zapytania będzie oceniany oddzielnie. Zastrzegamy, że w związku z tym na każdy przedmiot zapytania może być zawarta osobna umowa. Termin dostarczenia ofert: r. Szacowany termin wykonania zadań: do r. Dokładny termin realizacji poszczególnych usług będzie uzgadniany z wykonawcami przy podpisywaniu umów. Adres nadsyłania ofert: ul. Obornicka 330, Poznań Wymagania formalne: Sporządzenie oferty na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego i uzupełnienie wszystkich miejsc oznaczonych jako obligatoryjne, Złożenie oświadczeń zawartych w formularzu ofertowym wskazanym wyżej, W wypadku, gdy oferta nie odnosi się do wszystkich zadań wskazanych w zapytaniu, proszę o skreślenie pozostałych zadań lub wpisanie w odpowiednim polu nie dotyczy. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełni wszystkie wymagania przedstawione w powyższym zapytaniu oraz uzyska najwięcej punktów.

3 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z r. na usługi informatyczne: 1. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Implementacja poszczególnych modułów - 1 usługa. 2. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Migracja danych do nowego systemu B2B - 1 usługa. 3. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Testy integracyjne i akceptacyjne systemu B2B - 1 usługa. 4. Uruchomienie systemu B2B wraz z testami wydajności - 1 usługa. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Implementacja poszczególnych modułów - 1 usługa. Planowany czas realizacji 140 roboczogodzin. Po wykonaniu tego zadania Wnioskodawca otrzymuje infrastrukturę bazodanową i programistyczną przygotowaną do zapełnienia danymi firmy. Usługa ta polega na przeprowadzeniu fizycznej instalacji oprogramowania oraz przeprowadzenie testów spójności systemu. Jest to wydatek konieczny dla prawidłowej realizacji projektu, który da podstawę do kontynuacji prac w zakresie wdrożenia systemu B2B (modułów) w ramach zaplanowanych w harmonogramie rzeczowo-finansowym działań. Obejmie ono wdrożenie systemu u Wnioskodawcy, instalację, nadanie uprawnień użytkownikom, a także konfigurację dostępu. Zakupione oprogramowanie musi zostać zainstalowane i skonfigurowane, Wnioskodawca zaś nie posiada odpowiednich kompetencji, by te działania zrealizować samodzielnie, stąd niezbędne jest skorzystanie z usług zewnętrznych doradców w tym zakresie firmy wdrażającej oprogramowanie. Zakup usług jest niezbędny dla zagwarantowania wykonalności technicznej projektu. 2. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Migracja danych do nowego systemu B2B - 1 usługa. Planowany czas realizacji 70 roboczogodzin. Usługa polegająca na przygotowaniu zestawu danych do pierwszego uruchomienia systemu. Pusty system bez zdefiniowanych danych nie jest w pełni funkcjonalny. Rozpoczęcie pracy systemu wiąże się z przeniesieniem danych z obecnych struktur danych oraz z dokumentacji papierowych. W zakresie struktur danych przechowywanych obecnie w wersji elektronicznej należy przygotować odpowiednie wzory pism w formie wzorników wykorzystywanych w systemie. Dodatkowo należy utworzyć słowniki danych które należy przygotować w formie czytelnej dla systemu informatycznego. Dla każdego dokumentu papierowego należy przygotować wersję elektroniczną a następnie rozpocząć zestaw czynność analogicznych do przekształcenia obecnych dokumentów elektronicznych do wzorników. Ostatecznie wszystkie podstawowe dane systemowe muszą być umieszczone w formie odpowiednich formuł uruchomieniowych w celu łatwego i prostego użycia w przypadku pierwszych

