Wstęp. Logowanie. Zalecane jest wykonanie wdrożenia dokładnie według punktów opisanych poniżej.

Transkrypt

1 Dokumentacja programu e Zoz Procedura wdrożeniowa Wersja Zielona Góra

2 Wstęp Wykonanie procedury wdrożeniowej, wymagane jest po utworzeniu nowej bazy danych świadczeniodawcy z jednoczesnym importem deklaracji POZ (proces eksportu danych z Pakietu Świadczeniodawcy i KS-SWD opisany został w dokumencie Migracja danych, a zakładanie baz danych w dokumencie Zakładanie nowej bazy danych). Po przeprowadzeniu walidacji danych (sprawdzeniu zgodności technicznej lub aktualnej wymagalności danych zawartych w deklaracjach) może okazać się, że duża część deklaracji wymaga poprawienia. W programie zastosowano unikatowe rozwiązanie, pozwalające na grupową poprawę danych deklaracji POZ. Dotyczy to głównie kodów terytorialnych gmin miejsca zameldowania lub zamieszkania. Zamiast żmudnej modyfikacji każdej z deklaracji, są one pogrupowane w odpowiednie paczki i poprawa danych następuje w sposób zbiorczy (szczegóły w punktach Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania lub zamieszkania). Innym problemem jest występowanie wielokrotnych wpisów w słowniku personelu, które związane są z tą samą osobą. Bardzo pomocna jest w tym wypadku procedura opisana w punkcie Zamiana personelu. Po wykonaniu procedury wdrożeniowej, w celu określenia poprawności danych, konieczne jest przeprowadzenie ponownej Walidacji danych (opisane zostało w końcowej części dokumentu). Zalecane jest wykonanie wdrożenia dokładnie według punktów opisanych poniżej. Zalecane jest wykonanie procedury wdrożeniowej w pierwszej kolejności na bazie testowej. Wykonanie procedury wdrożeniowej możliwe jest tylko do momentu wykonania pierwszej transmisji danych do NFZ. Logowanie Pierwszym korkiem po założeniu nowej bazy danych jest uruchomienie modułu Administrator. W tym celu należy wybrać z menu Start systemu Windows Programy->eZoz->Administrator. Podczas pierwszego uruchomienia ekran logowania wygląda następująco. Po naciśnięciu przycisku 1 rozwinięta zostanie lista połączeń do baz danych które znajdują się w programie. Po prawidłowym przeprowadzeniu procedury Zakładanie nowej bazy danych, na liście powinna znajdować się przynajmniej jedna pozycja. Jeżeli jest na niej również baza testowa zalecane jest, aby w celach poznawczych lub testowych wybrać właśnie połączenie do tej bazy. W polu Użytkownik należy wpisać nazwę użytkownika mającego pełne (administracyjne) uprawnienia do pracy w programie ee e Zoz. Po instalacji programu w bazie danych znajduje się dwóch takich użytkowników ADM z hasłem adm oraz EZOZ z hasłem ezoz. Tak więc w polu 2 wpisać należy wpisać wybraną nazwę użytkownika a w polu 3 jego hasło. Na zakończenie należy nacisnąć przycisk Połącz (4). 2

3 Przykładowo wypełnione okno logowania znajduje się poniżej. Po prawidłowym uruchomieniu programu na ekranie pojawi się główne okno modułu Administrator. 3