4 rozruchów systemu oraz w przypadku ewentualnych zabiegów w odzyskiwania danych lub innych nieprzewidzianych sytuacji. 3. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Testy integracyjne i akceptacyjne systemu B2B - 1 usługa. Planowany czas realizacji 140 roboczogodzin. Testy integracyjne polegają w głównej mierze na sprawdzeniu poprawności przeniesienia migrowanych i integrowanych danych z poprzednich systemów Wnioskodawcy. Zakończony proces konfiguracji systemu będzie wymagał dokładnego przetestowania powstałego rozwiązania zgodnie z opracowanymi testami akceptacyjnymi. Po skonfigurowaniu i sparametryzowaniu systemu oraz zaimportowaniu rzeczywistych danych testowych, wykonywane są testy akceptacyjne całego systemu. Testy wykonuje się na podstawie scenariuszy testowych opracowanych w celu zapewnienia objęciem testami najważniejszych procesów biznesowych oraz newralgicznych funkcjonalności. Podczas tych testów badana jest również wydajność całego systemu oraz ergonomia pracy na nim. Zadaniem testów akceptacyjnych jest potwierdzenie prawidłowość konfiguracji i parametryzacji całego systemu oraz prawidłowość implementacji wszystkich procesów biznesowych wraz z przygotowanymi modyfikacjami. Testy te powinny potwierdzić zgodność powstałego oprogramowania z założeniami i wymaganiami zawartymi w koncepcji oraz potwierdzić, że fizycznie system realizuje wszystkie wymagane funkcjonalności. W ramach tego zadania opracowane zostaną procedury testowe oraz wykonany zostanie fizycznie test sprawdzający prawidłowe zachowanie systemu na wprowadzane lub pobierane dane. Przypadki testowe są wybierane bezpośrednio na podstawie wymagań użytkowych i specyfikacji wymagań względem systemu. Jeżeli w trakcie testowania akceptacyjnego okaże się, że system nie spełnia kryteriów akceptacji, testowanie akceptacyjne nie może być zaliczone. Wówczas błędy i braki muszą zostać poprawione i uzupełnione, a testy akceptacyjne powtórzone. Testy akceptacyjne uwzględniają wszystkie poziomy organizacyjne systemu oraz pokrywają wszystkie obszary funkcjonalności systemu (również komunikacji z użytkownikiem). W trakcie testów akceptacyjnych będą testowane obszary: a) Funkcjonalność i kompletność, w tym np.: czy system realizuje cele i poprawnie wykonuje wszystkie funkcje zdefiniowane w wymaganiach użytkowych i specyfikacji funkcjonalnej, czy system jest odporny na podanie nielogicznych danych, czy rezultaty działania systemu poprawnie odwzorowują się na bazie danych, czy raporty i zestawienia generowane przez system są poprawne (np. poprawność raportu w przypadku braku danych), b) Parametryzacja funkcjonalna, w tym np.: czy parametryzacja funkcji systemu jest zgodna z wymaganiami zdefiniowanymi w wymaganiach użytkowych i specyfikacji funkcjonalnej, czy system poprawnie korzysta z parametrów, c) Użyteczność i jednoznaczność aplikacji, w tym np.: czy przy pomocy systemu można zrealizować standardowe procedury opisane w wymaganiach, czy system działa jednoznacznie (dla identycznych zestawów testowych otrzymujemy identyczne wyniki), d) Komunikacja z odbiorcą danych, w tym np.: czy w sytuacjach nielegalnych pojawiają się ostrzeżenia i komunikaty o błędach, czy zachowane są standardy np. reprezentacji liczb i dat, e) Spójność, w tym np.: czy system zapewnia kontrolę i walidację danych wejściowych (warunki brzegowe, wartości domyślne, typ danych, obowiązkowość i opcjonalność danych), czy system kontroluje kompletność danych (zapobiega zapisywaniu niekompletnych rekordów, podczas usuwania

5 danych powiązanych z innymi danymi nie pozostawia niepotrzebnych danych itp.), czy system uniemożliwia dostęp do danych aktualizowanych w każdej chwili, f) Bezpieczeństwo, w tym np.: czy dostęp do aplikacji jest dozwolony tylko dla grupy zdefiniowanych użytkowników (użytkowników można tworzyć i usuwać), czy każdy użytkownik ma dostęp do określonych funkcji aplikacji (użytkownikom można nadawać i odbierać prawa dostępu do poszczególnych funkcji systemu), czy system przetwarza wszystkie niezbędne dane ze źródeł zewnętrznych, Administrowanie systemem, w tym np.: czy system: umożliwia zmianę parametrów pracy przez administratora systemu, zmianę parametrów aplikacji przez administratorów aplikacji, zapewnia administrację systemem i aplikacjami użytkowymi tylko przez uprawnione osoby, czy system zapewnia administrowanie użytkownikami (identyfikatory, hasła, prawa dostępu). 4. Uruchomienie systemu B2B wraz z testami wydajności - 1 usługa. Planowany czas realizacji 140 roboczogodzin. Uruchomienie systemu produkcyjnego B2B oznacza pracę użytkowników na rzeczywistych danych systemu. Wymaga ono asysty powdrożeniowej zespołu wdrożeniowego, po to, aby sprawdzić czy wszystkie operacje są prawidłowo wprowadzane przez użytkowników. Start produkcyjny jest najbardziej newralgicznym momentem w całym wdrożeniu. Wadliwy jego przebieg może spowodować nieprawidłowe funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa lub nawet jego zatrzymanie, co narazić może przedsiębiorstwo na duże straty. Pomimo tego, że przejście ze starego systemu na nowy następuje w jednym momencie to jednak uruchomienie poszczególnych modułów nowego systemu musi odbywać się sekwencyjnie i pod ścisłą kontrolą. Nieprawidłowy przebieg tego procesu będzie od razu zauważony przez całe otoczenie współpracujące z Wnioskodawcą, dlatego tak istotne jest jego prawidłowe zaplanowanie i przeprowadzenie. Po starcie produkcyjnym następuje praca na nowym systemie. Początkowy okres tej pracy jest tak naprawdę testem całego rozwiązania w rzeczywistych warunkach. W ramach tego etapu przy równoległej pracy całego systemu wykonane zostaną dodatkowe testy wykonywane na rzeczywistych danych. Testy te będą głównie testami wydajnościowymi oraz testami ergonomii. Przeprowadzone one zostaną głownie dla najbardziej czasochłonnych i obciążający system procesów, co kontrolowane będzie poprzez odpowiednie statystyki wydajności systemu oraz wskaźniki zaimplementowane podczas wdrożenia. Jest to okres, w którym wdrożone oprogramowanie będzie przechodziło ostateczny test, podczas normalnej pracy. Nawet najlepiej działająca aplikacja/system nie dostanie akceptacji na wdrożenie, jeśli nie będzie spełniała wymogów wydajnościowych, czego konsekwencją może być wydatne spowolnienie bądź również zatrzymanie procesów, co oczywiście pociąga za sobą wymierne konsekwencje. Bardzo często zdarza się, że zaprojektowane rozwiązanie jest bardzo wygodne z punktu widzenia procesu jednak pod względem wydajnościowym nieefektywne. Dobrze, jeśli zmiany można dokonać na etapie projektowania aplikacji, późniejsza optymalizacja wydajnościowa może rodzić duże problemy. Stąd też przeprowadza się tego typu testy w celu sprawdzenia wydajności aplikacji/systemu. Do tego celu najczęściej stosowane są wyspecjalizowane narzędzia, które przeprowadzą testy wg zadanych parametrów np.: ilość jednocześnie pracujących użytkowników, ilość jednocześnie wprowadzanych danych itp.), zapiszą rezultaty i przeanalizują uzyskane wyniki wskazując nieoptymalne rozwiązania. Testy wydajnościowe polegają na badaniu wpływu zwiększonego obciążenia na zachowanie się aplikacji/systemu. Testowanie systemów B2B obejmuje m. in.: badanie czasu odpowiedzi krytycznych dla biznesu funkcji systemu, porównywanie czasu odpowiedzi przejścia pojedynczego vs. wielu użytkowników przez system, założenie: zbyt