4 Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania Aby wykonać grupowe poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania, należy z menu Narzędzia wybrać pozycję Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania. Jeżeli występują w tym zakresie błędy, pojawi się poniższe okno. Automatyczne uzupełnianie danych Wykonanie poprawy danych jest tylko z pozoru skomplikowane. W kolumnie Do poprawy zaznaczane są pozycje, którym zostaną przypisane dane z grupy Poprawione dane adresowe. Kolumna Ilość określa ilość deklaracji POZ, które zawierają nazwy miejscowości z kolumny Miejscowość oraz kody pocztowe z kolumny Kod pocztowy. Jednym słowem, każdy z wierszy tabeli pokazuje ile deklaracji z nazwą miejscowości i kodem pocztowym należałoby poprawić ręcznie. Posłużmy się przykładem. Uzupełnione zostaną kody terytorialne dla tych deklaracji POZ, w których miejscowość miejsca zameldowania to CZERWIEŃSK a kod pocztowy W pierwszej kolejności zaznaczyć trzeba kwadrat 1 w kolumnie Do poprawy w wybranym wierszu. Następnie nacisnąć na przycisk 2. Pojawi się tabela ze słownikiem miejscowości (pokazana na następnej stronie). W polu 1 tabeli należy wpisać nazwę miejscowości. Musi być ona zgodna z wpisem w wybranym wcześniej wierszu tabeli. Po wpisaniu ciągu znaków trzeba nacisnąć klawisz Enter. Nastąpi wyszukanie miejscowości które zawierają w swojej nazwie podaną w polu 1 wartość. Jeżeli liczba wyszukanych miejscowości jest większa niż jedna, należy zaznaczyć odpowiednią kierując się przede wszystkim danymi w kolumnie Powiat. Następnie nacisnąć na przycisk Wybierz (2). Tabela zostanie zamknięta a pola w grupie Poprawione dane adresowe wypełnione znalezionymi wartościami. W przypadku braku wyszukania miejscowości, trzeba sprawdzić poprawność wpisanej wartości w polu 1 i jeżeli wystąpił błąd poprawić ja i nacisnąć Enter. Jeżeli dalej brakuje znalezionych miejscowości konieczne jest zamknięcie okna przyciskiem Zamknij (3) i wykonanie procedury opisanej w punkcie Manualne uzupełnianie danych. Na zakończenie uzupełnić pole Kod pocztowy 3 (powinien być zgodny z wybranym wierszem tabeli lub pozostawiony pusty. Wprowadzana wartość musi mieć format xx-xxx. Do usuwania wartości w tym polu służy przycisk 8. 4

5 Manualne uzupełnianie danych Jeżeli procedura zawarta w punkcie Automatyczne uzupełnianie danych nie powiodła się (nie znaleziono miejscowości), pola w grupie Poprawione dane adresowe trzeba wpisać ręcznie. W polu Miejscowość (4) należy wpisać nazwę miejscowości w zaznaczonym wcześniej wierszu tabeli lub jego poprawną postać. Następnie nacisnąć przycisk 5. Pojawi się tabela ze słownikiem gmin (pokazana na następnej stronie). W polu 1 formatki Gminy należy wpisać nazwę gminy która jest najbardziej odpowiednia ze względu na nazwę miejscowości i kod pocztowy (określenie tego typu informacji, uzależnione jest od wiedzy merytorycznej osoby wdrażającej program, ale z całą pewnością nie będzie stanowiło kłopotu, ponieważ zazwyczaj deklaracje przyjmowane są z zamkniętego, dobrze znanego obszaru terytorialnego). W tym przykładzie posłużymy się nazwą Zielona Góra. Po wpisaniu ciągu znaków trzeba nacisnąć klawisz Enter. Nastąpi wyszukanie gminy, która zawierają w swojej nazwie podaną w polu 1 wartość. W przypadku braku wyszukania gminy, wymagane jest sprawdzenie poprawność wpisanej wartości w polu 1 i jeżeli wystąpił błąd poprawić ją i nacisnąć Enter. Jeżeli wyszukana pozycja nie jest odpowiednia a podana w polu 1 wartość jest prawidłowa, należy nacisnąć uaktywnić pole 1 (nacisnąć na nim prawym klawiszem myszki) i ponownie nacinąć klawisz Enter. Wyszukany zostanie następny odpowiadający kryteriom wiersz tabeli. Po znalezieniu odpowiedniej wartości należy nacisnąć przycisk Wybierz (2). Tabela zostanie zamknięta a pola Kod gminy (6) i Nazwa gminy (9) w grupie Poprawione dane adresowe wypełnione znalezionymi wartościami. Istnieje również możliwość wpisania kodu gminy w pole 6 bez otwierania słownika gmin. W takim przypadku potwierdzeniem znalezienia odpowiedniej gminy będzie uzupełnienie pola 9 jej nazwą. Na zakończenie należy uzupełnić pole Kod pocztowy 3 (powinien być zgodny z wybranym wierszem tabeli) lub pozostawić je puste. Wprowadzana wartość musi mieć format xx-xxx. Do usuwania wartości w tym polu służy przycisk 8. 5

6 Na zakończenie, jeżeli wszystkie dane w grupie Poprawione dane adresowe są prawidłowe należy wykonać procedurę poprawy danych naciskając przycisk Popraw (10). Przykładowo wypełniona formatka przedstawiona jest na następnej stronie. Spowoduje to zastąpienie danych występujących w deklaracjach POZ wartościami wpisanymi w tej grupie. Posługując się przykładem. Jeżeli nazwa wybranej w tabeli miejscowości to Czerwieńsk a w polu 4 wpisane zostanie Drzonków to od tego momentu, we wszystkich zmienionych deklaracjach nazwa miejscowości określona zostanie na Drzonków. Analogiczna sytuacja ma miejsce z pozostałymi polami. Należy więc bardzo uważać na zmianę domyślnych wartości występujących w deklaracjach. Zalecane jest to jedynie w oczywistych przypadkach, na przykład kiedy występują błędy w pisowni lub kodzie pocztowym. Po wykonaniu poprawy, dane z pól Miejscowości (4) oraz Kod gminy (6), zapamiętywane są jako wartości preferowane. Oznacza to że do następnych poprawek, oczywiście jeżeli będą one odpowiednie, można ich użyć nie powtarzając procedur z opisanych powyżej punktów. W takim przypadku wystarczy nacisnąć przycisk (7) i wybrać odpowiednią wartość. Pozostałe pola w grupie Poprawione dane adresowe wypełnią się automatycznie (oprócz kodu pocztowego). Czynności wymienione w tym punkcie należy powtórzyć dla wszystkich wierszy tabeli. Jeżeli będą znajdowały się w niej wpisy, z których nie można wywnioskować prawidłowego kodu terytorialnego gminy, niestety dane trzeba będzie uzupełnić ręcznie w deklaracjach POZ. Istnieje jednak pewne prawdopodobieństwo, że czynność te nie będzie potrzebna przed transmisją danych do NFZ. Wynika to z faktu, że przekazywany jest tylko jeden z adresów zameldowania lub zamieszkania, i jeżeli przynajmniej jeden z nich jest poprawny to zostanie wybrany do transmisji. Pamiętać jednak należy, aby w późniejszym okresie wykonać niezbędne uporządkowanie danych. 6

7 Potwierdzenie wykonania zmian w deklaracjach znajduje się na poniższym ekranie. Ilość z kolumny tabeli musi być zgodna z wskazaną na ekranie. Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania Aby wykonać grupowe poprawianie kodów terytorialnych miejsca zamieszkania należy z menu Narzędzia wybrać pozycję Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zamieszkania. Sposób postępowania jest identyczny jak w punkcie Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania. Zmiana danych personelu Podobnie jak w przypadku kodów terytorialnych, istnieje duże prawdopodobieństwo, iż dane w słowniku personelu wymagają poprawy. Aby tego dokonać należy z menu Narzędzia wybrać pozycję Zmiana danych personelu. Zmiana danych personelu jest ściśle powiązana z zamianą personelu dla deklaracji POZ. Na poniższym ekranie pokazana została wywołana tabela słownika personelu. Jak widać, poszczególne pozycje wskazują na fizycznie te same osoby. Dla ułatwienia zaznaczone one zostały ramkami 1, 2, 3. Jest również zagadkowa pozycja 4, którą należy wyjaśnić. 7

8 W zaznaczonych grupach wyznaczyć należy jeden wpis, który jest najbardziej zbliżony do ideału. Jeżeli występują w nim jeszcze jakieś nieprawidłowości lub braki to należy je poprawić naciskając na przycisk 5. Pojawi się okno edycji danych personelu pokazane poniżej. Znaczenie poszczególnych pól: Rodzaj określa do jakiej listy aktywnej deklaracji POZ przypisana jest osoba personelu. Domyślny personel dla listy aktywnej - zaznaczenie powodować będzie, że w nowo tworzonych deklaracjach po wyborze typu podpowiadany będzie właśnie ten opiekun. Przyjmuje tylko swoich pacjentów w module Rejestracja podczas wpisywania nowej wizyty ostrzega o próbie umówienia pacjenta, który nie jest podopiecznym tego opiekuna. Aktywna rejestracja określa czy w module Rejestracja prowadzone będzie organizowanie wizyt i porad dla tego opiekuna. Opis w rejestracji określa jaki będzie skrócony opis w module Rejestracja jeżeli zaznaczona jest pozycja Aktywna rejestracja Preferowane porady dla opieki POZ określa jakie porady będą automatycznie dodawane dla tej osoby personelu w momencie wpisywania nowej wizyty w module Rejestracja Po poprawieniu danych należy je zapisać naciskając na przycisk Zapisz. 8