6 wielu użytkowników, danych, czasu oraz malejące zasoby systemowe, badanie czy system zawiedzie w oczekiwany sposób, wyszukiwanie defektów systemu działającego w trybie awaryjnym, duża liczba jednocześnie działających użytkowników, itp. Testy mają na celu wychwycenie wąskich gardeł lub innych niepożądanych zachowań aplikacji, kolejnym krokiem jest weryfikacja usunięcie problemów. Po jego zakończeniu istnieje możliwość wystawienia certyfikatu potwierdzającego liczbę równoległych użytkowników, jaką system jest w stanie obsłużyć oraz że system nie powoduje żadnych niepożądanych skutków (jak utrata danych) przy bardzo dużym obciążeniu. W przypadku, gdy podczas drugiego etapu zostaną ponownie wykryte nieprawidłowości proces jest powtarzany. Testy ergonomii pozwalają na maksymalne usprawnianie pracy współdziałania wszystkich elementów nowego systemu. Ze względu na mogące pojawiać się jeszcze na tym etapie nieprawidłowości, niezbędne staje się aby w tym okresie dostępna była bezpośrednia pomoc doradcza dla pracowników rozpoczynających pracę z nowym systemem. Wsparcie to polegać będzie na bezpośrednim kontakcie z konsultantami w celu umożliwienia na bieżąco kontroli poprawności pracy całego systemu. Zapewni to również natychmiastową możliwość korekty pracy systemu, w przypadku pojawienia się potrzeby obsługi sporadycznych i wyjątkowych zdarzeń, których weryfikacja mogła zostać pominięta w fazie testów akceptacyjnych. Opis projektu: Głównym celem realizowanego projektu jest wdrożenie innowacyjnego systemu B2B do automatycznej komunikacji biznesowej pomiędzy EasySolar Sp. z o.o., a jej Partnerami - instalatorami systemów (zleceniodawcy) oraz producentami sprzętu fotowoltaicznego (zleceniobiorcy). Wdrożony system stanowić będzie niezbędne ogniwo realizowanych w ramach systemu procesów biznesowych. W wyniku realizacji inwestycji możliwa stanie się kooperacja miedzy odrębnymi podmiotami gospodarczymi na nierealizowanym dotychczas poziomie, eliminująca tradycyjny obieg dokumentów w wyniku wdrożenia elektronicznej wymiany danych w trzech procesach biznesowych objętych systemem B2B (ofertowanie, składanie i realizacja zamówień, rozliczanie). Ponadto Zamawiający zaoferuje Partnerom innowacyjną usługę w formule Software as a Service pozwalającą na tworzenie różnego rodzaju raportów dotyczących efektywności ekonomiczno-energetycznej inwestycji fotowoltaicznych. Dzięki realizacji projektu usprawnione i zautomatyzowane zostaną następujące procesy biznesowe pomiędzy Zamawiającym a jego Partnerami: 1.Proces ofertowania. 2.Proces składania i realizacji zamówień. 3.Proces rozliczania. 4.Proces zarzadzania informacja i raportowania. W skład systemu B2B wejdą następujące elementy: - Moduł autoryzacji użytkowników, - Moduł silnika danych systemu B2B, - Moduł rejestracji i zarzadzania dostawcami i instalatorami, - Moduł ofertowania,

7 - Moduł zamówień, - Moduł EDI, - Moduł rozliczeń, - Moduł analizy danych, - Moduł raportowania, - Moduł SaaS, - Interfejs dla dostawców do zarzadzania baza urządzeń, - Interfejs użytkowników.

8 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego z r. na usługi informatyczne: Formularz ofertowy..., dn... Miejscowość i data* Nazwa oferenta i dane adresowe* Oferta dla EasySolar Sp. z o.o. ul. Obornicka Poznań W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące usług informatycznych przedkładam ofertę: 1. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Implementacja poszczególnych modułów - 1 usługa - zł netto*, 2. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Migracja danych do nowego systemu B2B - 1 usługa - zł netto*, 3. Zakup usług informatycznych związanych z instalacją oprogramowania - Testy integracyjne i akceptacyjne systemu B2B - 1 usługa - zł netto*, 4. Uruchomienie systemu B2B wraz z testami wydajności - 1 usługa - zł netto*. Oferta jest ważna do (najkrócej do 30 listopada 2015 r.)*... Podpis wystawcy oferty*

9 Jednocześnie składam następujące oświadczenia: 1) Znam i akceptuję warunki realizacji zamówienia określone w zapytaniu ofertowym oraz nie wnoszę żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie. 2) Posiadam niezbędną wiedzę dotyczącą przedmiotu zamówienia. 3) Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.... Podpis wystawcy oferty* *element obligatoryjny.