9 Opisaną procedurę należy powtórzyć dla wszystkich osób personelu, które będą używane w programie. Pozostałe osoby można pominąć, ponieważ ich deklaracje zostaną przepisane do prawidłowych wpisów w następnym punkcie. Zmiana personelu Wykonanie procedury zamiany personelu powoduje przepisanie deklaracji POZ związanych z nieprawidłowymi postaciami danych ewidencyjnych opiekunów do ich prawidłowej postaci. Wyznaczenie i uzupełnienie prawidłowych wpisów odbyło się w punkcie Zmiana danych personelu. Aby wykonać tą procedurę należy z menu Narzędzia wybrać pozycję Zmiana personelu. Pojawi się poniższa formatka. Na liście Personel oryginalny wskazać należy wpis ze słownika personelu z którego deklaracje POZ zostaną przepisane do opiekuna wybranego na liście Personel docelowy. Wykonanie procedury powoduje naciśniecie przycisku Zamień. Opisaną operację należy powtórzyć dla wszystkich wpisów dla których wymagana jest zamiana opiekunów. Jeżeli dla osoby personelu wskazanej na liście Personel oryginalny, po wykonaniu zamiany nie będzie przypisana żadna deklaracja, program zasugeruje jej usunięcie. Przy prawidłowo przeprowadzonej procedurze zamiany, należy zgodzić się na tę propozycję. Zbiorowe usuwanie deklaracji Wykonanie opisywanej procedury, powoduje zbiorowe usuwania deklaracji określonego typu należących do wskazanego opiekuna. Mogę istnieć różne powody dla których użytkownik chciałby skasować informację o części deklaracji. Może to być na przykład chęć usunięcia deklaracji wycofanych, dla personelu który już nie pracuje u świadczeniodawcy, lub deklaracje medycyny szkolnej z poprzednich lat. Aby wykonać tą procedurę należy z menu Narzędzia wybrać pozycję Usuwanie deklaracji. Pojawi się poniższa formatka. W pierwszym kroku należy określić opiekuna i statusy deklaracji, które zostaną usunięte. Po naciśnięciu przycisku 1 pojawi się lista z pogrupowanymi według powyższych kryteriów danymi. Należy wybrać wiersz i zaakceptować wykonanie operacji naciskając przycisk Usun (2). Opisaną operację należy powtórzyć dla wszystkich wpisów dla których wymagane jest usunięcie deklaracji. Jeżeli dla osoby personelu wskazanej na liście, po wykonaniu zamiany nie będzie przypisana 9

10 żadna deklaracja, program zasugeruje jej usunięcie. Przy prawidłowo przeprowadzonej procedurze zamiany, należy zgodzić się na tę propozycję. Zmiana danych szkoły Wykonanie procedury zamiany danych szkoły jat operacją konieczną do przeprowadzenia dla świadczeniodawców medycyny szkolnej. W trakcie importu danych deklaracji, nie ma możliwości sprawdzenia maksymalnej klasy dla zaimportowanej placówki. Dlatego też, dla wszystkich zaimportowanych szkół konieczne jest sprawdzenie danych, od których zależy prawidłowe funkcjonowanie rozliczanie (typ medycyny szkolnej), oraz realizowanie funkcji zmiany roku szkolnego. Aby wykonać tą procedurę należy z menu Narzędzia wybrać pozycję Zmiana danych szkoły. Pojawi się tabela pokazana poniżej, ze wszystkimi placówkami szkolnymi które zostały przeniesione podczas migracji danych. Każdą z pozycji należy poddać edycji. Dokonuje się tego przez wybranie wiersza i naciśnięcie przycisku Edycja (1). Spowoduje to otworzenie formatki edycji danych szkoły pokazanej na następnej stronie. 10

11 W polu Maksymalna klasa (1) trzeba określić maksymalną klasę, która może zaistnieć w tej placówce. W liście Rodzaj należy sprawdzić czy typ medycyny szkolnej jest określony prawidłowo. Jeżeli nie, można ten parametr poprawić naciskają przycisk 2 i wybierając z listy odpowiednią pozycję. Pole wyboru Preferowana placówka dla listy medycyny szkolnej, określa czy wybrana szkoła ma być umiejscowiona na liście wyboru podczas tworzenia nowej deklaracji POZ. Po zakończeniu zmian, należy je zaakceptować naciskając przycisk Zapisz. Powyższe czynności należy wykonać dla wszystkich szkół znajdujących się w tabeli. Zakończenie wdrożenia. Na zakończenie procedury wdrożeniowej konieczne jest wykonanie ponownej walidacji danych. Można tego dokonać wybierając z menu Narzędzia pozycję Walidacja danych. Po jej zakończeniu na ekranie pojawi się komunikat o ilości deklaracji które wymagają manualnej poprawy w module POZ. Od tej chwili dane pozostałych wadliwych deklaracji POZ można poprawić w module POZ. Skrócona procedura poprawiania deklaracji w module POZ Pierwszym korkiem wykonaniu po procedury poprawy danych w module Administrator jest uruchomienie modułu POZ. W tym celu należy wybrać z menu Start systemu Windows Programy->eZoz->POZ. Podczas uruchomienia należy podjąć podobne czynności jak podczas uruchamiania modułu Administrator. Różnice dotyczą jedynie użytkownika i jego hasła. W polu Użytkownik należy wpisać nazwę użytkownika mającego pełne (administracyjne) uprawnienia do pracy w programie e ee Zoz., (ADM lub EZOZ) lub dodatkowego standardowego operatora tego modułu o nazwie POZ z hasłem poz. Na zakończenie należy nacisnąć przycisk Połącz. 11

12 Przykładowo wypełnione okno logowania znajduje się poniżej. Po prawidłowym uruchomieniu programu na ekranie pojawi się główne okno modułu POZ. Po uruchomieniu modułu w pierwszej kolejności z listy Status danych (1) należy wybrać pozycję Nieprawidłowe dane i nacisnąć klawisz Enter lub przycisk Odśwież (2). Spowoduje to wypełnienie tabeli z deklaracjami, które wymagają manualnego poprawienia danych. Po wybraniu wiersza w tabeli, należy nacisnąć przycisk Edycja (4). Otworzy się formatka deklaracji POZ pokazana na następnej stronie. Domyślnie dla deklaracji z nieprawidłowymi danymi, program pokarze zakładkę Walidacja (1). Wyświetlana jest w niej lista błędów do poprawy. 12

13 Program w sposób intuicyjny pokazuje dana które należy poprawić. Zaznaczane są one na czerwoną ramką. Widać do na poniższym ekranie po wybraniu zakładki Dane teleadresowe (2). Aby poprawić dane teleadresowe, należy nacisnąć przycisk Baza Osobowa (3). Zostanie wywołane okno edycji danych osobowych podopiecznego powiązanego z deklaracją (pokazane na następnej stronie). Zmiana danych teleadresowych (kod gminy, nazwa miasta) odbywa się w dokładnie tak samo jak opisano to w punkcie Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania (tylko w tym przypadku indywidualnie dla edytowanej deklaracji). Po poprawieniu wszystkich wymaganych pozycji, należy zapisać dane osobowe naciskając przycisk Zapisz (1). Spowoduje to powrót do okna danych deklaracji POZ. 13

14 Program nie pozwoli zapisać danych niekompletnych lub merytorycznie wadliwych. Jeżeli taka sytuacja będzie miała miejsce, poinformuje o tym użytkownika stosownym komunikatem i wskaże miejsce występowania błędu. Po poprawieniu ewentualnych błędów, w zakładce Dane deklaracji (4) można zapisać całą nową wersję deklaracji, naciskając przycisk Zapisz (5). Operację należy powtórzyć dla wszystkich deklaracji ze statusem Nieprawidłowe dane. Poprawione i zapisane deklaracje zmienią swój status na Gotowy do eksportu. Uwagi końcowe Program ee e Zoz pozwala na szybką poprawę wadliwych danych deklaracji POZ, danych osobowych oraz personelu. Prawidłowe przeprowadzenie procedury wdrożeniowej gwarantuje uporządkowanie danych i komfortową pracę w przyszłości. Pamiętać należy, aby pierwsze próby poprawy danych wykonywać na bazach testowych. Deklaracje ze statusem Nieprawidłowe dane nigdy nie zostaną przesłane do NFZ. Grupowe operacje poprawiania danych w module Administrator wykonać można tylko do momentu pierwszej transmisji danych do NFZ. Później pozostaje tylko droga manualnej zmiany każdej wadliwej deklaracji. 14